Na sua preparação, você também deve ter alguns planos de contingência, para o caso de algo dar errado, pois pode acontecer com qualquer coisa ao vivo. Alguns cenários do que pode dar errado:
Pense em outros cenários e etapas a serem seguidas em cada um. Dessa forma, você estará preparado para quase tudo.
Testar todo o seu equipamento pode ser a diferença entre ter uma webconferência bem-sucedida ou não. Ajuda a descobrir problemas que ocorreriam ao vivo de outra forma. Você deve gravar um ensaio, para testar tudo junto, hardware, software e o próprio fluxo da reunião. Depois de assisti-la, você pode se ajustar de acordo para, mais tarde, oferecer a melhor videoconferência que puder.
Em qualquer reunião, deve sempre haver um anfitrião, mediador, moderador ou como você quiser. Essa pessoa será responsável pelo andamento da reunião. O anfitrião também ajuda a manter as pessoas informadas e a mover os tópicos. Eles devem apresentar os assuntos que serão discutidos para garantir que todos estejam na mesma página.
Para criar uma experiência positiva para todos os envolvidos e ajudar a construir relacionamentos, comece a reunião com alguns quebra-gelos ou alguma conversa fiada. Isso dá a todos algum tempo para ajustar o som e o vídeo, sem atrapalhar a videoconferência real.
Os aspectos visuais de uma reunião desempenham um papel fundamental no envolvimento dos participantes. Se você estiver preparando uma apresentação de slides, certifique-se de que ela seja visualmente atraente e esteja em sincronia com a identidade visual da empresa. Em cada slide, você deve reduzir o texto ao mínimo e tentar usar mais imagens e gráficos. A cópia deve conter principalmente os pontos-chave que você expandirá durante a apresentação.
Tentar fazer muito em uma videoconferência deixará seus participantes confusos. Para uma conferência na Web eficiente, tente mantê-la simples com alguns tópicos a serem cobertos.
Você precisa garantir que todos os envolvidos saibam como usar a tecnologia, portanto, mantê-la simples pode ser muito útil aqui. Se você usa um aplicativo como o Skype ou Google Hangouts, os participantes já devem saber como eles funcionam. E eles ainda terão uma ótima experiência porque você pode conectar o ManyCam a qualquer aplicativo e usar todos os recursos dele.
Existem muitas variáveis ​​envolvidas na webconferência. Levá-los em consideração antes de sua próxima reunião online é fundamental. Quando você mantém as coisas simples, prepara e testa sua videoconferência, você aumenta sua produtividade. Aplique todas essas dicas de webconferência em sua próxima reunião online e diga-nos como foi!