遇到技术问题别急着打电话给IT部门
最近一个星期一的早晨，IT数据库架构师安迪·马龙（Andy Mallon）坐在办公桌前想要登录自己的电脑。但密码却不管用了，经过5次尝试后，他被系统锁定了。由于知道马龙本人就是技术专家，所以技术支持人员礼貌地问他最近是否更新过密码。结果一语中的：他忘了自己在周末前改过密码。“我一直都尽量不在周五修改密码，因为到了周一可能就忘了自己改过密码。”他说，“但我还是这么做了。”
职场员工每天花费22分钟处理与IT有关的问题（图片来源：Getty Images） 马龙承认，这的确是他犯下的一个愚蠢的错误，而他在自己的工作中也曾经无数次为他人解决类似的麻烦。“我们IT部门每天都会碰到不计其数的蠢事。”他说。 IT问题拖累效率，但有的问题是可以自行解决的（图片来源：Alamy） 如今，多数人的技术水平都比几年前有所提升，而科技本身也早已今非昔比。不过，多数企业仍要不停地应对各种并不严重的IT问题，这些讨厌的问题会导致企业损失宝贵的效率。 时间就是金钱 IT人力资源公司Robert Half Technology的一份调查发现，职场员工平均每人每天要浪费22分钟处理与IT相关的问题。换算过来就是每年91小时，也就是两个多星期。“实在太多了。”Robert Half Technology多伦多分公司经理尼玛·米尔普兰（Nima Mirpourian）说。 英国百叶窗公司Interior Goods Direct网络团队负责人乔布·布朗（Job Brown）也认同这一说法。两年前受聘领导该公司的IT团队时，他便注意到运行速度缓慢的电脑会降低工作效率。根据他的计算，员工每小时大约要花2.5分钟等待电脑加载信息或者作出响应。换算过来相当于一个星期浪费49小时——即便按照英国最低工资标准计算，每名员工每年也要因此浪费352英镑（442美元）。 设备更多、变化更快 马龙表示，一家公司的职员之所以持续受到IT问题的困扰，可能源自很多原因，但其中一个重要原因在于我们当今使用的技术越来越多，变化也越来越快。10年前只需要关注电脑即可，现在还要应付手机、iPad和其他设备。 我们需要使用很多程序才能完成工作，所以需要逐一学习它们的使用方法——更何况这些程序还会经常更新或发布新版。我们刚刚适应一项最新技术没多久，这项技术就过时了，导致我们不得不重新学习新技术的使用方法。 我们刚刚适应一项最新技术没多久，这项技术就过时了（图片来源：iStock） “更新换代的速度太快，以至于软件的使用模式和外观改变后，你可能就找不到自己想找的东西了。”马龙说。 自主应对 与很多人设想的不同，IT职员不会坐在那里等着我们的求助电话。虽然他们会在必要时提供帮助，但他们多数人都需要应对更重要的幕后问题，比如确保大型网络正常运行、数据及时备份、网络安全没有漏洞、新软件按时部署、新电脑及时采购等。虽然我们的电脑问题肯定会影响工作效率，但如果碰到一点小问题就给IT部门打电话，同样也会影响他们的效率。 布朗表示，与10年前不同，多数人都对电脑有了一定的了解，因此应该在打电话求助之前充分利用这些知识。如果一台电脑运行速度变慢，可以尝试重启，这通常都能解决问题。如果办公室的打印机没有墨了，那就自己换一个新墨盒。这些小事情可以给大家减少很多麻烦。 “人们应该自己进行初步判断。”布朗说，“如果还是不能解决问题，再给IT部门打电话。” 虽然米尔普兰认为每家公司都应该出台一项自主解决问题的政策，但他也表示，如果员工能够具备前瞻性，肯定大有裨益。他说，那些不知道如何处理基本问题的员工应该向IT部门请教如何解决常见问题。 必要的培训 在很多情况下，无法解决问题并不是员工的错。软件可能很复杂，如果没有针对他们使用的软件提供适当的训练，又怎么能奢望他们自己解决问题呢？米尔普兰表示，这就需要企业通过为员工提供适当的技术培训来减少这些问题。 “IT员工不会坐在那里等着接我们的求助电话”（图片来源：Getty Images） 每当招聘新人后，就应该针对他们在工作中使用的软件提供培训。根据软件的复杂程度不同，有的可能还需要提供持续培训。而每当软件更新时，也应该提供相应的培训。硬件同样如此——如果公司安装了一台新电脑，就应该教给他们如何使用。如果安装了新打印机，同样应该告诉他们如何自己安装墨盒。 “如果某个组织使用了一项新技术，那就应该确保这项技术得到成功部署。”米尔普兰说，“这可以帮助员工更好地开展工作，还能避免他们向IT部门提出不合理的求助请求。” 减少问题 无论技术如何进步，企业总是需要IT支持，但可以通过一些手段尽可能减少问题的数量。 布朗表示，首先可以展开明智的投资。具体到技术，往往是一分钱一分货。当布朗去年加盟现在的公司时，他升级了硬盘来加快电脑的运行速度，效果立竿见影。他表示，关于电脑运行缓慢的抱怨大幅减少，虽然人们每小时至少还要因为电脑而浪费1分多钟的时间。 职场员工每天花费22分钟处理与IT相关的问题（图片来源：Getty Images） 关键是简化所有人的生活，而且还要减少错误。马龙知道，愚蠢的IT错误是不可避免的，但他能控制结果的方法越多——例如在周一重置密码，而不是在周五——工作效率就越高。“我星期一花了30分钟解决密码问题。”他说，“我以后不会再这么做了。” 访问 BBC Capital 阅读 英文原文。