Nas ações de combate, o procedimento começa com o entendimento do assunto, sobre o que aconteceu, quem está envolvido, qual o impacto e quais medidas imediatas devem ser tomadas.
É normal um pouco de ansiedade nesse momento, até de estresse. Mas, se a equipe envolvida e os executivos diretamente ligados ao assunto já estiverem preparados previamente, o estresse será menor, às vezes até nenhum. Exemplo: se os executivos já fizeram o media training, ótimo, uma preocupação a menos.
Essa preparação específica, que nós chamamos de “warm up”, vai dar condições adequadas aos executivos para o atendimento da crise, para prestar informações aos públicos envolvidos como:
O warm up é baseado na análise do caso e suas demandas, depois do levantamento interno e externo e a elaboração de respostas a perguntas críticas e de mensagens adequadas a serem utilizadas por todos os envolvidos.
Se a empresa já se preparou previamente, ela certamente terá um manual de procedimentos. Então é a hora de tê-lo à mão, porque a maior parte das questões críticas já estará identificada nele, além das mensagens chave que já foram pensadas previamente. O manual de procedimentos só é efetivo quando ele é consultado e seguido nesses momentos, senão, não tem nenhuma serventia.
No meio de tudo isso, você já deve ter criado as estratégias de ação e começado a implantá-las imediatamente. É nessa hora que você tem que ter uma equipe multidisciplinar para agir prontamente diante das necessidades com todos os setores da crise e do processo de comunicação, em especial, lá no local da crise.
A maior preocupação é fazer tudo isso antes da crise chegar ao seu pico, e se esse tempo for perto de zero, você já perdeu a batalha e, quem sabe, já perdeu a própria guerra.