Dez mandamentos para os líderes de IT em 2016 | CIO
Ao longo dos últimos anos tem crescido a pressão para que as áreas de IT façam mais com menos recursos. Em resultado desta situação, as equipas foram sendo reduzidas e terceirizadas. No entanto, e em paralelo, foi crescendo a procura por um melhor atendimento e pela adopção de novas tecnologias.
Os CIO defendem que se chegou a um momento de ruptura e que é necessário romper este ciclo, exigir que as áreas de negócio estabeleçam as suas prioridades em relação aos projetos relacionados com o IT e fazer o necessário com mais qualidade.
Mas qual é a postura que os CIO devem adoptar para responder a estes desafios?
Deixe de querer ser um super-herói
Prazos irreais e sobrecarga de trabalho conduzem a uma baixa qualidade. Se é solicitado para gerir um conjunto de prioridades, devolva as solicitações a quem elas pertencem. Seja claro em cada requisição relativa a tempo e dinheiro de cada projecto e deixe que a área de negócio decida as suas prioridades.
Pode parece uma heresia, mas é mais eficiente deixar algumas coisas simplesmente acontecerem, consertando problemas ocasionalmente, do que dedicar um grande esforço à prevenção.
E se novos projectos significam que alguma coisa terá de descer na lista de prioridades, mas não é o CIO que deve decidir sobre as novas prioridades. Na realidade, deixe que seja a empresa a tomar e assumir a decisão. O CIO reduzirá o número de pedidos inúteis. Mas atenção: só funcionará se o CIO entregar o que prometer, caso contrário poderá parecer que está a fugir ao trabalho.
Permita que os utilizadores possam ser gestores
Muitos utilizadores podem instalar software nos seus equipamentos e gerirem as actualizações. A menos que haja regras específicas, o CIO deve permitir que o utilizador instale o Gmail, as apps disponíveis num repositório corporativo, os serviços na cloud e coisas do género, deixando claro que se houver algum problema, o CIO vai reinstalar a configuração-padrão.
Por outro lado, torne pública a política de segurança para o caso do uso de equipamentos pessoais ou outras tecnologias específicas para determinados departamentos. Faça com que todos saibam e entendam porque está a agir dessa forma. Deixe claro que a liberdade exige responsabilidade e que o CIO tem trabalhos mais crítico a fazer.
Elimine o "fazer por fazer"
Reveja as suas tarefas de rotina e defina o real valor que elas trazem. É grande a possibilidade de estar a gastar mais tempo do que o necessário na monitorização de riscos que são mais pequenos ou pouco importante. Pode parece uma heresia, mas é mais eficiente deixar algumas coisas simplesmente acontecerem, consertando problemas ocasionalmente, do que dedicar um grande esforço à prevenção. Dessa forma, é possível reduzir o "fazer por fazer" e entregar às áreas de negócios os benefícios da tecnologia que estes realmente precisam e desejam.
Mostre à sua organização o quanto economizou em força de trabalho com a adopção de processos de automatização. Tenha a certeza que os sistemas de monitorização abrangem tudo ou quase tudo, deste a utilização de um router até ao uso dos repositórios de dados. Apenas certifique-se que todos entendem que o piloto automático só funciona quando o céu está limpo.
Terceirize as "chatices"
Software as-a-service e cloud computing não são apenas uma moda. Estes conceitos também ajudam a racionalizar a manutenção e a administração dos servidores, do storage e dos aplicativos. As ferramentas web de office (do Google, da Microsoft, etc) e os sistemas de compartilhamento online de arquivos são bons substitutos para os repositórios de arquivos departamentais — e essas ferramentas estão disponíveis para qualquer um.
Aplicativos hospedados fora da empresa são um passo maior, mas os mesmos princípios podem ser aplicados. Se está a dar suporte a uma grande variedade de sistemas de marketing, vendas, orçamento, cobrança ou projetos para um número tão grande de grupos de trabalho, é hora de racionalizar o ambiente. Comece a desligar servidores e a consolidar estes aplicativos na cloud. Os sistemas mais problemáticos e os utilizadores que mais barulho devem estar no começo da fila do processo.
Concentre-se nas "vacas sagradas"
Procure qualquer oportunidade de eliminar o que é "legal" em favor do que é realmente importante. É hora de reavaliar os valores antigos e matar "vacas sagradas". Aquele sistema legado é realmente uma necessidade ou um luxo que a empresa não pode mais manter? A menos que a gestão esteja dentro de uma caverna, já começou a reexaminar novos projectos e compras programadas?. Agora, é a hipótese de também colocar no microscópio os custos e os benefícios de activos existentes, especialmente aqueles que estão a causar problemas.
Tempo de descanso é tempo de descanso
Não ligue o notebook quando chegar em casa, desligue o smartphone e deixe que os e-mails indesejáveis se acumulem na sua caixa postal no fim de semana. A maneira mais rápida de perder a cabeça é não aprender a relaxar. Crie um hobby. Seja voluntário. Já existem demasiados problemas durante a semana de trabalho. Deixe-os fora no domingo… a menos que não haja alternativa.
Não "case" com nada nem ninguém
Hardware, software, routers, computadores pessoais… não importa: não é porque uma vez fez um arranjo a um colega que é obrigado a fazê-lo para sempre. Na verdade, não deveria tê-lo feito da primeira vez. Na próxima vez que alguém trouxer o notebook pessoal pela segunda vez para "só dar uma olhada", peça algo que seja inaceitável. "Bom, você trabalha na contabilidade, não é? Por acaso não se importaria de rever as minhas declarações de imposto dos últimos três anos?".
Mantenha viva a diversão
Sim, tudo é urgente, mas não deixe a diversão e a inovação tecnológica fora da sua agenda. Mantenha essa diversão como uma motivação. Estar atento às inovações tecnológicas vai ajudar a descobrir soluções mais facilmente, à medida que forem aparecendo. Reserve ao menos uma hora por dia para ler sites de tecnologia. Não fique preso ao trabalho.
Faça a empresa respeitá-lo
A esmagadora maioria dos profissionais do sector já deve estar cansado de ouvir que o IT precisa de entender o negócio. Bom, a área de negócio também precisa de entender o IT. Procure relacionar-se com as pessoas do negócio para conheça as suas necessidades, e vice-versa. Quando descobrir que o negócio não é "sanguessuga", e este descobrir que o IT não é de outro planeta, vai criar uma relação que é crucial durante tempos difíceis.