Os melhores eventos são os que apresentam melhor planejamento. Uma estrutura adequada fornece máximo conforto e praticidade na solução de dúvidas e problemas, ao mesmo tempo em que minimiza inconveniências e situações que podem comprometer a forma como os participantes avaliam a experiência geral promovida pelo evento. Os aplicativos para eventos podem servir primeiramente como passes automáticos, eliminando a necessidade de crachás e outras formas de identificação que muitas vezes são esquecidas pelos convidados ao longo dos vários dias de evento, atrapalhando muitas vezes seu deslocamento e seu acesso a locais específicos. Com essas informações acopladas ao seu aplicativo há maior garantia, já que a probabilidade de um participante esquecer seu smartphone é absolutamente menor.
Notificações planejadas podem ser registradas e programadas para datas, locais e horários específicos dentro do evento, sendo enviadas automaticamente por meio dos beacons ou ainda do próprio app. Para eventos em que as oficinas ou palestras são pagas individualmente, pode-se incluir um sistema de compra e pagamento de ingressos online, facilitando muito a experiência do usuário, que não precisa se deslocar fisicamente e nem andar com o dinheiro.
Quaisquer mudanças em horários, locais ou conteúdo podem ser comunicadas aos usuários do aplicativo instantaneamente, e a programação pode ser alterada a qualquer momento pela organização, em tempo real. Um mapa detalhado do local do evento, bem como informações essenciais e adicionais (hotéis e restaurantes próximos, eventos culturais e locais turísticos, que não estão relacionados com o evento em si mas que podem ser de interesse do participante) podem ser adicionados. Os famosos bloquinhos e canetas de congressos também podem ser abolidos por meio desta tecnologia, com as anotações sendo registradas diretamente pelo app, de onde podem ser baixadas em diversos formatos e transferidas com facilidade por e-mail, mensagens ou Bluetooth. Aplicativos para eventos devem ser capazes de eliminar qualquer necessidade do participante de carregar com ele materiais físicos, que muitas vezes atrapalham sua fluidez e desenvoltura.
Mas não apenas aos participantes o aplicativo pode ajudar. Ele pode servir como crachá de organização, liberando automaticamente a passagem de staff autorizado em locais restritos aos visitantes. O app pode também facilitar a comunicação entre os organizadores, por meio de grupos de chat integrados e envio de mensagens de áudio (rádio), por exemplo, permitindo também a agilização de certos procedimentos e a comunicação e contorno fácil de emergências. Uma parte da equipe pode ficar inteiramente responsável por receber e responder dúvidas enviadas pelos participantes por intermédio do aplicativo.