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Migração de carteiras no processo eletrônico
Por Fernando Varnieri
Neste último mês de agosto, dia 28, foi lançado o Relatório Justiça em Números 2019, tendo como base os números compilados do exercício judicial brasileiro durante todo o ano de 2018. Além do inédito índice de 113,7% de demandas atendidas, que aponta uma taxa de encerramento processual 13,7% maior do que a taxa de judicialização, a publicação do CNJ, assim como nos últimos anos, destaca os enormes avanços da informatização dos Tribunais, que alcançou a marca de 83,8% de processos autuados eletronicamente. Esta marca é relevante se retrocedermos apenas cinco anos e nos depararmos com o percentual de 30,4% de processos ajuizados de forma eletrônica no ano de 2013.
Este aumento quase que vertiginoso da curva de judicialização eletrônica possui aspectos inegavelmente positivos, dos quais eu posso citar como um exemplo a crescente produtividade dos Tribunais, que, conforme referido no parágrafo acima, conquistou uma inédita inversão da balança processos ajuizados x processos baixados.
Mas, como diz o jargão popular, nem tudo são flores. A melhora dos índices de performance dos Tribunais, a meu ver, em parte se deve à transferência de responsabilidade do cartório judicial para o advogado brasileiro no que diz respeito ao cadastramento processual. Para os advogados que militam nos foros há mais de uma década, o que é o meu caso e o de muitos colegas, isso é muita fácil de vislumbrar: Basta buscarmos na memória como se dava a distribuição de um novo processo ou o simples protocolo de uma petição. Afora uma eventual diligência para o recolhimento de custas, esta formalização do ato processual ocorria com a simples entrega da peça no balcão. A partir daí, toda a operação de cadastramento ficava a cargo do serventuário da justiça. A nós, bastava proceder com o mero arquivamento do comprovante do protocolo.
Hoje em dia, com o surgimento do processo eletrônico, toda a alimentação do sistema judicial é de responsabilidade do advogado, que a realiza de forma online no escritório, resultando no surgimento de um "gargalo" que vem causando bastante dor de cabeça, tanto na rotina do escritório de pequeno e médio porte como nos setores de backoffice de grandes bancas de advocacia e departamentos jurídicos.
E foram as grandes bancas de advocacia e departamentos jurídicos que mais foram penalizados com a inversão da responsabilidade do cadastramento processual, pois, para driblar os transtornos de se trabalhar com a diversidade de sistemas de processo eletrônico adotados pelos Tribunais Brasileiros, notadamente a Justiça Comum, Trabalhista e Federal, nas suas respectivas instâncias inferior e superior, eles tiveram que montar grandes (e caras) estruturas de apoio para se adequar às diversas exigências sistêmicas, tais como o tamanho máximo de arquivo e as versões específicas de plug-in (o famoso Java), de navegador de internet, de assinador digital e etc.
Segundo o último Relatório do CNJ, em 2018 foram ajuizados 19,5 milhões de processos no território nacional. Grande parte dessa massa processual é de natureza consumerista e bancária, cujas partes demandadas costumam concentrar a sua representação processual em poucas centenas de escritórios de advocacia de grande porte, ou em seus próprios departamentos jurídicos internos.
Um dos momentos mais sensíveis da gestão processual, e não por isso menos frequentes, é quando existe a necessidade de troca da representação processual, quando uma grande base de milhares de processos é migrada de um escritório para outro. Eventos como esse acontecem desde que os processos judiciais eram físicos, e sempre geraram bastante tensão entre representado e representante, para que não ocorram prejuízos com a eventual perda de prazos. Contudo, a partir da digitalização dos processos, esta manobra ganhou contornos dramáticos, pois cada um dos Tribunais do País possui sistemas com requisitos próprios de operacionalização, fazendo com que o protocolo das petições de juntada dos novos patronos exija uma atenção especial em cada estado, sendo o cadastramento de cada petição algo extremamente demorado e que deve ser feito com bastante atenção pelo advogado, que, em virtude do esforço repetitivo, não raro comete erros simples e que passam desapercebidos até encontrar algum óbice formal pelo próprio aparato judicial.
Segundo tenho conversado com gestores de escritórios de grande porte pelo Brasil, a migração de carteiras de processos eletrônicos costuma levar vários dias e consumir muitas horas extras de equipes inteiras trabalhando em mutirão.
Entretanto, seguindo a lógica de que é na dificuldade que se cria a oportunidade, a virtualização dos processos judiciais fez surgir um verdadeiro ecossistema de empresas que se baseiam em tecnologia para, de alguma forma, contornar obstáculos operacionais, e, porque não, desenvolver ferramentas que estão proporcionando aos escritórios uma verdadeira "virada de chave" em direção à chamada e festejada Advocacia 2.0.
E, reconhecendo a dor deste mercado específico, que é a migração de carteiras processuais, que a 2ADV Soluções Jurídicas desenvolveu o serviço de Sanitização de Base Processual e Protocolo em Massa no formato BPO (Business Process Outsourcing), até então exclusiva no mercado brasileiro, por basear-se no acesso ao processo eletrônico através de Certificação Digital.
Através deste serviço, que utiliza o próprio certificado digital do novo representante processual para assinar digitalmente as petições de juntada de procuração e substabelecimento, é possível disparar milhares de petições em questões de poucas horas, e para Tribunais distintos, por intermédio de automação robótica (Robotic Process Automation – RPA) e garantidas pelo certificado de protocolo emitido pelo respectivo sistema do Tribunal. Graças a este novo método, os novos procuradores assumem a representação processual da noite para o dia, sem sobressaltos e eliminando sobremaneira o risco da perda de prazo.
E para que o robô possa executar este serviço, existe a necessidade de ser cumprida uma etapa muito importante, que é a sanitização da base de processos que se pretende trocar a representação. Nesta etapa, é feita uma varredura pelo robô a procura da confirmação da existência do processo junto aos sistemas dos Tribunais. Com isso, é possível, rapidamente, capturar todas as informações referentes aos processos eletrônicos, tais como os dados de capa, as movimentações do processo e a sua cópia integral.
Não raras vezes, a Sanitização de Base Processual torna-se o produto em si, haja vista o interesse recorrente de empresas e escritórios em obter, de forma quase instantânea, informações relevantes para a tomada de decisões e organização de carteiras, tais como a identificação de processos físicos e eletrônicos, baixados e ativos, sentenciados ou não, com incidentes ou não, e quais os incidentes. Desta forma, sem que haja a necessidade de protocolização em massa, muitos dos clientes da 2ADV Soluções buscam higienizar as suas carteiras de processos, até mesmo para ter os mesmos atualizados em movimentações e arquivos.
Considerando as constantes mudanças do cenário judicial brasileiro, principalmente o do contencioso, é certo que os serviços da 2ADV Soluções permaneçam em constante evolução, contudo, fazendo parte da sua talentosa equipe, não há como não deixar de se orgulhar de estarmos proporcionando ao mercado jurídico ferramentas que entregam performance, otimização de tempo e redução de custo ante a um problema que surgiu tão rapidamente como a virtualização dos processos, e que os escritórios vem penando para promover as devidas adequações.