情報収集フェーズが終わったら、決定フェーズに入る前に主催者がやらなくてはならない仕事がある。今後の議論のたたき台づくりだ。引き続き、オフィス移転プロジェクトを例に説明しよう。新オフィスのレイアウトについて各部門から要望が集まったら、それをベースにレイアウトのクライテリア(判断基準)を策定する。「外勤者の多い部門は出入り口の近く」「少人数用の会議室を複数つくる」といった具合だ。クライテリア策定時には、制約条件も考慮する必要がある。仮にビル全体が禁煙ならば、「喫煙室はつくらない」というクライテリアが加わるかもしれない。これらをさらに具体化したものが議論のたたき台になる。ここで注意すべき点が2つある。徹底したいのが、情報収集はある時点で割り切って打ち切ることだ。クライテリア策定後に新たな情報が加わると、判断基準の策定からやり直さなければならない。出席者から新たに要望が寄せられても、いまはそのフェーズにないことを認識し、切り捨てる覚悟が必要だ。決定フェーズに入った後は、クライテリアを動かさないことも重要である。この段階で、ある出席者から「内勤部門だが、来客が多いので出入り口付近がいい」と強く主張されたとしても、安易にその意見に傾くのはまずい。判断基準が変わると、すでに調整が完了した事項まで再考を余儀なくされる。決定フェーズの会議で話し合うべきは、「どの部門の外勤者数が多いのか」であり、「外勤者の多い部門は出入り口近く」というクライテリアの是非ではないのだ。クライテリアは、決裁権者のお墨付きを得て確定させたい。主催者が情報を分析して導き出したクライテリアは、まだ仮説にすぎない。経営陣やプロジェクトの最高責任者など、より上位のレベルで承認を得れば、仮説が確定事項へ変わる。経営陣に承認を求めても、「各部門で話し合いなさい」と返ってくるケースがあるだろう。その場合はクライテリアの是非を議題にすればいい。大切なのは、どこまでなら動かせて、どこからは動かす余地がないかという線引きを明確にすることだ。新たな情報追加も、クライテリアの途中変更も、会議を混乱に陥れる元凶だ。議論が後戻りすることがないよう、この段階でしっかりと煮詰めておきたい。最新記事[マンガ]給料対決!牛丼バイトvs正社員マネー2017.1.16大風呂敷を広げる人は何を考えているのかキャリア2017.1.16「住宅ローン」一番おトクな借り換えマネー2017.1.16最新記事一覧を見るテーマ特集トランプ大統領で日本と世界はどうなる?大接戦の選挙を制してトランプ大統領が誕生する。アメリカ国民は何を選択したのか。日本と世界はこれからどうなるのか。政治・社会2017.1.5テーマ特集を見るあなたの眼が危ない目の病気は自覚症状がなく進行することがあります。PCやスマホが手放せなくなり、特に増えてきた病気があります。