a comunicação adequada entre setores interligados (almoxarifado, depósito, compras, vendas, contabilidade etc.).
A melhor maneira de implantar tal controle será mediante o uso de um sistema de software integrado e que permita uma visão global de todos os processos de sua empresa. O que possibilitará a tomada de decisões corretas e no momento oportuno.
Aqui sua atenção deve se voltar para a identificação, registro e documentação de seus direitos e obrigações de natureza financeira: dívidas para com fornecedores, pessoal, governo, bancos, etc. Contas a receber de clientes, antecipações a empregados, empréstimos concedidos, etc.
Você deve dominar o fluxo de caixa da sua empresa. Possibilitando o controle rigoroso das entradas e saídas diárias de numerário, das disponibilidades imediatas e das previsões financeiras de curto e longo prazos. Tais funções devem ser disponibilizadas no sistema de software anteriormente mencionado.
E já que estamos falando de controle de estoque e contas a pagar, vamos abrir espaço para um procedimento existente em órgãos governamentais (Fiscos estaduais, por exemplo). Obrigatório para uns, facultativo para outros. Mas certamente muito útil: a Manifestação do Destinatário, relacionada à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Você acessa o site do órgão, identifica alguma NF-e que utilizou o CNPJ de sua empresa como destinatário da operação, e então informa a Ciência da Emissão. Em seguida, você poderá informar uma das seguintes ocorrências: ou Confirmação da Operação, ou Operação Não Realizada, ou ainda Desconhecimento da Operação.
Em alguns casos, esse procedimento é obrigatório, como, por exemplo, em certas operações envolvendo postos e distribuidores de combustíveis. E ainda no caso de uma operação com valor superior a R$ 100.000,00, registrada numa NF-e.