السكرتارية الناجحة في دوائر الأعمال
تمهيد:-
دور السكرتارية في المنشآت الرسمية:
تطورت أعمال السكرتارية في الأونة الخيرة بشكل ملموس واتسعت نطاقاتها وتشعبت مهامها وتعددت وظائفها وأدوار القائمين عليها ومن هنا اكتسبت خصوصية معينة وسمات محددة.
إن هذه الخصوصية وتلك السمات تنبع من ذلك التعريف بأنها جهاز أو إدارة مساعده لجميع الإدارات والرؤساء في مجمل العمال المكتبية والإدارية.
ومن خلال التعريف السابق يبدو لنا هدف السكرتارية واضحا ومحددا في معاونة جميع الإدارات التي يتكون منها الهيكل التنظيمي للمنشأة على إنجاز أعمالها بأقصى كفاية واقل تكلفة في انسياب يتناغم مع إيقاع العمل اليومي.
وللسكرتارية صور وأشكال متعددة… بيد أن معظم الباحثين في هذا المجال اتفقوا على تقسيمها غلى ثلاثة أشكال هي:
1. السكرتارية الخاصة.
2. السكرتارية العامة.
3. السكرتارية المتخصصة.
وسنعرض لك منها بشيء من التفصيل…
أولا: السكرتارية الخاصة:
تعريف السكرتارية الخاصة:
هي القسم الذي يختص بأعمال الاستقبال والاتصال والمراسلات والاختزال والمحفوضات ومعالجة المعلومات والأمور التي تتسم بالسرية وتهدف في جملتها إلى معاونة الرئيس الإداري في عمله.
السكرتير الخاص:
يعرف السكرتير الخاص بأنه أحد الأفراد الذين يتمتعون بثقة الرئيس أو المدير ويتميز بصفات شخصية وعلمية معينة يختاره لمعاونته في تأدية عمله وتنظيم وقته.
ومن هنا يتوقف إلى حد كبير نجاح الرئيس على شخصية سكرتيره أو مدير مكتبه في حالة المنشأت الرسمية ذات الحجم الكبير والنشاط الواسع.
مدير المكتب:
السكرتارية الخاصة لرئيس ما قد يتولاها موظف واحد أو أكثر وذلك حسب حجم العمل ومركز الرئيس وكثرة مسؤولياته وأعبائه.
ففي مكتب مدير عام مثلا لا يتطلب الحال أكثر من سكرتير واحد أو أثنين…أما في مكاتب أحد الوزراء أو نوابهم أو وكلائهم أو كبار المسؤولين حيث أتساع نطاق العمل وتشعب أطرافه يتكون من:
أ*. مدير مكتب ويتولى إشراف على العاملين بالمكتب إلى جانب قيامه بالأعمال المهمة ذات العلاقة المباشرة بالرئيس.
ب*. عدد من السكرتاريين تسند إليهم المهام الأتية حسب العملية التنظيمية فيما يتعلق بعمل الرئيس:
الاستقبال الاجتماعات
الطباعة المحفوظات
على أن يضطلع مدير المكتب كما أسلفنا بالأمور المهمة والحساسة والتي تتصل مباشرة بالرئيس.
وينبغي أن تتوافر في مدير المكتب الناجح صفات أكثر من المطلوب توافرها في السكرتير الخاص حيث أنه من الوارد والمفروض أن الأول أكثر خبرة ودراية وتمرسا وكياسة واغنى علما بمجريات الأمور وأغزر معرفة وإلماما باللوائح التنظيمية وكل أولئك بلا شك ينعكس مع المواقف المتجددة ومع رئيسه في تناغم وانسجام تام يخدم سير العمل ويغنيها.
وخلاصة القول أنه يجب أن يتوفر لمدير المكتب كي ينجح في عمله ويتفوق في أدائه نواحي علمية ونواحي شخصية.
وزيادة في الإيضاح نذكرها بشي من التفصيل والتركيز في نفس الوقت كما يلي:
الصفات والقرارات الواجب توافرها وتنميتها في مدير المكتب الناجح:
أولا : الصفات والقدرات العلمية:
1. المعرفة الكاملة بإدارة وتنظيم المكاتب
2. المقدرة اللغوية على التعبير كتابة وحديثا
3. العلم التام بطبيعة العمل وظروفه الموضوعية وخطوط السلطة
التنظيمية
4. الإلمام بقدر من علم النفس والعلاقات العامة.
5. الدراية الكاملة بأساليب كتابة الرسائل والتقارير والحفظ والتصنيف
6. إجادة الطباعة على الألة الكاتبة.
7. الإلمام بقدر من اللغات الحية
8. الفهم الكامل لأهم اللوائح التنظيمية للعمل.
ثانيا: الصفات والقدرات الشخصية:
1. الأمانة التامة والمحافظة على أسرار العمل
2. الإخلاص والتفاني والعمل
3. حضور البديهة وسرعة التصرف في المواقف الحرجة
4. حسن الهندام والمظهر
5. قوة الذاكرة وسعة الأفق والذكاء الاجتماعي
6. الحلم والصبر والبشاشة والهدوء
7. تجنب الوصولية أو استغلال الوظيفة في قرية من مركز اتخاذ
القرارات
8. النزاهة الكاملة والضمير الحي وأمانة الكلمة.
وعموما فإن هذه الصفات في جملتها تجد فيمن تتوافر فيه قبولا واستحسانا لدى الرؤساء والقادة الإداريين وربما لا توجد كلها لدى البعض من العاملين في هذا المجال ولهذا فإننا ننصح دائما كل من يعمل في هذا الحقل ذات الطبيعة الخاصة العمل قدر المستطاع على تنمية تلك الصفات والملامح وصقلها ومحاولة تجنب نقيضها من صفات غير مستحبة تسئ إليه قبل أن تسئ إلى رئيسه أو إلى المنشاة الني يعمل بها.
أعمال وواجبات مدير المكتب:-
يقوم مدير المكتب بالكثير من الأعمال الهامة ويتحمل العديد من الأعمال الهامة ويتحمل العديد من الواجبات وعلى قدر دقة أدائه وعن عمق تفهمه لموقعه الوظيفي يتهيأ لرئيسه المناخ المناسب للإبداع الإداري من خلال الاستفادة من كل مفردات الوقت بأسلوب منظم ومثمر وبناء
ويمكن تفصيل هذه الأعمال وتلك الواجبات فيما يلي:
1. مقابلة الزوار
2. معالجة الاتصالات الهاتفية
3. تنظيم الاجتماعات
4. إعداد وتنظيم السفريات الخاصة بعمل الرئيس ونوابه
5. الإشراف على المراسلات الخاصة بمكتب الرئيس
6. طباعة الرسائل والمذكرات والتقارير ومحاضر الاجتماعات التي
لها صفة السرية
7. حفظ المستندات والأوراق والاتفاقيات الخاصة بمكتب الرئيس
8. حفظ البيانات المتعلقة بمواعيد الرئيس المهمة وتنبيهه قبل حلول كل
منها بوقت كاف
9. دراسة الموضوعات التي يكلفه بها الرئيس وإعداد التقارير الخاص
بها
10. الإشراف على أعمال موظفي المكتب في حالة المكاتب الواسعة
النشاط والملحقة بمكاتب كبار المسؤولين.
ومن بين هذه الأعمال ما يطفو على سطح النشاط والفعاليات اليومية للعمل لأهميتها من جهة ولحساسيتها ودقتها من جهة أخرى ومن المناسب أن نلقي عليها فيما يلي مزيدا من الضوء والمناقشة.