A teoria de que é possível manter o contato e a produtividade no trabalho em casa já foi apresentada. Para que você entenda que isso é realmente possível na prática, nada mais justo do que apresentar algumas ferramentas para home office.
Dessa forma, você vai entender melhor que tipo de tecnologia tem à disposição para gerir a empresa à distância e para que os funcionários consigam conduzir bem suas rotinas de trabalho.
Sua empresa já faz parte daquelas que utilizam o Google Docs? Trata-se de uma ferramenta da Google para a criação e compartilhamento de documentos de texto, planilhas e outros.
Um documento criado pelo GDocs pode ser habilitado para a edição por alguém que esteja envolvido no mesmo projeto e apenas para a visualização por aqueles que precisam conferir as informações, mas não devem alterá-las.
A saber, a plataforma de documento de texto é muito similar ao Word e a da planilha é parecida com o Excel.
A principal vantagem do serviço está no armazenamento em nuvem que evita que espaços sejam ocupados nos computadores de cada usuário e ainda facilita o acesso aos documentos criados.
Lembra-se de que mencionamos a comunicação por vídeo para facilitar trabalhos em grupo ou promover a sensação de proximidade? Para isso, existem diferentes serviços que podem ser utilizados, entre eles estão o Skype, o Google Hangouts e o Zoom.
Todas essas ferramentas para home office permitem que uma videoconferência seja realizada, o que indica a possibilidade de uma conversa envolvendo múltiplos participantes e não apenas dois.
Outro ponto que merece ser destacado é a possibilidade de compartilhamento de tela com os participantes da chamada.
O gestor, por exemplo, pode compartilhar a tela de seu notebook com os funcionários para mostrar dados ou qualquer outra informação que seja relevante.
Ainda, essas ferramentas permitem que toda a conversa seja gravada. Assim, é possível encaminhar a gravação para aqueles que não puderam participar ou que, eventualmente, precisaram ser atualizados quanto ao assunto abordado.
A comunicação entre times ou até mesmo entre o gestor e seus liderados é crucial para o andamento do trabalho home office.
De forma simplificada, podemos dizer que essas ferramentas evitam eventuais distrações provocadas pelo uso do WhatsApp já que não são apenas questões profissionais que ganham espaço no aplicativo.
Além do mais, ter um serviço específico para a comunicação é mais prático do que apostar sempre nas ferramentas de vídeo.
Estando em casa, ninguém quer passar todo o seu período de trabalho sendo “vigiado” pelos colegas, inclusive porque o home office abre espaço para a flexibilidade de horários e outros.
Então, o Slack e o Microsoft Teams se traduzem em ferramentas para home office que são eficientes e menos invasivas do que as de chamadas de vídeo.
Ainda que sua empresa tenha encontrado formas de manter a comunicação no home office e aproveite bem os recursos utilizados, manter as tarefas em dia pode ser desafiador.
Em casa, sobretudo quem está começando ou não lida bem com essa modalidade de trabalho, pode ter um ritmo mais lento ou até perder noção do volume de tarefas que existem para serem feitas.
A falta de contato direto com os colegas também pode diminuir o senso de continuidade que existe quando o trabalho de um é sequência do trabalho do outro.
E mais, que cada equipe saiba em qual estágio do processo cada tarefa está, quem está atrasado ou quem está no prazo.
Algo que tende a beneficiar a dinâmica de trabalho à distância e garantir a conquista das metas estabelecidas.
O VoIP é um serviço de telefonia via internet que permite que ligações sejam feitas de e para qualquer lugar do mundo.
Para que isso aconteça, basta que as partes a participarem da conversa contem com um dispositivo conectado à internet, com o software do VoIP instalado e uma conta criada.
O Tangerino é um software de controle de ponto que figura entre os sistemas alternativos para controle de jornada autorizados pela Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Por lei, trabalhadores home office não são obrigados a fazer controle de ponto, mas a possibilidade existe graças à existência de aplicativos como o Tangerino.
Isso porque o app pode ser instalado no smartphone dos funcionários para ser utilizado para registrar entradas e saídas, mesmo off-line.
Para tanto, é preciso que o gestor recorra ao recurso de autorizar dispositivos permitidos para que cada aparelho móvel possa ser utilizado como ferramenta para as marcações de ponto.
Diante de uma eventual crise, contar com uma tecnologia com essa de antemão garante que o gestor siga tendo informações para acompanhar a jornada de cada funcionário. Isso não é tudo, porém. Veja só!
Locais de interesse ― para facilitar o controle, o gestor pode cadastrar quantos locais de interesse forem necessários, para que a equipe possa bater ponto com tranquilidade.
A funcionalidade não impede que o colaborador registre seu ponto fora de um local de interesse (como um coworking com o qual a empresa tem parceria), mas caso isso aconteça uma notificação é emitida para que o ponto seja aprovado pelo gestor.
Com isso, se seu funcionário deve estar trabalhando em casa ou em outro lugar predeterminado, não há risco de que ele finja estar onde deveria sem que você perceba que algo pode estar errado.
A funcionalidade é útil em qualquer situação de home office e também de trabalho externo, mas pode ter relevância destacada para o processo de adaptação de todos à mudança para o trabalho em casa.
Check-in de atividades ― pelo Tangerino, é possível criar ordens de serviço remotamente para que tanto o gestor quanto o funcionário saibam quais tarefas precisam ser cumpridas.
Isso facilita a comunicação das atribuições de cada funcionário e ainda contribui para que os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades para cumprir prazos e alcançar metas.
Assim, o Tangerino pode funcionar como sua ferramenta para organização de tarefas ou como um complemento que favoreça a gestão do trabalho realizado pela sua equipe em home office.