A Câmara Municipal da Marinha Grande adquiriu a equipamentos de digitalização com software de gestão de arquivo normalizado e gestão do dossier digital, para desmaterialização de processos da autarquia.
Com esta medida, pretende-se promover o trabalho cooperativo entre todos os intervenientes, reforçando a identidade e as dinâmicas locais, no desenvolvimento dos projetos municipais e dos serviços de apoio às populações. A digitalização e desmaterialização é um processo que consiste na conversão de um suporte físico de dados e/ou informação para um suporte em formato digital.
Para a presidente da Câmara Municipal, Cidália Ferreira, “hoje demos um importante e decisivo passo a caminho da total desmaterialização dos serviços municipais. Com a instalação de várias digitalizadoras de grandes formatos, num investimento total de mais de 170 mil euros, dá-se agora início à fase de digitalização de todos os documentos de grandes formatos, preparando-se assim o caminho para se eliminar a utilização do papel de forma diária dos serviços do Município da Marinha Grande”.
Cidália Ferreira acrescenta acredita “que o caminho que estamos a iniciar fará com que a breve trecho os munícipes possam entregar projetos na Câmara Municipal de forma informática, tratando-se assim de um passo fundamental para tornar a Câmara Municipal mais eficiente e mais sustentável em termos ambientais”.
Para além deste facto, esta segunda-feira, 16 de setembro, “tivemos a formação para todos os vereadores na plataforma wiremeeting, um programa de gestão de reuniões de câmara e assembleia municipal. Esta é mais uma medida que nos ajudará na evolução para um Município moderno, digital e inteligente”, conclui.
A gestão integrada de desmaterialização de documentos tem como objetivo a simplificação e otimização do trabalho, procurando ir ao encontro das necessidades do Município e dos munícipes, facilitando os requerentes, tratando a informação em formato digital e economizando meios.
Suprime o papel e reduz a necessidade de impressão, elimina o transporte de documentos em suporte físico e reduz o espaço em arquivo. Suportará a gestão de todo o ciclo de vida da documentação durante a fase de vida dos documentos permitindo definir os prazos de retenção da documentação assim como definir quais os destinos finais quando são ultrapassados os prazos de retenção da documentação, procedendo-se assim facilmente à eliminação ou transferência da documentação.
Implementada de forma transversal a toda a organização e integrando os canais e fluxos de informação existentes a solução de desmaterialização de processos, promove a articulação e cooperação entre as diversas áreas da gestão, funcionando como repositório de documentos do restante sistema de informação da organização, apoiando todas as atividades do município permitindo reunir, num só local, todos os fluxos de tramitação, informação e documentos dispersos em diferentes soluções, assegurando a sua gestão integrada e eficaz, promovendo a sua eficiência interna.
Projeto cofinanciado pelo Programa Operacional Regional Centro 2020, Portugal 2020 e União EUROPEIA, através do Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, no âmbito da candidatura Educa@CIMRL & Cloud@CIMRL.