Gerencial Software MANUAL DO USUÁRIO 1 - PDF Download grátis
Download "Gerencial Software MANUAL DO USUÁRIO 1"
Joaquim Gabeira Neto
2 SUMÁRIO Tela de Login... 3 Telas de Atualização e Informação... 3 Cadastro de Clientes... 7 Cadastro de Grupos... 7 Cadastro de Subgrupos... 8 Cadastro de Fornecedores... 8 Cadastro de Produtos... 9 Cadastro de Funcionários... 9 Cadastro de Veículos Cadastro de Centro de Custo Cadastro de Equipamentos Fazendo Orçamentos Venda Pelo Cupom Fiscal Venda Pela Nota Fiscal Incluindo Contas a Receber Baixando Contas a Receber Estornando Contas Recebidas Controle de Caixa Criando Novos Usuários do Sistema Alterando a Senha do Usuário Supervisor Fazendo Backup
3 LOGIN DO SISTEMA Ao abrir o aplicativo Gerencial é necessário informar o usuário e a senha para ter acesso ao programa, o usuário padrão do sistema é o usuário 1 ADMINISTRADOR e a senha também é 1. Obs. Essa senha pode ser alterada nos parâmetros do sistema. TELAS DE ATUALIZAÇÃO E INFORMAÇÃO Ao entrar no aplicativo pela primeira vez no dia, são abertas algumas telas de atualização e informação para o usuário do sistema. Primeira Janela: Atualização de Contas a Receber Essa janela permite ao usuário informar a taxa de juro diária para atualização de contas atrasadas dos clientes (dividi-se o juro mensal por 30 e informe no primeiro campo), podendo colocar juros capitalizados, número de dias de carência para a cobrança dos juros e também a data que você deseja que o programa atualize os juros. Clique em atualizar e espere o programa efetuar todos os procedimentos necessários para atualização das contas. 3
4 Em seguida aparecerão algumas telas informativas sobre o controle financeiro e o controle de cheques. Segunda Janela: Lembrete de contas a receber do dia. Terceira Janela: Lembrete de contas a pagar do dia 4
5 Quarta Janela: Lembrete de Cheques a receber do dia Quinta Janela: Lembrete de Cheques a pagar do dia Sexta Janela: Consulta de aniversariantes do dia (você pode informar a data e clicar em filtrar para visualizar os clientes aniversariantes do período que você informou). 5
6 Sétima Janela: Atualização de Saldo de Crédito a retirar dos Clientes. Clique em atualizar e espere o programa efetuar a atualização. 6
7 CADASTRO DE CLIENTES Para cadastrar clientes no aplicativo Gerencial, você deve clicar no menu CADASTRO, depois clicar em CLIENTES, aparecerá a seguinte janela para que você possa incluir um cliente: Clique no botão Incluir em seguida preencha dos dados na tela do programa, preencha com o máximo de informações possíveis, lembrando que o nome e a cidade são obrigatórios, sendo os demais campos acessórios para o preenchimento. Após preencher os campos necessários, clique no botão Gravar para que as informações sejam gravadas no sistema. CADASTRO DE GRUPOS Antes de você cadastrar seus produtos no sistema é importante (e não obrigatório) você criar os Grupos, Subgrupos e Fornecedores no programa. Para cadastrar os Grupos, clique no menu CADASTRO, depois em GRUPOS, aparecerá a seguinte janela: 7
8 Clique no botão Incluir e digite o nome do Grupo que deseja criar de acordo com o seu ramo de atividade, em seguida clique no botão Gravar para que os dados sejam gravados no programa (você pode criar quantos grupos achar necessário). CADASTRO DE SUBGRUPOS Depois cadastrado os Grupos você poderá cadastrar os Subgrupos clicando no menu CADASTRO em seguida SUBGRUPOS, aparecerá a seguinte janela: Você primeiramente deverá clicar no botão Incluir e em seguida localizar o Grupo do qual pertencerá o Subgrupo a ser criado, preencha a descrição do Subgrupo e depois clique no botão Gravar, (Você pode criar vários Subgrupos dentro de um mesmo Grupo). CADASTRO DE FORNECEDORES Para cadastrar os Fornecedores dos Produtos clique no menu CADASTRO, em seguida FORNECEDORES, aparecerá a janela como mostra abaixo: 8
9 Clique no botão Incluir e preencha os dados do Fornecedor em seguida clique no botão Gravar para que os dados sejam gravados no programa. CADASTRO DE PRODUTOS Para cadastrar os produtos clique no menu CADASTRO, e depois em PRODUTOS e PRODUTOS novamente, aparecerá a seguinte janela: Clique no botão Incluir e em seguida preencha os dados do produto, se achar necessário coloque o código de barras, informe o fornecedor, o grupo e subgrupo cadastrado anteriormente, preencham os campos de tributação (ECF para Emissão de Cupom Fiscal) e (ICMS para Emissão de Nota Fiscal), se precisar de auxílio entre em contato com seu contador, em seguida clique no botão Gravar. Obs.: O botão Tributação para Nfe refere-se aos dados cadastrais fiscais do produto para emissão de Nota Fiscal Eletrônica. CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS Para cadastrar os funcionários de sua empresa clique no menu CADASTRO, em seguida FUNCIONÁRIOS, aparecerá a seguinte janela: 9
10 Clique no botão Incluir, preencha os dados do funcionário, passe pelas guias oferecidas na janela e não esqueça de ir até a guia Dados Complementares onde você deverá obrigatoriamente informar o tipo de função do funcionário como mostra na imagem anterior. Após preencher todos os dados necessários clique no botão Gravar. CADASTRO DE VEÍCULOS Se você possui uma empresa de Auto Center (oficina mecânica de automóveis, diesel ou motos), ou até mesmo para controle de custos de seus veículos particulares ou da empresa, você pode utilizar o cadastro de veículos oferecido pelo aplicativo Gerencial. Para abrir o cadastro de veículos clique no menu CADASTRO, em seguida VEÍCULOS, abrirá uma janela como a seguir: Clique no botão incluir para cadastrar um veículo, em seguida preencha os dados não esquecendo de informar o Odômetro (km do veículo atual) e o cliente (no caso de controle de custos do veículo, cadastre a própria empresa como um cliente) em seguida clique no botão Gravar para que os dados sejam gravados no programa. CADASTRO DE CENTRO DE CUSTO Conhecido também como Plano de Contas, o Centro de Custo gerencia as despesas e receitas da empresa vinculadas aos históricos informados no Centro de Custo cadastrados no aplicativo Gerencial. Assim quando você fizer vendas, recebimentos, lançamentos de históricos de caixa, entrada de estoque e mais, aparecerá a janela para informar o Centro de Custo. Para cadastrar os históricos do Centro de Custo clique no menu CADASTRO, em seguida CENTRO DE CUSTO, aparecerá a seguinte janela. 10
11 Para cadastrar clique no menu CADASTRO, em seguida CENTRO DE CUSTO, clique no botão Incluir e preencha os Centros de Custos informando a descrição a estrutura e se o Centro de Custo é CRÉDITO ou DÉBITO, em seguida clique no botão Gravar. Segue um exemplo de cadastro de centro de custo! CENTRO DE CUSTOS DE CRÉDITO NUMERARIO (Para vendas à vista e recebimentos em dinheiro) 1.2 RECEBIMENTOS COM CHEQUE 1.3 RECEBIMENTOS COM CARTAO 1.4 RECEBIMENTOS COM CREDIARIO 1.5 RECEBIMENTOS POR DEPOSITO BANCARIO 1.6 RECEBIMENTO FINANCEIRA 1.7 RECEITAS TRANSITÓRIAS 1.8 RECURSOS EXTERNOS 1.9 DEPOSITOS TED/DOC 1.10 CAPITAL DE GIRO CENTRO DE CUSTO DE DÉBITO 2.1 PAGAMENTO DE FORNECEDORES 2.2 RETIRADA PARTICULAR 2.3 MATERIAL DE ESCRITORIO 2.4 MATERIAL DE COZINHA E LIMPEZA 2.5 PAGTO DE AGUA 2.6 PAGTO DE LUZ 2.7 PAGTO DE ALUGUEL 2.8 PAGTO DE IMPOSTOS 2.9 OUTRAS SAIDAS 2.10 JUROS DE TERCEIROS 2.11 LANCHES E REFEICOES 2.12 CONVENIOS 11
12 2.13 PROPAGANDA E MARKETING 2.14 OBRAS E REFORMAS 2.15 AQUISICOES DE VEICULOS 2.16 MANUTENCAO DE VEICULOS 2.17 RECISOES 2.18 VALE TRANSPORTE 2.19 PAGTO DE CHEQUES DEVOLVIDOS 2,20 - SEGUROS CADASTRO DE EQUIPAMENTOS Se você possui uma empresa de Assistência Técnica poderá cadastrar os equipamentos dos clientes para manutenção na ordem de serviço, para cadastrar um equipamento clique no menu CADASTRO, em seguida EQUIPAMENTOS, clique no botão Incluir e preencha os dados do equipamento informando a qual cliente pertence o equipamento, como mostra a imagem abaixo, em seguida clique no botão Gravar. FAZENDO ORÇAMENTOS Após ter cadastrado os produtos, clientes e funcionários (vendedor), você poderá fazer um orçamento pelo aplicativo Gerencial, para isso você deve clicar no menu MOVIMENTAÇÃO, em seguida ORÇAMENTOS e ORÇAMENTO novamente, ou se preferir clique no terceiro botão da tela principal do aplicativo. Aparecerá a seguinte janela: 12
13 Clique no botão Novo ou clique em F9 para iniciar o orçamento, não coloque número no orçamento, pois o programa irá gera um código para você, apenas informe o cliente, se o orçamento for a vista você pode utilizar o cliente nº 1 (Consumidor), caso contrário localize o cliente pela tecla F2 Consultar, em seguida localize o vendedor pelo código ou clicando no botão F3 Consultar, em seguida ao clicar na tecla Enter do teclado, o cursor irá ficar no campo código de barras, você poderá utilizar o leitor de códigos se possuir ou clicar no botão F4 Consultar para localizar o produto (obs. Sempre que você abrir uma tela de consulta, digite as letras iniciais e depois clique no botão Filtrar ou Enter para localizar), após localizar o produto clique no botão Fechar, o cursor ficará no campo quantidade, informa a quantidade do produto, clique na tecla Enter, em seguida confira o valor (você pode mudar o valor se preferir), em seguida clique na tecla Enter por duas vezes até o produto ficar especificado nas linhas amarelas da tela, em seguida o cursor ficará no campo código de barra para uma nova busca de produtos, você pode colocar quantos produtos preferir. Após colocar os produtos escolhidos, você poderá informar a forma de pagamento desejada pelo cliente (a forma padrão do programa é DINHEIRO, mas você poderá mudar se preferir), poderá também colocar um acréscimo ou dar um desconto (porcentagem) se preferir. Após ter feito todos esses procedimentos, clique no botão Imprimir para visualizar e imprimir o orçamento para o cliente, se desejar fazer um novo orçamento basta clicar no botão Novo ou F9. VENDA PELO CUPOM FISCAL (ECF) Obs.: Antes de Emitir Cupom Fiscal pelo aplicativo Gerencial é necessário fazer a documentação do pedido de uso e também a configuração do aplicativo por um técnico da Gerencial Software Para fazer uma venda pelo ECF, você deverá obrigatoriamente fazer um orçamento (pré-venda), se você já tem o orçamento feito, basta apenas clicar no botão Cupom Fiscal, na própria janela do orçamento, ou no menu MOVIMENTAÇÃO, CUPOM FISCAL e em seguida EMITIR CUPOM, aparecerá a seguinte janela: Se você clicar no botão Cupom Fiscal diretamente pela janela de orçamento, aparecerá o número do orçamento automaticamente para emissão do cupom, 13
14 se você abrir a janela de ECF pelo menu, deverá digitar o número do orçamento para fazer a venda, após digitar o número do orçamento clique na tecla Enter do teclado até chegar na forma de pagamento, se a forma de pagamento já estiver correta clique no Enter novamente até chegar no campo valor recebido, digite o valor recebido se a venda for em DINHEIRO para o programa informar o troco, em seguida clique em Enter duas vezes para emitir o Cupom Fiscal. VENDA PELA NOTA FISCAL Obs.: Antes de Emitir Nota Fiscal pelo aplicativo Gerencial é necessário fazer a documentação do pedido de uso e também a configuração do aplicativo por um técnico da Gerencial Software Venda Pelo Orçamento. Você pode emitir a Nota Fiscal através do número do orçamento, após fazer o orçamento clique no menu MOVIMENTAÇÃO, NOTA FISCAL e em seguida clique em NOTA FISCAL novamente, aparecerá uma janela para você informar o número do orçamento como mostra a seguir: Após informar o número do orçamento clique na tecla Enter do teclado, altere se necessário a forma de pagamento e o CFOP e em seguida clique no botão Imprimir. (obs. Antes de emitir a Nota Fiscal, é necessário configurar o modelo na configuração do aplicativo, não mande fazer os formulários sem pegar um modelo com a Gerencial Software). Venda Direta Pela Nota Fiscal Para fazer uma Nota Fiscal direta sem ter um orçamento clique no menu MOVIMENTAÇÃO, NOTA FISCAL em seguida clique em NOTA FISCAL DE VENDA, ou clique no 6º botão da janela principal do aplicativo, aparecerá uma tela para que você preencha dos dados para a emissão da NF. Como mostra na janela abaixo, você deverá informar o código do CFOP (se não souber entre em contato com seu contador), em seguida informe o cliente 14
15 localizando pelo botão Consultar ou F2, em seguida informe o vendedor e posteriormente os produtos (ou utilizando o código de barras ou clicando no botão F4 Consultar), colocando a quantidade e alterando o valor se necessário, clique na tecla Enter até o produto ficar na linha amarela da tela. Se necessário mude a forma de pagamento, coloque acréscimo ou desconto se preferir e clique no botão Imprimir para Emitir a Nota Fiscal de formulário. Obs. Antes de emitir a Nota Fiscal, é necessário configurar o modelo na configuração do aplicativo, não mande fazer os formulários sem pegar um modelo com a Gerencial Software. Se você utiliza NFe (Nota Fiscal Eletrônica) ao invés de clicar no imprimir clique no botão NFe, aparecerá a tela de envio e emissão da DANFE, como mostra a janela abaixo: 15
16 Clique no botão Filtrar para aparecer a Nota Fiscal, em seguida clique na Nota e depois no botão F4 Salvar e enviar XML, depois clique em F5 Consultar até o status da Nota aparecer AUTORIZADA, pois clique no botão Imprimir DANFE e a impressão será iniciada (Obs. A DANFE será impressa em uma folha comum). Obs. Para Emissão da NFe é necessário ter um Certificado Digital para Emissão de Nota Fiscal Eletrônica. INCLUINDO CONTAS A RECEBER Para incluir contas a receber de clientes feitas anteriormente, clique no menu CONTAS A RECEBER e em seguida CONTAS A RECEBER novamente, aparecerá a seguinte janela: Clique no botão Incluir, localize o cliente já cadastrado, em seguida coloque o número do documento (pode ser qualquer número), a data de emissão e vencimento e o valor, em seguida clique no botão Gravar. Para inserir uma nova conta clique novamente no botão Incluir e repita o processo. BAIXANDO CONTAS A RECEBER Existem três opções de baixa de contas a receber no aplicativo Gerencial, cada uma de acordo com cada tipo de baixa. Primeira Opção: Se você deseja baixar uma ou mais parcelas inteiras de um mesmo cliente, clique no menu CONTAS A RECEBER e em seguida BAIXA SELECIONADA, em seguida, clique no botão F2 Consultar para localizar o cliente, após localizar o cliente clique no botão Filtrar para aparecer as contas que o cliente está devendo, clique nas contas que deseja receber (você pode receber uma ou mais contas inteiras), em seguida confira o valor e clique no botão Baixar, aparecerá uma mensagem se você realmente deseja baixar as contas selecionadas, você poderá imprimir o relatório da baixa e o recibo para o cliente. 16
17 Segunda Opção: Se o cliente deve várias parcelas e quer dar um valor qualquer para que você baixe das parcelas mais atrasadas, o programa faz esse processo automático para você, baixa as contas mais antigas e o restante do valor é amortizado na conta subseqüente. Para utilizar esse essa função de baixa, clique no menu CONTAS A RECEBER em seguida clique em BAIXA COM AMORTIZAÇÃO, aparecerá a seguinte janela: Clique no botão F2 Consultar para localizar o cliente, após localizar o cliente clique no botão Filtrar para aparecer as contas que o cliente está devendo, em 17
18 seguida informe o valor dado pelo cliente no campo Vlr da amortização e clique no botão Baixar. Terceira Opção: Se o cliente deseja pagar uma parcela parcial, e também deseja escolher qual parcela a ser amortizada, você deverá clicar no menu CONTAS A RECEBER, em seguida AMORTIZAÇÃO INDIVIDUAL, aparecerá a seguinte janela: Clique no botão F2 Consultar para localizar o cliente, após localizar o cliente clique no botão Filtrar para aparecer as contas que o cliente está devendo, em seguida marque a parcela que deseja amortizar, informe o valor da amortização no campo Valor Pagto e clique no botão Baixar. ESTORNANDO CONTAS RECEBIDAS Se você baixar uma conta de um cliente errado, poderá estornar o pagamento, a conta sai do caixa e volta para o contas a receber, ficando igual a antes da baixa. Para fazer o estorna do documento clique no menu CONTAS A RECEBER, em seguida clique na opção CONTAS RECEBIDAS, aparecerá uma janela para você informar o período em que foi dado a baixa da conta e também o cliente que foi efetuado a baixa, em seguida clique no botão Filtrar para aparecer as contas baixadas do período e cliente, marque a conta que deseja estornar e clique no botão estornar pagamento, como mostra o exemplo a seguir 18
19 CONTROLE DE CAIXA Todas as vendas a vista, baixas de contas e pagamentos em dinheiro, entram automaticamente no caixa. O controle de caixa é feito através de uma janela onde se verifica o Saldo Anterior (que é o valor resgatado do fechamento de caixa do dia anterior), Total de Entradas (soma de todos os créditos recebidos pela empresa), Total de Saídas (soma todos os débitos da empresa) e o Saldo Atual (que é a soma do Saldo Anterior, mais o Total de Entradas, menos o Total de Saídas). Para acessar a janela de caixa clique no menu CAIXA E BANCO, MOVIMENTAÇÃO DE CAIXA e em seguida CAIXA DIARIO, aparecerá a seguinte janela: 19
20 Lançamento de Retirada de Caixa. Antes de fazer o lançamento de despesas no caixa, é necessário cadastrar os históricos de lançamento, para cadastrar os históricos clique no menu CAIXA E BANCO, MOVIMENTAÇÃO DE CAIXA e em seguida HISTÓRICOS, aparecerá uma janela como mostra a seguir. Clique no botão Incluir, em seguida digite a descrição do histórico, informe se é CRÉDITO (Entradas) ou DEBITO (Saídas), em seguida clique no botão Gravar. Após criar todos os históricos necessários, podemos fazer os lançamentos, para fazer esses lançamentos clique no menu CAIXA E BANCO, MOVIMENTAÇÃO DE CAIXA em seguida clique em LANÇAMENTOS, aparecerá a seguinte janela: Clique no botão Incluir, informe o histórico cadastrado anteriormente por você, informe a data, o número do documento (se não tiver o número do documento informe qualquer número), informe o valor, a forma de pagamento (se desejar informe o centro de custo) e clique no botão Gravar. Após fazer esse procedimento você pode consultar a janela do Caixa Diário para verificar o lançamento feito. 20
21 Fechamento de Caixa Para fechar o caixa você deve clicar no menu CAIXA E BANCO, MOVIMENTAÇÃO DE CAIXA, FECHAMENTOS e em seguida FECHAR CAIXA, aparecerá uma janela como mostra abaixo: Verifique se os valores estão corretos e clique no botão Salvar, você não precisa fazer nada para abrir o caixa no dia seguinte, o programa abre automaticamente ao iniciar o dia. Se você quiser fazer entrada de troco basta criar um histórico (já mostrado acima) denominado Troco Inicial (CRÉDITO) e fazer o lançamento. CRIANDO NOVOS USUÁRIOS DO SISTEMA Para você criar novos usuários do sistema clique no menu LOGIN, em seguida USUÁRIOS, aparecerá uma janela para você cadastrar um novo usuário. 21
22 Clique no botão Incluir, preencha o nome do usuário, insira uma senha para esse usuário, informe a empresa (coloque 1 na empresa), determine o tipo de acesso deste usuário (Exp. Se esse usuário for um vendedor de balcão, deixe disponibilizado a opção Somente Orçamentos, se for um caixa de supermercados, deixe disponibilizado a opção Somente Frente de Caixa), em seguida informe S ou N (Sim ou Não) nos campos que vem a seguir, de acordo com o que você quer liberar para esse usuário, depois clique no botão Gravar. Em seguida clique no menu LOGIN, em seguida ACESSO DO USUÁRIO, aparecerá a seguinte janela para você informar o usuário e marcar as opções que ele poderá acessar no programa, em seguida clique no botão Gravar. ALTERANDO A SENHA DO USUÁRIO SUPERVISOR Para você alterar a senha do usuário Supervisor, clique no menu LOGIN, em seguida USUÁRIOS, aparecerá a janela já vista anteriormente para cadastrar os novos usuários. Nessa janela clique no usuário supervisor, em seguida clique no botão Alterar, apague a senha digitada (antiga) e insira uma nova senha, em seguida clique no botão Gravar, observe a janela a seguir para melhor compreensão: 22
23 FAZENDO BACKUP É muito importe que seja feito o Backup (cópia de segurança) para que em uma infeliz e eventual perca de dados, você consiga recuperá-los através do deste recurso. Para fazer o backup é simples, clique no menu SUPORTE, em seguida BACKUP, aparecerá a seguinte janela: Clique no botão Compactar, aguarde o programa efetuar o Backup e em seguida feche a janela (faça diariamente o backup). 23