フォルダ・ファイルの整理整頓術|データバックアップ入門|データ復旧対策エンターキーを押して検索。作成したフォルダやファイルはどのように整理されているでしょうか。気が付いたら乱雑な状態になり、目的のファイルを即座に見つけられなくなったり、間違って消してしまったり、誰もが一度はそんな経験をするのではないでしょうか。フォルダやファイルが散らかっている状態ですと、作業の能率が落ちることになります。どこにデータが保存されていたのか把握できずに、他のデータといっしょに間違えて削除してしまう、ほぼ同じ内容のデータが複数の場所に保存されていて目的と違うファイルを扱ってしまうなどのミスを犯す可能性があります。簡単な整理整頓の極意をまとめてみましたので参考にしてください。複数の人間でデータフォルダを共有する際は、どの場所にどのように整理するのか、ルールを決めてそれを全員に守らせることです。管理台帳をエクセルで作成しても良いですが、あまりに細かくルールを決めてしまっても、かえってそれで効率がおちることもあります。これは個人で利用しているパソコンでも同様です。ルールを決めてきちんと整理整頓しておけば、欲しいファイルをすぐに見つけられ、バックアップも容易になりストレスなく使い続けられます。不要になったフォルダがいつまでも残っていると雑然としてしまいますので、フォルダの構成は定期的に"棚卸し"しましょう。フォルダ分けの目安フォルダの整理は、大分類>中分類>小分類のような階層にすることが基本です。個程度にすると、一目で内容を把握できます。大分類や中分類ぐらいまでの上層フォルダにはファイルは直接保存せず、小分類以下にまとめるようにすると分かりやすくなります。同じ種類のデータは一か所にまとめると便利ですが、分類する必要がある場合はサブフォルダを使うと分かりやすくなります。複数の業務を並行して行っている際に、それぞれに「見積」と「請求」フォルダが必要になった場合は「業務1」「業務2」と同じ階層に「見積」と「請求」フォルダを置くのではなく、下の階層にそれぞれ「見積」と「請求」フォルダを置くと両方のデータが混ざることがなくなります。フォルダの命名規則フォルダの名前は簡潔にするのが基本ですが、同階層にフォルダが多数ある場合は探しづらくなることがあります。フォルダは、名前の文字コード順に並ぶので、アルファベットや数字、カナであればわかりやすく並びますが、漢字のフォルダ名の場合に並び順がわかりづらくなります。下記のようにフォルダの頭に数字つけておくと、数字の順番どおりにフォルダが並んで見やすくなります。先頭にアルファベットや数字のフォルダ名を付けておくと、キーボードを押すだけでそのフォルダが選択された状態になるので便利です。ファイルの命名規則ファイル名を付ける際には、フォルダと同様に簡潔な名前にしましょう。意識されることはないですが、フォルダ・ファイルの長さにも制限があり、ある程度の長さを超えるとファイルが開けなくなったり、コピーできなくなったりするので注意が必要です。つける場合がありますが、これはあまりお勧めできません。使っているうちに最新のファイルが複数できてしまい、どれが本当の最新なのか分からなくなってしまいます。いった場合は、ファイル名の先頭もしくは末尾に日付を入れるのがお勧めです。万が一、データ復旧が必要になった場合でも、最新データを容易に把握できます。最新データのみ、ピンポイントでデータ復旧することも可能になります。