Existem diversas formas de receber pagamentos de clientes, mas nenhuma será tão segura e cómoda como os débitos diretos.
Através de uma simples autorização de débito em conta, a empresa pode fazer pedidos de pagamentos periódicos dos seus clientes aos bancos, facilitando dessa forma o trabalho de todos os intervenientes.
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Débitos Diretos
Receba os pagamentos de clientes de forma célere
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Desfrute das melhorias nos Débitos Diretos do ARTSOFT
O ERP ARTSOFT já permitia gerar os ficheiros com os pedidos de débitos diretos, desde a versão 8.42, mas a partir da versão 21.0.03 essa funcionalidade foi melhorada.
Como funcionam os Débitos Diretos no ARTSOFT?
Neste tutorial vamos mostrar como pode usufruir deste módulo e quais as 3 alterações mais significativas que proporcionam uma considerável melhoria na usabilidade da funcionalidade.
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Como aceder ao menu de acesso dos Débitos Diretos
1.ª melhoria ➡ Menu de acesso
O menu de acesso passou a ter uma única opção “Débitos diretos” que abre diretamente o ecrã com a “Lista de débitos diretos”, eliminando dessa forma o passo intermédio de criação do ficheiro.
Deixou também de existir a opção para processar os ficheiros de retorno, uma vez que esta opção passou a estar integrada na barra de ferramentas desse mesmo ecrã.
Note-se que para menus configurados com esta opção, tem de ser removida ou alterada para a opção única “Débitos diretos” para que os utilizadores possam aceder à importação de ficheiros de retorno.
Janela de configuração de dados
2.ª melhoria ➡ Todos os documentos são considerados
Outra das alterações promovidas foi a de poderem ser considerados todos os documentos em aberto na conta corrente do cliente e não apenas os documentos do tipo Axxx (por exemplo, faturas), isto é, se existirem documentos do tipo Bxxx (por exemplo, notas de crédito) que ainda não se encontrem relacionados, estes serão descontados ao valor total, sendo gerada apenas uma linha de cobrança com o saldo.
Quando o saldo dos Axxx e dos Bxxx selecionados for negativo, não é permitido selecionar os mesmos para envio, uma vez que o valor de cobrança tem de ser sempre positivo.
3.ª melhoria ➡ Novos ícones
Para além dos ícones que já existiam, foram disponibilizados outros que também podem ser acedidos através das opções do menu de contexto do botão direito do rato, sobre as linhas, ou através dos botões disponíveis na parte inferior do ecrã:
Nova recolha – abre o ecrã “Débitos diretos / «Nome da configuração»”
Parametrização de ficha de cliente
➡ Imprimir – permite a impressão de formulários iniciados por “TerCCC90-*.lst”, onde constarão os movimentos do tipo Axxx com os do tipo Bxxx relacionados.Deve ainda ser indicado o e-mail para envio de documentos digitais / EDI. O e-mail é para notificar a entidade recetora que foi emitido um documento para si e está disponível na sua plataforma, enviando também o link para o documento (no caso da Saphety) ou o documento e o PDF no próprio e-mail (no caso da ACIN-iLink).
➡ Enviar – Envia o ficheiro de débito direto em formato XML, gerando-o com a designação da data de trabalho seguido de um número sequencial de dois dígitos.
Se for feita a simulação do envio do ficheiro, este é gerado numa determinada localização e o caminho é copiado para a área de transferência, sendo posteriormente apagado deste caminho, por uma questão de segurança, após premir o botão OK.
➡ Processar retorno – substitui a anterior entrada de menu “Retorno de débitos diretos”, permitindo a importação de ficheiros em formato XML, localizados na pasta “..\ARQUIVO\DEB_DIR” do ficheiro de trabalho. Ao efetuar o retorno do ficheiro de recebimentos é gerado um documento do tipo Bxxx que, conforme já indicado, terá de ser formal caso contenha documentos do tipo Axxx e do tipo Bxxx que tenham sido enviados para pagamento.
Ao importar um ficheiro, o ARTSOFT valida se este já foi importado e, caso já o tenha sido, exibe uma mensagem de erro e bloqueia a sua importação, impedindo a duplicação de dados.
Vejamos o seguinte exemplo do documento V050/3.
Janela de acesso às tabelas de conversão
Depois de se proceder à importação do ficheiro de recolha,
o utilizador é questionado se pretende regularizar as contas correntes.
Independentemente da resposta o ARTSOFT valida se o ficheiro é importado com sucesso.
No entanto, se optar por regularizar as contas correntes, o documento do tipo Axxx que se encontrava em aberto vai ser regularizado.
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O documento do tipo Bxxx que o regulariza é o que estiver configurado no campo “Série de regularização” da conta bancária respetiva, conforme já atrás indicado.
➡ Débitos diretos / versão anterior – abre o ecrã “Débitos diretos” antigo.
No ecrã de recolha também foram disponibilizados novos ícones, dos quais se destaca a configuração:
Editar configuração – permite adicionar novos campos ao browser, sendo possível aplicar filtros (data, artigos, listas de terceiros, colunas a adicionar à visualização), opções de visualização (letra, linhas, colunas, registos) e parâmetros já guardados.
Sendo o ecrã configurável por utilizador, podemos ter, por exemplo, uma visualização do diretor financeiro, que apenas pretende saber o que está por regularizar, e outra para o operador que gere as cobranças a clientes, por exemplo, ativando a visualização de pedidos mais antigos e que já se encontrem regularizados.
Para ter acesso a esta funcionalidade deverá ter licenciado o módulo de Gestão Comercial e o seu submódulo Débitos Diretos.
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