5 DICAS PARA AGILIZAR A GESTÃO DOCUMENTAL (ACESSIBILIDADE E MOBILIDADE)
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A gestão documental permite às empresas organizarem de uma forma racional e disponível os processos e os documentos essenciais à sua atividade. Conheça as 5 dicas para agilizar a gestão documental.
A gestão documental tem um papel importantíssimo na organização empresarial. Todas as empresas precisam de lidar com vários documentos de diferentes tipos: faturas, contratos de trabalho, contratos de venda, contas de água e luz, guias de impostos, entre muito e muito outros. para se lidar corretamente com toda esta imensidão de papéis ou repositórios digitais, é preciso criar métodos e usar as ferramentas certas.
Estando a informação trabalhada de forma centralizada, é assim possível saber quando a informação entrou no sistema, quem a tratou, quem lhe acedeu, quem a modificou e que outputs gerou. E tudo isto mantendo-se sempre guardada em segurança.
1. TIPIFICAÇÃO EFICIANTE DOS DOCUMENTOS
Uma das questões mais importantes a olhar quando se procura uma solução de gestão documental é: de que maneira é feito o levantamento inicial dos documentos, ou seja, de que maneira é que a informação é caracterizada e organizada no arquivo documental?
Para tal seja efetuado de forma correta, a tipificação da documentação é essencial. A tipificação é o ato de caracterizar algo, classificando-o em tipos. Se os documentos não estiverem bem caracterizados e organizados, dificilmente são encontrados, entre milhares de documentos que ao longo dos anos se vão acumulando no repositório da organização.
2. COM CLOUD TUDO É MAIS ACESSÍVEL
Os documentos alojados na cloud tem inúmeras vantagens em termos de acessibilidade e mobilidade. Recorrendo a esta modalidade, fica com uma solução mais flexível. Ao estar na web, consegue oferecer um acesso muito mais fácil e rápido à informação, aumentando a produtividade, melhorando a qualidade e reduzindo os custos relacionados com os processos de negócio da organização,
3. APLICAÇÕES MÓVEIS – ACEDA ON-THE-GO
Os dispositivos móveis, presentes no bolso ou na mala de cada um, estão hoje mais que nunca dentro da nossa sociedade. Estes aparelhos (smartphones sobretudo) em conjunto com uma aplicação móvel integrada numa solução de gestão documental permitem ao utilizador aceder à informação necessária, em qualquer local, a qualquer hora, tornando-se assim numa excelente resposta aos problemas da mobilidade e acessibilidade da informação.
Existem já inúmeras soluções que têm a app como uma das vertentes principais, o que se revela uma excelente mais-valia a nível de acessibilidade e mobilidade.
4. INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS
O facto de a gestão documental não ser, por si só, um sistema fechado, mas sim uma plataforma transversal às várias áreas de negócio, origina a necessidade de integrar a plataforma com outros softwares. Um ponto muito importante da gestão documental é permitir esta integração com os restantes softwares presentes numa organização, como por exemplo um ERP ( Entreprise resource planning) ou um crM (customer relationship Management).
5. INFORMAÇÃO EM TEMPO REAL MELHORA A DECISÃO
Através de um simples clique, conjugado com um número, nome ou tipologia de cada documento e sem sair do conforto da sua cadeira, torna-se possível e fácil encontrar um documento e tomar uma decisão de forma mais fiável.
A maioria das empresas portuguesas opta por adquirir sistemas alojados nas redes locais das mesmas, porém há quem vá mais além e aloje os sistemas em cloud.
Ambos os sistemas permitem aceder aos documentos anteriormente digitalizados a qualquer hora à distância de um clique, mas através da cloud um gestor pode estar por exemplo, numa reunião no estrangeiro e aceder a qualquer documento através do seu telemóvel ou portátil.
Em suma, deve ter em atenção a estas dicas na procura de uma gestão documental, pois bem aplicadas, permitem reduzir o tempo que se leva à procura da informação, que por sua vez significa uma redução de custos e também uma melhor tomada de decisão.