Qui a le droit de faire passer un bilan de compétence ?
Le bilan de compétences, qu'il soit réalisé pendant les heures de travail ou non d'un salarié, doit être effectué par un prestataire externe à l'entreprise. D'une manière générale, on peut se demander qui est habilité à proposer des bilans de compétences. En général les personnes et entreprises compétentes sont les suivantes :
- Les conseillers indépendants
- Les centres de bilans de compétences privés
- Les centres interinstitutionnels de bilan de compétences (CIBC)
- Les psychologues du travail
- Les experts en ressources humaines
Chez AAC Formations, nos consultants sont d'origines diverses, et tous spécialisés dans la transition professionnelle.
Les critères permettant de dispenser des bilans de compétences
Déclarer son activité
La déclaration de votre activité auprès des DREETS (Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) est une obligation légale. Cette déclaration d'activité doit se faire dans les 3 mois suivant la fin de votre premier contrat d'accompagnement. Ainsi, tout organisme qui réalise des bilans de compétences doit soumettre une déclaration d'activité comprenant : nom, adresse, objet de l'activité, statut juridique du déclarant, et des éléments descriptifs de leur activité.
Une fois obtenue, le numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité doit figurer sur les contrats, bons de commande, factures ou contrats de formation professionnelle afin d'être conforme aux règles en vigueur.
Comment déclarer son activité ?
Cette déclaration peut se faire en ligne, via le lien suivant : Mon activité formation (MAF) (Démarche en ligne).
Ou par courrier en envoyant un formulaire au service de votre région de la Dreets.
Pièce justificatives demandées pour déclarer son activité
- Copie du justificatif d'attribution du numéro unique d'identification (Siren)
- Bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques
- Copie de l'un des éléments suivants :
- 1ère convention de formation professionnelle
- Bon de commande ou facture établis pour la réalisation de la prestation de formation
- Premier contrat de formation professionnelle
- Contrat d'apprentissage
De plus, il se peut que l'administration vous sollicite pour fournir un document justifiant la première session de formation dispensée, les participants à cette formation, ou le type de formation effectuée.
Elle peut également requérir une attestation prouvant les qualifications de l'intervenant de la formation et l'adéquation de ces qualifications avec le contenu de la formation.
Suite à cette demande, vous disposez d'un délai de 15 jours pour soumettre les pièces justificatives demandées.
Source officielle : entreprendre.service-public.fr
Motifs de refus d'une déclaration d'activité
L'autorité administrative peut refuser d'enregistrer la déclaration d'activité pour des raisons explicites, en fournissant les informations nécessaires sur les voies de recours, dans les situations suivantes :
- Si les règles concernant la mise en œuvre des actions de formation ne sont pas suivies.
- Si l'un des documents requis n'est pas fourni.
Le bilan pédagogique et financier obligatoire
Il est impératif de soumettre un bilan pédagogique et financier (BPF) qui détaille vos opérations de formation de l'année écoulée avant le 30 avril annuellement.
Votre BPF peut être fourni par l'un des moyens suivants :
- Numériquement via le site Mes démarches emploi et formation professionnelle
- Par voie postale, en expédiant le formulaire cerfa n°10443 à votre service régional de contrôle (SRC)
Ce bilan est requis indépendamment de la forme juridique de votre entreprise, que l'activité de formation soit principale ou secondaire, et que vous opériez seul ou en groupe.
Si le BPF ne montre aucune activité de formation ou n'est pas déposé, votre déclaration d'activité deviendra invalide. Dans ce cas, il ne vous sera plus possible d'organiser des formations jusqu'à ce qu'une nouvelle demande soit approuvée pour reprendre ces activités.
A quoi sert le BPF ?
Le BPF permet aux autorités compétentes (comme les DREETS en France) de surveiller et d'évaluer l'activité des organismes de formation. Il assure que ces organismes respectent les critères de qualité et les obligations légales en matière de formation professionnelle.
Le BPF inclut des informations financières détaillées sur les recettes et les dépenses liées aux activités de formation. Cela aide à assurer la transparence financière et à prévenir les abus financiers, y compris mais pas exclusivement, les fraudes liées au CPF.
Les données collectées via les BPF peuvent être utilisées par les autorités et les décideurs politiques pour analyser l'état du marché de la formation professionnelle, identifier les tendances, et adapter les politiques de formation en conséquence.
Faut-il un diplôme spécifique pour dispenser un bilan de compétences ?
La réglementation n'impose pas de diplôme spécifique pour dispenser un bilan de compétences. Toutefois, les professionnels qui réalisent ces bilans doivent posséder des compétences et une expérience pertinente en matière d'orientation professionnelle, de psychologie du travail, de gestion des ressources humaines ou dans des domaines connexes.
La capacité à mener un bilan de compétences repose moins sur un diplôme formel que sur une combinaison de connaissances théoriques, de compétences pratiques en conseil et accompagnement, et d'une compréhension approfondie des dynamiques du marché du travail. Les consultants doivent être capables d'évaluer les compétences, les aptitudes et les motivations des bénéficiaires, et de les aider à élaborer un projet professionnel cohérent et réaliste.
La certification Qualiopi est-elle nécessaire ?
Depuis le 1er janvier 2022, pour être financés notamment par le Compte Personnel de Formation (CPF), les organismes de formation et les centres de bilan de compétences doivent obtenir la certification Qualiopi. Cette certification atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires de formation et est un gage de sérieux pour les professionnels réalisant des bilans de compétences.
Cela dit, cette certification n'est pas obligatoire pour un professionnel souhaitant proposer des bilans de compétences. Il faut tout de même se rendre à l'évidence qu'elle représente un atout de taille pour le client, lui permettant d'obtenir un bilan à moindre frais.
Les règles de qualité à respecter
Pour obtenir la certification Qualiopi, ou même d'une manière générale, il est conseillé de respecter les règles de qualité, ou plutôt de « capacité » décrits par l'Etat.
La certification repose sur le respect des critères tels que l'information publique sur les services proposés, les délais d'accès et les résultats obtenus ; l'adaptation des services aux bénéficiaires lors de la conception, le suivi et l'évaluation mis en œuvre ; la qualification et le développement des compétences du personnel responsable de la mise en œuvre des services.
Les règles comptables à respecter
Si un organisme propose également des actions de formation en plus de mener des bilans de compétences et est un Centre de Formation d'Apprentis (CFA), il doit tenir une comptabilité séparée pour chacune de ces activités. Il convient également de rappeler que, comme toute organisation de formation, un prestataire de bilan de compétences doit répondre à des critères de qualité.
La certification repose sur le respect des critères tels que l'information publique sur les services proposés, les délais d'accès et les résultats obtenus ; l'adaptation des services aux bénéficiaires lors de la conception, le suivi et l'évaluation mis en œuvre ; la qualification et le développement des compétences du personnel responsable de la mise en œuvre des services.