“回复全部”引发电邮风暴有何好处？
11月初，NHS England 的84万员工收到了一封相同的电子邮件，告知他们都被加入了一个电子邮件通讯组。这其实是一名员工发送的一封错误邮件，但却一石激起千层浪。成千上万的收件人回复说："请帮我退订。" 还有人对其他同事回复原始邮件的行为满腹牢骚。据估计，这封邮件收到的回复多达1.86亿封。
虽然这只是"回复所有"功能的极端案例，大多数人应该至少都经历过一次类似的恼人事件。汤森路透的员工应该还记得那封发送给3.3万人的邮件，那封邮件导致收件箱堵塞了整整一天。今年10月，《巴伦周刊》（Barron's）的一位编辑不小心将尚未宣布的裁员计划发送给所有员工。虽然当时没人回复，但那封邮件的内容还是令很多人感到震惊。 通常而言，"回复所有人"引发的连锁反应是电子邮件最令人烦恼的一种情况。这些内容会导致电子邮件系统超载，使得运行速度大幅放缓。倘若出现差错，甚至会令发件人陷入尴尬境地。通常而言，这些数量庞大的信息本身并没有任何价值。但这些邮件往来偶尔也会产生一些积极影响——有的公司甚至鼓励员工使用"回复所有"邮件功能，认为它可以起到积极作用。 "回复所有"引发的连锁反应也可以起到积极作用，关键取决于人们的反应（图片来源：Alamy） 例如，小企业信用监控公司 Scorely 的两名员工几个月前就在电子邮件中爆发了一场小口角：当时有一个人对设计方案的变更提出挑战，争辩双方接着将公司9人团队中的其他成员都加入了"抄送"名单。 "这件事发生时，我正在马不停蹄地开会，但我每次打开手机都会看到相同的标题。"Scorley联席CEO肖恩·珀拉特（Shawn Porat）说，"我知道出事了。" 后来又有一名员工参与进来，他建议争论双方应该对自己的想法展开测试，而不是通过邮件相互争辩。珀拉特也认为自己应该出面平息事态，于是便给整个团队发送了回复邮件称，他感谢所有人的热情，他想请大家一起出来吃顿晚餐，共同探讨这个问题。 那天晚上，所有员工都参加了聚会，他们讨论设计问题时还谈到了公司的其他业务，气氛十分融洽。自此之后，该公司便形成了一项惯例：每两周举行一次团建晚餐。 "那封邮件引发的连锁反应完全是正面的。"珀拉特说，"如果不是因为那封邮件，我们不会一起吃晚餐，也不会因此形成这样一种团建制度。" 在点击"回复所有"按钮后，你是否会被所有成员记住？（图片来源：Alamy） 促进团建 多伦多舒立克商学院组织研究教授玛丽·沃勒（Mary Waller）也认为，"回复所有"可以起到积极作用。由此引发的连锁反应可以拉近团队成员的距离，但具体情况取决于人们的反应。如果电子邮件吸引人们相互发送有趣的信息，而最初的发送者也参与到玩笑中来，那就可以变成一次有趣的团建活动。 沃勒表示，有研究显示，当同事们围绕某事相互开玩笑时，可以提升创造力，减轻压力，加强团队凝聚力。虽然这项研究并没有专门关注电子邮件，但她认为这一结论同样适用于颇具幽默感的"回复所有"邮件。 "如果发件人从一开始就很幽默，之后的整件事情都会变得很有趣。"她说，"同事们会争相耍贫嘴。" 当团队面临压力，需要快速相互交流时，"回复所有"的邮件往来也很有用。一个急诊团队或许可以发送一封邮件，分析某个危重病人的状况；核电厂的员工也可以使用"回复所有"功能交流对某次危机的感想。 有多份研究显示，当同事们围绕某事相互开玩笑时，可以提升创造力，减轻压力，提升团队凝聚力（图片来源：Getty Images） "就会形成一种共同的心理模式，帮助人们了解情况。"沃勒说，"最后还能变成一场对话，方便人们相互请教问题，从而演变成一套良好的信息分享程序。" 了解周围的人 人际关系和礼仪专家艾普瑞·马斯尼（April Masini）在她的网站上开辟了"向艾普瑞提问"（Ask April）专栏。她认为，"回复所有"还有助于我们了解周围的人。如果你的同事回复了一条下流的内容，或者一条有趣的信息，那你便可借此对其加深了解。 "在'回复所有'邮件中，你可以看到人的本性，既有好的，也有坏的。"她说，"虽然你或许对自己的发现感到失望，但明确一件事情终归是好事。" 很显然，当《巴伦周刊》总裁艾德·费恩（Ed Finn）发邮件透露整个《华尔街日报》公司的裁员计划时，很多人很显然失望不已，甚至出离愤怒。他从《华尔街日报》总编辑那里收到了关于自愿买断工龄的通知，并在回复邮件中询问买断工龄将对裁员产生何种影响。但此次裁员当时尚未对该公司的员工宣布。 此事对费恩而言显然十分尴尬。此事不光被很多媒体争相报道，连他本人也不得不发邮件给这些媒体，承认自己犯了个错误。 沃勒表示，幸运的是，在多数情况下，给所有人群发电子邮件所产生的唯一后果就是尴尬。然而，根据影响的严重程度不同，这种错误还有可能对发件人的职业发展构成影响。"尤其是当此事被当成一件轶事融入组织文化时，"她说，"点击'回复所有'按钮前一定要三思。" 抄送所有人的好处 米凯拉·克朗（Michaela Kron）表示，在她的公司，"回复所有"邮件始终都在发挥积极作用。当有人加入在线语言学习平台Duolingo后，CEO就会发送邮件欢迎新员工。于是，其他员工也都会纷纷发送自己的祝贺邮件，而这些内容往往都会抄送给该公司的全部75名员工。 这些令人烦恼的邮件往来有时候也能发挥积极作用（图片来源：Alamy） 克朗加入公司的第一天收到了40封邮件，而且几乎都抄送给了全公司所有人。她过生日当天也出现了相同的情况。虽然收到许多祝贺邮件有点奇怪，但这项传统的确巩固了该公司的企业文化。 "我们感觉就像一家人一样相互支持。"她说，"这都是通过'回复所有'邮件实现的，而且需要通过积极的方式来落实。" 所以，当你下次再碰到群发给全公司的邮件时，也应该考虑利用"回复所有"功能来施加积极的影响。发送一封积极的邮件、一条有趣的信息、一个晚餐邀请，或者干脆不要回复，无论怎么做，关键要搞清楚别人有可能对你的邮件作何反应。 "每个组织内的电子邮件通讯规则和禁忌都各有不同。"沃勒说，"在你回复群发邮件之前，应该用心感受别人对待这类邮件的态度。" 访问 BBC Capital 阅读 英文原文。