A Lei nº 13.726/2018, sancionada em 09 de outubro (segunda-feira), determina que não seja mais exigido pelos órgãos e entidades públicas da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:
1 - o reconhecimento de firma, bastando a comparação da assinatura com a do documento de identidade ou se o interessado assinar o documento diante do agente;
2 - a autenticação de cópia de documento, satisfazendo a comparação entre o original e a cópia;
3 - juntar documento pessoal do usuário, podendo ser substituído por cópia autenticada pelo funcionário público;
4 - apresentar certidão de nascimento, sendo substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público;
5 - apresentar título de eleitor, exceto para votar ou para registrar candidatura;
6 - apresentar autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque.
7 - apresentar certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder (União, dos Estados, do Distrito Federal ou dos Municípios), exceto certidão de antecedentes criminais; informações sobre pessoa jurídica; ou outra expressamente prevista em lei.
Outra inovação desta Lei foi a proibição da exigência de prova de algum fato que já foi confirmado pela apresentação de outro documento e, ainda, a possibilidade de apresentar declaração escrita e assinada pelo cidadão para comprovar algum fato, quando o órgão público responsável não conseguir expedir algum documento comprobatório de regularidade.
Dessa forma a Lei nº 13.726/2018 simplifica os atos e procedimentos administrativos nos órgãos e entidades públicas excluindo formalidades ou exigências que sejam desnecessárias ou repetitivas, mas o custo econômico ou social do ato, para o governo ou para o cidadão, não deve ser superior ao risco de fraude. Portanto, documento ou ato de alta relevância deverão ser apresentados ou praticados conforme a necessidade estabelecida.
Também foi estabelecido que a comunicação entre o Poder Público e o cidadão poderá ser realizada por qualquer meio, por exemplo: comunicação verbal, direta ou telefônica, e correio eletrônico (e-mail), devendo a situação ser registrada quando necessário. Essa nova regra só não poderá ser aplicada nos casos de imposição de deveres, ônus, sanções ou restrições ao exercício de direitos e atividades, que deverão ser feitos pelos procedimentos já existentes.
A nova lei também criou o Selo de Desburocratização e Simplificação para reconhecer e estimular projetos, programas e práticas que simplifiquem o funcionamento da administração pública, melhorando o atendimento, inclusive, premiando anualmente 2 órgãos ou entidades, em cada Estado, desde que cumpram:
1 - a racionalização de processos e procedimentos administrativos;
2 - a eliminação de formalidades desnecessárias ou desproporcionais para as finalidades almejadas;
3 - os ganhos sociais oriundos da medida de desburocratização;
4 - a redução do tempo de espera no atendimento dos serviços públicos;
5 - a adoção de soluções tecnológicas ou organizacionais que possam ser replicadas em outras esferas da administração pública.
Essa a lei só entrará em vigor daqui há 45 dias (23/11/2018 - sexta-feira), para garantir um prazo razoável à divulgação das regras e a adequação do sistema de trabalho dos órgãos públicos.