Liderança em contexto remoto | Smart Consulting
A realidade é que vivemos num mundo em que (felizmente) há cada vez mais exigência com os líderes e gestores. Isto é - sempre foi - sobre as pessoas… e o facto de não estarmos fisicamente perto não muda isto. Pelo contrário, reforça o facto de que, num momento em que a tecnologia está no centro da capacitação do trabalho, as pessoas devem ser o foco da atenção. Existem a meu ver 3 vetores complexos, mas essenciais, que qualquer líder deve ter em atenção: c omunicação , transparência e foco nas pessoas! Estão umbilicalmente ligados, e devem ser o centro de atuação de qualquer tipo de liderança.
Comunicar: Muito, claramente e de forma assíncrona
Por esta altura já não deve ser segredo de que uma boa comunicação é de extrema importância para qualquer atividade. Num ambiente remoto, as ferramentas que usamos para comunicar tornam-se, na realidade, o nosso escritório virtual. Isto quer dizer que devemos ser tão eficazes e exigentes a escolher as ferramentas que usamos como a pensar no design do espaço de qualquer escritório físico. Devemos igualmente estar preparados para as usar de forma adequada!
Este tema, sozinho, provavelmente daria para um artigo só por si. O que é importante entender é que o ambiente de escritório está cheio de comunicação síncrona: reuniões, "palavrinhas rápidas" no corredor, uma "pequena pergunta"... e que virtualmente temos que estar preparados para levar estes momentos para um modelo assíncrono. A ergonomia deste ambiente remoto passa muito pela capacidade de sermos assíncronos. Isto envolve, por exemplo, focar a comunicação no menor número de ferramentas possível. Ou seja, é impossível esperar que uma equipa tenha atenção ao email, ao Teams, ao Skype e ao WhatsApp para receber tipos de informação semelhante. Especialmente se for esperado que a resposta seja imediata. Devemos estar preparados para esperar pelo retorno, visto que esta espera tem vantagens: menos interrupções e mais foco, inclusão de toda a equipa nas conversas e tempo para pensar antes de responder. Sim, em ambiente remoto a comunicação costuma ser ligeiramente mais lenta, mas pode ser mais eficaz. É tudo uma questão de clarificar os objetivos de cada canal de comunicação. Por exemplo, o email pode ser usado para comunicação mais oficial, uma app de i nstant messaging para a comunicação constante e uma ferramenta para as reuniões (que devem ser áudio e vídeo sempre que possível).
Atenção, clareza e regularidade
O esforço para comunicação remota é maior. São meios mais intensos e que exigem muito maior foco da audição, ao invês da visão (que ocupa uma grande parte da nossa habitual comunicação). Como tal, uma das maiores preocupações é estar atento e expressar que estamos claramente a ouvir o que dizem. Se for possível, parafraseando e usando as mesmas expressões. Ouvir com o intuito de perceber e não de responder, evitando igualmente interromper quando alguém fala (e isto é muito complicado em reuniões virtuais). Por outro lado, apesar do ambiente ser distribuído, é importante manter a criação de memórias e vínculos de grupo. É preciso então um esforço adicional para manter a comunicação não orientada ao trabalho. Replicar o tempo à volta da máquina de café ou as pequenas conversas desfocadas que ocorrem de forma natural. Estes momentos aparentemente insignificantes são parte da fundação de um ambiente em que a confiança e a empatia reinam.
Ignorar preconceitos
Como referi anteriormente, a comunicação em modo remoto exige esforços distintos das pessoas. Isto leva a que as nossas reações, expressões e interjeições sejam distintas. Quando estamos numa reunião virtual, do outro lado pode estar alguém com obras no prédio, ou um bebé a chorar perto… ou simplesmente com problemas de ligação. Como tal, já não é possível avaliar as reações ao que dizemos da mesma maneira. Devemos desligar-nos desses preconceitos e esperar do outro lado uma verbalização transparente sobre o que pensam do assunto. E o mesmo acontece na comunicação escrita: é hora de deixar de ler frases com entoação por nós assumida para tentar ler as emoções da pessoa. É um esforço infrutífero e ingrato para os dois lados.
Ser transparente: a chave da consistência e confiança
A transparência é fulcral numa empresa moderna e em ambiente de alta performance. Para um líder, isso significa essencialmente ser claro quanto a objetivos e respetivo progresso. Essa transparência deve ser bilateral e só pode ser mantida se a equipa confiar no líder. É preciso que este forneça constantemente acesso a informações, recursos e práticas de forma simples, que permitam aos membros da equipa reduzir a incerteza sobre a ecologia do seu sistema. Outro ponto importante é manter as promessas que foram feitas. Por exemplo, se for prometido resolver um problema até determinada data, é impreterível respeitar esse compromisso.
Se já era imperativo comunicar objetivos e expectativas de forma clara em ambiente de escritório, em modo remoto ainda mais é! Fazê-lo a pensar no princípio need-to-know impede as pessoas de ver a globalidade do cenário e entender claramente o seu papel. A motivação será maior sempre que forem claras as metas que se pretendem alcançar e como o seu trabalho se encaixa no quadro global. Uma forma fácil de fazer isto é partir de objetivos (trimestrais, por exemplo), definir o que seria sucesso a cada mês e, potencialmente, a cada semana. Assim, vai ser mais fácil focar a equipa e tornar palpável o que é pedido.
Focar nas pessoas: o que verdadeiramente importa!
Tem que ser pelas pessoas! É a mais pura das verdades. Sempre foi… O que espanta é ver como, por vezes, se chegou tão longe ignorando este simples princípio. Se o trabalho do líder não está a ajudar as pessoas a serem mais felizes enquanto são performantes, então a função é vazia e o valor que está a trazer é, provavelmente, muito limitado.
Ajudar a manter o equilíbrio
Num ambiente remoto (especialmente se for forçado como aconteceu agora) estar em casa pode ser difícil pelos mais diversos motivos. Pais com bebés/crianças em casa vão ter dificuldade em gerir os seus tempos e conseguir estar concentrados. Pessoas que vivem sozinhas poderão debater-se com sentimentos de solidão. Pessoas mais focadas poderão ter dificuldade em desligar-se do trabalho porque o computador fica sempre ali. Seja qual for o problema, é função do líder preocupar-se com o ambiente de trabalho de todos e descobrir formas de ajudar. E isto é feito numa análise caso a caso. Para alguém pode ser simplesmente confortar e reforçar o facto de poderem escolher um horário menos comum, para outra pessoa pode ser ajudar a garantir que param de trabalhar a uma hora em que consigam manter um saudável equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. O importante é ser empático e descobrir como se pode contribuir para facilitar o dia.
Empoderar, delegar e evitar a microgestão
Com o tempo, pessoas que trabalham em ambiente remoto tornam-se muito mais independentes do que num ambiente presencial. E isto deve ser fomentado, porque se tornam elementos pro-ativos em vez de ficar à esperar instruções. A função do líder é balizar margens, prazos e expectativas, permitindo que todos façam as suas próprias escolhas sobre a melhor forma de realizar as cada tarefa. Delegar é fundamental, caso contrário, os níveis de compromisso podem começar a cair. O ambiente remoto pode, nalguns casos, fazer sobressair os mais ocultos desejos de microgerir o que as pessoas fazem a cada minuto do seu dia porque não as conseguimos ver. Mas a verdade é que não as vermos, não significa que não estejam a fazer nada. Tal como referido, se os objetivos forem claros, devemos gerir o sistema e acompanhar os objetivos. Se estiverem a ser cumpridos, na realidade não há nada que seja necessário fazer. Caso não estejam, a função é simplesmente compreender o contexto e ajudar as pessoas a melhorar.
Os desafios em contexto remoto são inúmeros. Quando a mudança é brusca e forçada, a verdade é que pode parecer pouco natural e a tendência ser sobreviver até voltar a um normal semelhante ao que conhecíamos antes. Mas o mundo muda e o contexto laboral também. Estes momentos devem, na realidade, servir para os líderes repensarem os seus modelos, tornando-os mais adaptativos e ágeis. Fortalecer a relação com as equipas é essencial. É necessário trabalhar no sentido de confiar e ganhar confiança de todos. Os líderes, em contexto remoto ou não, devem ser capacitadores das pessoas, vivendo o seu dia-a-dia para as servir.