Guias Práticos | Como melhorar a produtividade da sua equipa remota - NOS
Cada vez mais empresas optam por construir uma equipa remota pelo facto de lhes permitir contratar profissionais que se enquadrem melhor nas suas políticas, independentemente da cidade ou do país onde vivem. Para além disso, uma equipa remota traduz-se em menos custos - não necessitando de um escritório, por exemplo. Contudo, existem alguns truques para garantir a maior produtividade possível desta sua equipa.
Mais do que nunca a comunicação torna-se fulcral ao bom funcionamento da empresa. É importante conseguir passar tarefas claramente e estar atento às melhores ferramentas para o efeito. Se o recado for longo é preferível comunicar via Skype, enquanto que se a mensagem for mais curta pode perfeitamente ser transmitida via e-mail.
Crie uma box
Todos os projetos e todos os materiais - desde ficheiros a softwares - devem estar disponíveis a toda a equipa, facilitando a sua consulta. Se somente um membro da equipa tiver determinado ficheiro, a equipa terá de esperar que ele se encontre online para lhes fornecer o que precisam, diminuindo consideravelmente a sua produtividade. A solução? Serviços como o Google Drive, a Dropbox, e a NOS Web Pro (que inclui base de dados, e-mail profissional, criação de site, entre outros elementos fundamentais à sua empresa).
Certamente alguns dos seus colegas terão sido contratados para desempenhar uma tarefa específica, como tratar do marketing das redes sociais ou escrever artigos para o seu site. É fundamental que eles se sintam à vontade para experimentar e melhorar os seus procedimentos de trabalho sempre que possível, sabendo que você confia neles. Claro que deve ter reuniões de modo a ficar a par do que se passa mas deve fazê-los compreender que eles são os responsáveis por determinada tarefa e que não é preciso confirmarem consigo cada vez que têm uma nova ideia, por exemplo.
Controle o quanto trabalham
Pode parecer contraditório com o que mencionámos acima mas é necessário compreender que as equipas remotas tendem a trabalhar demasiado, especialmente pelo facto de muitas vezes trabalharem dentro de casa e não possuírem um horário rígido. Use as suas chamadas ocasionais para perceber como está a sua vida pessoal e, se detetar demasiado stress ou trabalho excessivo, incentive a umas férias ou alguns dias de descanso. Se a saúde mental e física da sua equipa não estiverem no melhor, o seu trabalho irá sofrer, prejudicando ambos os lados.
Mantenha-os concentrados
Pode ser útil oferecer à sua equipa algumas dicas de como optimizar o seu dia-a-dia. Por exemplo, o ideal é ter somente duas ou três tarefas por dia, e desligar as notificações do e-mail e das redes sociais, de forma a evitar distrações.
Incentive comunicação interna
Imagine que um dos seus funcionários tem um problema e você está indisponível. Deve incentivar a equipa a comunicar entre ela, criando um ambiente de amizade onde cada membro sabe que pode contar com os restantes sempre que ocorrer algum imprevisto. Imagine que um dos seus funcionários percebe bastante de informática. Se outro tiver um problema com o computador, pode pedir-lhe que fale com o colega de modo a resolver o problema. Com as redes sociais criar um chat de grupo nunca foi tão fácil e, acredite, pode ajudá-lo bastante.
Ainda que as equipas remotas tenham normalmente a capacidade de resolver imprevistos e vontade de trabalhar, até em excesso, é fundamental que não os perca de vista e consiga compreender, mesmo à distância, que membros estão a passar por problemas ou quem está a escolher um método de trabalho que pode não ser tão produtivo quanto pensa. No final, tudo depende da sua liderança.