ITコンサルタントこの専門家に相談する04-7199-8789※お電話の際は「"プロファイル"を見た」とお伝え下さい。10:32今回は、システム開発による業務改善の具体策について、簡単に語りたいと思います。「システムというものは、箱に入ったCD-ROMをインストールして、取扱説明書に従って活用するものだ。」と思われる程、世の中にはパッケージソフトが普及しています。会計ソフトを始め、様々な業務ソフトパッケージが市販されています。そのソフトウェアに自社の業務を合わせる事で、業務改善が図れる場合も多々ありますが、それは自社の業務フローが出来上がっていない企業の場合です。少人数で仕事をしているのであれば、それでも業務は回るかもしれませんが、それでは組織を大きくする事はできません。パッケージソフトを正しく活用することで、業務の流れが新たに出来上がるのであれば、導入の価値があります。今日お話するのは、既に業務の流れ(業務フロー)がしっかりと出来ているが、途中手作業などが多く、業務改善の余地がある様なケースです。この様な業務はパッケージソフトの流れに合わせられない場合が多々あります。統合業務パッケージとしてERPというパッケージソフトウェア導入が流行りました。今も進化し続けていますが、中堅中小企業の場合、必ずしもERPを導入すれば業務が改善されるとは限らないと言えます。従業員が長年工夫してきた業務運営ノウハウを壊してしまうこともあります。その様な心配がある場合、自社でシステムを開発する選択枝が生れるのです。私は、情報システムは低コストで容易に改訂できる環境を利用すべきと考えています。日々最も効果的な仕組みで運用する事が求められます。従来のシステム運用は、非常にコストと時間がかかりました。使いづらいシステムを我慢して使うという本末転倒な問題点が度々発生していました。これは情報システムの開発を外注した場合、更に問題を深刻にします。情報システムがどうなっているか全く判らない、そして運用コストが適正かどうかも判断ができない。その様な状況を生みます。なると情報システムは経営のお荷物となってしまいます。ならない為には、自社の担当者が仕組みを理解でき、可能であれば自身で手直しもできる環境が大切だという事になるのです。私が通常お勧めしているのは、どの会社でも必ず持っているMicrosoft社のEXCELと、無料で使う事のできるデータベースソフトを組み合わせたシステム開発です。同じMicrosoft社のACCESSというデータベースソフトを使ってシステムを作れるのでしたら、組合せても結構です。従来はEXCELを活用する場合、データもEXCELのシートに書き込んでいました。シートにデータが埋まってくるとシート名を変えて新しいシートを作ったりしています。関数などを組み込んで簡単に計算をしたりもできますが、しかしながら、これだけでは手作業に変わりません。ポイントはデータ(売上情報や顧客情報など)と、そのデータを表示するシート(伝票など)は分けて管理すべきだという事です。すると、シートの表示方法が変わっても、登録されているデータは気にしなくても良くなります。データから管理資料を作る事も容易になります。データはデータベースに、シートはEXCELに、この様な考え方で情報システムを作りだすと、どんどん業務改善のアイディアが湧いてくるはずです。最後に、自社の業務をシステム化する場合、まず人手が一番掛っているところから改善していくべきです。実は簡単な定例作業に多くの手がとられているという事は良くあることです。皆さんも、システムなんて全然判らないと言わずに、是非業務改善の為に、情報システムへのチャレンジを考えて頂ければと思います。真っ先に自分で確かめ、これは良いというITをお伝え致します大手シンクタンクで22年間、IT系開発、コンサルティング、企画立案に従事。頑張りが日本を元気にすると信じ、平成18年独立。お客様の状況に適したウェブ・IT戦略を実現し続けていますこの専門家に相談する04-7199-8789※お電話の際は「"プロファイル"を見た」とお伝え下さい。「情報システム戦略」のコラム第213号:開発は面白い。専門家メール相談サービス|あなたの事業に「現役・事業のプロ」のナレッジを。