理想的なECMソリューションとは、ファイルの種類に関わらず、元の場所から文書を取り込んで自動的に分類できるソリューションで、以下のような機能を提供します。様々なファイルタイプをキャプチャECMソリューションを利用する価値は、単なる文書のスキャンだけに限りません。ECMソリューションの真価は、コンテンツ、紙文書、電子データなどを単一のシステムに取り込む機能です。画一的に特殊なファイルフォーマットに変換するのではなく、元来のファイルタイプを維持することも重要です。特殊なファイルフォーマットに変換すると、将来的にコンテンツの活用範囲が制限されます。Word、Excel、CADなど文書の作成に使用したアプリケーションの機能が利用できなくなるとなるという欠点があります。あらゆる保存場所からキャプチャ高性能なECMソリューションは、大量の文書を元の保存場所からそのまま取り込めるという柔軟性を備え、文書の輸送に伴うコストと時間を節約できます。文書をスキャンしてシステムに取り込む目的のためだけに、費用をかけて文書をスキャンする場所に郵送するという無駄な作業を回避できます。組織における最大の経費はソフトウェアではなく人件費です。取り込まれたすべての文書はそれぞれ分類され、インデックスを作成する必要があります。優れたECMソリューションでは、そのような手作業によるタスクが排除されます。potential.OnBaseは、コンテンツ、プロセス、ケースを管理する単一のエンタープライズ情報プラットフォームです。OnBaseは、これまでに世界の1万社以上の組織を、行動力のある能率的で効率的な組織に変えています。info-onbase@onbase.com。