2009/10/29IT仕事術CLIP!PCのファイル管理は,仕事の効率に大きな影響があります。以前からいろいろ試して見た結果,今の方法に落ち着きました。ファイル管理がうまくいかないデメリット最近のPCは,ハードディスクの容量も十分ですので,ファイルを削除しなければいけない状況にはなりません。それゆえに,ファイルの数は膨大になり,管理が追いつかなくなってしまいます。ファイルの管理がうまくいかないと次のようなデメリットが考えられます。私が行っているファイル管理は,次のような方法です。・データのフォルダは1つドキュメントの「0データ」というフォルダを作り,そこに全てのデータを入れています。このフォルダ内には,フォルダを作りません。ファイルを探すときは,検索で探します。「0データ」の「0」は,ドキュメント内のフォルダのうち,一番上にくるようにするためです。・ファイルの名称をルール化ファイルの名称は,「種類+作った日付+内容」で統一しています。「種類」は,クライアント名,事務所,勉強会,セミナ-,MM(マインドマップ),資料等です。「内容」もできるだけ詳細に入力します。詳細に入力すればするほど,検索しやすくなるからです。最近,変更した点は,ファイルのクライアント名に「様」をつけることです。ファイルを送付するときに,気になっていたので,「A社091028資料」ではなく,「A社様091028資料」としました。これなら,そのまま送っても大丈夫です。・グループ表示VISTA特有の機能で,フォルダをグループ表示できる機能があります。このように更新日でグループ表示することができます。その他,ファイル名,ファイルの種類でもグループ表示が可能です。・ファイルのリネームこのファイル管理を始めた頃は,「今までのファイルはどうしよう・・・」と思いましたが,その日以降に作ったファイルのみ,ルールどおりにファイル名をつけるようにしました。古いファイルを参照したら,リネームして,保存という流れです。従来のフォルダにデータが多少残っていますが,ほとんどのデータは,リネームし終わりました。アイデアフォルダを使わないファイル管理は,Gmailがヒントとなりました。Gmailはフォルダがありません。(似た機能はあります。)過去のメールを探すときは,検索します。この使い勝手が気に入ったので,ファイル管理に応用しました。その他仕事術系の本から,ファイル名の付け方などを学び,取り入れてみたという経緯です。デスクトップの整理ファイル管理に関連した話ですが,私はデスクトップにファイルを置きません。見栄えの問題もありますが,ファイルの場所を1つにするためです。一時的に置くことはありますが,朝の日課として,デスクトップのファイルは,移動するか削除しています。フォルダの階層をたどっていくのが,私にとってはストレスだったので,そのストレスがなくなり,かつ,使い勝手がよくなったので,このファイル管理方法は気に入っています。著者はプルデンシャル生命トップセールスマンの方。背伸びせずにできる「ちょっと違うこと」について書かれています。自分自身,やるべきことだが,できていないことに気づくことができる本です。いくつか実践しました。¥1,470Amazon.co.jp☆☆☆フリーランスとなった著者が日々の経理や税金,確定申告までを学んでいく過程が描かれています。会計・税金について,全く予備知識がなく起業する方,はじめて確定申告をする方にオススメです。宮崎育ち東京・お台場在住。ひとりしごと=雇われない雇わない生き方を、時間・お金の両面でサポート。著書に『フリーランスのための一生仕事に困らない本』『ひとり社長の経理の基本』、『ひとり税理士の仕事術』など。詳細なプロフィールはこちら日課は1日1新、ブログ。viewsPC苦手を克服したいけど、何から手をつけたらいいかわからない方へ。当ブログの更新情報をメールでお知らせします。views年賀状の勘定科目の考え方。