Como produzir um festival de rodeio
O rodeio, atividade recreativa que consiste em um peão permanecer montado sobre um cavalo ou boi por até 8 segundos, é um dos esportes mais populares do Brasil. Não é à toa, portanto, que as competições originaram verdadeiros eventos festivos por todo o país – cheios de atrações, comidas típicas e música sertaneja.
Nesse post, iremos sintetizar algumas dicas para que a produção do seu festival de rodeio seja um sucesso :)
1- Público e as atrações
No caso de eventos em que o tema central envolva o rodeio, é comum acontecerem edições com mais de um dia de duração e isso acaba permitindo que você reúna apresentações que atraiam públicos distintos em dias diferentes. Para definir as atrações que irão se apresentar no seu rodeio, defina para quem aquele dia do festival será direcionado. É simples: sabendo qual é seu público você saberá qual a melhor forma de planejar o ambiente do seu evento, o local, as atrações, como fazer a divulgação, os horários e dias adequados… tudo! Portanto defina a idade, sexo, faixa de renda, gostos e preferências das pessoas que você pretende ter como participantes. Rodeios universitários e voltados para um público mais jovem costumam ser muito diferentes daqueles com uma pegada tradicional.
A maioria dos rodeios realizados no Brasil possuem características comuns, tais como a música sertaneja, os berrantes e as roupas típicas – mas isso não significa que seu evento não possa ter algumas particularidades.
Para definir o orçamento seu rodeio, procure distribuir o montante a partir de uma previsão de quanto você irá arrecadar com o evento. E como saber o quanto irá arrecadar? Bom, existem várias maneiras! A mais usada é multiplicar o número de pessoas esperadas no total de dias do rodeio pelo valor do ingresso. Para reduzir o risco e aumentar as chances de lucro, produtores experientes dividem o valor total da venda dos ingressos pela metade (ou mais!). Assim, o seu orçamento será mais realista. A mesma lógica pode ser aplicada à aquisição de patrocínios: basta multiplicar a expectativa de cotas que você pretende vender e dividir por determinado valor.
Caso você divida sua estimativa de ganhos por dois, você conseguirá arcar com todos os custos do seu evento com a venda de apenas metade dos ingressos e cotas de patrocínio. O que vier depois disso, é lucro! Quanto mais realista você for nas suas projeções de custo, menor o seu risco de ser pego de surpresa – o que, infelizmente, pode ocorrer. Portanto, é sempre bom manter um plano traçado caso perceba que sua projeção se encontra equivocada.
Com a planilha e sua projeção de vendas prontas, não esqueça de fazer os ajustes necessários para que seus gastos estejam de acordo com suas expectativas de custo. Importante!
Uma vez ou outra os custos estimados irão influenciar no custo de entrada e uma vez ou outra a projeção da receita irá impactar nos gastos. E, para prever onde você poderá fazer alterações sem alterar o preço do ingresso, é importante conhecer seu público. Assim , você mantém o valor do ingresso e a qualidade do evento :)
3- Infraestrutura e segurança
Para realizar seu evento, existem muitos serviços profissionais a serem contratados para que tudo saia dentro dos conformes: divulgação, segurança, iluminação, som, decoração, limpeza, serviço de bar… esses e outros serviços podem variar de acordo com o tipo, tamanho e ambiente do rodeio, mas quase todos são indispensáveis para que tudo ocorra bem. Portanto, defina os fornecedores com antecedência e elabore contratos com os serviços especificados.
Ao contratar peões que irão perfomar em seu rodeio, certifique-se que são profissionais e não esqueça de emitir um contrato de prestação de serviços. Quanto aos animais (boiadas, tropas e madrinhas) contratados, garanta que tenham excelente saúde e bom tratamento. Você também não deve se esquecer de contratar seguros de vida para os peões e para aqueles trabalhadores que irão atuar dentro da arena, conforme a Lei nº 10.220.
A segurança de um rodeio é um item fundamental – médicos clínicos-gerais de plantão, veterinários que cuidem dos bons tratos dos animais, veículos apropriados para o transporte dos mesmos, cintas e barrigueiras de material em acordo com a legislação. Além disso, uma equipe de segurança, uma brigada de incêndio e uma enfermaria também são indispensáveis. Afinal, nunca sabemos quando adversidades podem ocorrer. Portanto, certifique-se de contratar profissionais capacitados e disponibilizar um bom espaço com equipamentos apropriados para auxiliar em possíveis acidentes. Saídas de incêndio e rotas de fuga são igualmente importantes – e não se esqueça de sinalizá-las bem!
Certifique-se que a infraestrutura planejada suporte o rodeio: fechamentos, disciplinadores, arenas, palcos, tendas, coberturas, arquibancada… tudo isso deve ser visto com antecedência para que não ocorram problemas durante o evento. Depois que você definir a dimensão e o planejamento da festa (e possivelmente antes de iniciar a divulgação), garanta que o alvará será expedido sem problemas. Adeque-se às exigências e realize um evento de acordo com as especificações legais – assim, você evita problemas com as autoridades e promove um evento seguro!