Artigo 013 - O que fazer quando tudo parece dar errado?
Sabe aqueles dias ou semanas em que você acha que está tudo errado e que nada dá certo? Você imagina que precisa mudar tudo e ultimamente só aparecem problemas? Não se desespere. Lembre-se que todo amanhecer renasce de forma tranqüila e o que você está passando vai terminar. Estamos sempre em ciclos ou etapas da vida que se repetem durante um ciclo e que depois mudam para uma nova situação. Pior ou melhor. Dependerá do controle que você tem sobre as coisas. Pense nisso quando estiver analisando e controlando os problemas da sua empresa, do seu trabalho, da sua família ou da sua vida.
Problemas que podem estar ocorrendo na empresa
Numa empresa prestadora de serviços e até outros tipos de empresas podem ter dois tipos de problema
A venda não está ocorrendo;
A venda está ocorrendo, mas o resultado final não é bom.
Para o primeiro caso da venda não ocorrer conforme desejado existem diversas causas. As mais comuns e importantes são:
Seu produto ou serviço não tem qualidade, apesar do bom preço. Você tem um problema de controle da qualidade;
Seu produto ou serviço tem qualidade, mas não tem preço bom perante seus concorrentes. Você pode estar orçando mal ou controlando mal seus custos e superando os orçamentos;
Seu produto ou serviço tem qualidade, tem bom preço, mas não tem prazo de entrega. Você pode estar estimando um cronograma mal feito ou não tem controle de execução física do processo;
Para o segundo caso de venda não possuir um bom resultado final, com prejuízo também existem diversas causas. Mas as mais importantes e comuns são:
Você não tem controle físico da execução ou controle de custo sobre o processo de produção ou prestação de serviço. Realiza acompanhamento físico e financeiro, sempre verificando que as coisas não vão boas. Mas não age antes dos problemas ocorrerem;
Você tem controle físico da execução e controle de custo, mas as atitudes e ações não são as corretas para corrigir os desvios. No fundo você não tem o controle devido no processo;
Repare quantas vezes aparece a palavra controle como causa dos seus problemas que tanto te atormentam.
O que significa ter controle
Para ter efetivo controle deve ser capaz de agir e corrigir o rumo de qualquer previsão antes que ocorram desvios do que está previsto. Se não for capaz de agir a tempo estará simplesmente acompanhando o que está ocorrendo e não controlando. É o velho ditado: "Não adianta nada depois que vaca foi pro brejo".
Se for falta de controle ou falta de ações para permitir o efetivo controle em todas as suas etapas é nesse ponto que devemos agir para acabar com os infortúnios.
Mas como devemos agir para ter o controle sobre tudo que é importante.
O primeiro passo é orçar e estimar tudo que você faz. Realizar planejamento periódico e plurianual, programar as ações físicas e financeiras;
Não esqueça de ter além do controle financeiro, de fluxo de caixa, também o controle gerencial de custo. Isso pode ser obtido e definido conforme os artigos anteriores;
A importância de documento de controle (Ordem de Serviço – OS)
É importante ter documentos de registros de todos esses itens. Recomendo que tenha uma Ordem de Serviço (OS), seja ela de Produção, de Manutenção ou de Prestação de Serviço de qualquer natureza. Desde a fase de orçamento, durante a fase de execução e na conclusão.
Nesse documento (OS) devem ser registradas todas as previsões de recursos, todas as apropriações de recursos, todas as anotações e informações referentes ao produto ou prestação de serviço, ou seja, ao processo em si.
É preciso ter essas informações "on line", imediatas para análise e tomada de decisões rápidas. Isso é ter controle.
Use um Software que tenha todas essas possibilidades e que seja fácil de utilizar.
Como estabelecer o processo de controle exato e importante para seu negócio
Você deve separar os diversos itens a controlar pela sua importância para o processo e sua necessidade.
Separe todos em:
Necessários e programáveis;
Adiáveis.
Estando todos os itens classificados pela ordenação acima, realize as estimativas e determine as metas de controle para cada um dos itens importantes para seu processo.
Trate cada item de forma interligada, verificando todos os inter-relacionamentos entre eles. Se for necessário utilize um software de planejamento e programação para os cronogramas de execução física, como o MS Project, mas sempre retornando as informações para as Ordens de Serviço (OS).
Tenha os Orçamentos cadastrados no seu software de gerenciamento e gestão dos serviços e processos. É importante estarem associadas as atividades físicas com as financeiras gerenciais. Para cada item de controle importante tenha o orçamento físico e o financeiro.
Todos têm os problemas na sua vida e as empresas também. Mas um grande problema tem que ser resolvido por partes. Separe e classifique pelo grau de importância para efetivar controlar os itens que impactam no seu negócio. Tenha um documento de controle, como Ordem de Serviço (OS). Tenha orçamentos gerenciais e cronogramas de execução física bem detalhados para os itens importantes. Aproprie todos os recursos para comparar os valores orçados com o real. Estabeleça ações para serem tomadas. Controle essas ações e aplique e "rode" o PDCA (Planejar, Fazer, Controlar e Agir).
Com todas essas medidas e ações, certamente você terá uma vida melhor.
Obrigado e leiam outros artigos no site.
SGServ - Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção, Planejamento na Prestação de Serviços, Gestão de Negócios, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção – SGServ.