Como Evitar Erros No Ficheiro SAF-T (PT) • Hydra IT
Como evitar erros no ficheiro SAF-T (PT)
Antecipe a resolução de possíveis problemas com a Autoridade Tributária
SAF-T é um ficheiro normalizado em formato XML que permite uma exportação fácil, num formato legível e comum, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, faturação, documentos de transporte e recibos emitidos, tais como faturas, faturas simplificadas, faturas-recibo, notas de crédito e notas de débito. Destina-se a facilitar a recolha em formato eletrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspetores ou auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes, para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal.
Em Portugal o ficheiro denomina-se de SAF-T (PT): Standard Audit File for Tax Purposes - Portugal Version, e permite reunir toda a informação fiscal e contabilística de uma empresa durante um determinado período de tempo.
O formato normalizado significa que é igual para todas entidades, o que facilita a extração e tratamento da informação, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias. A utilização generalizada dos sistemas informáticos pelas empresas em Portugal permite, deste modo, agilizar as tarefas dos serviços de inspeção da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
Atualmente, em Portugal, qualquer empresa que realize transações comerciais é obrigada a comunicar a sua faturação mensal à Autoridade Tributária. Assim, é importante que a informação introduzida fique isenta de erros, avisos, omissões, e que as situações detetadas, não se voltem a repetir, cumprindo sempre todos os requisitos legais da estrutura do Ficheiro SAF-T PT. Com a obrigatoriedade da exportação do Ficheiro SAF-T os programas informáticos passaram a disponibilizar facilmente e num formato eletrónico, todos registos da faturação e da contabilidade.
De acordo com o Despacho 45/2018-XXI, a IES - Informação Empresarial Simplificada referente ao ano de 2018 e seguintes terá que ser pré-preenchida através do ficheiro SAF-T (PT). Até este ano (ou seja, até à IES referente ao ano de 2017) este documento era apenas solicitado em sede de inspeção. Isto significa que a AT passará a deter pelo menos um SAF-T (PT) de cada empresa a partir do exercício de 2018, podendo fazer análises para inferência de possíveis fraudes ou anomalias em qualquer instância e sem o conhecimento do contribuinte.
Portanto, os registos que estão a ser efetuados em 2018 terão que já obedecer à lógica das taxonomias, pelo que o SAF-T (PT) terá que ser exportado corretamente e sem erros do respetivo ERP, conforme requerido pela Portaria n.º 302/2016.
De forma a garantirem o compliance com a AT na entrega da IES referente ao ano de 2018 e seguintes, existem softwares como o Col.bi - Collaborative Business Intelligence and Audit que apoiam as empresas na auditoria digital, uma vez que permite satisfazer os requisitos de fornecimento de informação aos serviços de inspeção, acionistas, auditores internos ou externos e revisores de contas.
Na prática, o software permite analisar o ficheiro SAF-T (PT) de uma forma eficiente e profunda, identificando rapidamente anomalias quanto à consistência do ficheiro e do seu conteúdo, correndo cerca de 300 regras de auditoria e validação: praticamente as mesmas a que Autoridade Tributária Portuguesa (AT) atualmente recorre nas suas inspeções para identificação de red flags.
Além de facilitar as inspeções e auditorias realizadas às empresas e a combater a fraude fiscal, o Col.bi também valida automaticamente o mapeamento das taxonomias ao plano de contas e gera automaticamente um balanço, demonstração de resultados e balancete de acordo com as taxonomias requeridas por lei, permitindo igualmente a análise e uma navegação user-friendly sobre todos os dados contidos no SAF-T (PT).
Com recurso ao Col.bi as empresas podem antecipar erros ou incongruências ao nível do reporte da informação para a AT, bem como as fragilidades existentes ao nível dos processos de controlo interno.