"Tínhamos um software sem actualização com o ambiente externo, nomeadamente com as novas tecnologias e as novas formas de contacto com os clientes, isto é, tínhamos um software à medida, mas que estava parado no tempo. Temos perspectivas de internacionalização e queremos socorrer-nos do know-how da PRIMAVERA para darmos esse passo, a escolha da PRIMAVERA se deveu à permanente actualização dos seus produtos e à sua integração com as actualizações tecnológicas internacionais"
A necessidade de dotar a Exposalão de uma solução moderna que possibilitasse agilizar e controlar eficazmente todo o processo de gestão de clientes e de eventos, assim como, o desafio da internacionalização da instituição, motivaram a adopção de um novo sistema de gestão.
O responsável financeiro descreve ainda a existência de algumas barreiras na área de projectos com "problemas na execução de mapas e dificuldades na leitura da informação desses mesmos mapas".
A política de expansão da PRIMAVERA BSS bem como a sua crescente presença em mercados estratégicos internacionais foram factores decisivos na escolha da solução PRIMAVERA. Depois de analisar detalhadamente todas as ofertas existentes no mercado, Miguel Ascenso foi peremptório: "temos perspectivas de internacionalização e queremos socorrer-nos do know-how da PRIMAVERA para darmos esse passo". O director financeiro da Exposalão refere ainda que a escolha da PRIMAVERA se deveu "à permanente actualização dos seus produtos e à sua integração com as actualizações tecnológicas internacionais".
"Um mês após o fim do processo de implementação o cliente já estava totalmente independente!", é assim que Tiago Santos, responsável SI da Trigenius, Premium Partner PRIMAVERA, resume o trabalho de implementação desenvolvido na Exposalão.
Depois de um criterioso levantamento das necessidades do cliente foi implementada a versão 7 do ERP PRIMAVERA com os módulos: Recursos Humanos, Tesouraria, Logística, Contactos e Oportunidades, Projectos e Contabilidade.
Atendendo às particularidades do sector de actividade mereceram especial atenção os módulos CRM e Projectos tendo sido desenvolvidas algumas especificações de que são exemplo: a criação de uma ferramenta específica para seleccionar potenciais clientes www.exposalao.pt consoante os sectores de actividade no sentido de estreitar a relação com os clientes; foi desenhada uma tabela de histórico para fazer o filtro dos clientes que já tinham participado em eventos anteriores, de forma a serem os primeiros a ser contactados; desenvolveu-se um formulário específico para facilitar a introdução de informação relativa aos pedidos de cada cliente e ainda um outro formulário para fazer a transformação em lote, de forma a poderem tirar estatísticas.
Para o Parceiro Trigénius esta implementação constituiu um verdadeiro desafio, Tiago Santos sublinha: "foi um desafio desenvolver uma solução que permitisse o controlo absoluto dos eventos além de tratar toda a gestão do grupo".
Vantagens e Expectativas
A implementação da solução PRIMAVERA permitiu à Exposalão optimizar recursos e agilizar processos, através de uma solução global e ajustada às reais necessidades da empresa.
"Devido ao facto do ERP PRIMAVERA ter muita flexibilidade e extensibilidade conseguimos criar algumas ferramentas à nossa medida e que melhoraram o modo de funcionamento da instituição", destaca o director Financeiro.
Miguel Ascenso descreve alguns pontos onde foi notória uma melhoria de procedimentos, nomeadamente "na rapidez de execução dos mapas e qualidade dos mesmos; temos também um contacto mais eficiente e mais abrangente com o cliente e temos ainda ferramentas que nos permitem uma melhor leitura do feedback que esses clientes nos dão e consequentemente podemos dar uma resposta mais rápida e mais eficaz".
Miguel Ascenso aponta vantagens claras na sequência da instalação do módulo CRM e destaca "conseguiu-se, de uma forma integrada e global, ter acesso a toda a informação que é necessária sobre uma entidade, seja ela cliente ou potencial cliente e conseguimos também identificar de uma forma mais fácil onde há realmente oportunidade de negócio".
"Temos a perfeita noção de que sem o ERP PRIMAVERA não teríamos tanta eficiência nem tanta rapidez de resposta como temos neste momento, o que é fundamental porque a participação nas feiras é cada vez mais protelada até ao início do evento" refere o director financeiro da Exposalão, concluindo "o fim da implementação aconteceu a meio do ano, mas tenho a certeza de que se falarmos daqui a um ano terei muitas mais vantagens para apresentar, nomeadamente ao nível do retorno financeiro."