تقدم الأمانة خدمتي المكتبة الورقية والإلكترونية وتحتوي المكتبة على مجموعة زاخرة من المصادر الطبية المعرفية والتعليمية المحدثة التي تعزز من القدرة العلمية، الإكلينيكية والبحثية لمنتسبي المجلس من متدربين وأعضاء هيئة التدريس وباحثين، وذلك لتيسير وصول المعلومات وبناء بنية معرفية صلبة للثقافة الطبية والإكلينيكية للطب المبني على الأدلة العلمية. تتكون الأمانة من مكتبة مركزية بمقر المجلس وعدة مكاتب فرعية وولائية لتسهيل ونشر المعرفة للمتدربين والارتقاء بأدائهم وزيادة الإنتاج البحثي في المجال الصحي.
المهام
- توفير الإرشادات والأدلة لوصول رواد المكتبة لمبتغاهم من الكتب والمراجع والدوريات العلمية المختلفة.
- توفير مصادر المعلومات المختلفة التى تدعم العملية التعليمية والبحثية فى المجلس، وتنظيم هذه المصادر وتقديمها كخدمات مكتبية متطورة لروادها.
- رصد حاجة المجالس التخصصية من مصادر المعلومات الورقية والإلكترونية التى تعينهم على تنفيذ مناهجهم العلمية .
- التنسيق مع أمين المكتبة المركزية لتوفير مصادر المعلومات المطلوبة .
- تنظيم مصادر المعلومات ورفعها لصفحة المكتبة فى الموقع الإلكترونى للمجلس.
- إستلام الأطروحات وإستخراج إفادات للخريجين .
- إعداد قواعد البيانات الإلكترونية والنصية للأطروحات.
- إعداد مناضد الإطلاع وتوفير المقاعد لإستخدام الأطروحات .
- إعداد شبكة معمل الحاسوب لإستخدام الأطروحات إلكترونياً.
- تتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة خدمات الإطلاع والخدمات الإلكترونية .
- وحده التزويد وتنظيم المعلومات.
- وحدة تأمين المكتبة المركزية
- وحدة خدمات الأطروحات
المهام
- وحدة الخدمات المكتبية
- ادارة المكتبات الالكترونية والورقية
- ادارة خدمات الأطروحات
- وحدة التزويد وتنظيم المعلومات
- إدارة تأمين المكتبة
- إدارة المكتبات الفرعية والولايات
مهام الأمانة:
- إدارة شؤون المكتبات المركزية والفرعية والتخطيط لخدمات مكتبية متطورة، والإشراف على العمل والعاملين
- توفير مصادر المعلومات المختلفة التى تدعم العملية التعليمية والبحثية فى المجلس، وتنظيم هذه المصادر وتقديمها كخدمات مكتبية متطورة لروادها
- تأمين المكتبة ومقتنياتها بأحدث التقنيات الإلكترونية والبشرية
- الإشتراك فى المواقع الإلكترونية
تنظيم مصادر المعلومات في سيرفر وربطها بالمكتبات الفرعية لولاية الخرطوم والولايات الأخري
أقيمت 3 دورات تدريبية للعاملين بالمكتبة على البرامج والنظم الإلكترونية وهى:
- نظام (Dspace ) الذى يمكن المكتبة من إعداد قواعد بيانات ببليوغرافية ونصية، ويتعامل مع روادها عبر الإنترنت
- نظام (RDA ): يعين العاملين فى المكتبة على تنظيم مصادر المعلومات المكتبية بصورة علمية تتوافق مع الخدمات الإلكترونية
- تم تنظيم دورة تدريبية بالتعامل مع (WHO) لتدريب عدد 20 مدرب من المجلس والمؤسسات ذات الصلة على الخدمات المتطورة لموقع (HINARI).