As políticas de viagens existem nas empresas para disseminar as diretrizes do processo de viagens corporativas.
O objetivo é auxiliar toda a organização no planejamento das viagens além de aumentar o controle de custos, prevenir erros contábeis e auxiliar na identificação de situações de risco de compliance.
Em resumo, as políticas ditam as principais regras, o que é ou não permitido aos colaboradores em suas viagens corporativas, de acordo com funções e cargos.
As políticas de viagem
Por determinar normas, ações e regras que autorizam e planejam as viagens dos funcionários, as políticas são importantes para orientar os viajantes e toda a equipe de trabalho e de apoio.
Geralmente, as viagens corporativas visam o cumprimento de trabalhos realizados em outra região ou país.
Para a confirmação das viagens, nem sempre é necessária a autorização direta dos altos executivos da empresa, sendo possível seguir as políticas de viagem e comunicá-las por aplicativos para os gestores de viagem.
A utilização da tecnologia mobile tem permitido acelerar todo o processo, seja em relação à pesquisa de opções de voos e hotéis, na aprovação de uma viagem ou ainda na gestão de despesas e adiantamentos.
Normas e regras
De maneira geral, em uma viagem a trabalho, o profissional deve seguir as regras e o itinerário pré-estabelecidos, pois ainda que esteja viajando, o colaborador está exercendo seu papel, provisoriamente, em outro lugar.
É importante relembrar que há casos de colaboradores ou equipes que atuam na maioria do tempo em viagens, principalmente, aqueles que trabalham no setor de vendas, distribuição e representação.
Conclusão
O uso de aplicativos e plataformas para gestão de viagens auxilia em todo o processo, desde o planejamento das viagens até a gestão de despesas, obviamente obedecendo as regras específicas da política de viagem de cada empresa.
Ainda que algumas empresas busquem flexibilizar o processo de gestão de viagens corporativas, isso não quer dizer que não há controle ou gestão, pelo contrário. Para poder flexibilizar é mandatório ter o controle total de cada parte do processo.
Por Argo Solutions.
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