Les mouvements de caisse en comptabilité sont en principe enregistrés jour par jour dans le journal de caisse et donc le compte 530 (ou compte 531).
Une centralisation est possible dans les petites entreprises, à condition de conserver le détail des opérations par l'intermédiaire d'une caisse enregistreuse.
La caisse d'une entreprise est un poste relativement sensible et fait partie des éléments qui permettent de remettre en cause la force probante d'une comptabilité (dans le cadre d'un contrôle fiscal ou devant un tribunal).
Le solde du compte 530, quelle que soit la méthode utilisée en comptabilité, doit toujours correspondre aux espèces, pièces et billets, réellement possédés par l'entreprise.
Les contrôles effectués visent ainsi à vérifier la réalité des opérations enregistrées, l'idéal étant l'utilisation d'une caisse enregistreuse.
Le principe du solde de caisse journalier : le compte 530 et la caisse enregistreuse
La tenue de la caisse peut, dans les commerces, passer par l'utilisation d'une caisse enregistreuse. Ce solde de caisse journalier peut être centralisé et faire l'objet d'une récapitulation mensuelle.
Car la caisse enregistreuse permettra la tenue d'un livre journalier de caisse et de sortir des récapitulatifs mensuels. C'est le Z de caisse. Brouillards de caisses, bandes de caisse enregistreuse doivent être conservés (format papier ou numérique).
Le « livre journalier de caisse » contient alors tous les encaissements et décaissements, par mode de paiement.
La méthode employée par les petits commerçants détaillants
Toutes les recettes du jour ou du mois en cas de centralisation mensuelle sont enregistrées dans un compte 530 au débit (la contrepartie est un compte de ventes et un compte de TVA collectée).
Les remises d'espèces en banque sont comptabilisées par le débit d'un compte 580, soldé au moment de la remise dans le journal de banque, c'est-à-dire que l'on crédite le compte 58 Virements internes, et on débite le compte 512 Banque.
Les encaissements de chèques et les paiements cartes bleues sont comptabilisés au crédit d'un compte 511. Ce compte 511 est soldé par le crédit du compte caisse. Il est recommandé pour un meilleur suivi, d'utiliser un sous-compte du compte 511. Par exemple, pour les encaissements de chèques, le compte 5112 Chèques à encaisser. Ici le compte 511 pourra être utilisé uniquement pour les cartes bleues à encaisser (511 Cartes bleues).
L'utilisation du compte de caisse de cette manière doit faire l'objet d'un suivi particulier et d'une justification. Cette justification est d'autant plus importante que les chèques impayés viennent augmenter artificiellement le solde du compte 530 dans ce cas particulier.
L'enregistrement d'un Z de caisse peut se faire simplement en utilisant un compte client par moyen de paiement. Les comptes clients sont alors soldés naturellement au moment des encaissements. S'il ne le sont pas, il s'agira d'impayés.
Exemple
Un commerçant comptabilise ses ventes chaque soir. Sur son Z de caisse, issu de la caisse enregistreuse, figurent les informations suivantes :
- 500¤ réglés en espèces ;
- 1 500¤ réglés par chèques ;
- 2 000¤ réglés par tickets restaurants ;
- 1 600¤ réglés par cartes bancaires ;
- 200¤ de TVA collectée à 20% ;
- 400¤ de TVA collectée à 10%.
Numéro de compte
Comptabilisation du Z de caisse
|Montant|
Débit
|Crédit||Débit||Crédit|
411esp
|Ventes du 09/06/2023||500¤|
|411chq|
Ventes du 09/06/2023
|1500¤|
|411TR|
Ventes du 09/06/2023
|2000¤|
|411CB|
Ventes du 09/06/2023
|1600¤|
|445717|
Ventes du 09/06/2023
|200¤|
445716
|Ventes du 09/06/2023|
|400¤|
|70102|
Ventes du 09/06/2023
|1000¤|
70101
|Ventes du 09/06/2023|
|4000¤|
Numéro de compte
Écart de caisse
|Montant|
Débit
|Crédit||Débit||Crédit|
530
|Écart de caisse 09/06/2023 caisse n°1||500¤|
|411esp|
Écart de caisse 09/06/2023 caisse n°1
|500¤|
Le solde du compte 530 en comptabilité doit toujours être débiteur ou à zéro
Lorsque des dettes sont payées en espèces, on crédite le compte 53 Caisse. En revanche, le solde de caisse ne peut jamais être créditeur, même pas de manière provisoire. Le solde progressif de ce compte (jour après jour, opération après opération), fait obligatoirement apparaître un solde positif ou nul.
A la clôture de l'exercice (ou à n'importe quel moment, en cas de vérification), le solde du compte 530 doit correspondre aux espèces réellement présents dans la caisse et ce, quelle que soit la méthode utilisée (un compte 530 pour les espèces ou pour la caisse enregistreuse dans les TPE).
Les écarts de très faible montant (moins d'un euro) entre le solde réel et le solde théorique, pourront faire l'objet d'une régularisation dans les comptes 658 et 758.
C'est quoi une opération de caisse ?
Toute transaction qui implique une caisse (ou caisse enregistreuse). De manière générale, et au sein de l'entreprise, il s'agit d'un encaissement, ou d'un décaissement réalisé en espèces.