01. Quando se podem iniciar as ações previstas no projeto aprovado?
02. Quando se pode iniciar o pagamento das despesas previstas no projeto aprovado?
03. Até quando podem ser pagas as despesas de um projeto aprovado?
04. Quando é que uma despesa é considerada paga?
05. Uma despesa que não se encontre paga na data em que é integrada no pedido de pagamento pode ser considerada elegível?
06. Quais as despesas elegíveis?
07. Quais os limites de despesa elegível?
08. Que tipos de pedidos de pagamento de apoio existem?
09. Quando pode ser apresentado um pedido de adiantamento?
10. Como pode ser apresentado um pedido de adiantamento?
11. O projeto aprovado pode ser alterado?
12. Qual a data limite para alterar o projeto aprovado?
13. Uma despesa não prevista no projeto aprovado é elegível para financiamento?
14. Como devem ser comprovadas as despesas?
15. Qual a duração máxima de execução de um projeto aprovado?
16. Qual a data limite para apresentação do último pedido de pagamento?
17. Como deve ser apresentado o pedido de pagamento intermédio ?
18. Como deve ser regularizado um adiantamento recebido?
19. O que acontece aos montantes recebidos a título de adiantamento e que não sejam utilizados dentro do prazo estabelecido para o efeito?
20. As despesas relativas às garantias bancárias, constituídas para efeitos de pedidos de pagamento adiantados, são elegíveis?
21. Que documentos devem ser apresentados para justificar as despesas de alojamento?
22. Que documentos devem ser apresentados para justificação das despesas de viagem?
23. Que documento deve ser apresentado para justificação das despesas de refeição?
24. Qual o documento justificativo que deve ser apresentado para as despesas relativas a ajudas de custo?
25. Como justificar, os custos com pessoal dedicado às atividades de Promoção?
26. Como justificar os custos com material promocional (catálogos, folhetos desdobráveis)?
27. Como justificar os custos com os estudos de mercado?
28. As despesas de transporte dos bens e dos produtos a promover são elegíveis?
29. Qual o montante máximo que é aceite nas despesas em numerário?
30. Qual o modelo da Declaração do Técnico Oficial de Contas?
31. Quais as condições que devem observar as mensagens de promoção ou informação?
32. O IVA é considerado uma despesa elegível?
33. Os impostos, direitos e imposições pagos nos países terceiros são considerados despesas elegíveis?
34. É admitida alguma variação do montante previsto e aprovado para uma determinada ação?
35. Quais as despesas que não são elegíveis?
36. Qual a taxa de câmbio utilizada em caso de necessidade de conversão para euros?
37. Quais as línguas admissíveis na emissão de documentos comprovativos das despesas realizadas?
38. É necessário dispor de uma conta específica para o projeto?
39. O que são receitas do projeto?
O calendário para a realização material das ações está fixado no aviso de abertura de cada concurso, devendo a concretização das ações de cada fase do projeto ocorrer dentro da fase em que foram aprovadas.
Nos projetos anteriores a 2012, a 1ª despesa deve ocorrer entre a data da apresentação do projeto e até aos seis meses seguintes à data limite para apresentação dos projetos.
Para os projetos aprovados em 2012, não foi fixada especificamente uma data limite para início das despesas, que devem seguir o calendário de execução material das ações.
Devem ser respeitados os prazos para apresentação dos pedidos de adiantamento, pedidos de pagamento intermédios e pagamento de saldo, fixados no aviso de abertura dos concursos e na legislação em vigor.
As despesas devem estar pagas pelo beneficiário até à data em que são integradas no pedido de pagamento intermédio ou de saldo. Despesas que não estejam pagas pelo beneficiário na data em que são integradas no pedido de pagamento ou saldo não são consideradas elegíveis.
As despesas pagas após o prazo fixado para apresentação do saldo do projeto (em projetos anteriores a 2012) ou de cada fase (em projetos de 2012 em diante) não são consideradas elegíveis.
Considera-se que a despesa está paga na data em que ocorre o fluxo financeiro de saída da conta do beneficiário para a conta do fornecedor ou prestador de serviços.
As despesas apresentadas em pedido de pagamento que não estejam efetivamente pagas pelo beneficiário nessa data não são consideradas elegíveis.
São consideradas elegíveis as despesas indispensáveis e diretamente imputáveis à execução das ações previstas no projeto, que correspondam ao orçamento aprovado e tenham sido pagas pelo beneficiário e que sejam validadas pelo IFAP.
Lista exemplificativa de despesas elegíveis:
Realização de jantares vínicos;
Viagens, alojamento e alimentação;
Realização de provas ou degustações;
Valor de amostras;
Conceção e impressão de brochuras ou folhetos;
Publicidade em revistas, jornais; canais de televisão ou outros meios de comunicação;
Aluguer de espaços ou de equipamentos diretamente relacionados com a realização das ações;
Consumíveis diretamente relacionados com a realização das ações;
Materiais de merchandising;
Transporte de vinho e de material informativo ou de merchandising;
Despesas de entretenimento ou relações públicas diretamente relacionadas com a realização das ações;
Conceção e impressão de convites e brochuras;
Construção e manutenção de sites;
Despesas com honorários pelos serviços adquiridos;
Despesas com garantias bancárias.
Nos diversos tipos de ações realizadas a elegibilidade da despesa está limitada ao montante aprovado e pago. Deverão igualmente ser observados os plafonds individuais de despesa legalmente fixados.
Podem ser apresentados pedidos de pagamento adiantados, destinados ao pagamento de despesas futuras, pedidos de pagamento intermédios, que correspondem a reembolso de despesas pagas pelo beneficiário e pedidos de saldo, destinados a encerrar em termos financeiros o projeto ou a fase (projeto, se anterior a 2012, ou por fase, nos projetos subsequentes).
O pedido de adiantamento pode ser apresentado em cada fase do projeto e até 15 de setembro de cada ano.
Contudo, em 2012, excecionalmente para os projetos aprovados nos concursos nº 1, 2 e 3 de 2012, o pedido de pagamento da 1ª fase pode ser apresentado até 31 de dezembro desse ano.
Em 2013, o pedido de adiantamento deve ser antecipado, tendo em conta que o pagamento do apoio comunitário tem que ser efetuado até 15 de outubro de 2013, recomenda-se que o pedido de adiantamento seja apresentado no IFAP até 31/08/2013.
O pedido de adiantamento deve ser formalizado mediante preenchimento de formulário específico [Modelo 614.02.EL], disponível no portal do IFAP, I.P., em Formulários > Plano Apoio Nacional - Vinho.
Pode ser apresentado um pedido de adiantamento, reportado a cada fase de execução do projeto aprovado e até ao montante máximo de 80% do apoio a conceder na fase em causa, deduzido do montante já pago a título de pagamentos intermédios, se for o caso. O pedido de adiantamento deve estar suportado por uma garantia bancária, constituída a favor do IFAP, no montante correspondente a 110% do adiantamento solicitado e nos termos da minuta aprovada.
No prazo máximo de 4 meses após a conclusão de cada fase, o beneficiário deve apresentar a documentação necessária para efeitos de regularização do pedido de pagamento.
O valor do adiantamento que não for utilizado ou que, tendo sido justificado, não tenha sido validado pelo IFAP, será devolvido pelo beneficiário.
Conforme previsto na legislação, as modificações relevantes ao projeto aprovado devem ser apresentadas com a antecedência necessária à sua aprovação.
Consideram-se modificações relevantes as seguintes:
Substituição ou introdução de ações em determinado mercado; Introdução de novos mercados e respetivas ações;
Desvios na execução financeira do projeto aprovado, que se traduzam num incremento de despesa superior a 10% do montante aprovado para a ação, num determinado mercado e fase.
As despesas decorrentes de modificações relevantes ao projeto que sejam integradas em pedido de pagamento/regularização de adiantamento ou saldo, antes da aprovação da alteração não são consideradas elegíveis. Cabe ao beneficiário fazer a gestão desta situação e solicitar o pagamento do apoio em pedido de pagamento apresentado em data posterior à aprovação da alteração.
São alterações não relevantes as seguintes:
Despesas de montante superior ao aprovado para uma determinada ação prevista, desde que o incremento não ultrapasse 10% do montante aprovado para essa ação e não seja superado o valor aprovado para o mercado nessa fase;
Substituição ou alteração de materiais de promoção e merchandising ou de meios de divulgação, por outros da mesma natureza, desde que sejam respeitados os limites anteriormente referidos;
Alteração do número de viajantes, número de viagens e duração das mesmas, desde que respeitados os limites referidos e que não seja ultrapassado o valor médio por viajante aprovado;
Alteração do número de participantes, em jantares vínicos, provas de degustação ou ações similares (com número de participantes previamente definido) ou outros eventos, desde que não seja ultrapassado o limite de 10% anteriormente referido e o valor médio por participante não ultrapasse o valor médio aprovado.
As despesas decorrentes de alterações não relevantes não carecem de prévia aprovação para serem integradas em pedido de pagamento.
Após a apresentação pelo beneficiário do último pedido de pagamento intermédio de cada fase (ou do pedido de saldo da fase, quando aplicável) não são aceites alterações ao projeto.
Apenas podem ser consideradas elegíveis as despesas previstas no projeto aprovado. O beneficiário deve assegurar que não são enviados ao IFAP, para efeitos de pagamento de apoio, documentos de despesa que não estava prevista ser realizada.
Nesta matéria deve ser observado o referido relativamente às alterações ao projeto.
Qualquer despesa apenas será considerada elegível com a existência e exibição de suporte documental, que a justifique e comprove o seu efetivo pagamento.
Os documentos comprovativos da despesa e respetivo modo de pagamento, incluindo extrato bancário da conta do projeto, devem ser carimbados, utilizando a minuta disponível para o efeito. Após terem sido carimbados devem ser fotocopiados e remetidos ao IFAP devidamente organizados em dossier que acompanha o pedido de pagamento.
15.Qual a data limite para apresentação do último pedido de pagamento?
A duração máxima de um projeto é de 3 anos, podendo contudo ser inferior. O número de anos do projeto é fixado na sua aprovação.
O apoio comunitário no âmbito desta medida termina em 15 de outubro de 2013, pelo que a utilização dos fundos comunitários deve ocorrer até essa data. Assim, atendendo aos prazos de pagamento previstos, foi fixada como data limite para apresentação de pedidos de pagamento intermédios a data de 13/09/2013.
O pedido de pagamento intermédio e também o pedido de pagamento de saldo, quando aplicável, deve ser formalizado mediante preenchimento de formulário específico [Modelo 614.01.EL], disponível no portal do IFAP, I.P., em Formulários > Plano Apoio Nacional - Vinho.
O pedido deve encontrar-se integral e corretamente preenchido, devendo ser assinado pelo representante legal, de acordo com os dados do IB (Identificação do Beneficiário).
Os pedidos de pagamento apresentados em dossier devidamente organizado, com toda a documentação relativa ao pagamento das ajudas que é solicitada, devendo constar os seguintes documentos:
Pedido de Pagamento [Modelo 614.01.EL], disponível no portal, em Formulários >&nbspPlano Apoio Nacional - Vinho;
Carta de formalização do pedido de pagamento (a capear o respetivo dossier). Esta carta também deve acompanhar os pedidos de pagamento adiantados;
Declaração emitida pelo TOC ou ROC, conforme minuta disponível no portal do IFAP, I.P.;
Comprovativos de regularidade da situação contributiva e fiscal (perante a segurança social e a administração fiscal), ou autorização de acesso à consulta da respetiva situação mediante o envio da senha de acesso eletrónica;
Declaração fiscal da situação inicial perante o IVA, e sempre que se verifiquem alterações à situação anteriormente comunicada;
Mapa com a relação dos documentos comprovativos das despesas pagas, por rubrica e ação e comprovativo do envio para o endereço eletrónico prom.ocmvinho@ifap.pt, dos seguintes ficheiros, disponíveis no portal do IFAP, I.P., em Formulários > Plano Apoio Nacional - Vinho e possíveis de ser construídos através da aplicação disponibilizada pelo IVV):
Correspondente ao mapa com a relação dos documentos de despesa;
Correspondente à afetação, no orçamento aprovado, das despesas realizadas;
Cópia dos documentos comprovativos da despesa paga, correspondentes às despesas efetuadas, organizados, classificados e catalogados pela sequência em que constam do mapa referido na alínea anterior, de acordo com as diferentes rubricas orçamentais conforme indicadas na proposta, sendo estas obtidas dos originais inutilizados pelo Beneficiário com carimbo próprio (conforme modelo disponível em www.ifap.pt), e com aposição do n.º de ordem em que constam do referido mapa;
Cada documento comprovativo de despesa (cópia) deve fazer-se acompanhar de cópia dos documentos que demonstram o seu efetivo pagamento, nomeadamente o extrato bancário da conta bancária específica do projeto.
Os originais dos documentos constantes do dossier do pedido de pagamento terão que ser mantidos pelo Beneficiário, nos exatos termos antes definidos, por forma a garantir a coerência entre os processos e a verificação física da conformidade da documentação, até ao termo dos cinco anos seguintes à data do pagamento do saldo.
O pedido de regularização do adiantamento deve ser formalizado mediante preenchimento de formulário específico, disponível no portal do IFAP, I.P., em Formulários > Plano Apoio Nacional - Vinho.
Para efeitos de regularização do adiantamento pago, o Beneficiário deve apresentar ao IFAP, I.P., o mais tardar até quatro meses após a conclusão de cada fase de execução do projeto, toda a documentação referida para a apresentação do pedido de pagamento intermédio.
Os montantes pagos a título de adiantamento que não sejam integralmente utilizados (isto é, executados até ao termo da fase a que respeitam e pagos até quatro meses após a conclusão de cada fase de execução do projeto) no citado prazo são objeto de recuperação.
A concessão de um novo adiantamento apenas será considerada quando o Beneficiário tenha regularizado a situação do adiantamento anterior.
Os montantes pagos aos beneficiários a título de adiantamento que não sejam por este integralmente utilizados, pagos a justificados ao IFAP, até quatro meses após a conclusão da fase de execução para a qual foram concedidos, serão devolvidos ao IFAP.
Tais despesas são elegíveis, desde que se encontrem previstas no orçamento do projeto, aprovado.
Deve ser apresentada a fatura do hotel, contendo o(s) nome(s) da(s) pessoa(s), as datas e o número de noites, bem como a respetiva prova de pagamento.
- Fatura da agência de viagens, contendo a identificação da classe da viagem, o nome do(s) viajante(s), o período da viagem e o destino ou destinos;
- Talão de embarque usado, ou documento equivalente, nomeadamente declaração da transportadora, mencionando o nome do viajante, a data da viagem e o local de origem e de destino;
- Título de transporte, em segunda classe;
- Fatura que indique o local de partida e de destino, o número de passeiros e a data da viagem;
- Fatura que indique o local de origem e de destino, bem como a data em que ocorreu a deslocação;
Para justificação das despesas de refeição deverá ser apresentada fatura ou documento equivalente e correspondente prova de pagamento.
O beneficiário deve complementar esta informação com a identificação do nome e cargo de quem efetuou a despesa.
As ajudas de custo podem ser elegíveis desde que atribuídas pela entidade patronal aos seus trabalhadores dependentes, quando estes se desloquem ao serviço da mesma e em substituição das despesas de alojamento e estada e até aos limites fixados para estas despesas.
A empresa deve fazer prova do pagamento das ajudas de custo e apresentar documento (mapa itinerário), que mencione o nome do colaborador, o local e a data de início e de fim e objetivo de permanência, bem como o montante diário atribuído.
Para justificação dos custos com pessoal dedicado às atividades de Promoção devem ser apresentadas tabelas horárias, indicando por pessoa os seguintes elementos: o objetivo da prestação em relação a cada ação/programa, categoria profissional, n.º de horas dedicadas, custo hora e custo total.
Devem ser disponibilizadas faturas detalhadas dos serviços prestados acompanhados de original ou fotografia do material promocional produzido.
As despesas relativas a estudos de mercado apenas serão consideradas elegíveis quando acompanhadas de um exemplar do respetivo estudo, bem como das faturas detalhadas dos serviços prestados e de parecer do IVV.
As despesas de transporte dos bens e dos produtos a promover incluem todos os custos relacionados com o transporte físico e seguros, manipulação e armazenamento, sendo consideradas elegíveis quando previstas no projeto.
Os pagamentos em numerário devem restringir-se ao absolutamente necessário, sendo apenas considerados montantes de despesa individual inferiores a 250€. Devem assim corresponder exclusivamente ao pagamento de pequenos montantes, tais como, selos de correio, transportes públicos, táxis e outras despesas similares.
A declaração do técnico oficial de contas que acompanha cada pedido de pagamento atesta a veracidade das informações e dos documentos remetidos e confirma que os custos apresentados dizem respeito a despesas efetivamente suportadas pelo beneficiário com a execução do projeto aprovado. Para o efeito deve ser utilizado o modelo disponível no portal do IFAP, I.P., em Formulários > Plano Apoio Nacional - Vinho.
As mensagens de promoção ou informação veiculadas pelo Beneficiário durante as ações devem basear-se nas qualidades diferenciadoras do vinho e ser conformes à legislação aplicável nos países terceiros visados, devendo ser indicada a origem do vinho, quando se trate de vinhos com DOP ou IGP.
As mensagens de promoção ou informação podem, no entanto, integrar a referência a marcas. Neste âmbito entende-se que o elemento essencial a promover não é a marca, mas sim as caraterísticas e origem do vinho. A marca deverá surgir como um elemento subordinado nas ações de promoção a desenvolver. A mera promoção de marca constitui um exercício de promoção comercial, decorrente da normal atividade das Entidades.
Na determinação do valor das despesas elegíveis, regra geral, é deduzido o imposto sobre o valor acrescentado (IVA).
No entanto, o IVA pode ser elegível para pagamento do apoio, nomeadamente nos casos em que o beneficiário está sujeito ao regime de isenção, ou está integrado em regime pró-rata ou de afetação real.
Para demonstrar esta situação, o beneficiário deve apresentar declaração das finanças com a situação perante o IVA. Deve atualizar esta informação sempre que se verifiquem alterações à situação anteriormente comunicada, nomeadamente a comunicação da taxa pró-rata provisória e definitiva.
Se o Beneficiário estiver sujeito ao pagamento de direitos e imposições nos países fora da União Europeia, onde se realizam as ações, tais impostos, direitos e imposições são elegíveis para reembolso, se for apresentada declaração do TOC ou ROC responsável pela empresa com indicação de que os mesmos são suportados pelo beneficiário e que não são recuperáveis. Tal declaração deve ser efetuada nos termos da minuta disponível para o efeito.
Em cada fase que compõe o projeto aprovado, é admitida uma variação até 10% do montante previsto para uma determinada ação, desde que não seja superado o valor aprovado para o Mercado e fase em questão.
Não são consideradas despesas diferentes das previstas no projeto aprovado, nomeadamente:
Despesas superiores aos limites legais ou aos valores aprovados;
Despesas sem suporte documental ou baseadas em documento não idóneo;
Despesas bancárias, com exceção das inerentes às garantias bancárias constituídas para efeitos de pedidos de adiantamento;
Registo de marcas;
Perdas resultantes do câmbio de moedas;
Despesas de reserva e comissões cobradas;
Despesas com viagens em percursos adicionais não previstos;
Despesas com cancelamento, alteração de reservas, seguro, excesso ou extravio de bagagem;
Despesas com gorjetas ou lavandaria;
Multas ou coimas;
Aluguer de escritório;
Despesas médicas e com medicamentos;
Despesas de entretenimento ou relações públicas não diretamente relacionadas com a realização das ações;
Consumíveis não diretamente relacionados com a realização das ações;
Provisões a título de eventuais perdas ou dívidas futuras;
Descontos comerciais ou com efeito equivalente (notas de crédito);
Noites de escala não justificadas;
Falta de evidência da realização das ações;
Falta de razoabilidade das despesas ou critérios de imputação;
Em caso de necessidade de conversão para euros, de uma despesa paga em moeda estrangeira, o contravalor será o resultante da aplicação da penúltima taxa de câmbio estabelecida pelo Banco Central Europeu antes do mês a título do qual é paga a despesa e publicada no sítio Internet (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm), sendo a conversão para euros de moedas que não façam parte da lista do Banco Central Europeu efetuada com base na taxa de câmbio para o euro fixada pelo Banco de Portugal, seguindo as mesmas regras.
Todos os documentos de despesa devem ser emitidos, alternativamente, em língua portuguesa, inglesa, francesa ou espanhola.
Os emitidos em qualquer outra língua, só serão elegíveis se acompanhados de tradução autorizada, efetuada por embaixadas ou consolados, ou devidamente reconhecida (por notários, advogados ou solicitadores habilitados para o efeito).
Excetua-se do referido anteriormente, os documentos que individualmente tenham um valor não superior a 50€.
Por uma questão de simplificação de procedimentos de verificação, as despesas e receitas do projeto devem estar refletidas numa só conta bancária, podendo a mesma conta ser utilizada para despesas de vários projetos desta ajuda. Admitem-se as seguintes exceções: pagamento de despesas gerais e pagamentos diretamente efetuados em moeda estrangeira.
Consideram-se receitas do projeto quaisquer receitas que sejam obtidas no decurso da realização das ações aprovadas e com elas diretamente relacionadas, incluindo os juros de depósitos bancários. As receitas são abatidas às despesas elegíveis.