Podemos definir que automação comercial é a utilização de ferramentas e métodos tecnológicos para automatizar atividades do dia a dia da loja.
Uma empresa automatizada utiliza software (sistemas) e hardware (equipamentos) para dar suporte aos procedimentos operacionais e com isso gerar informações para tomadas de decisão, bem como automatizar processos operacionais, como, por exemplo, o atendimento ao cliente.
Sem a automação comercial, todos os processos têm que ser realizados manualmente, o que abre margem para erros e para a lentidão na execução dos processos.
Portanto, a automação comercial vem para padronizar, automatizar, otimizar e agilizar as rotinas necessárias para a operação e gestão de um negócio.
Um conceito bastante comum limita a automação comercial às rotinas que atendem ao processo de venda das lojas, nos balcões e nos autosserviços, tais como supermercados e padarias, vinculando aos equipamentos do PDV (Ponto De Venda), tais como impressoras, gavetas, leitores de código de barras e balanças.
Entretanto, preferimos uma abordagem mais ampla, na qual se inclui sistemas de gestão (ERP) com todas as rotinas da empresa, que buscam em sua operação a melhoria do resultado da empresa.
Conheça mais sobre sobre ERP aqui.
Equipamentos que envolvem a automação comercial:
No dia a dia do varejo, quando falamos em automação comercial, os varejistas costumam lembrar dos equipamentos do PDV (como impressoras, gavetas, leitores de código de barras e computadores) e das balanças, que são usadas para a venda de produtos a granel. Abaixo, falaremos, de uma maneira bem abrangente, sobre esses equipamentos.
Impressoras
A impressora está envolvida diretamente no processo de venda, e isso faz dela uma das partes mais importantes do seu PDV. Por isso, atentar-se a escolher uma impressora que atenda a demanda da sua loja é muito importante, ela consegue otimizar o tempo gasto no fechamento da venda, e, consequentemente, garante a melhor satisfação dos seus clientes.
Outra característica fundamental é o atendimento à legislação do seu Estado. Se seu estabelecimento emite NFC-e, a impressora não fiscal térmica será a indicada para o seu checkout.
Gavetas
No ato da venda a gaveta de dinheiro é um equipamento muito importante. É ela que garante o armazenamento das notas e moedas, além de ser responsável por automatizar e agilizar o processo de venda.
No mercado, há vários tipos de gaveta de dinheiro, e a diferença entre os modelos consiste, basicamente, na abertura da tampa, fabricante e a matéria-prima utilizada.
Ao escolher o fabricante, é importante o varejista avaliar se a empresa oferece garantia do equipamento e, ainda, se há uma assistência técnica qualificada.
Leitores de código de barra
Também chamado de scanner, o leitor de código de barras é utilizado para a leitura de códigos dos produtos. Entre a variação de modelos, ele pode ser de mão ou de mesa.
O Leitor de Código de barra de mão tem um custo menor, porém ele funciona com apenas um feixe de laser. Dessa forma, ele é direcionado para a posição correta de código da mercadoria para realizar a leitura. Ele é mais indicado para lojas que possuem menos movimento.
No caso do Leitor de Código de barras de mesa, ele tem custo maior e, além disso, é fixo. Esse tipo é considerado mais rápido e tem vários feixes de luz. Por isso, é indicado para supermercado, padarias e mercearias que têm maiores volumes de vendas. Isso porque elas precisam de velocidade com a operação simples e eficiente.
Computadores
Os computadores fazem parte do momento mais importante de dentro da loja: a venda. Por isso, é importante pensar em um equipamento que proporcione segurança e agilidade para as suas vendas.
Para que ele consiga interligar com os outros periféricos, deve ter vários USB’s e pelo menos uma Porta Serial. São essas conexões que permitirão a interligação com as balanças, leitores de códigos de barras, teclados, gavetas, além das impressoras.
O fornecedor de software é quem deve indicar a configuração necessária do computador que será utilizado.
Balança
Para quem trabalha com produtos pesáveis, como hortifrutigranjeiros, padaria ou restaurante Self-service, a balança é extremamente útil.
Dependendo do tipo, ela pode ser instalada diretamente no PDV ou em locais específicos da área de vendas. Em empresas maiores, como supermercados e padarias, que demandam boa eficiência operacional, ter balanças instaladas diretamente nos setores proporciona agilidade nas operações do checkout, mas tem desvantagens também, confira neste artigo “Balança de Checkout ou ilha de pesagem?”. Além disso, ela deve ser do tipo que incorpora a impressora de código de barras.
Cofre Inteligente
O cofre inteligente é como um cofre comum, mas com algumas funcionalidades a mais. Há um refinamento no modelo de cofre, dispondo de muita tecnologia, o que contribui para uma solução maior de gestão de numerário, envolvendo toda a logística de transporte de valores.
Nele, há uma espécie de contador, onde você coloca as notas para a contagem e recolhimento.
Além disso, também possui uma espécie de computador, onde você deve digitar a senha para fazer o procedimento. Ele consegue oferecer também o serviço de crédito diário, além de ter também um seguro que garante o ressarcimento do valor depositado no cofre.
Coletor
Apesar de o coletor não estar vinculado ao processo de venda propriamente dito, quando se pensa em automação como automatizar os processos de um estabelecimento comercial, ele tem uma função muito importante.
O coletor está basicamente envolvido em dois processos: o de conferência de no ato do recebimento de mercadorias, por meio do Confronto entre o pedido de compra e NFe (XML), e inventário (seja rotativo ou integral). Com ele, você ganha não só economia de pessoal, mas qualidade das informações.
Todos os equipamentos periféricos são, realmente, muito importantes. Entretanto, não podemos esquecer dos sistemas de gestão, que são fortes aliados dos empresários e gestores.
Por isso, escolher um software de gestão eficaz contribui significativamente no seu dia a dia. Ter tranquilidade operacional consegue garantir uma rotina sem sobressaltos.
Alguns processos que são otimizados por meio da automação comercial:
Inventário
É de suma importância que o varejista saiba a real situação do estoque da sua loja. Esse controle pode fazer com que ele consiga reduzir perdas que comprometem significativamente o seu negócio.
Por isso, faz-se necessário dar mais atenção ao inventário, ele é um ótimo aliado para você conseguir melhores resultados, como comprar melhor, diminuir o número de perda, entre outros. Dessa forma, a automação comercial contribui para o lojista realize o inventário com mais agilidade e segurança.
Controle financeiro
Manter o controle financeiro de uma loja do varejo não é uma tarefa fácil. Por isso, para conseguir realizar um controle eficaz, a automação comercial é extremamente importante.
Registrar todas as movimentações, controlar o que a receber e o que tem a pagar, são ações que ficam mais fácil de se fazer quando os processos estão automatizados.
Veja alguns exemplos de processos que com a ajuda da automação comercial têm seus resultados melhorados:
Controle de estoque:
O controle de estoque é um dos principais desafios dos varejistas, principalmente os gestores de supermercados que contam com grande quantidade de itens de alta rotatividade.
Contar com um sistema de gestão para controlar todas as movimentações de mercadorias (entradas, saídas, devoluções e transferências) é a solução para deixar o estoque sempre correto e atualizado, garantindo que sua loja não sofra com perdas, rupturas e demais problemas. Acrescente-se que nesse processo, são geradas, automaticamente, todas as informações fiscais (SPED).
Venda e emissão de documento fiscal:
Talvez o processo mais sensível de todo empresário do varejo seja a venda ao consumidor final.
A automação comercial causa um impacto positivo ao proporcionar atendimento ao cliente de forma ágil, emitindo o documento fiscal, seja ele o cupom fiscal (emitido pelo ECF), o cupom fiscal eletrônico (emitido pelo SAT) ou a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica).
Mas as vantagens vão muito além. Com a operação, todas as informações geradas serão a base para uma série de atividades, dentre elas: fechamento de caixa, controle de vendas por cartão de crédito/débito, além da baixa de estoque, giro de mercadoria e informações fiscais.
Conclusão
Com uma infraestrutura adequada e um bom software de gestão, conquista-se maior produtividade e melhor atendimento ao cliente.
Podemos enxergar a automação comercial como o meio pelo qual todos os setores da loja se integram e proporcionam maior eficiência operacional, objetivando a melhoria do resultado da empresa.