PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM GESTÃO DE LOGÍSTICA EMPRESARIAL A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA ERP NA CADEIA DE SUPRIMENTOS - PDF
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM GESTÃO DE LOGÍSTICA EMPRESARIAL A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA ERP NA CADEIA DE SUPRIMENTOS
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Simone Gesser Igrejas
1 PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM GESTÃO DE LOGÍSTICA EMPRESARIAL A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA ERP NA CADEIA DE SUPRIMENTOS Por: Marcelo de Oliveira Orientador Profº. José Tadeu Vieira Lourenço Rio de Janeiro Fevereiro/2010
2 PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM GESTÃO DE LOGÍSTICA EMPRESARIAL A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA ERP NA CADEIA DE SUPRIMENTOS Monografia apresentada em cumprimento às exigências para obtenção de grau no curso de pós-graduação lato sensu de especialização em Gestão Logística Empresarial. Por: Marcelo de Oliveira Rio de Janeiro Fevereiro/2010 2
3 DEDICATÓRIA Dedico a pós que culminou com esta monografia ao Sr Eru, espírito de luz que guia minha vida. 3
4 AGRADECIMENTOS à Rita de Cássia e Geny S Abrantes pela força e a base tão necessárias... 4
5 RESUMO A presente monografia tem como objetivo demonstrar como a logística se viu obrigada a se adaptar a nova realidade do mercado diante á grande transformação sofrida com a globalização, e como a Tecnologia da Informação, mais precisamente através da implantação do sistema ERP (Enterprise Resource Planning), permite uma maior integração, coordenação e agilidade nas transações entre as corporações, permitindo tomada de decisões com a menor margem de riscos e de operações com maiores níveis de eficiência na cadeia de suprimentos. 5
6 METODOLOGIA Para o desenvolvimento deste estudo foram seguidos os seguintes passos metodológicos, pesquisas bibliográficas como leitura de livros e revistas. Para classificação da pesquisa, toma-se como base a taxionomia por Vergara (1990), que a qualifica em relação a dois aspectos: quanto aos fins e quantos aos meios. a. Quanto aos fins Segundo Vergara (2000, p.45), considerando o problema levantado neste projeto, o estudo será conduzido como pesquisa descritiva, já que busca-se demonstrar a importância da Tecnologia da Informação na Logística e como a aplicação dos sistemas de informação traz mais eficiência numa cadeia de suprimento. b. Quanto aos meios Ainda segundo Vergara (2000, p.46), e levando-se em consideração os meios necessários para a solução do problema levantado, a pesquisa será do tipo bibliográfica e telematizada. Bibliográfica, porque se recorrerá ao uso de material acessível ao público em geral como livros, artigos, revistas, jornais e redes eletrônicas já publicadas. Telematizada, pois busca informações em meios que combinam o uso do computador. 6
7 SUMÁRIO Folha de rosto...2 Dedicatória...3 Agradecimentos...4 Resumo...5 Metodologia...6 Sumário...7 Introdução...8 Objetivos...10 Cadeia de Suprimentos...11 Tecnologia da Informação na Cadeia de Suprimentos...15 Sistemas de Informações e o Supply Chain Management...19 Sistemas ERP e o Supply Chain Management...21 Ciclo de Vida de Sistemas ERP...30 Gerenciamento do projeto de implantação de sistemas ERP...33 Conclusão...36 Referências bibliográficas...38 Folha de avaliação
8 1. INTRODUÇÃO Com a globalização, a Logística sofreu uma grande transformação, onde ocorreram várias mudanças nas atividades industriais e comerciais relacionadas ao crescimento da concorrência, o livre acesso à tecnologia e mudanças no mercado, o que trouxe como conseqüência o aumento das exigências dos consumidores para a aquisição de produtos e serviços. Diante deste novo cenário, as empresas se viram obrigadas a se adaptar a essas novas realidades do mercado, que exigiu a informatização dos processos para atender a demanda, o que incluía também um investimento em novas tecnologias. O objetivo principal do trabalho é demonstrar a importância da Tecnologia da Informação na logística, e como aplicação dos sistemas de informação dinamiza os processos e traz mais eficiência operacional numa cadeia de suprimento, de forma a aumentar a lucratividade. Para o problema da pesquisa, sendo observados os objetivos explicitados no trabalho, os modelos adequados para a investigação são os da forma descritiva e explicativa, de modo a mensurar, descrever, introduzir a relevância da TI na Cadeia de Suprimento de maneira que se permita um maior entendimento do problema levantado. Considerando o objetivo geral do trabalho, o procedimento indicado para alcançá-lo aponta para a pesquisa bibliográfica. O tema proposto é relevante, pois cada vez mais empresas buscam a excelência em seus produtos e serviços através da Logística. Nos últimos anos, cada vez mais organizações perceberam que a logística pode e deve ser utilizada de forma estratégica. Embora o êxito no concorrido mercado 8
9 globalizado seja decorrente de inúmeros fatores, é sabido que o bom desempenho da cadeia de suprimento neste cenário é um papel fundamental. O presente trabalho aborda como a implementação da Tecnologia da Informação (TI) nos processos de gerenciamento da Cadeia de Suprimento impacta de forma positiva nos processos logísticos. É sabido que a informação é crucial para o desempenho de uma cadeia de suprimento, sendo esta a qual os gerentes estruturam suas decisões. O tema será desenvolvido tendo como foco a TI em uma cadeia de Suprimento, demonstrando as vantagens da aplicação dos sistemas de informação na Logística e como isso impacta na eficiência da gestão de uma cadeia de suprimento. Os documentos como pedidos de compra, notas fiscais, faturas, catálogos de produtos, relatórios de vendas e etc..., fornecem o fluxo de informações essenciais que devem anteceder e acompanhar as transações. No passado, esses processos eram manuais, demandavam mão de obra e muito tempo. As ferramentas de TI surgem como uma forma de troca de informação entre as organizações. A tecnologia da informação consiste em ferramentas utilizadas para obter e ter acesso às informações e para analisálas, de maneira a poder tomar melhores decisões para uma gestão eficiente da cadeia de suprimento e obter uma maior competitividade nos negócios. 9
10 1.1 OBJETIVOS Objetivo Geral Demonstrar a transformação da logística através da informatização dos processos e investimentos em novas tecnologias diante as novas exigências dos consumidores para aquisição de produtos e serviços Objetivos Específicos Demonstrar a importância de um sistema integrado e suas funcionalidades, suportando as atividades dos diversos processos da cadeia de suprimentos. 10
11 2. CADEIA DE SUPRIMENTOS A Logística empresarial abrange as áreas que tratam diretamente com o fluxo de beneficiamento das matérias-primas em produtos acabados, tanto no aspecto interno de uma organização empresarial quanto no aspecto externo, envolvendo todos os fornecedores de matérias-primas e partes que compõe um produto, até o ponto de ocorrência da demanda deste produto pelo consumidor final. A integração externa, outra das dimensões de excelência logística, significa desenvolver relacionamentos cooperativos com os diversos participantes da Cadeia de Suprimentos, baseados na confiança, capacitação técnica e troca de informações. A integração externa permite eliminar duplicidades, reduzir custos, acelerar o aprendizado e customizar serviços. Chopra e Meindl (2003) apontam que uma Cadeia de Suprimentos engloba todos os estágios envolvidos, direta ou indiretamente, num atendimento de um pedido a um cliente. A cadeia de suprimento não inclui apenas fabricantes e fornecedores, mas também transportadoras, depósitos, varejistas e os próprios clientes. Os mesmos descrevem o motivo principal para a existência da qualquer cadeia de suprimento: Satisfazer as necessidades do cliente, em um processo gerador de lucros. As atividades da cadeia de suprimento iniciam-se com o pedido e um cliente e terminam quando um cliente satisfeito paga pela compra. O termo cadeia de suprimento representa produtos ou suprimentos que se deslocam ao longo da seguinte cadeia: fornecedores, fabricantes, distribuidoras, lojistas e clientes. A cadeia de suprimentos pode ser definida como sendo uma rede de entidades de negócios autônomos ou semi-autônomos responsáveis 11
12 coletivamente pelas atividades de compras, produção e distribuição associadas com uma ou mais famílias de produtos. A American Marketing Association define canal de distribuição, como estrutura das unidades organizacionais internas e externas, dos agentes, representantes, atacadistas e varejistas, através dos quais uma commodity, produto ou serviço é comercializado. Esta definição pela sua simplicidade conceitual poderia ser representada por um diagrama que mostrasse os fluxos de comercialização conforme segue: Esta representação não consegue evidenciar a complexidade e multiplicidade de relacionamentos existentes dentro da cadeia de comercialização existente entre o fornecedor da matéria prima mais básica de um produto, até este chegar nas mãos do consumidor. Ela representa ainda a maneira antiga de se fazer negócios ao longo de uma cadeia industrial em que cada elemento se preocupa em obter ganhos em seus processos, individualmente, sem levar em consideração a necessidade de que todos os elementos da cadeia precisam obter lucros de forma a perenizar a cadeia. Segundo o Council of Logistics Menagement CLM, LOGÍSTICA é a parcela do processo da cadeia de suprimentos que planeja, implanta e controla, de forma eficiente e eficaz, o fluxo e o fluxo reverso e a estocagem 12
13 de materiais, serviços. e as informações correlacionadas, entre o ponto de origem e o ponto de consumo, de forma a atender as necessidades dos clientes. Para Chopra e Meindl (2003, p. 3), dentro de cada organização, a cadeia de suprimento inclui todas as funções envolvidas no pedido do cliente, como desenvolvimento de novos produtos, marketing, operações, distribuição, finanças e o serviço de atendimento ao cliente, entre outras. Como a demanda será atendida uma vez criada? Para Baker (2005, p. 347) este é o papel do gerenciamento de uma cadeia de suprimento: No passado, a atividade de cumprimento de pedidos não era considerada de grande significado estratégico. Conquanto fosse uma atividade necessária, era um custo e, portanto, algo a ser gerenciado o mais eficientemente possível. Hoje, a ênfase mudou. O modo como uma empresa atende a demanda e presta serviços a seus clientes tornou-se uma base fundamental para relacionamentos bem sucedidos e duradouros. Ballou (2006, p.28) menciona que o gerenciamento de uma cadeia de suprimento tem uma única missão: Colocar os produtos ou serviços certos no lugar certo, no momento certo, e nas condições desejadas, dando ao mesmo tempo a melhor contribuição possível para a empresa. Segundo o raciocínio de Ballou (IBID, p. 33), produtos e serviços não tem valor a menos que estejam em poder dos clientes quando (tempo) e onde (lugar) eles pretenderem consumi-los. Muitas mudanças ocorreram no campo os negócios nas últimas décadas. O aumento da competição e o advento das terceirizações geraram um novo ambiente, no qual as empresas não atuam mais como elementos isolados, m as como membros de uma cadeia em rede. Desta forma, ao alongar o raciocínio do simples fluxo físico percorrido pelos insumos e produtos ao longo de uma cadeia de comercialização para uma visão mais abrangente de cadeia de valor, percebe-se que temos que considerar os relacionamentos que tornam esta cadeia mais competitiva e com menores custos para cada um dos elementos da mesma. 13
14 Segundo Maçada, Feldens e Santos (apud Lambert e Cooper 2000), o conceito de gerenciamento integrado de Logística se refere à administração das várias atividades como um sistema integrado. A esse conjunto de relacionamentos que necessitam ser gerenciados com eficácia e com uma filosofia de negócios mais orientada para o entendimento de que a competição está caminhando para ser entre cadeias de distribuição e não mais simplesmente entre as pessoas de um mesmo modelo de negócio, denomina-se hoje Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos SCM (Supply Chain Menagement). O Fórum global de cadeia de suprimentos (do inglês, Global Supply Chain Forum) define a SCM como sendo a integração dos processos de negócios-chave do usuário final até o fornecedor original que aprovisiona produtos, serviços e informação, adicionando valor para os consumidores e outros acionistas (Maçada, Feldens e Santos, ibid). 14
15 3. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA CADEIA DE SUPRIMENTOS O avanço da Tecnologia da Informação (TI) nos últimos anos vem permitindo as empresas a executarem operações que antes eram inimagináveis. Atualmente, existem vários exemplos de empresas que utilizam a TI para obterem reduções de custo e/ou gerar vantagem competitiva. O fluxo de informações é um elemento de grande importância nas operações logísticas. Pedidos de clientes e de ressuprimento, necessidades de estoque, movimentações nos armazéns, documentação de transporte e faturas são algumas das formas mais comuns de informações logísticas. De acordo com Chiavenato (2000), a informação dinamiza os processos de produtividade, competitividade, circulação de mercadorias, a administração das organizações respondem pelo fenômeno da globalização no mercado. A Tecnologia da Informação (TI) é um componente do Sistema de Informação como informação, ferramentas políticas de trabalho e recursos humanos. Spinola e Pessoa, (1998) afirmam que tecnologia da informação reúne as contribuições da Tecnologia e da Administração, estabelecendo assim, uma estratégia integrada, permitindo projetar e instalar sistemas de informação e as coerentes mudanças organizacionais, ou ainda, pode ser definida como adequada utilização de ferramentas de informática, comunicação e automação, juntamente com as técnicas de organização e gestão, alinhadas com a estratégia de negócios, com o objetivo de aumentar a competitividade da empresa. As organizações utilizam alguma forma de tecnologia para executarem suas operações e realizar suas tarefas, porém, ainda segundo Chiavenato 15
16 (ibid, p. 605), é evidente que as organizações dependem da tecnologia para poderem funcionar e alcançar seus objetivos. Segundo comenta Nazário (1999), antigamente, o fluxo de informações baseava-se principalmente em papel, resultando em uma transferência de informações lenta, pouco confiável e propensa a erros. O custo decrescente da tecnologia, associado a sua maior facilidade de uso, permitem aos executivos poder contar com meios para coletar, armazenar, transferir e processar dados com maior eficiência, eficácia e rapidez. A informação sempre foi um elemento de vital importância nas operações logísticas. Mas atualmente, com as possibilidades oferecidas pela tecnologia, ela está proporcionando a força motriz para a estratégia competitiva da logística. A transferência e o gerenciamento eletrônico das informações permitem às empresas reduzir seus custos mediante melhor coordenação. Além disso, possibilita também a prestação de um serviço de maior qualidade, devido principalmente à melhoria de oferta de informação aos clientes. A transferência e o gerenciamento eletrônico das informações proporcionam uma oportunidade de reduzir os custos logísticos através de sua melhor coordenação (...) (NAZÁRIO, ibid). Ainda nesse contexto, a informação tem suma importância nos processos logísticos, pois para determinar os níveis de estoque são necessárias informações dos clientes sobre demanda, informações de fornecedores sobre disponibilidade e informações sobre os níveis de estoque, 16
17 custos e margens. A determinação das políticas de transportes requer informações sobre clientes, fornecedores, rotas, custos, tempos e quantidades a serem transportadas. As decisões sobre instalações exigem informações sobre fornecedores e demanda, assim como dados sobre capacidades, receitas e custos da empresa. Não obstante, Ballou (2006, p.121) lembra que: As empresas estão recorrendo à aplicação de TI nas cadeias de suprimento visando à obtenção de vantagem competitiva e automatização dos processos produtivos. Bowersox e Closs (1999) citam que os gestores envolvidos na cadeia de suprimentos vêem a TI como a principal fonte de melhorias a produtividade e na capacidade competitiva. Esses autores defendem que a TI é empregada diferentemente de outros recursos já que possibilita um aumento de velocidade de transmissão e de capacidade de dados e simultaneamente reduz custos. Segundo Fleury (2000), atualmente, três razões justificam a importância de informações rápidas e precisas para sistemas logísticos eficazes. Em primeiro lugar, os clientes percebem que informações sobre a situação do pedido, disponibilidade de produtos, programação de entrega e faturas são elementos necessários do serviço ao cliente. A segunda razão relaciona-se ao uso da informação para reduzir o estoque e minimizar as incertezas em torno da demanda. Finalmente a informação aumenta a flexibilidade e permite identificar os recursos que podem ser utilizados para que se obtenha uma vantagem estratégica. As necessidades de informações logísticas podem ser divididas em quatro níveis funcionais dentro da empresa (Bowersox e Closs, 2001, p. 176): 17
18 nível transacional, que diz respeito ao registro das atividades logísticas individuais e consultas; o nível de controle gerencial que esteja relacionado a avaliação de desempenho e elaboração de relatórios; nível de análise de decisão que utiliza a informação para identificar, avaliar e comparar alternativas logísticas táticas e estratégicas; e finalmente o nível de planejamento estratégico que trata a estratégia logística, o qual envolve a definição de metas, políticas e objetivos, decidindo a estrutura logística global. Conforme Chopra e Meindl (2003, p. 354), informação é essencial para tomar decisões de gerenciamento da cadeia de suprimentos porque ela proporciona o conhecimento do escopo global necessário para tomar boas decisões. A TI proporciona ferramentas para reunir essas informações e analisá-las objetivando tomar as melhores decisões sobre a cadeia de suprimentos. Na prática, além da necessidade de se acompanhar todos os fluxos físicos entre os elementos da cadeia de suprimentos, necessita-se gerenciar outras informações que devem ser compartilhadas como demandas previstas e reais, negociações e ordem de fornecimento, dados técnicos e garantias, programas de produção e ordem de coleta de transportadoras, documentos fiscais e suas respectivas conferências, etc.. Por esta relação de processos e fatos geradores de dados, é fácil perceber a necessidade imperiosa de se ter a máxima produtividade no processamento das informações de tais atividades. É interessante observar a definição dada pelo Council of Logistics Management para o Supply Chain Management ( SCM): 18
19 4. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES E O SUPPLY CHAIN MANAGEMENT Para Baker (2005), os Sistemas de Informação (SI) referem-se ao hardware de computador e ao software e middleware relacionados utilizados dentro da organização. Sistemas de TI devem ser capazes de entregar as informações necessárias sobre clientes no momento e também no futuro e executar outras tarefas administrativas. A capacidade de organização de escalar sistemas existentes ou planejar a migração para sistemas maiores sem prejudicar os negócios é crítica. De acordo com Nazário (1999), o mesmo define os sistemas de informações logísticos como: De acordo com a Mota(2001), o uso de software como aqueles destinados à gestão de projetos, CAD, workgroup, workflow, groupware, entre outros, permitem, por exemplo, a redução do tempo de desenvolvimento de produtos por meio de engenharia simultânea. Na verdade, como demonstrado, a tecnologia da informação pode tornar a organização mais competitiva devido à redução no tempo de ciclo da inovação. Segundo Spinola e Pessôa (1998, p.98), um Sistema de Informação (SI) é um sistema que cria um ambiente integrado e consistente, capaz de fornecer as informações necessárias a todos os usuários ou ainda, como Schutzer e Pereira (1999,p149) é um sistema integrado homem-máquina que 19
20 fornece informações de suporte a operações, gerenciamento, análise e funções de tomada de decisões em uma organização. Em relação à segunda abordagem, Ferreira e Ribeiro (apud Ribeiro e Vieira, 2001) definem Sistema de Informação como uma rede baseada em computador, contendo sistemas operacionais que fornecem à administração de dados relevantes para fins de tomada de decisões. Mas a importância da tecnologia da informação não se restringe ao âmbito da inovação nas organizações. Há outro importante campo, já mencionada, em que a TI pode se aliar à organização na busca do aumento da sua competitividade, trata-se da redução do tempo de ciclo do processo produtivo. Neste caso a sua atuação abrange diversos sistemas, desde os de gestão de estoques (WMS- Warehouse Management System) até os de planejamento de recursos de manufatura (MRP II Manufacturing Resource Planning), utilizando como apoio códigos de barra, equipamentos de rádio freqüência (RFID), etc. Nazário (ibid) considera como hardware desde computadores e dispositivos para armazenagem de dados até instrumentos de entrada e saída do mesmo, tais como: impressoras de código de barras, leitores óticos, GPS, etc. Software inclui sistemas e aplicativos/programas usados na logística. 20
21 5. SISTEMAS ERP E O SUPPLY CHAIN MANAGEMENT Cada vez mais empresas brasileiras de médio e grande porte e de vários setores da economia vêm implementando sistemas de gestão empresarial ERP (Enterprise Resource Planning). Este tipo de sistema visa resolver problemas de integração das informações nas empresas, visto que antes elas operavam com muitos sistemas, o que inviabilizava uma gestão integrada. Além disso, a implementação de um sistema ERP permite que as empresas façam uma revisão em seus processos, eliminando atividades que não agregam valor. Chopra e Meindl (2003) fizeram uma breve menção aos tipos de sistemas que eram utilizados no passado, os chamados sistemas legados que eram sistemas baseados em tecnologia mainframe que normalmente funcionavam apenas no nível operacional e tinham uma limitada função dentro de um estágio na cadeia de suprimento. Assim, pode-se afirmar que tais sistemas não ofereciam muitos subsídios para análise e tomada de decisão, e sim serviam para o acúmulo de informações. Nesse contexto, Chopra e Meindl (ibid, p 349) traçam um paradoxo entre os sistemas do passado e do presente: 21
22 Em relação à desvantagem do ERP, Chopra e Meindl (ibdi) ressaltam que no campo analítico, o sistema possui uma capacidade relativamente fraca, tendo em vista seu foco ser de nível operacional. Nazário (ibid) ainda completa que são comumente chamados de Supply Chain Management (SCM) applications, ou seja, ferramentas para o gerenciamento integrado da cadeia de suprimentos. Sua principal função é possibilitar ao usuário o controle de diversas funções logísticas simultaneamente, permitindo com isso, analisar os trades-offs (conflito de escolhas) existentes. Além disso, possui uma abrangência que ultrapassa limites da empresa, ou seja, integra-se também com outros membros da cadeia de suprimento, tais como : indústria, atacadistas/distribuidores e varejistas, além de prestadores de serviços logísticos. Isto se torna Internet. O Supply Chain Management - SCM, ou Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, começou a se desenvolver apenas no início dos anos 90. Mesmo a nível internacional, são poucas as empresas que já conseguiram implementá-lo com sucesso, e a nível acadêmico o conceito ainda pode ser considerado em construção. Existem inclusive alguns profissionais que consideram o SCM como apenas um novo nome, uma simples extensão do conceito de logística integrada, ou seja, uma ampliação da atividade logística para além das fronteiras organizacionais, na direção de cliente e fornecedores na cadeia de suprimentos. A dúvida com relação aos limites dos conceitos de Logística Integrada e Supply Chain Management têm gerado uma série de interpretações equivocadas por parte de algumas empresas e profissionais da área de operações. É usual encontrarmos o termo supply chain management sendo utilizado para designar atividades logísticas internas, como estão de estoques, armazenagem e controle da frota de veículos. Em contraposição a esta visão restrita, existe uma crescente percepção de que o conceito de Supply Chain Management é mais do que uma simples extensão da logística integrada, pois inclui um conjunto de 22
23 processos de negócios que em muito ultrapassa as atividades diretamente relacionadas com a logística integrada. Além disso, existe uma clara e definitiva necessidade de integração de processos na cadeia de suprimentos. Segundo Maçada, Feldens e Santos (apud Lambert e Cooper, 2000), o conceito de gerenciamento integrado de logística se refere à administração das várias atividades como um sistema integrado. Nas empresas que não têm essa visão, a logística acaba sendo um conjunto fragmentado e normalmente não coordenado de atividades espalhadas por vários departamentos da empresa. Nesta perspectiva, atividades como transportes, armazenagem e processamento de pedidos são vistas como atividades-fim, ao invés de como partes que contribuem para um desempenho ótimo da logística das empresas como num todo. Em suma, o SCM é uma abordagem sistêmica de razoável complexidade, que implica em alta interação entre os participantes, exigindo a consideração simultânea de diversos trade-offs. O SCM vai além das fronteiras organizacionais e considera tanto os trade-offs internos quantos os inter-organizacionais, relativamente a quem deve se responsabilizar pelos estoques e em estágio do canal as diversas atividades deveriam ser realizadas. Apenas como exemplo, podemos comparar os trade-offs existentes entre as opções de distribuição direta ou indireta por um dado fabricante. Numa estrutura de canal onde o fabricante distribui diretamente para o consumidor final. Maçada, Feldens e Santos (2007) apresentam os principais sistemas envolvidos no gerenciamento de uma Cadeia de Suprimento: Sistema de gestão de armazéns (WMS) Sistema que mantém o controle e rastreamento do movimento de estoques por meio de depósitos, desde o recebimento até a expedição. O WMS gerencia a utilização de recursos tais como espaço e pessoal. Identificação por radiofreqüência (RFID)- Tecnologia que suporta comunicações sem fio para leitura e transmissão de dados. São utilizados 23
24 nas cadeias de suprimento por etiquetas rastreáveis que possibilitam o controle do posicionamento dos produtos. Rastreamento de frotas Equipamentos de rastreamento de frotas são comumente utilizados em caminhões e reboques de modo a acompanhar a localização e alimentar sistemas de informação. Podem utilizar tecnologias como satélites ou sistemas celulares para a localização dos móveis. Códigos de barra Sistemas de etiquetas padronizadas utilizadas para a identificação de produtos, esses códigos são utilizados na aquisição de dados por parte dos sistemas de informações logísticas. Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) Sistemas para intercâmbio de dados por tecnologia eletrônica que possibilita transmissões de dados mais ágeis entre parceiros da cadeia de suprimento. Estoque Administrado pelo fornecedor (VMI) Tem como objetivo fazer com que os fornecedores, por meio de um sistema EDI, verifiquem as necessidades dos clientes por um produto, no momento certo e na quantidade certa. Compras eletrônicas (e-procurement) Sistemas utilizados para a automatização dos processos de compras. Podem utilizar a internet como plataforma de modo a possibilitar maior integração com fornecedores. Sistemas integrados de gestão (SIG) Tem como objetivo apoiar a gestão organizacional integrando os processos e operações da empresa, mantendo uma base unificada de informações. De acordo com Chopra e Meindl (2003), enquanto a principal vantagem do sistema ERP seja o escopo amplo, a vantagem dos aplicativos analíticos é de poderem ser utilizados para decisões no nível de planejamento e no de estratégia. Os sistemas de gerenciamento da cadeia de suprimento (Supply Chain Management, SCM) são uma combinação de todos os 24
25 sistemas mencionados e são utilizados para abranger os estágios da cadeia de suprimento. Para Julianelli (2007), enquanto a logística é encarada como uma função empresarial, assim como Marketing, Produção e Suprimentos, o conceito de SCM está relacionado com a integração funcional cruzada dos processos que envolvem diferentes áreas de várias empresas, abrindo um novo leque de oportunidades e desafios. Assim, compreendo o supply chain (cadeia de suprimento) como o conjunto de fluxos financeiros, de informação e produtos entre diferentes empresas, o desafio atual dos executivos é estruturar o processo de management (gestão destes fluxos) capturar os benefícios ocultos nas interfaces. Segundo Ballou (2006), o sistema de informação logística pode ser dividido entre o Sistema de Gerenciamento de Pedido (SGP), o Sistema de Gerenciamento de Armazéns (SGA) e o Sistema de Gerenciamento de Transporte (STG). As transações e decisões de planejamento relacionadas com cada um deles contam geralmente com o suporte de importantes programas de computador que são de grande ajuda na tomada de decisões repetitivas exigidas nas operações diárias. O SGP, o SGA e o STA, embora focados em diferentes aspectos das operações logísticas, comunicam-se em geral para a concretização de um melhor controle nos processos logísticos. 25
26 Se por um lado existem fornecedores que se especializam neste tipo de software (os principais são: Manugistis, Caps me i2 Technologies), por outro, fornecedores de ERP também estão migrando para esta abordagem, que complementa seus poderosos sistemas transacionais. Um exemplo disso é a ferramenta desenvolvida pela SPA chamada APO (Advanced Planner and Optimizer). O EDI (Eletronic Data Interchang) ou intercâmbio eletrônico de dados é uma ferramenta tecnológica de informação, que tem sido utilizada pelas organizações para ligar seus componentes e parceiros, de modo a gerar perfeita integração, rápida comunicação e agilidade na resposta. No entender de Vieira Neto (apud Pizysieznig, 2002) o EDI influencia a cadeia de valor quando a adoção de estratégias para uma vantagem competitiva em um mercado globalizado. A tecnologia da informação, que surgiu como ferramenta de redução de custos e agilizadora do processamento de informação têm sido cada vez mais aplicada em todos os ramos da atividade humana, devido ao crescimento exponencial de seus recursos e habilidades. O Sistema de Informação Geográfica GIS está ao alcance de pequenas, médias e grandes empresas, proporcionando um melhor processo de análise dos clientes bem como a utilização de um instrumento mais adequado na 26
27 formação de zonas de vendas. Diante desse cenário, milhares de transportadores ou varejistas compartilham esses recursos para montar, formar e manter parcerias. O GIS esta relacionada com uma ferramenta que associa banco de dados a mapas digitalizados. De acordo com Nazário (1998) existe uma grande disponibilidade de softwares de GIS. Eles vão desde os desktops mapping até softwares que possuem algoritmos e são capazes de executar tarefas, tais como: roteamento, estudo de localização, obtenção de matriz de distâncias, entre outras. Os desktops mapping são mais baratos que os outros (custam menos de R$ 1000) e são utilizados principalmente pelas áreas de serviço do cliente, vendas e marketing. Lista de Softwares de GIS SOFTWARE Arc-info, BusinessMap Deskmapp MapInfo Maptitude, TransCAD MaxiCAD Tactician SITE (FABRICANTES) Fonte: Nazário (1998) Para Barros (2005), a evolução da tecnologia de informação vem transformando a gestão de operações e a logística. Como exemplos, podemos citar o uso do código de barras, o EDI (Electronic Data Interchange 27
28 ou intercâmbio eletrônico de dados), o RFID (Radio Frequency Indetification ou identificação via Radiofrequência) e o Rastreamento de Frotas com Tecnologia GPS (Global Positioning System). Todas essas tecnologias não servem apenas para aumentar a velocidade do fluxo de informações, mas também para melhorar a exatidão das informações. O WMS é um sistema de gestão de armazéns e/ou CDs que otimiza todas as atividades operacionais (fluxo de materiais 0 e administrativas (fluxo de informações) dentro do processo de armazenagem, incluindo atividades como recebimento, inspeção, endereçamento, armazenagem, separação, embalagem, carregamento, expedição, emissão de documentos e controle de inventário. Um WMS possibilita a otimização operacional através do aumento da produtividade, otimização dos espaços e melhoria da utilização dos recursos (equipamentos de movimentação e estocagem). Esses benefícios são devido aos seguintes pontos, conforme apresentado em Benzato (1998): Controle Operacional (O WMS fornece as tarefas a serem feitas); Redução do tempo perdido com esperas; Redução do tempo morto dos recursos de movimentação; Otimização do percurso de separação de pedidos; Estocagem otimizada através de uma localização pela curva ABC de giro; Aumento da densidade de estocagem, diminuindo distâncias a serem percorridas. De acordo com Barros (ibid), independentemente de ser ou não um módulo do ERP, o WMS pode otimizar os negócios de uma empresa com redução de custos e melhoria do serviço ao cliente, sendo a sua integração com sistemas ERP fortemente recomendável. É importante diferenciar a simples adoção do uso efetivo da TI. Com sua grande popularização do cenário empresarial, a obtenção de diferencial competitivo não reside na simples adoção de soluções de TI, mas sim na 28
29 maneira como a empresa utiliza essa solução. Muitas organizações adquirem as soluções de TI disponíveis no mercado, entretanto, nem todas as utilizam da maneira mais eficiente. A TI aplicada a gestão da cadeia de suprimentos tem uma relação fundamental na estratégia do negócio porque é uma ferramenta que possibilita maior eficiência e flexibilidade dos processos. Ela atua na cadeia aproximando tanto fornecedores como clientes além de agilizar as relações de necessidades e expectativas do mercado. 29
30 6. CICLO DE VIDA DE SISTEMAS ERP A implantação de um sistema ERP é realizada em etapas bem definidas. Souza e Zwicker (2001) apresentam um modelo para o ciclo de vida de sistemas ERP que inclui as etapas de decisão e seleção, implementação, estabilização e utilização. Estas grandes etapas e a sua relação temporal estão esquematizadas na Figura 1, que representa o ciclo de vida geral de sistemas ERP. Na primeira etapa a empresa decide-se pela implementação de um sistema ERP como solução para as suas necessidades de informação e escolhe o fornecedor. Após a seleção do fornecedor, deve ser realizado o planejamento da implementação que engloba o estabelecimento dos objetivos e escopo do projeto, metas a serem cumpridas, métricas do projeto, definição de responsabilidades e a estratégia de implementação. A estratégia de implementação envolve a definição do modo de início de operação, das 30
31 atividades que serão realizadas e do cronograma, o qual deve incluir considerações sobre prazos e recursos. A implementação constitui a etapa seguinte do ciclo de vida e é definida como o processo pelo qual os módulos do sistema são colocados em funcionamento em uma empresa. Essa etapa envolve a adaptação dos processos de negócio ao sistema, a parametrização e eventual customização do sistema, a conversão e carga dos dados iniciais, a configuração do hardware e do software de suporte, o treinamento de usuários e gestores e a disponibilização de suporte e auxílio. Esta etapa contempla as tarefas que vão desde o término da elaboração do plano de implementação até o início da operação, quando o sistema ERP passa a ser o sistema de informação definitivo da empresa. Após o início da operação começa uma etapa bastante crítica para o sucesso do projeto: a etapa de estabilização. Nessa etapa o sistema ERP torna-se um objeto concreto e passa a fazer parte do dia-a-dia da empresa e das pessoas. Esse é o momento em que a maior carga de energia, gerencial ou técnica, é necessária. Isto ocorre porque no início da operação do sistema (analogamente a qualquer sistema informatizado) evidenciam-se dificuldades de operação, falhas no treinamento, falhas de testes, erros em programas, novas customizações e problemas não previstos na etapa de implementação. Nesse momento a empresa já depende do sistema para as suas atividades, o que aumenta a pressão para que os problemas sejam rapidamente resolvidos. A duração desta etapa depende da empresa e gira em torno de oito semanas (Souza e Zwicker, 2001). Finalmente, na etapa de utilização o sistema torna-se parte intrínseca das operações da empresa. Isto não significa que todas as suas possibilidades de uso tenham sido reconhecidas e estejam corretamente equacionadas. Este conhecimento só se estabelece após certo tempo de uso continuado da tecnologia e por meio de idéias que surgem durante o processo de utilização. Portanto a etapa de utilização realimenta a etapa de 31
32 implementação com novas possibilidades e necessidades que podem ser resolvidas mediante implementação de novos módulos, novas parametrizações ou novas customizações. 32
33 7. GERENCIAMENTO DO PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS ERP Considerações sobre gerenciamento de projetos Freqüentemente, o gerenciamento de projetos acarreta várias questões conflitantes, como: não há tempo para executar a tarefa, o trabalho é muito complexo ou o orçamento não é adequado. Para essas situações, Strauss (1997) recomenda entender e considerar as três dimensões gerais do gerenciamento de projeto: tempo, tarefa e recursos. O autor destaca ainda que "sem um entendimento de como estes três fatores se inter-relacionam, o gerente pode facilmente entrar em modo reativo, constantemente respondendo à crise do momento". Esses três fatores constantemente interagem em um projeto mudando a prioridade e variando a importância conforme o projeto avança. Entender como esses fatores interagem fornece uma perspectiva objetiva do processo de desenvolvimento. Portanto, essa é uma tarefa típica do gerente de projeto: gerenciar esses fatores e tomar as decisões. É importante perceber que, em projetos distribuídos, qualquer decisão tomada sobre determinado projeto desencadeia alterações a serem feitas nos demais projetos correlacionados. Assim, os gerentes devem estar cientes de toda e qualquer ação efetuada. As três dimensões e suas interações podem ser visualizadas na Figura 1. Cada uma das dimensões pode ser definida e exemplificada da seguinte maneira: Tempo: o tempo requerido refere-se ao cronograma, especialmente ao deadline para a tarefa (data final). Essa data depende da natureza da tarefa (projeto) e da disponibilidade de recursos. A análise de tempo (ou prazos) preocupa-se com a decomposição do projeto em atividades (ou tarefas) e com a interligação destas. O principal produto da análise de tempo é o seqüenciamento das atividades com as datas de início e de término e as folgas de cada atividade. 33
34 Tarefa: refere-se ao que está sendo desenvolvido. É o escopo do trabalho a ser realizado: a grandeza e a complexidade da aplicação final. Ou seja, consiste na especificação dos requisitos, no projeto funcional, etc. A definição do produto final, segundo Strauss (1997), determinará o número de pessoas necessárias para produzir a aplicação, as habilidades das pessoas, o tipo de equipamento e quanto tempo levará para completar o projeto. Recursos: a análise de recursos se preocupa em adequar as datas produzidas pela análise de tempo à disponibilidade de recursos. Nessa análise utilizam-se as folgas das atividades, que nem sempre são suficientemente extensas para a completa adequação entre datas e recursos. O produto é uma nova programação das atividades em que a utilização de recursos está em níveis compatíveis com a disponibilidade. Os custos representam uma análise particular dos recursos e, basicamente, se referem a quanto dinheiro está disponível para ser gasto no projeto e como esse dinheiro é aplicado em pessoas, material e equipamento. Dessa forma, as ferramentas de gerenciamento de projetos atuam no âmbito desses três fatores, permitindo gerenciar e planejar cada um deles, bem como a interação entre os mesmos. E no escopo de projetos distribuídos, permite gerenciar os fatores quando ocorrerem modificações no 34
35 planejamento inicial de algum dos projetos. Em relação ao uso de técnicas quantitativas para a gerência de projetos, pode-se relacionar, segundo Prado (1998): Tempo as principais técnicas disponíveis são o diagrama de barras (Gráfico de Gantt) e o diagrama PERT/CPM. O uso de um ou outro depende da complexidade do projeto. Recursos no caso de redistribuição de recursos, usa-se a simulação da execução do projeto, quando se modificam as folgas das atividades para não ultrapassar as disponibilidades dos recursos. Em pequenos projetos, tal estudo pode ser executado manualmente. Em médios e grandes projetos, o computador é fundamental para obter uma otimização na utilização de recursos. Custos as técnicas mais utilizadas são os estudos orçamentários e o acompanhamento contábil. Os estudos orçamentários são baseados na decomposição do projeto em partes menores, nas quais se faz a previsão de custos. Entre as técnicas disponíveis, a mais sofisticada é o sistema earned value, que permite ligar uma estrutura de custos à rede de atividades. Nessa etapa, a preocupação se refere ao tempo de implantação de sistemas ERP, e o primeiro passo para o planejamento de projetos é a definição das atividades do projeto e a relação de dependência entre elas. 35
36 8. CONCLUSÃO Aprimorados a partir de ferramentas tecnológicas, os sistemas logísticos passaram a ser cada vez mais estratégicos, modernizando processos e provocando uma maior integração entre empresas, provocando muitas vezes, mudanças nas relações de negócios e no escopo organizacional. Passando os dirigentes a perceber no relacionamento de parcerias entre clientes e fornecedores, oportunidades de negócios e vantagens para ambas as partes. Assim, a tecnologia da informação se torna cada dia com maior intensidade, instrumento essencial à elevação da competitividade operacional das organizações na medida em que eleva a capacidade dos seus funcionários e dos seus sistemas de informação, vetores fundamentais do seu sistema operacional, da mesma forma em que contribui para a compressão dos tempos de processos e de desenvolvimento dos produtos. Outro ponto relevante é a utilização da logística como diferenciador no mercado, adotando-a como estratégia para alcançar uma vantagem competitiva em meio à concorrência e a globalização. Percebemos que, por um lado, os sistemas de informação permitiriam reduzir os custos do processamento de pedidos, através da eliminação dos erros resultantes da interferência humana na colocação de pedidos, viabilizando uma operação de re-suprimento com tamanhos de lotes menores. Por outro lado, a possibilidade de empresas na cadeia de suprimentos sobre a real demanda dos consumidores finais, fator que influencia diretamente a formação dos estoques de segurança. Para a gestão dos processos internos e destas interações entre os elementos da cadeia de suprimentos, alem de esforços na utilização de diversas técnicas de gestão logística, é fundamental que se utilize intensamente as facilidades proporcionais pelas tecnologias de informação, visando tomar decisões com a menor margem de riscos, operar com os 36
37 maiores níveis de eficiência, e se comunicar com clientes e fornecedores da melhor maneira possível. Nos dias de hoje, com o ambiente empresarial cada vez mais competitivo, a tecnologia de informação, quando bem utilizada, torna-se um forte diferencial entre as empresas pela busca na excelência do atendimento ao cliente. Dessa forma, cada vez mais as empresas buscam alternativas para facilitar o gerenciamento de suas atividades, visando aumentar o controle e obter informações precisas que possam de fato agilizar a tomada de decisões e, conseqüentemente, melhorar o nível de serviço prestado. A implantação de uma logística inteligente tem sido a solução encontrada por muitas organizações para reduzir os custos operacionais, melhorando a eficiência de atendimento ao cliente, porém o problema é o desenvolvimento de executivos com visão global e integradora, possuidores de capacidades de liderança frente aos funcionários para a formação de uma cultura de trabalho em equipe e uniformização da informação. Caso contrário, os problemas operacionais logísticos permanecerão tendo em vista uma falha de relacionamento e comunicação dentro da empresa. Por fim, a adoção de novas tecnologias, como códigos de barra, EDI, automação de PDV s, etc., trouxe vários benefícios inerentes à captura e disponibilização de informações com maior grau de precisão e pontualidade. Chamo a atenção em particular para a eliminação dos erros e do retrabalho no processamento de pedidos, fato que reduz substancialmente os custos associados a esta atividade, e para a redução da incerteza com relação a demanda futura, ao serem compartilhadas as séries de vendas para o cliente final por todas as empresas na cadeia. São muitos os desafios, mas enormes as oportunidades da implementação do conceito de SCM no Brasil. Está na hora de arregaçar as mangas e se engajar nesta nova oportunidade que certamente irá aumentar a competitividade e lucratividade daquelas empresas que ousarem e saírem na frente. 37
38 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BAKER, Michael J. Administração de Marketing - Rio de Janeiro: Elsevier, BALLOU, Ronald H. / Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos Logística Empresarial. Tradução: Raul Rubenich. 5. Editora Porto Alegre: Bookman, BANZATO, Eduardo. Warehouse Management System WMS : Sistema de Gerenciamento de Armazéns. São Paulo, IMAM, BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/Logística Empresarial. Tradução: Raul Rubenich. 5. Editora Porto Alegre: Bookman, BOWERSOX, Donalde J; CLOSS, D.J. Logística Empresarial: O processo de Integração da Cadeia de Suprimento. São Paulo:Atlas, BOWERSOX, Donalde J; CLOSS, D.J. Logística Empresarial: O processo de Integração da Cadeia de Suprimento. São Paulo:Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 6.Ed.Rio de Janeiro:Campus CHOPRA, Peter; MEINDL, Sunil. Gerenciamento da Cadeia de Suprimento: Estratégia, Planejamento e operação.6.ed. São Paulo: Prentice Hall
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41 FOLHA DE AVALIAÇÃO Nome da Instituição: Título da Monografia: Autor: Data da entrega: Avaliado por: Conceito: 41