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Os módulos do software SSA agrupam funcionalidades típicas de cada "ator" envolvido com a prestação de serviços, de forma que cada usuário encontre dentro dos menus as atividades que utiliza com mais freqüência. Veja abaixo as principais funcionalidades de cada módulo:
Solicitação de Serviço (SS)
Registra as demandas dos usuários/clientes preenchidas diretamente pelo usuário em regime de autoserviço ou através de atendentes trabalhando em central de atendimento.
Podem ser registradas demandas das áreas de manutenção, alimentação, transporte, segurança, jardinagem, obras, layout, telefonia, tecnologia, viagens e outras.
Cada tipo de demanda utilizada um formulário especifico e pode associar-se a um catálogo ilustrado e precificado para facilitar a escolha dos usuários.
Possibilita aos usuários acompanhar suas solicitações desde o início até o final, consultando a situação atual de cada pedido e i histórico de todos os chamados já realizados.
Neste módulo é possível criar novos formulários específicos para cada tipo de serviços prestado pelo centro de serviços, composto por múltiplas guias e seções, contendo campos dos tipos: numérico, texto resumido e detalhado, data, lista de dados e check box.
Esta personalização imprime grande velocidade na implantação e elimina a necessidade de customizar o ERP.
Neste módulo são definidos os fluxogramas de processo para cada tipo de solicitação incluindo dados das etapas coo grupo responsável, tempo estimado, alertas previstos, caminhos possíveis e status da etapa depois de realizada.
Na tela de pendência cada equipe executante recepciona suas SS e dá andamento aos pedidos.
Possibilita a abertura de uma ou mais ordens de serviços, envolvendo equipes próprias ou terceirizadas, para atender às solicitações de serviço dos usuários ou para formar planos de manutenção preventiva.
O software possibilita o cadastro de projetos típicos de atendimento constituído de OSs pré-cadastradas para acelerar o atendimento, utilizado procedimentos padronizados.
Cada OS identifica o equipamento ou local que receberá o serviço, a data programada para execução e a equipe responsável. Informações complementares podem ser inseridas nas OSs como prioridade de atendimento, tipo de manutenção, impedimento, duração prevista e notas explicativas.
O módulo de equipamentos possibilita o cadastro de equipamentos e instalações física (locais) em estrutura hierárquica, contendo código, localização, centro de custo, dados de aquisição, informações técnicas, controle de movimentação e anexos em formato eletrônico como: manuais, desenhos, croquis, fotos, listas de peças, contratos de assistência técnica.
Imprime ou envia OSs para Smartphone ou Tablet – Android e possibilita os apontamentos de dados coletados em campo.
Podem ser lançados nas OSs dados como: horas trabalhadas, materiais utilizados, comentários técnicos, tempos de atendimento e de deslocamento, causa da falha e movimentação de equipamentos.
Nas OSs e nas SSs podem ser anexadas arquivos digitais contendo fotos, projetos, textos, planilhas e laudos, de forma a disponibilizar, a qualquer tempo, toda informação associada a cada serviço.
Possibilita a emissão de inúmeras consultas, relatórios e gráficos para analisar o desempenho das equipes de executantes.
Também é possível examinar os tempos médios de atendimento (SLA – Service Level Agreemente), o relatório de análise de satisfação dos usuários e o quadro geral de ocorrência com os números de atendimentos, backlog e eficiência do departamento.
O módulo de indicadores possibilita a livre definição de indicadores de desempenho, incluindo a definição da tela de entrada de dados, metas e gráfico de acompanhamento. O SSA possibilita estrutura painel de controle (Dashboard) selecionado os indicadores mais significativos.
O software possibilita a definição e aplicação de formulários de pesquisa junto aos usuários, através da internet, contendo questões de múltipla escolha, sim/não, texto livre e grau de satisfação. O software tabula automaticamente as respostas e permite a exportação dos dados para Excel.
Este módulo disponibiliza área para uploud de manuais, scripts de atendimento, normas e procedimentos do centro de serviços, a fim de estruturar base de conhecimento e acelerar a entrada de novos colaboradores. O software permite o uso de hiperlinks e a pesquisa através de busca livre ou palavras chave.
Permite o controle dos documentos e contratos da empresa, assim como o arquivamento dos mesmos no banco de dados e/ou na rede, possibilitando aos usuários acessá-los de qualquer ligar, evitando buscas em arquivos físicos.
Podem ser tratados documentos de qualquer espécie como contratos de locação, de assistência técnica, aluguel, manutenção, serviços de internet, alvarás, licenças, ARTs, plantas, fotografias, e outros.
Neste módulo também se faz a gestão de contas e consumo, controlando o recebimento e o vencimento das contas e emitindo avisos aos responsáveis. Podem ser controlados quaisquer tipos de contas como telefone, celular, luz, água, gás, IPTU, TV a cabo, e outras. Neste módulo são emitidos gráficos para acompanhamento da evolução de gastos e consumos.
Possibilita o controle físico e financeiro
de múltiplos almoxarifados (materiais de escritório, marketing, limpeza, peças, informática, etc), registrando movimentos de entrada e saída de itens (compra, uso de serviços, devolução, transferência), com respectivas quantidades e custos. O software controla estoque mínimo e máximo e solicita a reposição automática baseada nestes parâmetros. O software possibilita aos usuários requisitar materiais através da internet.
O módulo de administração possibilita o registro dos dados de cada usuário e o controle do acesso às opções do sistema, de forma a evitar operações indevidas e garantir a segurança dos dados. O sistema possibilita a alteração de nomenclaturas utilizadas nos cadastros e telas de se adaptar à cultura da empresa, tornando o software adequado a realidade dos clientes.