A transformação digital é uma realidade e se intensificou consideravelmente com a pandemia do novo coronavírus. Afinal, a partir disso, o uso de tecnologias e soluções é que tornou possível garantir a realização das atividades de forma remota, com acesso aos dados, documentos e funções vitais para o negócio.
Uma das soluções mais importantes a serem aplicadas neste contexto e garantir melhores resultados para as rotinas internas são os softwares de gestão. Com eles, é possível garantir melhor controle de uma ou mais áreas, de forma integrada.
Neste artigo, mostraremos o que é software de gestão e por quais razões você deve investir neles o quanto antes. Boa leitura.
O software de gestão é um sistema tecnológico que tem por objetivo permitir o gerenciamento de um ou mais departamentos da empresa, tendo maior controle dos procedimentos e dados que ali circulam.
Eles são implementados nos dispositivos daquela área da empresa, e as funções passam a ser realizadas por meio dele. Por exemplo, no setor de vendas na área de serviços, a geração de contratos, cadastro de clientes, análise de contratos que vão ser renovados em breve, contato com cliente, entre outros, é feito por meio da solução.
Com o desenvolvimento do Machine Learning, os softwares de gestão também conseguem automatizar tarefas importantes no dia a dia, reduzindo taxas de erros e esquecimentos ao longo do tempo.
Alguns dos melhores softwares do mercado atualmente são:
Asana: ferramenta de gestão que permite gerenciar os times, monitorar tarefas, determinar fluxos de trabalho e interagir com o time, facilitando o trabalho em equipe;
Omie: ferramenta ERP que facilita a gestão financeira, facilitando o trabalho dos times de contadores;
Runrun: um dos mais famosos gerenciadores de projetos para empresas, pois permite um acompanhamento preciso dos fluxos de trabalho;
Monday: permite criar aplicativos personalizados de fluxo de trabalho, garantindo melhor gestão das tarefas e produtividade.
Quais são os tipos de software de gestão existentes?
Quais são os tipos de software de gestão mais comuns utilizados no mercado e que podem ser implementados em sua empresa? Confira os principais a seguir e veja quais mais se adéquam para suas necessidades.
Gestão financeira: permite analisar a entrada e saída de recursos de seu negócio, controle de notas fiscais, realizar o controle de fluxo de caixa, automatizar pagamentos, elaboração de relatórios gerenciais, organização de orçamento para demais setores, entre outros;
Gestão contábil: permite analisar e realizar pagamentos de tributos, elaboração de notas fiscais, elaboração de relatórios contábeis, geração do DRE (Demonstração do Resultado de Exercício), controle da folha de pagamento, avaliação do patrimônio do negócio;
Gestão de vendas: cadastro de clientes, contato com público, análise do momento correto para entrar em contato com eles e obter a conversão, registro de contratos e análise de quando um determinado serviço precisará de renovação, entre outros. Normalmente é utilizado o CRM (Customer Releationship Management, também chamado de Gestão de Relacionamentos com o Cliente). Esse último garante um acompanhamento mais eficiente das interações com o seu público atual e futuro;
Gestão empresarial: permite a otimização da administração dos negócios e gestão de resultados. Normalmente, é o responsável por integração dos demais setores e une as funções de todos os pontos anteriores. Por isso, o modelo mais comum é o ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão).
É importante entender que o software de gestão é um verdadeiro investimento para a sua empresa e, assim, tem um papel importante nas rotinas internas. Vejamos a seguir alguns pontos que evidenciam isso.
Com mais dados em mãos, em tempo real, é possível tomar decisões de modo mais ágil. Além disso, os softwares de gestão diminuem o tempo para realizar determinadas tarefas. Por exemplo, o setor contábil não precisa realizar preenchimento manual de planilhas — por meio de integração de processos, é possível obter as informações de forma automatizada.
Com a automação de tarefas, se minimizam os problemas de falhas humanas que estão diretamente envolvidas com a realização de retrabalho. Muitas vezes, um erro em uma tarefa técnica pode custar caro para o negócio.
Sua empresa ainda trabalha com a necessidade de solicitação de dados e documentos por e-mail? Se sim, é fundamental começar a mudar essa situação o quanto antes. Por meio dos sistemas de gestão, é possível obter esses dados rapidamente e, em caso de dúvida, eles possuem ferramentas que permitem a conversação em tempo real, de forma ágil e otimizada, entre os colaboradores.
Atualmente é difícil não pensar em empresas que não atuem de forma integrada em seus setores. Isso porque os dados de um setor impactam consideravelmente os demais. Por exemplo, as ações do setor de marketing (como a gestão de redes sociais e geração de leads) estão envolvidas diretamente com o setor de vendas e, por isso, é fundamental que os dados sejam intercambiáveis, para que ambos os gestores possam atuar com excelência.
Quais as vantagens do software de gestão?
Os softwares de gestão trazem uma série de benefícios para as empresas, independentemente da sua área de atuação no mercado. São algumas delas:
maior controle dos dados que circulam por um ou mais setor;
maior integração de processos entre setores;
maior segurança para os colaboradores que trabalham na área;
os gestores conseguem identificar a atual situação do setor, em tempo real;
maior controle sobre possíveis problemas e falhas que estejam ocorrendo e permitir intervenções mais rápidas;
melhor gestão de documentos internos;
maior agilidade no acionamento de dados e documentos importantes para rotinas internas;
automatização de tarefas repetitivas, permitindo que os colaboradores foquem em questões mais analíticas;
Agora que você está ciente da importância do software de gestão, se torna importante saber como realizar uma escolha adequada de solução para seu negócio. Algumas dicas importantes para este fim são:
pesquise sobre as funcionalidades e se elas atendem, de fato, às demandas do seu negócio;
para este fim, é fundamental conhecer as necessidades internas do seu negócio;
analise o custo-benefício da solução;
preze por softwares e soluções que priorizem a segurança de dados (por exemplo, os que possuam a tecnologia Host Security Modules);
veja se eles utilizam integração de processos com outras soluções importantes utilizadas em seu negócio.
A adesão do software de gestão é um passo importante para a modernização da sua empresa e garantir os resultados esperados. O sucesso do seu empreendedorismo perpassa por uma gestão eficiente. Por isso, não deixe de considerar a adoção dessas soluções nas rotinas internas. É um investimento que vale a pena.
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