David Kamen, da Ernst & Young, disse que a empresa oferece programas de locais de trabalho flexíveis aos seus funcionários há quase uma década. A empresa tem uma enorme quantidade de dados que são usados para registrar a presença diária no escritório, onde as pessoas gostam de se reunir, e a duração de tempo que permanecem lá, e atualiza suas ofertas com base nessas descobertas. Mas os dados coletados antes da COVID-19 podem não prever com precisão como será o uso do escritório daqui para frente. A equipe ainda está acompanhando o uso onde possível, mas está começando a pensar sobre como usar os dados e a tecnologia de outra forma.
Muitas empresas estão usando a tecnologia para melhorar a experiência do escritório. A Microsoft, por exemplo, criou um aplicativo chamado My Hub, que inclui tecnologias da Microsoft e aplicativos de terceiros, para auxiliar os funcionários da Microsoft desde o momento em que acordam de manhã, no momento em que chegam ao escritório até o momento em que voltam para casa.
Como Michael Ford explicou, se as pessoas querem dirigir seu próprio carro para o trabalho, o My Hub oferece estacionamento inteligente quando chegam ao campus. Se eles preferem usar o transporte público, o aplicativo informa o melhor momento para pegar o ônibus. Eles podem pedir alimentos antecipadamente, para que não precisem esperar na fila, assim como reservar espaços de trabalho com base em suas necessidades ou preferências. O objetivo da Microsoft é oferecer aos funcionários a melhor experiência possível, para que sintam que têm a flexibilidade de que precisam para serem criativos e inovadores.
A WeWork também incorporou mais soluções tecnológicas para melhorar suas ofertas de produtos e a flexibilidade. Com o WeWork All Access, os membros podem acessar centenas de espaços da WeWork em 150 cidades sempre que quiserem, onde quer que estejam. Os indivíduos podem pagar uma associação mensal para reservar espaço diretamente de seu telefone e trabalhar em diferentes espaços. Empresas maiores também podem pagar para seus funcionários trabalharem em qualquer espaço da WeWork, podendo ser o mais próximo de casa para evitar o deslocamento ou em todo o mundo se estiverem viajando a negócios.
O All Access foi amplamente adotado por empresas que querem oferecer um lugar onde seus funcionários possam trabalhar. Os escritórios corporativos podem estar fechados, mas os funcionários talvez não tenham um lugar ideal para trabalhar em casa. Talvez morem em um apartamento pequeno, sem espaço de trabalho, conciliem responsabilidades familiares ou sejam incomodados com distrações causadas por colegas de quarto. Ainda assim, querem um lugar onde possam se concentrar e ser produtivos. O All Access tornou-se uma ótima solução para muitas pessoas.
Para obter ainda mais flexibilidade, o WeWork On Demand é um aplicativo pelo qual as pessoas podem adquirir espaço para trabalhar por hora, dia, semana ou mês, mesmo que não sejam membros da WeWork. Atualmente, ele está disponível em 11 cidades e 160 locais da WeWork nos EUA.
Não há uma solução única para todos. E na WeWork, Sandeep Mathrani tem observado as empresas adotando muitas abordagens diferentes. Algumas empresas estão efetivamente buscando maneiras de reduzir a densidade de seus layouts de escritórios. Outras grandes corporações abriram mão totalmente de uma sede central e adotaram o modelo de distribuição radial. As empresas de tecnologia mais jovens, por outro lado, reconhecem o valor da convivência e sabem como a colaboração impulsiona a inovação. As empresas de tecnologia estão aproveitando espaços flexíveis e voltando para o escritório, ficando à frente da concorrência e assegurando a inovação.
Muitas pessoas não vão ao escritório apenas para trabalhar, vão para colaborar e socializar. Embora o impacto de longo prazo do trabalho em casa ainda seja desconhecido, muitas pessoas estão se sentindo isoladas e sobrecarregadas. Os escritórios podem estar fechados para reduzir a exposição à COVID-19, mas muitas pessoas ainda estão indo a bares, academias e restaurantes e contraindo o vírus. Um local de trabalho que prioriza a saúde e a segurança pode ajudar os funcionários a se sentirem menos isolados e mais conectados.