text: La descripción archivística en los tiempos
  posmodernos: conceptos, principios y normas
  Dunia Llanes Padrón
  
  SciELO Books / SciELO Livros / SciELO Libros
  PADRÓN, D. L. La descripción archivística en los tiempos posmodernos:
  conceptos, principios y normas [online]. Marília: Oficina Universitária; São
  Paulo: Cultura Acadêmica, 2016, 156 p. ISBN: 978-85-7983-777-7. Available
  from: https://books.scielo.org/id/wm48y. https://doi.org/10.36311/2016.97885-7983-777-7.
  
  All the contents of this work, except where otherwise noted, is licensed under a Creative
  Commons Attribution 4.0 International license.
  Todo o conteúdo deste trabalho, exceto quando houver ressalva, é publicado sob a licença
  Creative Commons Atribição 4.0.
  Todo el contenido de esta obra, excepto donde se indique lo contrario, está bajo licencia de
  la licencia Creative Commons Reconocimento 4.0.
  
  LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN
  LOS TIEMPOS POSMODERNOS
  
  DUNIA LLANES PADRÓN
  
  LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LOS
  TIEMPOS POSMODERNOS:
  CONCEPTOS, PRINCIPIOS Y NORMAS
  
  Marília/Oicina Universitária
  São Paulo/Cultura Acadêmica
  
  2016
  
  UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA
  FACULDADE DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS
  Diretor:
  Dr. José Carlos Miguel
  Vice-Diretor:
  Dr. Marcelo Tavella Navega
  Conselho Editorial
  Mariângela Spotti Lopes Fujita (Presidente)
  Adrián Oscar Dongo Montoya
  Ana Maria Portich
  Célia Maria Giacheti
  Cláudia Regina Mosca Giroto
  Giovanni Antonio Pinto Alves
  Marcelo Fernandes de Oliveira
  Maria Rosangela de Oliveira
  Neusa Maria Dal Ri
  Rosane Michelli de Castro
  Parecerista
  Clarissa Schmidt
  (Docente do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense)
  
  Ficha catalográﬁca
  Serviço de Biblioteca e Documentação – Unesp - campus de Marília
  
  L791d
  
  Llanes Padrón, Dunia.
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos : conceptos, principios y normas / Dunia Llanes
  Padrón. – Marília : Oicina Universitária ; São Paulo :
  Cultura Acadêmica, 2016.
  156 p.
  ISBN 978-85-7983-777-7 (digital)
  ISBN 978-85-7983-776-0 (impresso)
  
  1. Arquivologia. 2. Catalogação - Documentos arquivísticos.
  3. Catalogação descritiva. 4. Conceitos. 5. Normas. I. Título.
  CDD 025.3414
  Editora aﬁliada:
  
  Cultura Acadêmica é selo editorial da Editora Unesp
  
  A mis buenos amigos de ayer, de hoy
  y de siempre porque desde hace varios años
  son, ellos, quienes me acompañan a sobrevivir,
  bienaventuradamente, en tierras distantes.
  
  SUMÁRIO
  
  Índice de Abreviaturas ..........................................................................
  Presentación .........................................................................................
  
  9
  11
  
  Introducción ........................................................................................
  1 Evolución histórica de la descripción archivística ...............................
  
  13
  17
  
  2 Descripción archivística: conceptos ...................................................
  2.1 El concepto de descripción y el paradigma custodial .......................
  2.2 El concepto de descripción y el paradigma pos-custodial ................
  2.3 El concepto de descripción: metadatos y evidencia documental ......
  
  22
  22
  25
  31
  
  3 Fundamentos teóricos de la descripción archivística...........................
  3.1 Declaración de Principios: CIA y CUSTARD ................................
  3.2 Descripción Multinivel ...................................................................
  3.3 Modelos conceptuales.....................................................................
  
  35
  36
  39
  42
  
  4 Entidades de descripción archivística .................................................
  4.1Subtipos de entidades archivísticas...................................................
  4.1.1 Entidad documento de archivo. Subtipos ...................................
  4.1.2 Entidad productor. Subtipos .......................................................
  4.1.3 Entidad función. Subtipos ..........................................................
  
  46
  48
  51
  53
  58
  
  5 La descripción y el proceso de normalización.....................................
  5.1 Contexto de desarrollo de la normalización internacional ...............
  5.2 Las normas internacionales de descripción archivística....................
  5.3 Estructuras de datos para la descripción de entidades archivísticas ..
  
  59
  60
  62
  67
  
  6 La nueva generación de normas nacionales y regionales de descripción
  6.1 La normalización de la descripción en Reino Unido: MAD3 .........
  6.2 La normalización de la descripción en EE.UU: DACS ...................
  6.3 La normalización de la descripción en Canadá: RAD2 ...................
  6.4 La normalización de la descripción en Portugal: ODA....................
  
  70
  76
  82
  88
  93
  
  7
  
  6.5 La normalización de la descripción en España: NEDA-I, MDM,
  NODAC, NOGADA y ARANOR ......................................................
  6.6 La normalización de la descripción en Brasil: NOBRADE .............
  6.7 La normalización de la descripción en Uruguay: NUDA ................
  7 Las normas para la creación de puntos de acceso en archivos:
  RCPPCN, NEPAN, DACS, RAD2, ODA y MDM ............................
  7.1 Reglas para la Construcción de Nombres de Personas,
  Lugares e Instituciones. Reino Unido ...................................................
  7.2 Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados de
  Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de
  Descripción Archivística de los Archivos Estatales de España ................
  7.3 Otras normas: DACS, RAD2, ODA y MDM ...............................
  
  98
  118
  122
  125
  126
  128
  130
  
  8 Las normas de codiicación en archivos: EAD y EAC ........................
  
  135
  
  9 ATOM: Software libre para la aplicación de la descripción
  archivística ...........................................................................................
  
  141
  
  10 Consideraciones inales....................................................................
  
  144
  
  Referencias ..........................................................................................
  
  147
  
  8
  
  ÍNDICE DE ABREVIATURAS
  
  AACR2
  APPM
  ARANOR
  ATOM
  BCA
  CIA
  CNEDA
  CONARQ
  CTNDA
  CUSTARD
  DACS
  DGARQ
  DTD
  EAD
  EAC-CPF
  EDARA
  EGAD
  GEDAA
  HTML
  ICA-ATOM
  IGAD
  INTERPARES
  ISAAR (CPF)
  ISAAR (CPF)2
  
  Anglo American Cataloguing Rules. 2a Edition.
  Archives, Personal Papers and Manuscripts
  Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de
  Archivos
  Access to Memory
  Bureau of Canadian Archivists
  Consejo Internacional de Archivos
  Comisión de Normas Españolas de Descripción
  Archivística
  Conselho Nacional de Arquivos
  Câmara Técnica de Normalização da Descrição
  Arquivística
  Canadá-US.Task Force on Archival Description
  Describing Archives: A Content Standard
  Direcção-Geral de Arquivos
  Document Type Deinition
  Encoded Archival Description
  Encoded Archival Context- Corporate Bodies, Persons and
  Families
  Estructura de Datos de Archivos Aragoneses
  Grupo de Expertos en Descripción Archivística
  Grupo de Trabajo para la Deinición de Estructura de
  Datos para la Descripción Archivística de Aragón.
  Hypertext Markup Language
  International Council of Archives - Access to Memory
  Irish Guidelines for Archival Description
  International Research on Permanent Authentic Records
  in Electronic Systems
  International Standard Archival Authority Records for
  Corporate Bodies, Persons and Families
  International Standard Archival Authority Records for
  Corporate Bodies, Persons and Families. 2a Edition.
  9
  
  Dunia Llan
  
  ISAD(G)
  ISBD
  ISDF
  ISDIAH
  MAD2
  MAD3
  MARC
  MDM
  NEDA
  NEPAN
  
  NOBRADE
  NODAC
  NOGADA
  ODA
  RAD
  RAD2
  RCPPCN
  SAA
  SGML
  USMARC AMC
  XML
  
  Pa
  
  ón
  
  International Standard Archival Description (General)
  International Standard Bibliographic Description
  International Standard for Describing Functions
  International Standard for Describing Institutions with
  Archival Holdings
  Manual of Archival Description. 2a Edition.
  Manual of Archival Description. 3a Edition.
  Machine Readable Cataloguing
  Manual de Descripción Multinivel
  Norma Española de Descripción Archivística
  Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso
  Normalizados de Nombres de Instituciones, Personas,
  Familias, Lugares y Materias en el Sistema de Descripción
  Archivística de los Archivos Estatales
  Norma Brasileña de Descripción Archivística
  Norma de Descripción Archivística de Cataluña
  Norma Gallega de Descripción Archivística
  Orientações para a Descrição Arquivística
  Rules of Archival Description
  Rules of Archival Description. 2a Edition.
  Rules for the Construction of Personal, Place and
  Corporate Names
  Society of American Archivists
  Standard Generalized Markup Language
  United States Machinal Readable Cataloguing for Archives
  and Manuscripts Control
  Extensible Markup Language
  
  10
  
  PRESENTACIÓN
  
  Nem sempre temos às mãos um livro que interprete o conjunto
  
  de atualizações que ocorrem em uma determinada área de modo didático e
  sistemático para que possamos nos orientar sobre o que está sendo utilizado
  e sabermos como utilizar bem como a importância de utilizar.
  Neste livro, sobre descrição arquivística, observa-se a preocupação
  da autora em mostrar as atualizações presentes na normalização internacional
  de descrição e seus desdobramentos nas normalizações de vários países, Grã
  Bretanha, EE.UU, Canadá, Portugal, Espanha, Brasil e Uruguai, assim como
  sobre as normas para criação de pontos de acesso, mediante construção de
  registros de autoridade, em arquivos por nomes pessoais, de instituições e
  geográicos da Grã Bretanha e dos Arquivos Estatais da Espanha.
  A descrição arquivística e suas normalizações entram deinitivamente
  na era digital para propiciar o acesso à informação e, principalmente, o
  compartilhamento da informação. O grande passo para isso é a padronização
  da descrição arquivística mediante normalizações internacionais, conforme
  demonstrado pela autora quando discorre sobre as normalizações. Esse
  processo é, como explica a autora, impulsionado de um lado pelas novas
  tecnologias de informação e comunicação (TICs) e por outro lado pela
  grande diversidade de usuários que precisam ter acesso à informação e
  compartilhá-la. Dentro dessa diversidade de usuários estão os proissionais
  e os sistemas de arquivos que necessitam compartilhar informações cujas
  descrições estejam disponíveis. Essa continuidade de descrição arquivistica
  proporciona uma intensa interoperabilidade entre sistemas de modo tal
  que o processamento da informação se torna mais otimizado em relação ao
  tratamento e à recuperação dando organicidade à gestão documental.
  A oportunidade que se abre mediante esse livro é fantástica e
  importante tendo em vista o desenvolvimento de pesquisa de pós-doutorado
  levado à cabo pela Professora Doutora Dunia Llanes Padrón da Universidad
  11
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  de La Havana, Cuba sob minha supervisão no Programa de Pós-Graduação
  em Ciência da Informação da UNESP - Campus de Marília.
  A Professora Doutora Dunia Llanes Padrón tem vínculo
  empregatício com a Universidad de La Havana, Cuba, onde ministra
  “Descrição Arquivística”, entre outras disciplinas de graduação, além de
  orientação de trabalhos de pesquisa. Sua formação de Pós-Graduação,
  Especialização, Mestrado e Doutorado, foi realizada na Universidad de
  Salamanca, Espanha, sob orientação da Professora Doutora Maria Manuela
  Moro Cabero e José Luiz Bonal Zazo.
  Sua pesquisa de pós-doutorado “Metodologia para la creación de
  normas de descripción archivística”, em andamento no período de 20142016, tem como objetivo propor uma metodologia para a elaboração de
  normas de descrição arquivística. O texto deste livro traz a compilação
  dos resultados sobre os diferentes processos normativos desenvolvidos no
  campo da descrição arquivística nos últimos anos após a publicação da
  ISAD (G) e ISAAR (CPF) pelo Conselho Internacional de Arquivos em
  resposta à demanda de uso da automatização de arquivos.
  A elaboração das normas pelos diferentes países demonstra um
  esforço em âmbito nacional de deinição de procedimentos especíicos
  tendo em vista a realidade de cada país. A pesquisa de pósdoutorado da
  Professora Doutora Dunia, desenvolve-se no Brasil considerando-se que
  foi a primeira proposta normativa de um país latinoamericano e que tem
  importância reletida tanto na formação quanto atuação dos proissionais
  de arquivos ainda pouco expressiva em um país de dimensões continentais,
  mas que tem uma Lei Federal de Acesso à Informação bastante expressiva
  de modo a garantir o direito à informação.
  O conjunto de conhecimentos sobre as normativas nacionais
  e a relexão crítica que a comparação oferece como espelhamento das
  diferentes realidades nacionais é o avanço que a pesquisa propicia aos alunos,
  pesquisadores e proissionais interessados na gestão documental em arquivos.
  Profa. Dra. Mariângela Spotti Lopes Fujita
  
  12
  
  INTRODUCCIÓN
  
  En las últimas décadas del pasado siglo ocurrieron varios sucesos
  
  de carácter económico, tecnológico y social que tuvieron una inluencia
  directa en la Archivística. Las teorías y fundamentaciones conservadoras de
  esta ciencia no podían dar respuesta a los nuevos eventos. En la Archivística
  se comienza, entonces, un proceso de reinvención y re-conceptualización con
  el propósito de atender a las nuevas dinámicas sociales. Es en este momento
  cuando surge un discurso crítico sobre las prácticas empíricas, reglas y
  procedimientos que regían la realidad de los archivos desde el siglo XIX.
  Varios autores, revolucionados por estos acontecimientos,
  comienzan a pensar en la idea de una evolución paradigmática de la
  Archivística, apoyándose en la noción de paradigma cientíico propuesto
  por el profesor estadounidense homas Kuhn.1 Tomando como base la
  ideología de la evolución cientíica, los estudiosos de este tema apuntan
  que para inales del siglo XX ocurrió un cambio de paradigma en la
  Archivística, transitando del Paradigma Custodial (1898-1980) al
  Paradigma Posmoderno (1980 - Actualidad).
  Siguiendo esta ilosofía de pensamiento, se puede pensar, que la
  Archivística está caminando por un nuevo paradigma cientíico conocido
  como “Posmoderno o Pos-custodial”. La Archivística Posmoderna dirige
  sus discusiones y reformulaciones a temas como el documento de archivo,
  el principio de procedencia, la evidencia, el ciclo de vida, el modelo de
  custodia y los procesos. Los investigadores analizan los cambios en las
  percepciones y las concepciones de estos conceptos de cara a las nuevas
  realidades archivísticas.
  
  homas Samuel Kuhn fue un físico, historiador y ilósofo de la ciencia estadounidense, conocido por su
  contribución al cambio de orientación de la ilosofía y la sociología cientíica en la década de 1960. Kuhn es
  uno de los ilósofos de la ciencia más importantes del siglo XX. En 1962, publicó he Structure of Scientiic
  Revolutions (La estructura de las revoluciones cientíicas), obra en la que expuso la evolución de las ciencias
  naturales básicas de un modo que se diferenciaba de forma sustancial de la visión más generalizada entonces.
  
  1
  
  13
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Los debates teóricos surgidos desde los años 80 y hasta nuestros días
  exponen que la naturaleza del documento de archivo se caracteriza, ahora,
  por sus cambios contextuales, por su naturaleza mutable y su diplomática; se
  redescubre la procedencia enfocándose, hoy, en la evidencia y apartándose de
  lo físico; se establece el modelo del record continuum, el enfoque de la poscustodia de los documentos y se hace mayor énfasis en el acceso.
  Los procesos archivísticos, en los tiempos posmodernos, también han
  sufrido modiicaciones; se han repesando sus fundamentos y sus aplicaciones
  prácticas. La clasiicación se centra, ahora, en el principio funcional y la
  valoración adopta la teoría de la macro-valoración funcional. La descripción
  no es ajena a estos cambios e, igualmente, comienza a re-inventarse; los
  profesionales se centran en sus principios teóricos, en la normalización de la
  práctica y la creación de sistemas descriptivos en ambientes web.
  Desde los tiempos del paradigma custodial, la descripción ha
  desempeñado un papel preponderante, pues, siempre, ha constituido el
  eslabón principal entre el usuario y los documentos. Su función ha sido
  promover y facilitar el uso de los fondos o, como establece el Consejo
  Internacional de Archivos (CIA), “El propósito de la descripción archivística
  es identiicar y explicar el contexto y el contenido del material archivístico
  a in de promover su accesibilidad.” (CONSEJO INTERNACIONAL DE
  ARCHIVOS, 1992, p. 8).
  El impacto de las tecnologías en la Archivística inluyó en su
  evolución paradigmática y, consecuentemente, transformó las formas
  de producir, gestionar y acceder a la información. Las tecnologías de la
  información y las comunicaciones cambiaron el modo en que los archiveros
  deben presentar y facilitar el acceso a la información archivística. Esto
  ha traído consigo un cambio en las estrategias a seguir en el proceso de
  descripción. Los usuarios de los tiempos posmodernos no han cambiado sus
  necesidades informativas pero sí las formas de búsqueda de la información.
  Estos nuevos contextos exigen un nivel más elevado de conceptualización,
  normalización y tecnología en los procesos.
  En los tiempos actuales, marcados por la tecnología, el usuario
  virtual no tiene interés en visitar ediicios históricos y acariciar documentos
  en papel; ahora tiene expectativas nuevas y quiere trabajar con sistemas
  
  14
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  electrónicos de búsqueda que le den acceso a fondos de archivos de
  cualquier lugar del mundo.
  Estos nuevos contextos han conllevado a los organismos
  archivísticos nacionales e internacionales, a desarrollar nuevas formulaciones
  teóricas, nuevas normas de descripción y nuevos software que se adapten a
  las exigencias de los usuarios y a las nuevas tendencias posmodernas.
  En los últimos años los profesionales de los archivos han dedicado
  un gran esfuerzo a la normalización de la descripción archivística, obteniendo
  grandes beneicios. El Consejo Internacional de Archivos ha publicado cuatro
  estándares que describen documentos, autoridades, funciones y entidades de
  custodia. De igual modo, en diferentes países se han desarrollado normas
  nacionales y regionales que, pese a sus diferencias, facilitan la accesibilidad y
  la interoperabilidad entre las instituciones de información.
  La creación, aplicación y uso de estándares en el proceso
  descriptivo permite a los usuarios identiicar la documentación que
  cubre sus necesidades informativas y facilita la integración de los archivos
  en las nuevas dinámicas de la sociedad, caracterizada por la presencia
  incondicional de las tecnologías. La regulación del proceso de descripción,
  como bien se expone en ISAD(G), también hace posible la agrupación de
  las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema uniicado
  de información.
  La realidad actual de la descripción archivística diiere de modo
  signiicativo respecto a la década del 80 del pasado siglo. La reformulación
  del concepto de descripción, la elaboración de modelos conceptuales y la
  publicación de varias normativas ha llevado a una reconsideración de los
  propósitos de la descripción, motivado esto, fundamentalmente, por la
  existencia de distintos formatos y tipos de entidades y, sobre todo, por las
  perspectivas creadas para el intercambio de datos en entornos electrónicos.
  Esta obra tiene como propósito mostrar el comportamiento del
  proceso de descripción en tiempos en los que la Archivística, para muchos,
  está en los inicios de un nuevo paradigma cientíico. A través de sus capítulos
  se expone la evolución del concepto de descripción, desde su origen en el
  custodial hasta el pos-custodial y sus vinculaciones con los conceptos de
  evidencia, metadatos y documento electrónico. Se analizan los principales
  15
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  principios teóricos de la descripción, desde los enunciados simples hasta
  los modelos conceptuales pensados para descripciones unidimensionales y
  pluridimensionales.
  En los capítulos de este libro, también, se presentan y describen
  las normas de descripción archivística que se han publicado después de
  ISAD(G). Reino Unido, EE.UU., Canadá, Portugal, España, Brasil y
  Uruguay son los países que han desarrollado normas de estructuras de
  datos, contenidos, presentación y codiicación para regular el proceso
  de descripción. En un período de 20 años, aproximadamente, se han
  elaborado un conjunto de estándares que sirven de base para la aplicación
  de la descripción en sistemas de archivos de cualquier país pues aportan
  ideas importantes y novedosas sobre la normalización de este proceso.
  Por último, se exponen los lenguajes de codiicación utilizados en
  la descripción para facilitar la recuperación, el intercambio de información
  y la navegación por arquitecturas de información en ambientes
  digitales. Además, se presenta un software libre diseñado por el Consejo
  Internacional de Archivos para la descripción de las entidades archivísticas
  y la conservación de la memoria mundial.
  Este libro pretende recorrer los caminos complexos de la
  descripción a partir de sus fundamentos teóricos, su normalización y su
  aplicación práctica. El proceso de descripción está en constante renovación
  como sucede con la Archivística, por tanto, esta obra no da por presentados
  todos los cambios que pueden acontecer en la descripción en épocas del
  paradigma pos-custodial. Muchas son las investigaciones que aún están
  por surgir relacionadas con este proceso archivístico.
  La Descripción Archivística en los Tiempos Posmodernos: Conceptos,
  Principios y Normas pretende ser una obra didáctica para los archiveros,
  estudiantes y profesores que estén vinculados con esta área del conocimiento.
  El proceso de descripción es y será siempre el puente mágico que une a la
  sociedad con la información tanto en los períodos custodiales de la ciencia
  como en los tiempos de paradigmas posmodernos.
  
  16
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  1 EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA
  DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
  
  A
  
  ntes de adentrarnos en el estudio de la descripción como un
  proceso archivístico, es importante conocer el signiicado de este término.
  Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española (1992),
  el término descripción proviene del latín descriptio - onis y es la acción y el
  efecto de describir, originario de las voz latina describire siendo una de sus
  acepciones la de representar a personas o cosas por medio del lenguaje,
  reiriendo o explicando sus distintas partes, cualidades o circunstancias.
  Por lo tanto, si unimos ambos términos (“descripción” y
  “archivística”), haremos referencia a un proceso consistente en la
  “representación de los archivos” o, de forma más precisa, “la representación
  del contenido de los archivos”, es decir de los documentos y sus relaciones
  con otras entidades archivísticas.
  Resulta imposible estudiar este proceso sin antes comprender en
  qué consiste la descripción archivística y su evolución histórica. Para conocer
  la trayectoria de la descripción desde sus inicios hasta la actualidad y los
  cambios que se han producido en el concepto se presenta, a continuación,
  un análisis de este tema.
  La operación de describir no es un hecho reciente en el quehacer
  de los archivos, ni surge como consecuencia de las tecnologías, ni del
  desarrollo de normas descriptivas. La descripción más antigua de la que
  se tiene conocimiento data del año 1500 a.c. (DUFF, 2008, p. 51). Desde
  esta época ya existían registros que se utilizaban como sustitutos de los
  documentos originales; estos listados constituyen los primeros vestigios de
  descripción documental.
  El desarrollo de las prácticas descriptivas está directamente
  vinculado a la historia de los archivos. Tal y como expresan Linares y
  Mena (2014) civilizaciones preclásicas y clásicas como la mesopotámica,
  la egipcia, la griega o la romana contaban con archivos como medios para
  17
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  ejecutar y controlar las actividades de la vida económica, política, religiosa
  y administrativa de la sociedad (p. 93-94).
  Estas culturas fueron las primeras que crearon repertorios de
  documentos. Los registros eran conservados para uso administrativo, para
  salvaguardar los derechos de sus productores y para preservar el contenido
  de los archivos en caso de desastre, guerra o incendios. Como puede verse,
  esta forma básica de descripción no tenía como propósito orientar a los
  usuarios en su búsqueda ni facilitar la localización de los documentos
  y mucho menos controlar los fondos documentales. En la antigüedad
  la inalidad de la descripción era, principalmente, brindar apoyo a las
  administraciones (DURANTI, 1993, p. 48).
  La Edad Media trajo para los archivos un cierto estancamiento
  producido, principalmente, por la imposición del procedimiento oral
  y la prueba testimonial sobre el valor probatorio del documento escrito
  (CRUZ, 1993, p. 110-111). Un factor que caracterizó el Medioevo fue
  el surgimiento y el incremento de los escribas en los monasterios. Ellos
  fueron los responsables de copiar todo el contenido de los documentos
  para su posterior consulta. En esos tiempos, en los que la archivística sufre
  un retroceso con respecto a la Antigüedad, la descripción era totalmente
  desconocida y fue asociada a la acción de copiar.
  En la época moderna el uso de los archivos por las grandes
  monarquías, especialmente las europeas, tuvo un marcado carácter jurídico
  y administrativo, como sucedió en épocas anteriores. En este contexto, la
  descripción documental constituía una garantía de la conservación de la
  evidencia de las funciones ejecutadas. Durante este período la descripción
  se llevaba a cabo con el objeto de conservar el signiicado de las acciones
  registradas en los documentos y se materializaba en instrumentos de
  diversos tipos, tales como índices, inventarios y herramientas de referencia.
  Un ejemplo relacionado con la elaboración de inventarios, en
  la época moderna, lo constituyó, sin lugar a dudas, la Instrucción para
  el Gobierno del Archivo de Simancas de 1588, irmada por Felipe II de
  España. Estas ordenanzas son conocidas como el primer reglamento de
  archivos. En su punto número siete establecía la necesidad de elaborar
  
  18
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  inventarios que tuvieran los listados de los documentos que se conservaban
  y su localización.2
  A inales del siglo XVIII y hasta gran parte del siglo XX, los archivos
  se volcaron al servicio de la investigación histórica. Con ello, se abren las
  puertas de los acervos a los ciudadanos. Esta apertura despierta un interés en
  los archiveros por buscar nuevas estrategias para organizar los documentos
  y garantizar el acceso. Es en este momento cuando la descripción y la
  clasiicación se convierten en dos operaciones integradas e intelectualmente
  comienzan a determinar la organización física del material de archivo.
  Durante esta época, marcada por la corriente intelectual de
  la Ilustración, los archiveros crearon métodos de organización que
  establecieron el orden en que los documentos debían estar representados
  en los instrumentos de búsqueda. Este modelo estuvo pensado para los
  estudios históricos que prosperaban en un período caracterizado por los
  movimientos intelectuales. La forma de clasiicación más usada fue la
  temática aunque en algunos casos se utilizó la ordenación cronológica.
  Como resultado de este tipo de ordenación los fondos fueron desmembrados
  y los documentos perdieron el origen de su formación. Estos eran descritos
  unidad documental por unidad documental y las descripciones servían
  como sustitutas de los propios documentos (DURANTI, 1993, p. 50).
  En la Edad Contemporánea la archivística adquiere mayor carácter
  cientíico a partir de la delimitación de sus principios teóricos: Respeto a
  los Fondos, Respeto a la Procedencia y el Respeto a la Clasiicación de
  Documentos. Con el surgimiento de estos enunciados y el fracaso de la
  clasiicación por materias los archiveros vieron la necesidad de separar las
  tareas de clasiicación, ordenación y descripción.
  La descripción, entonces, pasó a ser un proceso del tratamiento
  archivístico independiente de la organización. Se precisaba conocer todos
  los elementos vinculados con la creación de los documentos y esto sólo
  se podía obtener a través de la descripción, que desde ese momento,
  “Asi mismo mandamos que se forme otro libro de inventarios que el dicho secretario Diego de Ayala tiene
  hechos y hiziere de aquí adelante las facultades de todo género de escripturas que al presente ay en el dicho
  archiuo con muy particular y breue relación de lo que cada uno contiene y con el numero y caxon donde la
  tal escriptura se hallara; y que este se intitule ‘Libro de Inventarios’. Y las personas que adelante succedieren
  en el dicho cargo de archiueroan de tener particular cuidado de hacer lo mismo cada uno en su tiempo.”
  (RODRÍGUEZ, 1989, p. 105).
  
  2
  
  19
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  comenzaba a ocuparse, además, de las características del documento, de
  sus productores y del contexto de creación.
  A partir de aquí, la descripción pierde su función de custodia
  y se orienta a facilitar la recuperación de los documentos y el acceso a
  la información. Este nuevo propósito se vio cumplimentado con la
  compilación de todo tipo de instrumentos de búsqueda y de recuperación.
  La igura que a continuación se muestra resume la trayectoria de
  la descripción a lo largo de la historia.
  
  Figura 1. Evolución histórica de la descripción archivística
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  Resumiendo, en sus inicios, los instrumentos de descripción
  (listados y repertorios) sirvieron de evidencia de la existencia de los archivos
  y respondían completamente a los intereses de las administraciones públicas.
  En el Medioevo la descripción estuvo vinculada con la acción de transcribir
  documentos y su desarrollo fue escaso. Posteriormente, los archivos abren
  sus puertas a la sociedad; los archiveros comienzan a buscar soluciones
  para garantizar la organización de los documentos y se unen en una misma
  operación la clasiicación y la descripción. Finalmente, la Archivística
  
  20
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  toma un lugar en las ciencias y la descripción se adapta a sus principios y
  fundamentos teóricos, convirtiéndose en una actividad independiente con la
  función de facilitar la recuperación y el acceso a los documentos.
  Si analizamos la evolución de la descripción aplicando el método
  paradigmático propuesto por homas Kuhn, podemos entender cuál
  ha sido el comportamiento de este proceso en los diferentes estadios
  paradigmáticos de la archivística. A continuación se muestra esta idea
  gráicamente:
  
  Figura 2. Representación gráica de la descripción según los paradigmas
  archivísticos
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  De acuerdo a todo lo analizado, se puede decir que la descripción
  archivística, a lo largo de la historia, ha pasado por varias etapas y ha
  tenido funciones diferentes. Esta fase del tratamiento archivístico siempre
  ha respondido a los intereses de la sociedad en general. La descripción,
  según Duranti, desde su surgimiento como práctica archivística ha estado
  vinculada a tres actividades: conservar el signiicado, mantener el control y
  proporcionar acceso (DURANTI, 1993, p. 52).
  
  21
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  En la trayectoria histórica de la descripción archivística se ha dado
  un proceso cíclico. Esta actividad surgió con la función de mantener la
  evidencia y el signiicado pero con el tiempo fue perdiendo esta inalidad.
  Sin embargo, en la actualidad, los continuos avances tecnológicos hacen
  que la descripción retome nuevamente la función con que originariamente
  fue creada: mantener la evidencia y la autenticidad de los documentos. La
  nueva visión del archivo como espacio de gestión administrativa o espacio
  de gestión cientíico-cultural justiica estas acciones. Es decir, estas formas
  de entender la descripción son el relejo directo de los modos de entender el
  archivo y la Archivística como ciencia interdisciplinar en los nuevos tiempos.
  Con el surgimiento de la Archivística como espacio de
  conocimiento y disciplina cientíica, varios teóricos comienzan a investigar
  y redactan las primeras deiniciones de descripción como proceso
  archivístico. Para comprender mejor la descripción en la actualidad, sus
  funciones y los principios que la rigen, es imprescindible hacer un estudio
  de las principales deiniciones que se han dado a lo largo del tiempo, sus
  características y sus corrientes paradigmáticas.
  2 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: CONCEPTOS
  A pesar de la importancia que tiene la descripción para los
  archivos y la archivística, durante mucho tiempo esta actividad se realizó
  sin tener concebidos sus fundamentos teóricos. Aún en la actualidad
  muchos profesionales de la información asocian la descripción con listados
  de referencia, inventarios, guías, índices y catálogos desconociendo los
  principios que rigen la realización del proceso descriptivo. Por otra parte,
  el vocablo descripción es, muchas veces, conocido, solamente, como la
  operación que facilita el acceso a los documentos. Por ello, es preciso
  analizar los aspectos esenciales que han deinido el concepto de descripción
  archivística, desde su surgimiento hasta la actualidad.
  2.1 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN Y EL PARADIGMA CUSTODIAL
  Los primeros conceptos del proceso comienzan a surgir en la década
  del 60 del siglo pasado. En 1961, heodore Schellenberg, consideraba la
  
  22
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  descripción como “El conjunto de actividades desarrolladas por el archivero
  con la inalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten el
  acceso a los fondos documentales en cualquiera de sus niveles (desde el
  fondo hasta la unidad documental simple).” (SCHELLENBERG, 1961
  apud BONAL ZAZO, 2000, p. 156).
  El Basic Glossary for Archivists, Manuscript, Curators, and Records
  Managers, caliica la descripción como “El proceso de establecer el control
  intelectual sobre los fondos mediante la preparación de instrumentos de
  descripción.” (1974 apud GILLILAND; MCKEMMISH, 2005, p. 11).
  Por su parte, el Diccionario de terminología archivística del
  Consejo Internacional de Archivos (CIA) la deinió en los años 80 como
  “La elaboración de instrumentos de búsqueda que faciliten el control y
  la consulta de los fondos y colecciones.” (WALNE, 1984, p. 59). Los
  instrumentos de búsqueda o de referencia incluyen las guías, los inventarios,
  los catálogos y los índices, entre otros.3
  A su vez, Antonia Heredia explica que “[...] descripción es el
  proceso de análisis de los documentos de archivos o de sus agrupaciones
  materializado en representaciones que permitan su identiicación
  y localización y la recuperación de su información para la gestión o la
  investigación.” (HEREDIA, 1989, p. 302). La autora aporta varias ideas
  3
  En el Diccionario de terminología archivística publicado por el Ministerio de Cultura de España se deinen
  estos instrumentos como:
  
  Guías: Instrumento de referencia que describe, globalmente, fondos documentales de uno o varios archivos,
  indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman,
  fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el
  archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
  Inventario: Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su
  organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El
  inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del
  organismo productor de los documentos y el cuadro de clasiicación del fondo descrito. Los asientos del
  inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende.
  Debe completarse con los índices correspondientes.
  Catálogo: Instrumento de referencia en el que, con la inalidad de informar sobre una materia u objeto especíico,
  se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una ainidad temática, cronológica,
  paleográica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
  Índices: Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de
  conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.
  Tomado de: ESPAÑA. Ministerio de Cultura de España. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.
  Subdirección General de los Archivos Estatales. Diccionario de terminología archivística. Madrid, 1993.
  Disponible en: <http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html#_l>.
  Acceso en: 16 dic. 2014.
  
  23
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  que son vitales para el análisis del concepto: “[…] se deben analizar los
  tipos documentales (diplomáticos y jurídicos), su contenido, el lugar,
  fecha de redacción, caracteres externos y los datos para su localización.”
  (HEREDIA, 1989, p. 300).
  En España, el Diccionario de terminología archivística del Ministerio
  de Cultura (1993) estableció que la descripción era “La fase del tratamiento
  archivístico destinado a la elaboración de los instrumentos de consulta
  para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales
  y colecciones de los archivos.” Donde, según el mismo diccionario, “Los
  instrumentos de consulta describen unidades documentales con el in de
  establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos
  para permitir su localización y recuperación.” (ESPAÑA, 1993, p. 39). En
  esta deinición no se hace mención al término instrumento de descripción
  sin embargo se dice al respecto que “Es un instrumento de referencia dentro
  de la fase de descripción y que incluye a las guías, inventarios, catálogos e
  índices.” (ESPAÑA, 1993, p. 40).
  Todas las deiniciones citadas contribuyen a perilar el concepto
  de descripción imperante durante la época de la archivística caracterizada
  por el paradigma custodial (patrimonialista, histórico-tecnicista). En este
  concepto se encuentran presentes tres elementos:
  1. La actividad realizada
  2. La inalidad perseguida
  3. El resultado obtenido
  Como se puede apreciar en los conceptos citados, desde
  Schellenberg hasta Heredia, constatando la visión de prestigiosas
  instituciones como el Consejo Internacional de Archivos y la Society of
  American Archivists y por diccionarios de archivística, el concepto se ha
  ido perilando, especialmente, en lo concerniente a la representación
  de los documentos. En un principio la actividad no se precisaba en las
  conceptualizaciones pero el análisis documental cobró más fuerza y
  los autores comenzaron a presentar, en sus propuestas de deinición, la
  representación de los caracteres internos y externos de los documentos.
  La inalidad de la descripción en todos los países estuvo orientada
  en una misma dirección. Los autores coincidieron en la importancia que
  24
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  tenía el control de los fondos documentales. Se necesitaba proporcionar
  un acceso más abierto a los documentos y para ello era necesario tener
  un conocimiento generalizado de los fondos que permitiera localizar y
  recuperar la información. La descripción debía cumplir con una de las
  funciones básicas de los archivos: facilitar la consulta de los documentos.
  Para ello, un requisito fundamental era organizar y localizar todos los tipos
  documentales existentes.
  Con respecto a los resultados, un punto común entre estas
  deiniciones es la tendencia a identiicar la descripción con el instrumento
  resultante de la actividad descriptiva. Estos instrumentos fueron nombrados
  de diversas formas (instrumentos de investigación, de búsqueda, de
  referencia o de consulta) pero siempre mantenían la misma función:
  facilitar el control de los fondos y la accesibilidad de los documentos a los
  usuarios. Varios de los manuales, publicados hasta esas fechas, explicaban
  con detalle los tipos de instrumentos de descripción que existían así como
  su correspondencia con los niveles de información.
  Cada nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental, etc.)
  ofrece un nivel especíico de información. El análisis de esto trajo como
  consecuencia la consideración de que cada una de estos niveles debía ser
  objeto de una descripción. Por lo que para cada nivel de descripción se
  deine un tipo especíico de instrumento de descripción. Así que los fondos
  podían ser descritos a través de las guías, las series documentales a través de
  los inventarios y las unidades documentales a través de catálogos.
  Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se puede airmar que en
  las primeras deiniciones publicadas, la descripción se ocupaba de capturar
  la información contenida en los documentos para con ello elaborar
  herramientas de descripción, es decir, la representación de información en
  un formato determinado.
  2.2 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL
  Las últimas décadas del siglo XX (80-90) marcaron el inicio de una
  nueva etapa en la historia de la Archivística conocida, por muchos, como la
  era de la posmodernidad o la era del pos-custodial. La profesión comenzó
  a adaptar sus principios a los nuevos entornos políticos, económicos,
  25
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  tecnológicos y culturales de la sociedad. Al respecto, Terry Cook, expresó
  que “[…] en este mundo posmodernista la archivística ha sufrido un
  cambio de paradigma, desaiando a todos los archiveros a replantearse su
  forma de pensar y de realizar su trabajo.” (COOK, 2001, p. 3).
  La década de los 90 marca el inicio de una nueva etapa en el
  proceso de descripción. El Consejo Internacional de Archivos comienza
  desarrollar normas de estructuras de datos internacionales que cumplieran
  con los requisitos necesarios para describir, recuperar y acceder a las
  entidades archivísticas de forma homogénea. El inicio de las actividades de
  normalización trajo consigo una reconsideración de los fundamentos de la
  descripción y de las deiniciones que comienzan a surgir.
  No obstante, desde la segunda mitad de la década de los 80 ya es
  posible advertir un cambio en el concepto de descripción. Diversos autores
  y organismos vinculados a distintos proyectos de creación de normas de
  descripción presentan deiniciones que ponen más énfasis en la actividad
  (la representación de los fondos de los archivos) que en el resultado inal
  (los instrumentos de descripción, búsqueda, consulta, investigación).
  La siguiente igura muestra, representativamente, la función de la
  descripción en los archivos durante el período marcado por el paradigma
  custodial.
  
  Figura 3. Descripción archivística y paradigma custodial
  Fuente: elaborado por la autora.
  
  26
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Resulta de interés mostrar, también, gráicamente como se
  presenta la nueva concepción de la descripción con el cambio de método
  paradigmático en la archivística por estas fechas. La igura siguiente
  ejempliica la concepción del concepto enfocado a la actividad y no a los
  instrumentos.
  
  Figura 4. Descripción archivística y paradigma pos-custodial
  Fuente: elaborado por la autora.
  
  La evolución tecnológica conseguida en las últimas décadas
  del Siglo XX permitió disociar el concepto de descripción del concepto
  de instrumento de búsqueda. La descripción consiste en elaborar
  una representación (actividad) que puede tener diferentes formas de
  manifestación (instrumentos de consulta); a partir de una base de datos
  descriptiva es posible obtener diferentes formatos de salida (varias formas
  de visualización en pantalla o distintos tipos de impresos).
  El Bureau Canadien des Archivistes fue uno de los primeros
  organismos que comenzó a redeinir este concepto en esta época. En 1986
  deinió la descripción como “La representación más exacta y más concisa
  posible de cualquier unidad archivística, elaborada siempre bajo el principio
  de origen y procedencia.” (BUREAU CANADIEN DES ARCHIVISTES,
  1986 apud BONAL ZAZO, 2000, p. 159).
  27
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Otra deinición donde se advirtió este cambio fue la
  propuesta por Michael Cook y Margaret Procter en la segunda
  edición del Manual of Archival Description en 1989, donde se
  consideraba que la descripción no es más que la representación de
  los documentos utilizando descriptores y estas representaciones, en la
  práctica, se materializan en los sistemas o instrumentos de búsquedas4
  (COOK; PROCTER, 1989a, p. 6).
  A partir de estas propuestas y de otros estudios relacionados con
  la normalización el Consejo Internacional de Archivos (CIA), responsable
  de la normalización internacional del proceso de descripción, delimitó la
  deinición de descripción como:
  La creación de una representación exacta de una unidad de
  descripción y de las partes que la componen, en caso de haberlas,
  por el procedimiento de captación, cotejo, análisis y organización de
  cualquier información que sirva para identiicar la documentación y
  explicar el contexto que la produjo. (CONSEJO INTERNACIONAL
  DE ARCHIVOS, 1995, p. 13).
  
  Así quedó establecido el concepto en la primera edición de la
  Norma Internacional de Descripción Archivística.
  El CIA, en la segunda edición de ISAD(G), establece que
  descripción es:
  La elaboración de una representación de la unidad de descripción y,
  en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación,
  análisis, organización y registro de la información que sirve para
  identiicar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo,
  así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término
  también sirve para describir los resultados de este proceso. (CONSEJO
  INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 16).
  
  Como puede observarse, las deiniciones propuestas por el CIA, en
  las dos ediciones de ISAD(G), son bastante parecidas entre sí. La segunda
  El concepto en idioma original es: “In Information heory, these descriptive substitutes are known collectively
  as the Representation ile or iles. In real life, representation iles in an archival repository are components of a
  complex inding aid system, in which the individual inding aids take the form of catalogues, lists, inventories,
  calendars or guides.”
  
  4
  
  28
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  edición enfatiza en la importancia que tiene brindar información acerca del
  medio en el que se crean los documentos y, por consiguiente, de su productor.
  Además, como nota aclaratoria, especiica que se pueden obtener varios
  instrumentos de consulta como resultado de la actividad. En la primera
  edición no se hace mención alguna a estos instrumentos sin embargo en esta
  edición se creyó oportuno hacer referencia a ellos como uno de los posibles
  resultados del proceso pero sin agregarle mayor connotación.
  El CIA, apoyado en los conceptos anteriores, hace una propuesta
  de mayor alcance y explícita de descripción archivística. ISAD(G) se
  centra más en la actividad y deja claro que lo importante es representar
  la información contenida en todas las unidades de descripción; es decir,
  no la limita sólo a unidades documentales o ítems como se releja en
  manuales anteriores. Este nuevo enfoque de la descripción, basada en la
  representación de contenidos con el in de obtener diversas salidas, hace
  posible una ampliación del objeto de la descripción.
  La descripción va más allá del control y acceso a los fondos
  archivísticos no niega su importancia pero presta más atención a la acción
  de explicar el documento y su contexto de producción para entender
  su origen y procedencia. Por ello, establece que en las descripciones
  debe aparecer información sobre el responsable de la producción de los
  documentos.
  Sin lugar a dudas, la disociación entre el concepto de descripción
  y el concepto de instrumentos de búsqueda, en la propuesta del CIA, es el
  elemento que marca la diferencia con deiniciones anteriores. La descripción
  en los archivos no se debe realizar con la inalidad de crear un determinado
  instrumento de búsqueda o de consulta. Su objetivo debe estar orientado
  a representar la información de forma coherente para establecer un sistema
  general de información archivística que permita representar la información
  en varios formatos (varios instrumentos de descripción) e integrar datos de
  varios archivos para facilitar su intercambio y su gestión.
  La disociación entre ambos conceptos en la propuesta de ISAD(G)
  no es más que la aplicación práctica de la Declaración de Principios del
  CIA que establece que:
  
  29
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  […] estos principios se deben articular para construir una estructura
  de aplicabilidad general y un sistema de descripción archivística que
  no dependan de los instrumentos de búsqueda o de los sistemas de un
  depósito dado, ya sea un sistema manual o automatizado. (CONSEJO
  INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992, p. 8).
  
  Las normas desarrolladas por el CIA ejercieron una gran inluencia
  en los manuales y estándares que se han publicado posteriormente. Los
  autores parten de los fundamentos teóricos expuestos en ISAD(G) para
  deinir su concepto. A continuación se muestran algunos de ellos.
  EnLapractiquearchivistiquefrançaise(1993)seplanteaque“Ladescripción
  archivística es una representación exacta y concisa de las unidades de descripción
  y se debe realizar respetando, siempre, el principio de origen y procedencia.”5
  (FAVIER, 1993, p. 141).
  El Standards for archival description: a handbook, de 1994, deinía
  la descripción como “El proceso de capturar, recoger, analizar y organizar
  cualquier información que sirva para identiicar, gestionar, localizar e interpretar
  los fondos de instituciones archivísticas y explicar los contextos y sistemas de
  documentos de los que se seleccionaron esos fondos.” (IRONS, 1994).
  En las Rules for archival description, en su segunda edición, se
  exponía que “La descripción archivística era un registro de forma normalizada
  de información que recogía la estructura, función y contenido de los
  documentos.” (BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 2008, p. 22).
  En las obras citadas se puede observar la inluencia del proceso
  internacional. En todas se delimita la descripción archivística como
  aquel proceso que permite acceder a los documentos a través de sus
  representaciones y que debe explicar la información relacionada con la
  procedencia, la estructura y el contenido de las unidades de descripción.
  Los autores coinciden en que la actividad fundamental de la
  descripción es representar, a través de información normalizada, las
  unidades de descripción con el objeto de gestionar los documentos y su
  contexto. En ninguno de los casos se deine el resultado de la descripción,
  El concepto original es: “La description archivistique a pour object de donner de toute unité archivistique
  a décrire la représentation la plus exacte et la plus concise posible, dans le respect du principe de provenance.”
  
  5
  
  30
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  lo que demuestra que los archiveros han comprendido que descripción
  archivística e instrumentos de descripción no son, necesariamente,
  conceptos relacionados entre sí.
  2.3 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN: METADATOS Y EVIDENCIA DOCUMENTAL
  La normalización internacional no fue el único aspecto que
  inluyó en la reconsideración del concepto de descripción. La repercusión
  del documento electrónico en los archivos fue otro elemento clave en la
  nueva dimensión de la descripción.
  El surgimiento de las tecnologías de la información y las
  comunicaciones, en los años 60, trajo consigo, según Bearman, la llamada
  “revolución de la información electrónica”; sin embargo, los archiveros
  comienzan a preocuparse por estas cuestiones en la década de los 90
  cuando se inician las relexiones sobre la delimitación y el tratamiento de
  los documentos archivísticos en entornos electrónicos.
  Esta nueva realidad, a la que se enfrentaba la archivística, condujo
  a los archiveros a utilizar el concepto de metadatos y a empezar a defender
  la idea de una gestión de documentos electrónicos basada en la teoría del
  dato sobre el dato. Según David Wallace:
  […] los metadatos podían capturar y conservar el contexto del
  documento, conservar los sistemas y la estructura del documento,
  generar y retener información descriptiva relevante, incorporar datos
  de evaluación y disposición, gestionar documentos a lo largo de su
  vida, conservar y migrar la funcionalidad del sistema, y crear sistemas
  de inventario/localización para fuentes de información organizativas.
  (WALLACE, 1993, p. 88).
  
  Los metadatos muy pronto se convirtieron en el centro de la
  gestión documental por la importancia que tenían en el uso y la gestión de
  los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida.
  Otro concepto que tuvo gran impacto en el tratamiento del
  documento archivístico en sistemas electrónicos fue el de evidencia
  documental. Los archiveros tenían que prestar atención a los datos pero
  también a este concepto que resurgía. Guilliland al respecto expresa que:
  31
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  […] un documento de archivo, sea electrónico o no, está siempre
  asociado con una acción o evento, con un agente, producto o
  subproducto y por tanto tiene que tener relacionados un conjunto de
  metadatos que sirvan para aportar evidencia acerca de la acción o el
  evento. (GUILLILAND, 2005, p. 224).
  
  El debate surgido en torno al concepto de evidencia tiene un fuerte
  impacto en la gestión de documentos archivísticos en entornos electrónicos.
  Los sistemas deben ser capaces de generar documentos que sean coniables y
  auténticos y que puedan ser considerados evidencia de las funciones.
  Ahora bien ¿qué inluencia han tenido los documentos electrónicos,
  los metadatos y la evidencia documental en el proceso de descripción? Sin
  lugar a dudas, estos nuevos conceptos han modiicado la dimensión de la
  descripción. En los últimos años se han desarrollado diversas polémicas
  relacionadas con el tema, los archiveros buscan un entendimiento entre
  descripción, asignación de metadatos y mantenimiento de la evidencia en
  los entornos electrónicos.
  Varios son los autores que se han dedicado a investigar y publicar
  sobre esta nueva realidad. Con respecto al tema, Luciana Duranti deiende
  la idea de una descripción que mantenga la autenticidad y la veracidad de
  los documentos. Para ella la descripción archivística implica:
  […] la identiicación de los documentos, la asignación de un lugar
  intelectual y físico en el todo de los documentos auténticos; esto
  signiica la localización y descripción en su contexto, congelando y
  perpetuando sus interrelaciones, asegurando así que cualquier posible
  falsiicación sea fácil de identiicar. (DURANTI, 1996, p. 247).
  
  Siguiendo esta misma línea, McKemmish y Parer (1998) exponen
  que la descripción se concibe:
  […] como parte de una compleja serie de procesos de gestión de
  documentos que implican la atribución de metadatos autorizados
  desde el momento de la creación de los documentos […] información
  normalizada acerca de la identidad, autenticidad, contenido, estructura,
  contexto y requisitos esenciales de gestión de los documentos. (p. 24-25).
  
  32
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Otro autor que ha investigado, con mucho rigor, este concepto en
  los años 90 ha sido David Bearman quien considera la descripción como “Una
  herramienta que sustenta la evidencia de acciones, especialmente en entornos
  organizativos automatizados […] la descripción no puede sustentar la evidencia
  de las acciones si esta tiene lugar mucho después de que estas acciones hayan
  sucedido.” (BEARMAN, 1996 apud DELGADO, 2007, p. 113-114).
  Siguiendo esta idea, Chris Hurley argumenta que la descripción “[…]
  debiera desarrollarse desde el momento mismo que se crea el documento con el
  objeto de que éste siga siendo comprensible fuera de su entorno de creación y
  en conjunción con otros sistemas” el autor rechaza “[…] una descripción post
  hoc porque esto diiculta la captura del contexto de creación del documento.”
  (HURLEY, 1998 apud DELGADO, 2007, p. 123-125).
  Como puede observarse, en los conceptos citados, los autores abogan
  por una descripción enfocada a la asignación de metadatos desde las primeras
  edades de vida de los documentos. Describir el documento cuando aún mantiene
  su valor administrativo garantiza que la información recogida sobre su contexto
  sea más exacta y veraz. La descripción ya no está sujeta, como se consideró
  durante algún tiempo, a la representación de la información contenida en los
  documentos de valor permanente conservada en archivos históricos.
  La descripción archivística en la actualidad tiene como inalidad
  mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos. Para
  ello se recomienda realizar la descripción desde el mismo momento en
  que se crean los documentos sólo así podrá constituir evidencia de los
  actos y las transacciones que se ejecutan. La descripción debe facilitar la
  representación, el almacenamiento y la gestión así como el intercambio de
  información con valor probatorio.
  Hay que tener presente que la descripción en los entornos
  electrónicos no es exactamente igual que en los entornos tradicionales. En
  este medio interesa mantener la evidencia y por ello se necesita describir
  el contexto de creación más que el contenido en sí del documento. No
  se puede olvidar que uno de los problemas a los que se enfrentan, en la
  actualidad, los profesionales de la información es la preservación de los
  documentos en los entornos digitales. El Proyecto InterPARES, al respecto,
  expresa “[…] no es posible conservar documentos electrónicos, sólo la
  
  33
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  capacidad para reproducirlos.”6 De ahí la importancia de una descripción
  dirigida a mantener la evidencia documental a través de los metadatos.
  Muchos archiveros se preguntaron si el proceso de gestión de
  metadatos sustituiría a la descripción archivística. Como bien expresa
  Alejandro Delgado ya estas preguntas han sido resueltas y los archiveros
  siguen una tendencia general encaminada a convertir la descripción
  archivística en un subproceso de la asignación de metadatos.
  Los archiveros tienen ante sí dos tendencias bien deinidas
  en lo que respecta a la descripción. La primera está relacionada con
  el documento electrónico y junto a él los conceptos de metadatos y
  evidencia que han cambiado las concepciones teóricas y prácticas de la
  descripción. Actualmente no tenemos que esperar a que el documento
  llegue a los archivos históricos para describirlos; es decir, se deben describir
  los documentos desde su propia formación en los archivos de gestión.
  La asignación de metadatos es un proceso continuo que comienza en la
  gestión y puede llegar a su in en los archivos permanentes.
  La segunda tendencia corresponde a la descripción de los
  documentos con valor permanente. Varios son los profesionales que
  se preguntan ¿qué hacer con los documentos de valor secundario a los
  que nunca se asignó un metadato?; la respuesta parece sencilla, deben ser
  descritos utilizando las normas internacionales y nacionales de descripción
  archivística. Otra pregunta está invadiendo el pensamiento de los
  archiveros, ¿quiénes dan origen y estructura a los metadatos de descripción
  archivística? Es posible responder: los metadatos de descripción se obtienen
  a partir de las estructuras de datos de las normas.
  La igura siguiente muestra la evolución del concepto de
  descripción archivística desde su surgimiento hasta la actualidad y sus
  diferentes propósitos.
  
  InterPARES es el proyecto que desarrolla proyectos y metodologías para la conservación permanente de
  documentos de archivos generados o manejados de forma electrónica y, sobre la base de esto, desarrollar
  modelos de políticas, estrategias y estándares capaces de asegurar esa conservación a corto, medio y largo plazo.
  Para más información respecto a este proyecto ver: he International Research on Permanent Authentic Records
  in Electronic Systems (InterPARES). Disponible en: <http://www.interpares.org/>. Acceso en: 25 feb. 2015.
  
  6
  
  34
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Figura 5. Evolución conceptual del proceso de descripción
  Fuente: elaborado por la autora.
  
  Resumiendo, en la evolución conceptual del proceso descriptivo se
  puede apreciar un antes y un después marcado por el proceso de normalización
  internacional y los nuevos paradigmas de la archivística. Los archiveros de esta
  nueva era de la información y el conocimiento deben estar preparados para
  realizar descripciones archivísticas que contribuyan a cumplir dos de las funciones
  permanentes de los archivos: la conservación y el acceso a los documentos.
  3 FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
  El cambio paradigmático acontecido en la Archivística se
  fundamenta, principalmente, en el fortalecimiento de su cuerpo teórico. La
  Archivística dejó atrás los tiempos de la tecnicidad y la historicidad; épocas
  donde se realizaban procesos técnicos sin tener consolidados sus fundamentos
  conceptuales. Con el inicio de la posmodernidad, los procesos archivísticos
  han consolidado sus preceptos teóricos, desde la clasiicación pasando por la
  
  35
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  valoración y terminando en la difusión. La descripción, en particular, tiene
  muy bien deinidos, en esta nueva era, sus fundamentos teóricos.
  3.1 DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS: CIA Y CUSTARD
  Sin lugar a dudas, los primeros pasos hacia la consolidación de
  los principios teóricos de la descripción archivística los dio el organismo
  internacional responsable por los archivos y el fortalecimiento de la
  disciplina como una ciencia. En 1992, el Consejo Internacional de Archivos,
  a través de la Comisión Ad Hoc sobre normas de descripción, da a conocer
  la primera versión revisada de la Declaración de Principios de Descripción
  Archivística (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992).
  Esta declaración recoge los planteamientos teóricos por lo que se debe
  regir la descripción y su normalización en los tiempos contemporáneos.
  La declaración del CIA constituye el primer documento oicial publicado
  sobre este tema en el mundo archivístico.
  En esta declaración se establece, claramente, cuáles son los
  propósitos de la descripción archivística: creación de descripciones
  uniformes, pertinentes y explícitas, facilitar la recuperación y el intercambio
  de información sobre materiales de archivos, posibilitar el intercambio
  de registros de autoridad y posibilitar la integración de las descripciones
  realizadas por distintos archivos o instituciones en un sistema integrado de
  información (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992).
  Estos objetivos aún se mantienen vigentes para la descripción archivística.
  La década del 90 marca el inicio de la normalización en el campo
  de la descripción, por tanto, varios países inician procesos normativos.
  Los archiveros de EE.UU y Canadá comienzan a trabajar en un proyecto
  común conocido como CUSTARD (Canada-US Task Force on Archival
  Description) que tenía como objetivo publicar una norma norteamericana
  de descripción. Como consecuencia de este trabajo surgió la Declaración
  de Principios del Proyecto CUSTARD. Esta declaración, en buena medida,
  parte de la declaración establecida por el CIA y es considerado, también,
  un documento signiicativo para el estudio de este tema.
  La declaración del CIA y la de CUSTARD recogen los principios
  fundamentales de la descripción archivística y han inluido, positivamente,
  36
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  en los nuevos proyectos normativos que se han desarrollado. Para conocer
  los fundamentos teóricos de este proceso no se puede dejar de estudiar
  y analizar las enmiendas recogidas en estas dos declaraciones. Por ello,
  a continuación se presenta una igura que muestra los planteamientos
  teóricos de ambos documentos.
  
  Figura 6. Declaración de Principios del CIA y CUSTARD7
  Fuente: Elaborado por la autora.
  
  Las fuentes utilizadas para la elaboración de esta tabla fueron:
  BARBADILLO, J. Apuntes sobre ISAD(G) y la descripción archivística normalizada. Las Palmas de Gran
  Canaria: Anroart, 2007.
  CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Declaración de Principios sobre la Descripción Archivística.
  Ottawa: Secretaria de la Comisión sobre Normas de Descripción, 1992.
  
  7
  
  SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. Statement of Principles for the CUSTARD. Chicago: Society
  of American Archivists, 2001. Disponible en: <http://www.archivists.org/news/custardproject.asp>. Acceso en:
  15 oct. 2014.
  
  37
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Hay varias cuestiones citadas en estas declaraciones que conviene
  analizar con detenimiento. En estos principios sobre la descripción se hace
  énfasis en el respeto a los principios fundamentales de la Archivística: El
  Principio de Procedencia y Respecto al Orden Natural. No es posible
  una descripción archivística que no tome en cuenta la procedencia, la
  contextualización de los documentos y su evidencia así como la relación
  directa entre documentos y funciones. La descripción pos-custodial tiene
  que contemplar información contextual y funcional de los documentos
  producidos en los nuevos contextos administrativos.
  Estos documentos, también, recogen la interrelación que
  existe entre dos procesos de la archivística: clasiicación (identiicación y
  ordenación) y descripción. Si bien es cierto que la descripción en un proceso
  que puede comenzar en la génesis del documento es preciso especiicar
  que no es posible asignar metadatos de descripción si antes no inalizó un
  proceso administrativo y, por tanto, organizó la unidad de descripción.
  En las declaraciones se expone que la descripción se aplica a
  todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte,
  a colecciones y documentos sueltos. Es importante destacar que la
  descripción, tanto en la teoría como en la práctica, debe estar concebida
  para describir cualquier documento, sea cual sea su soporte, formato,
  extensión o tamaño. Además debe dar respuesta tanto a conjuntos
  orgánicos-funcionales de documentos como a colecciones, documentos
  sueltos o componentes documentales. La descripción debe ser abierta y
  permitir la representación de cualquier unidad de descripción producida o
  conservada en ambientes híbridos, donde convivan documentos en papel
  y documentos electrónicos.
  Los nuevos principios, asimismo, establecen la importancia
  de describir a los agentes que han producido, gestionado o almacenado
  documentos. En los sistemas actuales de descripción archivística es, casi,
  obligatorio que se describan los productores y sus relaciones con los
  documentos y las funciones. Los productores pueden ser personas físicas,
  jurídicas o familias y pueden desempeñar diversos papeles con respecto
  a los documentos (autores, productores, coleccionistas y gestores).La
  descripción debe responder a las relaciones existentes entre documentos y
  productores y, para ello, debe representarlos convenientemente.
  38
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Otro aspecto que marca la descripción en el pos-custodial, es sin
  lugar a dudas, el principio de descripción multinivel y las relaciones entre
  los niveles de organización. No se puede hablar de descripción o de su
  normalización sin antes analizar en qué consiste la descripción por niveles.
  Por su importancia, se presenta en un epígrafe independiente.
  3.2 DESCRIPCIÓN MULTINIVEL
  La regla de descripción por niveles es un nuevo principio deinido por
  el Consejo Internacional de Archivos en la década del 90. El punto de partida
  de ISAD(G) es el respeto a los fondos archivísticos, a partir de esta idea es que
  surge un modelo conceptual pensado y enfocado, sólo, a los documentos.
  La norma internacional deine este nuevo modelo descriptivo como:
  […] la descripción de un fondo como un todo y su representación en
  una descripción, utilizando los elementos apropiados […] la descripción
  de las partes que integran un fondo y su descripción por separado,
  utilizando los elementos adecuados […] la suma total de todas estas
  descripciones, jerárquicamente unidas entre sí, representan el fondo y
  las partes descritas. Esto es a lo que se denomina descripción multinivel.
  (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 16).
  
  Para aplicar este método, fue necesario deinir, previamente, los
  niveles de organización de un fondo archivístico, pues sólo así se podían
  establecer los niveles jerárquicos entre las descripciones. Un nivel de
  descripción, según el CIA es “El lugar que ocupa la unidad de descripción
  dentro de la jerarquía de un fondo.” (CONSEJO INTERNACIONAL
  DE ARCHIVOS, 2000, p. 14).
  A continuación se expone el modelo de niveles de organización
  propuesto en la norma internacional y los vínculos jerárquicos que se
  forman.
  
  39
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  FONDO
  
  Subfondo
  
  Unidad
  Documental
  Compuesta
  
  Serie
  
  Serie
  
  Subserie
  
  Subserie
  
  Unidad
  Documental
  Compuesta
  
  Unidad
  Documental
  Compuesta
  
  Serie
  
  Unidad
  Documental
  Compuesta
  
  Unidad
  Documental
  Simple
  
  Unidad
  Documental
  Simple
  
  Figura 7. Modelos de organización de un fondo según ISAD(G)
  Fuente: ISAD(G), 2000, p. 51.
  
  Este modelo jerárquico no incluye todas las combinaciones
  posibles de niveles; los niveles presentados pueden incluir los niveles
  intermedios que se considere necesario (CONSEJO INTERNACIONAL
  DE ARCHIVOS, 2000, p. 48).
  La descripción multinivel se utiliza para describir el fondo y todas
  sus partes. Sin la descripción del nivel superior (fondo) no se puede presentar
  el resto de descripciones. Es decir, no se debe describir una serie si antes no se
  describieron los niveles superiores (fondo y subfondo) aunque sólo se utilice
  para estas descripciones un mínimo de elementos descriptivos.
  Para establecer las jerarquías y las relaciones entre el fondo y sus
  partes y, por tanto, realizar una descripción multinivel es necesario cumplir
  las cuatro reglas fundamentales que deinen esta técnica descriptiva. El
  mapa conceptual de la igura siguiente especíica y resume estas reglas.
  Esta nueva forma de descripción basada en la jerarquía de niveles
  de organización constituye una de las propuestas que comenzó a mudar
  40
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  el proceso descriptivo en el período pos-custodial. En la actualidad la
  descripción debe representar todos los niveles de organización y vincularlos
  jerárquicamente entre sí, partiendo de lo general a lo especíico. Además
  debe proporcionar información del nivel que se está describiendo y con
  ello evitar la repetición de datos señalados en niveles superiores.
  Este modelaje conceptual de jerarquía en la descripción es lo que
  hace posible que en un sistema uniicado de descripción archivística se pueda
  entrelazar y vincular la información de una unidad documental simple, con su
  serie o el fondo que le dio origen. El principio de descripción multinivel facilitó
  el camino para que, hoy, a través de un clic sobre un hipervínculo se consiga
  navegar por las descripciones de un fondo y las partes que lo componen.
  
  Figura 8. Descripción Multinivel
  Fuente: elaborado por la autora.
  
  41
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  3.3 MODELOS CONCEPTUALES
  El modelo conceptual de descripción multinivel está pensado,
  únicamente, para la representación y las interrelaciones del fondo, dejando
  fuera otros elementos importantes que intervienen en la producción,
  gestión y conservación de los documentos.
  Por tanto, se debía continuar repensando los principios de la
  descripción y plantear modelos conceptuales más completos, orientados a
  una descripción que incluyera otras entidades descriptivas. Los anteriores
  principios representaban una descripción unidimensional, sólo orientada
  a los documentos, entonces, se hacía obligatorio exponer principios
  adecuados a descripciones pluridimensionales.
  La descripción archivística en tiempos del paradigma pos-custodial
  debe consolidar sus bases teóricas a partir de modelos conceptuales. Pero,
  ¿qué es un modelo conceptual? “Un modelo conceptual es una técnica
  formal para la representación entre los principales conceptos y relaciones
  en un ámbito dado del conocimiento.” (GUEGUEN et al., 2013, p. 9).
  Según la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística
  (CNEDA), un modelo conceptual de descripción archivística es “La
  representación de la realidad a un alto nivel de abstracción en el que quedan
  descritos los tipos de entidad archivísticos, sus relaciones y atributos.”
  (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN
  ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19). A su vez, una entidad, según esta comisión,
  es “Cualquier objeto real o abstracto que existe, ha existido o puede llegar a
  existir.” (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN
  ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 18). Las entidades archivísticas serán abordadas
  de forma independiente en el próximo epígrafe.
  Resumiendo, un modelo conceptual de descripción archivística
  es un modelado de datos donde deben especiicarse los tipos de entidades
  a describir, las relaciones entre las entidades y sus atributos. Los modelos
  conceptuales de descripción archivística se basan en el modelo entidadrelación (E-R) surgido a partir del desarrollo de las tecnologías de bases
  de datos y creado por Peter P. Chen en 1976. Los archiveros, a partir de
  este modelo creado para ambientes tecnológicos, han desarrollado algunas
  iniciativas de modelado de datos para la descripción archivística.
  42
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  El modelo con más trayectoria y que más ha sido trabajado es el
  Australian Government Recordkeeping Metadata Standard, que cuenta con
  varias versiones, las más actualizadas, hasta la inalización de este libro,
  la versión 2.0 (2008) y la versión 2.2 (2015) (AGRkMS). Otro modelo,
  ampliamente difundido es la Technical Speciications for the Electronic
  Recordkeeping Metadata Standard, version 1.0 (2008) publicado por los
  Archivos de Nueva Zelanda. Ambos estándares están basadas en revisiones
  del modelo australiano Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth
  Agencies en su version 1.0 (2000). Las referencias bibliográicas de estos
  modelos pueden ser consultadas en la bibliografía de este libro.
  La AGRkMS abarca un modelo pluridimensional de la descripción
  archivística, distinguiéndose del enfoque unidimensional utilizado hasta
  el momento. El modelo identiica cinco entidades: documento, agente,
  funciones, mandato y relación. La entidad relación desempeña el papel
  de interrelacionar las otras cuatro entidades para formar una descripción
  completa (GUEGUEN et al., 2013, p. 11).
  Otro modelo conceptual para la descripción fue elaborado en
  España, por la CNEDA. Esta comisión propuso como uno de sus objetivos
  principales la elaboración de un modelo en el que se identiicaran los
  distintos tipos de entidad, sus relaciones y atributos y los requisitos de
  datos básicos para las descripciones de documentos de archivo, agentes
  y funciones. En Octubre del 2007, la comisión comenzó a trabajar en el
  desarrollo de este complejo modelo conceptual y en el año 2012 publican
  la versión inal titulada: Modelo Conceptual de Descripción Archivística
  y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de
  Archivo, Agentes y Funciones.
  El modelo español de descripción archivística está desarrollado
  con la técnica de modelado de datos E-R y se identiican los siguientes
  tipos de entidad: documentos de archivo, agente, función y sus divisiones,
  norma, concepto, objeto o acontecimiento, lugar. Se identiican, además,
  las relaciones entre entidades de estos tipos, así como los atributos de tres
  tipos de entidad (documentos de archivo, agente; función y sus divisiones)
  y de dichas relaciones (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE
  DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19).
  
  43
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  En Finlandia, los Archivos Nacionales (Arkistolaitos) nombraron
  un grupo de trabajo para desarrollar un modelo conceptual de descripción.
  Este grupo publicó, en Enero del 2013, la versión borrador del Finnish
  Conceptual Model for Archival Description. El modelo inlandés aboga por
  la separación y la interrelación de las entidades centrales de descripción.
  Reconoce las entidades: función, agente, recursos de información, el ciclo de
  vida, mandato, lugar, tiempo y asunto. El ciclo de vida se describe asociado
  a la gestión de documentos en ambientes empresariales (GUEGUEN et
  al., 2013, p. 12).
  Por su parte, el CIA, en el 2012, formó el Grupo de Expertos
  en Descripción Archivística (EGAD) sucesor del Comité de Buenas
  Prácticas y Normas responsable, hasta ese momento, de la normalización.
  Este grupo tiene dentro de sus objetivos desarrollar un modelo conceptual
  internacional para la descripción archivística que garantice la integración
  e interrelación de las cuatro normas de descripción en sistemas uniicados
  de información archivística. El EGAD tiene una agenda de cuatro años
  para inalizar el proyecto (2012-2016). Este grupo analizará los modelos
  conceptuales desarrollados en Australia, España y Finlandia y, además,
  tendrá en cuenta los modelos existentes de bibliotecas y museos.
  El modelo debe abordar, en primer lugar, los principios y
  necesidades de la comunidad archivística. En particular, el modelo se
  basará en el principio duradero de procedencia. El modelo se centrará
  en la separación y la interrelación de los principales componentes de
  la descripción archivística para proporcionar una base al desarrollo de
  sistemas de descripción de archivos (GUEGUEN et al., 2013, p. 13).
  Para ejempliicar el tema de modelos conceptuales y facilitar su
  comprensión, a continuación se exponen algunos ejemplos de entidades
  archivísticas y las relaciones que se establecen entre ellas. Estos diagramas
  se realizaron a partir de los tipos de relaciones identiicados y deinidos por
  la CNEDA en el Modelo Conceptual de Descripción Archivística, en la
  Parte 2 de Relaciones.
  Una de las posibles relaciones entre entidades archivísticas es la
  formada entre el documento de archivo y el productor. Los documentos de
  
  44
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  archivos son creados, producidos, gestionados, por productores y, estos, a
  su vez, crean, producen y gestionan documentos.
  
  Figura 9. Relación documento / productor
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  Otro tipo de relación es la deinida entre productor y funciones/
  subdivisiones. El productor realiza funciones y, estas, a su vez, son realizadas
  por el productor.
  
  Figura 10. Relación productor/ funciones
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  45
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Por último, la relación documento de archivo y funciones/
  subdivisiones. Los documentos testimonian funciones y, estas, a su vez, se
  testimonian en documentos.
  
  Figura 11. Relación documentos / funciones
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  Estos son algunas de las entidades y los tipos de relaciones
  que se pueden establecer en un modelo conceptual. El propósito de los
  modelos conceptuales archivísticos es relejar todas las entidades que están
  involucradas en el proceso descriptivo, orientado a una representación
  pluridimensional de los objetos de los que se extrae información. Los
  modelos conceptuales, en la llamada época posmoderna, deben facilitar
  la creación de sistemas eicientes que garanticen el acceso integrado de la
  información no sólo entre archivos sino también entre bibliotecas, museos
  y otras instituciones de información.
  4 ENTIDADES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
  La deinición de las entidades archivísticas es un factor clave para el
  desarrollo eiciente del proceso descriptivo. Las entidades son el eje central
  de este proceso, de ahí, la importancia de identiicarlas correctamente.
  Según el Modelo Conceptual de la CNEDA, las entidades archivísticas
  constituyen:
  46
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Clases de objetos de la realidad archivística, percibidas como categorías
  claramente diferenciadas, las cuales pueden estar relejadas en los
  sistemas de descripción archivística de distinta manera, pudiendo,
  incluso, estar representadas en ellos por descripciones independientes,
  aunque interrelacionadas. (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS
  DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 23).
  
  Las entidades son aquellos objetos o cosas de los que se recoge
  información en los sistemas de descripción archivística, es decir, son el
  foco de las representaciones descriptivas y de la normalización del proceso.
  Los tres modelos conceptuales de descripción archivística que se
  han desarrollado deinen las siguientes entidades archivísticas:
  Documento de
  Archivo
  
  Productor
  
  Funciones
  
  Lugar
  
  Tiempo
  
  Norma
  
  Relación
  
  Ciclo de
  Vida
  
  Recursos de
  Información
  
  Concepto,
  Objeto,
  Asunto
  Acontecimiento
  
  Figura 12. Tipos de entidades en los modelos de Australia, España y Finlandia8
  Fuente: elaborada por la autora.
  En los modelos conceptuales analizados se deinen cada una de estas entidades archivísticas. A continuación
  se citan estos conceptos:
  Documento de archivo: se reiere al objeto tangible de la gestión documental, el cual constituye, en general,
  el centro de atención de la Archivística (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN
  ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 18).
  Agente o productor: se aplica a los actores responsables o involucrados en la creación, producción,
  gestión documental, etc. de los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE
  DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 16).
  Funciones y subdivisiones: se reiere a las funciones, actividades/procesos y acciones realizadas por los agentes,
  que quedan testimoniadas en los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE
  DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19).
  Norma: se aplica a las disposiciones que regulan la existencia de los agentes, las funciones que éstos realizan o los
  documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA,
  2012, p. 19).
  
  8
  
  47
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  El CIA aún no ha desarrollado un modelo conceptual internacional
  pero sí publicó cuatro normas internacionales. Estos estándares incluyen
  las estructuras de datos para describir las siguientes entidades:
  Documentos
  de Archivo
  
  Funciones
  
  Productor
  
  Instituciones
  de custodia
  
  Figura 13. Tipos de entidades del conjunto normativo del CIA
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  De forma general, estos son las entidades archivísticas con las que
  trabaja la descripción. En todos los modelos analizados y en las normas
  del CIA hay coincidencia en sólo tres entidades: documento de archivo,
  productor y funciones. Los sistemas uniicados de información archivística
  deben incluir, siempre, información sobre los documentos y sus productores
  y, opcionalmente, de entidades de otro tipo. Los sistemas actuales tienden
  a ser más completos e incluir la mayoría de las entidades aquí propuestas.
  4.1SUBTIPOS DE ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS
  Los documentos de archivo, los agentes y las funciones son
  las únicas entidades que presentan subtipos. Un subtipo de entidad es,
  según el modelo conceptual de la CNEDA (2012): “Una categoría de un
  subconjunto de entidades pertenecientes al mismo tipo que poseen los
  Concepto, objeto, acontecimiento, asunto: se reiere a las ideas o nociones abstractas, cosas materiales, eventos,
  asuntos o sucesos de que tratan los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE
  DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 17).
  Lugar: se aplica a los espacios determinados (de que tratan los documentos de archivo, en los que se otorgan los
  documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA,
  2012, p. 19).
  Tiempo: se reiere a lapsus de tiempo determinados (en los que se ubican los documentos de archivo)
  (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 17).
  Relación: Correspondencia, asociación o vinculación de cualquier tipo entre entidades (COMISIÓN DE
  NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 20).
  Recursos de Información: comprende los recursos analógicos, digitales y otros materiales textuales, sonoros,
  gráicos y en otros formatos (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 10).
  Gestión del ciclo de vida: se describe como la gestión de la información en las diferentes etapas del ciclo de vida
  de los documentos (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 10).
  Instituciones que custodian recursos archivísticos: Institución responsable de la conservación de los documentos,
  se basa en su posesión física y no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los
  documentos (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2007b, p. 11).
  
  48
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  mismos atributos y relaciones. También denominado subclase de tipo de
  entidad.” (p. 21).
  En el gráico de la próxima igura se muestra la propuesta que
  hace la CNEDA para los subtipos de estas tres entidades. Los subtipos de
  entidades no son deinidos de igual forma en todos los países, este aspecto
  puede variar de acuerdo a los contextos y las tradiciones de cada comunidad
  archivística. Por ejemplo, los subtipos de entidades del documento de
  archivo propuestos para España no coinciden con las de EE.UU, Brasil y
  otros países. El CIA ha deinido subtipos de entidades a nivel internacional
  que deben ser respetadas pero, a la vez, pueden incluirse otras de acuerdo a
  las necesidades de cada región. Se toma como ejemplo en este libro el caso
  español porque es el modelo conceptual más completo en este sentido y
  más semejante a la realidad archivística latinoamericana.
  
  49
  
  Dunia Llan
  
  Documentos de
  Archivo
  
  Pa
  
  Productor
  
  ón
  
  Funciones y sus
  Divisiones
  
  Grupo de
  Fondos
  
  Institución
  
  Función
  
  Fondos
  
  Familia
  
  División de
  Función
  
  División de
  Fondo
  
  Persona
  
  Actividad/
  Proceso
  
  Serie
  
  Acción
  
  Subserie
  
  Fracción de serie
  
  Unidad
  Documental
  Colección
  
  División de
  Colección
  Componente
  Documental
  
  Figura 14. Subtipos de entidad en el modelo conceptual de CNEDA
  Fuente: Modelo Conceptual de CNEDA, 2012, p. 25.
  
  Por la importancia de estas entidades y subtipos de entidades
  en el proceso de descripción y en la formación de sistema integrados de
  50
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  información archivística, es conveniente explicar cada uno de ellos por
  separados para tener un mayor conocimiento sobre este tema.
  4.1.1 ENTIDAD DOCUMENTO DE ARCHIVO. SUBTIPOS
  El documento de archivo es una entidad clave en el proceso
  descriptivo. Muchas han sido las deiniciones que se han publicado sobre
  esta entidad. El documento es el centro de la atención de los archivos y la
  archivística. Según ISAD(G) un documento de archivo es “Información
  registrada en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida
  y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio
  de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.” (CONSEJO
  INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 13).
  En el caso de la descripción, el documento de archivo constituye
  una entidad archivística de la cual se recoge información. El documento,
  como se dijo anteriormente, presenta varios subtipos de entidades9. En
  la igura siguiente, se exponen los subtipos más conocidos así como una
  explicación y ejempliicación de cada uno de ellos.
  Los subtipos de entidades ejempliicados son un resumen de los
  niveles de descripción propuestos por el CIA y las comunidades archivísticas
  de: España, Reino Unido, Portugal, EE.UU, Canadá, Finlandia, Brasil
  y Uruguay. Los subtipos pueden variar en cada país pues las tradiciones
  archivísticas no son exactamente iguales.
  En el mapa conceptual mostrado en la próxima igura se ejempliica
  los subtipos de entidades propuestas en las normativas publicadas por
  los países mencionados. En ISAD(G) se proponen seis niveles básicos
  (fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad
  documental simple), pero la comunidades archivísticas de otros países han
  creado nuevos niveles como es el caso de: archivo, colecciones o unidades
  de localización. Asimismo, se ha establecido una gran variedad de niveles
  intermedios que se ven, claramente, relejados en los niveles serie y fondo.
  
  Los subtipos de la entidad documento de archivo, también son conocidos como niveles de descripción en
  ISAD(G) o agrupaciones documentales según la CNEDA y la práctica archivística española.
  
  9
  
  51
  
  DUNIA LLAN
  
  PA
  
  ÓN
  
  Figura 15. Subtipos de la entidad documento de archivo
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  52
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  4.1.2 ENTIDAD PRODUCTOR. SUBTIPOS
  El productor es, junto al documento, uno de los conceptos
  principales vinculados a la descripción archivística. En todos los sistemas
  integrados de descripción es, casi, obligatorio que se describan los productores
  de los documentos. El CIA, para la descripción de los productores, elaboró
  la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridades de Archivos
  Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR(CPF)) a modo de
  guía para la redacción de registros de autoridades de archivos, más adelante
  esta norma será presentada.
  En, ISAAR(CPF) (2004) los productores son “Cualquier entidad
  (institución, familia o persona) que ha producido, reunido y/o conservado
  documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional.” (p.
  12). El productor desempeña diversos papeles con respecto a los documentos
  de archivo, puede ser: autor, productor, coleccionistas o gestor.
  Los productores desempeñan un papel determinante en la
  búsqueda y recuperación de la información contenida en los documentos
  pues constituyen puntos de acceso y por tanto ayudan en la identiicación
  y localización de las descripciones archivísticas. Los productores son el
  punto de acceso principal de la unidad de descripción. A continuación,
  se muestra en un mapa conceptual donde se exponen algunas de las ideas
  propuestas:
  
  53
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Figura 16. Modelo conceptual productor archivístico
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  La entidad productor presenta tres subtipos de entidades bien
  deinidas: institución, familia y personas físicas. Estas sub-entidades son
  las responsables de cumplir las funciones y actividades que generan la
  documentación. A continuación se muestra un mapa conceptual dónde se
  analizan y ejempliican cada uno de ellos.
  
  54
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Figura 17. Subtipos de la entidad productor
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  Estos subtipos de entidades (instituciones, familias y personas)
  presentan un alcance especíico; es decir, cada una de ellas incluye
  determinadas categorías que responden a funciones concretas. A
  continuación se muestran tres mapas conceptuales donde se expone el
  alcance de estas entidades seguido de algunos ejemplos que ayudan a
  comprender los tres subtipos.
  
  55
  
  DUNIA LLAN
  
  PA
  
  Figura 18. Subtipo - institución - alcance
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  56
  
  ÓN
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Figura 19. Subtipo - familia – alcance
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  Figura 20. Subtipo - persona – alcance
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  57
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  4.1.3 ENTIDAD FUNCIÓN. SUBTIPOS
  La función es otra de las entidades fundamentales de los sistemas
  integrados de descripción archivística y, además, es de las entidades que presenta
  varios subtipos. El CIA, para la descripción de las funciones y sus subdivisiones,
  elaboró la Norma Internacional para la Descripción de Funciones (ISDF).
  Esta norma sirve de modelo para la descripción de funciones de instituciones
  vinculadas a la producción y conservación de los documentos.
  Las funciones son “Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad
  o tarea asignada a una institución por la legislación, política o mandato.
  Las funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas
  como sub-funciones, procesos, actividades, tareas o acciones.” (CONSEJO
  INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2007a, p. 10).
  
  Figura 21. Descripción de funciones. Finalidad
  Fuente: ISDF, 2007, p. 7.
  
  Las funciones presentan varias subdivisiones que constituyen
  los subtipos de esta entidad; las más utilizadas son: subfunción o división
  de función, proceso, actividad, acción u otro término relacionado. Estos
  subtipos de funciones son realizados, también, por los productores
  y manifestados en los documentos. A continuación se explican estas
  divisiones a través de un mapa conceptual.
  58
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Figura 22. Subtipos - entidad función
  Fuente: ISDF y Modelo Conceptual CNEDA.
  
  Las funciones y sus subtipos forman parte de los sistemas actuales
  de descripción. En los tiempos actuales donde la archivística afronta el
  paradigma posmoderno y los archivos se convierten en receptores de las
  teorías y practicas pos-custodiales, la descripción debe representar todas
  las entidades archivísticas y relacionarlas a través de esquemas de datos
  y contenidos normalizados. En los próximos epígrafes analizaremos los
  procesos de normalización que se han desarrollado y que, sin lugar a
  dudas, son el mayor exponente de los nuevos paradigmas en la descripción
  archivística.
  5 LA DESCRIPCIÓN Y EL PROCESO DE NORMALIZACIÓN
  Antes de analizar los procesos de normalización que se han
  desarrollado en diferentes países, es preciso conocer los aspectos sociales,
  económicos y políticos que hicieron posible, en la década de los 90, el
  inicio de un proceso internacional de normalización de la descripción en
  los archivos.
  
  59
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  5.1 CONTEXTO DE DESARROLLO DE LA NORMALIZACIÓN INTERNACIONAL
  Durante mucho años los profesionales del área no aceptaban la
  idea de normalizar los procesos archivísticos, mucho menos la descripción.
  Los archiveros defendían ciertas premisas relacionadas con las características
  del documento de archivo, el peril de los usuarios o la forma tradicional
  de trabajo en los archivos que diicultaban el inicio de cualquier proceso
  normativo. Todo ello unido a la diversidad de planteamientos teóricos
  existentes: corrientes custodiales y corrientes pos-custodiales.
  El inicio de la posmodernidad en la Archivística hizo posible, como
  ya se comentó, una renovación en las concepciones de los archiveros. La
  consolidación del cuerpo teórico de la archivística, el desarrollo económico
  y social impulsado en los años 80, la expansión de las tecnologías de la
  información y las comunicaciones, el fenómeno de la globalización de la
  información, la existencia de nuevos soportes y formatos de información
  y la diversiicación de los periles de los usuarios fueron, sin lugar a dudas,
  los aspectos determinantes para poner in a viejas discusiones relacionadas
  con la normalización de los procesos archivísticos.
  Las tecnologías caracterizan a la sociedad actual y a todos los
  campos del conocimiento, incluyendo la archivística. Sin duda, el desarrollo
  de la informática constituye el elemento principal que fundamenta la
  transformación de los métodos y formas de trabajo en los archivos.
  La incorporación de nuevos usuarios a los archivos también
  ayudó a promover los cambios en el mundo archivístico. Las características
  de las comunidades de usuarios han variado así como su comportamiento
  ante el uso de la información. Según Javier Tarraubella la implantación
  de las tecnologías de la información, tanto en la producción documental
  como en su circulación, supone la aparición de un nuevo concepto de
  usuario que no accederá personalmente a los archivos para consultar la
  documentación, sino que lo hará desde su casa o desde su lugar de trabajo,
  conectándose con su ordenador a las redes telemáticas de información para
  acceder a los instrumentos descriptivos de los archivos o directamente a sus
  fondos documentales y obtener, consultar o reproducir los documentos o
  la información que le interese (TARRAUBELLA, 1998, p. 201). Ante esta
  
  60
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  situación los archivos se han visto obligados a diseñar nuevas estrategias de
  acceso y difusión de la información.
  
  Figura 23. Contexto de desarrollo de la normalización internacional
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  En este contexto, en el que se ven inmersos los archivos, es en el que
  se debe entender el proceso internacional de normalización de la descripción
  archivística. Los profesionales se percataron de que sólo podían responder
  eicazmente a los nuevos retos de la sociedad si tenían correctamente descritos
  los documentos y el resto de entidades archivísticas. Para ello, según Esteban
  Navarro y Gay Molíns “[…] era necesario contar con unos principios y
  unas reglas universalmente aceptadas que indicaran cómo describir, qué
  datos identiicativos se debían extraer y cómo estos se debían presentar y
  organizar.”(ESTEBAN NAVARRO; GAY MOLÍNS, 1998, p. 9).
  Una vez repensados los principios de la descripción había que
  plantearse un cambio en las formas prácticas de realizar este proceso. Era
  el momento comenzar a un movimiento normativo en la archivística. La
  regulación de la descripción constituía el camino más eicaz para obtener
  mejores resultados en la representación de las entidades archivísticas y su
  intercambio en los ambientes digitales.
  
  61
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  5.2 LAS NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
  Los primeros trabajos desarrollados por el CIA relacionados
  con la normalización de la descripción archivística se remontan a los
  años 70, década en la que se realizaron varios glosarios y diccionarios que
  contribuyeron a delimitar el alcance y la tipología de diversos instrumentos
  de descripción. No obstante, es en la década de los 80 cuando se produce la
  aparición de los primeros textos normativos. En esta época, destacaron por
  su repercusión tres estándares: Archives, Personal Papers and Manuscripts
  (APPM), elaborado en EE.UU. por Stephen Hensen en 1983 con una
  segunda edición en 1989; las Rules of Archival Description (RAD) de Canadá,
  publicadas entre 1989 y 1992 y el Manual of Archival Description (MAD),
  de Reino Unido, publicado en 1986 por Michael Cook con una segunda
  versión en 1989 contando con la co-autoría de Margaret Procter. Los tres
  estándares anglosajones presentaban una gran inluencia de las normas de
  catalogación de bibliotecas, aunque respetaron las prácticas descriptivas
  nacionales existentes. Estas normas sentaron las bases para la elaboración
  de las futuras normas internacionales de descripción archivística.
  El desarrollo teórico de la archivística en la década del 90, la
  inluencia de las tecnología en los archivos así como las experiencias de
  aplicación de estas normas nacionales llevaron a la comunidad archivística
  internacional al convencimiento de que era posible, en ese momento,
  redactar textos normativos que regularan la práctica de la descripción en
  los archivos y, al mismo tiempo, promovieron el entendimiento para poner
  en marcha el proceso de normalización internacional. Hasta la fecha, la
  descripción era sinónimo de instrumento de referencia o búsqueda (guías,
  catálogos, inventarios, índices) y el centro de atención eran los documentos
  y no las interrelaciones entre las diferentes entidades archivísticas. Estos
  instrumentos no se realizaban de forma homogénea, cada sistema de
  archivo diseñaba los instrumentos de descripción con estructuras de datos
  adecuadas a sus realidades.
  A inales de la década del 80 y principios de los 90 del Siglo XX,
  el Consejo Internacional de Archivos comenzó a realizar un movimiento
  internacional de normalización que inalizaría con la publicación de las
  normas internacionales. El CIA contaba con la autoridad necesaria a nivel
  mundial para llevar a cabo un proyecto de esta envergadura. No obstante,
  62
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  precisaba del apoyo de la comunidad archivística internacional para que
  el proyecto tuviera una aceptación completa. Bonal Zazo sobre este tema
  expresó: “[…] conscientes de esta realidad, el CIA promovió el desarrollo
  de un proceso institucional y universal, auspiciado y respaldado por los
  organismos archivísticos internacionales, a la vez que participativo y
  representativo.” (BONAL ZAZO, 2000, p. 117).
  Varios son los libros, artículos y documentos que abordan y
  explican el proceso de elaboración de los estándares internacionales. A
  continuación se presenta una tabla que, de forma resumida, pretende mostrar
  las actividades más importantes realizadas por el Consejo Internacional
  de Archivos para realizar un proceso internacional de normalización que
  culmina con la publicación de varias normas.
  Tabla 1. Actividades realizadas por el CIA en el proceso de normalización
  internacional
  EL CIA Y EL PROCESO INTERNACIONAL DE NORMALIZACIÓN
  Fecha (Lugar)
  
  Actividades
  
  1988, Canadá
  
  Reunión de expertos sobre normas de descripción. Se analizaron las principales
  experiencias teóricas y prácticas que existían en el mundo en materia de
  descripción para poder conocer el estado de la cuestión y, de esa forma,
  comenzar el proceso de normalización.
  
  1989, Francia
  
  Reunión celebrada, en Paris, bajo el patrocinio de la UNESCO. Este encuentro
  tuvo como objetivo planiicar las actividades que se debían desarrollar para
  elaborar las normas internacionales.
  
  1990, Polonia
  
  Reunión celebrada para constituir una comisión especializada para la
  formación de las normas y el cumplimiento de los acuerdos de las reuniones. Se
  constituyó, de esta forma, la Comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción.
  
  Primera reunión plenaria de la Comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción.
  1990, Alemania Se aprueba la primera versión de la Declaración de Principios de Descripción
  Archivística.
  1992, España
  
  Se aprueba la versión inal de la Declaración de Principios de Descripción
  Archivística. Se presenta el primer borrador de las reglas generales para la
  descripción de documentos.
  
  1992, Canadá
  
  XII Congreso Internacional de Archivos en Montreal. Debate sobre cuestiones
  teóricas de la descripción archivística. Se presentaron opiniones orales acerca
  de la declaración de principios y el borrador de la norma.
  
  1992, Suecia
  
  Tercera sesión plenaria de la Comisión Ad Hoc, siguiendo las recomendaciones
  y comentarios del congreso de Montreal, se aprueba la primera versión
  deinitiva de la norma ISAD(G).
  
  63
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  1993-1995
  
  La Comisión Ad Hoc comienza a trabajar en la creación de una norma
  internacional para la creación de registros de autoridades.
  
  1994, Suecia
  
  Se celebra la cuarta sesión plenaria de la Comisión Ad Hoc, se recomienda la
  disolución de la comisión y la creación de un órgano permanente responsable
  de la revisión y mantenimiento de las normas.
  
  1996
  
  La Comisión Ad Hoc publica la primera versión de la norma ISAAR(CPF).
  
  1996, China
  
  XIII Congreso Internacional de Archivos en Pekín se disuelve la Comisión Ad
  Hoc y se crea el Comité sobre Normas Descriptivas.
  
  1998, Suecia
  
  Reunión del Comité de Normalización, se elaboró un proyecto inicial sobre la
  segunda versión de la normaISAD(G).
  
  2000, España
  
  XIV Congreso Internacional de Archivos en Sevilla se presenta la segunda
  versión de la norma ISAD(G).
  
  2000
  
  El Comité sobre Normas Descriptivas comienza la revisión de la primera
  versión de la norma ISAAR(CPF). Durante este período se mantiene un
  constante intercambio de ideas con la comunidad archivística internacional
  para saber comentarios y proposiciones.
  
  2001, Bélgica
  
  Reunión Plenaria del Comité sobre Normas Descriptivas. Análisis de la
  primera versión de ISAAR(CPF). Se tuvieron en cuenta los comentarios
  presentados por la comunidad y se tomaron una serie de decisiones sobre las
  modiicaciones que se deberían realizar a la norma.
  
  2002, España y Reuniones plenarias donde se discutió y aprobó el primer borrador de la
  Brasil
  revisión de la norma ISAAR(CPF).
  2003
  
  El borrador del estándar de autoridades fue publicado en la página web del
  CIA/CDS en enero de 2003. Desde este momento se solicitó a la comunidad
  archivística internacional la presentación de comentarios a la propuesta de la
  norma revisada.
  
  2004, Austria
  
  XV Congreso Internacional de Archivos en Viena se presenta la publicación
  deinitiva de la segunda versión de ISAAR(CPF).
  
  2004
  
  Se constituye el Comité de Normas Profesionales y Buenas Prácticas del CIA,
  en los próximos años sería el responsable del mantenimiento y revisión de las
  normas internacionales
  
  2005, Suiza
  
  Reunión de la Sección provisional de Normas Profesionales y Buenas
  Prácticas. Se crean dos grupos de trabajo con el objetivo de crear una norma
  internacional para la descripción de funciones en los sistemas de información
  archivística y una norma internacional relativa a las Instituciones
  Archivísticas que tienen la custodia de los documentos.
  
  2006, Francia
  
  Uno de los grupos de trabajo terminó un primer borrador de la norma de
  funciones que fue discutido, modiicado y ampliado en la reunión que se
  celebró en Paris.
  
  2006, Italia
  
  Otro grupo de trabajo terminó un primer borrador de la norma sobre las
  instituciones de custodia que fue discutido, modiicado y ampliado en la
  reunión que se celebró en Milán y, posteriormente, en Madrid.
  
  64
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Reunión plenaria del Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales, se
  2007, Alemania debaten los comentarios recibidos de la comunidad archivística sobre la norma
  de funciones e instituciones de custodia. Primeros borradores oiciales.
  2008, Malasia
  
  XVI Congreso Internacional de Archivos en Kuala Lumpur, se presenta la
  primera versión de la norma ISDF y la primera versión de la norma ISIAH.
  
  2012
  
  Se constituye el Grupo de Expertos en Descripción Archivística del CIA con
  la misión de promover y facilitar el intercambio internacional de información
  sobre recursos archivísticos.
  
  2012-2016
  
  El Grupo de Expertos en Descripción Archivística tiene como principal
  propósito, en estos cuatro años, desarrollar un modelo conceptual de datos
  que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas
  descriptivas del CIA en sistemas de información archivística completos.
  
  Resumiendo, todas estas actividades dieron lugar a la publicación
  del actual conjunto normativo del CIA.
  
  Figura 24. Normas internacionales de descripción archivística
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  Estas normas, en su conjunto, regularizan las estructuras de datos
  que deben ser utilizadas para describir los documentos, los productores, las
  funciones y las instituciones que custodian documentos de archivo a nivel
  
  65
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  internacional. Estos estándares no son considerados de contenidos, ni de
  presentación ni de codiicación; el CIA tiene por objetivo normalizar las
  estructuras de datos, para de esta forma, contar a nivel internacional con
  estructuras homogéneas utilizadas en cualquier sistema de archivos.
  El CIA se basó, para la creación de los estándares, en las relaciones
  que se establecen entre productor, funciones, documentos e instituciones
  de custodia. A partir de esta interpretación de la realidad archivística
  creó estructuras de datos adaptadas a cada una de las entidades. Estas
  interrelaciones fueron deinidas en la norma ISDF. A continuación se
  expone las relaciones y su vinculación con las normas.
  
  Figura 25. Representación de relaciones entre productores, funciones,
  documentos y normas
  Fuente: ISDF, 2007, p. 31.
  
  Actualmente, el CIA, a través del Grupo de Expertos en
  Descripción Archivística, se encuentra trabajando en un proyecto que tiene
  una duración prevista de cuatro años. Este grupo tiene como objetivo crear
  un compendio normativo que articule las cuatro normas. Este compendio
  debe contar con un capítulo introductorio común, un sólo glosario, un
  sólo capítulo de relaciones y debe proporcionar una misma estructura
  
  66
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  a los elementos, así como homogeneizar los nombres de los elementos
  descriptivos que ya están desarrollados.
  Otro tema importante en el que está trabajando este grupo es en
  el desarrollo de un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros
  integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas
  de información archivística completos. Está prevista la inalización de este
  trabajo en el año 2016.
  5.3 ESTRUCTURAS DE DATOS PARA LA DESCRIPCIÓN DE ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS
  Como se ha expuesto anteriormente, el Consejo Internacional de
  Archivos ha establecido una estructura de datos para regular la descripción de
  las cuatro entidades archivística. Es decir, propuso un conjunto de elementos
  de descripción que deben incluirse en las representaciones de estas entidades
  y en los sistemas de descripción archivísticos. A continuación se presentan las
  estructuras de datos para documentos, productores, funciones e instituciones
  de custodia.
  Tabla 2. Estructura de datos para la descripción de documentos. ISAD(G)
  ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
  (ISAD(G))
  1. Área de Identiicación
  
  4. Área de Condiciones de Acceso y Uso
  
  1.1 Código de referencia
  1.2 Título
  1.3 Fechas
  1.4 Nivel de descripción
  1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y
  dimensiones)
  
  4.1 Condiciones de acceso
  4.2 Condiciones de reproducción
  4.3 Lengua/escritura de los documentos
  4.4 Características físicas y requisitos técnicos
  4.5 Instrumentos de descripción
  
  2. Área de Contexto
  
  5. Área de Documentación Asociada
  
  2.1 Nombre del productor
  2.2 Historia institucional/ Reseña biográica
  2.3 Historia archivística
  2.4 Formas de ingreso
  
  5.1 Existencia y localización de originales
  5.2 Existencia y localización de copias
  5.3 Unidades de descripción relacionadas
  5.4 Nota de publicaciones
  
  3. Área de Contenido y Estructura
  
  6. Área de Notas
  
  3.1 Alcance y contenido
  3.2 Valoración, selección y eliminación
  3.3 Nuevos ingresos
  3.4 Organización
  
  6.1 Notas
  
  67
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  7. Área de Control de la Descripción
  7.1 Nota del archivero
  7.2 Reglas o normas
  7.3 Fecha de la descripción
  
  Tabla 3. Estructura de datos para la descripción de productores. ISAAR(CPF)
  ESTRUCTURA DE DATOS PARA CREACIÓN DE REGISTROS DE AUTORIDAD
  (ISAAR(CPF))
  1. Área de Identiicación
  
  3. Área de Relaciones
  
  1.1 Tipo de entidad.
  1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre.
  1.3 Formas normalizadas del nombre según otras reglas.
  1.4 Otras formas del nombre.
  1.5 Identiicadores para instituciones.
  
  3.1 Nombre(s) / Identiicadores de las
  instituciones, personas o familias relacionadas.
  3.2 Naturaleza de la relación.
  3.3 Descripción de la relación.
  3.4 Fechas de la relación.
  
  2. Área de Descripción
  
  4. Área de Control
  
  2.1 Fechas de existencia.
  2.2 Historia.
  2.3 Lugares.
  2.4 Estatus jurídico.
  2.5 Funciones, ocupaciones y actividades.
  2.6 Atribucione(s) / fuente(s) legale(s)
  2.7 Estructura(s) interna(s) /Genealogía
  2.8 Contexto general
  
  4.1 Identiicador del registro de autoridad.
  4.2 Identiicadores de la institución.
  4.3 Reglas y/o convenciones.
  4.4 Estado de elaboración.
  4.5 Nivel de detalle.
  4.6 Fecha de revisión, creación o eliminación.
  4.7 Lengua(s) y escritura(s).
  4.8 Fuentes.
  4.9 Notas de mantenimiento.
  
  Capítulo de Relación de Instituciones, Personas y Familias, con Documentos de Archivo y otros Recursos.
  
  5.1 Identiicadores y título de los recursos relacionados
  5.2 Tipos de recursos relacionados (fondo, colección, monografía, articulo)
  5.3 Naturaleza de las relaciones (productor, autor)
  5.4 Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones
  
  68
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Tabla 4. Estructura de datos para la descripción de funciones. ISDF
  ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
  (ISDF)
  1. Área De Identiicación
  
  3. Área de Relaciones
  
  1.1 Tipo
  1.2 Forma autorizada del nombre
  1.3 Formas paralelas del nombre
  1.4 Otras formas del nombre
  1.5 Identiicadores para instituciones
  
  3.1 Forma autorizada del nombre /Identiicadores
  de la función relacionada
  3.2 Tipo
  3.3 Categoría de la relación
  3.4 Descripción de la relación
  3.5 Fechas de la relación
  
  2. Área de Descripción
  
  4. Área de Control
  
  2.1 Fechas
  2.2 Descripción
  2.3 Historia
  2.4 Legislación
  
  4.1 Identiicador de la descripción de la función
  4.2 Identiicador(es) de la institución
  4.3 Reglas y/o convenciones
  4.4 Estado de elaboración
  4.5 Nivel de detalle
  4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación
  4.7 Lengua(s) y escritura(s)
  4.8 Fuentes
  4.9 Notas de mantenimiento
  
  Capítulo de Vinculación de las Funciones con Documentos de Archivo y otros Recursos
  
  5.1 Identiicador y forma autorizada del nombre/ titulo de la entidad relacionada.
  5.2 Naturaleza de la relación
  5.3 Fechas de la relación
  
  Tabla 5. Estructura de datos para la descripción de instituciones que
  custodian recursos archivísticos. ISIAH
  ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIÓN DE INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN
  RECURSOS ARCHIVÍSTICOS
  (ISIAH)
  1. Área de Identiicación
  
  4. Área de Servicios
  
  1.1 Identiicador
  1.2 Forma autorizada del nombre
  1.3 Formas paralelas del nombre
  1.4 Otras formas del nombre
  1.5 Tipo
  
  4.1 Servicios de ayuda a la investigación
  4.2 Servicios de reproducción
  4.3 Facilidades para el público
  
  2. Área de Contacto
  
  5. Área de Control
  
  69
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  2.1 Dirección
  2.2 Teléfono, Fax, mail
  2.3 Dirección de internet
  2.4 Personal responsable
  
  5.1 Identiicador de la descripción
  5.2 Identiicador de la institución
  5.3 Reglas y/o convenciones
  5.4 Estado de elaboración
  5.5 Nivel de detalle
  5.6 Fechas de creación, revisión o eliminación
  5.7 Lengua(s) y escritura(s)
  5.8 Fuentes
  5.9 Notas de mantenimiento
  
  3. Área de Descripción
  
  Capítulo de Vinculación de las Instituciones con
  Documentos de Archivo y sus Productores
  
  3.1 Contexto cultural y geográico
  3.2 Historia
  3.3 Estructura administrativa
  3.4 Política de ingreso
  3.5 Ediicio
  3.6 Fondos custodiados
  3.7 Instrumentos de descripción y publicaciones
  3.8 Horario de Apertura
  3.9 Condiciones y requisitos para el acceso
  3.10 Acceso para discapacitados
  3.11 Modo de acceso y transporte
  
  6.1 Títulos e identiicadores de los recursos
  archivísticos relacionados
  6.2 Descripción de la relación
  6.3 Fechas de la relación
  
  El CIA propuso los elementos de descripción con los que se
  deben describir y representar cada una de estas entidades. Los Sistemas
  Nacionales de Archivos deben respetar estar estructuras de datos pues sólo
  así se podrán integrar descripciones procedentes de diferentes sistemas de
  archivos y, realmente, se podrá establecer una cooperación archivística
  internacional. No obstante, las nuevas normas nacionales que se publiquen
  pueden incluir, además de estos elementos descriptivos, otros elementos
  adecuados a sus realidades especíicas.
  6 LA NUEVA GENERACIÓN DE NORMAS NACIONALES Y REGIONALES DE DESCRIPCIÓN
  El CIA, con la publicación de su conjunto normativo, tuvo como
  propósito establecer una estructura de datos uniforme de descripción
  y no una estructura de contenidos a nivel internacional. Por tanto, es
  responsabilidad de cada país elaborar sus propias normas de descripción que
  regulen los contenidos de acuerdo a sus realidades archivísticas. Al respeto,
  en ISAD(G), se expone la siguiente idea: “[…] estas normas constituye una
  guía general para la elaboración de descripciones archivísticas” por lo que
  
  70
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  “[…] deben utilizarse conjuntamente con las normas nacionales existentes
  o como base para el desarrollo de otras normas nacionales.” (CONSEJO
  INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 12).
  Esta declaración tuvo una gran inluencia en el desarrollo de
  normas nacionales y regionales de datos, contenidos, presentación y
  codiicación para describir documentos, productores y para la elaboración
  de puntos de acceso que facilitaran la creación de los registros de autoridades
  en archivos. Reino Unido, EE.UU., Canadá, Portugal, España, Irlanda,
  Brasil y Uruguay son los países que han desarrollado, hasta la fecha, normas
  para regular el proceso de descripción. En estos países, en un período
  de 15 años, se elaboraron un conjunto de estándares que aportan ideas
  importantes y novedosas sobre la normalización de esta actividad.
  Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate
  Names (RCPPCN), el Manual of Archival Description (MAD3), Describing
  Archives: A Content Standards (DACS), las Rules for Archival Description
  (RAD2), las Orientações para a Descrição Arquivística (ODA), la Norma
  Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), el Manual de Descripción
  Multinivel (MDM), la Norma Española de Descripción Archivística Borrador (NEDA-I), la Norma de Descripción Archivística de Cataluña
  (NODAC), la Norma Gallega de Descripción Archivística (NOGADA),
  la Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades (ARANOR), la
  Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados de Nombres
  de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de
  Descripción Archivística de los Archivos Estatales (NEPAN), la Norma
  Irlandesa de Descripción (IGAD) y la Norma Uruguaya de Descripción
  Archivística (NUDA) son, sólo, algunos ejemplos de estas normas.
  A continuación se presenta una igura que muestra, un resumen,
  de los estándares publicados en estos países:
  
  71
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Figura 26. Normas publicadas en Reino Unido, EE.UU, Canadá, Portugal,
  Brasil, España, Irlanda, y Uruguay
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  Estos proyectos normativos publicados buscan alcanzar modelos
  que se ajusten a las tradiciones archivísticas y que sistematicen los
  procedimientos e instrumentos de descripción existentes de cada país. Todo
  esto hace que, aunque partan de un texto común (normas internacionales)
  existan diferencias entre las distintas normas publicadas.
  A través de la mayoría de estas normas se pueden describir los
  documentos de archivos, no sucediendo lo mismo con el productor,
  documentos especiales o la normalización de puntos de acceso normalizados.
  La siguiente tabla ejempliica las entidades archivísticas que describen estas
  normas nacionales y regionales.
  
  72
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Tabla 6. Entidades que describen las normas de descripción
  ENTIDADES QUE DESCRIBEN LOS ESTÁNDARES
  Documentos
  
  Productores/
  Registro de Autoridad
  
  Documentos en
  Soportes Especiales
  
  Puntos de
  Acceso
  
  MAD3
  
  X
  
  -
  
  X
  
  -
  
  DACS
  
  X
  
  X
  
  -
  
  -
  
  RAD2
  
  X
  
  -
  
  X
  
  X
  
  ODA
  
  X
  
  X
  
  -
  
  X
  
  NOBRADE
  
  X
  
  -
  
  -
  
  -
  
  NEDAI
  
  X
  
  -
  
  -
  
  -
  
  MDM
  
  X
  
  X
  
  X
  
  X
  
  NODAC
  
  X
  
  -
  
  -
  
  -
  
  NOGADA
  
  X
  
  -
  
  -
  
  -
  
  ARANOR
  
  -
  
  X
  
  -
  
  -
  
  IGAD
  
  X
  
  -
  
  -
  
  -
  
  NUDA
  
  X
  
  -
  
  -
  
  -
  
  NEPAN
  
  -
  
  -
  
  -
  
  X
  
  RCPPCN
  
  -
  
  -
  
  -
  
  X
  
  Tal y como se puede ver en la tabla anterior, en la generalidad de
  las normas se ha desarrollado las estructuras de datos y contenidos para
  describir documentos. DACS, ODA, MDM y ARANOR son las únicas
  normativas que permiten, también, la descripción de los productores y
  proporcionan las pautas para la creación de los registros de autoridades.
  DACS (1ra ed.), RAD2, ODA y MDM proponen reglas para la creación
  de puntos de acceso normalizados (nombres de instituciones, personas,
  familias y lugares geográicos y materias). Reino Unido y España cuentan
  con una normativa independiente para la creación y normalización
  de los puntos de acceso. Por su parte, NOBRADE contiene un área
  de información descriptiva con reglas especíicas para crear puntos de
  acceso. MAD3, RAD2 y el MDM, también, desarrollan estructuras para
  la descripción de materiales en soportes especiales (fotografías, planos,
  documentos cartográicos, sonoros, películas, objetos, documentos
  ilatélicos y electrónicos, entre otros).
  Como se observa, todas las normas logran integrar sus estructuras
  con ISAD(G), no sucediendo así con ISAAR(CPF) o con ISDF o ISIAH
  73
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  . La comunidad de archiveros sigue trabajando para obtener normativas
  que logren integrar los contenidos de los documentos, sus productores, los
  puntos de acceso importantes en la creación de los registros de autoridad.
  Además, esta comunidad es consciente de la necesidad de obtener normas
  que faciliten la codiicación de la información en ambientes electrónicos,
  por tanto deben ser normas compatibles con los formatos de codiicación.
  Estos estándares, atendiendo a su tipología, se pueden clasiicar
  según su función: en normas de entrada de datos y normas de salida de
  datos. El archivero español Abelardo Santamaría Gallo establece que las
  normas de entrada de datos se clasiican en normas de estructura de datos
  y contendido y las normas de salida de datos: se clasiican en normas de
  presentación y codiicación10 (SANTAMARÍA GALLO, 2006, p. 12-13).
  Atendiendo a esta clasiicación según su función, se presenta la
  siguiente tabla donde se muestra la tipología normativa a la que pertenece
  la nueva generación estándares nacionales y regionales publicados.
  
  10
  Siguiendo a Abelardo Santamaría Gallo (2006), desde el punto de vista de la función que cumplen las normas
  de descripción archivísticas con respecto a los sistemas archivísticos, se pueden identiicar los siguientes tipos
  de normas:
  
  Normas de estructura de datos: regulan qué contenedores de información están disponibles en las representaciones
  de las entidades archivísticas, es decir: elementos y subelementos; nombre; índice de frecuencia (único o
  repetible, obligatorio, opcional o condicionado).
  Normas de contenido de datos: regulan, para cada uno de los componentes estructurales ijados cómo introducir
  la información, es decir: la información que puede incluirse y la que no; las fuentes de información; reglas
  generales y especíicas sobre su uso, tipos de datos a consignar, formalización de datos, etc.
  Normas de presentación de datos: regulan cómo se debe presentar en pantalla o en salida impresa (por ejemplo
  en instrumentos de descripción impresos) la información introducida, es decir: el orden de presentación de la
  información consignada en los distintos elementos y subelementos; su agrupación o no en áreas; la visualización
  de etiquetas con el nombre del elemento o subelemento; el uso de signos de puntuación empleados como
  separadores; la forma de presentación de las relaciones; el tipo y estilo de letra, etc.
  Normas de codiicación de datos para su intercambio/comunicación: regulan cómo debe codiicarse la información
  almacenada en un sistema, desde un punto de vista estructural y semántico, a través de diferentes sistemas de
  metadatos (EAD, EAC, MARC 21, Dublin Core, etc), para que pueda ser adecuadamente procesada en otro
  sistema de información.
  
  74
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Tabla 7. Clasiicación de las norma según su función
  TIPOLOGÍA DE NORMA SEGÚN FUNCIÓN
  Estructura
  
  Contenido
  
  Presentación
  
  Codificación
  
  MAD3
  
  X
  
  X
  
  X
  
  X
  
  DACS
  
  X
  
  X
  
  -
  
  X
  
  RAD2
  
  X
  
  X
  
  X
  
  -
  
  ODA
  
  X
  
  X
  
  X
  
  -
  
  NOBRADE
  
  X
  
  X
  
  -
  
  -
  
  NEDAI
  
  X
  
  X
  
  X
  
  -
  
  MDM
  
  X
  
  X
  
  X
  
  -
  
  NODAC
  
  X
  
  X
  
  -
  
  -
  
  NOGADA
  
  X
  
  X
  
  -
  
  -
  
  ARANOR
  
  X
  
  X
  
  -
  
  -
  
  IGAD
  
  X
  
  X
  
  -
  
  NUDA
  
  X
  
  X
  
  X
  
  -
  
  NEPAN
  
  X
  
  X
  
  -
  
  -
  
  RCPPCN
  
  X
  
  X
  
  -
  
  -
  
  Todos los proyectos normativos se ajustan a dos de estas categorías
  (normas de estructura y contenido de datos). Varias de los estándares
  regulan la salida de datos en pantalla o en instrumentos impresos; a
  través de modelos detallados o reglas especíicas (organización, redacción,
  ortografía) normalizan la formalización y la presentación de la información
  en los instrumentos de descripción. MAD3 y DACS son los únicos
  estándares que regulan cómo debe codiicarse la información almacenada
  en entornos digitales y para ello proponen las normas de codiicación
  que deben ser utilizadas (Encoded Archival Descripction (EAD) y Encoded
  Archival Context (EAC)).
  Estas normas internacionales y nacionales no son publicaciones
  estáticas, constantemente tienen que estar en revisión y actualización. Por
  tanto, las comisiones o grupos responsables por su mantenimiento deben
  seguir trabajando para completar este conjunto normativo y facilitar, con
  ello, el trabajo de los profesionales de la información. La integración de
  las entidades de descripción en sistemas uniicados y normalizados de
  descripción archivística es, inalmente, lo que facilita la accesibilidad
  
  75
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  y la usabilidad de la información desde cualquier espacio del mundo
  globalizado de la información.
  En los siguientes sub-epígrafes analizaremos cada una de estas
  normas . Para elaborar una caracterización más concisa de estas normativas,
  serán analizados, en cada una de los estándares, los siguientes elementos:
  principios teóricos, entidades de descripción, subtipos de entidades,
  elementos obligatorios, tipología de norma y estructura organizativa.
  11
  
  Se presentarán, primero, las normas de estructuras de datos y
  contenidos que normalicen la descripción de documentos y productores.
  Posteriormente, se explicarán las normas que regulen la creación de puntos
  de acceso en los contextos archivísticos y, por último, se analizarán los
  estándares de codiicación publicados para esta área de conocimiento.
  6.1 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN REINO UNIDO: MAD3
  Uno de los pasos más signiicativos de Reino Unido en el campo
  de la descripción archivística fue la publicación de las dos ediciones del
  Manual of Archival Description (MAD y MAD2) entre los años 1986 y
  1990. Según Michael Cook, Reino Unido fue el país representante de
  la tradición archivística europea frente a la americana en el ámbito de la
  descripción antes del surgimiento de ISAD(G). Muchos autores consideran
  que MAD2 fue una de las normas nacionales que más aportó al proceso
  internacional de descripción.
  Durante la década de 1990 la segunda edición de MAD
  permaneció vigente. A partir de las publicaciones de las normas del CIA,
  los profesores Margaret Procter y Michael Cook, ambos de la Universidad
  de Liverpool, comenzaron una revisión exhaustiva del manual para realizar
  algunas correcciones y publicar una tercera versión adaptada a las exigencias
  internacionales.
  La tercera edición del Manual of Archival Description se concluyó
  en el 2000 y tuvo gran aceptación dentro de la comunidad de archiveros
  ingleses. Esta obra sirve de libro de texto en las instituciones docentes que
  La norma de Irlanda no será analizada en este texto porque más que una norma constituye un resumen de la
  norma internacional ISAD(G).
  
  11
  
  76
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  tienen dentro de su enseñanza la archivística. MAD3 es utilizada, también,
  para la elaboración de los instrumentos de descripción en los archivos. El
  manual se rige por la premisa siguiente “No se pueden establecer normas
  rígidas para describir en los archivos pero sí se pueden señalar las cuestiones
  centrales de la práctica común.” (COOK; PROCTER, 2000, p. xii ).
  MAD3 propone tres principios fundamentales basados en los
  establecidos en su edición anterior y en la propuesta de fundamentos
  elaborada por el CIA, en 1992. El manual establece la organización de
  los fondos archivísticos como principio elemental de la descripción. Cook
  y Procter partiendo del análisis de concepciones de autores como Hilary
  Jenkinson y la declaración del CIA, argumentan la importancia que tiene la
  organización física e intelectual para el control y la descripción de los fondos.
  Dejan claro que la descripción es un proceso posterior a la organización
  de los documentos archivísticos: “he arrangement of archives es an essential
  preliminary to their description.” (COOK; PROCTER, 2000, p. 6).
  MAD3 mantiene como principio básico la descripción
  multinivel, también presente en ISAD(G). El manual inglés expone
  que las descripciones archivísticas se pueden realizar en dos niveles a los
  que denomina nivel superior «higher level»12 y nivel inferior «lower level»
  , estos niveles deben estar relacionados entre sí. Especiica que, generalmente,
  el nivel superior incluye los niveles de fondo, subfondo y series y el inferior
  documento compuesto o documento simple aunque esta clasiicación es
  relativa y dependerá del alcance de los instrumentos de descripción.13
  MAD3 deiende las descripciones relacionadas jerárquicamente y
  propone este método como única alternativa para la descripción. El manual
  destaca la importancia de la descripción a múltiples niveles y prescribe
  que cada descripción debe tener al menos dos niveles. Este procedimiento
  es una aplicación práctica del principio de origen y procedencia en la
  descripción archivística, en la medida que vinculemos un nivel inferior
  con su nivel superior estaremos utilizando y respetando este postulado.
  Como último principio, MAD3 retoma de la anterior edición el
  aspecto de la profundidad en las descripciones, ausente en la declaración
  12
  
  Estos dos términos reemplazan a los términos macro y micro utilizados en MAD2
  
  Si el instrumento de descripción solo describe subfondos o series entonces estas actúan como niveles inferiores
  en relación con los niveles grupo de fondos o fondos.
  13
  
  77
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  del CIA. En el manual no se determinan los elementos propios por niveles
  de descripción pero si se aborda el tema teóricamente. Este aspecto hace
  referencia a la representación de los documentos, a la recuperación de la
  información y al carácter imparcial y objetivo de las descripciones (COOK;
  PROCTER, 2000, p. 27-30). Los autores, con el uso de este principio,
  enfatizan en que las descripciones deben constituir representaciones exactas
  de los documentos.
  Con respecto a los niveles de descripción, estos fueron abordados
  por Cook y Procter desde la segunda edición del manual. En MAD2 se
  profundizó en el estudio teórico de los niveles y se establecieron dos tipos
  de niveles: los facticios y los reales. Los primeros se corresponden con los
  niveles de gestión e incluyen los niveles archivo y grupo de fondos. Por
  su parte, los niveles reales facilitan la organización interna de los fondos
  documentales e incluyen el fondo, subfondo, las series, el documento
  compuesto y el documento simple (COOK; PROCTER, 1989b, p.
  9). En la tercera edición del manual, los autores proponen los mismos
  niveles de descripción aunque hacen algunas variaciones con respecto a
  la terminología. Con el cambio de algunos términos (clases por series), los
  autores buscaban alcanzar una mayor compatibilidad con la normativa
  internacional.
  MAD3 expone que se pueden utilizar todos los elementos de su
  estructura para describir la entidad documento y sus sub-entidades pero
  establece con carácter obligatorio, sólo, los elementos contemplados en el
  área de identiicación excluyendo de la propuesta el nombre del productor
  incluido en ISAD(G).
  El manual inglés propone una estructura de datos para describir,
  sólo, la entidad documento y sus sub-entidades; presenta, además, los
  elementos especíicos que deben utilizarse para describir tipos de documentos
  en formatos especiales (fotos, ilmes, planos). Este manual es considerado una
  norma de contenido pues facilita reglas para asignar la información correcta
  en cada elemento descriptivo. Todos los elementos vienen acompañados de
  pautas generales y de ejemplos que ilustran su aplicabilidad.
  El manual indica dos formatos para presentar la información de las
  descripciones. El primer modelo se corresponde con el modo de párrafo y
  
  78
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  los datos se presentarán de forma narrativa y uniforme. El segundo modelo
  se reiere al formato en modo lista, en el cual los datos serán presentados
  en columnas.
  Niveles
  
  0
  
  Nombre del Archivo
  
  2
  
  Área de Identificación
  
  2
  
  Área de Historia Administrativa
  y Custodia
  (Texto Libre)
  Área de Contenido y Estructura
  (Texto Libre)
  
  Nombre del Archivero
  Fecha
  
  Figura 27. Formato de presentación en modo párrafo. MAD3
  Fuente: MAD3, 2000, p. 111.
  
  Las descripciones representadas en modo párrafo se utilizan
  cuando el texto a incluir en los campos es largo y su redacción es libre. Este
  modo es más adecuado para los niveles de fondo, subfondo y serie, pues
  en ellos se describen datos de caracteres textuales y extensos, tales como
  la historia institucional, la reseña biográica, la historia archivística y el
  contenido.
  
  79
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Niveles
  3
  4
  
  Código de ref.
  Serie.
  Código de ref.
  Unidad Doc.
  
  Título de Serie
  Otras
  Referencias
  
  Título
  Columna de Texto
  
  Fechas
  
  Fechas
  
  Figura 28. Formato de presentación en modo lista. MAD3
  Fuente: MAD3, 2000, p. 113.
  
  El formato de presentación en modo lista se utiliza cuando el texto
  a incluir en los campos es corto y preciso. Este modo se recomienda para
  los niveles de series y documento simple porque generalmente se describen
  datos breves como código, título, fechas, características físicas, entre otros.
  Aunque MAD3 recomienda el uso de un tipo de formato de
  presentación para determinados niveles de descripción, también aclara
  que es posible usar los dos modos en todos los niveles de descripción. Por
  ejemplo, la información sobre las series documentales puede ser presentada
  en modo lista e idéntico proceder con los demás niveles.
  El manual inglés es, también, una norma de codiicación. En esta
  nueva versión demuestra la compatibilidad de los elementos descriptivos
  con Encoded Archival Description.
  Es válido resaltar, como elemento diferenciador de este manual,
  la propuesta de estructuras de descripción propias para documentos
  con características especiales. A partir de los elementos propuestos por
  ISAD(G), los autores proponen estructuras de datos y contenidos para
  describir fotografía, planos, películas, documentos electrónicos entre
  otros. El manual puede ser utilizado, en aquellos países, donde no se hayan
  desarrollado, aún, estructuras archivísticas para describir documentos en
  formatos especiales.
  
  80
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  MAD3 presenta coincidencias con la normativa internacional,
  en cuanto a principios teóricos, elementos obligatorios, estructura y
  contenido. No obstante, este manual incluye algunos aspectos que no están
  vigentes en otras normas. Se trata de elementos como los niveles reales, el
  sector de información para la gestión o los formatos de presentación de las
  descripciones. La estructura organizativa no es, exactamente, igual que la
  norma internacional, no obstante, los autores incluyeron la mayoría de los
  elementos propuestos por el CIA.
  Tabla 8. Caracterización del Manual of Archival Description
  MANUAL OF ARCHIVAL DESCRIPTION
  
  Principios
  Teóricos
  
  Entidades
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  Tipología de
  Norma
  
  La descripción tiene
  lugar después de que
  se haya completado
  la organización.
  
  Estructura
  Organizativa
  
  Área de
  identificación
  Estructura
  
  Los niveles de
  organización
  determinan
  los niveles de
  descripción.
  La descripción
  archivística se basa
  en los principios
  de la descripción
  multinivel.
  Profundidad en la
  descripción
  Cada descripción,
  independientemente
  del nivel, se
  compone de un
  conjunto ordenado
  de elementos.
  
  Área de
  historia
  institucional y
  archivística
  
  Documento
  Propone estructura
  de descripciones para
  formatos especiales:
  Títulos de propiedad
  Cartas
  Fotografías
  Planos
  Documentos
  cartográicos y de
  arquitectura
  sonoros
  Películas
  Documentoselectrónicos
  
  Archivo
  Grupo de
  Fondos
  Fondo
  Sub -fondo
  Series
  Documento
  compuesto
  Documento
  Simple
  
  Código de
  Referencia
  Título
  Fechas
  Nivel de
  Descripción
  Extensión de
  la unidad de
  descripción
  
  Contenido
  
  Área de acceso,
  publicación y
  referencia.
  
  Presentación
  
  Localización
  selectiva y extracción
  de la información
  descriptiva
  
  Área de
  contenido y
  estructura
  
  Codiicación
  
  Área de control
  administración
  
  Área de control
  de procesos
  Área de
  conservación
  
  81
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  6.2 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN EE.UU: DACS
  Estados Unidos de América es considerado uno de los pioneros
  en las prácticas de normalización de la descripción archivística. Desde
  1983 ya contaba con la publicación de una norma de contenido: Archives,
  Personal Papers and Manuscripts (APPM) y una norma de formato para el
  intercambio de información archivística: United States Machinal Readable
  Cataloging for Archives and Manuscripts Control (USMARC AMC).
  Con la publicación de las normas del CIA, en la década de los
  90, los archiveros de EE.UU comenzaron a dar los primeros pasos para
  la formación de nuevas normas de estructuras, contenidos y formatos,
  que estuvieran en consonancia con los estándares internacionales. Es en
  este momento cuando se inician los trabajos en el conocido proyecto
  CUSTARD.
  En 1996, un grupo formado por archiveros americanos y
  canadienses, representantes de la Society of American Archivists (SAA) y
  del Bureau of Canadian Archivists (BCA), decidieron trabajar en conjunto
  para desarrollar una norma norteamericana de descripción archivística.
  Este proyecto es conocido por el nombre de CUSTARD: Canadá-US.Task
  Force on Archival Description. Durante cinco años, los archiveros, de ambos
  países, trabajaron en conjunto y lograron obtener los primeros borradores
  de lo que sería la norma norteamericana de descripción archivística.
  También, se precisaron los principios del proyecto y como consecuencia
  surgió la Declaración de Principios del Proyecto CUSTARD.
  Finalmente, el proyecto tomó un curso distinto por diferencias
  teóricas incompatibles entre los miembros estadounidenses y canadienses
  del comité. Todo parece indicar que el Bureau of Canadian Archivists no
  aceptó la perspectiva fuertemente custodial del proyecto CUSTARD,
  porque rompía con su tradición de archivos totales y, por lo tanto, se
  apartaban del proyecto. Los estadounidenses, por su parte, apuntaron que
  no concordaban en incluir reglas para la descripción de documentos en
  formatos especiales pues ya contaban con las AACR2. Ante esta situación,
  ambos países decidieron publicar por separado su propia norma nacional
  de descripción archivística.
  
  82
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Después de la ruptura del proyecto norteamericano de descripción,
  los archiveros estadounidenses completaron la revisión inal del borrador
  de CUSTARD y dieron por terminada la norma. La Society of American
  Archivists publicó, oicialmente, Describing Archives: A Content Standard
  (DASC), en el 2004, y la aprobó como norma nacional de contenido y
  sustituta de APPM. En el año 2013, la SAA publica una segunda edición
  revisada de DACS.
  DACS establece ocho principios que constituyen la base teórica
  y práctica para la descripción de las entidades archivísticas. Los principios
  presentados constituyen una extensión de la declaración del proyecto
  CUSTARD, explicados en este libro anteriormente. Los archiveros
  estadounidenses, de acuerdo con la mayoría de las reglas propuestas por
  en CUSTARD, adoptan los principios e introducen sólo algunos cambios.
  Los aspectos que marcan la diferencia entre estas propuestas es la inclusión,
  en DACS, del carácter exclusivo de los documentos y la exclusión, en esta
  norma, de la descripción de colecciones y documentos sueltos.
  DACS ofrece estructuras de datos y contenidos para describir dos
  entidades archivísticas: documentos y productores. La primera edición de la
  norma contaba, además, con una tercera parte dedicada a la normalización
  de puntos de acceso relacionados con los productores de documentos, en
  la edición del 2013, se consideró mejor prescindir de esta parte.
  Según los archiveros norteamericanos, las descripciones pueden
  estar orientadas a representar todos los subtipos de entidades de descripción
  y relacionarlos jerárquicamente o describirlos por separado sin establecer
  conexiones entre ellos, para el caso del documento. Para la entidad
  documento y sus sub-entidades, la norma propone dos formas para la
  elaboración de descripciones archivísticas: las descripciones independientes
  y las descripciones multinivel.
  El primer método, descripciones independientes (Single-Level
  Descriptions) consiste en describir cada uno de los niveles de descripción
  (fondo, serie, documento compuesto, documento simple) por separado,
  sin crear relaciones entre ellos. De este modo se pueden representar todos
  los subtipos de entidades pero sin establecer jerarquía alguna.
  
  83
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  El segundo método propuesto es el Multilevel Descriptions,
  conocido en el mundo hispanohablante como descripción multinivel.
  La norma recomienda para las descripciones multinivel utilizar los
  mismos elementos de las descripciones independientes pero utilizando un
  elemento adicional que permite establecer las relaciones jerárquicas entre
  las descripciones.
  Tanto para las descripciones independientes como las multinivel,
  DACS establece tres tipos de representaciones: mínimas, óptimas y con
  valor añadido. Las diferencias entre éstas radican en la cantidad y los
  elementos descriptivos que se utilizan. El estándar propone los elementos
  a utilizar en cada una de ellas, pero deja abierta la posibilidad de añadir
  algún dato que el archivero considere necesario. En el texto se establecen
  los elementos a usar en cada uno tipos de representaciones (mínimas,
  óptimas y con valor añadido).
  Las iguras siguientes ejempliican los elementos usados en el
  nivel mínimo de los dos tipos de niveles de descripciones para documentos (independiente y multinivel).
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  
  Single-Level Minimum
  (Descripciones independientes, nivel mínimo)
  Reference Code Element
  Name and Location of Repository Element
  Title
  Date
  Extent
  Name of Creator
  Scope and Content
  Conditions Governing Access
  Language and scripts of the material
  
  Figura 29. Elementos del Single-Level Minimum
  Fuente: DACS, 2013, p. 7.
  
  84
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  MultiLevel Minimum
  (Descripciones multinivel, nivel mínimo)
  La descripción del nivel superior (Fonds) debe incluir los siguientes elementos:
  •
  Reference Code Element
  •
  Name and Location of Repository Element
  •
  Title
  •
  Date
  •
  Extent
  •
  Name of Creator
  •
  Scope and Content Conditions Governing Access
  •
  Language and scripts of the material
  •
  Identiicar la relación o el parentesco que existe con la unidad de descripción superior. Aclarar la
  posición de la unidad de descripción dentro de la jerarquía de niveles establecidos por la norma.
  Los niveles de descripción subsiguientes incluyen:
  •
  Todos los elementos usados en el nivel superior pero solo debe incluirse la información que
  sea propia de este nivel, es decir la información pertinente. No repetir información del nivel
  superior.
  Notas:
  Name of Creador En este caso el nombre del creador puede ser diferente al del nivel superior y en
  muchas ocasiones este nombre es usado como parte del título del elemento.
  Scope and Content Es necesario representar con precisión el contexto y el contenido de la unidad de
  descripción que se está describiendo.
  •
  Identiicar la relación o el parentesco que existe con la unidad de descripción superior. Aclarar la
  posición de la unidad de descripción dentro de la jerarquía de niveles establecidos por la norma.
  
  Figura 30. Elementos del Multilevel Minimum
  Fuente: DACS, 2013, p. 10.
  
  La diferencia entre el método Single-Level Descriptions y el Multilevel
  Descriptions radica en la relación jerárquica que existe entre los niveles de
  descripción. Para ello, se adiciona un punto que identiica el parentesco
  existente con la unidad de descripción superior. DACS brinda la posibilidad
  de describir cada uno de los niveles establecidos por separado y sin conexión;
  o describirlos siguiendo las reglas de descripción multinivel. Esta norma
  respeta la regla de descripción multinivel pero no la presenta como la única
  opción para la descripción archivística. Este estándar no limita la descripción
  a un solo tipo, sino que estudia y propone todas las posibilidades reales que
  puedan ser de interés para los diferentes tipos de archivos.
  DACS para describir la entidad productor, propone el uso de
  descripciones mínimas y con valor añadido, para el productor no propone
  el nivel óptimo como sucede con el documento. Para las descripciones
  mínimas recomienda el uso de los siguientes elementos: forma autorizada
  del nombre, tipo de entidad, fechas de existencia e identiicador del registro
  85
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  de autoridad. Para el uso de descripciones con valor añadido propone el uso
  todos los elementos del nivel mínimo más los elementos que el archivero
  considere pertinente incluir.
  Esta forma de presentar la descripción en niveles de detalle
  (mínimo, óptimo y con valor añadido) es una característica presente en la
  descripción estadounidense y canadiense. Es un aspecto a tener en cuenta,
  pues si se relexiona sobre este tema da para comprender rápidamente que
  en la práctica diaria de los archivos no se cuenta con los recursos suicientes
  (económicos y humanos) para realizar descripciones con los niveles de
  profundidad presentados en las nuevas pautas normativas.
  DACS no contempla el uso de elementos obligatorios para las
  descripciones de los documentos y los productores. No obstante, en la
  norma se deinen un conjunto de elementos que siempre deben estar
  presentes en los tipos de descripciones para documentos (mínima, óptima
  y con valor añadido) y para productores (mínima y con valor añadido).
  Estos elementos son los siguientes:
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  
  Entidad Documento
  Código de Referencia
  Ubicación en el Depósito
  Título
  Fecha (s)
  Extensión de la unidad de descripción
  Nombre del Productor
  Alcance y Contenido
  Condiciones de Acceso
  Lengua y escritura de la documentación
  
  •
  •
  •
  •
  
  Entidad Productor
  Forma autorizada del nombre
  Tipo de entidad
  Fechas de existencia
  Identiicador del registro de autoridad
  86
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  DACS es una norma de estructura de datos y contenidos. A
  través de los elementos determina cuál es la información que desea detallar
  en las descripciones. Todos los elementos vienen acompañados de reglas
  generales y especíicas que explican su aplicación práctica así como las
  fuentes de información que se deben consultar, seguidos de ejemplos y
  algunos comentarios. El estándar estadounidense no constituye una norma
  de presentación de datos pues no presenta reglas vinculadas con la forma
  de mostrar la información en los instrumentos de descripción.
  En relación con las estructuras de formatos de datos, DACS,
  para codiicar la información en ambientes electrónicos, en la primera
  edición del 2004, utiliza las normas Enconded Archival Descripctión (EAD),
  Encoded Archival Context (EAC) y MARC (Machine Readable Cataloging).
  Sin embargo, en la segunda edición, publicada en el 2013, sólo establece
  compatibilidad con EAD y EAC dejando excluido el marcado con el estándar
  bibliotecario. Sus elementos de descripción son compatibles con el conjunto
  de etiquetas propuestas en los estándares de codiicación archivísticos.
  DACS es una norma que integra todos los principios de la
  descripción y se adapta a las nuevas exigencias de la gestión documental,
  dejando atrás la inluencia bibliográica. Este estándar es bastante
  completo pues describe tanto al documento como a su productor, y
  adapta las estructuras de datos a los formatos electrónicos de intercambio.
  DACS, aunque presenta un conjunto de coincidencias con, ISAD(G) e
  ISAAR(CPF) en cuanto a principios teóricos, niveles de descripción,
  terminología y elementos; también contiene una serie de aportaciones
  que la distinguen de sus normas antecesoras y de ISAD(G). El estándar
  estadounidense introduce innovaciones en aspectos relacionados con los
  niveles de detalle en las descripciones, la tipología de norma, los elementos
  obligatorios, la estructura y los contenidos.
  
  87
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Tabla 9. Caracterización de Describing Archives: A Content Standard
  DESCRIBING ARCHIVES: A CONTENT STANDARD
  Principios Teóricos
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Entidades
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  El principio de respeto a los
  fondos es la base de la
  organización y de la
  descripción (Origen y
  Procedencia).
  La descripción tiene lugar
  después de que se haya
  completado la organización.
  
  No proponen
  elementos
  obligatorios.
  
  Grupo de fondos
  Los niveles de organización
  determinan los niveles de
  descripción.
  
  Fondo
  
  Estructura
  
  Sin embargo,
  presentan la
  descripción usando
  tres tipos de niveles:
  mínimas, óptimas y
  con valor añadido.
  
  Serie
  Documento
  
  Los productores de
  materiales archivísticos,
  tanto como los materiales en
  sí mismos, también deben
  ser descritos.
  La descripción archivística
  se basa en los principios de
  la descripción multinivel.
  La descripción se aplica a
  todos los materiales de
  archivo con independencia
  de su forma o soporte.
  Los principios de la
  descripción archivística se
  aplican igualmente a los
  documentos creados por
  organizaciones, por
  individuos o familias.
  Los documentos de archivos
  poseen características únicas.
  La descripción archivística
  debe ser pensada y realizada
  de acuerdo a las exigencias y
  requerimientos de su uso.
  Las descripciones de todos
  los materiales archivísticos
  deberían estar integradas y
  responder a las mismas
  reglas de descripción.
  Cada descripción,
  independientemente del
  nivel, se compone de un
  conjunto ordenado de
  elementos.
  Localización selectiva y
  extracción de la información
  descriptiva.
  
  Tipología de
  Norma
  
  Documento
  Compuesto
  Documento Simple
  
  Cada uno de los
  niveles tiene un grupo
  de elementos fijos que
  no pueden faltar.
  
  Colecciones
  
  Contenido
  
  Estructura
  Organizativa
  Documentos
  Niveles de descripción
  Área de Identificación
  Área de contenido y
  estructura
  Área de condiciones de
  acceso y uso
  Área de adquisición y
  valoración
  Área de materiales
  relacionados
  Área de notas
  Área de control de la
  descripción
  Productores
  Registro de autoridad
  archivística.
  Área de formas del
  nombre.
  Área de descripción de
  personas, familias e
  instituciones
  Área de relaciones entre
  personas, familias e
  instituciones.
  Área de control de la
  descripción.
  Área de relaciones con
  otros recursos.
  
  Institución
  Productor
  
  Persona
  Familia
  Codificación
  
  6.3 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN CANADÁ: RAD2
  La segunda edición de las Rules for Archival Description (RAD2)
  es la norma utilizada para la descripción de los documentos archivísticos
  en Canadá. La publicación de la primera versión de la norma, en la década
  
  88
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  del 90, no respondía, totalmente, a los nuevos intereses de la comunidad
  archivística. Por tanto, los especialistas responsables del proyecto
  descriptivo, siguieron trabajando en la norma para adaptarla a los nuevos
  contextos y a las necesidades especíicas de las instituciones canadienses.
  La primera edición de las reglas (RAD) presentaba una fuerte
  inluencia del campo bibliotecológico ya que se basaba en las International
  Standard Bibliographic Description (ISBD) y las Anglo American
  Cataloguing Rules. 2a Edición (AACR2). La nueva edición de las reglas
  toma como referencia a ISAD(G) y aunque retoma elementos de las reglas
  de catalogación trata de ajustarse más a los principios archivísticos.
  Las RAD2, publicadas en el año 2008, son el resultado del análisis
  y estudio de la primera edición de las reglas canadienses (RAD), del primer
  borrador de CUSTARD y de las AACR2. Su extensa revisión repercutió
  en una mayor lexibilidad de la normativa pues se adaptaba mejor a la
  diversidad de prácticas descriptivas existentes en los archivos. El éxito de
  RAD2 se observa en la aceptación y el consenso que ha tenido dentro de la
  comunidad de archiveros canadienses.
  Las RAD2 plantean varios principios que constituyen la base
  teórica para la descripción de los documentos. Los archiveros canadienses,
  igual que los estadounidenses, para elaborar sus fundamentos teóricos se
  basaron en la Declaración de Principios del Proyecto CUSTARD y, por
  tanto, mantuvieron los elementos básicos de esta declaración. RAD2
  propone la descripción de colecciones o documentos sueltos, presupuesto
  teórico ausente en DACS y motivo de diferencia entre los profesionales de
  Norteamérica. La práctica descriptiva canadiense requiere tener en cuenta
  las descripciones de todos los documentos especiales.
  En este texto normativo se explica que la descripción no es,
  obligatoriamente, un proceso que se realiza después que haya terminado,
  totalmente, la organización aspecto que marca la diferencia con la
  declaración de principios de CUSTARD y con MAD3. En RAD2 se
  considera que la descripción se debe realizar desde la producción del
  documento en las administraciones y, por ello, adapta las reglas a esta
  nueva tendencia de la archivística posmodernista.
  
  89
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Las reglas canadienses proponen una estructura de datos y
  contenidos para describir la entidad documento y diferentes tipos de
  documentos en formatos especiales. Además, dedican una parte a la
  elección de puntos de accesos y a la formación normalizada de los nombres
  de personas, familias, instituciones y lugares geográicos.
  RAD2 aborda los niveles de detalle en las descripciones y, para
  ello, expone dos niveles en las descripciones. El primer nivel de detalle está
  formado por los elementos mínimos que se necesitan para identiicar y
  describir un subtipo de entidad determinado. Por su parte, el segundo nivel
  descriptivo recoge todos los elementos de la norma y otros elementos que
  la institución decida añadir a la descripción. A continuación se exponen
  los elementos propuestos en el primer nivel de detalle.
  Primer nivel de detalle para descripción de fondos, colecciones y series:
  Título propio.___Detalles especíicos del tipo de material.___
  Fechas de creación.___Extensión de la unidad de descripción.___Historia
  Administrativa/Reseña biográica.___Historia archivística.__Alcance y
  contenido.___Notas
  Primer nivel de detalle para descripción de documentos compuestos:
  Título propio.___ Detalles especíicos del tipo de material.___
  Fechas de creación.___Extensión de la unidad de descripción.___ Alcance
  y contenido.___Notas.
  Primer nivel de detalle para descripción de documentos simples:
  Título propio.___Mención de Edición.___ Detalles especíicos
  del tipo de material.___ Fechas de creación, donde no sea aplicable usar
  Fecha de Publicación, Distribución, etc.___ Extensión de la unidad de
  descripción.___ Alcance y contenido.___Notas.___Número normalizado
  (BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 2008, p. 43-44).
  RAD2 no especiica dentro de sus reglas el uso de elementos
  obligatorios para las descripciones archivísticas. No obstante, deine los
  elementos a utilizar en el primer nivel de información. De ellos, hay 6
  elementos que se repiten en todos las subentidades, por tanto pueden
  considerarse, casi, obligatorios.
  
  90
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  
  Título propio
  Detalles especíicos del material
  Fechas de creación
  Extensión de la unidad de descripción
  Alcance y contenido
  Notas
  
  Las reglas canadienses son una norma de estructura de datos.
  Estas reglas especiican los elementos a utilizar para describir tipos
  documentales: textuales, gráicos, cartográicos, sonoros, electrónicos,
  ilatélicos, películas y objetos. También, ofrecen una estructurada que
  facilita la elección de puntos de acceso normalizados. Es asimismo,
  considerada una norma de contenido pues establece cómo seleccionar y
  formar descripciones adecuadas. En cada uno de elementos se especiican
  las fuentes de información que se deben consultar para cumplimentar los
  campos. RAD2, también, es una norma de presentación pues establecen
  un grupo de regulaciones para organizar y presentar la información en los
  instrumentos de descripción.
  Las reglas canadienses presentan una estructura que contiene
  elementos propios de descripciones bibliográicas y archivísticas. Los
  archiveros, en su afán de realizar reglas generales para todos los tipos
  documentales, han unido las ventajas de catalogación en bibliotecas y la
  descripción en archivos. Las reglas incluyen todas las áreas de las AACR2 y
  adicionan un área nueva con los elementos propuestos en ISAD(G) para la
  descripción de documentos archivísticos (área de descripción archivística).
  Si establecemos una comparación entre RAD2 e ISAD(G) podemos
  decir que la norma canadiense no sigue la misma estructura, ni la forma de
  organización que propone la norma internacional, pero sí toma en cuenta
  varios de los elementos que ésta propone para la descripción archivística.
  La aportación de las RAD2 radica en la idea de mezclar elementos
  descriptivos de las normas bibliotecarias y archivísticas para representar
  los documentos. Los archiveros canadienses, basándose en ISAD(G) y
  AACR2, elaboran un texto normativo que permite describir cualquier tipo
  documental que pueda existir en un archivo.
  
  91
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Tabla 10: Caracterización de las Rules For Archival Description
  RULES FOR ARCHIVAL DESCRIPTION (RAD2)
  Principios Teóricos
  
  Entidades
  
  La descripción se
  aplica a todos los
  materiales de archivo
  con independencia de
  su forma o soporte.
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  No proponen
  elementos
  obligatorios.
  Sin embargo,
  presentan la
  descripción usando
  tres tipos de niveles:
  mínimas, óptimas y
  con valor añadido.
  Cada uno de los
  niveles tiene un grupo
  de elementos ijos que
  no pueden faltar.
  
  Fondo
  Series
  Documento
  Simple
  Documento
  Compuesto
  Colecciones
  
  El principio de respeto
  a los fondos es la base
  de la organización y de
  la descripción (Origen
  y Procedencia)
  
  Los productores
  de materiales
  archivísticos, tanto
  como los materiales
  en sí mismos, también
  deben ser descritos.
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Tipología de
  Norma
  
  Estructura
  
  Documento:
  Propone estructura de
  descripción para formatos
  especiales:
  Documentos gráicos
  Documentos cartográicos
  Dibujos de arquitectura
  y técnicos
  Películas
  Documentos sonoros
  Documentos electrónicos
  Microformas
  Objetos
  Documentos ilatélicos
  Documentos sueltos
  
  Estructura
  Organizativa
  Parte I. Descripción:
  Reglas Generales
  para la Descripción
  Descripción de
  Fondos Multimedia
  Documentos
  Textuales
  Materiales Gráicos
  Material
  Cartográico
  Dibujos de
  arquitectura y
  técnicos
  Películas
  Documentos
  Sonoros
  Documentos
  Electrónicos
  Microformas
  Objetos
  Documentos
  Filatélicos
  Documentos
  Sueltos
  
  Parte II.
  Encabezamientos y
  Referencias:
  Contenido
  
  Los principios de la
  descripción archivística
  se aplican igualmente a
  los documentos creados
  por organizaciones, por
  individuos o familias
  Las normas de
  descripción pueden
  utilizarse para
  describir colecciones y
  documentos sueltos
  
  Presentación
  
  La descripción
  archivística debe ser
  pensada y realizada de
  acuerdo a las exigencias
  y requerimientos de
  su uso
  
  92
  
  Elección de los
  puntos de acceso
  Nombres de
  Personas
  Nombres de
  entidades
  Nombres de lugares
  geográicos
  Referencias
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Las descripción de
  todos los materiales
  archivísticos deberían
  estar integradas y
  responder a las mismas
  reglas de descripción
  Cada descripción,
  independientemente
  del nivel, se compone
  de un conjunto
  ordenado de
  elementos.
  Localización selectiva
  y extracción de
  la información
  descriptiva
  
  6.4 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN PORTUGAL: ODA
  Las Orientações para la Descrição Arquivística (ODA) son el
  estándar utilizado en Portugal para la descripción en los archivos. El
  surgimiento de las normas internacionales ISAD(G) e ISAAR(CPF)
  promovió el interés en la comunidad archivística portuguesa por desarrollar
  un instrumento de trabajo que estuviera en consonancia con estas normas.
  Esta situación, unida al desarrollo archivístico alcanzado en esta época en
  el país luso, abrió las puertas al entendimiento entre los archiveros y la idea
  de la normalización descriptiva, comenzándose a comprender la necesidad
  de describir las entidades archivísticas utilizando parámetros normativos.
  Esta norma se apoya, básicamente, en las ediciones de las
  normativas internacionales. Los archiveros portugueses parten de sus
  preceptos generales y los adaptan a sus tradiciones archivísticas. En este
  país, antes de comenzar los trabajos sistemáticos, se realizó una revisión de
  otros proyectos nacionales inalizados, lo que trae consigo que la norma
  ODA presente algunas similitudes con MAD3, DACS, RAD2 y el MDM.
  ODA, como su nombre indica, son orientaciones generales y, como
  tales, no inluyen sobre la documentación con características especíicas, es
  decir con formatos especiales. Estas apuestan por la delimitación del contenido
  informativo de los elementos de información teniendo en cuenta los diferentes
  niveles así como su presentación (RUNA; PENTEADO, 2008, p. 71).
  ODA asume los principios fundamentales establecidos por el
  CIA. No obstante, realiza un estudio de las declaraciones de CUSTARD
  93
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  y de RAD2 y, a partir de estas, redacta unos fundamentos que coinciden,
  en su totalidad, con las propuestas teóricas publicadas anteriormente. El
  estándar recoge los principios elementales de la descripción: el respeto al
  principio de origen y procedencia; la teoría de la clasiicación; las reglas
  multinivel como única forma para el desarrollo de las representaciones
  documentales; la descripción de todos los documentos sea quien sea su
  creador y la descripción de los productores. Los archiveros portugueses
  comparten la misma idea que los canadienses en relación a la realización
  del proceso de descripción desde la formación de los documentos, es decir,
  desde sus primeras edades.
  A través de estas orientaciones se pueden describir las entidades
  documento y productor. Además, se presentan un conjunto de elementos
  que determinan la creación de puntos de accesos vinculados con los
  nombres de instituciones, personas, familias y lugares geográicos.
  ODA plantea que todos los elementos contemplados en su
  estructura pueden utilizarse en cualquier nivel de descripción, según el
  grado de profundidad de la descripción. Ahora bien, la norma recomienda
  el uso obligatorio de algunos elementos tanto para documentos como para
  productores (ver siguiente tabla).
  Para el caso de la entidad documento, los elementos obligatorios
  coinciden con la propuesta por ISAD(G). La diferencia entre los dos
  estándares radica en el elemento nombre del productor. El estándar
  internacional lo recomienda para todos los niveles y ODA, en cambio, sólo
  para el fondo. La norma portuguesa, para el nivel fondo, declara el carácter
  obligatorio de los siguientes elementos:
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  
  Nombre del productor
  Historia custodial y archivística
  Forma de adquisición
  Alcance y contenido
  Sistema de organización
  Instrumentos de descripción
  Nota del archivero
  Reglas o Normas
  Fecha de la descripción
  
  94
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  La obligatoriedad del uso de estos elementos para el fondo no
  está encaminada a facilitar el intercambio de descripciones en entornos
  digitales, sino a deinir los elementos descriptivos que deben estar incluidos
  en la descripción de este nivel especíicamente. En este aspecto se puede
  observar la inluencia de las reglas canadienses.
  Un elemento innovador de ODA está vinculado a las categorías
  de obligatoriedad de los elementos según los niveles. Las orientaciones
  proponen elementos obligatorios (O), elementos obligatorios aplicables
  (OA) y elementos opcionales (OP). Los elementos obligatorios deben
  utilizarse siempre, los OA se deben indicar siempre que se tenga la
  información y los OP se utilizan según el criterio del archivero.
  En el caso de la entidad productor, la norma portuguesa
  recomienda el uso obligatorio de los mismos elementos recomendados
  por ISAAR(CPF). En la descripción de los productores, las orientaciones
  establecen, también, las tres categorías: elementos obligatorios (O),
  elementos obligatorios aplicables (OA) y elementos opcionales (OP).
  La norma portuguesa, para los productores, establece que los
  registros de autoridades pueden tener tres niveles de detalle (mínimo,
  medio y máximo), y para cada uno de ellos establece los elementos (O, OA,
  OP) que deben utilizarse. También en este aspecto se observa la inluencia
  de las normas norteamericanas.
  ODA es una norma estructura de datos, integrada por un
  conjunto de elementos que facilitan las representaciones de los documentos
  archivísticos y sus productores, así como la confección de listados de formas
  autorizadas de nombres. ODA es, también, una norma de contenido pues
  contiene las reglas que determinan cómo se completa la información en los
  registros. Los elementos están acompañados de reglas generales, especíicas
  y de las fuentes de información a consultar, seguido de ejemplos prácticos
  aplicados a las reglas. Se utilizan además los comentarios que amplían el
  contenido del elemento.
  Las orientaciones constituyen, además, una norma de presentación
  de datos pues para todos los elementos proponen reglas relacionadas con
  la presentación de la información: usos de signos de puntuación, tipos y
  estilos de letras, reglas de redacción, entre otros aspectos de presentación.
  95
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Este estándar no se limita a presentar una estructura de datos para conformar
  un registro sino que establece el contenido, la forma y el valor de los campos.
  Los archiveros portugueses elaboraron un estándar nacional basado
  en las normas internacionales y las aplicaciones nacionales existentes. Las
  orientaciones facilitan la integración de las descripciones y reconoce la
  importancia de describir tanto el documento como su productor y el control
  de los puntos de acceso. El análisis de ODA ha demostrado la existencia de
  varias coincidencias con las normas internacionales en relación a fundamentos
  teóricos, estructura de datos, contenidos y niveles de descripción.
  Los cambios introducidos para la adaptación del estándar a la
  realidad archivística portuguesa determinaron el éxito y la aceptación de la
  normativa entre la comunidad de archiveros de Portugal y en otros países.
  La presentación de una norma de contenido y presentación, la deinición
  de niveles de descripción, el establecimiento de elementos de carácter
  opcional u obligatorio, así como la integración de las descripciones de
  varias entidades fueron aspectos que hicieron posible que ODA tuviera
  una identidad propia.
  Tabla 11. Caracterización de Orientações para la Descrição Arquivística
  ORIENTAÇÕES PARA LA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA (ODA)
  Principios Teóricos
  
  Entidades
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Documento
  
  Grupo de Fondos
  Fondo
  Subfondos
  Sección
  Subsección
  Serie
  Subserie
  Unidad de
  Instalación
  Documento Simple
  Documento
  Compuesto
  Colección
  
  La descripción
  archivística se basa
  en el Principio
  de Origen y
  Procedencia.
  La descripción
  archivística es
  un relejo de la
  organización.
  La organización
  de la descripción
  se estructura en
  niveles jerárquicos,
  relacionados entre sí
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  Documento:
  Código de
  Referencia
  Título
  Fechas
  Nivel de
  Descripción
  Extensión de
  la unidad de
  descripción
  Productor (para
  algunos niveles)
  
  96
  
  Tipología de
  Norma
  
  Estructura
  
  Estructura
  Organizativa
  Parte I. Documentos:
  Área de identiicación
  Área de contexto
  Área de contenido y
  estructura
  Área das condiciones
  de acceso e utilización
  Área de documentación asociada
  Área de notas
  Área de control da
  descripción
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Los niveles de
  organización
  determinan
  los niveles de
  descripción.
  La descripción
  archivística se basa
  en los principios
  de la descripción
  multinivel.
  La descripción se
  aplica a todos los
  materiales de archivo
  con independencia
  de su forma o
  soporte.
  Parte II. Productor:
  
  La descripción se
  aplica a todas las
  fases de la vida
  del documento de
  archivo, variando
  solo los elementos
  de información.
  Los principios
  de la descripción
  archivística se
  aplican igualmente
  a los documentos
  creados por
  organizaciones,
  por individuos o
  familias.
  
  Área de
  identiicación
  Área de descripción
  Área de relaciones
  Área de control
  
  Productor
  
  Institución
  Persona
  Familia
  
  Presentación
  
  La descripción
  de autoridades
  archivísticas deber
  ser mantenida
  separadamente de
  la descripción de
  documentos.
  La descripción
  de autoridades
  archivísticas y la de
  documentos aunque
  son mantenidas
  separadamente se
  complementan y
  relacionan.
  
  Parte III. Puntos de
  Acceso:
  
  La descripción
  de autoridades
  archivísticas se apoya
  y se basa en el uso
  de puntos de accesos
  normalizados.
  
  Nombre de personas
  Nombre de familias
  Nombre de
  instituciones
  Nombres geográicos
  
  La descripción
  de documentos
  de archivos y de
  autoridades tiene
  que apoyarse en la
  creación y uso de
  puntos de acceso
  normalizados.
  
  97
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Los puntos de
  acceso normalizados garantizan las
  relaciones entre
  las descripciones
  de documentos y
  productores.
  Los puntos de acceso
  normalizados garantizan las relaciones
  con otros recursos de
  información además
  de los documentos y
  los productores.
  
  6.5 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN
  NODAC, NOGADA Y ARANOR
  
  EN
  
  ESPAÑA: NEDA-I, MDM,
  
  España es uno de los países europeos con mayor tradición
  archivística, sin embargo, no cuenta, aún, con una norma nacional de
  descripción. En este país el interés por la normalización aumenta a inales
  de la década de los 80, vinculado al desarrollo de las nuevas tecnologías de
  la información y al proceso de normalización internacional desarrollado
  por el CIA. En los años 90, las instituciones y asociaciones archivísticas
  comienzan a trabajar en la regulación de la estructura y contenido de datos
  de la descripción pero, por lo general, constituyeron esfuerzos vinculados a
  sistemas concretos de descripción o a procedimientos en algunos archivos.
  En este país, desde el 2000 hasta la actualidad, se han venido
  desarrollando varios proyectos normativos tanto de carácter nacional como
  regional. De esta forma, el Sistema de Archivos Estatales cuenta con dos
  normativas: NEDA-I (primer borrador de la norma nacional) y la Norma
  para la Elaboración de los Puntos de Acceso (NEPAN). Además, algunas
  comunidades autónomas como Castilla y León, Cataluña, Galicia y Aragón
  han elaborado sus propios estándares para la descripción de entidades
  archivísticas.
  El esfuerzo español por normalizar a nivel nacional la descripción
  archivística se inicia, en el año 2001, con la creación del Grupo de Trabajo
  de la Administración Central y Administraciones Autónomas (GTACAA)
  para la elaboración de la norma nacional de descripción. Este grupo estuvo
  integrado por representantes de la Subdirección General de los Archivos
  Estatales (SGAE) y de archivos de distintas Comunidades Autónomas. Esta
  
  98
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  comisión comenzó a trabajar en la regulación del contenido de los datos de
  los seis elementos obligatorios de ISAD(G). En el 2003, por desacuerdos
  entre los miembros de la GTACAA, se suspendieron las actividades de
  normalización a nivel nacional. Posteriormente, en el año 2005, este grupo
  inaliza el trabajo comenzado y publica un borrador de la versión primera
  de la Norma Española de Descripción Archivística (NEDA-I); este
  borrador sólo desarrolla los seis elementos obligatorios para la descripción
  de documentos.
  Este primer borrador de la norma no resolvía el tema de la
  normalización pues su estructura era incompleta y no describía todas las
  entidades. En el año 2006, la Subdirección General de los Archivos Estatales
  reactiva el esfuerzo conjunto para normalizar la descripción archivística en
  España. En Mayo del 2007 se crea la Comisión de Normas Españolas
  de Descripción Archivística (CNEDA). Los integrantes de esta nueva
  comisión se responsabilizaron por retomar los trabajos de normalización y
  elaborar la norma nacional de descripción.
  La CNEDA comenzó a desarrollar un proyecto normativo
  ambicioso. Este proyecto incluye la elaboración de una norma de estructura
  y contenido de datos para la representación de documentos, agentes,
  funciones y sus subdivisiones, conceptos, lugares y normas, además de las
  recomendaciones para la presentación y la codiicación de datos para dichas
  descripciones. Todo ello sobre la base teórica de un modelo conceptual con
  la caracterización de las entidades y sus relaciones.
  Esta Comisión se propuso, desde el inicio de los trabajos
  normativos, la elaboración de este modelo conceptual de descripción
  archivística en el que quedaran identiicados los distintos tipos de entidad,
  sus relaciones y atributos y facilitar unos requisitos de datos básicos para
  las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones. En
  Diciembre del 2008, obtuvieron el primer borrador y en el año 2012
  publicaron la versión deinitiva del modelo, titulado: Modelo conceptual
  de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones
  de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad
  – Parte 2: Relaciones.
  
  99
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  La CNEDA se encuentra trabajando, en la actualidad,
  intensamente en el desarrollo de las otras partes de la Norma Española
  para la Descripción Archivística. España es uno de los pocos países que ha
  desarrollado una base conceptual sólida a partir de la cual se elaborarán
  los contenidos para la descripción de las diferentes entidades archivísticas.
  En el país ibérico, junto al proceso de formación de esta
  norma nacional, se comenzó el desarrollo de un estándar nacional para
  la elaboración de puntos de acceso normalizados de los nombres de
  instituciones, personas, familias, lugares y materias. Después de algunos
  años de trabajo, en el 2010, se publicó la primera versión de la Norma
  para la Elaboración de los Puntos de Acceso (NEPAN). Se debe resaltar
  que, desde el primer momento que se abordó la redacción de la norma
  de puntos de acceso, se ha pretendido converger con los trabajos que está
  desarrollando la CNEDA.
  En relación al desarrollo de los seis elementos obligatorios en
  la publicación del borrador de NEDA-I, podemos decir que aunque no
  desarrolló sus preceptos teóricos, sí expuso en el elemento correspondiente
  al nivel de descripción los conceptos principales relacionados con este tema.
  El proyecto español, al igual que ISAD(G), propone aplicar este elemento
  bajo el principio del respeto de las reglas de descripción multinivel,
  estableciendo, siempre, las relaciones existentes entre los diferentes niveles
  utilizados en las descripciones.
  NEDA-I propone los niveles de descripción fundamentales de
  ISAD(G) pero contempla la posibilidad de utilizar otros niveles intermedios.
  Este borrador introduce varios niveles de descripción que están ausentes en la
  normativa internacional y en algunas de las normas analizadas en este libro; las
  subdivisiones de fondo, la serie facticia, la fracción de serie y los elementos de
  descripción asociados son ejemplos de ello. La norma plantea que:
  La primera división de fondo es equivalente semánticamente al nivel
  subfondo de ISAD(G), esta equivalencia semántica se materializa
  en que comparten deiniciones idénticas. Las divisiones de fondo se
  aplican de una manera natural en el fondo que se describe y no es
  necesario mantener una posición jerárquica determinada. (GRUPO
  DE TRABAJO DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y
  ADMINISTRACIONES AUTÓNOMAS, 2005, p. 7-11).
  
  100
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  La norma española expone que existen dos tipos de descripciones:
  la macrodescripción y la microdescripción14. Por ejemplo los grupos de fondo,
  el fondo, las subdivisiones de fondo y las colecciones se corresponden con
  los niveles superiores de descripción (macrodescripción) y el resto con
  los niveles inferiores (microdescripción). Estos conceptos de macro
  y microdescripción se asocian a los conceptos de nivel superior y nivel
  inferior propuestos por Cook y Procter en MAD2 y retomados en MAD3.
  NEDA-I es una norma de estructura de datos aunque no
  contempla una estructura de campos completa para las descripciones
  de los documentos. NEDA-I regula, para cada uno de sus elementos la
  información que puede incluirse; las fuentes de información, las reglas
  generales y especíicas sobre su uso, los tipos de datos a consignar y su
  formalización, por tanto es una norma de contenido. En este borrador se
  aborda, también, la regulación de la presentación de datos en pantalla o en
  salida impresa.
  La primera versión de NEDA-I, de NEPAN y del Modelo
  Conceptual son ejemplos de los trabajos que se están desarrollando a nivel
  nacional para obtener estándares descriptivos adaptados al nuevo contexto
  social y tecnológico, capaces de integrar las descripciones de todas las
  entidades archivísticas.
  
  El Manual de Descripción Multinivel de Castilla y León en su segunda edición revisada, deine la
  macrodescripción como aquella que se reiere a los niveles intelectuales. Puede hacerse en relación directa
  con los niveles físicos, pero no necesariamente. Comprende tanto las operaciones de identiicación como las
  de clasiicación del fondo y sus partes. Por su parte, deine la microdescripción como aquella que se reiere
  necesariamente a los niveles físicos. Sería propiamente la organización de la documentación en sí. Según el
  sistema multinivel, toda microdescripción debe estar asociada a una macrodescripción (al menos a la descripción
  de fondo) (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2006, p. 24).
  14
  
  101
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Tabla 12. Caracterización de la Norma Española de Descripción
  Archivística. Borrador
  NORMA ESPAÑOLA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (NEDA-I BORRADOR)
  Principios
  Teóricos
  
  NEDA-I sólo
  desarrolla la
  regulación de los
  seis elementos
  obligatorios de
  ISAD(G), no
  propone los fundamentos teóricos
  que sustentan este
  primer borrador.
  
  Entidades
  
  Documento
  
  Subtipos de Entidades
  Grupo de Fondos
  Fondo
  1ra, 2da, 3ra División de
  Fondo
  Serie
  Serie Facticia
  Subserie
  Fracción de Serie/
  Fracción de Subserie
  Unidad Documental
  Compuesta
  Unidad Documental
  Simple
  Colecciones
  Componente Documental
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  Código de
  Referencia
  Título
  Fechas
  Nivel de
  Descripción
  Volumen y
  extensión de
  la unidad de
  descripción
  Nombre del
  productor
  
  Tipología
  de Norma
  
  Estructura
  
  Contenido
  
  Presentación
  
  Estructura
  Organizativa
  En NEDA-I sólo se
  desarrollan los seis
  elementos obligatorios propuestos
  por ISADG). Estos
  elementos descriptivos
  pertenecen al área
  de identificación y al
  área de contexto de la
  norma internacional.
  En el caso especíico
  del área contextual el
  único elemento que se
  regula es el nombre del
  productor
  
  En la Comunidad Autónoma de Castilla y león, también, se
  ha desarrollado un proyecto normativo pero con carácter regional. El
  Manual de Descripción Multinivel: Propuesta de adaptación de las normas
  nacionales de descripción archivística (MDM) constituye la herramienta de
  trabajo utilizada en los archivos de esta región española para la descripción
  de las entidades archivísticas.
  Para lograr el desarrollo de este estándar se nombró como
  responsable de la ejecución y redacción del texto a tres profesionales del
  área de la archivística.15 Los autores de este texto plantearon que elaborar
  una norma para Castilla y León era un proyecto muy pretencioso para
  un grupo tan reducido de profesionales; por ello, decidieron redactar un
  manual de descripción que sirviera como punto de encuentro y discusión,
  abierto a todos los archiveros que estuvieran interesados en colaborar.
  El primer borrador del MDM fue presentado en el marco del
  Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla (España) en el
  año 2000. El éxito de la primera edición del manual fue tal que en el
  15
  Este grupo de trabajo estuvo formado por Juan José Generelo Lenaspa, Carlos Travesí de Diego y José Luis
  Bonal Zazo.
  
  102
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  2001 se efectuó una segunda impresión del estándar y una segunda edición
  revisada en el año 2006.
  Como bien expresan sus autores, este trabajo fue sólo el comienzo
  en la actividad de normalización, pues a partir de ahí se debían formar
  grupos de trabajo para la revisión y ampliación del manual así como para
  la redacción de la Parte Especial: convenciones16. Dichas convenciones
  tienen como inalidad recoger las pautas sobre aquella documentación que
  no se puede describir totalmente con la norma general.
  A partir de esta idea, el Archivo General de Castilla y León creó
  un grupo de trabajo para trabajar en las diferentes convenciones. Este
  grupo ha desarrollado una labor signiicativa y cuentan, ya, con varias
  convenciones publicadas, dentro de las que se encuentran:
  •
  
  Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
  a la documentación de Fe Pública, 2005.
  
  •
  
  Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
  a los Fondos Fotográicos, 2006.
  
  •
  
  Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
  al Código de Referencia, 2006.
  
  •
  
  Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
  a la Documentación Judicial. Parte I: Juzgados de Primera Instancia y
  de Instrucción, 2011.
  
  •
  
  Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
  a la Documentación Judicial. Parte II: Audiencias Territoriales y
  Provinciales, 2011.
  
  •
  
  Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
  a los Proyectos de Arquitectura, Obras Públicas y Restauración, 2011.
  
  •
  
  Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
  a los Mapas, Planos y Dibujos (en preparación).
  
  Estas convenciones adaptan las reglas generales de descripción
  a las características propias de estas tipologías documentales. Por tanto,
  Las convenciones son “Normas o prácticas admitidas tácitamente que responden a costumbres o precedentes.
  Se pueden entender además como el ajuste y concierto entre dos o más personas o entidades.” (GRUPO DE
  TRABAJO SOBRE CONVENCIONES DE CASTILLA Y LEÓN, 2008, p. 134).
  16
  
  103
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  la redacción y formación de descripciones de documentos en formatos
  especiales se hace de forma sistematizada y factible.
  La presentación de una estructura de datos y contenidos adaptados
  a las reglas internacionales para describir documentos y productores y la
  creación de puntos de acceso normalizados son, en su conjunto, los aspectos
  que determinaron el éxito del MDM y su aceptación en la comunidad
  archivística regional, nacional e internacional.
  El MDM desarrolla un conjunto de preceptos que constituyen
  la base conceptual de esta normativa. El manual respeta los principios
  fundamentales expuestos por el CIA para la descripción archivística: el
  principio de origen y procedencia, la descripción multinivel, la jerarquía
  de niveles y la organización, la descripción de productores y de todo
  tipo de documentos así como la concepción del fondo como unidad de
  descripción más amplia.
  Los autores del manual no consideran que la descripción sea
  una actividad posterior a la organización. Para estos profesionales “[…] el
  proceso descriptivo puede realizarse en cualquier estadio del ciclo vital del
  material archivístico y está sujeto a revisiones y/o correcciones a la luz de
  un posterior conocimiento de su contenido o del contexto de creación.”
  (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO,
  2000, p. 18).
  El manual no profundiza en la selección de información para
  cada nivel de descripción, sobre este tema expresa que los 26 elementos
  descriptivos propuestos se pueden combinar para constituir la descripción
  de una unidad archivística (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA;
  TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 18).
  El MDM plantea la descripción multinivel como alternativa para
  la descripción archivística del fondo y sus partes. Sus autores expresan que
  sin la descripción del fondo, aunque sea sólo con sus elementos mínimos,
  no se debe presentar la descripción de sus partes.
  Los autores explican que se han utilizado para nombrar los
  niveles denominaciones que se corresponden con las tradicionales usados
  en la archivística española, sin que esto haya tenido mayor transcendencia.
  Exponen, además, que el responsable de descripción de los sistemas de
  104
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  archivos será el encargado de profundizar en las subdivisiones de los
  niveles. Este manual establece dos categorías de niveles: los intelectuales
  y los físicos17. De acuerdo a estas dos deiniciones plantea, también, dos
  tipos de descripciones: la macrodescripción que se reiere a los niveles
  intelectuales y la microdescripción que se reiere a los niveles físicos. Los
  niveles físicos se relacionan con los intelectuales mediante la asignación de
  los primeros a las categorías que forman los segundos (BONAL ZAZO;
  GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 24).
  El manual de Castilla y León es uno de los textos que más
  profundiza en los aspectos teóricos - prácticos de la descripción multinivel
  y la jerarquía y los tipos de niveles.
  El MDM considera como niveles mínimos obligatorios de cada
  nivel de descripción los mismos que propone ISAD(G).
  La normativa castellana leonesa es considerada de estructura
  de datos pues regula los elementos y subelementos que deben incluir las
  representaciones de las entidades archivísticas. El manual es, también, una
  norma de contenido por lo que expone y regula el contenido informativo de
  los elementos descriptivos. Todos los elementos están compuestos por reglas
  generales y especíicas de acuerdo al nivel de descripción, contiene referencias
  a las fuentes de información así como muestra ejemplos ilustrativos. El
  manual se puede considerar una norma de presentación. Para cada elemento
  sistematiza aspectos relacionados con la formalización de la presentación de
  la información (organización, redacción, abreviaturas, ortografía).
  El MDM consigue adaptar las normas internacionales a la
  realidad archivística de la Comunidad Autónoma de Castilla y León. Este
  manual ha servido de referencia para la elaboración de otros proyectos
  normativos que se realizaron con posterioridad a su publicación. Además,
  no sólo es utilizado por los archiveros de esta comunidad sino por otros
  profesionales tanto de los archivos españoles como de otros países, en
  Los niveles intelectuales van desde el fondo hasta la subserie. Forman la estructura archivística que se organiza
  según el principio de procedencia. Su uso, generalmente, va ligado a la identiicación del organismo productor,
  sus divisiones y funciones. Se localizan en los depósitos a través de todo el conjunto de niveles físicos que lo
  componen (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 23).
  17
  
  Los niveles físicos van desde la unidad de localización hasta el documento simple. Se corresponden con unidades
  tangibles “físicamente”, que se pueden localizar en los depósitos de los archivos y que, en su conjunto, componen
  los niveles intelectuales (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 24).
  
  105
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  especial de Latinoamérica. El MDM se puede incluir dentro de en un
  proceso dinámico de normalización pues constituye un manual abierto
  a modiicaciones o añadidos. Esto se producirá en la medida que la
  comunidad archivística esté dispuesta a mejorar, completar o incluir
  nuevas convenciones. El conjunto de convenciones publicadas, a partir
  del año 2005, son un ejemplo del proceso continuo de desarrollo de la
  normalización de la descripción archivística en Castilla y León.
  Tabla 13. Caracterización del Manual de Descripción Multinivel
  MANUAL DE DESCRIPCIÓN MULTINIVEL (MDM)
  Principios Teóricos
  La descripción
  archivística se basa en el
  Principio de Origen y
  Procedencia.
  La descripción
  archivística tiene lugar
  después que se haya
  completado la
  organización
  La organización de la
  descripción se estructura
  en niveles jerárquicos,
  relacionados entre sí.
  Los niveles de
  organización determinan
  los niveles de descripción.
  La descripción
  archivística se basa en los
  principios de la
  descripción multinivel.
  La descripción se aplica a
  todos los materiales de
  archivo con
  independencia de su
  forma o soporte.
  La descripción se aplica a
  todas las fases de la vida
  del documento de
  archivo, variando solo los
  elementos de
  información.
  Los principios de la
  descripción archivística se
  aplican igualmente a los
  documentos creados por
  organizaciones, por
  individuos o familias.
  La
  descripción
  archivística incluye la
  descripción
  de
  los
  productores.
  La unidad de descripción
  más amplia es el fondo
  La descripción de los
  fondos se representa
  como un todo y este se
  describe antes de sus
  partes
  Cada descripción,
  independientemente del
  nivel, se compone de un
  conjunto ordenado de
  elementos.
  Localización selectiva y
  extracción de la
  información descriptiva
  Relaciones entre distintas
  unidades de descripción
  (dependencia y herencia)
  
  Entidades
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  Tipología de
  Norma
  
  Estructura
  Organizativa
  Parte I: Documentos
  
  Documento:
  Código
  referencia
  
  Área de mención de
  identidad
  
  de
  
  Área de contexto
  
  Título
  Fechas
  
  Subfondo
  
  Nivel
  Descripción
  
  de
  
  Volumen
  extensión
  de
  unidad
  descripción
  
  y
  la
  de
  
  Sección
  Subsección
  Series
  Documento
  
  Estructura
  
  Fondo
  
  Subseries
  Unidad
  localización
  
  Área de condiciones
  de
  acceso
  y
  utilización
  Área de materiales
  relacionados
  Área de notas
  Área de control de la
  descripción
  
  de
  Nombre
  productor
  
  Documento
  compuesto
  
  Área de contenido y
  estructura
  
  del
  
  Documento simple
  
  Productor:
  
  Contenido
  Parte I: Productores
  
  Tipo de Entidad
  
  Área de control de
  autoridad
  
  Forma autorizada
  del nombre
  
  Área de información
  
  Fechas
  
  Área de notas
  
  Identificador del
  registro de
  autoridad
  
  Productor
  
  Institución
  Persona
  Familia
  
  Parte III: Elección de
  Puntos de Acceso
  
  Presenta-ción
  
  Personas y familias
  Entidades
  Nombres geográficos
  
  106
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Cataluña es otra de las comunidades autónomas españolas
  que publicó su propia estándar descriptivo. El desarrollo de las normas
  internacionales y el discurso del CIA indicando la elaboración de manuales
  o reglas especíicas en cada país apoyándose en las pautas internacionales,
  promovió en los archivos catalanes un movimiento normativo con el in de
  crear un estándar descriptivo especíico para esta Comunidad Autónoma.
  En el 2001, el Servicio de Archivos de la Generalitat de Cataluña
  y la Asociación de Archiveros Catalanes concretaron la propuesta de crear
  un grupo de trabajo responsable de dirigir y hacer efectiva la elaboración
  de una norma de descripción archivística para Cataluña.
  Después de un arduo trabajo, en mayo de 2005, durante las X
  Jornadas de Archivística de Cataluña se presentó y distribuyó la versión
  provisional de la norma. Este borrador fue publicado en diferentes sitios de
  internet para recibir sugerencias de los archiveros catalanes. Durante varios
  meses el comité revisó el texto de la norma y las sugerencias enviadas.
  La Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC)
  fue publicada, oicialmente, en julio de 2007. El objetivo principal
  perseguido por los promotores de NODAC es conseguir que se aplique
  en todos los centros archivísticos de Cataluña, independientemente de los
  recursos humanos y tecnológicos de los que dispongan, por ello, se debe
  aplicar tanto en entornos manuales como automatizados (DIRECCIÓN
  GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 3).
  NODAC aboga por una descripción que respete el principio
  de procedencia y orden natural, la organización de los fondos, las reglas
  multinivel, la descripción de todos los tipos documentales y de los productores.
  Las coincidencias entre los principios de NODAC y los principios de
  CUSTARD son casi completas. Los archiveros catalanes dedicaron un
  epígrafe para abordar detalladamente los fundamentos teóricos.
  NODAC no considera que la descripción sea necesariamente
  una fase posterior a la organización, principio que marca la diferencia con
  CUSTARD. En este aspecto la norma catalana retoma la idea planteada
  por RAD2 y otros proyectos normativos y expone que: “[…] la descripción
  se aplica en todas las fases del ciclo vital de los documentos de archivo,
  las diferencias estarán dadas en los elementos recomendables u opcionales
  107
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  utilizados en cada fase o en la profundidad de la información que se
  consigne en ellos.” (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO
  CULTURAL, 2007, p. 18). Esta posición pone de maniiesto que este
  estándar se adapta a las nuevas tendencias de la archivística contemporánea
  y considera la descripción un proceso que se inicia en las fases primarias de
  la gestión documental.
  NODAC se fundamenta en el planteamiento metodológico
  de la técnica de descripción multinivel. Este principio constituye el
  punto central de la normativa y a partir de ello se plantean los niveles de
  descripción. Los archiveros catalanes establecen una estructura estándar de
  niveles y los deinen conceptualmente para evitar la confusión entre ellos
  (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007,
  p. 22-23).
  NODAC, a partir de ISAD(G), hace una propuesta de niveles
  de descripción, aunque existen algunas diferencias entre ambos proyectos,
  determinadas por la suma de los niveles: grupo de series y unidades de
  instalación. Esta norma deine el grupo de series como: “Un grupo de
  documentos formado por la agrupación de dos o más series, interrelacionadas
  por sus funciones y derivadas del proceso de organización o reorganización
  del fondo documental.” (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO
  CULTURAL, 2007, p. 27). El uso de este nivel es optativo, no es
  imprescindible, una vez que se realice la descripción a nivel de fondo.
  Otra diferencia con la normativa internacional es la adopción del
  nivel unidad de instalación que se corresponde con la instalación física
  de los documentos y que no es más que “Un conjunto de documentos
  agrupados o conservados en una misma unidad física (contenedor o libro).”
  (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p.
  31). Este nivel de descripción es utilizado, también, por las normas de
  Portugal, Brasil y España. Este nivel es utilizado para facilitar la gestión
  documental de series homogéneas y extensas y responde a una descripción
  supericial y rápida.
  NODAC establece que de los 26 elementos propuestos para la
  descripción, sólo algunos se consideran indispensables y esenciales para
  una descripción archivística y para el intercambio de información. La
  
  108
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  incorporación de una cantidad de elementos superior a los considerados
  obligatorios va a depender del criterio del archivero, de la unidad de
  descripción y de los recursos humanos disponibles (DIRECCIÓN
  GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 33).
  NODAC plantea el uso obligatorio de cinco elementos (ver tabla
  siguiente), estos elementos coinciden con los recomendados por ISAD(G)
  con la excepción del nombre del productor. La norma catalana establece
  el uso obligatorio del nombre del productor sólo para los niveles fondo y
  subfondo, a diferencia de la normativa internacional, que exige su usanza
  en todos los niveles. Además de los cinco elementos propuestos para todos
  los niveles, recomienda el uso obligatorio de otros para los niveles de fondo
  y subfondo:
  Fondo
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  
  Nombre del productor
  Historia de los productores
  Historia archivística
  Forma de ingreso
  Alcance y contenido
  Condiciones de acceso
  Nota del archivero (autoría y fechas)
  Reglas y normas (fuentes)
  Subfondo
  Nombre del productor
  Historia de los productores
  Historia archivística
  Forma de ingreso
  Nota del archivero (autoría y fechas)
  Reglas y normas (fuentes)
  
  109
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Cabe destacar que la obligatoriedad del uso de estos elementos,
  en este caso, no está relacionada con el intercambio electrónico sino con
  los niveles de detalles en las descripciones de estos subtipos de entidad.
  NODAC propone, como otras normativas, distintas categorías
  de uso de los elementos descriptivos: elementos obligatorios (OB),
  recomendables (RE) y opcionales (OP). Los OB deben registrarse siempre,
  los RE cuando las circunstancias o la información de la que se disponga lo
  permitan y los OP que se utilizarán a criterio del archivero.
  El estándar de Cataluña regula la estructura y los contenidos
  para describir únicamente la entidad documento, mediante una serie
  de datos, reglas generales y especíicas por niveles de descripción y tipos
  documentales. No se limita sólo a presentar una estructura sino que expone
  aspectos necesarios para completar correctamente el contenido de los
  campos. Todos los elementos vienen acompañados de fuentes principales,
  secundarias y de ejemplos ilustrativos.
  Un análisis conciso de la norma permite constatar que los
  archiveros catalanes, tomando como base, principalmente, a ISAD(G),
  RAD2 y ODA, elaboran una norma de contenidos para la descripción de
  la entidad documento y materiales especiales, respetando los principios
  teóricos fundamentales que inciden en la descripción archivística.
  NODAC aunque mantiene coincidencias con otras normas en cuanto
  a principios, estructura, terminología o niveles de descripción, también
  presenta un conjunto de innovaciones en los contenidos, los niveles y
  los elementos obligatorios, todo ello hace posible su integración con la
  realidad archivística catalana.
  En Cataluña se deben seguir trabajando para obtener una norma
  más completa que integre los contenidos de los documentos con sus
  productores y las funciones, además de profundizar en la codiicación y
  presentación de los datos.
  
  110
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Tabla 14. Caracterización de la Norma de Descripción Archivística de
  Cataluña
  NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE CATALUÑA (NODAC)
  Principios Teóricos
  
  Entidades
  
  La descripción
  archivística se basa en
  el respeto al fondo.
  Principio de
  procedencia y respeto
  al orden original.
  La descripción refleja
  la clasificación.
  La descripción
  archivística se basa en
  la descripción a
  diferentes niveles
  Documento
  La descripción
  archivística es aplicable
  a los distintos tipos de
  fondos y de
  documentos que se
  conservan en los
  archivos.
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  Fondo
  Subfondo
  Grupo de Series
  Serie
  Unidad de
  Instalación
  Documento
  Compuesto
  Documento
  Simple
  
  Código de
  referencia
  Nivel de
  descripción
  Título
  Fechas
  Volumen y soporte
  
  Tipología de
  Norma
  
  Estructura
  Organizativa
  
  Estructura
  
  Documentos
  Área de
  identificación
  Área de contexto
  Área de contenido y
  estructura
  Área de condiciones
  de acceso y uso
  Área de documentación relacionada
  Área de notas
  Área de control de
  la descripción
  
  El elemento nombre
  del productor sólo
  es obligatorio para
  los niveles de fondo
  y subfondo.
  
  Contenido
  
  La descripción
  archivística incluye
  también la descripción
  de los productores y
  otras menciones de
  responsabili-dad.
  
  Galicia es otra de las comunidades españolas que ha desarrollado
  un proceso normativo regional. La normalización de la descripción en la
  comunidad gallega es un proceso que surge en el marco del proyecto nacional
  español de normalización. Como se explicó anteriormente, el Ministerio
  de Cultura, en el año 2001, creó el grupo de trabajo para la elaboración
  de la norma nacional formado por profesionales de todas las comunidades
  autónomas. La Junta decidió nombrar a la directora del Archivo Histórico
  Provincial de Lugo como representante de esta comunidad en el proceso
  nacional de normalización.
  En el año 2003, cuando los trabajos de la comisión nacional
  fueron suspendidos, por los motivos antes expuestos, la junta de la
  comunidad decidió constituir el Grupo de Trabalho de Arquiveiros de
  Galicia. Este grupo tenía como objetivo elaborar un estándar de estructura
  
  111
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  y contenido que especiicara los elementos de la descripción y desarrollara
  la información que debía recogerse en cada elemento.
  Después de varias secciones y reuniones de trabajo, en el año 2008,
  se publica la Norma Gallega de Descripción Archivística (NOGADA).
  Este proyecto normativo facilita la aplicación de la norma internacional
  en los archivos gallegos e integró a sus archiveros en los movimientos
  internacionales y nacionales de normalización.
  El estándar de Galicia sólo desarrolla la regulación de los 26
  elementos de ISAD(G). En su texto no se exponen los fundamentos teóricos
  en los que se basan para desarrollar las descripciones de los documentos. El
  alcance de esta norma es moderado y sus principales limitaciones radican
  en la ausencia de directrices y principios teóricos así como de estructuras
  de datos para describir otros tipos de entidades archivísticas.
  El grupo de archiveros de Galicia, basándose en la normativa
  internacional, ha realizado su propia propuesta de niveles de descripción.
  En este texto se aprecian algunas diferencias con ISAD(G) determinadas
  por la eliminación del nivel subfondo y la suma de otros niveles como
  sección y fracción de serie. NOGADA plantea que cada archivo puede
  utilizar tantos niveles como estime necesario, siempre y cuando se
  establezca su relación con los niveles señalados en la norma (GRUPO DE
  ARCHIVEROS DE GALICIA, 2008, p. 25).
  Este proyecto normativo, al igual que otros estándares, ha utilizado
  la distinción conceptual entre niveles intelectuales (fondo, sección y serie),
  relacionados con la macrodescripción, y niveles físicos (documento simple
  y documento compuesto), vinculados con la microdescripción.
  NOGADA considera como elementos mínimos obligatorios
  para todos los niveles de descripción los que propone ISAD(G) y añade,
  también, el elemento historia institucional/biográica como obligatorio
  pero sólo para el nivel fondo.
  La norma gallega, además, establece el uso de elementos
  recomendables (RE) y opcionales (OP) de acuerdo a los niveles que se
  describan. Según este criterio, se usan los siguientes elementos por niveles:
  Elementos recomendables
  
  112
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  
  Alcance y contenido (fondo, sección, serie y sus divisiones)
  Valoración, selección y eliminación (serie y sus divisiones)
  Organización (fondo)
  Condiciones de acceso (fondo, sección, serie y sus divisiones)
  Lengua/escritura (documento compuesto y simple)
  Instrumentos de descripción (fondo, sección, serie y sus divisiones)
  
  •
  •
  
  Elementos opcionales
  Historia archivística (sección y sus divisiones)
  Forma de ingreso (sección y sus divisiones)
  
  Son opcionales todos los elementos restantes en cualquier nivel de
  descripción (GRUPO DE ARCHIVEROS DE GALICIA, 2008, p. 116).
  La norma gallega es según su tipología de estructura y de
  contenido. En el texto se regula a través de las fuentes de información, las
  reglas generales y especíicas y sus correspondientes ejemplos los contenidos
  de cada elemento descriptivo. La normativa de Galicia no es considerada
  una norma de presentación ni de codiicación pues no regula las salidas de
  datos en los instrumentos y tampoco su codiicación para el intercambio
  electrónico. No obstante, los archiveros han incluido una tabla en sus
  apéndices donde se muestra la equivalencia de sus elementos con otros
  formatos internacionales de codiicación archivísticos y bibliográicos.
  Los archiveros gallegos, enmarcados en el contexto de desarrollo
  de normas internacionales y nacionales de descripción, han elaborado un
  proyecto normativo sencillo pero que responde a la demanda concreta
  de los archivos de la región. La comunidad de archiveros de Galicia es
  consciente de la importancia de seguir desarrollando la NODAC e incluir
  directrices sobre estructura y contenido, presentación y codiicación para
  otros tipos de entidades archivística (productores, funciones e instituciones
  y puntos de acceso).
  
  113
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Tabla 15. Caracterización de la Norma de Descripción Archivística de Galicia
  NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE GALICIA (NOGADA)
  Principios
  Teóricos
  
  No se exponen
  fundamen-tos
  teóricos en los que
  se
  basan
  para
  desarrollar
  las
  descripciones de las unidades
  archivísticas
  
  Entidades
  
  Documento
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  Fondo
  
  Código de referencia
  
  Sección
  
  Nivel de descripción
  
  Serie
  
  Título
  
  Subserie
  
  Fechas
  
  Fracción de serie
  Documento
  Compuesto
  
  Volumen y soporte
  
  Documento
  Simple
  
  Tipología de
  Norma
  
  Estructura
  
  Nombre del productor
  Historia
  institucional/biográfica
  (nivel fondo)
  
  Estructura
  Organizativa
  Documento:
  Área
  de
  identificación
  Área de contexto
  Área de contenido y
  estructura
  Área de condiciones
  de acceso y uso
  Área de documentación relacionada
  Área de notas
  Área de control de la
  descripción
  
  Contenido
  
  En la Comunidad Autónoma de Aragón, también, se han
  desarrollado proyectos normativos de descripción como consecuencia del
  proceso de normalización nacional e internacional. En Julio de 2001, en
  el marco de las iniciativas profesionales para promover la normalización,
  se constituye el Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón (GTAA) con
  la inalidad de crear una norma para la descripción de los productores
  archivísticos, basada en ISAAR(CPF).
  Después de algunos años de trabajo, este grupo, en el año 2008,
  publica la primera versión de la Norma Aragonesa para la Descripción
  de Autoridades de Archivos (ARANOR). En esta primera edición se
  desarrollaron, sólo, los elementos obligatorios que propone la norma
  internacional y otros elementos vinculados a estos (Tipo de entidad, Forma
  autorizada del nombre, Formas paralelas de nombre, Formas normalizadas
  del nombre según otras reglas, Otras formas del nombre, Identiicadores
  para instituciones, Fechas de existencia, Identiicador del registro de
  autoridad y Nota de mantenimiento).
  
  114
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Los integrantes del GTAA, motivados por la aceptación de la
  primera versión, continuaron trabajando con el objetivo de completar la
  norma. En Abril del 2014, se publica la segunda edición de ARANOR
  que incluye la estructura de datos completa de ISAAR(CPF). Este
  grupo confeccionó una normativa a través de la cual se pueden redactar
  y formalizar registros de autoridades archivísticos que cumplen con los
  requisitos formales requeridos en los nuevos tiempos por los que transita
  la archivística.
  Para la formación de este estándar se tuvieron en cuenta las
  normativas desarrolladas en España (NEDA-I, NODAC y NOGADA);
  estos proyectos se orientan a ISAD(G) y a la descripción de documentos
  pero se tuvo en cuenta como se resolvía, en ellos, la forma de nombrar al
  productor de los documentos archivísticos (GRUPO DE TRABAJO DE
  AUTORIDADES DE ARAGÓN, 2014, p. 17). Además, tomaron como
  base la Norma para la Elaboración de los Puntos de Acceso del Sistema de
  Descripción Archivística de los Archivos Estatales (NEPAN) y el Modelo
  Conceptual de Descripción Archivística realizado por la CNEDA.
  En este texto no se exponen los fundamentos teóricos en los
  que se basaron para desarrollar las descripciones de los productores. No
  obstante, se puede observar por la profundidad y el nivel de detalle de
  normalización del registro de autoridad que se respetaron los preceptos
  teóricos internacionales de la descripción y la archivística en general.
  En relación al uso de elementos obligatorios, además de los cuatro
  elementos de ISAAR(CPF), la norma aragonesa propone el uso de otros
  elementos con carácter obligatorio:
  • Formas paralelas del nombre (Obligatorio/Opcional) sólo para la subentidad institución,
  • Nombre(s)/Identiicadores de las instituciones, personas o familias
  relacionadas (Obligatorio si se complementa el área),
  • Naturaleza de la relación (Obligatorio si se complementa el área),
  • Descripción de la relación (Obligatorio si se complementa el área),
  • Fechas de la relación (Obligatorio se complementa el área) (GRUPO
  DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGÓN, 2014, p. 39-40).
  
  115
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Además, en la norma se establece, también, la categoría de
  opcional para el resto de los elementos.
  ARANOR es considerada una norma de estructura de datos, de
  contenidos y de presentación. En el estándar se trabajan en profundidad
  todos los elementos de información que conforman su estructura; se
  enuncian reglas generales, variantes de las reglas, reglas especíicas y fuentes
  de información para dar solución a los problemas de descripción que se
  pueden presentar para formar el registro de autoridad. Además, se normaliza
  la formalización de los elementos a través de signos de puntuación, orden
  de los elementos, lenguaje entre otros aspectos.
  La norma aragonesa sigue la misma estructura organizativa
  del estándar internacional, cuenta con cuatro áreas de descripción y
  26 elementos de información. Los elementos de información siguen la
  siguiente estructura:
  •
  •
  
  Consignación
  Fuentes de información
  
  •
  •
  •
  •
  •
  •
  
  Reglas generales
  Variantes de la regla
  Reglas especíicas para cada tipo de entidad
  Elección del nombre
  Componentes del elemento
  Formalización de los subelementos
  
  Esta norma es un documento de referencia para la elaboración
  de registros de autoridad en los archivos aragoneses y, por extensión, para
  cualquier persona o institución con la función de confeccionar registros
  de autoridad de archivos en España u otro país. Sin lugar a dudas, este
  proyecto aportará bastante a la versión inal de la Norma Española de
  Descripción Archivística.
  No se puede dejar de mencionar otro proyecto normativo
  elaborado en esta comunidad autónoma. El Grupo de Estructura de Datos
  de los Archivos Aragoneses (GEDAA) elaboró un estándar para codiicar
  la información archivística de los documentos (textuales, electrónicos,
  
  116
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  materiales especiales). Este proyecto es conocido como EDARA: Estructura
  de Datos de los Archivos de Aragón, publicado en el 2010. Esta norma
  se desarrolló basándose en el formato de codiicación MARC21 y en
  ISAD(G).
  El objetivo de GEDAA fue deinir un formato de intercambio
  que garantizara la integración de las descripciones de los archivos de
  Aragón en un sistema compartido de información, independiente de las
  plataformas informáticas y las aplicaciones que las generan (GRUPO DE
  ESTRUCTURA DE DATOS DE LOS ARCHIVOS ARAGONESES,
  2010, p. 6).
  Sin lugar a dudas, en Aragón, los archiveros y profesionales del
  área se ha comprometido con la labor de normalización de la descripción,
  la calidad de las dos normas publicadas, hasta la fecha, así lo demuestra.
  Tabla 16. Caracterización de la Norma de Descripción de Autoridades
  Archivísticas de Aragón
  NORMA ARAGONESA PARA LA DESCRIPCIÓN DE AUTORIDADES DE ARCHIVOS (ARANOR)
  Principios Teóricos
  
  Entidades
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Institución
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  Productor:
  
  Forma autorizada
  del nombre
  
  Área
  identificación
  
  de
  
  Estructura
  
  de
  
  Área de descripción
  Área de relaciones
  
  Identificador del
  registro
  de
  autoridad
  
  Área de control
  
  Productor
  Persona
  Contenido
  
  Familia
  Presentación
  
  117
  
  Estructura
  Organizativa
  
  Tipo de entidad
  
  Fechas
  existencia
  No
  se
  exponen
  los
  fundamentos teóricos en los
  que se basan para desarrollar
  los registros de autoridades
  archivísticas.
  
  Tipología de
  Norma
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  6.6 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN BRASIL: NOBRADE
  Brasil fue el primer país de Latinoamérica en publicar una norma
  de descripción para archivos. La divulgación y aceptación de ISAD(G)
  e ISAAR(CPF), dentro de la comunidad archivística brasileña, fue uno
  de los factores que impulsó el desarrollo de los primeros trabajos para
  conformar una norma nacional. En el año 2001, el Conselho Nacional de
  Arquivos (CONARQ) decidió crear la Câmara Técnica de Normalização da
  Descrição Arquivística (CTNDA) con la inalidad de elaborar una norma
  de descripción que regulara el proceso descriptivo en los archivos y los
  centros de custodia de documentos.
  La preparación y redacción del estándar fue responsabilidad
  total de la CTNDA. Este comité estuvo compuesto por especialistas de
  diferentes instituciones brasileñas. Los Archivos Públicos del Estado y otras
  instituciones nombraron a miembros representantes para que participaran
  en el proyecto y funcionaran como agentes de divulgación del trabajo. Este
  comité contaba con profesionales responsables de la coordinación general,
  la consolidación del texto, la edición y la revisión.
  Después de concluida la norma y antes de su publicación, el
  CTNDA decidió que se pasara a una fase de discusión pública. Para ello el
  Archivo Nacional con la colaboración de varias instituciones, en su mayoría
  archivos de los estados, patrocinaron una serie de talleres para divulgar la
  norma y recoger sugerencias de la comunidad profesional.
  La Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) fue
  publicada, oicialmente, en el 2007; después de impresa, se distribuyó,
  gratuitamente, a un gran número de instituciones archivísticas, bibliotecas,
  museos y universidades. El CTNDA continuó preparando cursos, talleres
  y comunicaciones con el in de garantizar su máxima difusión y aplicación.
  El estándar brasileño fue presentado en diversos congresos internacionales
  para mostrar a otros países las experiencias de su realización.
  NOBRADE es compatible con ISAD(G) y su objetivo es facilitar
  el acceso y el intercambio de información a nivel nacional e internacional.
  La CTNDA recomienda utilizarla para la descripción de documentos con
  valor permanente, aunque puede ser factible su uso para la descripción
  de documentos con valor primario. Esta norma fue diseñada para ser
  118
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  usada en sistemas automatizados; no obstante, se recomienda su uso en los
  sistemas manuales pues así se facilita la transferencia de datos a los sistemas
  electrónicos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 11).
  La norma circunscribe el ámbito de la descripción a una etapa
  especíica del ciclo de vida de los documentos, tendencia seguida, también,
  en otros países.
  El proyecto brasileño expone tres fundamentos teóricos y en
  ellos se basa para conformar sus reglas. Este estándar no cuenta, como
  sucede en otras normas, con un epígrafe teórico para profundizar y analizar
  los principios elementales de la archivística y su aplicación a la práctica
  descriptiva. El concepto de descripción multinivel es uno de los principios
  en los que se fundamenta el estándar brasileño. Se recomienda el uso
  exclusivo de este tipo de descripciones, excluyéndose de la propuesta las
  descripciones independientes sin jerarquías y conexiones.
  Con respecto a los tipos de sub-entidades formulados, se puede
  decir que NOBRADE presenta algunas similitudes con otros proyectos
  descriptivos. En primer lugar, se incluyen los niveles generales e intermedios
  de ISAD(G), respetando las recomendaciones del CIA. En segundo lugar,
  se aprecian semejanzas con las normas de España y Portugal en relación al
  nivel sección y subsección y, por último, está presente el modelo propuesto
  por Cook y Procter en el manual inglés referente a los códigos numéricos
  para identiicar los niveles de descripción.
  La norma presenta algunas peculiaridades en lo concerniente a
  los niveles. La primera está relacionada con la introducción del nivel acervo
  que en la misma norma se deine como “La totalidad de documentos de
  una entidad de custodia.” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS,
  2006, p. 15), es decir, todo el contenido documental de un archivo
  o institución, seguido de un nivel intermedio del acervo: acervo de la
  subunidad de custodia.
  Otra de las particularidades es el uso de un mismo nivel de
  descripción para dos agrupaciones documentales diferentes. Por ejemplo,
  el nivel uno se corresponde con el fondo y las colecciones y el nivel 4 con
  dossier (unidad de instalación) y procesos (documento compuesto). Los
  
  119
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  niveles colección y unidades de instalación están comprendidos en otras
  normas, pero contemplados como niveles independientes.
  La existencia y la cantidad de niveles de descripción son muy
  variables y pueden llegar a ser tantos como las instituciones consideren
  necesario. El establecimiento de los niveles de descripción dependerá de la
  propia estructura de los fondos documentales y de cada sistema de archivo.
  NOBRADE contiene 28 elementos para la descripción de la
  entidad documento, de los cuáles siete son de uso obligatorio. Seis elementos
  se corresponden con los recomendados por ISAD(G) para el intercambio
  de información. El elemento condiciones de acceso es una propuesta nueva
  de este proyecto y sólo se considera obligatorio para los niveles de: acervo,
  fondo y colección. Según Antonia Heredia, “[…] declarar este elemento
  obligatorio para estos niveles no es la mejor opción pues el acceso afecta
  mayormente a las series, casi nunca el acceso se restringe a la totalidad
  de documentos de un archivo o un fondo.” (HEREDIA, 2007, p. 4). La
  norma catalana, también, recomienda este elemento como obligatorio
  para el nivel fondo.
  NOBRADE es una norma de estructura de datos y contenidos.
  A partir de su estructura se pueden describir, solamente, documentos
  archivísticos. Este estándar incluye reglas generales y especíicas,
  comentarios, procedimientos y ejemplos ilustrativos que facilitan la
  representación del contenido de esta entidad. La norma brasileña no
  regula la forma de presentación de los datos en pantalla o en instrumentos
  impresos. Por tanto, no se considera una norma de presentación y
  formalización. En relación a la codiicación de sus elementos en ambientes
  electrónicos, este estándar no hace propuestas especíicas al respecto sin
  embargo aconseja el uso de EAD para estos ines.
  La estructura de NOBRADE es muy similar a ISAD(G), contiene
  las siete áreas de la normativa internacional con sus correspondiente
  elementos. La diferencia radica en que se adiciona un área relacionada con
  la normalización de los puntos de acceso (Área de puntos de acceso y
  descripción de materias). Está nueva área descriptiva resulta uno de los
  aspectos más novedosos de este proyecto. Algunos autores consideran que
  el elemento punto de acceso e indización de materias pudo incluirse en el
  
  120
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  área de contenido y estructura, o tal vez, hubiera sido recomendable crear
  una parte, en la norma, dedicada sólo a los puntos de acceso y las formas
  normalizadas como se ha hecho en otros países.
  A partir del estudio de NOBRADE se constata que los archiveros
  brasileños han conformado una norma basada en ISAD(G). NOBRADE
  presenta algunas innovaciones relacionadas con los contenidos de los
  elementos, los niveles de descripción, los elementos obligatorios y la
  estructura. Brasil ha hecho un gran esfuerzo por normalizar la descripción
  archivística pero aún debe seguir trabajando por adaptar más la norma a la
  realidad nacional e internacional.
  El CONARQ pudiera reconsiderar la idea de continuar trabajando
  en la normalización de la descripción archivística en Brasil y así elaborar
  una versión más completa de NOBRADE que incluya la estructura de
  datos y contenidos para describir autoridades, funciones, instituciones de
  custodia y puntos de acceso, además de regular la forma y la codiicación
  de sus elementos.
  Tabla 17. Caracterización de la Norma Brasileña de Descripción Archivística
  NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE BRASIL (NOBRADE)
  Principios Teóricos
  
  Entidades
  
  La descripción se
  aplica a todos los
  materiales de archivo
  con independencia
  de su forma o
  soporte.
  
  Elementos
  Obligatorios
  
  Tipología de
  Norma
  
  Estructura
  Organizativa
  Documento:
  
  El
  principio
  de
  respeto a los fondos
  es la base de la
  organización y de la
  descripción (Origen
  y Procedencia).
  La
  descripción
  archivística se basa en
  los principios de la
  descripción
  multinivel.
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Acervo
  
  Código
  Referencia
  
  Acervo de la
  subunidad de
  custodia
  
  Título
  
  Nivel
  Descripción
  
  Sección
  Subsección
  
  Área
  identificación
  Estructura
  
  Fechas
  
  Fondo/Colección
  
  Documento
  
  de
  
  Subserie
  Dossier/
  Proceso
  Item Documental
  
  Nombre de
  productores
  
  los
  
  Condiciones
  acceso
  
  de
  
  El
  elemento
  condiciones de acceso
  sólo es obligatorio
  para los niveles
  acervo, fondo y
  colección.
  
  121
  
  Área de contexto
  Área de contenido y
  estructura
  
  de
  
  Área de condiciones
  de acceso y uso
  
  Volumen
  y
  extensión de la
  unidad
  de
  descripción
  
  Serie
  
  de
  
  Área
  documentación
  relacionada
  
  de
  
  Área de notas
  Área de control de la
  descripción
  Contenido
  
  Área de puntos de
  acceso y descripción
  de materias
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  6.7 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN URUGUAY: NUDA
  La creación de una norma de descripción en Uruguay es un
  acontecimiento bien reciente. Este proyecto surge como parte del contexto
  internacional de normalización que, en los primeros años de este nuevo
  siglo, se ha materializado a través de la publicación de varias normas y la
  aplicación práctica, en los archivos, de la normativa internacional.
  En los últimos años, en el país suramericano, se ha incrementado
  el interés por salvaguardar el patrimonio documental de la nación. A partir
  del 2008 se publican un conjunto de leyes y decretos que estipulan la
  organización de los archivos y la accesibilidad de la información pública.
  En este año se ratiica, también, la ley referente a la creación del Sistema
  Nacional de Archivos, la Ley de Protección de Datos Personales y Acción y la
  Ley de Derecho de Acceso a la Información Pública (COMISIÓN INTERINSTITUCIONAL PARA LA ELABORACIÓN DE LA NORMA
  URUGUAYA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2014, p. 7).
  Como consecuencia de esta actividad reformadora y de organización
  de los archivos, en el año 2012, con el aval de la Dirección del Archivo
  General de la Nación, se convocó a varios archiveros y profesores que
  pertenecían a diversas instituciones del Estado para formar parte del Proyecto
  SINDA: Sistema de Normalización de Descripción Archivística. A partir
  de este proyecto, se formó la Comisión de Trabajo Interinstitucional (CTI)
  que tenía como objetivo elaborar una norma de descripción (COMISIÓN
  INTER-INSTITUCIONAL PARA LA ELABORACIÓN DE LA NORMA
  URUGUAYA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2014, p. 5).
  Después de algunos años de trabajo, en Diciembre del 2014, la
  CTI publica la primera versión de la Norma Uruguaya de Descripción
  Archivística (NUDA). Actualmente, este estándar se encuentra en período
  de difusión y aplicación en el sistema de archivos del país.
  Para la elaboración de NUDA se analizaron y estudiaron las
  experiencias desarrolladas en Uruguay en materia de descripción, el conjunto
  normativo del CIA, algunas normas nacionales y, por último, se estudiaron,
  también, las potencialidades que brinda el software ICA-ATOM del CIA
  para la aplicación práctica de la descripción. El CTI buscaba desarrollar un
  proyecto normativo aplicable en cualquier institución archivística del país.
  122
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  El estándar uruguayo no aborda en profundidad los principios
  teóricos de la descripción; tampoco contempla estudios conceptuales pues
  sólo incluye la descripción de una entidad archivística. La norma expone el
  principio de descripción multinivel y lo fundamenta a través del enunciado
  de sus principales características.
  NUDA desarrolla una estructura de datos para describir,
  únicamente, los documentos. Los niveles de descripción propuestos son
  los estipulados en ISAD(G), con la diferencia de la sub-entidad colección
  no incluida en la normativa del CIA.
  En cuanto a los elementos obligatorios, el proyecto uruguayo
  expone algunas modiicaciones con respecto a los anteriores estándares
  presentados en este libro. NUDA contiene ocho elementos con carácter
  obligatorio, además de los seis de ISAD(G), propone como obligatorios el
  elemento evaluación documental (valoración, selección y eliminación en
  ISAD(G)) y el elemento nota del archivero.
  Conjuntamente con estos ocho elementos, para el nivel fondo
  plantea el uso obligatorio de los siguientes elementos:
  •
  •
  •
  •
  
  Historia institucional/biográica
  Historia archivística
  Forma de ingreso
  Alcance y contenido
  
  Para el nivel sub-fondo, juntamente con los ocho obligatorios
  generales, adiciona el elemento alcance y contenido con uso ineludible.
  NUDA en los apéndices contiene una tabla donde presenta los
  elementos y las condiciones de su uso. Además del concepto obligatorio
  (OB), también propone el uso recomendable (RE) y opcional (OP) para
  cada elemento descriptivo de acuerdo al nivel de descripción. Este tema,
  también, fue incluido por otras normas presentadas en este texto.
  En relación a la tipología de norma se puede decir que es de
  estructura de datos, contenidos y presentación. A través de sus reglas,
  notas (incluyen comentarios, apuntes, especiicaciones) y ejemplos por
  elemento se pueden completar la descripción de la entidad documento
  
  123
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  y su formas de presentación en los instrumentos de descripción. No la
  aborda la codiicación de datos en ambientes digitales
  La estructura organizativa de la norma uruguaya es semejante a la
  propuesta internacional. Presenta 26 elementos descriptivos, organizados
  en 7 áreas de información. En este aspecto siguió los lineamientos
  internacionales, mantuvo la estructura de datos y trabajó sobre los
  contenidos de la descripción.
  Este proyecto normativo es un logro alcanzado para el sistema
  de archivos de Uruguay y será de gran utilidad para otros países
  latinoamericanos, en especial, los del MERCOSUR. El proyecto SINDA
  debe continuar sus trabajos y crear nuevas comisiones responsables de dar
  continuidad a la norma. NUDA debe completarse e incluir la descripción
  de otras entidades archivísticas: productores, funciones y entidades de
  custodia, puntos de acceso y por qué no, trabajar el desarrollo de un
  modelo conceptual que soporte las bases teóricas de la normativa churra.
  Tabla 18. Caracterización de la Norma Uruguaya de Descripción
  Archivística
  NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE URUGUAY (NUDA)
  Principios Teóricos
  
  Entidades
  
  Subtipos de
  Entidades
  
  Elementos
  
  Tipología de
  Norma
  
  Obligatorios
  
  Fondo
  Subfondo
  Serie
  Principio
  de
  descripción
  multinivel (el fondo
  es la unidad superior
  de
  descripción,
  descripciones de lo
  general
  a
  lo
  particular, jerarquía
  de las descripciones,
  información
  adecuada a cada
  nivel
  de
  descripción).
  
  Documento
  compuesto
  
  Documento
  
  Código
  Referencia
  
  Área
  identificación
  
  de
  
  Fechas
  
  Documento
  simple
  
  Nivel
  descripción
  
  Colección
  
  Volumen y soporte
  
  Área de contenido y
  estructura
  Área de condiciones
  de acceso y uso
  
  de
  
  Área de
  documentación
  asociada
  
  del
  
  Evaluación
  documental
  
  Contenido
  
  Área de notas
  Área de control de la
  descripción
  
  Nota del archivero
  
  Presentación
  
  124
  
  de
  
  Área de contexto
  Estructura
  
  Título
  
  Nombre
  productor
  
  Estructura
  Organizativa
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  7 LAS NORMAS PARA LA CREACIÓN DE PUNTOS DE ACCESO
  RCPPCN, NEPAN, DACS, RAD2, ODA Y MDM
  
  EN ARCHIVOS:
  
  Los puntos de acceso constituyen un elemento fundamental en la
  búsqueda y la recuperación de información en los sistemas de descripción
  archivística. ISAD(G) deine los puntos de acceso como: “Nombre, palabra
  clave, grupo de palabras o códigos que se utilizan para buscar, identiicar y
  localizar una descripción archivística.” (CONSEJO INTERNACIONAL
  DE ARCHIVOS, 2000, p.14). Por su parte, ISAAR(CPF) deine los puntos
  de acceso como: “Nombre, término, palabra clave, frase o código que se
  pueda utilizar para buscar, identiicar y localizar descripciones archivísticas,
  incluyendo los registros de autoridad.” (CONSEJO INTERNACIONAL
  DE ARCHIVOS, 2004, p. 12).
  Como se puede observar, la normalización internacional de
  la descripción prestó atención al control de los puntos de acceso. Con
  el surgimiento de normas para la elaboración de representaciones de
  documentos y registros de autoridades archivísticas se hacía imprescindible
  contar, también, con reglas para normalizar los puntos de acceso vinculados
  a nombres de instituciones, personas y familias y, por consiguiente, de
  lugares geográicos y materias. La identiicación y recuperación de la
  información archivística va a depender, en gran medida, de la asignación
  adecuada de puntos de acceso en las descripciones.
  La elaboración de estándares para la regulación de los puntos de
  acceso de las descripciones ha tenido un amplio desarrollo en el ámbito
  de la Bibliotecología no sucediendo así en la Archivística. En el área
  bibliotecológica existen una variedad de estudios teóricos y prácticos
  que trabajan la normalización de los nombres de instituciones, personas,
  familias, lugares geográicos y materias. Las Reglas de Catalogación
  Angloamericanas (AACR), publicadas desde 1969 por bibliotecarios
  americanos y británicos, son un ejemplo del desarrollo de este tema en
  las bibliotecas. La segunda edición de las AACR2 es usada en varios países
  para la formación y creación de los puntos de acceso normalizados en los
  sistemas de información. Esta normativa constituye el principal referente
  para el trabajo de este tema en cualquier campo de la Ciencias de la
  Información.
  
  125
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  En la Archivística, la preocupación por la regulación de los puntos
  de acceso estuvo vinculada al proceso de normalización de la descripción,
  como se expresó anteriormente. No obstante, no se puede olvidar la
  elaboración, en varios países, de vocabularios controlados o tesauros para
  determinados tipos de archivos que se basaron, principalmente, en las
  AACR2. Los archiveros comprendieron que para lograr una descripción
  con la calidad exigida en los nuevos contextos, también, era necesario
  normalizar los puntos de acceso de las descripciones de documentos,
  productores y funciones. Como consecuencia, y tomando como base las
  normas bibliotecarias, algunos países han publicado reglas que rigen la
  elaboración de los puntos de acceso en los archivos.
  En 1997, el National Council of Archives de Reino Unido publica
  las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names
  (RCPPCN); estas reglas constituyen la primera normativa publicada en
  el área sobre el tema. En el 2010, el Ministerio de Cultura de España
  publica la Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados
  de Nombres de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el
  Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales (NEPAN). Las
  Rules for Archival Description de Canadá, las Orientaciones de Descripción
  Archivística de Portugal y el Manual de Descripción Multinivel de Castilla
  y León incluyen una parte dedicada a la regulación de los puntos de acceso.
  La primera versión de la norma estadounidense (DACS) contaba con un
  capítulo dedicado a los puntos de acceso, la segunda versión del 2013
  ya no presenta esta parte. Los archiveros de EE.UU alegaron que no era
  necesario este capítulo pues se podía trabajar con las AACR2.
  Estas son las normas que existen, hasta el momento, en el contexto
  archivístico para la normalización de los puntos de acceso. A continuación
  se presenta una breve descripción de estos proyectos.
  7.1 REGLAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE NOMBRES DE PERSONAS, LUGARES E
  INSTITUCIONES. REINO UNIDO
  Reino Unido, después de la publicación de las normas
  internacionales, comenzó la redacción de las Rules for the Construction of
  Personal, Place and Corporate Name (RCPPCN). El National Council of
  126
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Archives fue el responsable de dirigir el proyecto para crear un Fichero de
  Autoridades Nacional. Este organismo dio su nombre, su prestigio y el
  apoyo inanciero para este trabajo.
  En 1993, se nombró un comité que sería el responsable de
  preparar y redactar las reglas para la formación del ichero de autoridades
  de nombres de personas, lugares e instituciones. Este comité tendría la
  responsabilidad de uniicar las reglas de catalogación de las instituciones
  británicas y resolver los problemas prácticos de descripción de estas
  instituciones18.
  La confección de estas reglas demoró algunos años pues fueron
  el resultado de un acuerdo único y general que unió las corrientes de una
  amplia gama de instituciones vinculadas a la información. Se reunieron
  profesionales experimentados en el área de la descripción bibliográica
  y archivística para unir sus conocimientos, analizar los problemas y
  alcanzar una solución común, útil y aplicable a todas las instituciones de
  información.
  En 1996, se difundió el borrador de las reglas y la respuesta
  fue instantánea, se recibieron opiniones tanto de instituciones como de
  archiveros individuales que ayudaron con sus observaciones a mejorar el
  borrador y poder publicar, en 1997, la versión inal y oicial con mejores
  resultados y más consenso.
  Las reglas del National Council of Archives se dirigen a apoyar
  la creación consistente de nombres propios en la actividad de indización
  realizada por los archivos británicos. El estándar abarca las reglas para la
  creación de los puntos de acceso (nombres de instituciones, personas,
  familias y lugares geográicos), (NATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES,
  1997, p. 9).
  El trabajo realizado por el CIA en la confección de ISAD(G)
  e ISAAR(CPF) en estos mismos años proporcionó a este proyecto un
  contexto más analítico y ayudó a obtener unas reglas más completas y mejor
  
  Este comité estuvo formado por integrantes de las siguientes instituciones: Historical Manuscripts Commission,
  Public Record Oice, British Library, National Library of Wales, Public Record Oice of Northern Ireland, Scottish
  Record Oice, Victoria and Albert Museum, National Art Library.
  18
  
  127
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  estructuradas. Las RCPPCN se basan en las AACR2, en ISAAR(CPF) y
  son compatibles con el Manual of Archival Description (MAD3).
  Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate
  Names están formadas por tres capítulos:
  •
  •
  •
  
  Reglas para la construcción de nombres de personas
  Reglas para la construcción de nombres de lugares
  Reglas para la construcción de nombres de instituciones
  
  Las RCPPCN presentan, además, una introducción general
  donde se expone su propósito y alcance del proyecto, además da un breve
  panorama sobre las fuentes utilizadas para la elaboración de todas las reglas
  que integran sus tres capítulos.
  Esta normativa británica pueden considerarse una norma de
  contenido. Cada uno de los elementos está integrado por reglas especíicas
  que determinan la formación de los puntos de accesos normalizados de
  nombres. Todas las reglas están acompañadas de ejemplos que muestran
  su aplicabilidad. Los apéndices son un elemento importante del proyecto;
  contienen ejemplos de nombres de personas, lugares e instituciones, que
  sirven como orientación a los especialistas responsables de las descripciones.
  Además, disponen de un listado de fuentes de información que se pueden
  consultar para crear las autoridades.
  Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate
  Names constituyen la normativa que sirve de guía a todas las instituciones de
  información británicas para la creación de puntos de acceso normalizados.
  Estas reglas tienen como objeto ayudar a los archiveros a la formación de
  descripciones adecuados que faciliten la búsqueda y la recuperación de la
  información en el sistema de archivos británicos.
  7.2 NORMA PARA LA ELABORACIÓN DE PUNTOS DE ACCESO NORMALIZADOS
  DE INSTITUCIONES, PERSONAS, FAMILIAS, LUGARES Y MATERIAS EN EL SISTEMA
  DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE LOS ARCHIVOS ESTATALES DE ESPAÑA
  España, junto al proceso de formación de la norma nacional
  (NEDA), desarrolló un estándar nacional para la elaboración de puntos de
  
  128
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  acceso normalizados de los nombres de instituciones, personas, familias,
  lugares y materias.
  La Subdirección General de Archivos del Ministerio de Cultura
  fue la institución responsable de dirigir este proyecto normativo. En el
  2008, se creó un grupo de indización, con el objetivo de redactar una
  norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados para el sistema
  de descripción archivística de los Archivos Estatales de España.
  La elaboración de este estándar duro dos años; fue el resultado
  de un amplio consenso entre los profesionales de diferentes instituciones
  archivísticas y de otras vinculadas a la información. Este grupo de trabajo
  se apoyó en las normas y manuales publicados en España y en otros
  países, tanto del mundo de los archivos como de las bibliotecas (AACR2,
  ISAAR(CPF), DACS, RAD2, ODA, EAD, ISO y UNE). NEPAN, fue
  publicada en la página web del Ministerio de Cultura en agosto de 2010.
  Esta norma surge con la inalidad de optimizar la búsqueda y
  recuperación de descripciones de las entidades archivísticas y facilitar, así,
  el acceso de los usuarios al patrimonio documental español. Con ella, se
  normalizan los puntos de acceso del sistema de descripción archivística
  automatizado de los Archivos Estatales (Portal de Archivos Españoles
  (PARES)), gestionado por el Ministerio de Cultura (ESPAÑA, 2010, p. 7).
  La NEPAN está formada por cinco capítulos que regulan la
  creación de formas autorizados para nombres de instituciones, personas,
  familias, lugares y materias en el sistema de descripción archivística de los
  archivos estatales:
  •
  •
  •
  •
  •
  
  Puntos de acceso de instituciones
  Puntos de acceso de personas
  Puntos de acceso de familias
  Puntos de acceso de lugares
  Puntos de acceso de materias
  
  La NEPAN presenta una introducción donde se analizan los
  objetivos, la inalidad y el ámbito de aplicación de la norma así como
  algunas deiniciones importantes sobre los puntos de acceso, los tipos,
  su identiicación y elección. Cada capítulo está compuesto por una serie
  129
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  de aspectos: introducción, deinición y alcance, fuentes de información y
  elección del nombre y formalización. Estos elementos ayudan a formalizar
  el contenido del punto de acceso.
  Todas las reglas vienen acompañadas de ejemplos concretos que
  demuestran su aplicabilidad. La norma se apoya en un glosario, anexos y
  un listado de referencias bibliográicas que sirven como fuente de consulta
  para los especialistas responsables de la descripción.
  Es importante destacar que esta norma es, totalmente, compatible
  con los trabajos de normalización que desarrolla la CNEDA, que como
  se mencionó anteriormente, ha publicado el Modelo Conceptual de
  Descripción Archivística.
  7.3 OTRAS NORMAS: DACS, RAD2, ODA Y MDM
  Las normas de descripción publicadas en EE.UU, Canadá,
  Portugal y en España (Castilla y León) contienen una parte dedicada a la
  normalización de los puntos de acceso. DACS, RAD2, ODA y MDM han
  sido presentadas, ya, en este libro, por consiguiente en este epígrafe sólo
  se expondrán las características de la parte dedicada a la elaboración de los
  nombres, lugares o materias relacionadas con los documentos archivísticos.
  La primera versión de Describing Archives: A Content Standard,
  (DACS) publicada en el año 2004, presentaba una parte dedicada a la
  formalización de los nombres. En el 2013, la Society of American Archivists
  publica una segunda edición revisada del estándar; en esta última versión
  se eliminó la parte dedicada a la regulación de los puntos de acceso
  pues se recomienda el uso de las AACR2 para estos ines. No obstante,
  seguidamente se exponen las características del capítulo tercero de DACS
  dedicado al tema.
  La parte III Forms of Names de DACS, estaba formada por tres
  capítulos que contenían las reglas para la creación de nombres (personas,
  familias, instituciones y lugares geográicos):
  •
  •
  
  Formas de nombres de personas y familias
  Formas de nombres lugares geográicos
  
  130
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  •
  
  Formas de nombres de instituciones
  
  Para la redacción de esta parte, la SAA se apoyó en la estructura
  bibliográica de las reglas angloamericanas. Es válido destacar que también
  se apoyaron en ISAAR(CPF).
  Para la elaboración de las formas normalizadas de los nombres,
  DACS, propuso varias reglas especíicas que abarcan todas las formas
  posibles de entradas de nombres. Estas reglas estaban acompañadas de
  ejemplos prácticos que ilustraban la utilización de la misma.
  Esta parte estuvo muy bien conformada pues los profesionales
  norteamericanos tienen una profusa experiencia en esta temática. Por tanto,
  se recomienda el uso de esta primera versión de la norma estadounidense
  como guía para la confección de puntos de acceso normalizados referentes
  a la descripción de entidades archivísticas.
  Las Rules for Archival Description (RAD2), contienen un acápite
  concerniente al control de puntos de acceso. La segunda parte titulada,
  Headings and References, está formada por cinco capítulos que trabajan los
  puntos de acceso, los encabezamientos y las referencias. A continuación se
  detallan estos capítulos:
  •
  
  Elección de puntos de acceso: sirve de guía para la elección y creación
  de los puntos de acceso. Se establecen las reglas para determinar en los
  niveles de descripción los nombres de personas, familias e instituciones
  que constituyen puntos de accesos. Además propone reglas para la
  elección de otros puntos de acceso vinculados con la creación del
  documento.
  
  •
  
  Nombres de personas: contiene todas las reglas necesarias para la
  formación de los nombres de personas y un conjunto de reglas
  especiales para la elaboración de los nombres de familias.
  
  •
  
  Nombres geográicos: propone las reglas para la formación de
  encabezamientos geográicos.
  
  •
  
  Nombres de instituciones: contiene las reglas para la formación de los
  nombres de institución.
  
  131
  
  Dunia Llan
  
  •
  
  Pa
  
  ón
  
  Referencias: expone la forma de elaborar las referencias cruzadas (ver /
  ver además) de nombres de personas, familias e instituciones.
  
  En las RAD2 se expone quiénes constituyen los puntos de
  accesos principales, las pautas para su elaboración y ejemplos concretos
  vinculados a la práctica archivística. Las reglas identiican a los creadores de
  los documentos como puntos de acceso principales. Además, profundizan
  en la formación de referencias cruzadas a autoridades responsables de la
  producción pero que han cambiado de nombre en espacios de tiempos
  determinados.
  Esta parte de RAD2 presenta la misma estructura de las AACR2;
  mantiene la mayoría de sus reglas aunque adiciona los encabezamientos de
  nombres de familias, elemento propio del contexto de producción de los
  documentos archivísticos.
  Tabla 19. Comparación entre las estructuras de AACR2 y RAD2
  AACR2
  Elección de los puntos de acceso
  
  RAD2
  Elección de los puntos de acceso
  
  Encabezamientos de Personas
  
  Encabezamientos de Personas
  
  Nombres Geográicos
  
  Nombres Geográicos
  
  Encabezamientos de entidades
  
  Encabezamientos de entidades
  
  Títulos Paralelos
  
  -
  
  Referencias
  
  Referencias
  
  La igura anterior muestra las coincidencias que existen entre las
  estructuras establecidas por RAD2 y las AACR2 para la determinación de
  los puntos de acceso. Como se puede observar, las reglas canadienses siguen
  una estructura muy parecida a las reglas bibliotecarias, la única diferencia
  está marcada por los títulos paralelos.
  Los archiveros de Canadá, también, tienen gran experiencia
  en el control de autoridades y elaboración de puntos de acceso y queda
  demostrado en la segunda parte de esta normativa. RAD2 es de los
  estándares que más desarrolla este punto, por tanto, se recomienda la
  consulta de esta normativa para la elaboración de este tipo de normas o
  para la formación de control de autoridades y listados de materias.
  
  132
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Las Orientações para la Descrição Arquivística (ODA), igualmente,
  contienen una parte dedicada a los puntos de accesos y su normalización.
  La tercera parte: Escolha e Construção de Pontos de Acceso Normalizados,
  está formada por cuatro capítulos, a través de las cuales se determina cómo
  elaborar y controlar los puntos de acceso.
  •
  •
  •
  •
  
  Nombres de instituciones
  Nombres de personas
  Nombres de familias
  Nombres de lugares geográicos
  
  ODA presenta las reglas para la formación de los encabezamientos
  autorizados de nombres de instituciones, personas, familias y nombres
  geográicos. La norma no contempla la creación de encabezamientos relativos
  a materias, eventos, títulos, cargos, tipologías documentales, entre otros.
  Para la conformación de esta parte, los archiveros portugueses
  se basaron en normas nacionales e internacionales relacionadas con el
  tema (Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names,
  Géonomenclature Historique des Lieux Habités, Nomes Geográicos: Normas
  para Indixaçao, Regras Portuguesas de Catalogação y SIPORBASE: Sistema
  de Indixação em Português).
  Cada una de estos cuatro capítulos cuenta con objetivos,
  comentarios, reglas generales y especíicas, fuentes de información,
  presentación de información y exclusiones. Las reglas especíicas vienen
  acompañadas de ejemplos ilustrativos con casos prácticos.
  La tercera parte de ODA completa las orientaciones portuguesas,
  de esta forma, se puede asegurar que este es uno de los estándares más
  acabados de los publicados hasta la fecha. Las orientaciones se pueden
  utilizar para describir documentos, productores y crear puntos de acceso
  normalizados. Además, se puede constatar que trabaja con profundidad
  los contenidos de todos los elementos presentados en las tres partes que la
  componen.
  El Manual de Descripción Multinivel de Castilla y León dedicó
  una parte de su estructura al control de las autoridades. La segunda parte,
  Puntos de Acceso y Control de Autoridades, recoge las reglas para la formación
  133
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  normalizada de los nombres propios de personas, familias, entidades y
  lugares geográicos, además de las pautas para la creación de los icheros de
  autoridades archivísticas.
  Los autores de este texto para el desarrollo del segundo acápite
  se apoyaron en distintas normativas: ISAAR(CPF), AACR2, APPM,
  RDDA, Reglas de Catalogación de España, Normativa para la Redacción
  de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca Nacional de España, entre
  otras normas relacionadas con este tema.
  La segunda parte se divide en dos apartados bien diferenciados:
  Elección de Puntos de Acceso y Control de Autoridades.
  El primer apartado está dedicado a los puntos de acceso y regula
  la formación de los nombres propios de personas, familias, entidades y
  lugares geográicos. El MDM no establece pautas para normalizar los
  encabezamientos de nombres comunes ni de materias. Este capítulo sigue
  la siguiente estructura:
  •
  •
  •
  
  Nombres de personas y familias
  Nombres de instituciones
  Nombres geográicos
  
  Las pautas sobre puntos de acceso recogidas en el manual,
  presentan dos características destacables: cuentan con una estructura y
  articulación propia, diferente al resto de estándares y cuentan, además, con
  numerosas adaptaciones de contenido, realizadas con la inalidad de adecuar
  la normativa existente a las necesidades de la descripción archivística de la
  región, así como facilitar la interpretación y la comprensión de las normas.
  En sentido general el manual debe servir para elaborar índices onomásticos
  de personas y familias, de instituciones y de nombres geográicos (BONAL
  ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 19).
  Una particularidad de este manual y ausente en el resto de
  normativas es la inclusión de un Registro de Referencia General. Este acápite
  está compuesto por tres áreas, integradas por un conjunto de elementos
  descriptivos, a continuación se muestran las áreas incluidas en este registro.
  
  134
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  •
  
  Área de punto de acceso de referencia general: recoge los códigos que
  permiten identiicar de forma unívoca el registro de referencia general
  así como los puntos de acceso de referencia general.
  
  •
  
  Área de nota de información: proporciona las instrucciones precisas
  sobre el uso del punto de acceso de referencia general.
  
  •
  
  Área de notas: proporciona datos que facilitan el control de la
  descripción de autoridades.
  
  Los capítulos dedicados al control de autoridades añaden a su
  contenido recomendaciones sobre puntuación, ordenación, aclaraciones
  sobre relaciones entre nombres y referencias entre registros de autoridad.
  Estos capítulos permiten controlar las formas variantes del mismo
  nombre, las sinonimias y las homonimias y, también, establecer el uso de
  un único nombre como punto de acceso de autoridad (BONAL ZAZO;
  GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 19).
  El manual de Castilla y León con la normalización de las
  descripciones de los documentos, la creación de los puntos de acceso y
  de los registros de autoridades consigue obtener sistemas de descripciones
  uniformes, consistentes e integrales que facilitan la uniicación de las
  descripciones de los documentos con sus productores y la recuperación de
  la información archivística.
  8 LAS NORMAS DE CODIFICACIÓN EN ARCHIVOS: EAD Y EAC
  Las normas presentadas en los epígrafes anteriores rigen el
  contenido intelectual de las descripciones, diseñan sus estructuras y se
  orientan en el texto y el formato de los instrumentos de descripción.
  Sin embargo, existían un conjunto de cuestiones que estos estándares
  no podían resolver: ¿Cómo interrelacionar la información de todas las
  entidades archivísticas?, ¿Cómo preservar las relaciones jerárquicas que
  existen entre niveles de descripción? ¿Cómo facilitar la navegación por una
  arquitectura de información y recuperar la información específica? Además
  de crear normas de datos, contenidos y presentación, el mundo archivístico
  precisaba desarrollar estándares que tradujeran las normas del lenguaje
  natural al lenguaje propio de los entornos electrónicos. La computadora
  
  135
  
  DUNIA LLAN
  
  PA
  
  ÓN
  
  no puede procesar los datos representados en las descripciones, para ello,
  es necesario colocarlos en un idioma legible para la máquina, solo así se
  pueden identificar y compartir los datos de un registro descriptivo.
  
  Figura 31. Relación documentos, normas, instrumentos y entornos
  electrónicos
  Fuente: elaborada por la autora.
  
  Los profesionales necesitaban deinir un lenguaje de marcas para
  crear una norma de codiicación que convirtiera las estructuras de datos de
  los actuales estándares a un idioma entendible en el entorno electrónico.
  Para ello, se precisaba, antes, deinir en lenguaje de programación que
  facilitara el desarrollo de normas de codiicación archivística.
  Los especialistas analizaron programas de metalenguajes
  descriptivos como el Standard Generalized Markup Language (SGML),
  Hypertext Markup Language (HTML) y Extensible Markup Language
  (XML). Estos programas son lenguajes de etiquetados y se utilizan para
  expresar estructuras de contenido en lugar de apariencia de documentos.
  Es decir, usan códigos de marcaje (etiquetas) que proporcionan nombres
  para categorizar las partes de un documento.
  Finalmente, se decidió utilizar XML para la creación de las normas
  de codiicación archivística. XML une la simplicidad de HTML con la
  capacidad expresiva de SGML y diseña un lenguaje de marcas optimizado
  para la web. Con este programa se logra distinguir el contenido y la
  estructura de los documentos de su presentación en papel o en pantalla y,
  entre otras ventajas, crea documentos portables, que pueden intercambiarse
  y procesarse con facilidad en sistemas informáticos heterogéneos.
  En las fases tempranas del desarrollo de un proyecto de lenguaje de
  codiicación para archivos se consideró usar el Machine Readable Cataloging
  136
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  (MARC) como la base de las normas, puesto que es un estándar de marca
  muy conocido en el mundo bibliotecario y muchas instituciones lo usan
  para codiicar instrumentos de descripción; pero se consideró que no era
  el mejor esquema disponible por varias razones. MARC era inadecuado
  porque los registros tenían una longitud máxima de pocos caracteres. La
  limitación en el tamaño es un obstáculo porque muchos instrumentos de
  descripción de archivos tienen una longitud mayor. Presentaba diicultad
  para representar la información estructurada jerárquicamente debido a su
  limitado hospedaje.
  La norma de EE.UU, DACS, en su primera versión, utiliza
  para la codiicación de los elementos de la entidad documento este
  formato bibliotecario, hay que tomar en cuenta que MARC ha sido,
  tradicionalmente, desarrollado y muy utilizado por los profesionales del
  área en ese país.
  
  Figura 32. Código de referencia regulado según MARC21
  Fuente: DACS, 2004.
  
  El primer estándar archivístico creado y publicado como estructura
  de datos para facilitar la distribución en Internet de información detallada
  sobre fondos archivísticos a través de los instrumento de descripción fue el
  Encoded Archival Description (EAD).
  
  137
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  EE.UU. fue el creador e impulsor de EAD. Este estándar tuvo
  sus primeras formulaciones en un proyecto dirigido por Daniel Pitti en la
  biblioteca de la Universidad de California en Berkeley, en 1993. La inalidad
  del proyecto era investigar la factibilidad de una norma de codiicación
  no-propietaria para instrumentos de descripción legible por máquina y
  procedente de distintos depósitos culturales (DELGADO, 2005, p. 55).
  En un período de cinco años la norma se consolidó y se
  incorporaron al proyecto instituciones importantes en este ámbito como
  la Society of American Archivists, la Library of Congress y el Research Libraries
  Group. En 1996, aparecieron las primeras versiones: la alfa con el prototipo
  del Document Type Deinition (DTD) y tiempo después la versión beta
  junto a otros documentos técnicos. La DTD deinió los elementos y
  atributos que serían usados para codiicar los instrumentos de descripción
  y establecer las reglas para usar esos elementos.
  En 1998, se publicó la versión 1.0 de la DTD EAD y el repertorio
  de etiquetas. El Document Type Deinition incluía cambios signiicativos y
  estaba diseñado para funcionar como DTD de SGML y de XML. Además
  era compatible con ISAD(G), requisito imprescindible para los esquemas
  de codiicación con aspiraciones internacionales (SANTAMARIA GALLO,
  2003, p. 52).
  En el año 2002, se publica la segunda versión de EAD, actualmente
  vigente. Esta nueva edición se adapta mejor a las necesidades de XML
  y proporciona una compatibilidad consistente con la segunda versión de
  ISAD(G). Estos acontecimientos han favorecido el aumento del interés
  por parte de la comunidad archivística internacional hacia dicho estándar.
  La versión electrónica oicial de EAD y su documentación para el
  usuario (EAD Tag Library) es mantenida y distribuida por el departamento
  de Network Development and MARC Standards de la Library of Congress de
  EE.UU. El contenido intelectual de la estructura está a cargo de un grupo de
  trabajo internacional compuesto por varios miembros de Canadá, Francia,
  Alemania, Países Bajos, Reino Unido y Estados Unidos (FOX, 2008, p. 28).
  EAD releja la estructura lógica y jerárquica de un instrumento
  de descripción de archivo y es compatible con la norma internacional para
  la descripción de material de archivo ISAD(G). Esta norma posibilita la
  138
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  difusión, acceso y navegabilidad, a través de la tecnología de redes, de la
  información descriptiva de las instituciones archivísticas.
  
  Figura 33. Código de referencia regulado según EAD
  Fuente: DACS, 2004.
  
  El otro estándar de codiicación del mundo archivístico es el
  Encoded Archival Context–Corporate Bodies, Persons And Families (EACCPF). El esfuerzo por desarrollar EAC no es un hecho aislado. Estuvo muy
  vinculado con las actividades e iniciativas que desarrollaba la comunidad
  internacional de archivos en cuestiones de normalización. La norma
  ISAAR(CPF) fue el punto de partida para la creación de EAC, que sería
  un complemento de EAD, tal como ISAAR(CPF) lo es de ISAD(G).
  EAC es una norma para la gestión electrónica de la información
  de autoridades archivísticas y su contexto de producción. ISAAR(CPF) y
  EAD fueron elaborados de forma conjunta por miembros que pertenecían
  a los dos comités de desarrollo. EAC-CPF se basa en XML y funciona
  independientemente del software o del sistema informático y se vincula de
  forma sencilla a otros protocolos basados en XML (FOX, 2008, p. 35-36).
  Sus antecedentes se remontan a 1993 cuando a Marion Matters,
  Catherina Roe, y Richard Szary les concedieron una beca de investigación
  para el estudio de archivos modernos en la Universidad de Michigan. Este
  grupo estudió las exigencias de datos para el control de autoridades en los
  archivos y desarrollaron un conjunto de documentos donde deinieron los
  elementos de datos necesarios para describir personas y organizaciones.
  139
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  Pero no fue hasta 1998 que se retomaron las discusiones sobre este
  tema, en esta época se organizó una reunión en la Universidad de Yale para
  determinar la perspectiva de desarrollo de un estándar internacional para la
  codiicación del contexto archivístico. En la reunión hubo participantes de
  varios países: Australia, Canadá, Unión Europea, Suecia, y el Reino Unido,
  así como de los Estados Unidos. 19
  En el año 2001, se organizaron y convocaron dos reuniones,
  una en la Universidad de Toronto, en marzo, y otra en la Universidad de
  Virginia, en junio. Sus esfuerzos inicial es fueron dedicados al desarrollo de
  un marco general metodológico así como una lista detallada de principios
  y objetivos para el diseño y desarrollo del estándar. En el año 2003, ya se
  contaba con la versión alfa de la norma. En agosto del 2004 se realizaron los
  últimos cambios y se obtuvo la versión beta del Document Type Deinition
  EAC.20 El grupo de trabajo de la EAC se reunió, en mayo del 2008, en
  Bolonia y acordó introducir varios cambios encaminados a compatibilizar
  más el estándar con la segunda edición de ISAAR(CPF).
  En el año 2011, EAC fue adoptado, oicialmente, por la Society
  of American Archivists. El comité de normalización de esta sociedad
  estableció un subcomité que tiene como objetivo realizar una revisión
  completa del estándar hasta 2015. En el año 2014, el subcomité publicó
  la versión deinitiva de la biblioteca de etiquetas del esquema EAC-CPF,
  esta nueva versión recoge los comentarios de la comunidad internacional
  de profesionales.21
  
  Sobre esta reunión véase: Encoded Archival Context (EAC). Documents from earlier projects. Disponible en:
  <http://www.library.yale.edu/eac/history.htm>. Acceso en: 15 dic. 2014. Se puede encontrar información sobre
  los participantes, la agenda, los acuerdos y acciones futuras a realizar para el desarrollo del proyecto.
  19
  
  En relación con este tema véase el modelo Alfa de EAC y EAC Beta DTD en: XML Schema Documentation.
  Disponible en: <http://www.library.yale.edu/eac/eac_doc.html>. Acceso en: 18 dic. 2014 y Encoded Archival
  Context: Beta. Disponible en: <http://www.iath.virginia.edu/eac/>. Acceso en: 18 dic. 2014.
  
  20
  
  Encoded Archival Context (EAC). Sitio Oicial. Disponible en: <http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/>.
  Acceso en: 15 dic. 2014.
  21
  
  140
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  Figura 34. Nombre del productor regulado según EAC
  Fuente: DACS, 2004.
  
  9 ATOM: SOFTWARE
  
  LIBRE PARA LA APLICACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN
  
  ARCHIVÍSTICA
  
  El proceso de normalización internacional tenía como objeto
  facilitar el intercambio y la comunicación de los instrumentos de descripción
  a nivel internacional y, con ello, facilitar la cooperación archivística. Los
  modelajes teóricos existentes y la publicación de las normas proporcionaron
  la creación de sistemas de descripción orientados a facilitar la búsqueda,
  la recuperación y el acceso a cualquier información archivística. Para
  implementar estos sistemas, además de los temas reguladores y teóricos,
  es preciso contar con el software y la tecnología adecuada. Después de
  la publicación del conjunto normativo internacional, el CIA desarrolló
  un software para la aplicación de la descripción archivística, que en sus
  primeras versiones se denominaba: ICA-ATOM (International Council of
  Archives - Acces to Memory).
  Este programa presenta varias ventajas, dentro de ellas, su
  característica de software libre. La versión 1.0 beta de ICA-ATOM fue
  presentado en el Congreso Internacional de Archivo celebrado en Kuala
  Lumpur en el 2008; a partir de esta versión se trabajó en el perfeccionamiento
  del software y, desde entonces, no ha dejado de evolucionar. En el 2013
  se presentó la versión 1.3.1 y en el 2014 se contaba con la versión 1.4,
  141
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  nombrado, desde entonces, oicialmente ATOM; en el 2016, en la página
  web ya se accede a la versión 2.2.0 de este software. Como se puede
  observar, se han desarrollado varias versiones desde su creación y cada una
  de ellas ha incorporado mejoras considerables de aplicación y uso.
  A continuación se presenta un mapa conceptual que muestra una
  caracterización general de ICA-ATOM:
  
  Figura 35. Características generales de ATOM
  Fuente: <https://www.ica-atom.org/>. Acceso en: 18 feb. 2015.
  
  Como se mencionó, este es un programa basado en tecnología de
  software libre, es decir opera con un código fuente abierto. La interacción
  del usuario con el sistema es a través de un navegador de internet (irefox,
  internet explorer), se accede a páginas en HTML que se soportan en un
  servidor Web Apache. Además el sistema cuenta con un servidor de base
  de datos programado en MySQL pero también compatible con Postgre,
  SQLite, SQLServer y Oracle. La arquitectura presenta un código de
  
  142
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  software PHP5 que es quien gerencia los pedidos y respuestas entre los
  clientes de internet y los contenidos almacenados en la base de datos.22
  
  Figura 36. Arquitectura de Información de ATOM
  Fuente: <https://www.ica-atom.org/>. Acceso en: 20 feb. 2015.
  
  ATOM puede ser instalado en las instituciones archivísticas
  que decidan utilizar este software para la descripción de sus entidades.
  El programa se puede descargar libremente del sitio web, así como sus
  actualizaciones. Se recomienda que sea instalado por profesionales del
  área de la informática; en el sitio aparece una descripción completa con
  indicaciones para realizar esta operación.23
  ATOM presenta una interfaz amigable muy alejada de las bases de
  datos convencionales. Establece relaciones entre las descripciones (vincula
  registros de autoridad con descripciones de documentos, funciones e
  instituciones de custodia). Permite incorporar (importar o enlazar) objetos
  ICAATOM: open source archival description software. Disponible en: <https://www.ica-atom.org/doc/
  What_is_ICA-AtoM%3F>. Acceso en: 17 dic. 2014.
  
  22
  
  Para la instalación del software consultar la siguiente página: ICAATOM: open source archival description
  software. Disponible en: <https://www.ica-atom.org/download.html>. Acceso en: 17 dic. 2014.
  
  23
  
  143
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  digitales (fotografías o vídeos, entre otros). Las descripciones archivísticas
  (todas o parte de ellas) pueden hacerse públicas en la red, lo que lo convierte en
  una buena herramienta de difusión. Permite realizar importaciones (formatos
  XML y CSV) y exportaciones (formatos Dublin Core, XML y EAD 2002,
  XML). Se puede trabajar sin conexión a Internet (BIARGE, 2012, p. 4).
  También presenta algunas debilidades relacionados con algunos
  temas: campos demasiado rígidos como el de fechas, uso de diferentes
  idiomas en la interfaz y presentación formal de los datos. No obstante, este
  programa es un software libre y por consecuencia los códigos fuentes son
  abiertos pudiendo ser programados y ajustados a las necesidades propias
  de cada sistema.
  El programa presenta una interfaz para el archivero fácil de usar
  y, completamente, compatible con las normas internacionales. A través
  del software se pueden crear descripciones de documentos, de autoridades
  archivísticas, de funciones, de instituciones que custodian documentos,
  incluir listas de términos controlados, ingresar registros de ingresos o
  transferencias, entre otros aspectos. Los usuarios pueden interactuar con
  ATOM a través de las descripciones de documentos, las autoridades,
  instituciones de custodia, funciones, materias, lugares u objetos digitales.
  El uso de este software de representación archivística trae grandes
  ventajas para los archivistas y los usuarios pues es una herramienta que da
  acceso a la memoria mundial y facilita la preservación digital. No obstante, para
  la aplicación práctica de la descripción se pueden usar programas privativos
  siempre que se respeten los preceptos internacionales de normalización.
  10 CONSIDERACIONES FINALES
  En el transcurso de la historia, la descripción archivística ha
  tenido diversas inalidades. En la Antigüedad la descripción sirvió de
  evidencia de la existencia de los archivos y respondía a los intereses de las
  administraciones públicas. En el Medioevo esta actividad estuvo vinculada
  a la acción de transcribir documentos. En la época Moderna la descripción
  constituía una garantía de la conservación de la evidencia de las funciones
  ejecutadas. En la Edad Contemporánea, la Archivística toma un lugar en las
  ciencias y la descripción se adapta a sus principios teóricos, convirtiéndose
  144
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  en una actividad independiente con la función de facilitar la recuperación
  y el acceso a los documentos.
  La descripción, como se puede apreciar, es un proceso tan antiguo
  como los archivos y se ha realizado en todas las épocas de la historia, aún
  cuando no estaban concebidos sus principios teóricos. Los documentos,
  los productores y las funciones pueden ser semejantes a los de la Edad
  Media pero, en la actualidad, se han modiicado las formas de realizar el
  proceso. Ahora, a través de una base de datos descriptiva y con un solo
  clic se accede de forma simultánea y desde múltiples perspectivas (tiempo,
  espacio, materia y procedencia) a cualquier tipo de información conservada
  en el mundo.
  El surgimiento de nuevos conceptos como documento
  electrónico, metadatos y evidencia documental, sin lugar a dudas, inluyen
  en la dimensión de este proceso. Los archiveros buscan un entendimiento
  entre descripción, asignación de metadatos y mantenimiento de evidencia
  en entornos electrónicos. La descripción en los contextos digitales no es,
  exactamente, igual que en los entornos tradicionales; en este medio interesa
  mantener la evidencia y por ello cobra más importancia la representación
  contextual que el contenido en sí del material.
  La descripción archivística, en tiempos posmodernos, se centra
  en representar e interrelacionar la información de las distintas entidades, es
  decir, no se limita sólo representar documentos por separado. Este nuevo
  enfoque hace posible una ampliación de su objeto. La descripción va más
  allá del control y el acceso a fondos archivísticos; no niega su importancia,
  pero presta más atención a la acción de explicar el documento y su contexto
  con el in de mantener la evidencia y la autenticidad de los documentos a
  corto, medio y largo plazo a través de sus representaciones.
  La descripción se presenta, ahora, con una consistencia teórica,
  basada en principios y modelos conceptuales. Los fundamentos teóricos
  de la descripción y los modelos unidimensionales/ pluridimensionales
  delimitados por el CIA y las sociedades de archiveros de Australia, España,
  Nueva Zelandia y Finlandia deinen las entidades archivísticas a describir, sus
  conceptos, las relaciones y los atributos. Todos estos patrones desarrollados
  y publicados facilitan la representación e interrelación de cualquier objeto
  
  145
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  (entidad) de la realidad archivística y determinan la creación sistematizada
  de sistemas integrados de información.
  El proceso de normalización internacional de descripción
  desarrollado por el CIA, en la última década del siglo pasado, determinó
  la creación y publicación de normas de descripción archivística en varios
  países. Reino Unido, España (Aragón, Castilla y León, Cataluña, Galicia),
  Portugal, EE.UU, Canadá, Brasil y Uruguay son, hasta la fecha, los países
  que cuentan con normativas nacionales para la descripción archivística.
  A partir de estos procesos internacionales y nacionales desplegados,
  el mundo archivístico está lidiando con un conjunto de siglas que facilitan
  la realización del proceso descriptivo, la recuperación y el acceso a la
  información archivística. La visión reguladora de la descripción cambió
  el método y la forma de realizar esta actividad. En los nuevos tiempos,
  la descripción sigue estructuras homogéneas, contenidos regulados y
  formatos de presentación y codiicación instituidos en los estándares.
  La visión paradigmática del posmodernismo o pos-custodial
  en la Archivística, sin lugar a dudas, impulsaron todos estas mudanzas
  en el proceso. La publicación de normas y modelos teóricos enfocados
  en relaciones de entidades hizo posible que la información archivística,
  también, esté representada en la dinámica de la web semántica. Asimismo,
  determinó la integración e interoperabilidad de los sistemas de descripción
  archivística con sistemas de información de otras instituciones.
  Los software de representación diseñados, a partir de las
  normativas y los modelos descriptivos, agilizan la difusión, el acceso
  y el uso del material archivístico, lo que facilita la creación de nuevos
  conocimientos y la apropiación de información en aras de fomentar una
  sociedad más democratizada informacionalmente.
  El proceso de descripción es en un factor determinante para el
  buen funcionamiento de otros procesos informacionales tales como la
  gestión de información y el conocimiento, la preservación, la integridad y
  la continuidad digital de la memoria mundial; por tanto, todos los esfuerzos
  investigativos y de aplicación práctica sobre el tema en cuestión garantizan
  una mayor eiciencia y efectividad en la representación, la recuperación y
  la autenticidad de la información archivística.
  146
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  REFERENCIAS
  ARCHIVES NEW ZEALAND. Technical Speciications for the Electronic
  Recordkeeping Metadata Standard. Version 1.0. New Zealand: Archives New
  Zealand, 2008. Disponible en: <http://archives.govt.nz/sites/default/iles/TS_4.
  pdf>. Acceso en: 21 oct. 2014.
  BARBADILLO, J. Apuntes sobre ISAD(G) y la descripción archivística
  normalizada. Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007.
  BIARGE, B. ICA-ATOM: manual para archiveros. Versión 01. 2012.
  Disponible en: <http://www.qipu.es/recursos/archiveros/herramientasaplicaciones/ica-atom/ica-atom-manual-para-archiveros-1/view>. Acceso en: 17
  dic. 2014.
  BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA. Encabezamientos de materia:
  normativa para su redacción. Madrid: Ministerio de Cultura, 1991.
  BONAL ZAZO, J. La descripción archivística normalizada: origen,
  fundamentos, principios y técnicas. Gijón: Ediciones Trea, 2000.
  BONAL ZAZO, J.; GENERELO LANASPA, J.; TRAVESÍ DE DIEGO,
  C. Manual de descripción multinivel: propuesta de adaptación de las normas
  internacionales de descripción archivística. Valladolid: Junta de Castilla y León,
  Consejería de Educación y Cultura, 2000.
  ______. Manual de descripción multinivel: propuesta de adaptación de las
  normas internacionales de descripción archivística. 2. ed. rev. Valladolid: Junta
  de Castilla y León, Consejería de Educación y Cultura, 2006.
  BRASIL. Ministério do Planejamento e Orçamento. Fundação Instituto
  Brasileiro de Geograia e Estatìstica. Nomes geográicos: normas para indexação.
  Rio de Janeiro: IBGE, 1996.
  BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS. Rules for archival description.
  Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, 2008. Disponible en: <http://www.
  cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html>. Acceso en: 18 dic. 2014.
  COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN
  ARCHIVÍSTICA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de
  datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones.
  Parte 1: tipos de entidad. Parte 2: relaciones. Madrid, 2012. Disponible en:
  <http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf>.
  Acceso en: 21 nov. 2014.
  
  147
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  COMISIÓN INTERISTITUCIONAL PARA LA ELABORACIÓN DE LA
  NORMA URUGUAYA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. NUDA:
  norma uruguaya de descripción archivística. Montevideo: Archivo General
  de la Nación, 2014. Disponible en: <http://www.universidad.edu.uy/prensa/
  renderItem/itemId/36575/refererPageId/447>. Acceso en: 18 dic. 2014.
  CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Declaración de principios
  sobre la descripción archivística. Ottawa: Secretaria de la Comisión sobre Normas
  de Descripción, 1992.
  ______. ISAAR (CPF): norma internacional sobre los registros de autoridad de
  archivos relativos a instituciones, personas y familias. 2. ed. Madrid: Dirección
  General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdirección General de los Archivos
  Estatales, 2004.
  ______. ISAD (G): norma internacional para la descripción archivística.
  Madrid: Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdirección
  General de los Archivos Estatales, 2000.
  ______. ISAD (G): norma internacional para la descripción archivística.
  Adoptada por la Comisión Ad Hoc sobre normas de descripción, Estocolmo,
  Suecia, 21-23 de enero de 1993. Madrid: Dirección General del Libro, Archivos
  y Bibliotecas, Subdirección General de los Archivos Estatales, 1995.
  ______. ISDF: norma internacional para la descripción de funciones. Madrid:
  Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdirección General de
  los Archivos Estatales, 2007a.
  ______. ISIAH: norma internacional para las instituciones que custodian
  recursos archivísticos. Madrid: Dirección General del Libro, Archivos y
  Bibliotecas, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2007b.
  CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. NOBRADE: norma brasileira de
  descrição arquivística. Rio de Janeiro, 2006.
  COOK, M.; PROCTER, M. A MAD user guide: how to set about listing
  archives: a short explanatory guide to the rules and recommendations of the
  Manual of Archival Description. Aldershot: Gower, 1989b.
  ______. Manual of archival description. 2th ed. Aldershot: Gower, 1989a.
  ______. Manual of archival description. 3th ed. Aldershot: Gower, 2000.
  COOK, T. Archival science and postmodernism: new formulations for old
  concepts. Archival Science, v. 1, n. 1, p. 59-81, 2001.
  CRUZ, J. R. Evolución histórica de la archivística. Bildum, n. 7, p. 103-129,
  1993.
  148
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  DELGADO, A. Normalización de la descripción archivística: introducción a la
  Encoded Archival Description (EAD). 2. ed. Cartagena: Archivo Municipal:
  3000 Informática, 2005.
  ______. El centro y la equis: una introducción a la descripción archivística
  contemporánea. Cartagena: Concejalía de Cultura: 3000 Informática, 2007.
  DICCIONARIO de la Real Academia de la Lengua Española. 21. ed. Madrid:
  Espasa-Calpe, 1992.
  DIRECÇÃO GERAL DE ARQUIVOS. Orientações para a descrição
  arquivística. 2. ed. Lisboa: Direcção Geral de Arquivos, Grupo de Trabalho de
  Normalização da Descrição em Arquivo, 2007.
  DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL. Subdirección
  General de Archivos. NODAC: norma de descripción archivística de Cataluña.
  Barcelona: Ministerio de Comunicación, Departamento de Cultura, 2007.
  DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. Géonomenclature historique des
  lieux habités. Paris, 2003.
  DUFF, W. Normas de descripción archivística. Tabula: Revista de Archivos de
  Castilla y León n. 11, p. 51-64, 2008.
  DURANTI, L. Origin and development of the concept of archival description.
  Archivaria, n. 35, p. 47-54, 1993.
  ______. Archives as a place. Archives and Manuscripts, v. 24, n. 2, p. 243-260,
  1996.
  ENCODED Archival Context (EAC). Documents from earlier projects.
  Disponible en: <http://www.library.yale.edu/eac/history.htm>. Acceso en: 15
  dic. 2014.
  ENCODED Archival Context (EAC).Sitio Oicial. Disponible en: <http://eac.
  staatsbibliothek-berlin.de/>. Acceso en: 15 dic. 2014.
  ENCODED Archival Context: Beta, 2004. Disponible en: <http://www.iath.
  virginia.edu/eac/>. Acceso en: 31 marzo 2015.
  ENCODED Archival Description (EAD), 2002. Sitio Oicial. Disponible en:
  <http://www.loc.gov/ead/ead2002a.html>. Acceso en: 15 dic. 2014.
  ESPAÑA. Ministerio de Cultura de España. Dirección General del Libro,
  Archivos y Bibliotecas. Subdirección General de los Archivos Estatales.
  Diccionario de terminología archivística. Madrid, 1993. Disponible en: <http://
  www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.
  html#_l>. Acceso en: 16 dic. 2014.
  
  149
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  ______. Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados de nombres
  de instituciones, personas, familias, lugares y materias en el sistema de descripción
  archivística de los archivos estatales. Madrid, 2010. Disponible en: <http://www.
  mcu.es/archivos/docs/Novedades/Norma_puntos_acceso2010.pdf>. Acceso en:
  19 marzo 2015.
  ______. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Subdirección
  General de Bibliotecas. Reglas de Catalogación. Madrid, 1999.
  ESTEBAN NAVARRO, M.; GAY MOLÍNS, P. La normalización de la
  descripción y la recuperación de información en los archivos: vino viejo en odres
  nuevos. Boletín de la ANABAD, v. 68, n. 1, enero/marzo, 1998.
  FAVIER, J. La practique archivistique française. Paris: Direction des Archives de
  France, 1993.
  FOX, M. Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripción: encajando
  las piezas. Tabula: Revista de Archivos de Castilla y León, n. 11, p. 19-50, 2008.
  GRUPO DE ARCHIVEROS DE GALICIA. NOGADA: norma gallega de
  descripción archivística. Galicia: Junta de Galicia, Subdirección General del
  Patrimonio Cultural, 2008. Disponible en: <http://www.anabad.org/admin/
  archivo/docdow.php?id=506>. Acceso en: 11 marzo 2015.
  GRUPO DE ESTRUCTURA DE DATOS DE LOS ARCHIVOS
  ARAGONESES. EDARA: estructura de datos de los Archivos de Aragón.
  Aragón: Gobierno de Aragón, Departamento de Educación, Cultura y Deporte,
  2010. Disponible en: <http://bibliotecavirtual.aragon.es/bva/i18n/catalogo_
  imagenes/grupo.cmd?path=3708031>. Acceso en: 12 marzo 2015.
  GRUPO DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGÓN. ARANOR:
  norma aragonesa para la descripción de autoridades de archivos. 2. ed. Aragón:
  Gobierno de Aragón, Departamento de Educación, Cultura y Deporte, 2014.
  Disponible en: <http://www.anabad.org/admin/archivo/docdow.php?id=506>.
  Acceso en: 11 marzo 2015.
  GRUPO DE TRABAJO DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y
  ADMINISTRACIONES AUTÓNOMAS. Norma española de descripción
  archivística (NEDA-I). Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección General de
  Archivos Estatales, 2005.
  GRUPO DE TRABAJO SOBRE CONVENCIONES DE CASTILLA Y
  LEÓN. Elaboración de convenciones para la aplicación de las normas de
  descripción archivística a fondos, formatos y materiales especíicos. Tabula:
  Revista de Archivos de Castilla y León, n. 11, p. 131-143, 2008.
  
  150
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  ______. Manual de descripción multinivel (Convenciones): Documentación
  de la Fe Pública. Junta de Castilla y León: Consejería de Cultura y Turismo,
  2005. Disponible en: <http://www.archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/
  binarios/576/362/MDM%20Convenciones_FE%20PUBLICA.pdf?blobheade
  r=application%2Fpdf%3Bcharset%3DUTF-8&blobnocache=true>. Acceso en:
  5 enero 2015.
  ______. Manual de descripción multinivel (Convenciones): Código de referencia.
  Junta de Castilla y León: Consejería de Cultura y Turismo, 2006a. Disponible
  en: <http://www.archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/binarios/950/748/
  MDM%20%28Convenciones%29_C%C3%B3digo%20de%20referencia.pdf
  ?blobheader=application%2Fpdf%3Bcharset%3DUTF-8&blobnocache=true>.
  Acceso en: 5 enero 2015.
  ______. Manual de descripción multinivel (Convenciones): fondos fotográicos.
  Junta de Castilla y León: Consejería de Cultura y Turismo, 2006b. Disponible
  en: <http://www.archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/binarios/878/82/
  MDM%20Convenciones_FONDOS%20FOTOGRAFICOS.pdf?blobheader
  =application%2Fpdf%3Bcharset%3DUTF-8&blobnocache=true>. Acceso en:
  11 marzo 2015.
  ______. Manual de descripción multinivel (Convenciones): Documentación
  Judicial. Parte I: Juzgados de Primera Instancia y de Instrucción. Junta de
  Castilla y León: Consejería de Cultura y Turismo, 2011a. Disponible en:
  <http://www.archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/binarios/528/77/MDM_
  Convenci%C3%B3n_Justicia%20PARTE1_Juzgados%201%C2%AA%20
  Instancia%20e%20Instrucci%C3%B3n.pdf?blobheader=application%2Fpdf
  %3Bcharset%3DUTF-8&blobheadername1=Cache-Control&blobheaderna
  me2=Expires&blobheadername3=Site&blobheadervalue1=no-store%2Cnocache%2Cmust-revalidate&blobheadervalue2=0&blobheadervalue3=Port
  al_Archivos&blobnocache=true>. Acceso en: 5 enero 2015.
  ______. Manual de descripción multinivel (Convenciones): Documentación
  Judicial. Parte II: Audiencias Territoriales y Provinciales. Junta de Castilla
  y León: Consejería de Cultura y Turismo, 2011b. Disponible en: <http://
  www.archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/binarios/742/940/MDM_
  Convenci%C3%B3n_Justicia%20PARTE2_Audiencias%20Territoriales%20
  y%20Provinciales.pdf?blobheader=application%2Fpdf%3Bcharset%3DUTF8&blobheadername1=Cache-Control&blobheadername2=Expires&blobheade
  rname3=Site&blobheadervalue1=no-store%2Cno-cache%2Cmust-revalidate&
  blobheadervalue2=0&blobheadervalue3=Portal_Archivos&blobnocache=true>.
  Acceso en: 11 marzo 2015.
  
  151
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  ______. Manual de descripción multinivel (Convenciones): Proyectos de
  arquitectura, Obras Públicas y Restauración. Junta de Castilla y León:
  Consejería de Cultura y Turismo, 2011c. Disponible en: <http://www.
  archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/binarios/467/335/MDM%20_
  Convenci%C3%B3n_Proyectos%20de%20Arquitectura.pdf?blobheader=ap
  plication%2Fpdf%3Bcharset%3DUTF-8&blobheadername1=Cache-Contr
  ol&blobheadername2=Expires&blobheadername3=Site&blobheadervalue1=
  no-store%2Cno-cache%2Cmust-revalidate&blobheadervalue2=0&blobheaderv
  alue3=Portal_Archivos&blobnocache=true>. Acceso en: 11 marzo 2015.
  GUEGUEN, G. et al. Hacia un modelo conceptual internacional de
  descripción archivística: un informe preliminar del Grupo de Expertos en
  Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos. Métodos
  de Información, v. 4, n. 7, p. 155-172, 2013. Disponible en: <http://
  www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/viewFile/
  IIMEI4-N7-155172/789>. Acceso en: 15 abr. 2015.
  GUILLILAND, A. Electronics records management. Annual Review of
  Information Science and Technology, v. 39, p. 221-235, 2005.
  GUILLILAND, A.; MCKEMMISH, S. A metadata schema registry for the
  registration and analysis of recordkeeping and preservation metadata. En: IS&T
  ARCHIVING CONFERENCE, 2., 2005. Actas… Washington, DC: [s.n.],
  2005.
  HEREDIA, A. Archivística general: teoría y práctica. 5. ed. Sevilla: Diputación
  Provincial, 1989.
  ______. La NOBRADE: una nueva versión nacional de la Norma de
  Descripción Archivística. Gaceta del Archivista, v. 2, n. 8, p. 3-10, 2007.
  ICAATOM: open source archival description software. Disponible en: <https://
  www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F>. Acceso en: 17 dic. 2014.
  INSTITUTO PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO CULTURAL. Regras
  portuguesas de catalogação. Lisboa: Instituto Português do Património Cultural,
  Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação,1984.
  IRONS, V. (Comp.). Standards for archival description: a handbook. [S.l.]:
  Society of American Archivists, 1994. Disponible en: <http://www.archivists.
  org/catalog/stds99/index.html>. Acceso en: 10 abr. 2015.
  LINARES, R.; MENA, M. Introducción a las Ciencias de la Información. La
  Habana: Universidad de La Habana, 2014.
  LLANES, D. La representación normalizada de los documentos: estudio
  comparado de normas de descripción archivística. 2011. 806 f. Tesis
  
  152
  
  La descripción archivística en los tiempos posmodernos
  
  (Doctorado en Documentación)- Facultad de Traducción y Documentación,
  Universidad de Salamanca, Salamanca, 2011. Disponible en: <http://gredos.
  usal.es/jspui/handle/10366/110754>. Acceso en: 2 abr. 2015.
  MCKEMMISH, S.; PARER, D. Towards frameworks for standardising
  recordkeeping metadata. Archives and Manuscripts, v. 26, 1989.
  NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Recordkeeping Metadata Standard
  for Commonwealth Agencies. Version 1.0. Australia, 2000. Disponible en:
  <http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/projects/spirt/
  deliverables/rkmsgen-tech-intro.pdf>. Acceso en: 21 oct. 2014.
  ______. Australian Government Recordkeeping Metadata Standard. Versión 2.0.
  Australia, 2008. Disponible en: <http://www.naa.gov.au/Images/AGRkMS_
  Final%20Edit_16%2007%2008_Revised_tcm16-47131.pdf>. Acceso en: 21
  oct. 2014.
  ______. Australian Government Recordkeeping Metadata Standard. Versión 2.2.
  Australia, 2015.
  NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND. Finnish Conceptual Model
  for Archival Description. (Borrador). Finland, 2013. Disponible en: <http://
  www.arkisto.i/uploads/Arkistolaitos/Teht%C3%A4v%C3%A4t%20ja%20
  toiminta/Hankkeet/AHAA/he%20Finnish%20Conceptual%20Model%20
  of%20Archival%20Description_text.pdf>. Acceso en: 16 dic. 2014.
  NATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. Rules for the construction of
  personal, place and corporate names. UK, 1997. Disponible en: <https://www.
  nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/naming-rules.
  pdf>. Acceso en: 18 marzo 2015.
  PROYECTO INTERPARES. he International research on permanent authentic
  records in electronic systems. Disponible en: <http://www.interpares.org/>. Acceso
  en: 8 abr. 2015.
  RODRÍGUEZ, J. Instrucción para el gobierno del Archivo de Simancas (Año
  1588). Madrid: Ministerio de Cultura, 1989.
  RUNA, L.; PENTEADO, P. Surfeando de Sigla en Sigla: La Dirección General
  de Archivos (DGARQ) y la Normalización de la Descripción en Portugal.
  Tabula: Revista de Archivos de Castilla y León, n. 11, p. 65-95, 2008.
  SANTAMARIA GALLO, A. EAD 2002 (Encoded Archival Description,
  Versión 2002). Boletín ANABAD, n. 4, p. 52-59, 2003.
  ______. La norma española de descripción archivística (NEDA-I): análisis
  y propuesta de desarrollo. Madrid: Subdirección General de los Archivos
  Estatales, 2006.
  153
  
  Dunia Llan
  
  Pa
  
  ón
  
  SILVA, A. M. da; RIBEIRO, F. A avaliação em arquivística: reformulação
  teórica pratica de uma operação metodológica. Página A&B, n. 5, p. 57-113,
  2000.
  SILVA, A. M. da et al. Arquivística: teoria y prática de uma Ciência da
  Informação. Porto: Ediciones Afrontamiento, 1999.
  SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. Statement of principles for the
  CUSTARD. Chicago, 2001. Disponible en: <http://www.archivists.org/news/
  custardproject.asp>. Acceso en: 31 marzo 2015.
  ______. Describing archives: a content standard. 2th ed. Chicago, 2004.
  ______. Describing archives: a content standard. 2th ed. Chicago, 2013.
  TARRAUBELLA, J. Los archivos y sus usuarios. Revista LLigall, n. 12, p. 188204, 1998.
  WALLACE, D. Metadata and the archival management of electronic records: a
  review. Archivaria, n. 36, p. 83-96,1993.
  WALNE, P. Dictionary of archival terminology. English and French with
  equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish. Munich: Saur, 1984.
  XML Schema Documentation. Disponible en: <http://www.library.yale.edu/
  eac/eac_doc.html>. Acceso en: 30 marzo 2015.
  
  154
  
  SOBRE O LIVRO
  Formato
  
  16X23cm
  
  Tipologia
  
  Adobe Garamond Pro
  
  Papel
  
  Polén soft 85g/m2 (miolo)
  Cartão Supremo 250g/m2 (capa)
  
  Acabamento
  
  Grampeado e colado
  
  Tiragem
  
  300
  
  Catalogação
  
  Telma Jaqueline Dias Silveira - CRB- 8/7867
  
  Normalização
  
  Maria Luzinete Euclides
  
  Assessoria Técnica
  
  Maria Rosangela de Oliveira - CRB-8/4073
  
  Capa
  
  Edevaldo D. Santos
  
  Diagramação
  
  Edevaldo D. Santos
  
  Produção Gráica
  
  Giancarlo Malheiro Silva
  2016
  
  Impressão e acabamento
  Gráica Campus
  Unesp -Marília - SP
  
  155
  
  