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Para obter melhores resultados em Reuniões, tal como em tudo o resto, é necessário trabalho. Isto significa notificar os participantes antecipadamente, comunicar-lhes a agenda, estabelecer objectivos. Durante a reunião deverá ter um papel condutor, verificando em cada assunto se o objectivo está atingido. É necessário tomar notas para que possa fazer a acta depois.
Primeiro que tudo há que estabelecer a agenda. Que assuntos vão ser discutidos e por que ordem. Comece com um simples. Deixe espaço no fim para outros assuntos que queiram discutir. Assim, para além de dar formalmente espaço para outras preocupações que os condóminos tenham, também pode usar como argumento para voltar ao assunto em discussão sempre que a assembleia se disperse.
Para cada assunto estabeleça objectivos. É essencial que os objectivos sejam claros para que possa concluir quando estes foram atingidos e passar ao assunto seguinte. Embora possa parecer um preciosismo, convém reflectir um pouco sobre o que se pretende. Veja por exemplo, o assunto o pintar o Prédio: o objectivo pode ser decidir quando, ou o que será pintado ou como será financiado, ou todos os objectivos referidos atrás.
Comunicar antecipadamente os objectivos também ajuda a aumentar a produtividade da reunião.
Para o ajudar a conduzir a reunião, escreva num papel os assuntos e respectivos objectivos, assim como questões que queira colocar. Deixa espaço para as suas notas. Esta "cábula", assim preparada, também o pode ajudar a fazer a Acta.
A seguir notifique os Condóminos, não esquecendo os não residentes. Veja as moradas e/ou endereços de email na folha de cálculo, em Contactos. Na páginas convocatória e convocatória individual pode encontrar exemplos de convocatórias.
Em alguns Países a lei define o tempo mínimo de aviso que se deve dar aos Condóminos. Também pode ditar o uso de Correio Registado.
Peça a assinatura dos presentes. Traga uma lista das fracções e respectivos donos para estes assinarem. Têm um exemplo para este efeito em Folha de Presença.
Durante a reunião, tenha um papel condutor, seguindo a ordem de trabalhos e perseguindo os objectivos de cada assunto. Tome notas.
Finalmente, pegue nas suas notas e escreva a Acta. Deve faze-lo logo depois, enquanto a informação ainda está fresca na memória de todos, incluindo a sua. Depois de concluída peça a todos os participantes que assinem. Saiba mais
Condóminos ausentes
Os condóminos que não compareceram à reunião deverão ser informados das deliberações da Assembleia. Segundo o artigo 1432º do Codigo Civil Português, estes deverão ser informados das deliberações por carta registada com aviso de recepção no prazo de 30 dias.
A legislação Portuguesa determina que os condóminos sejam convocados com 10 dias de antecedência, por Carta Registada ou por aviso convocatório com apresentação de um comprovativo assinado pelo condómino.
1) Com pelo menos 20 dias de antecedência, convocar todos os condóminos por meio de carta colocada directamente nas suas caixas de correio. Na carta segue, juntamente com a convocatória, um recibo de aviso ao qual é pedido ao condómino que assine e deposite na caixa do administrador.
Nota: Segundo o mesmo artigo, as deliberações têm de ser comunicadas por carta registada com aviso de recepção a todos os condóminos ausentes, no prazo de 30 dias.