La gestion de fichiers statiques
Cette page fait partie d'une série portant sur les bonnes pratiques collaboratives dans le monde numérique.
Nous allons:
- expliquer la différence entre les fichiers statiques et les données dynamiques;
- définir ce que sont les fichiers statiques;
- aborder les bonnes pratiques d'usage des fichiers statiques;
- lister diverses solutions de services de synchronisation cloud;
- émettre une alerte concernant le montage vidéo collaboratif dans le cloud;
- résumer les principales choses à retenir.
Les pierres sont statiques (en tant que telles), mais le tas de pierres peut bouger…
Statique versus dynamique
Lorsque l'on travaille avec des outils informatiques, on peut simplifier en disant que l'on interagit soit avec des fichiers qui ont vocation à rester statiques (figés), soit avec des informations dynamiques (vivantes), en provenance par exemple d'une base de données ou d'une application web.
On peut dire aussi que moins on doit collaborer avec autrui, plus on a tendance (par facilité et habitude) à créer des fichiers statiques. Et plus on doit œuvrer collectivement au sein d'un projet numérique important, plus on a intérêt à travailler dynamiquement avec des outils dédiés.
De la même manière, moins on doit exposer des informations sur le web, plus on va continuer de produire des fichiers statiques. Et inversement, plus on veut valoriser ses données sur le web, plus on a intérêt à les structurer et gérer de manière dynamique via une base de données.
On s'en doute, la réalité n'est pas aussi simple: il y a une pléthore de fichiers statiques (comme des images par exemple) dans une base de données et sur un site web. Et un fichier peut être mis à jour dynamiquement en ligne…
Mais que sont alors ces fichiers statiques ?
C'est tous les fichiers dont le contenu ne va à priori pas changer – à part si l'on crée une nouvelle version. Et là, soit on « écrase » la version d'avant, soit on crée un nouveau fichier statique.
Ces fichiers statiques sont:
- Les images (les originales et les versions compressées pour le web);
- Les vidéos (des rushes, les exports de montage) – voir les limitations plus bas;
- Les sons (les enregistrements initiaux et les mixages);
- Les PDF (exportés depuis des autres applications, comme Word);
- Tous les documents qui sont créés avec une application (Word, Excel, InDesign etc);
- Les emails (mais c'est discutable…);
- Tous les fichiers techniques (XML, CSV etc);
- Certains dossiers de sauvegardes (de son site web par exemple);
- Tout autre document légal, que l'on conserve si besoin dans un dossier crypté;
Une caractéristique importante de ces fichiers statiques, c'est qu'ils sont composés d'une multitude d'informations hybrides, ayant des niveaux de détail différents, et qui « cohabitent » au sein d'un même objet. Tout est « aplati » dans cet objet, et l'on perd très souvent des informations précieuses sur le chemin. On peut chercher dans le fichier, mais on ne peut pas calculer ou facilement réutiliser des informations ailleurs.
On verra donc qu'il est possible – et même souhaitable – de déplacer une bonne partie du travail depuis les logiciels monolithiques classiques (Word, Excel etc) qui génèrent ces fichiers statiques vers des applications web plus adaptées au travail collaboratif et surtout, mieux conçues pour traiter les informations produites de manière plus efficace et exploitable.
Comment traiter et rendre accessible les fichiers statiques ?
Pour pouvoir retrouver / partager / traiter les fichiers dans son système d'exploitation, il est absolument crucial de nommer les fichiers selon une nomenclature qui est utile autant à l'humain qu'à la machine, puis de les stocker dans un emplacement bien défini, selon une logique d'arborescence documentée.
Et selon les besoins, il est possible à ce stade de programmer des automations sur des fichiers ou des dossiers (renommage et / ou compression automatique, envoi dans un autre outil, récupération des métadonnées etc).
Ces deux opérations sont absolument indispensables de faire correctement lorsque l'on travaille à plusieurs. Quand on est seul, on peut toujours se dire "après moi le déluge".
Pour éviter de devenir fou lorsque l'on collabore avec d'autres personnes sur des fichiers statiques, il est indispensable d'utiliser un service de stockage dans le cloud. Parce qu'envoyer des fichiers par pièce attachée dans un e-mail, ce n'est clairement pas un cadeau.
Quelle solution de stockage dans le cloud utiliser ?
Voici notre page de comparatif entre des solutions cloud:
Quel service de stockage dans le cloud utiliser ?
Nous utilisons les services suivants: Dropbox, kDrive, pCloud, Google Drive, OwnCloud et One Drive. Le fait d'en utiliser autant en parallèle n'est pas idéal, parce qu'il peut parfois y avoir des conflits entre ces applications, qui pour certaines vont aller se nicher assez profondément dans le système d'exploitation. Rien de profondément problématique, mais des pertes momentanées des certaines fonctionnalités comme l'état de synchronisation.
En synthèse, nous conseillons l'usage de Dropbox parce que c'est la solution la plus simple et la plus solide, selon notre expérience.
L'aspect négatif est son prix conséquent dès que l'on veut collaborer à plusieurs, son outil de gestion des autorisations d'équipe (très peu pratique)… et le fait que c'est un service américain.
Mais plus que le choix du service cloud, les deux aspects les plus importants pour la bonne utilisation des fichiers statiques sur sa machine sont: bien organiser son arborescence de dossiers et définir une logique de nomenclature.
En résumé
Tant que l'on crée en solo des informations sur un mode « one shot », sans besoin de mise en relation avec d'autres informations, alors on peut tranquillement produire des fichiers statiques comme d'habitude.
Nous conseillons tout de même de bien réfléchir avant de créer un fichier statique si:
- l'application utilisée est bien la plus adaptée au mode collaboratif; idéalement choisir une application web qui est d'origine conçue pour des usages en équipe;
- des données dans le fichier devraient être utilisables ailleurs, également; on a meilleurs temps de stocker ces données dans une base de données dès le départ (pour éviter de devoir manuellement mettre à jour ces données dans plusieurs endroits et fichiers);
Si l'on aimerait faire vivre ses informations, les mettre en relation avec d'autres données et profiter du potentiel d'automatisation de l'informatique, alors on a tout intérêt à passer du côté de la production d'informations dynamiques.
Voici une page qui explique pourquoi et comment:
Collaborer sur des données dynamiques
Cette page fait partie d'une série portant sur les bonnes pratiques collaboratives dans le monde numérique.