Faktura to dokument, który z reguły finalizuje dokonanie transakcji. Bywa jednak i tak, że już po wystawieniu faktury sprzedawca udziela kupującemu rabatu albo ten drugi rezygnuje z części dostarczonych wcześniej towarów lub usług. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Radzimy, jak wystawić fakturę korygującą i co musi się na niej znaleźć.
Faktura korygująca jest dokumentem, który może zostać wystawiony jedynie przez sprzedawcę towaru lub usługi. Mówiąc ogólnie, sporządza się ją w sytuacji, gdy ostateczne warunki transakcji są inne, niż wynikałoby z pierwotnie wystawionej faktury. Może to być udzielenie rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty, udzielenie obniżki ceny np. ze względu na wadliwość towaru, otrzymanie zwrotu części towaru, zwrócenie zaliczki, pomyłka w cenie, stawce lub kwocie podatku.
Jak wystawić fakturę korygującą i co musi ona zawierać? Wbrew pozorom, nie są to skomplikowane kwestie. Przede wszystkim, dokument tego typu koniecznie należy odpowiednio oznaczyć, najlepiej zwrotem „faktura korygująca” lub „korekta”. Niezbędne jest podanie przyczyny korekty (np. udzielenie rabatu) oraz treść po korekcie. Treść pierwotna nie jest wymagana – wystarczające jest podanie na fakturze korygującej poprawionych kwot.
Niezbędnym elementem faktury korygującej jest data jej wystawienia oraz kolejny numer – najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest numerowanie faktur korygujących innym ciągiem, niż faktur zwykłych. Dzięki temu, przedsiębiorcy udaje się utrzymać porządek w dokumentach. Ponadto, faktura korygująca musi zawierać wszystkie inne elementy, które uwzględnia się w normalnych fakturach: nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich numery NIP, datę sprzedaży itp. Uwaga! Zgodnie z przepisami, sprzedawca ma obowiązek posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta (może to być np. pocztowe potwierdzenie odbioru czy potwierdzenie odczytania maila).
W obrocie gospodarczym istnieje jeszcze jeden rodzaj dokumentu poprawiającego błędnie wystawioną fakturę, a mianowicie nota korygująca do faktury. Notę korygującą wystawia jednak zawsze nabywca, a może ona dotyczyć jedynie danych o charakterze formalnym (czyli takich, które nie rodzą konsekwencji podatkowych – pomyłka w numerze NIP, literówka w nazwisku, dokładna nazwa towaru itp.).
Dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którym prawidłowe fakturowanie sprawia kłopoty, jest księgowość online w formie programów lub aplikacji, służących do samodzielnego prowadzenia księgowych spraw firmy. Narzędzia tego typu umożliwiają szybkie i proste wystawianie wszelkiego rodzaju faktur, także tych korygujących, oszczędzając tym samym czas oraz pieniądze przedsiębiorcy.