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REGIMENTO DO SETOR DE ARQUIVO DO INSTITUTO EVANDRO CHAGAS
Portaria IEC nº 42/2018 publicado no BS/MS de 19/03/2018 p. 46.
Boletim do Ministério da Saúde de 19/03/2018
DA DENOMINAÇÃO E REGULAMENTO
Art. 1º. – Sob a denominação de Setor de Arquivo – SEARQ fica constituído o Sistema de Arquivo do Instituto Evandro Chagas, que se regerá pela presente Regimento e pelo Regimento Interno do IEC.
DA ESTRUTURA E COMPETÊNCIAS DO SETOR DE ARQUIVO
Art. 2º – O Setor de Arquivo – SEARQ, vinculado ao Serviço de Administração – SEADM do Instituto Evandro Chagas – IEC, é responsável por promover a gestão, a preservação e o acesso a informações arquivísticas no âmbito do Instituto Evandro Chagas visando à implantação da política institucional voltada às técnicas arquivísticas e a preservação do patrimônio informacional.
O SEARQ constitui-se como serviço de apoio à administração, à memória institucional e ao desenvolvimento científico e tecnológico, de acordo com os interesses do Instituto Evandro Chagas.
O SEARQ constitui-se como membro integrante do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, de acordo com o que preconiza item II, Art. 12, do Decreto nº 1.173 de 29-06-94, e do Art. 17, da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Art. 3º – Ao Setor de Arquivo compete:
planejar, coordenar e controlar os projetos e atividades dos Serviços de Protocolo e Arquivo no IEC;
desenvolver a política de gestão de documentos e informações do IEC, visando o controle, disseminação, o acesso aos documentos arquivísticos e a preservação da memória institucional;
elaborar e adotar normas, instrumentos, diretrizes e procedimentos arquivísticos em consonância com a legislação vigente;
propor, apoiar, participar da celebração de convênios e coordenar e as ações provenientes da área de Arquivo;
elaborar pareceres técnicos e trabalhos relativos à área da arquivística;
promover a implantação da política de acesso aos documentos em consonância com as unidades organizacionais e recursos da tecnologia da informação disponibilizados pelo Instituto;
coordenar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD do IEC;
encaminhar as recomendações e decisões da CPAD, estabelecendo diretrizes para avaliação e destinação por meio da eliminação, transferência e/ou recolhimento de documentos;
capacitar servidores para o desenvolvimento das atividades de gestão de documentos em consonância com as normas institucionais e do Ministério da Saúde.
elaborar produtos que viabilizem a publicação do acervo arquivístico de acordos com as normas nacionais e internacionais de descrição arquivística;
participar de eventos culturais, pesquisas e programas de interesse para a instituição no âmbito da competência do Arquivo;
propor a criação, gerenciar e alimentar bases de dados arquivísticas;
criar mecanismos de captação de recursos financeiros para financiamento de projetos.
Art. 4º – O setor de Arquivo tem como estrutura básica de serviços:
Art. 5º – A Coordenação Geral do Arquivo, compete:
Parágrafo único. O Arquivo Central ficará sob responsabilidade de um coordenador, designado pela chefia do SEADM, responsável pela supervisão de todas as atividades do Setor de Arquivo.
Art. 6º – Ao Protocolo, compete:
receber, analisar, registrar, autuar, controlar, classificar e tramitar os documentos oficiais encaminhados ao Instituto;
expedir e receber documentos e correspondências interna e externa de acordo com regras e diretrizes institucionais; e
atender ao público interno e externo nas solicitações de pesquisa de documentos.
Art. 7º – A Gerência de Gestão de Documentos, compete:
propor atualização dos instrumentos de gestão (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Documental) relativa à atividade meio e fim do IEC;
receber, selecionar, analisar, classificar, cadastrar, migrar (quando aplicável), tramitar e arquivar os documentos recebidos;
aplicar os instrumentos de classificação, temporalidade e destinação de documentos arquivísticos no âmbito do IEC;
realizar treinamentos em gestão de documentos e arquivos;
orientar e acompanhar as atividades que envolvem o Protocolo e Arquivos Setoriais em articulação com as unidades competentes visando a padronização do material para acondicionamento e arquivamento dos acervos institucionais;
acompanhar as rotinas de transferência e recolhimento de acervos ao Arquivo Central;
propor e alimentar sistemas e/ou bases de dados;
acompanhar a execução do tratamento técnico do acervo legado.
Art. 8º – Ao Arquivo Central, compete:
I- preservar o acervo arquivístico para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa histórica e científica;
II- receber, conferir e arquivar os acervos transferidos/recolhidos ao Arquivo Central;
III- receber, classificar/avaliar, identificar, arranjar, descrever e executar demais tarefas necessárias à manutenção dos fundos arquivísticos transferidos/recolhidos e/ou doados ao IEC e custodiados pelo Arquivo Central;
IV- estabelecer e gestar o sistema de arranjo dos acervos institucionais;
V- formular instrumentos técnicos e de pesquisa característicos dos Arquivos, visando à disseminação dos acervos e das coleções especiais, por meio de publicações convencionais e/ou virtuais e segundo as normas de descrição nacionais e internacionais;
VI- divulgar o acervo histórico institucional;
VIII- acompanhar o processo de eliminação dos documentos destituídos de valor após a avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD e a aprovação da autoridade competente, armazenados no Arquivo Central;
IX- atender às solicitações de empréstimo e consultas de documentos sob sua guarda, por meio de manutenção e disponibilização dos arquivos, respeitados os níveis de acesso;
X- elaborar projetos, orientar e executar serviços de conservação preventiva dos acervos sob sua guarda;
XI – executar as atividades de análise e preparo técnico de documentos para fins de mudança de suporte nas unidades do IEC em consonância com diretrizes do MS;
XII – controlar a logística e instalações do Arquivo Central, incluindo controles de acesso físico, topográficos, remessa e destinação para eliminação.
XIII – executar as atividades de digitalização de documentos, tratamento de imagens, controle de qualidade e indexação de imagens;
Art. 9º – . A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, compete:
I – orientar e coordenar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no IEC, decorrentes de suas funções e atividades;
elaborar e enviar proposta ao Arquivo Nacional, para adaptações e atualizações do Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às atividades–meio, aprovado pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e fim;
III – formalizar o processo de eliminação de documentos mediante a emissão do Termo de Eliminação de Documentos, o qual será autenticado pela Comissão.
IV – propor a constituição de comissões especiais provisórias ou grupos de trabalho provisórios para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências;
V – A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deverá ser constituída por uma equipe multiprofissional da instituição detentora do acervo, com membros efetivos e eventuais, e deverão integrá-la:
a) representantes do Corpo Clínico, da Equipe de Saúde;
e ) representante da área jurídica da instituição;
Art. 10 – Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação da presente regimento serão resolvidas pela Coordenação Geral de Arquivo em conjunto com a chefia do SEADM.