O Que é a Gestão de Contratos? - Marcus Marques
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Em: 3, julho 2018
Administração mais assertiva com a gestão de contratos.
Empresas de todos os segmentos estão reconhecendo a importância de inserir em suas rotinas o conjunto de procedimentos de gestão de contratos, o que permite tornar todas as atividades mais seguras evitando, assim, problemas e eventuais prejuízos. É interessante fazer um estudo mais aprofundado das técnicas que envolvem essa gestão para que seja possível colocá-la em prática na sua companhia.
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O conceito pode ser definido como sendo o conjunto de procedimentos, estratégias, técnicas e controles que permitem realizar uma administração mais assertiva, observando todas as variáveis desde o momento da proposta inicial, passando pelo fechamento da redação das cláusulas contratuais e culminando no acompanhamento da entrega do que foi acordado.
É importante que fique claro que os cuidados com a gestão de contratos devem ser mantidos desde a fase de contato entre as partes, até o período de pós-entrega, pois nesse momento ainda existem obrigações, como o sigilo de informações, por exemplo. Lembrando que utilizar essas técnicas para assegurar que o contrato seja plenamente cumprido é relevante não só do ponto de vista jurídico, mas também sob o viés do marketing. Manter uma boa reputação profissional é a melhor "propaganda" que uma empresa pode fazer de si mesma.
Atualmente, a gestão de contratos tem ganhado maior destaque no cenário corporativo por oferecer mais segurança para o contratante e para o contratado. Cito, em especial, dois objetivos desse trabalho que o tornam tão positivo, o primeiro é a capacidade de controle das contingências, sabendo quais são os riscos que estão envolvidos em cada etapa do contrato é mais fácil criar métodos para contorná-los.
O segundo objetivo é a busca pela satisfação do cliente, não só no sentido de oferecer o que foi previamente combinado, mas também de preservar o bom relacionamento profissional. Quando o cliente consegue vislumbrar o esforço e dedicação do prestador de serviço para cumprir o que foi acordado no contrato, reconhece a sua capacidade técnica e se sente mais seguro para estabelecer uma nova empreitada.
Sistematização e Personalização Para a Gestão de Contratos
Cada empresa tem seus próprios modelos de contratos, adequados para o tipo de produto e/ou serviço que oferece, sendo assim é natural que a gestão dos mesmos seja personalizada. A base do sucesso para a gestão contratual está em sistematizar os processos de acordo entre as partes, dando atenção especial para cada detalhe de personalização.
Os contratos devem estar alinhados com o tempo necessário para a produção e entrega do bem – tendo de preferência algum prazo extra para o caso de imprevistos – assim como permitir a organização das providências, atividades e documentos concernentes a cada etapa do processo. Trabalhar num ambiente organizado e com uma sequência lógica de atividades é interessante para ter melhores resultados.
Cada Cliente Uma Realidade
Ao desenvolver o seu próprio conjunto de técnicas e procedimentos contratuais, avalie quantos clientes sua companhia possui e quais são os traços diferenciais entre eles. Essa observação é extremamente relevante para criar etapas adequadas a cada perfil. Lembre-se que cada cliente tem uma compreensão diversa de quais são os seus direitos e os seus deveres, bem como variáveis que lhe são únicas.
Nesse caso, é bom contar com a sistematização, isto é, a organização de etapas a serem realizadas durante o desenvolvimento e entrega de um projeto, mas sem desconsiderar pontos que tornam cada cliente único. Ressalto, novamente, o papel da gestão de contratos como uma ponte para a construção de um relacionamento mais positivo e sólido.
Cuidado Jurídico
Mesmo que a sua empresa esteja há anos atuando no mercado, é interessante que, quando surgir um novo cliente, seja feita uma consulta a um advogado especializado em contratos. A urgência de fechar um negócio que parece promissor pode acarretar na ignorância de detalhes que se mostram relevantes para o bom andamento do projeto. As cláusulas sobre as diferentes fontes de remuneração, assim como as que esclarecem as obrigações de ambas as partes, devem ter um texto impecável que observe os mínimos detalhes.
Tarefas Que Cabem ao Gestor de Contratos
Companhias de diferentes segmentos e portes têm buscado por profissionais habilitados para cumprir o papel de gestor de contratos, cabe a esse indivíduo acompanhar de perto se todas as etapas descritas no documento estão sendo efetivamente cumpridas. Já citei e reforço que é de grande importância entender que essa gestão contratual se estende pré-contrato até a avaliação da entrega.
Mesmo após o término do trabalho, existem questões pendentes e, ainda que não seja assim, é fundamental que a organização se ocupe de avaliar o quanto obteve a satisfação do seu cliente. Trabalhar com assertividade e seriedade é a melhor maneira de construir um nome sólido no mercado, nunca se esqueça que sua empresa é o trabalho que ela realiza.