MyGuichet.lu
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Dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures comme des factures électroniques conformes.
Pour rappel, la législation sur les marchés publics considère comme marché public n'importe quel contrat passé par écrit :
Donc, il s'agit aussi d'un marché public en cas de :
Les opérateurs économiques peuvent transmettre leurs factures électroniques :
D'autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés. Il n'est donc, par exemple, pas permis de transmettre des factures électroniques conformes via e-mail.
Tout opérateur économique qui émet ou transmet une facture à destination d'un pouvoir adjudicateur ou d'une entité adjudicatrice dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession.
Par dérogation, l'obligation d'émettre des factures électroniques ne s'applique pas aux marchés publics conclus :
L'utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d'un accès ou d'une connexion au réseau de livraison Peppol.
En effet, les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol peuvent l'utiliser directement pour émettre et transmettre leurs factures électroniques.
L'opérateur économique concerné doit disposer d'un espace professionnel sur MyGuichet.lu.
Comment utiliser MyGuichet.lu ?
Trois cas de figures se présentent :
L'obligation, pour les opérateurs économiques, d'émettre et de transmettre des factures électroniques conformes via un des canaux autorisés (Peppol ou MyGuichet.lu) s'applique, dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession, pour tous les opérateurs économiques depuis le 18 mars 2023.
Par ailleurs, l'obligation pour les organismes du secteur public de recevoir et de traiter des factures électroniques conformes s'applique :
En outre, tous les organismes du secteur public ont depuis, le 18 décembre 2021, l'obligation d'être connectés à Peppol afin qu'ils puissent recevoir les factures électroniques conformes via Peppol.
La démarche peut être effectuée avec ou sans authentification.
L'opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande avec authentification a besoin :
L'opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande sans authentification a besoin pour chaque facture d'un code d'accès (token) à usage unique.
Ce token est à demander au préalable auprès de l'organisme du secteur public avec lequel le marché public ou le contrat de concession a été passé/conclu (pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices ou autorité concédante).
Après avoir indiqué les informations suivantes :
la personne concernée peut déposer en la téléchargeant dans MyGuichet.lu une facture électronique déjà conforme, c'est-à-dire une facture conforme avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d'une facture électronique ainsi qu'avec l'une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne.
L'utilisateur reçoit ensuite une confirmation de la transmission de sa facture électronique conforme au back office responsable pour la distribution des factures électroniques vers les organismes du secteur public destinataires et, après traitement de la facture par ce back office :
Le déposant reçoit ensuite un bordereau de transmission qui prouve simplement que la facture a été transmise à l'organisme compétent.
En cas de démarche sans authentification, il est obligatoire de joindre le bon de commande.
Par ailleurs et quelque soit la démarche utilisée, l'opérateur économique peut joindre à sa demande :
Les pièces jointes peuvent seulement être soumises dans le format PDF et ne peuvent pas dépasser une taille maximale de 15 Mo.
Dans le cadre de la mise en place de l'obligation de la facture électronique dans les opérations B2G ("Business to Government"), les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :
Transmission d'une facture électronique déjà conforme dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession (dépôt d'un document XML)
Formulaire avec authentification par un produit LuxTrust, une carte d'identité luxembourgeoise munie d'un certificat électronique activé ou un autre moyen d'identification eIDAS
Übermittlung einer bereits rechtskonformen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags (Hinterlegung eines XML-Dokuments)
Formular mit Authentifizierung – erfordert eine Authentisierung anhand eines LuxTrust-Produkts, eines luxemburgischen Personalausweises mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat oder anhand eines anderen eIDAS-Identifizierungsmittels
Submission of an already compliant electronic invoice with authentication in the context of a public procurement or concession contract (filing of an XML document)
Form with authentication using a LuxTrust product, a Luxembourg identity card with an activated electronic certificate or another eIDAS identification means
Transmission d'une facture électronique déjà conforme dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession (dépôt d'un document XML)
Formulaire sans authentification qui nécessite la saisie d'un code à usage unique à demander au préalable auprès du destinataire de la facture électronique (à utiliser uniquement si vous ne disposez d'aucun des nombreux produits d'authentification nationaux ou étrangers acceptés par MyGuichet.lu)
Übermittlung einer bereits rechtskonformen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags (Hinterlegung eines XML-Dokuments)
Formular ohne Authentifizierung – erfordert die Eingabe eines Einmal-Codes, der im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung beantragt werden muss (nur zu verwenden, wenn Sie nicht über eines der zahlreichen von MyGuichet.lu akzeptierten in- oder ausländischen Authentisierungsmittel verfügen)
Submission of an already compliant electronic invoice with authentication in the context of a public procurement or concession contract (filing of an XML document)
Form without authentication that requires the entry of a one-time code to be requested in advance from the recipient of the electronic invoice (to be used only if you do not have any of the many national or foreign authentication products accepted by MyGuichet.lu)