前のページ12次のページ仕事の大半がメールでやりとりされる昨今、短く感じのいいメールを書くことは重要なスキルのひとつ。達人たちによる、「最新メール作法」を場面別に紹介しよう。多数の外国人エグゼクティブのバイリンガル秘書を務める。『ニッポン女子力』ほか。レポートにはたいてい提出期限がある。対象者全員が締め切りを守るとは限らない。期限を迎える前に、メールでそれとなく催促するにはどうするか。「ひとつコツがあります。私は、リマインダー(催促)メールを多用していました」よく通る声でこう話すのは、外資系企業の秘書として10人ものエグゼクティブに仕えた経験をもつ能町光香さんだ。能町さんが心がけていたのが、規則的なリマインダーメールの発信である。その部門のマネジャー以上全員にレポート提出が求められたとき。「みんなに1カ月前、1週間前、5日前、3日前、当日に送るようにしていました。リマインダーメールをあまり送りすぎると相手に失礼じゃないかという人もいますけれど、そういう配慮の結果、期限に遅れてしまったらもっと困りますよね」メールの内容は毎回同じ。何月何日までに、こういう内容のレポートを提出してください。繰り返しそれを発信する。能町さんは「どんな小さな案件でも同じようにリマインドするようにしていた」という。することで、受け手にとってもリマインダーメールが習慣化し、メールがきてもとくに責められているような気持ちにはならないのだ。そんな能町さんも、期限当日のリマインダーを送るときは次のような配慮をしていたという。「全員に送ってしまうと、すでに提出している人には嫌な顔をされますから、未提出者だけを選んで送信します。『すでに提出されている方もいらっしゃいますが』と但し書きをつけて一斉に送るというやり方もありますが、それよりも未提出者全員に『to』で送るほうが効果的です。誰と誰に送っているのかわかりますから、『これはやばい』と慌てるのだそうです(笑)」さらに、奥の手もある。「遅刻常習者の場合は『cc』にその人の上司のアドレスも入れておきます。最新記事[マンガ]給料対決!牛丼バイトvs正社員マネー2017.1.16大風呂敷を広げる人は何を考えているのかキャリア2017.1.16「住宅ローン」一番おトクな借り換えマネー2017.1.16最新記事一覧を見るテーマ特集トランプ大統領で日本と世界はどうなる?大接戦の選挙を制してトランプ大統領が誕生する。アメリカ国民は何を選択したのか。日本と世界はこれからどうなるのか。政治・社会2017.1.5テーマ特集を見るあなたの眼が危ない目の病気は自覚症状がなく進行することがあります。PCやスマホが手放せなくなり、特に増えてきた病気があります。