Une base de données RH, aussi appelée base de données du personnel ou des employés, est un enregistrement physique ou numérique des informations relatives aux employés d'une entreprise, qu'ils soient présentement à l'embauche ou non.
Pourquoi utiliser une base de données RH?
Une base de données RH peut être utilisée pour :
- Suivre les performances des employés;
- Gérer le personnel;
- Identifier les besoins en formation professionnelle;
- Conserver de façon sécuritaire les informations relatives aux employés;
- Suivre les mesures disciplinaires;
- Augmenter la productivité.
Les bases de données du personnel facilitent la prise de décision et centralisent les informations sur les employés afin d'améliorer l'efficacité d'une organisation.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des données RH?
Un système de gestion des données RH est une solution numérique permettant de stocker et de suivre les informations relatives aux employés. Il centralise les dossiers employés et accroît l'efficacité du service des ressources humaines.
Quels sont les avantages d'une base de données RH?
Les avantages d'une base de données RH incluent :
- Sécuriser les données des employés;
- Suivre les performances des employés;
- Créer des rapports précis;
- Suivre les formations reçues et à venir;
- Réduire les erreurs reliées à la paie.
Quels sont les inconvénients d'une base de données RH?
Toute entreprise devrait disposer d'une base de données sur les salariés. Il n'y a aucun inconvénient à en avoir une et il s'agit souvent d'une exigence légale dans la majorité des pays.
Comment créer une base de données RH?
Pour créer une base de données sur les salariés, les entreprises doivent :
- Recueillir des informations sur les employés;
- Créer une base de données ou une feuille de calcul Excel;
- Trier et filtrer les informations.
Quelles informations doivent figurer dans une base de données RH?
Une base de données RH comprend généralement les éléments suivants :
- Les coordonnées de l'employé;
- L'intitulé du poste;
- La date d'embauche;
- Les données salariales;
- Les informations sur le suivi du temps;
- Les informations pour le traitement de la paie;
- Les informations personnelles;
- Les contacts en cas d'urgence;
- Les dossiers disciplinaires;
- Toute autre information pertinente.
Qui utilise une base de données RH?
Toute entreprise employant plusieurs salariés peut utiliser une base de données du personnel pour suivre les informations et utiliser les données pour prendre des décisions.