Processo Seis Sigma: os 5 passos para o sucesso - FM2S
Processo: o primeiro passo do Seis Sigma é DEFINIR quais são os problemas. E para isto, você não deve se concentrar apenas no RESULTADO, mas no processo que cria o produto ou serviço. É preciso mapear esse processo para poder reconhecer facilmente as ligações entre os passos. Às vezes, é aí que estão os problemas.
Outro segredo, é não ficar apenas se queixando de coisas que não podem ser mudadas, como condições meteorológicas, chefes, estrutura, prédios, etc 1, 2, até n. Não adianta focar nos papos de cafezinho no qual o único objetivo é falar mal e lamentar-se. Concentre-se nos problemas que pode corrigir. O importante é definir os problemas de maneira objetiva, numericamente.
Qual é o objetivo da sua iniciativa Seis Sigma?
Não adianta lançar mão de um clichê para definir seu objetivo. "Nossa qualidade é ruim" ou "os clientes reclama do nosso estilo de loja", o que isso significa? Quando alguém me pergunta se algo funcionou, retruco questionando: qual é a definição operacional de funcionar para você? Quanto mais preciso for a sua definição do problema, quanto mais clara for, maiores as chances de ter êxito.
Cuide-se ao reunir dados sobre o problema, pois está escrevendo o manual de instruções para executar o resto do projeto. Realize um trabalho ruim nesta fase e suas chances de sucesso serão as mesmas de ajustar o seu sistema de gestão ERP, da primeira vez, com o super manual que lhe fornecem.
Quando bons exércitos vão para a guerra, não dizem "dá uma olhada se vocês podem jogar uma bomba em algum lugar do território inimigo". A ordem é clara: ataque a base militar – não o hospital – que está localizado nestas coordenadas. Pelo manual de operações, você saberá exatamente onde jogá-las.
Como Definir o problema ou oportunidade?
Quando busca-se definir o problema, sua equipe sentira-se melhor. Em vez de uma nuvem cinzenta pairando sobre a empresa, seus problemas se tornar itens claros e específicos que poderá identificar e resolver. É bom saber que os problemas podem ser relacionados, examinados e resolvidos. Em vez de apenas olhar sua barriga e dizer que está fora do peso, você olha um número que mostra claramente quanto pesa e toma nota de outro número que mostra quanto quer pesar. Subitamente alcançar este número não parece mais impossível.
Escolha o problema que está prejudicando mais, causando mais prejuízos para a empresa, tornando os clientes insatisfeitos, aquele que lhe trará mais benefícios se for resolvido. Não adote a estratégia de um bombardeio geral, ataque com precisão. Bombardear hospitais poderia matar alguns soldados feridos, mas não chegaria a raiz do problema. Ataque o paiol.
Imagina que você vá ao médico e diga a ele, ao ser questionado, que não se sente bem. Se o médico for bom, ele não diz "beleza, vou pedir mais exames", pois não tem ideias de quais exames devem ser feitos. Isto desperdiçaria muito tempo e dinheiro, pois seria como procurar a saída com os olhos vendados. Em vez disso, pergunta-lhe onde dói, quando dói e várias outras coisas, para que possa eliminar possibilidades. Somente depois, começa a pedir os exames.
No projeto Seis Sigma, depois definir as ferramentas certas, é hora de medir a febre, ou melhor a capacidade de um determinado processo. Isso é possível por meio da medição de quantos defeitos por oportunidades um certo processo ou operação apresenta. Depois, o Black Belt calcula quantos erros são cometidos, o que é chamado de frequência de defeitos.
Quais as Métricas do Seis Sigma?
A maioria das empresas mede o número de erros, mas não o número de oportunidades, por isso não sabe o que é possível e o quanto está sendo ineficiente.
Depois, faça um benchmarking por meio da medição do percentual de campo da ocorrência no que diz respeito a esse problema. Como eles estão se saindo em relação ao mesmo problema que você escolheu? Como comparar o desempenho deles com o seu? Em geral, todas empresas acham que são as melhores da área, no que diz respeito a qualidade, eficiência e satisfação do cliente. Mas normalmente, quando dão uma olhada em seus concorrentes, veem que não são tão boas quanto imaginavam.
Digamos que seu problema seja custo de entrega. Vamos descobrir quem tem um custo de entrega menor que você no seu negócio, ou até mesmo observar empresas que atuam em outra área, se isto for útil. O benchmarking mostra que o menor custo é possível e nos dá um objetivo razoável. Depois, estudamos o que eles fazem e nós não.
Deste modo, ficará mais fácil estabelecer objetivos para você desafiar a equipe e a empresa a alcançarem novos patamares por meio do Seis Sigma. Isto é essencial para fugir de erros comuns que cometemos ao estabelecermos as metas, pois as colocamos baixas demais, ou impossíveis. Nos próximos artigos, continuaremos a falar sobre o DMAIC e o Seis Sigma.