Tipos de listas de distribuição
Existem dois sistemas para o uso de listas de distribuição de emails, os Grupos do diretório global de contactos da Sede da Universidade e as "Mailing list" criadas pelos utilizadores.
Grupos do diretório global de contactos da Universidade: São endereços de grupo, automaticamente atualizados todos os dias em função da informação contida nos sistemas centrais, que correspondem a grupos de alunos que fazem parte de um curso num determinado ano letivo, ou grupos de gerais de utilizadores de um determinado tipo numa determinada unidade orgânica da Universidade, mais detalhes sobre este sistema no capítulo referente ao "Modo de utilização dos Grupos do diretório global de contactos".
Mailing list criadas pelos utilizadores: São listas de distribuição de email criadas e mantidas por colaboradores ou docentes que facultam todas as funcionalidades de mailing list, mais detalhes sobre este sistema no capítulo "Principais modos de utilização das Mailing list" e seguintes.
Modo de utilização dos Grupos do diretório global de contactos
Existem dois tipos de grupos no diretório global de contactos, (1) os grupos que correspondem a alunos inscritos num curso num determinado ano letivo, (2) os grupos que correspondem a tipos de utilizadores de uma determinada unidade orgânica da Universidade. Estes endereços de grupos podem ser encontrados diretamente no Livro de Endereços (Address Book) do Outlook (ou de qualquer cliente de email compatível com o serviço Microsoft Exchange) ou do portal do Outlook na web (portal.office.com), para isso basta pesquisar pelo nome de um curso ou tipo de utilizador.
Grupos correspondentes a alunos de Cursos: O grupo correspondente a um curso de um determinado ano letivo é composto por todos os alunos matriculados nesse curso no ano letivo escolhido. Para obter o endereço de um curso deve-se pesquisar pelo nome do curso ou pelo código do curso no livro de endereços do Outlook, por exemplo pesquisar pela palavra "Teologia" obtêm-se vários grupos que correspondem a vários cursos contendo a palavra "Teologia", todos os grupos relativos a cursos são seguidos do ano letivo de inscrição. O grupo com o endereço 1181-2021.lisboa@ucp.pt irá conter todos os alunos inscritos no curso 1181 no ano letivo 2021.
O endereço de email destes grupos tem a forma «código do curso»-«ano letivo».lisboa@ucp.pt. Enviar um email para estes grupos corresponde a enviar um email para todos os alunos que fazem parte do grupo.
Grupos correspondentes a tipos de utilizadores: Existem também grupos gerais especiais que representam todos os utilizadores de um determinado tipo numa determinada unidade orgânica da Universidade, os tipos possíveis de utilizadores são:
Docentes-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de docência na «unidade» da Sede/Lisboa
Colaboradores-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de colaborador na «unidade» da Sede/Lisboa
Investigadores-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de investigação na «unidade» da Sede/Lisboa
Prestadores Serviços-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de prestação de serviços na «unidade» da Sede/Lisboa
Bolseiros-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de bolseiro na «unidade» da Sede/Lisboa
Estagiários-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de estágio na «unidade» da Sede/Lisboa
Staff-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores e docentes na «unidade» da Sede/Lisboa
Alunos da «Unidade»-Lisboa - Estudantes com inscrição ativa na «unidade» da Sede/Lisboa
Alumni da «Unidade»-Lisboa - Antigos alunos que finalizaram um curso na (após 2010) na «unidade» da Sede/Lisboa
Staff-Lisboa - Todos os colaboradores (docentes e não docentes) da Sede/Lisboa
Alunos UCP Lisboa - Todos os alunos da Sede/Lisboa
Alumni UCP Lisboa - Todos os antigos alunos (após 2010) da Sede/Lisboa
Estes grupos especiais só podem ser usados por colaboradores pertencentes às respetivas unidades orgânicas a que dizem respeito os grupos.
Principais modos de utilização das Mailing list
Uma Mailgin List (lista de distribuição) pode ser usada de variadissimas maneiras, em seguida expomos algumas das mais comuns:
A criação e alteração de Mailing list (listas de distribuição) está acessível através de uma página de internet - Sistema de Gestão de Listas de Distribuição, este link apenas está disponível em computadores dentro da rede da Universidade Católica Portuguesa ou ligados à rede da UCP por VPN. Para ter acesso ao sistema deverá autenticar-se com as mesmas credencias (utilizador e password) que utiliza para consultar o correio electrónico.