Há muito que a desmaterialização das faturas da sua empresa era anunciada. Esta desmaterialização de documentos fiscalmente relevantes será agora reforçada com a obrigatoriedade da assinatura digital qualificada. Sim, a inclusão desta assinatura será obrigatória, ainda que de forma gradual, para as empresas que pretendam enviar os documentos em formato digital.
A assinatura eletrónica qualificada é uma assinatura digital com identificação única, que será emitida por um Prestador Qualificado de Serviços de Confiança (PQSC) e que lhe irá permitir, quando rececionar a fatura, reconhecer a empresa responsável pela sua emissão, garantindo assim a autenticidade e a integridade do conteúdo da mesma.
Esta assinatura ou selo, caso se trate de pessoa ou empresa, não só irá contribuir para a otimização dos processos administrativos da sua empresa como também, à semelhança do que tem sido privilegiado por parte da UWU Solutions, permitir-lhe-á contribuir para a sustentabilidade ambiental.
Agora a sua empresa detém todas as condições para usufruir da nossa solução UWU Go em pleno!
Repare que uma fatura em PDF, por si só, não é uma fatura eletrónica. No fim de contas, convém clarificar algumas questões:
No que consiste a fatura eletrónica?
A fatura eletrónica é uma fatura muito semelhante a uma fatura tradicional que é emitida até aos dias de hoje, contudo, é transmitida em formato eletrónico.
Para que uma fatura enviada em formato digital (PDF) seja aceite como fatura eletrónica, o conteúdo do documento deve ser autenticado através de um selo eletrónico qualificado, no caso de empresas ou uma assinatura eletrónica, no caso de pessoas singulares.
Qual a diferença entre Assinatura Qualificada e o Selo Qualificado?
A fatura eletrónica é uma fatura muito semelhante a uma fatura tradicional que é emitida até aos dias de hoje, contudo, é transmitida em formato eletrónico.
Para que uma fatura enviada em formato digital (PDF) seja aceite como fatura eletrónica, o conteúdo do documento deve ser autenticado através de um selo eletrónico qualificado, no caso de empresas ou uma assinatura eletrónica, no caso de pessoas singulares.
Quais são os documentos fiscalmente relevantes?
A lei refere-se às faturas e aos documentos fiscalmente relevantes tais como faturas, recibos, guias de transporte enviados por e-mail ou via eletrónica.
O que tenho de fazer para que as faturas da minha empresa contenham este tipo de assinatura digital?
É necessário que valide, com o seu fornecedor do software de faturação, se o mesmo tem integração com algum dos PQSC nacionais ou com o SAFE - Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas, de forma a poder assinar as faturas. Se a resposta for positiva, é inserida nas suas faturas uma assinatura digital que permitirá o reconhecimento automático e legal da assinatura. Após esta integração será possível enviar faturas eletronicamente.
A sua empresa encontra-se abrangida?
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:
Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em substituição do uso do papel;
Empresas que emitam faturas eletrónicas que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública.
Mas afinal o que é uma Fatura Eletrónica EDI?
A Diretiva 2014/55/EU define fatura eletrónica como sendo “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida em formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico”.A faturação eletrónica EDI (Electronic Data Interchange) impõe que a fatura seja usada de acordo com uma estrutura standard, que irá permitir aos destinatários integrarem documentos automaticamente sem ser necessário a introdução manual do documento. Na prática isto significa que, junto com a Fatura Eletrónica assinada digitalmente como indicámos anteriormente, é enviado também um ficheiro XML, semelhante ao ficheiro SAFT-T, que permite a comunicação eletrónica e automática entre o software de faturação do emissor e recetor do documento em questão.O uso de um sistema EDI é obrigatório apenas para as empresas que emitem faturas para entidades públicas e grandes empresas.
Como validar a assinatura e quais as consequências na sua ausência?
A validação da fatura pode ser feita através do Acrobat Reader, através de Painéis de navegação – Assinaturas. No painel a assinatura deverá constar como válida.
Para efeitos de validade fiscal, só com esta confirmação de assinatura, é que se torna viável a dedução do IVA, se for possível tendo em conta o regime de IVA vigente da empresa.
Algumas das vantagens que fará a sua empresa beneficiar desta inovação!
Minimiza custos - Através da dispensa de impressão em formato físico de faturas para efeitos de emissão e envio aos seus clientes e da ausência da necessidade de arquivo físico.
Rapidez - Com a flexibilidade e a velocidade na propagação da informação entre utilizadores, permite-lhe aceder à informação em qualquer lugar a qualquer hora. Tornar-se-á mais prático e eficaz, aumentando a competitividade e por sua vez a satisfação dos seus clientes.
Combate a fraude fiscal - A autenticação de faturas eletronicamente permite um nível de segurança para a sua empresa bastante superior, eliminando o risco de ocorrência de erros ou falhas cometidas por nós mesmos.
Sustentabilidade Ambiental - Irá diminuir a procura e utilização excessiva dos recursos naturais.
Para além das vantagens acima apresentadas, eliminar o processo meramente administrativo de envio de faturas, que qualquer empresa tem de fazer, é sinónimo de concentrar a atenção naquilo que cria valor para o seu negócio. Ou seja, o Core Business da sua empresa.
O valor da sua empresa assenta na simplificação de processos. Não se esqueça, acelere a transformação digital da sua empresa com a UWU Go e, caso surja alguma dúvida, contacte-nos.
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