Faça avançar o seu projeto melhorando a produtividade – Paulo Matos
Tem excelentes ideias, é muito bom a estabelecer contactos, construiu um plano de negócio mas tudo parece mais difícil quando chega o momento de concretizar? Muitos empreendedores sentem que, por mais que se esforcem, os seus negócios parecem não se desenvolver ao ritmo esperado. O problema pode ser a produtividade.
Ao tornar-se empreendedor aceitou a responsabilidade de fazer andar para a frente o negócio. O principal propósito dos seus dias de trabalho passou a ser executar o plano em que acredita, para que o projeto se desenvolva de acordo com o esperado. Ao contrário de um empregado por contra de outrem, não pode culpar o patrão pelas condições do local onde trabalha, pelos horários, pelos colaboradores ou até pela temperatura ambiente. Então, se está a trabalhar como e com quem quer, por que é que os seus dias continuam a não render tanto quanto seria de esperar? Veja se as suas dificuldades coincidem com estas confissões de empreendedores e o que pode fazer para começar a sentir-se mais capaz de cumprir objectivos.
"Ainda não uso uma lista de tarefas"
Quase toda a gente tem uma agenda na qual aponta os seus compromissos para cada dia. O problema é que ter uma agenda não chega. É preciso criar o hábito de anotar todas as tarefas e de riscá-las depois de executadas. Ao fim de algum tempo, começa-se a ganhar o gosto de chegar ao fim do dia com uma grande quantidade de ricos e rabiscos. Hoje em dia, até há agendas electrónicas e aplicações de produtividade (veja por exemplo o Any.do) que permitem riscar as tarefas realizadas. Por isso, tome já nota desta tarefa: encontrar agenda e começar a riscar tarefas.
Outro aspecto relativo às agendas é que deve tentar agrupar as suas tarefas por áreas, por exemplo, juntar todas as que são feitas na rua, todas as que são feitas com uma dada pessoa ou todas as que são feitas ao telefone. A sua agenda também deve permitir este tipo de organização.
"Como o meu horário é flexível, durmo até mais tarde"
Tirar partido de um horário flexível é inteligente e pode ser óptimo para a sua produtividade. Se é uma daquelas pessoas que produzem mais à noite, não há nada de errado em levantar-se mais tarde. Mas se o seu período do dia mais produtivo é a manhã, pense na hipótese de aproveitá-lo melhor levantando-se um pouco mais cedo. Em Portugal, está a aumentar o número de pessoas que se levantam entre as 5 e as 6 da manhã, nomeadamente para fazer desporto antes de começar o dia. Este hábito permite pôr o corpo e cérebro a funcionar, ficando ainda com muitas horas para aproveitar bem a manhã.
«A primeira coisa que faço é tomar um café com a equipa»
"Verifico o e-mail frequentemente para não me escapar nada"
Verificar o e-mail é uma tentação. Quem sabe que boas notícias podem chegar a qualquer momento? Mas a verdade é que, quer os leia agora ou ao final do dia, os seus e-mail continuarão a ser os mesmos. Há tantas coisas para fazer, para quê gastar o seu tempo a entrar no e-mail 20 vezes por dia? Consulte-o uma vez ao final da manhã, feche-o e volte a consultá-lo apenas ao final do dia, durante um período de tempo previamente programado. Se a meio de algo que está a fazer se lembrar de repente de um e-mail que tem de enviar, tome nota na lista de tarefas.
"A minha mãe/namorada liga-me sempre que tem saudades"
Sim, as relações interpessoais são de valorizar, mas se quer mesmo ter tempo para desenvolver um negócio vai ter de convencer as pessoas que lhe ligam a meio do dia de que os seus horários têm de ser respeitados. Se trabalha num escritório em casa, é possível que as pessoas não tenham a noção exacta de que o que está a fazer é realmente trabalho importante. Uma conversa sincera pode ser a solução para que se apercebam que podem contribuir para o seu sucesso se ligarem apenas em horários pré-determinados. Pode ser necessário não atender algumas chamadas até que o hábito esteja implementado. Coragem!
"Só espreito o facebook de vez em quando"
Se há assunto que requer os seus mais altos padrões de auto-exigência, é o das distracções online. O problema não são os 5 minutos que passou no facebook esta manhã. O problema é que aquilo que pensa que são 5 minutos podem na realidade ter sido 15, ou mais. E o mais grave é que o seu cérebro adora viciar-se nessas interrupções. De tal maneira que, mesmo quando estiver concentrado numa tarefa, vai dar consigo a pensar que bem que lhe sabia dar uma espreitadela nas redes sociais. Para interromper o hábito, pode recorrer a uma das muitas aplicações que já existem, por exemplo o Concentrate, o Stayfocusd ou o Anti-social.
"Às vezes não sei o que fazer a seguir"
Por vezes a sua lista de afazeres está tão cheia que se torna muito difícil saber que passo tomar a seguir. Há tarefas que não podem ser continuadas sem obter resposta de outras pessoas, outras que exigem um investimento de tempo considerável e outras ainda que não apetece nada fazer. Quando se sentir tentado em desistir, pode usar a "regra dos dois minutos" sugerida por David Allen, autor de Getting Things Done. Basta saber que se há na sua lista coisas que pode resolver em dois minutos, essas são para fazer imediatamente, de preferência começando pelas que não lhe apetece fazer. Dessa forma desimpede a sua agenda e torna-se mais fácil estabelecer prioridades para as restantes tarefas.
"Perco muito tempo em reuniões"
As reuniões são autênticos sorvedores de tempo, simplesmente porque existe o hábito de conversar sobre assuntos que não são o objectivo do encontro. Quando marcar uma reunião, certifique-se de que deixa bem claro não apenas a hora de início da mesma, mas também a hora de término e os pontos a serem discutidos. Durante a reunião, não permita que a conversa se desvie dos tópicos a abordar. Sempre que possível, combine reuniões por Skype em vez de perder tempo com deslocações.
"Sinto que muitas das minhas ideias ficam no ar"
Grande parte das ideias mais criativas que temos surgem nos momentos de maior descontracção. É por isso que nos escritórios dos criativos há tantas vezes zonas de convívio e lazer. É também por isso que os criativos são ensinados a trazer sempre consigo algo que lhes permita anotar (escrevendo ou desenhando) as suas ideias. Siga os conselhos dos criativos e tenha um quadro no escritório ou um bloco de notas que possa levar para todo o lado (o Evernote também pode ser útil). Habituar-se a estar atento sempre que, no meio de uma conversa, alguém dá uma sugestão, ou lhe surge uma ideia, tomando nota de imediato.
"Preciso de me manter informado"
Claro que manter-se informado é imprescindível, mas há que ter cuidado para que a informação não lhe tome demasiado tempo. Experimente usar um serviço que reúna toda a informação sobre os temas que lhe interessam, como por exemplo o Feedly. E pense se em vez de ouvir as notícias todos os dias (muitas delas repetidas à exaustão) não será mais importante ler um livro ou ouvir um audiobook.
Se ainda não consegue perceber para onde está a ir o seu tempo, experimente, durante alguns dias, tomar nota de tudo o que faz e quanto tempo gasta com cada tarefa. As conclusões vão ajudá-lo a perceber como chegar ao final do dia com a sua lista de tarefas limpa e a sensação do dever cumprido.