日本は3月期決算の企業が多いこともあり、きっと今頃は予算策定作業に追われている頃かと思います。昨今の経済状況からすると今まで以上に厳しい経費節減の示達が経営企画部門から出ているのではないでしょうか。販売促進部門なら広告宣伝費など大幅に削減されているでしょう。広報部門も、Webや会社案内などの制作物、購読紙誌などにも目をつけられているのではないでしょうか?なんとか軽傷で済むことを祈るばかりです。広報部門の予算策定自体は、人数も少ないこともあり大した作業ではないかと思います。事業部門の動きを把握していなければ、いつどのような形で広報部門が駆り出され、費用が発生するか解りません。それらを把握するには、出来あがった予算書を見るだけではなく、各事業部門が積み上げた予算書を入手し、個別にヒアリングすることが重要です。個別案件の把握と、方向性の把握です。商品PRは販促部門の担当であっても、販促部門だけではなかなか適切な発表方法を選択できていないケースが少なくありません。予算時点で適切な発表手法を把握しておき、それに関わる費用を把握する必要があります。会社全体としてどの様な方向に進もうとしているのかという全体感の把握も重要です。個別案件の発表でも全体の中での位置付けを明確にする必要があるからです。経費の積み上げの次に重要なのは、年間広報スケジュールの策定です。皆さん、広報スケジュールを策定されていますか?また予算時に策定するだけではなく、期中にも活用されていますか?年間広報スケジュールを策定する目的、効果は大きく言って3点あります。ひとつは前述のように経費の把握、2つ目は露出状況の平準化、そして個別案件の進捗管理です。経費把握は前述の通りで残り2点を下記します。個別案件を大きく取り上げてもらうことも重要ですが、会社としての理想は、「年間を通じ継続して露出されている状態を作る」ことだと言えます。そのためには、「間を埋める工夫」が必要になってきます。大きな発表を突然するより事前に別案件で露出を稼ぎ、その上で発表をした方が効果的であり、また大きな発表の後に音沙汰がなければ一発屋と思われます。小ネタでどう露出を稼いでいくかが広報の腕の見せ所です。最後は期中での活用です。開発や販売の状況は、日々刻々と変わっていきます。事業部門の情報を広報が常に把握することは不可能でしょう。計画表があれば、定期的に足を運び情報を更新することができます。事業部門が広報に言ってきた時は手遅れと言うことがよくあります。数少ないチャンスを逃さないためにも、年間広報スケジュールの策定は重要です。専門家メール相談サービス|あなたの事業に「現役・事業のプロ」のナレッジを。