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Faturação eletrónica EDI ao Estado: o que é e como funciona
2 de novembro de 2022
5 minutos
Cláudio Carneiro
O novo procedimento de contratação pública, de acordo com a legislação em vigor, obriga à emissão de faturas eletrónicas EDI para as empresas que trabalhem diretamente com entidades públicas, com o objetivo de tornar o processo mais rápido e transparente.
A implementação da faturação eletrónica assume-se como um importante passo na transformação digital. Desta forma, promove a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas, e destas com os agentes económicos privados, pretendendo reduzir os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantir maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo.
O que é a faturação eletrónica EDI?
O EDI (Electronic Data Interchange) consiste na transmissão eletrónica de informações de documentos que antigamente era feita em papel, como é o caso das faturas. Esta tecnologia permite a integração de dados entre empresas, facilitando a troca de informação. Na prática, esta comunicação de dados permite que o fornecedor envie um documento através do seu sistema e que este seja integrado, de forma automática, no sistema recetor (do cliente) como uma compra.
Para que esta integração aconteça, é necessário respeitar uma estrutura de representação do documento (ou sintaxe) e adicionalmente codificar o conteúdo de cada campo, por forma a que os dados sejam interpretáveis pelo sistema recetor. Estes requisitos são impeditivos para a maioria das transações entre as Microempresas e as PME's. Apenas os compradores com grande preponderância sobre os seus fornecedores conseguem exigir a entrega de documentos por EDI. As grandes empresas de distribuição são um exemplo da utilização massiva do EDI, onde apenas permitem a entrega de faturas pelos seus fornecedores através de plataformas privadas EDI.
O Estado decidiu implementar a faturação eletrónica EDI nos contratos públicos e, para isso, atribuiu à eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.) a responsabilidade pelo desenvolvimento de uma plataforma de faturação eletrónica que agregue as entidades estatais (como clientes) e os fornecedores que lhes pretendam emitir faturas e/ou outros documentos fiscalmente relevantes. Para tal, foi selecionado um formato específico para as próprias faturas, o CIUS-PT. Trata-se de um ficheiro .XML que representa cada um dos documentos enviados.
Quais os prazos para a implementação da faturação eletrónica EDI na contratação pública?
Os prazos limite para a aplicação efetiva da faturação eletrónica na contratação pública foram sucessivamente alterados, atendendo à especial complexidade inerente e ao contexto da pandemia covid-19.
Os fornecedores da Administração Pública são obrigados a implementar a fatura eletrónica nos contratos públicos até:
31 de dezembro de 2020, para as grandes empresas;
31 de dezembro de 2022, para as micro, pequenas e médias empresas.
Quais as plataformas de EDI suportadas pelas soluções Cloudware?
O Cloudware Business permite a transmissão de faturas através de EDI com a representação dos documentos em conformidade com a norma definida para Portugal - o CIUS-PT. Para mais informações poderá consultar o manual técnico da eSPap clicando aqui.
Também o iziBizi, a solução de Open Banking do Millennium bcp integrada com o software de faturação e gestão Cloudware Business, está preparado para transmitir documentos através de duas plataformas de faturação eletrónica:
FE-AP, uma plataforma pública desenvolvida e implementada pela eSPap, sem custos de utilização;
Saphety, uma plataforma privada, com custos de subscrição e utilização.
De ressalvar que, para emitir faturas eletrónicas através da plataforma FE-AP da eSPap, é necessário que a entidade pública cliente esteja registada nesta plataforma da eSPap. Para consultar a listagem de entidades públicas aderentes à plataforma FE-AP, pode fazê-lo clicando aqui. Caso pretenda utilizar a plataforma de faturação eletrónica FE-AP da eSPap, deve começar por se registar como fornecedor no portal, seguindo estes passos.
Se pretende recorrer à utilização da plataforma da Saphety, a subscrição do serviço e demais custos associados ao envio de documentos podem ser consultados no website da entidade.
Como procedo à ativação da faturação eletrónica EDI nas soluções Cloudware?
Para ativar a faturação eletrónica EDI às entidades públicas aderentes ao portal FE-AP da eSPap, deve seguir os passos de configuração que detalhamos neste artigo.
Já permitimos a transmissão de documentos eletrónicos com entidades públicas clientes aderentes ao Portal da FE-AP, para além da descarga do documento em ficheiro no formato requerido CIUS-PT.
Tanto o Cloudware Business como o iziBizi são sistemas de gestão integrados, 100% na cloud, que lhe permite gerir o seu negócio em qualquer lugar, a qualquer hora. Com todos os módulos e funcionalidades de que precisa, permite simplificar a gestão da sua empresa, através de processos automatizados e inteligentes.
Da faturação ao registo inteligente das compras e despesas, do controlo das contas correntes à informação atualizada da tesouraria e dos impostos a pagar, do processamento de salários à contabilidade, integram toda a informação em tempo real, numa lógica de trabalho colaborativo entre empresários e contabilistas.
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