La meilleure décision que j'ai prise est d'ajouter des délais à tout :

-pas d'email répondu sous 48h 
-aucune réunion programmée avant 1 semaine
-aucun projet n'est lancé sous 1 mois

Au final, je finis par avancer + vite parce que les choses superflues sont éliminées.