Como nossa equipe incrementa a produtividade
Compartilhamos neste artigo como temos feito para trabalhar de forma enxuta, com muita precisão e produtividade
A City está conectada a mais de uma centena de pessoas, entre fornecedores, parceiros e clientes no lado de fora. Essa rede está sempre em expansão. Internamente, somos uma equipe fixa, responsável pela estratégia de execução e análises.
O que orienta a gestão da empresa:
1. Todos com o foco da empresa na cabeça.
2. Todos comprometidos com a evolução dos negócios.
3. Todos usando bem os recursos – de tempo, materiais e financeiros.
Práticas que nos ajudam a atingir nossos objetivos como equipe:
Quadro de 21 Passos – Detalhamos todas as etapas em um plano único de trabalho. Cada passo está documentado, prevendo o que fazer em cada fase de um projeto, identificando as possíveis interações de outros atores do processo. Temos um manual para consulta dos executivos em cada passo, com mensagens previamente elaboradas e o envolvimento necessário de nossos profissionais. Os produtores de projeto são responsáveis pela evolução das etapas.
Layout assimétrico – Cada espaço físico da sede possui uma missão diferente. Temos 2 tipos de reuniões; reuniões para abrir e reuniões para fechar projetos. Nas primeiras, trabalhamos com ideações para entender os problemas que recebemos, e também para criar uma estratégia de execução. Usamos a sala dos sofás, onde temos também um guarda-sol, onde nosso olhar é facilmente conduzido para os olhos dos colegas. Também temos reuniões caminhadas – walking meetings. As reuniões de planificação são feitas na sala de vidro. Nesse espaço, temos também o quadro, móveis cúbicos, pufs quadrados, prateleiras e livros. Aqui trabalhamos com planilhas, fazemos reuniões de status, feedbacks, e calls de alinhamento com fornecedores. Na ilha, estão as mesas com computadores individuais. Ocorre aí a atualização informal de informação, como novos negócios e feedbacks de clientes, provocada pela organização concêntrica das mesas. Mas nesse espaço o foco mesmo é a execução de tarefas individuais. Dessa forma, cada espaço ativa uma abordagem mental diferente, dando mais convergência com os objetivos das reuniões.
Reuniões de Aprendizado – Ao final de cada projeto, a equipe se reúne para recuperar os aprendizados que o projeto proporcionou. Essas lembranças são registradas e movidas para uma planilha de aprendizados. Muitos são incluídos no Manual dos 21 passos, enriquecendo a orientação para a ação.
Feedbacks bimensais – a cada 60 dias fazemos uma reunião individual com cada membro da equipe para avaliar a convergência entre empresa e plano individual. Fica tudo registrado em uma planilha que acompanhamos para construir juntos o fit entre pessoa e empresa.
Reuniões de status – Semanalmente, as funções de prospecção e publicação são atualizadas com o executivo responsável de cada função. Essas reuniões têm um roteiro, são rápidas e ágeis para correção de rumo. São fundamentais para mantermos funções estratégicas afiadas e sensíveis ao ambiente externo.
Gravação de reuniões – Com exceção das reuniões de status e feedback, todas as reuniões são gravadas. É muito fácil. Todos temos celulares. Salvamos os arquivos na rede, e sempre podemos consultar para recuperar um insight, dados ou uma cadeia de raciocínio. Todas as reuniões começam com a pergunta: "o que estamos fazendo aqui?".
Cocriação de processos – nas segundas pela manhã, temos uma primeira reunião para trabalhar com toda a equipe sobre um processo, para que seja aperfeiçoado, retomado ou inventado. Dessa forma, evitamos que se formem vícios de execução, falhas sistêmicas.
Reflexões – A segunda reunião da manhã de segunda-feira é dedicada à exposição de um tema paradoxal, que é discutido como um exercício vívido da nossa própria metodologia analítica. Degustamos nossa forma de resolver problemas com os nossos próprios problemas de linguagem. Dessa forma, as cabeças são provocadas com uma perspectiva disruptiva, que estará ativa por mais alguns dias nos pensamentos de toda a equipe.
Linha direta – sabemos que os trabalhos são muito mais inteligentes, quando são executados com menos intermediários e barreiras de operação. Toda vez que se precisa renegociar, realinhar, recombinar, ligamos diretamente para falar com a pessoa que decide, e colocar tudo no rumo novamente. Contratações da ação, por meios que usam texto, têm grande chance de prejudicar o entendimento.
Horários e manutenção – Trabalhamos dentro dos horários. Usamos todos os minutos. Nosso trabalho é intenso, mas deve ser leve, fluido, preciso e cheio de satisfação. Para tanto, também ajuda o fato de todos participarem no recolhimento do lixo, na lavação de louça, limpeza do quadro branco e guarda de materiais.
Sem calçados de rua – Dentro da nossa sede, não usamos os calçados que usamos na rua. Cada espaço tem uma lógica. Alterar a base do contato com o solo também estimula os pensamentos. E é mais limpo.