CAGED: REGRAS DE ENTREGA
O Caged – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados registra as admissões, transferências e desligamentos de empregados sob o regime da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.
As informações do Caged são utilizadas pelo Programa de SD – Seguro-Desemprego para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, bem como para liberação das parcelas do referido Seguro.
Todas as empresas que movimentarem empregados regidos pela CLT, ou seja, admitirem, transferirem ou desligarem, estão obrigadas a fazer a respectiva comunicação ao Ministério do Trabalho, através do Caged. Não devem entregar o Caged os empregadores domésticos.
1.1. MICROEMPRESAS E EMPRESAS DE PEQUENO PORTE
As microempresas e empresas de pequeno porte, segundo a Lei Complementar 123/2006, também estão obrigadas a prestar informações através do Caged.
1.2. MEI – MICROEMPREENDEDOR INDIVIDUAL
O MEI que contratar ou demitir empregado também está obrigado à entrega do Caged.
2. QUEM DEVE SER DECLARADO
Devem ser informados no Caged os seguintes trabalhadores:
a) empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado,
inclusive a título de experiência;
b) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido pela Lei 9.601/98.
2.1. RURAL E TEMPORÁRIO
Apesar de o trabalhador rural e o temporário não estarem amparados pela CLT, pois são regidos por legislações próprias, respectivamente, a Lei 5.889/73 e a Lei 6.019/74, o Ministério do Trabalho entende que os empregadores rurais e as empresas de trabalhos temporários também devem prestar informações no Caged.
2.2. APRENDIZ
Os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos que tenham por objetivo a assistência ao adolescente e à educação profissional, registradas no Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informados no Caged pela entidade contratante respectiva.
3. QUEM NÃO DEVE SER DECLARADO
Não devem ser declarados no Caged os seguintes trabalhadores:
• ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
• trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido por lei estadual, municipal e para atender à necessidade temporária de excepcional interesse público (Lei 8.745/93).
A admissão do empregado, seja qual for a forma do contrato de trabalho, deve ser comunicada ao Ministério do Trabalho.
A empresa deve prestar informação ao Ministério do Trabalho independentemente de o empregado ser contratado por prazo determinado, incluídos nesta modalidade: o contrato de experiência; o contrato regido pela Lei 9.601/98; o contrato por prazo indeterminado.
A empresa somente está obrigada a informar os empregados que mantenham contrato de trabalho diretamente com ela, não tendo, portanto, que informar trabalhadores contratados através de empresas de prestação de serviço, inclusive temporários, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais (autônomos e empresários).
Podemos definir transferência como a movimentação do empregado, seja entre estabelecimentos da mesma empresa, seja entre empresas do mesmo grupo econômico.
A transferência pode ocorrer dentro do próprio município ou para localidade diversa da residência do empregado.
Somente deve ser informada ao Ministério do Trabalho, com o consequente preenchimento do Caged, a transferência em caráter definitivo que implique movimentação do empregado, de um estabelecimento para outro da mesma empresa, ou entre empresas do mesmo grupo econômico.
5.1. TRANSFERÊNCIA PROVISÓRIA OU DE SETOR
Se o empregado vai provisoriamente prestar serviço em estabelecimento diferente daquele em que está registrado, isto não é considerado transferência e, portanto, não há necessidade da comunicação ao Ministério do Trabalho.
Também não deve ser comunicada a transferência de setor dentro do próprio estabelecimento.
5.2. FUSÃO, CISÃO,INCORPORAÇÃOOUDESMEMBRAMENTO DA EMPRESA
Nos casos de fusão, cisão, incorporação ou desmembramento da empresa, apesar de não haver, necessariamente, a movimentação do empregado, ocorre uma alteração na estrutura jurídica da empresa que pode determinar a entrega do Caged, na condição de transferência.
No caso de rescisão do contrato de trabalho, seja ele por prazo determinado, neste incluídos o de experiência e o da Lei 9.601/98, ou indeterminado, a comunicação deve ser feita ao Ministério do Trabalho, independentemente da forma como se processe o desligamento.
Assim, no término de contrato, na dispensa com ou sem justa causa, no pedido de demissão, no desligamento por aposentadoria ou por morte, ou na rescisão por culpa recíproca, a comunicação deve ser feita ao Ministério do Trabalho.
7. ENVIO EM MEIO ELETRÔNICO
O ACI – Aplicativo do Caged Informatizado deve ser utilizado para gerar e/ou analisar o arquivo do Caged, pelas empresas nas quais tenha ocorrido movimentação de empregados.
O arquivo gerado deve ser enviado ao Ministério do Trabalho via internet.
De acordo com a Portaria 1.129 MTE/2014, desde 21-9-2014, o Caged não pode mais ser entregue por meio de disquete.
7.1. FORMAS DE ENVIO
Para enviar declaração do Caged por meio da internet, o estabelecimento pode utilizar uma das seguintes formas:
a) via Caged WEB – desenvolvido para o estabelecimento enviar o arquivo gerado pelo ACI ou folha de pagamento (até 1.5 Mb);
b) por meio do programa instalado Caged NET – desenvolvido para o estabelecimento enviar o arquivo gerado pelo ACI ou folha de pagamento (4.5 Mb);
c) por meio do sítio do Analisador WEB – desenvolvido para o estabelecimento que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado, com o objetivo de validar o arquivo gerado, conforme o layout vigente do Caged;
d) através do FEC – Formulário Eletrônico do Caged – opção de declaração on-line, desenvolvido para o estabelecimento que possui até 36 movimentações no mês de referência.
7.2. COMO OBTER OS PROGRAMAS DO CAGED
O programa do Caged pode ser copiado, gratuitamente, no seguinte endereço eletrônico: http://www.mtps.gov.br/trabalhador-caged
7.3. EMPRESAS COM MAIS DE UM ESTABELECIMENTO
As empresas que possuam mais de um estabelecimento deverão remeter ao Ministério do Trabalho arquivos específicos a cada estabelecimento que tiver movimentado empregados.
7.4. RECIBO DE ENTREGA
O recibo de entrega é o comprovante de transmissão de arquivo ao Caged, emitido em PDF, imediatamente após a entrega da declaração.
A empresa deverá preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Código de Recebimento, que, juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de entrega do Caged pela internet.
7.5. EXTRATO DA MOVIMENTAÇÃO PROCESSADA
O Extrato da Movimentação Processada do Caged é o resultado do processamento das declarações de admissões e desligamentos enviados no mês de referência e estará disponível para impressão, na internet, após o dia 20 de cada mês, no endereço: http://www.mtps.gov.br/trabalhador-caged
Desde 11-1-2013, é obrigatória a utilização de certificado digital válido, padrão ICP-Brasil, para a transmissão das informações, por todos os estabelecimentos que possuam 20 empregados ou mais no primeiro dia do mês de movimentação.
As informações prestadas fora do prazo também deverão ser declaradas obrigatoriamente com a utilização de certificado digital válido.
A exigência de certificado digital ICP para envio do Caged no prazo legal não se aplica para os estabelecimentos que possuam até 19 trabalhadores, cuja utilização da certificação digital continuará facultativa, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.
Emregra, as informações relativas ao Caged devem ser transmitidas ao Ministério do Trabalho até o dia 7 do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação de empregados (admissão, demissão ou transferência). Quando o dia 7 não for dia útil, o arquivo gerado deve ser entregue no dia útil imediatamente anterior.
Entretanto, desde 21-9-2014, as informações relativas a admissões também deverão ser prestadas:
a) na data de início das atividades do empregado, quando este estiver em percepção do SD – Seguro-Desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação; e
Para a realização de consulta da situação de trabalhadores no SD, a fim de cumprir o prazo de envio do Caged mencionado na letra "a" anterior, os empregadores devem acessar o endereço eletrônico:
"maisemprego.mte.gov.br", consultar "menu – Trabalhador", e clicar na aba "Seguro-Desemprego".
Cabe ressaltar que as informações prestadas nos prazos citados nas letras "a" e "b" anteriores suprirão o envio do Caged ao Ministério do Trabalho até o dia 7 do mês subsequente à movimentação, relativamente
às admissões informadas.
a) se o empregado foi admitido no dia 4-3-2016, a empresa terá até o dia 7-4-2016 para o envio do Caged ao Ministério do Trabalho, contendo as movimentações da competência março/2016;
b) numa transferência realizada no dia 21-3-2016, ambos os estabelecimentos, ou seja, aquele em que o empregado está saindo e o que o empregado está entrando, deverão comunicar a movimentação
até o dia 7-4-2016, através do envio do Caged;
c) se um empregado foi demitido em 11-4-2016, com aviso-prévio indenizado, a empresa terá até o dia 6-5-2016 para o envio do Caged;
d) se um empregado que está sendo admitido em 18-4-2016 e, por meio de consulta à situação do trabalhador relativa ao Seguro-Desemprego, foi constatado que este está percebendo parcela do benefício, o empregador deverá prestar informações relativas ao Caged na data de início das atividades do empregado, ou seja, no
próprio dia 18-4-2016, não sendo informada essa admissão até o dia 6-5-2016.
10. INFORMAÇÕES OMITIDAS OU INCORRETAS
As informações que não estiverem conforme as normas estabelecidas na legislação não serão processadas.
Para os estabelecimentos com informações não processadas, o Caged será considerado como NÃO ENTREGUE até que as mesmas sejam totalmente corrigidas.
A informação omitida e/ou a informação prestada de forma incorreta ao Caged, referentes a meses anteriores ou à competência atual, deverão ser corrigidas por meio do arquivo ACERTO.
10.1. SEGURO-DESEMPREGO
O responsável pelo fornecimento das informações deve observar, rigorosamente, as orientações para o correto preenchimento dos campos do Programa Caged, evitando prejuízos ao estabelecimento e, em especial, aos empregados, no que se refere ao recebimento do benefício do Seguro-Desemprego.
A cópia do arquivo, o recibo de entrega e o Extrato da Movimentação Processada devem ser mantidos no estabelecimento a que se referem, pelo prazo de 5 anos a contar da data do envio, para fins de comprovação perante a fiscalização do trabalho.
O empregador que não prestar as informações nos prazos previstos no item 9, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito às penalidades administrativas.
Como já informamos anteriormente, o Caged que contenha informações que não estejam conforme as especificações do Ministério do Trabalho não será processado, sendo considerado como não entregue, até que as informações nele contidas sejam totalmente corrigidas.
Se as correções não forem feitas até o término da data normal de entrega, a empresa estará sujeita ao pagamento de multa pelo atraso.
A multa deve ser calculada em função dos dias de atraso na entrega do arquivo gerado e da quantidade de empregados omitidos ou informados incorretamente.
A contagem do período de atraso tem início a partir da data máxima permitida para a entrega das informações.
Apurado o tempo de atraso, a empresa deve identificar o valor da multa na Tabela a seguir e multiplicar pelo número de movimentações informadas:
PERÍODO DE ATRASO FATOR DE MULTA
O empregador ainda estará sujeito à multa que varia entre R$ 425,64 a R$ 45.564,00, segundo a natureza da infração, sua extensão e intenção do infrator, a serem aplicadas em dobro, no caso de reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à autoridade.
12.1. EXEMPLO
Suponhamos que uma empresa não tenha entregue o Caged do mês de janeiro/2016 até o dia 5-2-2016, e que esse Caged contenha um total de 35 movimentações e tenha sido entregue no dia 1-4-2016, o que ocasionou um atraso de 57 dias na entrega. Nessa hipótese, a multa será calculada conforme segue:
– 35 (nº de movimentações) x R$ 6,70 (fator de multa por atraso de 31 dias até 60 dias) = R$ 234,50.
12.2. RECOLHIMENTO DA MULTA
As multas devem ser pagas antes de qualquer procedimento fiscal por parte do Ministério do Trabalho.
O recolhimento deve ser efetuado através Darf – Documento de Arrecadação de Receitas Federais, em duas vias, o qual deve ser preenchido com os dados usuais, e em especial os seguintes:
a) no Campo 01, "Nome/Telefone", preencher com a expressão "Multa Automática – Lei Nº 4.923/65";
b) no Campo 04, o "Código da Receita" é "2877";
c) no Campo 05, o "Número de Referência" deve ser aposto "3800165790300843-7";
d) no Campo 06, "Data do Vencimento", informar o dia em que está sendo recolhida a multa.
O empregador deve procurar fazer o pagamento da multa no mesmo dia da entrega das informações.
Não é necessário enviar cópia do Darf ao Ministério do Trabalho, pois para comprovação junto à fiscalização do órgão, basta que o empregador arquive uma via do Darf pelo prazo de 5 anos junto com os relatórios/extratos/arquivos.
FUNDAMENTAÇÃOLEGAL: Lei Complementar 123, de 14-12-2006 – artigo 52; Lei 4.923, de 23-12-65; Medida Provisória 2.164-41, de 24-8-2001; Portaria 290 MTb, de 11-4-97; Portaria 509 MTE, de 17-4-2015; Portaria 1.129 MTE, de 23-7-2014; Ato Declaratório 3 CSAr, de 31-1-92; Ato Declaratório Executivo 72 Corat, de 12-8-2004; Manual de Orientação do Caged – Ministério do Trabalho e Previdência Social.