Vivemos hoje um tempo de exceção, um momento extraordinário nas vidas de todos. Se o ano 2020 à partida significava o princípio de uma nova década, rapidamente nos mostrou que essa curiosidade do calendário ocidental seria apenas uma nota de rodapé, comparando com o evento grandioso que nos esperava.
A realidade é que estamos a viver uma pandemia. Uma autêntica guerra!
O covid-19, mais conhecido como corona vírus, entrou de assalto nas nossas vidas, e retirou muitas das liberdades e direitos que julgávamos, até à data, intocáveis.
O mundo tal como conhecemos parou e as nossas rotinas são agora feitas a partir das nossas casas. Felizmente, e ao contrário do que aconteceu em outros tempos com outras pandemias, este novo mundo está munido de ferramentas que nos permitem estar conectados enquanto sociedade.
Isto ignifica que não temos, nem devemos, de estar parados, a nossa vida social e o nosso trabalho continuam a acontecer, apenas de uma forma diferente e para a qual não estávamos preparados. Só precisamos de nos adaptar.
Foi por ter esta nova realidade em conta e a pensar na sua vida profissional, especialmente nas suas apresentações, que decidimos prepara-lhe este blog post.
Um documento com um conjunto de estratégias que o vão ajudar a preparar uma apresentação de sucesso, a partir da sua própria casa.
1. HÁ COISAS QUE NÃO MUDAM
Fazer uma apresentação online a partir de casa é muito diferente do que estar ao vivo em frente a uma audiência, mas na verdade há coisas que não mudam, independentemente do formato:
1.1 Defina um objetivo
Comece por definir bem qual o seu objetivo com essa apresentação. Há muitos tipos de objetivos e nem sempre o seu objetivo é vender algo. O seu objetivo pode ser fazer com que a audiência aceite uma mudança na empresa, ou passe a agir de uma forma diferente face a uma dificuldade. Há tantos objetivos quanto apresentações, o importante aqui é saber ao certo qual é o seu.
1.2 Conheça a sua audiência
A apresentação deve ser construída sempre e em qualquer circunstância em função da audiência. Cada audiência é particular e única, e há que ter em consideração as suas características e as suas necessidades quando começar a preparar qualquer tipo de apresentação. Deve perguntar-se coisas como: Conhecem algo sobre o tema que vamos tratar? Ou é a primeira vez que vão ouvir falar dele? São pessoas dinâmicas ou têm um perfil mais conservador? O que é que eu posso dizer que vai ajudar nos seus problemas? A sua apresentação só será eficaz se conseguir chegar a essa audiência e "transformá-la" de alguma maneira.
1.3 Prepare um guião
Contar uma boa história é a melhor forma de envolver a sua audiência e deixar na sua mente bem implantada a ideia que pretende. Não importa se vai vender um produto, aprovar um projeto, explicar uma ideia… no final o seu objetivo é sempre fazer com que a audiência adira à sua ideia. As histórias têm o poder de mover as pessoas, fazê-las agir, seja essa ação o que seja. Divida a apresentação em 3 atos: introdução, desenvolvimento e conclusão. E garanta que tem uma mensagem principal, aquela coisa que as pessoas têm mesmo de ficar na cabeça quando desligar a call.
1.4 Não esqueça o mais importante: Criar empatia
Sim, mesmo estando a dezenas ou centenas de quilómetros de distância, poderá criar empatia com alguém. Algo importante e que a maioria das pessoas se esquece de fazer é olhar para a câmara quando estiver a falar. Isto vai dar uma sensação de proximidade a quem o estiver a ouvir. O resto é o que já sabe, falar com paixão através de um uso adequado da voz e de expressões corporais, tal como faria numa sala de reuniões.
2. SE PRECISAR, CONSTRUA UMA APRESENTAÇÃO FOCADA NO FORMATO DIGITAL
Dependendo do objetivo e da audiência, poderá ou não precisar de um suporte digital. Como não está na mesma sala que a sua audiência, é mais difícil haver uma conexão. Portanto, se precisar de apoiar o seu discurso num apoio visual, partilhe o seu ecrã quando necessário, mas garanta que a maior parte do tempo é a si que as pessoas veem. Isto ajudará a conectar-se com as outras pessoas e a criar empatia.
2.1 Destaque as mensagens chave
As apresentações online têm dinâmicas diferentes das presencias, sendo por isso muito importante torná-las o mais clean e simples possível, procurando destacar as mensagens chave junto do seu público enquanto as complementa de forma oral.
2.2 Crie um visual envolvente
Privilegie a utilização de imagens e infográficos como ferramentas para reforçar mensagens e melhorar o entendimento do conteúdo. Defina também tamanhos de letra que se adequem aos dispositivos em que as pessoas vão assistir à apresentação, como o telefone por exemplo, e utilize cores neutras para evitar contrastes.
2.3 Utilize animações simples
As animações são sempre uma ótima ferramenta de envolvimento, utilize-as para oferecer dinâmica à apresentação, mas não exagere no volume e na complexidade, desta forma evita distrações e problemas na apresentação do slide.
3. CRIE UM SET UP PARA A APRESENTAÇÃO
Já sabemos que não vivemos as condições ideais e nem tudo sairá perfeito. Relaxe, estamos todos no mesmo barco. Não tem um escritório? Não se preocupe, muitos de nós também não. Se os seus filhos o interromperem, haja com naturalidade. Afinal, vai acontecer à maior parte das pessoas. Ainda assim, há coisas que pode preparar para que tudo corra o melhor possível:
3.1 Escolha o melhor local
Descubra um espaço calmo e sem distrações na sua casa, um sítio com boa iluminação e espaço no qual possa estar largos períodos sem ser incomodado.
3.2 Garanta as condições técnicas
Deve garantir que este local tem o espaço e os meios suficientes para toda a logística de trabalho. É muito importante assegurar que a ligação de internet é boa, não vai querer ficar com a sua apresentação a meio…
3.3 Escolha um plano adequado
Privilegie um plano com elementos simples e sem muito ruido, uma parede com um quadro ou uma estante com livros, por exemplo. A ideia é criar um mood e não que as pessoas se distraiam, o foco é o apresentador.
3.4 Utilize uns bons headphones
Sendo uma apresentação online, é fundamental garantir que o som esteja com a melhor qualidade possível. Aconselhamos por isso a que use headphones com um bom microfone, diminuindo os ruídos de fundo e aumentando a clareza do seu discurso junto da audiência.
4. O MAIS IMPORTANTE: PREPARE-SE A SI
O apresentador deve continuar a ser o centro das atenções, seja ao vivo ou virtualmente. Nada adianta que tudo esteja preparado se você não estiver.
4.1. Treine a apresentação
Teste a apresentação várias vezes para garantir que o discurso está assimilado e que as dinâmicas com o computador e o ppt estão alinhadas de forma a correr tudo bem. O treino serve sobretudo para preparar o cérebro. Quando treina, o seu cérebro não diferencia situações reais de verdadeiras, portanto quando chegar a "hora H" reagirá melhor a situações de desconforto.
4.2 Vista-se como se estivesse no trabalho
Não é por estar a fazer a apresentação a partir de casa que pode estar de pijama ou com uma roupa descuidada. Prepara-se como se estivesse no trabalho para mostrar profissionalismo, garantindo ao mesmo tempo que quem está do outro lado não fica desconfortável.
4.3. Teste todos os equipamentos
Em qualquer apresentação podem existir percalços, especialmente quando estas são feitas a partir de casa. Problemas como ficar sem internet ou até ter o microfone desligado, sem saber, são mais habituais do que se possa julgar. Por isso e para evitar este tipo de situações, antes de começar a apresentação teste todos os equipamentos e garanta que está tudo funcional e devidamente preparado.
Acreditamos que tempos de exceção como estes são também oportunidades para reinventar a forma como olhamos e fazemos as coisas.
Aproveite esta fase de teste à nossa capacidade enquanto seres humanos e sociáveis para evoluir e garantir que, quando tudo voltar ao normal (porque vai voltar), estará ainda mais preparado para qualquer desafio.