Conheça a Teoria do Planejamento do Trabalho - José Roberto Marques - Presidente do IBC Coaching
Conheça a Teoria do Planejamento do Trabalho
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Quando falamos em planejamento do trabalho, logo nos vêm à mente as formas de organizar as demandas e os projetos dentro da organização. A ideia está correta, entretanto, esse conceito vai um pouco além, pois, segundo a Teoria do Planejamento do Trabalho, deve haver um cuidado com a forma como as tarefas são definidas e organizadas, já que elas podem tanto motivar os profissionais como também diminuir drasticamente o empenho e a produtividade da equipe.
Neste artigo, vamos compreender melhor o que é essa teoria, em quais etapas consiste e de que maneira pode beneficiar a execução das nossas atividades profissionais. Preparado? Então, siga em frente e tenha uma ótima leitura!
As estratégias de trabalho das empresas devem ser muito bem pensadas para que a fixação de objetivos seja clara e congruente. Nesse sentido, ainda de acordo com a Teoria do Planejamento do Trabalho, existem cinco elementos que precisam ser respeitados para que as metas sejam plenamente alcançadas: variedade de habilidades, identificação com a demanda apresentada, presença de significado na tarefa, autonomia para executá-la e feedbacks em relação ao trabalho realizado.
A teoria foi desenvolvida pelos estadunidenses J. Richard Hackman e Greg Oldham. Confira, na sequência, uma explicação mais detalhada sobre cada um dos elementos que a constituem.
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1. Variedade de habilidades
Toda empresa é um somatório de indivíduos com habilidades, conhecimentos, competências e experiências profissionais distintas e complementares. Sendo assim, é importante que as tarefas a serem executadas sejam delegadas de acordo com as competências que a empresa encontra em seu quadro de funcionários.
Em outras palavras, as tarefas que uma empresa precisa realizar devem ser executadas pelo profissional mais capacitado para elas. Se uma atividade exige, por exemplo, criatividade, conhecimentos gramaticais e comunicação escrita persuasiva, é claro que o redator publicitário será o profissional mais capacitado para executá-la. Como toda tarefa demanda diferentes competências, será selecionado o profissional que mais tiver essas habilidades.
2. Identificação com a demanda apresentada
Toda tarefa deve ser compreendida como parte de um todo. Assim, se tomarmos uma campanha publicitária como modelo, os textos da campanha a serem criados pelo redator (como citamos no exemplo acima) são apenas uma das partes que compõem o projeto. A campanha também precisa de profissionais de atendimento ao cliente, planejamento estratégico, direção de arte, mídia, finanças, produção etc.
Dessa forma, cada profissional consegue entender a sua importância naquele processo e identificar-se com a etapa que lhe cabe. Assim, o resultado do projeto como um todo será derivado do resultado obtido por cada parte envolvida. Isso fortalece o senso de cooperação, ajuda mútua e responsabilidade diante da demanda.
3.Presença de significado na tarefa
Uma tarefa profissional não pode ser vista como algo mecânico e sem importância. As empresas e os profissionais precisam estar cientes dos impactos que cada atividade promove nos projetos, na empresa, na vida dos clientes e na sociedade, de maneira geral. O simples uso de papel reciclado nas empresas brasileiras, por exemplo, ajuda a evitar os impactos ambientais da extração da madeira nas florestas. A ideia de um funcionário pode revolucionar a empresa, o mercado e até mesmo o planeta.
Por isso, não importa o quão simples seja a atividade a ser desempenhada: é importante que cada colaborador compreenda o seu significado e a sua repercussão, de modo que se sinta motivado a executá-la dando o melhor de si.
A autonomia é o grau de liberdade que a empresa e os líderes conferem aos colaboradores na execução das suas tarefas. Assim, um trabalho é considerado autônomo quando o profissional tem relativa liberdade para decidir como executar as suas tarefas. Ele não ignora as diretrizes dos seus supervisores, mas goza de certa independência para fazer as suas escolhas.
Nas empresas mais "engessadas", contudo, o profissional se limita a fazer o que lhe mandam, da maneira que lhe mandam, sem essa liberdade. Isso tende a desmotivar o profissional, que se vê apenas como alguém que obedece às ordens, sem ser parte ativa do trabalho. A autonomia, por sua vez, devolve essa motivação, já que o profissional se sente uma mente pensante; um autor do próprio trabalho.
O feedback, por fim, consiste na avaliação de desempenho dos líderes ao trabalho dos seus liderados (embora o sentido oposto de avaliação também tenha sido verificado em algumas instituições mais modernas). Nesse processo, que geralmente consiste em uma reunião individual, são apontados os aspectos positivos e os aspectos que precisam ser melhorados no desempenho do profissional.
Por meio do feedback, o colaborador consegue ser reconhecido por suas competências,o que aumenta a sua motivação, ao mesmo tempo em que tem a oportunidade de melhorar no que for possível, entrando em um ciclo contínuo de progresso — que beneficia tanto a si mesmo quanto o departamento e a empresa em que trabalha.
Quando todas essas etapas citadas acima são respeitadas, o índice de eficácia e eficiência nas atividades é muito maior, pois, já no momento da delegação dos trabalhos, todos os pontos que são importantes para a motivação dos colaboradores são respeitados. Planejar as ações é essencial para que isso ocorra!
Alguns "poréns" da teoria
Obviamente, nem sempre a empresa pode oferecer apenas as tarefas que são mais atrativas para os seus funcionários. Entretanto, quanto mais isso for possível, maiores serão as chances de engajar os profissionais, envolvê-los na realização dos projetos e fazê-los sentir-se verdadeiramente parte de algo maior e importante.
Nesse sentido, uma das ferramentas mais importantes do contexto é o feedback, pois é um modo que o líder encontra para oferecer aos membros da sua equipe um retorno sobre o seu desempenho no trabalho. É o momento de o profissional ser reconhecido nos pontos em que foi muito bem e também de ser orientado e corrigido naqueles em que precisa evoluir e progredir mais.
Por fim, podemos concluir que a Teoria do Planejamento do Trabalho é um instrumento poderoso e um grande aliado dos gestores e dos seus liderados, uma vez que um bom planejamento das atividades diárias (com metas claras, bem definidas e bem delegadas) aperfeiçoa consideravelmente a realização das ações e o tempo consumido em cada uma delas. Isso é essencial ao aumento da produtividade e também contribui para ampliar o índice de satisfação dos profissionais da organização.
E você, ser de luz, concorda com os princípios da Teoria do Planejamento do Trabalho? Entende como ela é útil para a produtividade das empresas e para a satisfação dos seus colaboradores? Então, deixe o seu comentário no espaço a seguir. Por fim, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!