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Organização/arquivo contabilístico
PT23966 – Organização/arquivo contabilístico
Em determinado escritório existia o seguinte procedimento no tratamento dos documentos contabilísticos: organização por diários (caixa; compras; vendas; operações diversas), colocação de carimbo com indicação de débito, crédito e número de lançamento, classificação e colocação das contas a lançar no documento, lançamento no programa de contabilidade e colocação no número de lançamento no documento.
Com a implementação do SAF-T, e para otimizar o tempo, optou-se por alterar o procedimento passando a eliminar a classificação no documento e passando a colocar somente o número de lançamento atribuído pelo programa de contabilidade.
As vendas passaram a ser importadas através do SAF-T de faturação e o procedimento é o mesmo: após verificação da classificação automática é colocado o número de lançamento no documento. Em relação às vendas simplificadas, quando existam, como são importadas por SAF-T, o documento que fica na pasta é a listagem de todas as faturas simplificadas emitidas no mês, não existindo cada fatura simplificada de forma individual, apesar de no programa da contabilidade ficarem lançadas uma a uma.
Não existe a impressão dos diários. Estes procedimentos estão corretos? Caso não estejam, qual a forma correta, tendo em conta as alterações previstas quanto ao arquivo digital?
As questões colocadas referem-se aos procedimentos de registo contabilístico e arquivo eletrónico de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes para efeitos do cumprimento das disposições previstas no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
Os procedimentos e obrigações específicas para o registo e arquivo das operações resultam das regras previstas nos Códigos Fiscais e do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Em termos fiscais, refere o artigo 17.º do Código do IRC (CIRC), que a contabilidade deve estar organizada de acordo com a normalização contabilística, de modo a permitir o apuramento do lucro tributável, sendo que este apuramento do lucro tributável irá ter como base os elementos resultantes dessa contabilidade, eventualmente corrigidos pelas disposições do CIRC.
Esses elementos resultantes da contabilidade têm origem nos registos contabilísticos, que devem ser apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário, conforme as regras estabelecidas no n.º 2 do artigo 123.º do Código do IRC (CIRC).
Em termos de organização contabilística, pode cada empresa efetuar a distinção dos vários registos contabilísticos através da divisão em diários de operações por vários tipos de naturezas, como por exemplo, diário de faturação, diário de bancos, diário de compras, diário de caixa, diário de operações diversas ou outros.
Nesses diários, ou em alternativa num diário geral, se não tiver optado pela criação de vários diários, devem-se registar todas as operações de natureza contabilística, de acordo com as regras mencionadas no n.º 2 do artigo 123.º do CIRC.
Nesses diários devem ser registadas todas as operações, de uma forma cronológica, podendo ser atribuída uma numeração sequencial, que deve constar do registo informático no programa de contabilidade e no próprio documento justificativo do movimento contabilístico.
O objetivo desta numeração sequencial é a identificação clara de todos os registos contabilísticos efetuados e permitir um acesso mais rápido e fácil à obtenção da informação e da busca do respetivo documento justificativo.
Como se poderá concluir por estas normas fiscais do CIRC, desde que as operações estejam registadas com base num documento justificativo são consideradas como válidas em termos da determinação do lucro tributável.
Quando uma operação se refira a uma transmissão de bens ou prestação de serviços sujeita a IVA ou adiantamento dessas operações, deve estar titulada através de uma fatura, conforme previsto na alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do Código desse imposto, sem prejuízo das dispensas previstas nesse artigo.
Quando seja obrigatória a emissão de uma fatura, esta deve ser emitida conforme os formalismos previstos no artigo 36.º do CIVA, nomeadamente, com o respetivo processamento a ser efetuado em duplicado.
O original da fatura é destinado ao cliente e a cópia (duplicado) ao arquivo do fornecedor, conforme o n.º 4 do artigo 36.º do CIVA.
Atendendo a estas regras, pode concluir-se, que deve ser mantido na contabilidade um único exemplar (duplicado) das faturas emitidas pelo sujeito passivo, referentes a transmissões de bens ou serviços prestados. Para faturas emitidas ao sujeito passivo, este deve manter e registar na contabilidade o original das faturas emitidas pelo fornecedor ou prestador de serviços.
No caso da fatura ter sido emitida através de um programa informático de faturação ou através de sistema de emissão por via eletrónica, o arquivo dessas faturas pode ser efetuado em suporte eletrónico, conforme previsto nos artigos 22.º, 23.º e 28.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, por remissão do n.º 3 do artigo 52.º do Código do IVA.
De acordo com o artigo 22.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos.
Se as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes se apresentarem em papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.
Na criação do arquivo devem ser assegurados, os seguintes procedimentos:
- A execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
- A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.
Após essa digitalização, e respetivo registo e exercido o direito à dedução do IVA para as faturas emitidas ao sujeito passivo, é possível efetuar a destruição dos documentos originais em papel.
O referido plano de arquivo dos documentos registados, nomeadamente dos documentos arquivados eletronicamente, deve conter um ficheiro com a lista desses documentos fiscalmente relevantes aí registados.
Esse ficheiro do plano de arquivo pode ser gerado de acordo com a estrutura de dados do SAF-T previsto na Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, com redação em vigor.
Esse plano de arquivo considera-se como corretamente implementado quando cumpra os requisitos seguintes:
- Os ficheiros de imagens devem ser denominados ou organizados sequencialmente por forma a permitir procurar a imagem de um documento através da sua identificação;
- As imagens dos documentos emitidos por meios informáticos devem ser identificadas conforme o que se encontrar preenchido nos campos «Tipo de documento» ou «Tipo de recibo» e «Identificação única do documento» ou «Identificação única do recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais» e as imagens dos documentos não emitidos por meios informáticos, bem como dos documentos rececionados, devem ser identificadas de acordo com o respetivo preenchimento no campo «Chave única do movimento contabilístico» do grupo de dados «Movimentos contabilísticos» da estrutura de dados do SAF-T previsto na Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março;
- Quando as imagens dos documentos relativos ao mesmo período de arquivo não sejam todas registadas no mesmo suporte, o ficheiro do plano de arquivo pode constar apenas do último suporte utilizado;
- O suporte utilizado deve identificar o sujeito passivo através do seu nome, firma ou denominação social e número de identificação fiscal e, no caso de ocorrer a necessidade da utilização de múltiplos suportes, o respetivo número de suporte e número total de suportes utilizados.
Respondendo em concreto às questões colocadas, para se assegurar que todos os registos contabilísticos têm um documento justificativo para comprovar a operação, deve proceder à identificação nesse registo contabilístico desse documento em causa.
Essa identificação pode ser efetuada pela aposição dum número sequencial, que incluirá, por exemplo, a identificação do diário, mês, ano e posição sequencial no arquivo. Esse número sequencial utilizado no registo contabilístico deve também ser um elemento obrigatório do plano de arquivo, para ser possível uma clara identificação e obtenção do documento comprovativo e justificativo de cada registo contabilístico.
Caso se trate de documento de arquivo eletrónico de fatura ou outro documento fiscalmente relevante digitalizado a partir de original em papel, essa digitalização deve também estar associada ao documento em causa no plano de arquivo, conforme previsto no artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
O procedimento prático de associação dessa imagem do documento em papel arquivado eletronicamente ao plano de arquivo irá depender das funcionalidades de cada programa informático, devendo atender às disposições previstas no artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Não existe uma obrigação específica de que essa imagem seja diretamente associada ao registo contabilístico, podendo ser utilizado um procedimento distinto desde que tal digitalização seja associada ao documento no plano de arquivo utilizado pela entidade em causa nos termos do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.