<夏季ゼミ-7->企画編のまとめTweet広報誌つくり「企画編」最終日の今日は、「要するにこうすれば一番ラク!」という、とっておきの作り方を教えちゃいます。PTAや自治会などの広報誌を作るのは初めての経験なのですから、分からないのは当たり前、できないのも当たり前。現実は、「3カ月後には発行しなさい」というミッションが下されているわけで、考えてみれば、無茶な話というわけです。「そんな無茶な話がありまっかいな!」と文句を言う余裕もないほど、スケジュールが超過密なのです。肩の力を抜いて、思いっきり手を抜いてしまいましょう。さぼるというわけではありません。任せることができることは、大胆に任せてしまおう、というように意識を変えればいいのです。いつも分からないことが出てきたら、気軽にちょちょいと携帯電話をかければ教えてくれるような、「アドバイザー」を持っておくと、さらにラクにサクサク広報誌を作ることができます。<誰に任せたらいいの?>「そんな風に、任せたり、気軽に電話でアドバイスをしてくれる人はいない!」と、しかられそうですね。広報部の先輩・OBはどうですか。中には、とても詳しい人がいるものです。次に、地域の中に、編集やデザインの会社はありませんか。インターネットで、「編集」「デザイン」「広報」などのキーワードで検索してみたり、地域の商工会議所などに問い合わせてみると、的確な人材を紹介してくれます。最後に、印刷所さんを探してみましょう。印刷所さんとは、印刷の際にお世話になるのですから、できるだけ早い段階で、親しくなり、よい関係を築いておくことが、良い広報誌作りの第1歩でもあります。以下に、【こんな印刷会社とおつきあいしよう。10カ条】をご紹介します。【こんな印刷会社とおつきあいしよう。10カ条】1予算内で仕事をしてくれるか。PTA広報誌には、当然あらかじめ定められた予算がありますから、その予算内で仕事をしてもらうことが第1条件です。どこまで制作に携わってもらえるのかなど、着手する前にきちんと話し合い契約を交わしておいた方がよいでしょう。2PTA広報誌づくりの経験が豊富か。印刷会社はどこも同じ、ではありません。後々、アドバイスも受けやすいので経験豊富な会社が望ましいです。紙の手配が遅い、自社に印刷機がない、社内の作業が遅い、印刷の順番を後に回されるなど、様々な事情で印刷の納期はかなり違ってきます。タイトなスケジュールで発行しなければならないPTA広報誌ですから、できるだけ納期の早い印刷会社が望ましいです。4気に入ったデザインに仕上げてくれるか。PTA広報誌を読まれる媒体にするためには、読みやすいデザインで仕上げることも重要です。ところが、広報部員がつくったレイアウトイメージを、そのまま、特に手を加えデザインすることなく仕上げてくる場合があります。「一切手を加えるな」という指示をしている場合は仕方がありませんが、印刷会社さんによっては社内にデザイナーがいない場合や、経費削減のため、営業担当者がデザインを仕上げている場合などがあります。少ない予算とはいえ、そこは、多少手を加えてもらいたいところです。その会社が過去に作った広報誌を見せてもらい、気に入ったデザインに仕上げてくれそうなところとおつきあいするのがいいでしょう。5印刷担当者さんとフィーリングが合うか。これから、長いおつきあいになるのですから、これは大切なポイントですね。5印刷担当者さんとフィーリングが合うか。これから、長いおつきあいになるのですから、これは大切なポイントですね。6印刷担当者さんは、PTA広報誌づくりの知識が豊富か。これも重要なポイントです。PTA特有の苦労や、スケジュールなどを理解してもらえていると、PTAサイドも作業が楽です。7印刷担当者さんは、こちらが聞いたことを、分かりやすく教えてくれるか。広報誌作りは分からないことばかりです。編集会議に出てきて説明をしてくれたり、いろいろなアドバイスを気軽にしてくれる担当者さんとおつきあいをしましょう。相手が素人だからといって、「そんなことも知らないのか」というような態度の方も、ときたまいらっしゃいますので、そういう会社さんのことは、しっかりと後輩に引き継いでおきましょう。8印刷担当者さんと連絡が取りやすいか。電話がつながる、不在時でも折り返しすぐにかけ直してくれる。いう担当者さんとおつきあいをしたいものです。9印刷担当者さんは、フットワークが軽いか。広報部員はそう何度も会合を持つことはできません。分からないことが出てくると、その場で解決しなければならないことが多々あります。そんなときは、すぐに駆けつけてくれるか、何らかの方法で問題を解決してくれる人が望ましいですね。10印刷担当者さんは、広報部を応援してくれるか。PTA広報誌を初めて制作していくプロセスには、苦労がいっぱい。そんなとき、的確なアドバイスで広報部員の気持ちを元気にしてくれる、そんな担当者さんがのぞましいですね。PTA広報部の応援団のような、担当者さんであってほしいですね。<できるだけ早い時期に、発行までの全体像をつかもう>1週間にわたり、「広報誌の作り方<企画編>」をご紹介してきました。なにもわからない状態から、できるだけ早く、広報誌の発行に至る過程の全体像を把握するように努力しましょう。全体像を把握するためには、スケジュール、誌面構成などを、できるだけ早い時期に理解することです。これまでに紹介してきた、各種の記入シートを活用して、どんなことでもいいから書き込んでいくなどの作業をすれば、徐々にいろいろなことが分かってきます。<企画編のまとめ>1できるだけ早く、活動をはじめよう。2編集会議を通じて、責任体制も含めた編集部の良いチームワークをつくろう。3各種記入シートに記入して、できるだけ早く、広報誌の全体像を把握しよう。4発行の目的を明確にし、テーマを決めよう。5良きアドバイザースタッフを持とう。明日からは、取材編です。取材のマナー、取材ポイント、写真の撮り方などについて、お伝えします。新刊【『お母ちゃんとの約束』いっちゃんとキヨシちゃんが歩いた、満州五五〇キロ】●一人でも多くのこどもたちに読んでいただきたい本です。[地図]TEL:078-914-0391このコラムを読んでよかったと思ったら、クリックしてください。このコラムよかった「よかった」ボタンをクリックして、あなたがいいと思ったコラムを評価しましょう。>>最近投稿されたコラムを読む多くのご感想をお寄せいただいています。「お母ちゃんとの約束」学校で、親子でぜひお読み下さい。愛される広報紙・チラシの作り方」におきまして、アンケートの自由回答欄に、次の様なご意見をいただきました。広報紙できらりプロジェクト<広報紙担当のみなさまへ>「PTA・自治会広報紙できらり!プロジェクト」では、みなさんを応援するページをオープンしました。保護者や学校、地域を輝かせる、PTA・自治会広報をお手伝い(1/3)「PTAや自治会の広報紙って、本当にもったいないと思いませんか?」。話すのは、株式会社ペンコム代表の増田ゆきみさん。2008年からPTAや自治会・NPOや自治体の広報紙担当の皆さんを応援する「広報紙で、きらり!プロジェクト」をスタート...増田ゆきみプロに相談してみよう![プロフィール]NPO、PTA、広報セミナーなど、幅広く豊富な経験がベース。078-914-0391プロへのお問い合わせマイベストプロを見たと言うとスムーズです078-914-0391勧誘を目的とした営業行為の上記電話番号によるお問合せはお断りしております。セミナーアンケートまとめ※自由回答欄に、次の様なご意見をいただきました。くのご感想をお寄せいただいています。「お母ちゃんとの約束」学校で、親子でぜひお読み下さい。朝から、お電話を多数いただいております。