section_heading: Kategorije
paragraph_text: Drugi način kontrole nad informacijama vezanim za zbirke u svrhu promoviranja dostupnosti istih je korištenje standardnih formata propisanih podatkovnih elemenata kao i preferirane terminologije propisane za opisivanje djela likovne umjetnosti, arhitekture, te drugih kulturalnih artefakata, kao i njihovih slika.<ref>Harpring, Patricia. (2009) Cataloging Cultural Objects. Retrieved April 18, 2015. http://www.getty.edu/research/tools/vocabularies.pdf Postoje brojni naputci za determinaciju neophodnih deskriptivnih informacija, te načina kako formatirati ove podatke kako bi bili što lakše dostupni — Categories for the Description of Works of Art (CDWA), Cataloging Cultural Objects (CCO), itd. Postoje i drugi popisi i tezaurusi dostupni voditelju dokumentacije. Američki Getty Research Institute stvorio je obimne i temeljite vokabulare, uključujući The Art and Architecture Thesaurus (AAT), The Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN), The Cultural Objects Name Authority (CONA), te The Union List of Artist Names (ULAN). Drugi također vrijedni alati koji mogu biti korisni pri vođenju dokumentacije kulturne baštine su američki CAMEO i Lexicon Project, koji su rezultat suradnje profesionalaca koji rade u spomenutom području, u ovim slučajevima posvećenih opisivanju i identifikaciji materijala od kojih objekt jest kao i onih koji se koriste u konzerviranju, restauriranju spomenutih objekata.