ユーザーなら知っておきたい小ワザ10撰あなたは1日何通ぐらいメールを受信していますか?なかには100通をかるく超える人もいるかもしれません。メールは非常に便利なコミュニケーションツールですが、受信メールが多くなるほど処理が大変です。今回は、受信箱がすぐにいっぱいになってしまう人必見の、覚えていおいて損はないメール整理術をご紹介します。カレンダーに追加した予定は自動でホームページにも反映されます。そんなときは、定型文を追加することで、時間をかなり節約できます。クライアントからの問い合わせにも迅速に返信したり、人気のキャンペーンをクリック一つで送信できます。機械的ではないオリジナリティのある文章で定型文を作成すれば、不誠実に感じられることもありません。「有効」にして時間を節約しましょう。オフィスに不在のときでさえ、もらったメールを無視せずに、不在中であることを知らせる「不在通知メール」を活用しましょう。返事がなかなかできずに、相手を不安にさせる心配もなくなります。クライアントなど社外用にはある程度内容が決まった不在メールが一般的ですが、社内用などは、以下のスクリーンショットのように、ちょっとユーモアを加えてみてもいいかもしれません。不在通知の自動返信:Gmailの設定ページで、「全般」タブの一番下にスクロールダウン。ON」に設定しましょう。キーボードショートカットパソコンからメールを利用している人は、キーボードのショートカットを活用して、メール管理の時間と手間を短縮しましょう。ショートカットの一覧をご覧ください。「送信取り消し」機能を有効にすれば、送信ボタンを押した後でも、数十秒であれば送信を撤回できます。送信ボタン押した直後、黄色い確認バーに「取消」オプションが表示されます。(うーん、人生にもこの「取り消し」オプションがあればいいのに...。)検索オプション受け取った覚えがあるのに見つけられないメール、よくありますよね。件名やキーワード、期間を指定して、探しているメールをすばやく見つけましょう。独自ドメインを使ったメールアドレスホームページを持っているなら、ページのサイトアドレス(独自ドメイン)と同じドメインのメールアドレスを利用するのが一般的です。ビジネス用には、ぜひ独自ドメインを使ったメールアドレスを取得しましょう。アカウントをさくっと取得できます。重要でないメールはスルーしたい。一方で、大切なメールを分別してまとめておきたい。そんなときは、フィルタをかけて、大事なメールが埋もれてしまうのを防ぎましょう。設定画面から、「フィルタ」タブをクリックし、条件を入力しましょう。これで、設定したキーワードを含むメールや、特定の送信者からのメールは、指定したフォルダに自動的に振り分けられます。本当の請求書なのか、それとも詐欺メールなのかを、認証アイコンで判断しやすくすることができます。認証済みの正規メール送信者には、黄色の鍵マークが表示されます。Gmailの設定、Labs画面で「確認済み送信者を示す認証アイコン」を「有効」にしましょう。動きのあるGIFやイラストで署名をもっと楽しくイラストやGIF画像を追加して、ユニークな署名を作りませんか。Gmail設定の署名欄に、画像ファイルをコピペするだけです。