TAP (Termo de Abertura do projeto) - A Certidão de nascimento do projeto
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O artigo de hoje aborda sobre o TAP ("Termo de Abertura do Projeto"). Principal documento para a existência do projeto e que por muitas vezes é pouco lembrado ou usado.
O objetivo do artigo é apresentar a importância do TAP para o projeto, quando deve ser elaborado e como deve ser estruturado.
O que é o Termo de Abertura do Projeto ?
Segundo o PMBoK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute) o Termo de Abertura do Projeto (também muito conhecido como Project Charter em Inglês) é o documento elaborado durante a iniciação do projeto. O Termo de Abertura do Projeto (TAP) é um documento que descreve o motivo da existência do projeto. Em outras palavras, podemos considerar o TAP como uma "certidão de nascimento" para o projeto.
O TAP reconhece formalmente o início do novo projeto e serve como base o trabalho do gerente de projeto, que recebe a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. Além disso o TAP possui diversas informações sobre o projeto em nível macro como: estimativas iniciais, prazo destinado, recursos necessários e orçamento disponível.
Estrutura de um Termo de Abertura do Projeto:
Cada organização pode definir seu próprio documento de Termo de Abertura de Projeto, mas, deve possuir (no mínimo) os seguintes itens:
Título do Projeto: De acordo com os processos da empresa, aqui identificaremos o projeto dentro da empresa com um nome, uma marca ou número.
Justificativa: Descreve porque o projeto deve existir, que problema ele resolverá e qual o retorno sobre o investimento (ROI)
Objetivos: Lista objetivos que o projeto almeja alcançar.
Benefícios: Descreve os benefícios que se esperam alcançar com o resultado do projeto.
Premissas: Verdades que devem ser consideradas para efeito de planejamento do projeto para que o mesmo aconteça.
Restrições: São limitadores do projeto, que podem ser de prazo, custo, qualidade, legal ou qualquer outro aspecto impeditivo para o projeto.
Responsabilidade, Nível de autoridade do gerente do projeto: Descreve objetivamente quais são as responsabilidades esperadas para o time do projeto e também a autoridade cedida ao gerente de projeto.
Registro das partes interessadas: De forma inicial, lista quem são as partes interessadas (stakeholders) do projeto.
Riscos: Riscos inicialmente identificados pelo patrocinador, gerente de projeto ou informações baseadas em lições aprendidas em projetos similares
Orçamento sumarizado do Projeto: Orçamento para a execução do projeto e possíveis tolerâncias financeiras.
Assinaturas: Certificar-se de que os aprovadores e patrocinadores apoiam o projeto.
O que preciso para elaborar o TAP (Termo de Abertura do projeto) ?
No PMBoK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute), as entradas necessárias para o processo Desenvolver o Termo de Abertura são:
Business Case: Documento que justifica o projeto em nível financeiro. Parte do pressuposto que a organização já realizou um estudo de viabilidade e considera o projeto como: válido, rentável e do interessante dentro da estratégia da empresa.
Declaração / Especificação do Trabalho: Pode existir um documento de que explica o trabalho a ser feito. A especificação do trabalho é um relato estruturado da expectativas do cliente.
Acordos / Contratos: Sendo proveniente de um cliente, espera-se que haja um contrato de trabalho que delimite as regras e entregas, mas também se pode interpretar este item como contratos potencialmente afetados/influenciados que devam ser observados na construção do projeto.
Fatores Ambientais da Empresa: O Gerente de projetos deve analisar a cultura da empresa, o mercado, a economia, para compor um plano de projeto que tenha que seja executável e realista para alcançar os resultado esperados pelo projeto.
Ativos de Processos Organizacionais: Representam todo o sistema de qualidade da empresa, incluindo suas políticas, processos, procedimentos, modelos de documento.
Não podemos aceitar que, ainda hoje, exista projetos sem o Termo de Abertura do Projeto, principalmente porque é neste documento que vamos nos apoiar para direcionar as atividades de planejamento do projeto como: critérios de aceite, premissas e restrições, riscos de alto nível, assim como as atividades na fase de execução, controle e encerramento do projeto.
Para finalizar, não podemos esquecer das seguintes considerações quanto ao Termo de Abertura do projeto:
É de responsabilidade do Patrocinador elaborar o Termo de Abertura do Projeto
O Gerente de Projetos deve ser designado antes do início do planejamento e, de preferência, no durante o desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto
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