Арганізаваць мерапрыемства – гэта, канечне, не самая простая справа. Пад кантроль трэба ўзяць абсалютна ўсё: стварэнне фірмовага стылю; разам з ім афіш, бэйджаў, дыпломаў; прасоўванне з дапамогай сацыяльных сетак і СМІ БДУ; прыём заявак ад удзельнікаў. Пазней – прыём тэзісаў; набыццё прызоў; браніраванне аўдыторыі; наяўнасць неабходнай тэхнікі ў выглядзе наўтбука, праектара, калонак; арганізацыя кава-брэйку; далейшае асвятленне праекта і гэтак далей.