Gestão eletrônica de documentos e processos para transportadoras | MGS
Gestão de documentos e processos para transportadoras
As empresas de transporte já têm sistemas capazes de fazer o controle, gestão e rastreamento das cargas, além do controle das despesas.
Mas onde estão os comprovantes das despesas dos terceirizados? Ainda em papel?
O arquivamento em papel apresenta vários problemas:
Demanda espaço;
Deterioração física, como papeis rasgados, documentos apagados ou ilegíveis.
Através da digitalização dos recibos vinculados a um frete, é possível o armazenamento digital dos documentos em um servidor na nuvem, com total segurança, fácil acesso e sem riscos de extravios ou deterioração.
Com isso, todas as despesas apresentadas podem ser rapidamente conferidas, tanto pelo contratante como pelo contratado.
Acesso imediato a qualquer recibo de despesa dos contratados;
Rápido esclarecimento de dúvidas;
Melhoria na relação de cobrança com os terceirizados;
Maior transparência na relação com os terceirizados;
Consulta aos documentos via internet, de qualquer lugar;
Possibilidade de vinculação dos recibos de despesas com o software de gestão da transportadora.
1. Os recibos de cada frete são digitalizados pelo scanner em grupos de 20 a 30 recibos (observar a capacidade do alimentador automático do scanner), tendo sempre como primeiro documento o conhecimento de transporte com seu código de barras (capa do lote);
2. O software de captura (Neutron) importa as imagens digitalizadas, faz a leitura do código de barras e agrupa todos os recibos relativos àquela entrega.
3. Os recibos são armazenados no servidor na nuvem, indexados pelo número do conhecimento de transporte;
4. O sistema de gestão, mediante adequação para integração com o software Neutron, pode completar os dados restantes (nome do cliente, datas de embarque e recebimento, valor, etc.), baseado no cadastro da empresa *;
5. Os recibos de despesa ficam disponíveis para consulta pela transportadora e pelos terceirizados (se assim for desejado), através da internet, em qualquer lugar;
6. Simples e eficiente.
Software Neutron Capture, em regime de locação, ou seja, é paga uma mensalidade dispensando um investimento inicial por parte do contratante;
Armazenamento e hospedagem dos documentos;
Software para gestão da transportadora (*);
PC com as seguintes características mínimas: Processador Intel Core 2 Duo E7400 2.8Ghz ou superior, memória 3GB, rede onboard 10/100 Mbits, 50GB de espaço em disco, software Microsoft Windows 7 Professional ou superior, Internet Explorer 9 ou superior, Windows Installer 4.0 ou superior, Framework 4.0 ou superior.