(日)証憑保管保管のノウハウ会社が受け取った領収書や請求書は、決算が終わったからといいって、捨てていいものではありません。領収書や請求書を捨ててしまうと、後日、税務署による税務調査があった場合、大変なことになります。証憑は、その重要性に応じて、1永久保存すべきもの、210年間保存すべきもの、37年間保存すべきもの、43年間保存すべきものに分かれます。保存期間別に保存すべきものを記載したのが、下の表です。永久保存すべきものは会社の根幹に関わる重要書類です。10年間保存すべきものは、永久保存とまではいかないまでも非常に重要な書類です。7年間、3年間保存すべきものは、それぞれ法律の規定によって保存期間が定められているものです。会社が保存すべき書類は、ファイル等に綴じた上で段ボール箱に入れ、倉庫等に保管します。この際、段ボール箱に、外から目立つように「永久保存」、「10年間保存」、「7年間保存」、「3年間保存」等を記載しておけば、後で便利です。注文した物品が送られてきたとき、始めに、納品書にて、内容、数量等を確認します。仕入れ先は、注文通り物品を送っているつもりでも、品違い、数量違いということもあります。次に、確認された納品書より、「仕入先台帳」やコンピュータにデータを入力します。このことによって、物品が納入されたことを帳簿上記録します。仕入先台帳やコンピュータ上、納入日は、検品して帳簿に記入した日となります。物品が到着してすぐに検品して、記帳できればいいのですが、そうはいかないときがあります。その時は記帳・コンピュータ入力した日付にするのではなく、検品日が仕入日となります。これを「検収基準」などと呼んでいます。検収・記帳が終わったからといって、納品書を捨ててはいけません。納品書で納品の確認ができ、後日クレームがあったときや税務調査の時の資料になるからです。納品書は、月ごとに、1冊のファイルで保管します。取引量が多い仕入先の場合は、専用のファイルを用意して保管すると処理しやすいです。当社の方で納品書を発行する際には、次のことに気を付けます。納品書は複写式のものを使います。2枚複写のものがあります。得意先への発送が1月に何回もあり、後日合算請求の場合は、3枚複写のものが便利です。得意先への発送が単発の場合は2枚複写のものが便利です。2枚複写を使っている場合、月末に得意先毎の「請求書」をまとめ、「合計請求書」を作成し発送します。「物品受領書」より、「売掛帳」に記入します。物品書は市販のものもありますし、また、パソコンでも作成できます。会社の使い勝手をみて決めて下さい。物品書控は次のように管理・保管します。納品書控の表紙にあらかじめ通し番号を付けてから使用します。表紙には使用開始日付:終了日付を記入し保存します。納品書控用紙にも、一連の通し番号を付けます。パソコンで、納品書控を発行している場合、月別または会社別に保存します。請求書を発行するときは、正確を期すために、複写式のものを使うようにします。複写式のものを使えば、会社に控えが残ります。控えがあることにより、後日、顧客からクレームがあった時の証拠になります。市販のものを使ってもいいですし、パソコンソフトを使って請求書を発行してもいいです。販売管理をパソコンソフトでやると、請求書を作成するものもあります。会社の好みに合わせて請求書を選んで下さい。請求書の不正使用を防止する観点から、次のことを行う場合があります。パソコンで請求書控を発行している場合、月別または会社別に保存する。関連して管理するようにします。~受領~仕入れ先等から物品を購入すると、後日、請求書が送られてきます。請求書が送られてきたとき、そのまま支払っていいかというと、そうではありません。仕入れ先が送ってきた請求書が誤っていることが、たまにあるので、そのチェックが必要です。請求書が送られて来たとき、すぐに綴ったりしません。送られてきた請求書が正しいかチェックします。このチェックは請求書が送られてきた都度行っていては、小さな会社では非効率です。次のようにすると、効率的にチェックできます。送られてきた請求書等は、一時保管する封筒やファイルなどを用意し保管します。すべてこの封筒やファイルに入れて保管します。請求締め日から一週間以内に封筒に保管されている請求書を取り出し、見積書、納品書とチェックし請求金額が正しいかどうか確認します。請求書が間違っていたら先方へ連絡し、正しい請求書を改めてもらいます。請求書が正しければ請求書に支払予定日をメモしておきます。支払準備の終了した請求書は、再び支払予定日まで封筒などに入れて保管します。支払予定日に支払済となった請求書は支払済印を押して請求書綴りに貼付します。領収書の保管と同じように1月ごとにまとめて綴ります。<<ポイント>>--------------・請求書は一端、ファイル等で保管する。・1週間毎にチェックした後に、経理処理する。~発行~会社で現金を受領した時、領収書を発行します。領収書を発行するときは、正確を期すために、領収書は複写式のものを使うようにします。複写式のものを使えば、会社に控えが残ります。控えがあることにより、後日、顧客からクレームがあった時の証拠になります。実際に入金があったことを検証することもできます。領収書は市販されていますので、会社の好みに合ったものを使えばいいでしょう。領収書の不正使用を防止する観点から、次のことを行う場合があります。領収書の表紙にあらかじめ通し番号を付してから使用します。表紙には使用開始日付:終了日付を記入し保存します。書き損じた領収書は、斜線を引くなどして控えに付けそのまま保管します。(書き損じの領収書を捨ててしまう場合が多いが、捨てずに、斜線を引くなどして控に付けそのまま保管する。(当社名)」を記入するようになっていますので、漏れなく、記入します。これらの記載が漏れている場合、もらった相手先が税法(消費税)の関係で、困ることがあるので注意しましょう。(税込金額)」「発行社名(当社名)」の5項目が、領収書を受領する相手先が消費税法上の仕入税額控除の適用を受けるための記載事項です。消費税法は、税込取引金額が3万円以上の場合は、「上様」領収書や品名が書かれていない領収書では、得意先で仕入税額控除が受けられなくなると規定しています。経理担当者としては、領収書の記載漏れがないように注意します。受領金額が3万円を超える場合、印紙税法の規定で、収入印紙を貼付する必要があります。収入印紙で納める印紙税は、次のように領収書の金額によって定められています。その責任が及ぶことになっています。添付漏れの場合、不足する印紙税額の3倍に相当する金額が徴収されます。この徴収金額は、税務上、損金にはなりませんので、注意が必要です。経理事務を行う上で、会社で整理保管が必要です。小さい会社では、段ボール箱に領収書を1年分詰めて、決算時に税理士事務所へそのまま渡すところもありますが、これは感心しません。渡された税理士は、請求書・領収書を月別に区分けして、それから記帳、決算書の作成をします。税理士としては、整理された伝票類をもらうより手間がかかるので、決算の際の料金も高くなります。そこで、誰でもできる請求書・領収書の整理保管方法があるので、これをマスターしましょう。請求書・領収書は「1日1枚」日付順に台帳に糊付けしていき、月ごとに綴るのが一般的です。小さい会社では、1月に請求書・領収書をもらう枚数が多くないので、1ヶ月単位で台帳に糊付けしていっても構いません。領収書貼り付ける台帳に特別の紙を用意する必要はありません。コピー用紙などのカット紙でも、ルーズリーフ、スクラップブックなど、整理保管できるものであれば何でも構いません。請求書等が散逸しなければいいのですが、紙袋、クリップ留のままではいけません。1ヶ月分の領収書(小さい会社の場合、1年分でも構いません)をボール紙で表紙を作り、ひもで綴じます。「年度」と「月」を記入しておきます。決算が終わったら、このまま箱に入れて保存します。請求書・領収書は、ルーズリーフ、スクラップブックなどに糊付けする。・1ヶ月分(1年分)をひもで綴じる。~受領~会社の経費とするために、原則として、領収書をもらいます。この領収書によって、会社の経費にできるだけでなく、税務署の税務調査の際に、この領収書を示すことによって証拠とすることができます。会社の経費とするには、必ず、領収書をもらうようにします。領収書をもらう際、「上様」という領収書を書いてもらう場合もありますが、これは止めるようにしましょう。いうのも、相手先が「上様」だと、宛先が不明です。名称を記載してもらって下さい。スーパーやコンビニで文房具、書籍を購入することがあります。カウンターが込んでいて、レジ係に領収書をもらいにくいこともあります。このような場合、領収書という正式な証憑でなくとも、レシートで代用できます。飲食、接待ゴルフ等で経費が発生することがあります。これらは、交際費か会議費か判然としないしない場合も多いです。経費を処理する場合、領収書が必要です。しても領収書がもらえない場合があります。慶弔費、電車・バス交通費等があります。これらの経費は、領収書がないから、経費に認められないかというと、そういうはことはありません。経費がなくとも、別の方法でその実態を記録。保管しておけばいいのです。従業員の結婚式、葬儀等に社長(代理として役員が行ってもいいです)が会社を代表して式に出席し、お祝いや香典を包んでいくことがあります。このような時、領収書をもらう人はいません。いう時に、「領収書を下さい」と言えば、失礼にあたります。この場合、領収書がないので、それでいいのかというと、そうではありません。結婚式に招待されれば、案内状が来ます。この案内状の現物を領収書の代わりとして、きちんと整理保管します。結婚式が終わったからといって、案内状を捨ててはいけません。葬儀では、帰り際に会葬御礼(挨拶状)をくれます。この会葬御礼を整理保管し、領収書の代わりにします。ここで、注意事項を一つ。従業員の従業員の結婚式、葬儀等の場合は、「慶弔費」ですが、得意先・仕入れ先の役員・従業員の結婚式、葬儀等に出席したときは、「交際費」に該当します。ここは紛らわしいので、注意が必要です。社長から、「結婚式・葬儀に出るから出金準備をしてくれ」と言われた時には、自社の従業員か得意先・仕入れ先なのか確認しましょう。オレンジカード、スイカ(Suica)等のプリぺードカードや定期券を購入する際、領収書をもらうことができます。電車の自動券売機で切符を購入する時や、バスに乗車する時には、領収書はもらえません。このような時は、移動に要した、電車・バス等の費用を「交通費精算書」に記入します。市販されていますが、小さい会社ではワープロソフトや表計算ソフトを使って、自分で作成すればいいでしょう。サンプルを載せておきますので、これを参考に各自使いやすい物を作って下さい。<<ポイント>>---------------・領収書(レシートでもいい)は必ずもらう。・領収書の宛名は、会社名を記載してもらう。整理保管のノウハウを説明します。1年分、段ボールに詰めて保管してあることもありますが、これは望ましくありません。本章を読めば、効率的なファイリングができると思います。