Formulários Electrónicos na Administração Pública
O relacionamento entre a Administração Pública e os seus utentes passa frequentemente pelo preenchimento de formulários em papel. Estes formulários têm que ser preenchidos pelos cidadãos (ou empresas) a fim de serem processados nas instituições. Entretanto, quando a informação a tratar tem dimensão suficiente, é cada vez mais comum as instituições organizarem sistemas de informação, em suporte electrónico, para processar os formulários.
Tais métodos de trabalho têm diversos inconvenientes, dos quais se destacam:
A informação constante dos formulários tem que ser digitada nas instituições, sendo este trabalho muitas vezes redundante com o trabalho dos utentes, que, frequentemente, usam meios informáticos para produzir a informação do documento
Os formulários são supostamente validados pelo funcionário que realiza o atendimento, mas é frequente o funcionário não ter as habilitações ou não dispor das informações suficientes para o fazer de forma correcta
A entrega dos formulários e o seu processamento inicial provocam dispêndios significativos de tempo, quer para o utente quer para a instituição
Nos últimos anos, com o advento das novas tecnologias da informação e a facilidade de comunicação através da Internet, têm-se vindo a difundir os conceitos de E-Government, entre os quais se destaca o Formulário Electrónico. Este não é mais do que uma peça de software ao dispor do utente para registar, validar e transmitir a informação que, tradicionalmente, era colocada em papel e levada "em mão" à instituição.
A utilização de Formulários Electrónicos para a recolha de informação elimina portanto grande parte dos problemas acima descritos.O trabalho de digitalização da informação é apenas realizado uma vez, e é feito por parte do "cliente" da instituição, poupando muitas horas de trabalho de carregamento de informação nos sistemas da instituição.
O Formulário Electrónico pode realizar validações objectivas sobre a informação apresentada pelo "cliente", poupando inúmeros contratempos derivados da incoerência ou da falta de informação.
O Formulário Electrónico pode disponibilizar a informação num formato compacto (XML, por exemplo) e colocá-la em disquete ou enviá-la, via Internet, directamente para a instituição.
O Formulário Electrónico pode ser implementado segundo um modelo "online", em que não é mais do que uma aplicação web disponível no site da instituição. Esta solução é mais simples para todos os intervenientes, dado que não há a preocupação de distribuição de software, bastando que os "clientes" tenham acesso à Internet. No entanto, as tecnologias mais comuns para desenvolver estas aplicações, geralmente baseadas em HTML e Javascript, tornam os interfaces pouco dinâmicos e algo lentos.
Nos casos em que há grandes quantidades de informação a recolher e validações complexas a realizar, há que considerar a alternativa de implementar o Formulário Electrónico sob a forma de uma aplicação em modelo "offline", que deverá ser distribuída pelos utilizadores e instalada nos seus computadores. Nestes casos haverá também que ter em consideração a multiplicidade de sistemas operativos utilizados, sendo que a plataforma Java é provavelmente a mais adequada, por possibilitar a utilização das aplicações em qualquer tipo de sistema.
Com larga experiência no desenvolvimento de sistemas de informação, a MoreData utiliza a Internet como componente frequente dos seus trabalhos desde 1995. No que diz respeito à implementação de Formulários Electrónicos deverá destacar-se o trabalho realizado com o Departamento de Informática do IAPMEI na produção de diversos Formulários no âmbito do POE. (ver notícias)
Eis por que a MoreData se afirma como o parceiro ideal para as instuições da Administração Pública que pretendam dispor de Formulários Electrónicos que facilitam a interacção com os seus utentes