Cette formation vous permettra d'approfondir l'utilisation des fonctions avancées d'Outlook pour gagner en efficacité et optimiser votre organisation.
Objectifs
Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
Créer une réunion et inviter des participants
Créer une tâche, la rendre périodique et l'assigner à un collaborateur
Archiver ses messages
Gérer l'absence de bureau
Déléguer un module d'Outlook
Programme
Retour sur les principales fonctionnalités
Configurer le niveau d'importance des messages
Critère de diffusion
Accusé de réception et confirmation de lecture
Configurer les options de remise
Suivre des message
Catégoriser des messages
Utiliser le gestionnaire d'absence de bureau
Activer et désactiver l'absence du bureau
Créer une règle de gestion serveur automatique
Organiser les messages avec les dossiers
Rappel sur la création d'un dossier
Personnaliser l'affichage d'un dossier
Rappel sur les règles de tri
Création d'un dossier de recherche
Configuration et utilisation des actions rapides
Archiver ses messages
Sauvegarder un message dans un fichier .msg
Utiliser les fichiers de données Outlook .pst
La date d'expiration des messages
Configurer les options d'archivage automatique
Lancer un archivage ponctuel
Créer un rendez-vous dans le calendrier
Créer un nouveau rendez-vous ou un évènement
Mettre un rappel à un rendez-vous
Modifier et supprimer un rendez-vous
Créer une récurrence
Prendre des notes dans un rendez-vous
Planifier une réunion
Inviter des participants à une réunion
Participation obligatoire et facultative
Gérer les réponses à une invitation
Utiliser l'assistant planification
Répondre à une demande de réunion
Créer une réunion en ligne (Teams) programmée ou instantanée
Personnaliser le calendrier
Modifier l'affichage du calendrier
Les options du calendrier : jours fériés, semaine de travail, horaires de bureau, …
Personnalisation des catégories
Ajouter un autre calendrier
Afficher le calendrier de ses collaborateurs
Créer une tâche
Créer une tâche simple et définir une échéance
Créer une tâche périodique
Assigner et récupérer une tâche
Utiliser les options Viva Insights
Déléguer un module d'Outlook
Déléguer un module d'Outlook
Ouvrir un module délégué
Utilisation d'un calendrier délégué
Présentation de l'option "privé" dans les contacts, tâches et rendez-vous
Public visé
Toute personne souhaitant utiliser les fonctions avancées d'Outlook.
Modalités pédagogiques
Docaposte Institute propose plusieurs dispositifs pédagogiques adaptés aux apprenants :
Formation en présentiel
En groupe (inter-entreprises ou intra-entreprise)
En individuel (monitorat)
En journée ou en cours du soir (sur demande spécifique)
Formation en distanciel
Distanciel synchrone
Distanciel asynchrone
Prérequis
Connaissance de l'environnement Windows
Utilisation régulière du module messagerie d'Outlook et connaissances des fonctionnalités de base
Moyens et supports pédagogiques
Apports des connaissances communes.
Mises en situation sur le thème de la formation et des cas concrets.
Méthodologie d'apprentissage attractive, interactive et participative.
Equilibre théorie / pratique : 60 % / 40 %.
Supports de cours fournis au format papier et/ou numérique.
Ressources documentaires en ligne et références mises à disposition par le formateur.
Pour les formations en présentiel dans les locaux mis à disposition, les apprenants sont accueillis dans une salle de cours équipée d'un réseau Wi-Fi, d'un tableau blanc ou paperboard. Un ordinateur avec les logiciels appropriés est mis à disposition (le cas échéant).
Modalités d'évaluation et de suivi
En amont de la formation
Recueil des besoins des apprenants afin de disposer des informations essentielles au bon déroulé de la formation (profil, niveau, attentes particulières...).
Auto-positionnement des apprenants afin de mesurer le niveau de départ.
Tout au long de la formation
Évaluation continue des acquis avec des questions orales, des exercices, des QCM, des cas pratiques ou mises en situation...
A la fin de la formation
Auto-positionnement des apprenants afin de mesurer l'acquisition des compétences.
Evaluation par le formateur des compétences acquises par les apprenants.
Questionnaire de satisfaction à chaud afin de recueillir la satisfaction des apprenants à l'issue de la formation.
Questionnaire de satisfaction à froid afin d'évaluer les apports ancrés de la formation et leurs mises en application au quotidien.
Accessibilité
Nos formations peuvent être adaptées à certaines conditions de handicap. Nous contacter pour toute information et demande spécifique.