اجزای قالب صورتجلسه استاندارد کدام است؟
معمولا صورتجلسه ها در قالبی از پیش تعیین شده نوشته می شوند و این قالب بسته به محل استفاده ی صورتجلسه می تواند متفاوت باشد. اما تمرکز اصلی هنگام ایجاد قالب صورتجلسه بر ذکر مصوبات جلسه با ذکر مسئول پیگیری و مهلت اقدام است.
قالب صورت‌جلسه بصورت کلی شامل اجزای زیر است:
موضوع جلسه
زمان و محل برگزاری جلسه
شرکت کنندگان جلسه (لازم است رئیس جلسه و دبیر جلسه نیز مشخص شوند.)
مذاکرات و مصوبات جلسه (شامل شرح، مسئول پیگیری و مهلت اقدام)
زمان، مکان و موضوع جلسه بعدی
نام و امضای شرکت کنندگان
همانطور که قبلتر هم گقتیم تمرکز اصلی صورتجلسه بر ذکر مصوبات جلسه با ذکر مسئول پیگیری و مهلت اقدام است. هدف از طراحی قالب صورتجلسه بصورت فرم آماده نیز همین است. شما نیز برای ثبت دقیق و با جزئیات مصوبات در صورت‌جلسه می توانید از پنج پرسش زیر که به الگوی ۵w-h معروف هستند استفاده کنید:
شرح دقیق چیستی موضوع مصوبه چیست؟ (what)
دلایل و ضرورت مصوبه چیست؟ (why)
شرح محل اجرای مصوبه کجاست؟ (where)
زمان دقیق و مهلت انجام مصوبه چه زمانی است؟ (when)
مسئول اجرای مصوبه کیست؟ (who)
فرآیند دقیق انجام مصوبه چیست؟ (how)