Um sistema de workflows é fundamental numa solução de Gestão de Documentos e Processos, como o iPortalDoc. Na medida em que, de acordo com um conjunto de regras previamente definidas, permite que documentos, informações ou tarefas passem de utilizador em utilizador, seguindo uma determinada hierarquia. Tudo isto de forma completamente desmaterializada. Processos pensados para a realidade das empresas, bem desenhados e padronizados, são cumpridos com maior rapidez e exatidão.
Além de uma ferramenta própria para desenhar Workflows, o iPortalDoc irá disponibilizar uma ferramenta de BPMN 2.0 que permitirá modelar processos baseados nesta notação
Todos os documentos que se encontram no iPortalDoc têm um workflow próprio
Esse workflow poderá ser apenas de Arquivo ou, então, poderá representar um processo sobre o qual vários utilizadores poderão realizar tarefas
Agiliza a gestão de tarefas.
A implementação de uma solução de Gestão de Documentos com Workflows – iPortalDoc®, permite definir as tarefas que cada um dos utilizadores deve executar, tal qual uma linha de produção. Esta estruturação dos processos traz fluidez à execução das tarefas, ajuda a diminuir o tempo gasto na sua realização e diminui a margem de erro.
Os Workflows são controlados através da execução de uma ação por parte de um utilizador, e é a sua execução que determina o passo seguinte.
Notificações
Para cada ação, do fluxo de trabalho, é enviada uma notificação por e-mail, que alerta o utilizador e lhe permite aceder à tarefa através do link enviado no e-mail.
Tipo de ação
Para os documentos com Workflow de arquivo, existe a possibilidade de ser o utilizador a definir um tipo de ação para o encaminhamento Ad-Hoc.
Permissões
Os fluxos de trabalho do iPortaDoc funcionam mediante a atribuição de um conjunto de permissões que restringe, ou permite, o acesso aos utilizadores ou grupo definido, à informação do processo (documentos associados, e-mails associados, esquema cronológico, etc).
Simplifica a comunicação interna
A falta de comunicação e a dificuldade no acesso a informação nas empresas revela-se grande parte das vezes num enorme problema, e prejudica mesmo o desempenho dos colaboradores. Informações dispersas tornam as rotinas confusas e de difícil execução.
Um sistema de Gestão de Documentos e Processos com Workflows vem assegurar que a informação está sempre acessível, e centralizada, evitando perdas de tempo e mantendo o foco dos colaboradores.
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