DPO Office-Portugal
Implementar o RGPD
we take care about your personal data
Implementação do RGPD nas micro e pequenas empresas.
Fomos os primeiros a oferecer, em Portugal, serviços low-cost de adaptação e conformidade com o RGPD baseados na autorregulação e no princípio da Responsabilidade Demonstrada. Produzimos mais e melhores documentos do que apenas os mínimos necessários e somos os únicos a incluir horas de consultoria efetiva no âmbito da segurança da informação.
O Regulamento Geral sobre Proteção de Dados Pessoais (RGPD), REGULAMENTO (UE) 2016/679 (RGPD), exige que todas as atividades que tratam dados pessoais atendam a uma série de requisitos formais e documentais.
Na DPO OFFICE, garantimos que a sua empresa/organização esteja em conformidade com as regulamentações de proteção de dados de forma rápida, fácil e a preços muito competitivos. Empresários em nome individual, microempresas, associações, lojas, condomínios, escolas, consultó médicos... não importa qual é a atividade, a DPO OFFICE é a melhor solução para a rápida implementação do RGPD.
As entidades que confiam e valorizam um trabalho profissional adequado investem, não apenas em conformidade, mas também, em segurança e eficiência, continuidade e crescimento. Investem em valores tão importantes quanto a confiança e a tranquilidade de saber que sempre terão a resposta de um profissional altamente qualificado, capaz de lidar com seus problemas e preocupações, por mais complexos que sejam.
Solução Express I
Solução de conformidade RGPD para Profissionais Liberais e Microempresas
Solução Express II
Solução de conformidade com o RGPD para Microempresas
Solução Express III
Solução de conformidade com o RGPD para Micro e Pequenas Empresas
Solução Express Condomínio
Solução de conformidade com o RGPD específica para condomínios (com administração própria ou por terceiros).
Adicional vídeovigilância - 50 €. Adicional site - 25 €.
Outras variações - Sob consulta.
Oferta integrada nas áreas da privacidade, cibersegurança e segurança da informação que inclui a vertente operacional
Aos valores apresentados deverá ser acrescentado o IVA à taxa que se encontre em vigor.
Perguntas que deve estar a fazer-se...
Clique nas imagens para ver/ocultar as respostas.
O que é uma Solução Express?
O RGPD, entre outros princípios, promove a autorregulação e a existência de evidências sobre as boas práticas implementadas pela empresa para a proteção dos dados pessoais, sejam eles de trabalhadores, de clientes e, em alguns casos, até de fornecedores.
As Soluções Express têm como base o modelo da autorregulação. Nestas soluções fazemos o levantamento das necessidades da empresa através de um questionário.
Depois de analizarmos as respostas ao questionário e, caso se torne necessário o esclarecimento de dúvidas com o cliente, posicionamos a empresa numa das soluções express e procedemos à emissão de um orçamento onde são descriminados, todos os documentos e políticas que serão produzidos pela DPO OFFICE para aplicação direta pela própria empresa.
Na Solução Express I estão incluídas duas horas de consultoria, na Solução Express II estão incluídas três horas de consultoria e na Solução Express III estão incluídas quatro horas de consultoria
Qual é a diferença entre uma Solução Express e a Solução 360º?
As Soluções Express encontram-se direcionadas, às Micro e Pequenas Empresas, que se encontrem na posse de dados pessoais não sensíveis (dados obrigató para faturação e dados necessários à elaboração dos vencimentos dos trabalhadores), sem site de internet. Também podem ser aplicadas a Micro e Pequenas Empresas que, no âmbito da sua atividade, lidem com dados biométricos ou dados relativos à saúde.
A Solução 360º está orientada para empresas que devido ao seu tipo de atividade, número de trabalhadores, etc., torna-se necessária a aplicação de uma solução com requisitos mais apertados, que podem incluir a obrigatoriedade de ter um Data Protection Officer (DPO) ou Encarregado de Proteção de Dados (EPD), a elaboração de Avaliações de Impacto sobre os dados ou ainda, auditorias externas aos processos de proteção de dados nas áreas da cibersegurança, segurança da informação, legal e governance.
O que é isso da autorregulação e da Responsabilidade Demonstrada?
O princípio da responsabilidade é um dos pilares que sustentam o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). De acordo com o RGPD, uma empresa/organização deve ser responsável por cumprir todos os princípios da proteção de dados e também por demonstrar esse cumprimento. O RGPD oferece às empresas/organizações um conjunto de instrumentos, alguns dos quais obrigatórios, que lhes permitem demonstrar a sua responsabilidade.
Por exemplo, em casos específicos, a nomeação de um DPO ou a realização de avaliações de impacto da proteção de dados (AIPD) podem ser obrigatórias. Os responsáveis pelo tratamento podem optar por utilizar outros instrumentos, como códigos de conduta e procedimentos de certificação, para demonstrar a conformidade com os princípios da proteção de dados.
Por outo lado, de entre as alterações introduzidas pelo RGPD, aquela com maior impacto ao nível da dinâmica das organizações é a alteração do modelo de regulação.
O atual modelo de regulação é um modelo de hétero-regulação, em que as empresas estão obrigadas a notificar ou obter autorização da Comissão Nacional de Proteção de Dados para o tratamento de dados.
Com a entrada em vigor do RGPD, o modelo de regulação passará a ser um modelo de autorregulação, ou seja, as organizações passam a ser responsáveis pela interpretação e operacionalização do RGPD, bem como por assegurar, de forma contínua, o cumprimento do mesmo, ficando sujeitas à fiscalização e supervisão da Comissão Nacional de Proteção de Dados.
Como conseguem fazer estes preços tão baixos?
O valor pelo qual prestamos os nossos serviços às Micro e Pequenas Empresas é bem inferior aos praticados pelas grandes consultoras e sociedades de advogados em Portugal. Muitas pessoas podem pensar (e alguns concorrentes) que isso tem a ver com a qualidade, ou seja, quanto mais barato o serviço, pior é a sua qualidade. Nada mais errado. Temos a qualidade como um componente intocável. A verdade é que existem outros fatores que explicam os valores tão baixos que apresentamos.
Devido à forma como operacionalizamos os nossos serviços, remotamente, através de email e telefone, não precisamos de recrutar um grande número de consultores e/ou advogados para depois se deslocarem às empresas. Alias, em nenhum lugar se encontra escrito que as empresas sejam obrigadas à contratação de consultores, a tempo inteiro ou parcial, para poderem implementar e fazer o acompanhamento das medidas organizativas necessárias para estarem em conformidade com o RGPD. Apenas em situações muito execionais é que poderá ser aconselhável (e não obrigatório) a presença física de um consultor para acompanhar a implementação do RGPD numa Micro ou Pequena Empresa.
Demonstrar que uma Micro ou Pequena Empresa está em conformidade com o RGPD é uma questão que incide na autorregulação e na existência de evidências sobre as boas práticas implementadas pela empresa para a proteção dos dados pessoais e não sobre o número, ou presença física de auditores na empresa, para a sua implementação e acompanhamento. A verdade é que a implementação do RGPD nas Micro e Pequenas empresas não tem porque ser um grande problema para ser resolvido, ainda por cima, a preços exorbitantes.
Como se processa a contratação de uma Solução Express?
Deverá ser preenchido um questionário, que deverá ser respondido na totalidade, antes de podermos apresentar um orçamento. Depois de analizarmos as respostas ao questionário, posicionamos a empresa numa das soluções express e procedemos à emissão de um orçamento onde são descriminados, todos os documentos e políticas que serão produzidos pela DPO OFFICE.
Junto com o orçamento é enviada uma referência Multibanco para, caso concorde com os valores apresentados, proceder ao pagamento. O pagamento, será entendido como sendo a confirmação do contrato e a aceitação das condições descritas no orçamento.
Após a confirmação do pagamento, receberá, no prazo máximo de 15 dias úteis, por e-mail ou via CTT caso opte por este meio de expedição, toda a documentação produzida e dará início o tempo de contagem para o uso das horas de consultoria oferecidas.
O facto de preencher o questionário de avaliação prévia traz-me alguma obrigação?
Não. Ao preencher o questionário não fica obrigado a fazer nenhum tipo de transação comercial com a DPO OFFICE.
Ao adquirir uma Solução Express vou receber horas de consultoria e documentos. Para que servem esses documentos?
Os documentos enviados servem para constituir o dossier de Conformidade e podem ser partilhados, entre outros, com as Autoridades de Controlo, incluindo a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). Estas Políticas, Procedimentos e Cláusulas Modelo não constituem, de per si, aconselhamento jurídico. A sua utilização deverá sempre levar em consideração os aspetos específicos de cada organização, não dispensa, ou pode não dispensar, aconselhamento especializado, que se recomenda, de modo a que sejam atendidas as adaptações específicas.
Os documentos adaptados à sua organização, serão um instrumento muito útil e importante para poder operacionalizar o RGPD.
Contratei uma Solução Express. Que documentos vou receber?
Para além de uma série de documentos de apoio, guias e manuais que são comuns a todas as Soluções Express, receberá:
Com a Solução Express I
- Avaliação da preparação do RGPD
- Política de proteção de dados pessoais
- Política de proteção de dados pessoais dos funcionários
- Consentimento dos trabalhadores
- Diretrizes para inventário de dados e mapeamento de atividades de tratamento
- Apêndice Inventário de Atividades de Tratamento
- Acordo de tratamento de dados com entidade externa
Com a Solução Express II
Para além de todos os documentos da Solução Express I também recebe:
- Política de privacidade dos funcionários
- Registo de Políticas de Privacidade
- Política de conservação de dados
- Apêndice Programa de Conservação de Dados
- Formulário de consentimento do titular dos dados
- Formulário de retirada do consentimento do titular
- Procedimento de resposta a uma violação de segurança de dados
- Registo de Violação de Segurança dos dados
- Questionário de conformidade com o RGPD para entidade externa
Com a Solução Express III
Para além de todos os documentos das Solução Express I e II também recebe:
- Política de privacidade para sites
- Política de cookies para sites
- Procedimento para pedido de acesso do titular dos dados
- Formulário de pedido de acesso do titular dos dados
- Formulário de comunicação com o titular dos dados
- Formulário de notificção de violação de segurança de dados à autoridade de controlo
- Formulário de notificação de violação de segurança de dados aos titulares dos dados
- Política de segurança de TI
- Política de classificação de informações
- Procedimentos de segurança do departamento de TI
- Política de dispositivos móveis e teletrabalho
- Política de ecrã e área de trabalho limpas
Todos os documentos são personalizados para a sua organização.
Preciso de uma ferramenta que não se encontra na Solução Express que adquiri, posso adquiri-la separadamente?
A pedido do próprio cliente ou com base nas informações recolhidas através do questionário de pré-avaliação de conformidade, produzimos, com um pequeno custo adicional, alguns documentos que não se encontrem incluídos na Solução Express escolhida (por exemplo Política BYOD, Procedimento de transferência transfronteiriça de dados pessoais, etc.). Quando os documentos adicionais forem propostos pela DPO OFFICE, o cliente não é obrigado a adquirir esses documentos adicionais.
E se tiver dúvidas na implementação/aplicação/uso de um ou mais dos documentos produzidos?
Consoante o enquadramento final do cliente numa das Soluções Express, beneficiará de horas gratuítas de consultoria, apenas sobre assuntos relacionados com o RGPD, as quais poderão ser utilizadas durante 1 ano a contar da data de emissão da nossa fatura.
Na Solução Express I são oferecidas duas horas, na Solução Express II são oferecidas três horas e na Solução Express III são oferecidas quatro horas.
Como são usadas as horas de consultoria?
Cada hora de consultoria está dividida em 4 unidades de tempo de 15 minutos cada. Estas unidades de tempo são indivisíveis e serão sempre arredondadas à unidade seguinte. Por exemplo, se forem consumidos 12 minutos de consultoria, será considerada gasta 1 unidade de tempo. Se forem consumidos 18 minutos de consultoria, serão consideradas gastas 2 unidades de tempo e assim sucessivamente.
A consultoria será prestada, preferencialmente, por email. No entanto, nos casos em que consideremos isso necessário, poderemos telefonar ao cliente em vez de responder ao email. Se o cliente pretender, podemos, ainda, agendar reuniões que terão lugar nas nossa instalações em Idanha-a-Nova. As reuniões presenciais implicam, sempre, o consumo de pelo menos duas unidades de tempo.
Caso seja necessário atualizar algum computador, a DPO OFFICE presta serviços de informática?
Não, o nosso negócio é a consultoria.
O cliente tem total liberdade de escolha para implementar as nossas recomendações sobre o parque informático da empresa com o seu fornecedor atual desses serviços. No entanto, caso o cliente assim o solicite, poderemos com a AMMSOFTWARE, empresa do Grupo ScriptoFactor.
De que depende o enquadramento da minha empresa numa Solução Express?
O enquadramento é feito através do estudo das respostas dadas ao questionário preliminar
O enquadramento da empresa numa Solução Express depende de fatores como o setor de atividade, o número de trabalhadores, a forma como é estabelecida a comunicação com os gabinetes de contabilidade, o número de computadores, se existem sistemas de videovigilância ou GPS, se a empresa se encontra na posse de dados biométricos e/ou saúde, etc.
Ainda não passou um ano e já esgotei as horas de consultoria. E agora?
Esgotadas as horas de consultoria incluídas, poderão ser solicitadas mais horas telefonicamente ou através de email.
O valor destas horas adicionais estará sempre sujeito a acordo prévio entre as partes antes de procedermos à faturação.
O RGPD veio para ficar e eu gosto de me sentir tranquilo. Posso renovar as horas de consultoria por mais um ano?.
Mesmo que não existam alterações legislativas, poderemos entrar em contacto para orçamentar a renovação das horas de consultoria e das revisões/alterações aos documentos produzidos que se tornem necessárias. No caso da renovação do serviço por mais um ano, a mesma terá em linha de conta o crescimento do cliente, as novas atividades e serviços prestados pelo cliente, mudanças nos regulamentos, etc.
O cliente pode aceitar ou rejeitar a renovação, sem qualquer penalização, pois não existe nenhum tipo de fidelização.
Quando contratei os serviços, a minha empresa não tinha um site. Agora, criei um site. O que é necessário fazer?
Estamos sempre disponíveis para fazer o acompanhamento necessário, ao melhor preço, para que a sua empresa se mantenha em conformidade com o RGPD.
Numa situação como esta, ou qualquer outra que amerite uma atualização dos procedimentos e/ou documentos para a conformidadade com o RGPD, basta que nos contacte por telefone ou email.
A DPO OFFICE avisa-me se existir alguma nova obrigação legal sobre a proteção de dados pessoais?
Não. Mas atraves de um contacto feito pelo próprio cliente, será informado sempre que exista uma alteração legislativa relacionada com o RGPD.
A Nossa Solução 360º para as Micro e Pequenas Empresas
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da EU é transversal às áreas de atuação de todas as empresas e/ou entidades publicas ou privadas. Dependendo do volume, sensibilidade e tipos de dados tratados, poderá não vir a ser possível a aplicação, na sua empresa/entidade, de nenhum dos nossos Serviços Express.
Para as situações onde se torna necessária a aplicação de uma solução com requisitos mais apertados, que podem incluir a obrigatoriedade de a sua empresa/entidade ter um Data Protection Officer (DPO) ou Encarregado de Proteção de Dados (EPD), a DPO OFFICE disponibiliza uma oferta integrada, com competências multidisciplinares nas áreas da privacidade e cibersegurança, segurança da informação, legal e governance, que inclui a vertente operacional, para permitir a adaptação inicial ao RGPD e a sua continuidade, seja na realização das auditorias periódicas, seja na disponibilização de serviços de DPO com base numa avença.
A duração do projeto irá sempre depender da complexidade da atividade da empresa, do volume e variedade de dados pessoais utilizados nas suas operações, do estado de maturidade da empresa em termos organizacionais, da adequabilidade e flexibilidade dos sistemas de informação e da disponibilidade de todos os intervenientes.
Terminado o projeto, as empresas terão que garantir a continuidade da conformidade com o RGPD. Para o efeito, deverão ser efetuadas periodicamente auditorias para avaliar o estado de conformidade na atividade da empresa. Surgirão necessidades de adaptação dos processos e procedimentos devido a novas necessidades do negócio as quais deverão ter sempre como princípios a "Privacy by Design" e a "Privacy by Default". Serão efetuadas, regularmente, ações de formação e sensibilização, devidamente documentadas, para toda a organização. O processo de continuidade deverá ser sempre tratado como sendo um processo de melhoria contínua, medindo, avaliando e implementando. Não sendo obrigatório para todas as organizações, a presença de um encarregado pela proteção dos dados (DPO) pode ser o garante de que o RGPD continuará presente em todas as ações das organizações na continuidade.