"A New Life Inside": Como a gestão de instalações se está a transformar num serviço on-demand - APFM
Com o avanço da tecnologia estão a surgir novas plataformas digitais na gestão de instalações que pretendem abalar as formas tradicionais de gerir um edifício. A APFM – Associação Portuguesa de Facility Management reconhece que os serviços de manutenção e reparação de edifícios estão a passar por uma revisão digital com o aumento de plataformas on-demand (por encomenda) para a contratação de ajuda especializada e as empresas, cada vez mais habituadas a reservar tudo desde catering a espaço de trabalho adicional, como e quando precisam, procuram agora o mesmo acesso instantâneo à manutenção e outros serviços no espaço de trabalho.
Graças a esta necessidade identificada no mercado de Facility Management, uma nova geração de mercados digitais como o FacilitiesFlex da JLL ou o Managed by Q da WeWork estão a permitir aos gestores de instalações internos a aquisição de serviços de especialistas pré-aprovados desde limpeza a suporte de TI e segurança do edifício.
"A Gestão de Instalações está-se a tornar mais complexa à medida que as operações dos edifícios se tornam mais complicadas e exigem uma gama crescente de competências especializadas para mantê-los em bom estado", diz Anindya Biswas, Diretor de Transformação Digital na JLL.
Miguel Agostinho, CEO da APFM, elucida: "Graças a estas plataformas on-demand em vez de se supervisionar equipas no local ou se recorrer à subcontratação, é possível corrigir os problemas consoante o seu aparecimento". Os colaboradores individuais podem, por exemplo, enviar pedidos de serviços ou reparações. Já em espaços de coworking a gestão de instalações on-demand poderia ser um meio simplificado para as empresas que fazem o leasing do espaço contratarem colaboradores, tais como recepcionistas por exemplo.
Plataformas on-demand – uma nova forma de fazer negócio
Tradicionalmente, as opções de gestão de instalações têm sido ditadas pelo tamanho da empresa – se as organizações maiores optam por subcontratar, a verdade é que as empresas mais familiares não conseguem suportar esse custo. Graças a plataformas on-demand, as empresas podem pagar pelo serviço sem uma taxa de assinatura ou subscrição de comodidades de luxo, oferecendo assim uma maior acessibilidade dos custos na gestão de instalações.
"As plataformas digitais estão a simplificar as formas atuais de trabalhar visto serem o núcleo de todas as transações. Isto oferece uma visão unificada dos processos de trabalho e melhor controlo das operações, resultando num controlo mais acertado do orçamento e numa qualidade e conformidade que o setor informal não consegue entregar", diz Biswas.
Os relatórios de avaliação ficam imediatamente acessíveis e as empresas conseguem visualizar os encargos e críticas de fornecedores de uma só vez, ao invés de andarem a pedir vários orçamentos.
A manutenção dos escritórios modernos
À medida que o bem-estar dos colaboradores e a capacidade de trabalhar em horários flexíveis se tornam cada vez mais importantes no espaço de trabalho, assiste-se a uma alteração expressiva na forma como as empresas encaram a gestão de instalações. Apesar da gestão de instalações já ter sido orientada pela redução de custos, é agora centrada numa melhoria da experiência do utilizador.
Com a demonstração repetida de que a experiência no espaço de trabalho tem impacto direto na produtividade dos colaboradores, a gestão de instalações vai-se tornando mais focada na criação do ambiente ideal para os mesmos.
O maior benefício das plataformas on-demand serão as perceções recolhidas com base nos dados sobre as operações de um edifício. Isto é sobretudo importante em edifícios inteligentes incorporados com sensores para monitorizar métricas tais como as de: qualidade do ar, condição do equipamento e ocupação do espaço.
Alterações de funções
À medida que as plataformas on-demand agilizam tarefas tais como a contratação dos melhores serviços com uma monitorização da evolução, é provável que se assista a uma ampliação da responsabilidade dos gestores de instalações.
"As análises das plataformas on-demand vão permitir que os gestores de instalações pensem de forma mais estratégica sobre o melhor funcionamento do edifício, em vez de estarem constantemente a reagir a crises, tais como reparações", diz Biswas.
Por exemplo, a monitorização automática da condição e datas de manutenção a equipamentos permitiria aos gestores de instalações proceder a uma manutenção previsível, minimizando o tempo de inatividade e reduzindo os custos de reparação. Poderiam ainda trabalhar de forma mais coordenada com RH de forma a aumentar o envolvimento dos colaboradores através de perceções sobre o funcionamento do prédio.
Por agora, estas plataformas on-demand estão numa fase embrionária, mas poderiam perfeitamente assumir modelos de gestão tradicionais à medida que a economia da partilha deixasse de ser uma quebra para se tornar a norma no contexto do imobiliário.
A gestão dos edifícios e as plataformas on-demand serão alguns dos temas discutidos no evento A New Life Inside 2019, dias 2 e 3 de outubro, na Nova SBE em Carcavelos. Os bilhetes poderão ser adquiridos através do website oficial do evento, onde é também possível consultar a informação atualizada sobre o programa e oradores: anewlifeinside.org
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