Les étapes pour mettre en place une bonne gestion de parc d'imprimantes
Les étapes pour mettre en place une bonne gestion de parc d'imprimantes
décembre 28, 2022
Votre société dispose d'un parc d'impression et vous souhaitez améliorer sa gestion ? Une bonne gestion de parc d'imprimantes est capitale pour assurer la productivité de votre service d'impression. La question étant : « comment mettre en place une gestion réussie ? ». À cet effet, découvrez les étapes à suivre pour gérer l'impression de votre structure.
Faire un audit du parc d'impression
Chaque parc d'imprimantes fait face à des problèmes spécifiques et nécessite une solution d'impression dédiée. C'est pourquoi un état des lieux s'impose pour identifier les faiblesses de votre parc d'impression. En pratique, cela consiste à faire une cartographie du parc d'imprimantes pour obtenir les informations essentielles à la bonne gestion.
Parmi les informations à voir, il y a le nombre et le type de périphériques présents dans l'environnement d'impression. Il faut s'assurer que le nombre d'imprimantes professionnelles et de photocopieurs soit proportionnel aux activités d'impression. Attardez-vous aussi sur le volume d'impression de la structure, les habitudes des utilisateurs et les coûts d'impression.
Pour faire un audit de votre parc d'impression, utilisez un logiciel de gestion de l'impression qui fournit des rapports détaillés.
Définir les besoins et fixer des objectifs en MPS
Grâce aux rapports de l'audit, vous pouvez maintenant identifier les points à améliorer dans votre parc d'impression et de copie. Selon les besoins, déterminez un objectif spécifique. Par exemple, si le besoin concerne la réduction des coûts liés à l'impression, fixez comme objectif la rationalisation du parc d'impression. En pratique, cela peut consister à réduire le nombre d'imprimantes locales ou les travaux d'impression.
Pour gérer correctement votre parc d'impression, fixez-vous les objectifs suivants :
Maîtriser votre budget et les coûts liés aux impressions (ex : consommables)
Créer un environnement d'impression sécurisée (ex : outil de GED avec alertes)
Faciliter l'activité d'impression (ex : impression mobile)
Booster la productivité (ex : gestion déléguée avec contrat de maintenance)
Réduire l'impact environnemental (ex : numérisation et moins de gaspillage)
Rédiger une politique d'impression sur mesure
Pour atteindre vos objectifs, mettez en place des règles à cet effet. Par exemple, pour améliorer la sécurité des documents imprimés, il faut limiter l'accès aux données et au matériel d'impression. En pratique, vous pouvez utiliser un gestionnaire d'impression avec une fonction d'authentification des utilisateurs comme un badge. Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent lancer une impression.
Dans le jargon professionnel, il s'agit de la politique d'impression. Cet outil de gestion des impressions vise à ce que les collaborateurs adoptent des comportements responsables. Pour cela, la politique d'impression établit un ensemble de bonnes pratiques à suivre au sein de l'environnement de travail. Chaque société ou organisation est libre d'établir sa politique d'impression selon ces besoins et ces objectifs.
Pour aller plus loin, découvrez que mettre dans une bonne politique d'impression.
Informer et former les utilisateurs sur les nouvelles pratiques
Les collaborateurs sont les acteurs principaux d'une bonne gestion de l'impression. S'ils appliquent à la lettre votre politique d'impression, la gestion des impressions est assurée. En revanche, s'ils ne suivent pas les règles, vous héritez d'une mauvaise gestion des flux d'impression. Aussi, prenez le temps de sensibiliser vos collaborateurs sur le respect des règles en vigueur.
Pour que vos collaborateurs intègrent facilement les protocoles à suivre, une période de formation est à prévoir. Si votre société ou organisation traite des données sensibles et confidentielles, la formation des collaborateurs est fortement recommandée. L'objectif est de prévenir la perte et le vol de données d'impression et de documents imprimés.
Imprimez en toute sécurité en adoptant les bonnes pratiques de gestion des documents imprimés.
Choisir un prestataire expert en gestion de parc d'impression
La gestion de parc d'imprimantes peut s'avérer être une tâche complexe, surtout si les volumes d'impression sont conséquents. Dans ce contexte, l'infogérance ou l'externalisation de la gestion du parc est à envisager. Des services d'impression gérés (Managed Print Services) présentent plusieurs avantages comme le gain de temps. Ainsi, vous pouvez vous centrer entièrement sur votre activité.
Plusieurs critères sont à voir pour trouver le bon prestataire à qui confier la gestion déléguée et centralisée du parc. Parmi ces critères, il y a l'expérience et la flexibilité. Le premier critère garantit qu'il peut prendre en charge tout type de parc d'impression. Quant au second critère, il garantit que le prestataire soit capable de trouver des solutions d'impression à chaque problème.
Où trouver une solution de gestion de parc d'imprimantes ?
Besoin d'une solution de gestion de parc d'imprimantes ? Adressez-vous à Bluemega, un fournisseur de solutions logicielles pour la gestion des impressions et des copies.
Bluemega dispose d'un panel de solutions de gestion de parc d'impression adapté à tous les types de structures. Cela va des sociétés privées aux collectivités en passant par les administrations. Nos solutions logicielles sont compatibles avec différents types de périphériques et de systèmes d'impressions issues de différentes marques. Cela inclut les imprimantes laser ou jets d'encre, les copieurs, les scanners, les fax et les multifonctions (MFP et MFC).
Aussi, n'attendez plus pour contacter Bluemega et profiter d'un logiciel de gestion de parc d'impression répondant à vos besoins.