Quando o assunto é contrato, muita gente pensa em burocracia, processos lentos e outras complicações. Afinal, essa é a realidade de várias empresas que precisam lidar com todas as fases do contrato. Segundo a IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management, uma gestão física e ineficiente de documentos pode consumir cerca de 9,2% da receita de uma empresa. Em outras palavras, é um número expressivo e preocupante, já que estamos falando apenas de um único setor da companhia.
Do mesmo modo, o tempo médio para finalizar um contrato (nos meios tradicionais – que depende de cartórios, motoboy, impressão de papéis, etc) é de 7 a 15 dias. Os setores responsáveis, como financeiro e jurídico, por exemplo, acabam dispondo metade do expediente somente para tarefas relativas aos documentos, no decorrer desses dias.
Em suma, sabemos que gerenciar uma grande demanda de contratos é uma tarefa que necessita de muita atenção, tempo e dedicação dos profissionais envolvidos. São cláusulas contratuais, prazos de vencimento e tantos outros aspectos a serem controlados.
Contudo, para que o gerenciamento de contratos seja eficaz, existe uma solução: a Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (ou CLM – que vem da sigla Contract Lifecycle Management).
O que é CLM?
Primeiramente, CLM é a sigla do termo em inglês Contract Lifecycle Management, que significa Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos. Com este método, é possível gerenciar todas as fases do contrato, desde a criação do documento até o encerramento. Além disso, o CLM tem o objetivo de padronizar e facilitar toda essa gestão.
Em outras palavras, ciclo de vida de um contrato é o termo utilizado para nomear todos os processos aos quais esse documento passa, desde a elaboração, negociação, assinatura, aprovação, execução, revisão e encerramento.
Confira, abaixo, uma imagem que resume todas as fases do contrato:
A gestão do ciclo de vida dos contratos possibilita gerir todas as ações referentes às modificações contratuais, e é essa a especialidade da Contraktor. Na plataforma, é possível gerenciar os documentos de ponta a ponta, tudo 100% online. Mas vamos falar sobre isso mais pra frente aqui nesse artigo. 😉
Como usar CLM?
Em uma empresa, o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos pode ser aplicado em várias etapas do documento. Mas para que a sua gestão seja eficiente e completa, é interessante investir em uma plataforma que possa digitalizar e automatizar todo esse processo. Assim, o seu tempo também será otimizado.
Nesse sentido, confira abaixo as principais fases do contrato digital:
Primeiramente, criar um contrato do zero pode ser uma tarefa um pouco demorada. Mas ao utilizar a Contraktor, por exemplo, você pode utilizar modelos de contratos, que já podem ter a linguagem jurídica adequada conforme a situação.
Inclusive, nós temos mais de 45 modelos de contratos prontos para você baixar gratuitamente! É só clicar aqui e fazer o download.
Para as fases do contrato de aprovação e revisão, usar uma plataforma de gerenciamento de contratos permite que ambas as partes envolvidas na negociação possam visualizar os documentos, fazer mudanças e colaborar em tempo real. É possível ver todo o histórico de mudanças: fica tudo registrado no painel de controle!
Quando o contrato é aprovado e revisado, é possível disparar o documento para a assinatura digital dos participantes via email. Essas assinaturas podem ser captadas rapidamente, porque tudo é feito online; não é necessário perder tempo em cartórios, depender de motoboy ou transporte, gastar dinheiro com impressão de papéis… Não precisa nem mesmo sair de casa! Enfim, são muitas vantagens em aderir à assinatura digital; essa tecnologia permite que os signatários assinem documentos em minutos, de qualquer lugar, em qualquer horário.
Leia também: Mitos e verdades sobre a assinatura digital
No modo tradicional, contratos e documentos importantes acabam sendo arquivados em gavetas e armários que, com o tempo, vão se deteriorando. Em suma, a chance de extravio e perda de informações é gigante, fora a perda de tempo até encontrar os documentos necessários! Com a gestão digital de contratos, os documentos eletrônicos são armazenados na nuvem, com protocolos de alto nível de segurança.
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A princípio, com a gestão digital de contratos, é possível utilizar os dados contratuais de maneira inteligente. Como todas as informações relevantes estão centralizadas em um mesmo painel, isso faz com que seja mais fácil gerenciar todas as etapas dos documentos, oferecendo mais previsibilidade. Assim, você pode evitar problemas como a perda de prazo (a partir de funcionalidades como o alerta de prazos, por exemplo). Confira outras funcionalidades da Contraktor clicando aqui.
Essas são algumas das fases do contrato! Agora, já pensou se a sua empresa pudesse automatizar tudo isso e ganhar tempo no dia a dia a partir de um processo totalmente digital?
Para esse problema, já existe solução. Pare de perder seu tempo indo atrás de assinaturas manuais; isso já está ultrapassado! Sua empresa pode fechar negócios com muito mais rapidez a partir de uma gestão digital de contratos e com o uso da assinatura digital.
Leia também: Como escolher uma plataforma de gestão de contrato digital?
Enfim, da criação à execução de um contrato, se o processo for feito digitalmente, você terá vantagens como:
Mais segurança em todo o processo
Padronização das etapas
A Contraktor: plataforma de gestão de contratos digitais
A Contraktor é uma empresa com foco na gestão digital de contratos e assinatura digital (com e sem certificado digital). Nós temos como principal objetivo a facilitação do fluxo de processos e a aceleração dos seus negócios. Além dos planos Professional (Business, Premium e Enterprise), a Contraktor também possui o Plano Starter, indicado para pequenas e médias empresas. Por fim, confira todas as opções e fale com a nossa equipe de vendas!
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