20 ferramentas para elevar a administração do tempo no trabalho
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Simony Macêdo, 4 anos atrás 16 min de leitura 8163
Já imaginou ganhar mais tempo para realizar outras atividades sem deixar de ser próspero no trabalho em casa? A internet está cheia de novas soluções para realizar uma administração do tempo no trabalho mais forma mais efetiva e prática.
São métodos, aplicativos, ferramentas gratuitas ou a preços bem acessíveis, todos criados para ajudar você a organizar melhor sua rotina e consequentemente melhorar sua qualidade de vida.
Agora, quer saber como frear a correria do dia-dia e continuar produtivo no trabalho? O convidamos para assistir "o dia de 3 horas". Clique na imagem abaixo e se inscreva para assistir essa aula incrível:
Conheça as melhores ferramentas para otimizar seu tempo
1-Matriz GUT: é uma ferramenta para auxiliar na priorização da resolução dos problemas, seguindo a lógica da gravidade, urgência da resposta e a tendência de evolução da situação. O objetivo dessa ferramenta para quem trabalha pela internet é reduzir o tempo gasto com tarefas menos relevantes. Para montar a Matriz Gut considere:
– Gravidade: Impacto que determinado problema pode causar se não for solucionado
– Urgência: Prazo limite para solução de um problema.
-Tendência: potencial de crescimento de um problema que não teve soluções efetivas para resolvê-lo.
– Como aplicar a Matriz GUT para chegar a uma administração do tempo no trabalho eficaz?
1º. Listar todos os problemas existentes de um lado esquerdo da folha sem se preocupar com a ordem.
2º. Categorizar em cada uma das letras (GUT). Para cada palavra (gravidade, urgência e tendência) atribua uma nota de 1 a 5.
3º. Dada as notas, multiplique GxUxT para cada um dos problemas. O resultado indicará qual é o mais importante e que deve ser solucionado primeiro.
4º. Elaborar um plano de ação para solucioná-los ou amenizá-los.
Como trabalhar em casa? Dica:
A matriz GUT também pode ser aplicada para solucionar problemas domésticos importantes. O objetivo é evitar prejuízos a sua rotina de trabalhar na internet e ganhar mais tempo em tarefas simples, do cotidiano.
2-Técnica GTD (Getting Things Done) – Desenvolvido pelo escritor David Allen o GDT é considerado uma das ferramentas mais simples e objetiva para aumentar a produtividade. Ela atende tanto quem trabalha numa organização, quanto quem trabalha na internet.
Com um dia-a-dia fora de controle é praticamente impossível pensar estrategicamente e manter uma boa administração do tempo no trabalho – O GTD ajuda a controlar tarefas diárias antes de trabalhar num grande projeto por exemplo.
Para aplicar corretamente esta ferramenta, devemos pensar em tarefa e projeto como duas coisas distintas. Muitas pessoas ao fazer uma administração do tempo no trabalho tende a colocar tarefas e projetos numa mesa lista – e esta é a receita para se sentir sobrecarregado rapidamente.
Exemplo: você está escrevendo um livro com intuito de publicá-lo online. Escrever um livro é um projeto, porque demanda bastante tempo – em linguagem GTD, quer dizer que leva mais que uma tarefa para ser concluído. Logo, você não pode escrever um livro inteiro em alguns minutos, mas pode escrever pequenos fragmentos dele, quando se senta para trabalhar.
Como aplicar o GTD obter um alto desempenho profissional e consequentemente melhorar a administração do tempo no trabalho:
1º Coleta: Soltar a imaginação e listar todas as coisas a fazer.
2º Processamento: analisar as demandas listadas e avaliar se existe alguma que exige ação ou não.
3º Organização: organizar as tarefas e determinar o prazo para conclusão.
4ºExecução: realizar as tarefas previstas sem interrupções.
5ºRevisão: rever as estratégias periodicamente e aplicar técnicas de melhoria dos processos.
Como ganhar dinheiro com a internet. Dica:
Tens o projeto de trabalhar na internet? Organize seu tempo em casa – faça um plano de ação obedecendo às cinco etapas do método GTD, e comece a executar as tarefas que farão conquistar o seu sonho – Não se preocupe muito em controlar tarefas pequenas, se conseguir concluir uma tarefa em menos de 5 minutos, faça logo. Anotar esse tipo de tarefa para depois rever, acabará gastando mais tempo.
3 – Método 70 – 20 -10: Essa ferramenta é recomendada para pessoas que têm dificuldades fazer uma administração do tempo. O método indica números percentuais que devem nortear a atuação diária – 70% delas devem ser as "atividades-chave" – e o foco será total sobre elas, aumentando sua produtividade. Você é quem escolhe como dividirá esse 70% do seu tempo, porém deve ser 100% focado nas suas entregas.
O restante do tempo (30%) se dividirá de duas formas:
– 20% focado para pensar em como melhorar o desempenho sobre as suas tarefas individuais
– 10% para reavaliar os recursos (pessoais ou organizacionais) que poderiam ser melhores para que você produzisse mais.
Como trabalhar em casa. Dica:
Usar da ferramenta 70-20-10 para a sua rotina em casa pessoal e de trabalho resulta em uma melhora contínua de seus processos – e isso tornará sua gestão de tempo (geral) muito mais eficiente no longo prazo.
4- Pomodoro: Criada por Francesco Cirillo a técnica Pomodoro consiste em trabalhar por blocos de tempo, chamados de Pomodoro. Cada Pomodoro tem 25 minutos, durante os quais você tem que trabalhar em uma única tarefa, sem interrupções.
Esses pequenos intervalos são fundamentais para que sua mente não fique totalmente cansada.
No fim de cada pomodoro, você deve fazer uma pausa de 5 minutos. A cada quatro pomodori (plural de pomodoro), você deve fazer uma pausa maior, de 30 minutos.
Cria-se uma lista de tarefas no começo do dia: A lista deve ser dividida em duas seções: Tarefas Planejadas e Não Planejadas
Execute as tarefas: escolha uma tarefa, cronometre 25 minutos (1 pomodoro) e comece a trabalhar nela. Depois que o pomodoro terminar, marque um 'X' ao lado da tarefa e faça uma pausa de 5 minutos. Faça o 'X' e a pausa mesmo se você ainda não tiver terminado a tarefa. Deixe para continuar trabalhando nela no próximo pomodoro. Terminou a tarefa? Risque da lista.
Não desperdice seu tempo – Interrupções internas e externas:
– Interrupção interna são todas aquelas que partem de você, por exemplo, pedir uma pizza. Esse tipo de interrupção deve ser deixado para depois, a não ser que seja urgente. Sempre que acontecer uma interrupção interna, anote na seção de tarefas "Não Planejadas" e marque um apóstrofo ao lado da tarefa atual. Os apóstrofos servem para medir quantas vezes você se distraiu durante a tarefa.
– As interrupções externas são todas aquelas que partem do ambiente, por exemplo: o telefone toca. Todas as interrupções externas também devem ser deixadas para depois, a não ser, claro, que seja de extrema urgência.
– Sempre que acontecer uma interrupção externa, anote a tarefa relacionada na seção de tarefas "Não Planejadas" e marque com um hífen ao lado da tarefa atual. Os hifens servem para medir quantas vezes você foi interrompido durante a tarefa.
– Curiosidades: Para o criador do pomodoro a maioria das interrupções pode ser deixada para depois porque dificilmente alguma coisa é tão urgente que não pode esperar um pomodoro terminar.
Aperfeiçoe a sua administração do tempo no trabalho. Dica:
Aprenda com os resultados. Depois de alguns dias você terá uma noção de quanto tempo leva para realizar cada tipo de tarefa, e o que costuma te distrair e interrompe, e dessa forma tomar providências que otimize melhor seu tempo em casa.
5 – Strict Workflow: trata-se de extensão para Google Chrome, o Strict Workflow tem como lógica principal a ideia uma recompensa embutida na técnica de Pomodoro. O método é baseado num cronômetro que divide os períodos de trabalho em 25 minutos – os pomodoros e pausa de cinco minutos para descanso. Os intervalos seriam, de acordo com a teoria, uma forma de aumentar a agilidade.
Alguns sites populares como Facebook, Pinterest, Reddit, Tumblr já fazem parte da lista prévia de bloqueios carregada pelo aplicativo. As configurações permitem a escolha de uma notificação, que é emitida quando a pausa acaba e o usuário deve voltar ao trabalho na internet. Além disso, ele dispõe de um alarme sonoro para ser programado.
6 – O Google Drive: é uma ferramenta indispensável para quem trabalha pela internet e deseja organizar melhor seu tempo, pois ele permite criar, salvar e editar documentos de qualquer lugar.
Além de permitir o armazenamento em nuvem de planilhas, documentos, apresentações, fotos e tudo mais que se fizer necessário para a execução de suas atividades. Com o Google Drive você não perde tempo para esperar que uma edição fique pronta, por exemplo, pois por essa ferramenta é possível acompanhar as edições dos demais colaboradores em tempo real.
Para usar o Google Drive basta criar uma conta no Gmail e usar o mesmo login para acessar a ferramenta.
7- Nuvem: Como o armazenamento de dados na nuvem podem me ajudar a gerir meu tempo? Simples assim, já imaginou ter que deslocar fisicamente para acessar informações que está num computador específico. Pois é, com o armazenamento em nuvem é possível deixar seus arquivos de trabalho e pessoal na internet, de forma gratuita e assim acessá-los de qualquer lugar. Um bom exemplo desse tipo de ferramenta é o Dropbox feito para quem trabalha na internet e vive de uma máquina para outra – o tempo todo.
8- RescueTime: Se você costuma perder tempo porque se distrai facilmente enquanto trabalha na internet. O Rescue time é a ferramenta ideal. O aplicativo permite fazer o bloqueio de forma parcial ou total de sites e outros aplicativos que tomam o seu tempo produtivo, buscando harmonia entre trabalho e navegação na internet. Indispensável para quem precisa trabalhar pela internet de casa.
Saiba que se você se distrai com facilidade, isso é normal. Hoje em dia existem muitas distrações que te tiram do foco.
O RescueTime também monitora quais sites e aplicativos você usa mais, fornecendo relatórios de como você gasta o seu tempo de trabalho na internet. Funcional e intuitivo, o RescueTime proporciona ao usuário analisar o seu dia de trabalho pela internet, criando planos e metas para ser mais produtivo no dia a dia, contribuindo para uma administração do tempo mais eficiente.
Ao configurar o Rescue Time, o usuário aponta suas três principais distrações online e as atividades mais produtivas. Informa o fuso horário onde está e define opções de privacidade, que incluem o monitoramento de páginas e conteúdo adulto quando está fora do computador.
9- StayFocusd: A extensão StayFocusd, gratuita para o navegador Google Chrome também é ótima para quem trabalha na internet e costuma dar aquela escapada quando deveria estar produzindo. O aplicativo vem configurado com apenas dez minutos diários de visitação para cada site, sendo que a lista de páginas acessíveis é criada pelo usuário na hora de configurar o aplicativo no browser.
Caso tente aumentar o prazo de permanência, caixas de diálogo tentam convencer o usuário a não sair da linha e continuar nos dez minutos iniciais. A cinco minutos do fim do prazo da navegação, o sistema emite um alerta por meio de pop-ups e, dez minutos do fim, vem o alerta final. Quando o relógio marcar dez minutos, o site é fechado e o StayFocusd pergunta se você não deveria estar trabalhando.
As configurações incluem listas de sites permitidos para visitação diária, lista de bloqueados e a Nuclear Option. Com a última, pode-se bloquear um site ou parte dele, além de definir tempo e início do bloqueio. Uma vez ativada, torna-se irreversível.
10-Write or Die: É um editor de texto que aposta no encorajamento da escrita contínua para evitar distrações online, e assim perda de tempo. No aplicativo online, o usuário estabelece objetivos: número de palavras a escrever, limite de tempo, e que consequências vai enfrentar se não alcançar a meta e o período de carência entre um desafio e outro.
O internauta começa a escrever o texto e, no caso de parar a digitação, a tela de alerta começa a piscar para atraí-lo de volta. Após o final da escrita, o usuário é redirecionado para uma página na qual o autor do programa explica mais sobre a aplicação. A versão web gratuita é a mais simples. A premium sai por cerca de 23 reais.
11-Salpinx: Por meio desta ferramenta quem trabalha pela internet consegue visualizar seu tempo produtivo, improdutivo ou neutro, como inatividade no computador, além das dispersões ou interrupções durante o trabalho.
Por meio de um sistema inovador de acompanhamento da produtividade, o Salpinx consegue analisar as atividades desenvolvidas e mostrar importantes indicadores que irá te na melhoria de seus processos.
O salpinx possui a funcionalidade de um gerenciador do tempo, um time tracking inteligente. Os usuários podem cadastrar as tarefas de um projeto, controlando assim quanto tempo será destinado para cada uma.
12-Remember the Milk: Um dos principais elementos da administração do tempo no trabalho são as listas. Anotar sua rotina de forma organizada reflete em economia de tempo, mesmo para quem trabalha pela internet de casa.
O Remember the Milk cria listas de tarefas e é compatível com celulares e computadores. A ferramenta é gratuita e ideal para quem precisa gerenciar milhares de tarefas pendentes e não sabe como organizá-las.
O Remember the Milk ainda permite a sincronização com a conta do e-mail e outras plataformas, garantindo sua lista de tarefas sempre em mãos.
13-Focus Booster: Trabalhar do conforto de seu lar pode ser um enorme desafio, se você não tiver foco para trabalhar na internet e ainda possuir aquele famoso hábito de deixar atividades importantes para última hora. O Focus Booster é a ferramenta que auxilia na melhoria do foco e ainda reduz o principal inimigo de uma administração do tempo inteligente – a procrastinação.
Esta ferramenta, que poderá ser utilizado em Mac ou Windows, foi inventado segundo o princípio da Técnica de Pomodoro. O Focus Booster tem como objetivo obrigá-lo a fazer intervalos constantes no seu trabalho.
Completamente gratuito o focus Booster pode ser uma excelente forma de verificar quanto tempo estar perdendo entre cada tarefa ou de ter um pequeno aviso para saber que já deveria ter terminado essa mesma tarefa.
14-Things: Sabe aquele projeto grande que só de olhar você sabe que gastará muito tempo trabalhando nele? O Things é a ferramenta que pode te ajudar concretizar mais rapidamente o seu objetivo.
Inspirado no sistema de gestão Getting Things Done (GTD) essa ferramenta transforma tarefas difíceis em algo menos complexo. Para usá-la, basta determinar as atividades pendentes e definir um prazo para cada uma. O aplicativo irá quebrá-las em etapas simples, até que o objetivo final seja alcançado.
15- Kanban: é um termo de origem japonesa e significa literalmente "sinalização", estar relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção. Nesses cartões são colocadas indicações sobre uma determinada tarefa, por exemplo, "para executar", "em andamento" ou "finalizado".
A utilização desse método é importante para administração do tempo no trabalho porque permite um controle detalhado de produção com informações sobre quando, quanto e o que produzir por exemplo.
Para colocar em prática o Kanban em casa, considere colocar um quadro no local de trabalho para colar os post-its ou até mesmo colocá-los diretamente na parede. Outra dica também é baixar aplicativos como o Kanbanchi, inspirado no Kanban esta ferramenta permite que você visualize todas as suas tarefas de forma visual, diretamente na tela do seu computador ou celular.
Esse técnica visual te ajuda bastante na execução de suas atividades diárias.
16- Evernote: Um dos aplicativos mais utilizados pelos gestores de tempo e por quem trabalha pela internet – O Evernote é uma ótima ferramenta para organizar suas ideias off-line e achados online. "Você coloca no aplicativo todas as anotações que não estão ligadas a tempo.
Uma dica para facilitar a vida de quem trabalha em casa e precisa administrar melhor suas tarefas e consequentemente seu tempo, é criar blocos de notas com nomes de pessoas específicas e lugares.
Por exemplo, você lembra que precisa comprar uma ração para cachorro, então, faz uma anotação no bloco de notas destinado à compras. Quando for fazer compras, basta checar esta página para se lembrar. O objetivo é criar o hábito de fazer anotações de oportunidades e sempre checar se há alguma nota referente àquilo.
O Evernote organiza tarefas, gerencia informações, faz anotações, armazena e sincroniza fotos, vídeos e mensagens de voz. Permite acessar documentos remotamente e compartilhar informações em diferentes níveis de privacidade.
17- Trello: é bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades de cada pessoa.
Trata-se de um site que pode ser acessado dos navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer – não é necessário qualquer tipo de instalação. Ele é totalmente em inglês e gratuito.
Depois de efetuar o seu cadastro terá acesso a uma página composta por diferentes "Boards", que são quadros que reúnem diversas listas e informações. Os "Boards" possuem várias colunas de listas, todas dispostas horizontalmente – você pode criar quantos "Boards" quiser todos com seus assuntos específicos. Essas colunas de listas contêm os chamados "Cards", que são cartões que você pode adicionar com tópicos específicos.
Os"Cards" são como pequenas notas que podem ser arrastadas de um lado para o outro do "Board", encaixando-se nas colunas de listas de acordo com o contexto ou o status.
O diferencial é que eles não são simples notas, porém cartões que realmente podem receber informações mais complexas, com todos os itens que já listamos – Inclusive, adicionando prazos e checklists dentro dos "Cards"- de forma que o usuário veja o progresso de suas atividade em níveis de porcentagem, e assim possa fazer um efetivo controle de sua rotina.
18- Runrun.it: Com muitos recursos semelhantes aos do Trello, a Run Run It ainda inclui a contagem do tempo para realizar as tarefas, além das dependências das tarefas. É uma ótima ferramenta para gerenciar e organizar as tarefas, uma vez que ela permite identificar o que é necessário que aconteça para que uma tarefa possa ser iniciada ou entregue.
Para cada atividade você deve marcar ao final do dia se aquilo tomou muito ou pouco do seu tempo. De tempos em tempos você deve checar essa tabela e ver como está o andamento da sua produtividade. A dica para essa ferramenta é fazer listas menores que não exija eu você pense muito na hora do preenchimento.
19- Todoist: Esta ferramenta é uma ótima alternativa às famosas listas de demanda, pois ela permite o acesso de suas listas de qualquer lugar, estando disponível para diversos dispositivos e sistemas operacionais. Além disso, o Todoist permite o compartilhamento de tarefas com outros usuários e ainda tem a opção de lembretes. O visual é bem intuitivo e simples, o que facilita a compreensão das funcionalidades da ferramenta.
20- Free time: Sabe uma administração do tempo inteligente também deve nortear suas as horas vagas – Essa é a premissa dessa ferramenta gratuita, da ênfase para seus horários livres.
Se você se vê atolado em uma série de compromissos, você precisa dar uma analisada neste aplicativo.
Pense no Free Time como uma agenda ao contrário – Ele analisa seus compromissos e aponta onde está seu tempo livre. O Free time é ideal para aquelas pessoas que não conseguem encontrar uma brecha na própria rotina de trabalho.