Informations sur la paie et les demandes de remboursement des médecins résidents
Procédures de remboursement et validation des feuilles de temps
Guichet Web
Validation des relevés de présence chaque période
Vous devrez valider votre feuille de temps dans l'application de la paie "Virtuo" à chaque période de paie entre le vendredi 8h00 et le lundi 11h00:
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Code d'utilisateur : numéro d'employé
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Mot de passe : date de naissance (AAAAMMJJ) ou mot de passe personnel si vous l'avez modifié
Important: NE PAS APPORTER DE CORRECTION dans votre feuille de temps, seulement vérifier si les congés demandés ont été inscrits.
Il est normal que les gardes ne soient pas inscrites dans vos feuilles de temps (ne pas inscrire les gardes).
En cas d'erreur, veuillez vous adresser soit à votre adjointe à l'enseignement en GMF-U ou au Service de l'enseignement médical.
Note: les congés sont entré par les adjointes/techniciennes seulement le jeudi avant la paie.
Demandes de remboursement
Tous les médecins résident(e)s dont le CIUSSS CN est l'agent payeur doivent SAISIR LEURS DÉPENSES à l'aide du module informatisé Compte de dépenses via le Guichet RH-Paie (Web).
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Code d'utilisateur : numéro d'employé
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Mot de passe : date de naissance (AAAMMJJ) ou mot de passe personnel si vous l'avez modifié
Documents de références pour l'utilisation du Compte de dépenses Guichet RH-Paie Web
Exception
Pour les résidents dont le CIUSSS CN n'est pas l'agent payeur, vous devez utiliser ce formulaire et l'acheminer au secrétariat du service de l'enseignement médical par courriel avec les pièces justificatives.
DÉPENSES ADMISSIBLES
Frais de garde
Frais de REPAS lors de la garde pour un maximum 17$/jour la semaine et un maximum 24$/jour la fin de semaine (avec la facture comme pièce justificative)
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Les factures d'épiceries ou de marchés d'alimentation ne sont plus acceptées;
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Si votre repas à coûté plus cher que le maximum admis, inscrire le montant maximum et non le montant de la facture;
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Inscrire la date qu'il y a sur le ticket de caisse et qui doit être également la date où vous étiez de garde;
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Inscrire la spécialité et l'endroit où vous avez fait la garde (ex. psychiatrie à HEJ);
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La date d'achat et le détail des achats doivent apparaître sur les reçus déposés comme pièces justificatives.
Frais de STATIONNEMENT lors de la garde (avec le ticket de stationnement comme pièce justificative et on doit y voir la date)
Frais de formation
Frais d'INSCRIPTION pour les FORMATIONS (et d'examen) suivantes SEULEMENT (article 13.04 de la convention collective):
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Réanimation cardio-respiratoire (B.C.L.S.) ;
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Cours avancé de réanimation cardiorespiratoire (A.C.L.S.) ;
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Cours en soins avancés de réanimation des polytraumatisés (A.T.L.S.) ;
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Cours avancé de réanimation pédiatrique (A.P.L.S.) ;
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Cours de réanimation néonatale (N.R.P.) ;
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Cours sur la gestion du travail et de l'accouchement (GESTA).
Toute demande de remboursement doit être présentée dans les quatre-vingt-dix (90) jours APRÈS la tenue de la formation en y joignant l'ATTESTATION DE PARTICIPATION et y indiquer clairement que vous êtes "Médecin résident" dans la demande.
Après 90 jours, la demande sera refusée.
Ne sont PAS ADMISSIBLES, les frais d'hébergement, de déplacement, de stationnement, de livres ou autres frais ou formations que celles écrites plus haut (ex. la formation ALDO n'est pas remboursable).
Visites à domicile
Visites à domicile dans le cadre d'un stage (code de déplacements 69 dans Guichet Web);
Y indiquer le nom du stage, la date du déplacement et y joindre une pièce justificative qui doit montrer le kilométrage, le point de départ (doit être une installation du CIUSSS CN) et le point d'arrivée.
Remboursement de 50% des frais de stationnement pour les résidents des GMF-U privés (tarif médecin)
Vous référer à l'article 19.03 de votre convention collective pour savoir si vous y avez droit;
Faire la réclamation via le Compte de dépense Web dans virtuo;
Y déposer les pièces justificatives et mentionner le numéro de l'article de la convention collective dans votre réclamation pour en faciliter le traitement.
refus et assistance
Refus du compte de dépenses
Si vous faites une erreur dans l'entrée de vos dépenses votre demande sera refusée.
Exemples de motifs de refus:
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Dépense non admissible;
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Date qui ne concorde pas avec la date sur les pièces justificatives;
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Demande de remboursement de repas lors de la garde excédant 17$/jour la semaine ou 24$/jour la fds;
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Les relevés de cartes bancaires ou de crédit ne sont pas acceptés;
L'approbateur ne peut pas modifier votre compte de dépense. Vous devrez le faire vous-même (Pas à pas Compte de dépenses Web p.14).
En cochant la case "M'aviser lorsqu'un compte de dépenses est refusé" vous recevrez un message, ce qui vous permettra de refaire votre demande rapidement.
Convention collective
Les dépenses des résident(e)s admissibles pour remboursement ne sont pas nécessairement les mêmes que celles des autres employé(e)s CIUSSSCN.
Pour le détail sur le type de frais pouvant être réclamés, se référer à votre convention collective.
Si problème d'accès
Guichet RH-Paie (Virtuo) 418-821-3200, option 1, option 4 ou
Assistance compte de dépenses
418-821-3221 ou
autres types de demandes
Paiement d'un congé férié travaillé
Pour le remboursement de fériés travaillés, compléter le formulaire suivant:
Transmettre par courriel ce formulaire complété et signé au service de l'enseignement médical ou votre GMF-U d'attache.
Remboursement stages en région