Conheça 7 dicas que ajudam os trabalhadores independentes a cumprirem as suas obrigações fiscais e contributivas a tempo e horas, sem cometer erros.
Natacha Figueiredo , 7 Abril 2021
Muitos trabalhadores independentes enfrentam dificuldades na hora de cumprir com as suas obrigações fiscais e contributivas, uma vez que ao longo de um ano existem diversas declarações a entregar e pagamentos a fazer. E, no meio da correria normal do dia a dia, entre responsabilidades profissionais e pessoais, por vezes, acontecem erros ou esquecimentos que valem a aplicação de coimas, que em alguns casos podem ser bastante elevadas.
Para evitar que tal aconteça, de seguida, apresentamos-lhe 7 dicas que podem ajudá-lo a não falhar novamente com as obrigações enquanto trabalhador independente.
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As obrigações dos trabalhadores independentes e a importância de uma boa organização
Ser trabalhador independente implica, na maioria dos casos, cumprir com alguns obrigações fiscais e contributivas, que podem ser um pouco complexas numa fase inicial. Em termos das obrigações fiscais de um trabalhador independente, estas começam logo no momento em que decide abrir atividade. E este procedimento simples que consiste na entrega de uma declaração de início de atividade junto da Autoridade Tributária vai influenciar as suas restantes obrigações fiscais. E isto porquê? Porque ao abrir atividade, os trabalhadores independentes têm que indicar qual é o volume de negócios esperado nesse ano. Caso o valor indicado seja superior a 12500 euros, o trabalhador independente passa a estar enquadrado no regime normal de IVA e também terá que fazer retenção na fonte. Se o valor indicado for inferior, então pode optar pelo o regime de isenção de IVA e de retenção na fonte para efeitos de IRS.
No entanto, as obrigações fiscais não ficam por aqui. Os trabalhadores independentes também têm que faturar as suas prestações de serviços e comunicar as mesmas, para além de posteriormente ter que validá-las. Caso fique enquadrado no regime normal de IVA precisa também que entregar as declarações periódicas de IVA, e todos os anos proceder à entrega da sua declaração de IRS, preenchendo o Anexo B e o Anexo SS.
Já em termos de obrigações contributivas de um trabalhador independente, após 12 meses do início de atividade, os trabalhadores passam a estar enquadrados automaticamente na Segurança Social. Ou seja, a partir do momento que os trabalhadores independentes deixam de estar isentos pelo início de atividade, passam a ter que entregar a declaração trimestral, feita nos meses de janeiro, abril, julho e outubro, onde são comunicados os rendimentos do trimestre anterior. E é com base nessa declaração que é determinado o montante das contribuições à Segurança Social que terá que pagar mensalmente. No início do ano seguinte, todos os trabalhadores independentes devem proceder à Declaração Anual de Rendimentos da Segurança Social. E a partir desta declaração que pode retificar as suas declarações trimestrais ou confirmar se não existiram erros nos montantes declarados.
E como é possível perceber, para os trabalhadores independentes que não estão isentos de muitas destas obrigações pode ser complicado numa fase inicial não cometer erros ou esquecimentos. O problema é que caso isso venha a acontecer, sujeita-se à aplicação de coimas inesperadas, que podem abalar as suas finanças. Por isso, é fundamental que crie sistemas que o ajudem a não falhar com as suas obrigações. E para o ajudar nesta tarefa, de seguida, apresentamos-lhe algumas dicas.
7 dicas para os trabalhadores independentes cumprirem as suas obrigações sem falharem os prazos
1. Faça um calendário das suas obrigações
Uma ótima de estar sempre a par das suas obrigações, sejam estas fiscais ou contributivas, é no início de cada ano criar um calendário que reúna todas as suas obrigações. Este calendário deve conter não só os dias e meses dos prazos limites para proceder às suas declarações, mas também a data limite para proceder a todos os respetivos pagamentos. Lembre-se que por exemplo no que diz respeito à declaração de IRS, existem vários prazos das suas obrigações, como a comunicação do agregado familiar, validação de faturas até à entrega da própria declaração. Por isso, todas as datas devem constar no seu calendário, de forma a nenhuma das suas obrigações ser esquecida.
Caso tenha dúvidas em relação às datas limites, no Portal das Finanças existem um separador relativo à Agenda Fiscal de cada ano. Já no site da Segurança Social também pode consultar as suas obrigações, no separador contribuições, selecionando a opção trabalhadores independentes. Depois do seu calendário estar devidamente preenchido, pode imprimi-lo e colocá-lo no seu local de trabalho onde esteja sempre visível. Esta é uma forma simples para saber quando tem que cumprir as suas obrigações, sem ter que estar constantemente a pesquisar sobre o assunto.
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2. Crie notificações para proceder às declarações e pagamentos
Embora o calendário seja uma ótima ajuda para não se esquecer das suas obrigações fiscais e contributivas, a verdade é que para alguns trabalhadores independentes este pode não ser suficiente na hora de cumprir prazos. E isto porquê? Porque no meio de tantas tarefas, por vezes, mesmo sabendo que temos uma declaração ou pagamento para fazer, podemos facilmente deixar passar o prazo.
E para evitar que tal venha a acontecer, nada melhor do que reservar um tempo para criar notificações ou alertas para todas as datas em que tem que cumprir com as suas obrigações. É importante realçar que a melhor estratégia de alertas varia de pessoa para pessoa. Afinal, existem pessoas que preferem agendar os alertas com dias de antecedência, outras que optam por criar várias notificações para cada alerta, e ainda outras que um simples alerta no última dia resulta. Independentemente da estratégia que escolher para os seus alertas, lembre-se de identificar corretamente cada obrigação, e coloque observações caso seja necessário
Nota: Existem algumas aplicações e programas que auxiliam a planear tarefas, e podem ser uma grande ajuda se tem dificuldades em cumprir prazos.
3. Tenha sempre os seus documentos e faturas organizadas
Quando um trabalhador independente inicia a sua atividade é fundamental preparar-se para lidar com diversos documentos relevantes, como faturas dos seus serviços, despesas relativas à sua atividade, contratos, orçamentos, comprovativos, etc. E para manter toda a sua documentação organizada é essencial que crie um método simples para o fazer. Hoje em dia, com a maioria dos documentos em formato digital não precisa de ter inúmeros dossiers em sua posse para ter a sua documentação organizada e acessível. Basta criar algumas pastas no seu computador onde coloca todos os documentos em formato digital, separados por datas e por temáticas. Aconselhamos neste caso que faça cópias destes documentos regularmente para discos ou para clouds, de forma a ter a sua informação sempre salvaguardada e acessível.
Lembre-se que uma boa organização ajuda-o a lidar com várias questões burocráticas, e caso algum dia a Autoridade Tributária ou a Segurança Social peça para apresentar algum documento, conseguirá rapidamente aceder a essa solicitação.
4. Guarde os comprovativos de todas as declarações e pagamentos relativos à sua atividade
Uma dica importante, e que muitas vezes é esquecida por alguns trabalhadores independentes, está relacionada com os comprovativos das suas obrigações contributivas e fiscais. Embora possa parecer um excesso de zelo, a verdade é por lei existem comprovativos que precisa de guardar, como por exemplo o IVA e o IRS.
Por isso, se iniciou a sua atividade recentemente opte por desde o primeiro dia guardar todos comprovativos das declarações que entrega, mas também dos pagamentos que fez. Este tipo de procedimento não só o ajuda caso um dia seja chamado a comprovar algum pagamento, como também pode ser muito útil caso exista algum erro por parte dos serviços das Finanças ou da Segurança Social.
5. Na hora de celebrar um novo contrato tenha em conta as suas obrigações
Sé é trabalhador independente há algum tempo, está certamente acostumado a condições contratuais bastante distintas, consoante o tipo de serviço que presta ou o cliente que angaria. E a verdade é que em termos de faturação, o processo pode ser muitas vezes complexo, uma vez que existem clientes que pagam a 30 dias, outros a 60, e ainda outros a 90 dias.
Esta realidade requer alguma ginástica na hora de cumprir as suas obrigações contributivas e fiscais, uma vez que mesmo com os dias de faturação acordados podem sempre acontecer atrasos. E embora não tenha culpa que o seu cliente se atrase a pagar-lhe o serviço, as suas obrigações têm datas limites fixas, e não existe forma de adiar as mesmas.
E por isso, para não falhar com as suas obrigações, é importante que na hora de celebrar um contrato de prestação de serviços tenha sempre em mente os prazos limites para as suas obrigações.
6. Tem dúvidas na hora de preencher as suas declarações? Existem guias que o podem ajudar
Se abriu a sua atividade como trabalhador independente há pouco tempo e vai entregar algumas declarações pela primeira vez, saiba que existem alguns guias que o podem ajudar a esclarecer as suas dúvidas. No caso das obrigações fiscais, o Portal das Finanças dispõe de vários folhetos informativos e guias na área de apoio ao contribuinte.
Já no caso das obrigações contributivas, no site da Segurança Social, os trabalhadores independentes devem aceder ao separador documentos e formulários, e selecionar a opção de guias práticos. Neste separador pode encontrar guias sobre o novo regime dos trabalhadores independentes, pagamentos de contribuições à segurança social, bem como outros guias sobre apoios sociais.
No blog do Doutor Finanças também pode encontrar vários artigos sobre a atividade dos trabalhadores independentes, que vão ajudá-lo a perceber melhor as suas obrigações, mas também como lidar com as suas finanças pessoais.
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7. Considere se vale a pena contratar um contabilista
Se mesmo depois de implementar estas dicas continuar a ter dificuldades em cumprir prazos ou a cometer pequenos erros que levam à aplicação de coimas, então talvez deva ponderar a contratação de um contabilista. Embora a maioria dos trabalhadores independentes se enquadrem no regime simplificado, onde não existe a obrigação de contratar um Contabilista Certificado, isso não quer dizer que não seja vantajoso ter um. No entanto, é importante esclarecer que tal não implica passar para um regime de contabilidade organizada, uma vez que este regime implica o cumprimento de outras obrigações.
A contratação de um contabilista certificado, embora tenha inevitavelmente um peso financeiro associado, pode ser uma grande vantagem, uma vez que não terá que lidar com várias das suas obrigações, podendo aproveitar esse tempo no seu negócio. Para além disso, ao ter um contabilista a tratar das suas declarações a margem de erro nas mesmas diminui substancialmente, o que evita o pagamento de coimas desnecessárias.
Contudo, caso esteja a ponderar contratar os serviços de um contabilista certificado deve fazer uma breve pesquisa pelos preços praticados, mas não é aconselhável que tome uma decisão apenas com base no preço. Tente perceber primeiro o nível de experiência do contabilista, se este está habituado a lidar com a contabilidade de trabalhadores independentes, entre outras questões pertinentes. Lembre-se que está a colocar as responsabilidades das suas obrigações fiscais e contributivas na mão de terceiros, e por isso mesmo é importante que escolha alguém experiente e de confiança.