Academia, 02.05.2022 às 08:52
No âmbito do consórcio UNorte.pt, parceria entre os Serviços de Ação Social (SAS) das Universidades, do Minho (UMinho), do Porto (UPorto) e de Trás-os-Montes e Alto Douro (UTAD), as instituições concluíram a "INICIATIVA 2 - Melhoria Contínua e Auditoria Interna Partilhada", um processo desenvolvido ao longo de sete meses e que envolveu mais de 30 pessoas em mais de 40 sessões de trabalho, resultando na execução de 10 manuais e mais de 20 procedimentos levantados, melhorados e uniformizados.
A iniciativa surgiu no âmbito da operação "C03+ Capacitação Organizacional dos SAS" que visa não só modernizar os SAS e compilar as boas práticas existentes em cada Serviço, no sentido da uniformização de procedimentos, mas também prepará-los para que no futuro sejam aproveitadas sinergias na gestão diária dos Serviços.
O projeto de "Melhoria Contínua e Auditoria interna Partilhada" aplicado às áreas do alojamento, bolsas, alimentação, desporto e saúde, ficou concluído no passado dia 14 de março, numa sessão que juntou os dirigentes e responsáveis de cada uma das áreas das três instituições, bem como da empresa de consultoria - Kaizen Institute Portugal, ação durante a qual foram apresentados os resultados e conclusões do trabalho desenvolvido, nomeadamente, as melhorias dos processos realizadas nas áreas core e os procedimentos de controlo, bem como a apresentação do modelo do Plano e Relatório de Verificação/auditoria interna e respetivas checklists.
O projeto teve como objetivos, segundo a responsável do Gabinete de Estudos e Projetos dos SASUM, Susana Silva, "assegurar a criação de um contexto que promova a melhoria contínua entre os três SAS", perfilando o alinhamento dos processos com as boas práticas de cada Serviço e melhores práticas internacionais, potenciando a sua eficiência; uniformizando os procedimentos de controlo interno desenvolvidos, no sentido de estabelecer um modelo de controlo interno adequado à gestão dos processos core e respetivos riscos, e revendo o manual de controlo interno a aplicar às três organizações; visou ainda desenhar a visão futura para o processo de verificação interna integrada (modelo de Auditoria Interna) e criar os mecanismos necessários à concretização do modelo de verificação interna, bem como implementar o modelo de verificação interna através de sessões de formação/comunicação e realização de uma verificação interna piloto de acordo com metodologia e templates definidos.
O projeto foi dividido em quatro etapas: levantamento e análise de GAP, revisão dos processos e procedimentos de controlo interno; desenho do modelo de auditoria interna; e apoio na implementação do modelo de auditoria interna (realização de uma auditoria/verificação interna piloto). A última fase, culminou com a realização de uma auditoria/verificação interna, que encerrou o projeto, tendo sido realizada presencialmente em 2 de março, nos SASUM, pelas restantes instituições, às áreas core – Bolsas, Alojamento, Alimentação, Saúde e Desporto.