Objectif
Contexte
Après avoir créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, les utilisateurs de Procore possédant un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® pour l'engagement et l'envoyer au destinataire approprié afin de demander une signature.
Si vous êtes destinataire d'une demande de signature, vous n'avez pas besoin de compte DocuSign®. Cependant, si vous avez un compte DocuSign® et que l'adresse e-mail correspond à l'adresse e-mail que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Une fois toutes les signatures requises collectées dans DocuSign®, Procore modifie le statut de l'engagement en « Approuvé ».
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet
- Informations supplémentaires :
- Une fois que vous vous connectez à votre compte DocuSign® à partir de Procore, vous n'aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n'a pas expiré. Passé son expiration, la bannière Nouvelle authentification requise apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir « Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ? »
Conditions préalables
- Activez l'intégration DocuSign© sur le compte Procore de votre entreprise
- Activez ou désactivez l'intégration DocuSign® sur un projet Procore
- Pour demander des signatures en utilisant l'intégration Procore + DocuSign®, vous devez avoir un compte DocuSign® actif. Vous n'avez PAS besoin d'un compte DocuSign® pour signer un document. Pour plus de détails, voir :
- Créez un engagement :
Procédure
Ouvrir l'engagement dans Procore
- Accédez à l'outil Engagements du projet.
- Dans l'onglet Contrats, recherchez l'engagement avec lequel vous souhaitez travailler.
- Cliquez sur son lien Numéro pour l'ouvrir.
- Dans la carte de l'engagement Informations générales, cliquez sur Modifier le contrat.
- Assurez-vous de cocher la case Signer avec DocuSign .
- Complétez votre entrée de données, au besoin. Voir Créer un bon de commande et Créer un contrat de sous-traitance.
RemarquePour ajouter des postes à la ventilation des coûts (VDC), cliquez sur Créer et saisir la ventilation des coûts.
- Une fois votre saisie terminée, choisissez parmi ces options :
- S'il s'agit d'un engagement existant, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign en haut de la page.
- S'il s'agit d'un nouvel engagement que vous venez de créer, cliquez sur Créer et envoyer avec DocuSign en bas de la page.
Procore lance l'application web DocuSign®. Si vous n'êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®, vous devez suivre les étapes indiquées dans Connexion à DocuSign®. Si vous êtes déjà connecté, passez à Préparer l'enveloppe DocuSign®.
- S'il s'agit d'un engagement existant, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign en haut de la page.
Se connecter à DocuSign®
Préparer l'enveloppe DocuSign®
Une fois que vous êtes connecté à DocuSign®, la page « Télécharger un document et ajouter un destinataire d'enveloppe » apparaît. Effectuez les étapes suivantes :
- Ajouter des documents à l'enveloppe
- Ajouter des destinataires à l'enveloppe
- Ajouter un message à tous les destinataires
- Prévisualiser les champs de signature et envoyer l'enveloppe
Ajouter des documents à l'enveloppe
Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l'enveloppe DocuSign® :
- Une copie PDF de l'engagement est automatiquement ajoutée à la section Ajouter des documents à l'enveloppe.
- Les cases de signature requises pour chaque « rôle » dans le contrat. Par exemple, l'entreprise générale ou le sous-traitant qui sont parties au contrat d'engagement. Cela inclut le Nom et l'Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d'informations, voir Ajouter des destinataires à l'enveloppe ci-dessous.
- Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l'enveloppe, choisissez l'une des options disponibles dans la section Ajouter des documents à l'enveloppe :
RemarqueLes options disponibles dans la section Ajouter des documents à l'enveloppe sont développées et maintenues par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com.
- Charger
- Utiliser un modèle
- Obtenir depuis le cloud
Ajouter des destinataires à l'enveloppe
- Dans la section « Ajouter des destinataires à l'enveloppe », conservez les cases de signature par défaut.
Remarque
Comme illustré ci-dessous, les informations Procore suivantes, si elles sont disponibles, sont automatiquement renseignées dans DocuSign® :
- Si les données existent dans l'application Procore, les cases de signature indiquent le « rôle » des destinataires dans le processus contractuel. Dans l'illustration ci-dessous, les rôles sont Entreprise générale ou Sous-traitant. Si votre entreprise a implémenté l'un des dictionnaires de langue ou de points de vue de Procore dans votre environnement, les rôles qui apparaissent dans votre environnement peuvent être différents. Pour en savoir plus sur les dictionnaires de Procore, voir Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web Procore ?
- Chaque boîte de signature indique également le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur Procore.
- Les autres options de la section « Ajouter des destinataires à l'enveloppe » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com.
Ajouter un message à tous les destinataires
- Dans la section Message à tous les destinataires, procédez comme suit :
- Objet de l'e-mail
Entrez un objet pour l'e-mail sortant.
- Message e-mail
Saisissez la copie du corps du message e-mail sortant.
- Objet de l'e-mail
- Cliquez sur Suivant.
Prévisualiser les champs de signature et envoyer l'enveloppe
L'étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l'Entreprise générale et le Sous-traitant qui sont parties au contrat d'engagement. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l'enveloppe DocuSign® par l'intégration Procore + DocuSign® .
- Faites défiler jusqu'au bas du PDF pour voir les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.
- Conservez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et le fait de les conserver dans leur position par défaut garantit que le flux de signatures de l'application Procore fonctionne comme prévu.
- Facultatif : Ajoutez les « Champs standard » de votre choix au formulaire.
RemarqueLes options de la zone Champs standard sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com.
- Lorsque vous êtes prêt à recueillir les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
DocuSign® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante. Une fois que toutes les signatures ont été recueillies et appliquées au document, Procore change le statut du contrat d'engagement sur « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour manuellement le statut de l'engagement.