Candidato: Kawan Eventos
Com 20 anos de história completados em 2016, a Kawan Eventos é uma agência experiente em organizar eventos corporativos e sociais, considerando cada detalhe de todo o processo. Em seu histórico, já promoveu inaugurações, confraternizações, congressos, seminários, premiações, lançamentos imobiliários, batismo de embarcações, ações de endomarketing, projetos especiais, entre outros.
A Kawan trabalha com o conceito de que cada evento é único e merece dedicação e empenho total para buscar resultados com criatividade, tradição e tecnologia.
Desde 2010, a empresa atende o cliente Mercedes-Benz do Brasil, tendo organizado ações para diversas áreas internas da empresa, tais como eventos de relacionamento, treinamentos, visitas à fábrica, premiações, administração do espaço de eventos existente no local, etc.
A Mercedes-Benz do Brasil é a maior e mais tradicional fabricante de caminhões e ônibus da América Latina, além de possuir o maior portfólio do mercado, com modelos de caminhões, ônibus, vans, automóveis, peças e serviços.
Com unidades em São Bernardo do Campo (SP), Campinas (SP), Iracemápolis (SP) e Juiz de Fora (MG), a empresa celebra, em 2016, 60 anos de história no Brasil.
Para reunir clientes, rede de concessionários e parceiros e comunicá-los a respeito das soluções e novidades da marca na linha de veículos comerciais, a empresa selecionou a agência Kawan Eventos para organizar o Mercedes-Benz Solutions Week, maior evento já realizado dentro das instalações da fábrica de São Bernardo do Campo (SP).
Título: Mercedes-Benz Solutions Week
Participantes: 2.000 pessoas entre equipes de vendas da rede de concessionários e clientes (além de 6.300 funcionários e familiares visitantes)
Local: Fábrica da Mercedes-Benz em São Bernardo do Campo (SP)
Período de realização: 14/10/2015 a 06/11/2015
Conceito do evento: Integrar clientes, rede de concessionários e parceiros em um encontro de relacionamento e exposição de novidades da linha de veículos comerciais.
O Mercedes-Benz Solutions Week teve o objetivo de mostrar o novo conceito da marca de que "As estradas falam e a Mercedes-Benz ouve", aproximando a empresa de seus clientes, concessionários e parceiros. Além disso, em um momento de crise econômica no país e necessidade de reduzir custos, a agência também tinha a missão de demonstrar aos envolvidos toda a gama de produtos, peças e serviços da marca, incluindo os lançamentos do segmento de veículos comerciais.
O ponto de partida do projeto foi capacitar o máximo possível de profissionais de vendas dos quase 200 concessionários da marca espalhados pelo Brasil a respeito dos lançamentos.
A ideia era que esses profissionais estivessem preparados para agir como anfitriões da marca, ao lado dos executivos da empresa, no momento de apresentar os produtos e serviços aos clientes.
Para isso, o projeto desenvolvido propôs a realização do treinamento e do evento na própria fábrica de São Bernardo do Campo, reunindo clientes, rede de concessionários, implementadores, funcionários e parceiros dentro da estrutura da empresa, a fim de promover uma verdadeira imersão no mundo Mercedes-Benz.
Com o Mercedes-Benz Solutions Week, o cliente convidado era apresentado a todas as soluções oferecidas pela marca, com acompanhamento de profissionais em uma programação dinâmica, envolvendo apresentações e momentos de experimentação.
Dessa forma, mostramos que a Mercedes-Benz vende mais que um produto - ela comercializa soluções de transporte. Foi esse conceito que originou o nome Mercedes-Benz Solutions Week.
Montagem e cronograma
O Mercedes-Benz Solutions Week foi realizado em três diferentes espaços da fábrica: o Centro de Treinamento, o Espaço Mercedes (local direcionado a eventos) e uma tenda montada especialmente para a ação. Foram mais de 2.800 m² de área reservada para o evento.
•	Apresentação do projeto final: junho/2015
•	Montagem: 01 a 13 de outubro/2015
•	Coletiva de imprensa: 14 de outubro/2015
•	Avant Première (inauguração oficial): 14 de outubro/2015
Como abertura do evento, foi promovido um jantar de gala para o board da Mercedes-Benz do Brasil e alguns de seus principais clientes, com a presença do
presidente da Mercedes-Benz da Alemanha.
•	Implementadores: 15 de outubro/2015
Foi organizado um dia especial para 80 representantes de empresas que produzem implementos para os diversos chassis fabricados pela Mercedes-Benz. Eles conheceram a estrutura do Mercedes-Benz Solutions Week em uma programação personalizada, com ênfase nas novidades técnicas de produtos, que impactam diretamente seus negócios.
•	Dinâmica dos grupos: de 15 de outubro a 06 de novembro/2015 (11 grupos)
A partir desse período, iniciou-se a dinâmica proposta para o evento, que consistia em um mix de atividades composto por treinamento, relacionamento e business.
Programação dos grupos:
Público: equipes de vendas
13h00 – 13h40: Receptivo & Brunch
13h40 – 14h00: Boas vindas
14h00 – 16h00: Treinamento de produto (teórico e walk around)
16h30 – 18h30: Treinamento de produto (teórico e walk around)
18h30 – 19h00: Treinamento comportamental
19h00 – 21h30: Confraternização – noite da pizza
Público: equipes de vendas e clientes
08h30 – 09h00: Welcome coffee
09h00 – 09h10: Abertura oficial
09h10 – 11h30: Visita à fábrica
11h30 – 13h00: Almoço na churrascaria Varandão
Local: Espaço Mercedes e Tenda
13h00 – 14h00: Reveal – momento de apresentação dos novos produtos
14h00 – 18h00: Walk around, demo drive e visita às células
18h00 – 20h00: Coquetel com grupo de samba ao vivo
•	Family Day: 17, 18, 24 e 25 de outubro/2015
A fábrica abriu as portas em dois finais de semana para receber os funcionários e seus familiares em uma visitação ao evento, com agenda diferenciada. Eles foram recebidos no Espaço Mercedes com a apresentação de um vídeo de boas-vindas e, em seguida, fizeram uma visita à fábrica, quando os colaboradores puderam mostrar pessoalmente seus locais de trabalho. O tour foi encerrado com um lanche especial oferecido no restaurante da empresa. O Family Day levou mais de 6 mil pessoas à fábrica de São Bernardo do Campo nesse período.
•	Desmontagem: de 07 a 13 de novembro/2015
•	1º dia da programação
No primeiro dia de atividades, direcionado às equipes de venda da rede de concessionários, os participantes eram recebidos no Centro de Treinamento da fábrica, para uma capacitação completa sobre os novos produtos e demais itens do portfólio da empresa.
As novidades técnicas dos veículos e as principais argumentações de venda eram apresentadas para que todos estivessem preparados para o dia seguinte, momento de interação com clientes.
Esse treinamento foi teórico e também prático, com o walk around - exposição dos novos produtos, com acompanhamento de engenheiros da fábrica, que explicaram, em detalhes, as alterações realizadas nos caminhões.
A programação dos vendedores também incluiu um treinamento comportamental – uma palestra motivacional e inspiradora, com o objetivo de engajar o grupo e promover excelência na atuação das equipes comerciais.
Ao final das atividades, o grupo participava da "noite da pizza", momento de confraternização organizado para promover a interação entre os participantes e encerrar o dia com empolgação e energia renovada para o próximo dia.
•	2º dia da programação
No segundo dia de atividades dos grupos, os consultores, já preparados, recepcionavam os clientes em um welcome coffee no Espaço Mercedes, iniciando a experiência do evento em um clima amigável. Em seguida, eles partiam para uma visita à fábrica, onde conheciam, com exclusividade, as linhas de montagem de cabinas, motores e montagem final, acompanhados por monitores e recepcionistas altamente preparados. Para o Mercedes-Benz Solutions Week, o roteiro de visita às instalações foi completamente reformulado. Os principais conteúdos foram preparados com auxílio das equipes de engenharia e gravados, para reprodução por meio de miniequipamento de rádio.
Na sequência da visita, os clientes eram transportados até uma churrascaria para o almoço, a fim de repor as energias e retomar as atividades propostas para o período da tarde.
Após o almoço, os grupos eram encaminhados ao Espaço Mercedes para o acontecimento mais esperado do dia: o reveal, momento de revelação dos novos produtos da linha comercial da Mercedes-Benz. Quatro veículos foram encobertos e revelados um a um, por meio da apresentação do grupo percussionista Patubatê.
Após o reveal, para que os convidados pudessem conhecer todo o pacote de soluções da Mercedes-Benz, eles participavam de um rodízio de conteúdo.
Os grupos acompanhavam um walk around pelos novos veículos – visita em torno de cada um dos novos produtos, com monitoria de engenheiros da empresa, que explicavam as alterações técnicas em detalhes e solucionavam eventuais dúvidas.
No demo drive, 14 veículos foram colocados à disposição para um test drive dentro da fábrica. Os convidados também assistiam a apresentações das áreas de Pós-Venda e Serviços & Soluções Integradas e participavam do talk show – momento em que se reuniam em um auditório com profissionais da Mercedes-Benz para um debate aberto sobre as mudanças técnicas nos produtos e temas relativos ao setor.
No local, também foram dispostos pontos de atendimento sobre o Banco Mercedes-Benz e o Consórcio Mercedes-Benz. Já na tenda, que era de livre circulação aos convidados, havia diversos estandes, detalhados a seguir:
•	Segmento fora-de-estrada: exposição de veículo off-road.
•	Vans: espaço dedicado à linha Sprinter.
•	FleetBoard: estande dedicado ao serviço de gerenciamento inteligente de veículos da Mercedes-Benz.
•	Alliance Truck Parts: linha multimarcas de peças.
•	MercedesServiceCard: equipe de atendimento a respeito do cartão de consumo de combustíveis, peças e serviços da marca, em parceria com a Ticket.
•	SelecTrucks: loja de compra e venda de caminhões seminovos multimarcas.
•	Mercedes-Benz Collection: loja com artigos exclusivos da marca.
•	Café: esse espaço servia diariamente café, salgados e doces diversos, com garçons à disposição durante todo o evento. Local muito frequentado, o café funcionava como um momento de intervalo e pausa entre as programações, além de ser um ponto de relacionamento.
•	Espaço dedicado para negociações: mesas e cadeiras mais isoladas na tenda ofereciam o ambiente ideal para conversar sobre vendas com os clientes. Esse local também recebia o serviço dos garçons do café, que atendiam vendedores e clientes durante as negociações.
Como foi possível analisar, o evento intercalou momentos de apresentação de conteúdo, experiências práticas, lazer e espaço para fechamento de vendas.
Um dos principais desafios da organização do Mercedes-Benz Solutions Week foi capacitar o maior número de pessoas da rede e oferecer todas as soluções da marca aos clientes, em um momento de crise econômica no país e necessidade de reduzir custos.
A solução foi realizar o evento aproveitando o máximo de recursos e contando com a parceria de todas as áreas de veículos comerciais e parceiros da Mercedes-Benz.
Com o envolvimento dos stakeholders e da própria rede, que também investiu na participação dos vendedores, pudemos otimizar recursos e criar um evento grandioso dentro do orçamento estimado.
Essa estratégia foi um dos pontos mais fortes do Mercedes-Benz Solutions Week, uma vez que a integração entre fábrica, rede e parceiros colocou em prática o slogan "As estradas falam. A Mercedes-Benz ouve" e o conceito de oferecer soluções completas.
No início do desenvolvimento do evento, era previsto que o Mercedes-Benz Solutions Week tivesse uma semana de duração (daí o "week" do nome). Contudo, a adesão da rede e dos clientes superou completamente as expectativas.
Para organizar a participação de tantas pessoas no evento, estruturamos uma agenda detalhada e muito bem agrupada, a fim de que todos passassem pelas diversas experiências, sempre com o melhor atendimento.
Os grupos e confirmações de presença foram realizados de acordo com o local de origem, buscando unir pessoas das mesmas regiões nos mesmos grupos e sempre garantindo que os vendedores acompanhassem seus clientes na mesma turma.
Os participantes de cada grupo foram divididos em seis subturmas, identificadas por crachás coloridos. Cada subturma tinha uma recepcionista correspondente, que guiava os convidados às atividades da programação.
Para garantir que os participantes estivessem sempre conectados durante o evento, havia três estações de recarga de celular disponíveis – duas no Espaço Mercedes e uma no Centro de Treinamento. Com um cartão pessoal, o convidado podia abrir uma das caixas disponíveis no totem, conectar seu telefone à energia e trancá-lo. Essa ferramenta foi um sucesso, tendo registrado 1.439 recargas ao longo do evento, e contribuiu para que o público aproveitasse a programação sem se preocupar em perder o contato com a empresa ou família.
Além disso, 18 roteadores foram distribuídos por todo o espaço do evento para que as pessoas tivessem acesso à internet full time.
Outra ação de conectividade positiva foi a parceria com o portal Terra. Um canal exclusivo no portal, disponível de 14/10/15 a 13/11/15, na qual divulgou 25 matérias sobre as novidades do evento. Essa ação complementou de forma eficaz a divulgação em mídia e o trabalho realizado pela empresa na página da Mercedes-Benz Caminhões no Facebook.
O Mercedes-Benz Solutions Week exigiu uma alta demanda de pessoas na equipe de staff. Foram mais de 100 pessoas envolvidas para organizar os espaços do evento, criar uma estrutura de tenda que comportasse cerca de 180 pessoas por dia, orientar os participantes nos diversos pontos de realização da ação, etc. Para isso, toda a equipe passou por um treinamento de segurança e integração na empresa.
O Mercedes-Benz Solutions Week demandou uma estrutura elaborada e uma grande equipe de pessoas trabalhando ativamente. A seguir, alguns números:
•	6 tendas de tamanhos diversos foram criadas para expor caminhões do treinamento, apoio de Alimentação & Bebidas, buffet, staff e exposição de produtos e serviços.
•	22 aterramentos, sendo 10 na tenda show room e seis em cada uma das duas tendas de aula prática no Centro de Treinamento.
•	685 itens de mobiliário locados para os variados momentos e ambientes.
•	31 veículos expostos: seis dedicados ao treinamento, quatro para o momento de revelação, sete para o walk around e 14 para o demo drive.
•	147 arranjos florais e 31 árvores utilizadas na ambientação
•	Mais de 167 peças de cenografia criadas especialmente para o evento, incluindo 1.230m² de piso modular de madeira que foram utilizados para a criação do espaço da tenda ao lado do Espaço Mercedes.
•	115 pessoas, entre produtoras da Kawan Eventos, recepcionistas, fotógrafas, montadores, técnicos e cenógrafos.
•	13.000 balas personalizadas com o logo do Mercedes-Benz Solutions Week para serem desfrutadas ao longo do evento
•	1.149 refeições servidas ao staff durante o período do evento
•	110 pizzas servidas nos coquetéis de encerramento feitos no Centro de Treinamento
•	110kg de drágeas de chocolate distribuídos aos clientes durante as atividades
•	01 carrinho de brigadeiro para os jantares dos dias 14 e 15/10, tendo sido produzidos total de 720 brigadeiros.
•	16 rádios para comunicação
•	310 rádios receptores para visitas à fábrica e walk around
•	06 climatizadores
•	23 iPads para treinamento dos vendedores
•	18 roteadores
•	04 geradores para suporte da estrutura elétrica
•	10 TVs de 42", três TVs de 32", duas TVs de 60" e um painel de LED de 60m²
•	2.500 pen drives de caminhão para brinde
•	200 garrafas de vidro com rótulos personalizados com o logo da Mercedes-Benz para brinde aos executivos do jantar Avant Première
•	179 foto-lembranças reveladas e 200 porta-retratos em acrílico Mercedes-Benz para presentear os convidados do jantar Avant Première (fotos tiradas e reveladas na hora)
•	Produção de mais de 260 peças de uniformes para produtores, carregadores, montadores e recepcionistas
Materiais e conceito gráfico
A Kawan Eventos contou com a parceria da agência de publicidade Fenômeno Propaganda, que atende a conta Mercedes-Benz Caminhões, para desenvolver toda a comunicação visual do evento. Foram eles os responsáveis por criar o nome do evento e os materiais gráficos, conforme abaixo:
•	Nome do evento
•	Site para a inscrição dos participantes
•	Convite online para clientes e rede
•	Produção de três vídeos: motivacional, sobre o modelo Actros e vídeo exibido no momento do reveal
Materiais gráficos e de apoio
•	700 cadernos
•	850 canetas
•	3.650 fitas para crachá
•	3.650 crachás
•	1.468 camisas (considerando uniformes de staff, vendedores e recepcionistas)
•	4.000 tags para mala de viagem
•	700 cadernos personalizados do evento para o treinamento dos vendedores
•	340 folders com mapa do evento
•	4.680 etiquetas de crachá com a programação do grupo
•	2.000 vouchers para almoço na churrascaria
•	2.000 folders
Por políticas comerciais internas, a Mercedes-Benz Brasil não disponibiliza ou divulga valores de investimentos da empresa, porém, foram diversos os retornos positivos sobre a realização do Mercedes-Benz Solutions Week, conforme as seguintes métricas:
O número de participantes no evento ultrapassou o esperado, tanto que foi necessário abrir mais grupos para receber o alto número de pessoas. Foram 1.300 clientes impactados e mais de 700 vendedores participantes em um total de 15 dias de evento, o que tornou o Mercedes-Benz Solutions Week o maior evento já organizado dentro das instalações da fábrica Mercedes-Benz. Além disso, o evento recebeu 6.300 funcionários e familiares nos quatro dias de realização do Family Day.
Por respeito à política da empresa, não divulgamos os resultados de vendas, mas é possível afirmar que o fluxo de clientes participando do evento gerou o dobro de negociações, quando comparado com outros períodos do ano.
O Consórcio Mercedes-Benz consolidou seu lançamento e obteve recorde de vendas de cotas. E a linha de produtos da loja Mercedes-Benz Collection também foi sucesso de vendas, esgotando seu estoque antes do evento terminar.
 90% da força de vendas da rede de concessionários foi treinada no evento
 Foram dadas 1.981 voltas e percorridos mais de 3.960 km no circuito com os caminhões – aproximadamente a mesma distância, em linha reta, do Oiapoque ao Chuí.
 O trabalho de divulgação do evento para a mídia impactou mais de 4 milhões de pessoas, com aproximadamente 80 artigos/matérias publicados em revistas, jornais, portais e televisão.
 Na parceria com o portal Terra, considerando os acessos em desktop, celular e tablet, foram 361.028 page views e 180.000 unique visitors. Esse resultado superou em 141% a meta de audiência estimada.
Por reunir praticamente todas as áreas da fábrica, rede e clientes, o Mercedes-Benz Solutions Week engajou funcionários e despertou orgulho nas equipes e em seus familiares.
Além disso, o evento foi absolutamente fundamental para reforçar o relacionamento e trazer novos clientes para a empresa. Os participantes e as equipes de vendas da marca construíram laços importantes, que estão promovendo resultados até hoje.