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Factures d'Achat
ProGBat vous permet, grâce à la saisie de vos factures d'achat :
Votre facture d'achat se crée bien sûr toujours de la même manière, mais elle vous permet à présent plus de précision, et une saisie toujours équilibrée par rapport à la facture fournisseur.
Une bonne nouvelle pour vous, et pour votre comptabilité, en seulement 3 étapes
😉
Lisez la suite !
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Vous pouvez créer une facture d'achat de 2 manières, depuis la liste des factures d'achat, ou depuis un bon de livraison :
Depuis le tableau de bord, cliquez sur l'icône Achats
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dans les accès rapides, puis sur "Nouvelle facture d'achat"
Un formulaire s'ouvre :
Tout simplement : saisissez la date, le N°, le total TTC et la TVA indiqués sur votre facture fournisseur reçue, et validez.
Utilisez les tabulations pour saisir plus rapidement vos données :
Si des bons de livraison / de réception de travaux existent pour ce fournisseur, ProGBat vous propose de les sélectionner, pour les intégrer automatiquement à la facture, sinon, cliquez sur "Valider" :
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La facture d'achat s'ouvre, reportez-vous au point
plus bas pour voir comment la saisir.
2⃣
Ouvrez le bon de livraison, puis Cliquez sur le bouton "Facturer"
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Un formulaire s'ouvre : Les données sont déjà pré-remplies
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Tout simplement : Vérifiez et modifiez au besoin la date, le N°, le total TTC et la TVA indiqués sur votre facture fournisseur reçue, et validez.
Utilisez les tabulations pour saisir plus rapidement vos données :
La facture d'achat s'ouvre
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Vous pouvez rechercher un ou plusieurs bons de livraison / de réception de travaux, ou bien une commande, dans le champ de recherche :
Cliquez sur le bouton "Saisie directe" :
- Choisissez un chantier, pour lui affecter les dépenses que vous allez saisir
- Ou bien laissez le champ du chantier vide, si ces achats concernent votre stock.
Recherchez les éléments achetés existants en bibliothèque, ou saisissez-les librement
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Chaque bon de livraison, ou chaque saisie directe, est représentée par une section, dont l'entête reprend le n° de commande ou BL, et du chantier :
- Cliquez sur le bouton "Tout afficher" en haut à droite pour ouvrir toutes les sections
- Le bouton " Ajouter ligne " permet d'ajouter une nouvelle ligne d'achat
- Le bouton " Ajouter titre " permet d'ajouter un titre si vous souhaitez organiser votre facture
- Utilisez les flèches de déplacement en début de titre ou ligne pour organiser votre facture
- Le bouton rouge, dans le bandeau de section, supprime la totalité de la section
- La petite poubelle rougeen bout de ligne, supprime la ligne en question
Le logiciel vous informe de suite, en cas de différence entre le total calculé grâce à vos saisies, et le total comptable indiqué sur la facture fournisseur. Le symbole
apparaît :
Cas n°1 : Il y a peut-être une erreur de saisie, ou les prix du fournisseur ont évolué.
Vérifiez et modifiez simplement vos saisies en parcourant chaque section de la facture d'achat, y compris les totaux (Détails TVA, montant TTC) :
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- Si la facture est équilibrée, le symbolea été remplacé par le symbole
- Si la facture est encore déséquilibrée de quelques centimes, reportez-vous au cas n°2 ci-dessous
Cas n°2 : Les arrondis sont calculés différemment par l'outil du fournisseur. Dans ce cas occasionnel, une différence de quelques centimes peut être constatée.
Cliquez simplement sur le bouton "Équilibrer" :
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Une ligne est ajoutée dans le contenu la facture, pour équilibrer les montants :
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Le montant calculé est enfin égal au montant comptable, la facture est équilibrée : le symbole
3
a été remplacé par le symbole
.
La facture d'achat peut être finalisée si elle est équilibrée, pour être comptabilisée dans le prochain export comptable.
Modifiez au besoin la date d'échéance (en bas de page) calculée par le logiciel selon les conditions de règlement renseignées.
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Cliquez ensuite simplement sur le bouton "Finaliser" :
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Vous pourrez ensuite rectifier une saisie, même après l'avoir finalisée, en cliquant sur le bouton "Modifier".
Tant qu'elle n'est pas finalisée, la facture est conservée dans la liste des factures d'achat, avec la mention "Brouillon" :
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