セルフマガジン178部郵送。Excelマクロ・ドットライナー・アルミ定規で仕事のしくみ作り。CLIP!セルフマガジン178部郵送。Excelマクロ・ドットライナー・アルミ定規で仕事のしくみ作り。2016/5/29IT仕事術CLIP!セルフマガジン(小冊子)郵送のしくみを作りました。繰り返す仕事は、しくみを作っておくと楽です。開始したセルフマガジン。できることを紹介するセルフマガジンの作り方。EX-ITリンクPDFダウンロードにせず、あえて配送することにしたセルフマガジン。ネックはその郵送です。大量かつ繰り返す予定の郵送を、どう仕組み化するかを徹底して考えました。これらを仕組み化し、郵送できるようにしておかないと、手間がかかってしまいます。外注する方法もあるのでしょうが、自分でやる場合で考えてみました。次のように工夫してみました。今回、セルフマガジンはA5で作っています。このA5が入る封筒は、角6という封筒です。100円ショップでは、10部で108円。Amazonでは、100部で547円でした。カエレバマルアイAmazonのほうが安く買えます。1000枚まとめ買いすると、3,437円というものもあり、コストを下げることができます。1000枚/K85-K6価格:3437円(税込、送料無料)差出人(私自身)が印刷された封筒を発注することも考えましたが、コストと日数がかかるのでやめました。差出人問題は、後述する方法で解決したからです。印刷を頼む場合、たとえば500部で、5,000円から6,000円です。セルフマガジンの場合、手渡しする場合もありますので、その発注部数に悩みます。作った部数(1000部)発注しておけば間違いないと言えば間違いないのですが。会社や個人事業で、もともと封筒を作っている方は、その封筒を利用してもいいでしょう。郵送するには、宛名が必要です。・宛名シールといった方法があります。このうち、手書きは手間がかかるので、封筒へ印刷するか、宛名シールしかありません。私の場合、持っているプリンターが角6封筒の印刷に対応してなかったので、考慮外です。宛名シール又は印刷して切る方法を考えました。宛名自体は、入力した結果をこういった形式で取り出し、Excelで使えるようにしているので、加工できます。チェック、別納郵便の表示をまとめてやるべく、Excelマクロを作ったのです。いうラベルにしています。(最初に郵送した分では、別納郵便印は実際に押しました)Excelマクロの仕組みは次のようなものです。マクロを実行すると、シート[Data]にあるリストが、シート「master」にあるフォーマットに変換されます。シート「master」に、あらかじめ作っておきます。このデータをPDFで保存(マクロファイルがあるフォルダと同じところに「selfmagazine.pdf]という名前で作られます)し、データを作成した=送付したデータは、日付を入れてシート「send-data」にコピーされるしくみです。サンプルはこちらです。Sub印刷する場合は、1ページに4枚印刷します。○Macのプレビューでの設定A4に印刷した紙を4つに切れば、角6封筒に貼れるように作っています。Excelマクロで、このような形に作る方法もありますが、1枚に転記し、印刷時に設定した方が、マクロがシンプルになり、作りやすいのです。マクロは次の点に気をつけてください。・マクロの実行は、Ctrl+Shift+mです。・シート「Data」の項目の順番(どの列にどの情報が入っているか)を変えると、マクロを変更しなければいけなくなります。マクロを触りたくない方はお手持ちのデータを、サンプルの通りに並べ替えていただければ。・シート「Data」には次に郵送するリストのみを貼り付けます。前に送ったリストは削除する必要があります。・同じリストでマクロを再度実行する場合は、シート「send-data」でデータがダブってしまいますので、削除する必要があります。差出人の問題は、上記のマクロで解決です。上記の方法の場合、封入する際に宛名を4つに切らなければいけません。この切るのが苦手なので、いろいろ考えました。大きなカッターは置けないので、何かないかと探して見つけたのがアルミ定規。「紙がキレイに切れる」アルミ定規です。勢いよく左斜め手前に紙を動かすと、きれいに切れます。いったミシン目の紙もありますが、それなりに高いです。2001-06-12宛名を貼るとき、封をするときは、普段からレシート整理でも愛用している強力なテープのり、ドットライナーで。このドットライナーロングなら、テープの量が多いです。2009-12-25べたべたせず、さっと貼れます。今回の場合、ご希望の部数を郵送しているので、送り先に応じて、部数が異なります。部数を間違えないようにしなければいけません。送り先ごとに部数がわかると楽なので、メッセージとして宛名に入れました。これなら「セルフマガジン○部在中」というメッセージと部数チェックを兼ねることができます。&でくっつけているのです。「セルフマガジンのお申し込みありがとうございます!」とメッセージを入れ、送付状や一筆箋代わりにさせていただいています。郵送の問題としてまず考えられるのはコスト。クロネコヤマトのメール便(1通82円)がなくなった今、実質的に考えられるのは普通の郵便です。角6封筒なら定形外で120円〜で送ることができます。クリックポストも考えたのですが、164円ですし、その都度決済も必要なのでやめました。【関連記事】164円・3cmまで・ポスト投函・ラベル印刷できるクリックポスト。3/31廃止のクロネコヤマトメール便のかわりにも。EX-ITリンク次に問題として考えられるのは手間。私は別納郵便を使いました。別納郵便とは、「別納郵便」の印鑑又は印字で、切手を貼らずに送ることができるものです。10通以上、同じ料金(料金ごとにわけている場合は可)なら利用できます。「料金ごとにわけている」とは、今回だと、1部、2部、3部と入れている部数により区分けしておけばいいということです。窓口にさっと出せばすみます。4通10部(400円)1通の計178通です。ページ数、紙質により重さは変わります。スマートレターが180円、クリックポストが164円なので、5部以上のときは使い分けるといいかもしれません。けのプランで、契約によって料金が変わるものです(上限164円)。仕事のしくみ作りデジタルであれ、アナログであれ、仕事のしくみ作りは大事です。・繰り返しできるか・自分に合った方法があるか・効率よくかつ効果的にできるか・コストをどのくらいかけるかを徹底して考えました。圧倒的なスピードがあれば、そんなことを考えずにその都度こなせばいいのでしょうが、私はそういったスピードはありません。今回のように、切る、封入するなどといったことは苦手です。自分に合った方法で、しくみが作れるかを常に考えましょう。今回の方法が最適とはいえませんので、やりながら改善していきます。仕事のしくみは・手間、コストを徹底して考える・改善していくということが大事です。その他、直接お渡しした分と含めて250通ほど配布しました。EX-ITリンク10件お申し込みいただいた場合又は週に1回程度お送りする予定です。・自分で作るときに参考にしたい・追加で申し込みたいなどといった方もご遠慮なく。郵送方法についてはこちらにまとめました。【関連記事】セルフマガジン178部郵送。Excelマクロ・ドットライナー・アルミ定規で仕事のしくみ作り。EX-ITリンク※5/27までにお申し込みいただいた方には、5/28(土)に配送しました。お台場の中学校のプールで、スイムレッスン。動画も撮ってもらいました。その後、ランでレインボーブリッジを渡りつつ帰宅。自宅までは、7kmくらいです。住民税チェックまでがふるさと納税。宮崎育ち東京・お台場在住。ひとりしごと=雇われない雇わない生き方を、時間・お金の両面でサポート。著書に『フリーランスのための一生仕事に困らない本』『ひとり社長の経理の基本』、『ひとり税理士の仕事術』など。詳細なプロフィールはこちら日課は1日1新、ブログ。viewsPC苦手を克服したいけど、何から手をつけたらいいかわからない方へ。当ブログの更新情報をメールでお知らせします。Posts・コインカウンター、使っています。views年賀状の勘定科目の考え方。