Planejamento e Orçamento: Entenda a importância e inicie a organização!
A importância do Planejamento e Orçamento
Escrito por: Gabriel Marquez
Diferentemente do que algumas pessoas acreditam, realizar o planejamento estratégico e de orçamento não é um luxo reservado apenas às grandes organizações e, sim, uma necessidade, independentemente do tamanho ou setor de atuação da empresa. O elevado nível de competividade imposto pelo mercado exige das empresas cada vez mais o aprimoramento de seus processos de planejamento, análise e controle, tendo em vista a necessidade de tomada de decisões rápidas e de melhor qualidade, que lhe assegurem o atendimento de seus objetivos de continuidade, expansão e lucratividade.
E não há como realizar um bom planejamento estratégico sem alinhar as metas e objetivos ao orçamento empresarial, que é uma importante ferramenta, não só de planejamento, mas eficiente também para controle das operações da empresa no decorrer do período planejado.
Costumamos dizer que o orçamento empresarial é a tradução do planejamento estratégico em números e que com ele é possível estabelecer metas da forma mais precisa possível, estimando como se espera que transcorram os negócios da empresa e proporcionando uma visão bem aproximada da situação futura.
Horizonte do Planejamento e Orçamento
O mais comum é encontrarmos o planejamento estratégico criado para um prazo de um a três anos, e orçamento pensado de forma anual. Mas este horizonte pode chegar até a algumas décadas, como é o caso de empresas que atuam com grandes investimentos para recuperação em um longo período de tempo, como é caso das concessões (pedágios, portos, aeroportos etc.) e empresas de exploração (petróleo, sal, mineração etc.).
Já no caso de empresas com negócios mais voláteis (como em setores ligados à moda ou inovação), é comum que o orçamento empresarial seja realizado e revisado semestralmente e, em alguns casos, até trimestralmente.
É por meio do planejamento, traduzido em números no orçamento, que se estabelece metas com a equipe, dando assim uma visão clara de onde a empresa pretende chegar dentro daquele período de tempo.
Por que realizar o Planejamento e Orçamento?
A prática do orçamento empresarial é uma das técnicas administrativas mais utilizadas pelas grandes instituições empresariais, nacionais e multinacionais. Ele tem se tornado cada vez mais presente na administração de empresas de pequeno e médio porte, sendo utilizado até mesmo em microempresas.
Sem a realização do orçamento de médio e longo prazo, trabalha-se pensando somente no mês (faturamento). Com isso, não é muito raro as equipes de gerentes e supervisores não conhecerem os objetivos e as metas da empresa. Isso leva a um desalinhamento estratégico, onde cada um faz o que "entende como melhor para empresa". Desta forma, acabam não contribuindo para que organização alcance seus objetivos estratégicos.
Isto ocorre ainda mais em pequenas e médias empresas, que por imaginarem que isso não faz parte da sua realidade, têm relutado em utilizar o orçamento empresarial como forma de gerir e prever resultados futuros. Nestas empresas, pela sua estrutura organizacional e pela forma como são dirigidas, acabam ficando muito vulneráveis às mudanças do ambiente. Por isso, precisam desenvolver ferramentas de planejamento que possibilitem agilizar as decisões.
Composição do Orçamento Empresarial
Orçamento ou projeção de vendas: quanto a empresa espera faturar com cada um de seus produtos e em cada um de seus canais de vendas;
Deduções de vendas e despesas variáveis fretes, comissões, impostos, etc. que serão pagos sobre o faturamento;
Custos da produção: gastos com matéria-prima e mão-de-obra para fabricação dos produtos comercializados
Recursos Humanos: gastos com as pessoas envolvidas nos processos da empresa, desde as áreas produtos até a administração;
Orçamento de gastos fixos ou gastos administrativos: envolve aqui todos os gastos necessários para a empresa operar, como compra de materiais, alugueis, taxas etc.;
Investimentos: para que a empresa possa crescer, é necessário que ela invista em máquinas, equipamentos e nas pessoas que fazem parte de sua estrutura;
Saídas do Orçamento Empresarial
Com as informações disponíveis é possível a geração dos três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa:
DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício: demonstra de forma clara e objetivo os ganhos e despesas, bem como o lucro ou prejuízo de cada período;
BP – Balanço Patrimonial: este relatório é importantíssimo para que a empresa saiba se está crescendo seu valor, seu patrimônio, mês a mês;
DFC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa: e não menos importante, o fluxo de caixa mostra cada entrada e saída de dinheiro e é essencial a gestão de qualquer empresa.
Mas cuidado! Não basta apenas planejar!
Mas não basta apenas realizar o planejamento estratégico e o orçamento empresarial e depois abandoná-lo em uma "gaveta".
É necessário realizar o seu acompanhamento mensalmente. Ou seja, comparando o que foi previsto com o realmente está sendo realizado. Também é preciso corrigir e redirecionar as ações a fim de assegurar o atingimento das metas e objetivos estratégicos definidos.
Além disto, os ganhos de motivação e envolvimento da equipe são fantásticos. Uma vez tendo participado da confecção do orçamento, todos passam a conhecer as metas e os objetivos da empresa, no mínimo para um ano. Com isso, passarão a buscar de forma sinérgica bater suas metas individuais e setoriais, para que a empresa possa atingir suas metas globais.
Este artigo foi escrito pelo pessoal do Treasy.
O Treasy é o melhor sistema de planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro online para pequenas e médias empresas.
Com ele você pode realizar seu orçamento de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado. Isso te ajudará a identificar facilmente onde estão os desvios, ajudando a realizar ajustes a tempo de aproveitar oportunidades ou impedir problemas que desviar sua empresa do curso planejado.
Tudo isto sem complicação e a um preço justo. Além disso, nossa equipe está disponível para te ajudar gratuitamente por telefone, e-mail e chat, como você preferir.