Mapeamento de Dados: O que é e como fazer data mapping
em Direito Digital, LGPD, Privacidade & Proteção de Dados
O mapeamento de dados, ou ainda, o data mapping, data flow ou inventário de dados referem-se a um documento essencial quando estamos no processo de adequação às normas de proteção de dados (LGPD, GDPR, CCPA). O documento – ou planilha de mapeamento de dados devem refletir o caminho percorrido pelo dado pessoal dentro da empresa, incluindo os processos e procedimentos pelos quais o dado transita. Ou seja, qual a origem (como foi capturado?), a base legal que respalda o tratamento deste dado pessoal, o nível de segurança da base de dados a qual o dado pertence, entre outras informações necessárias para a análise de vulnerabilidades técnicas e jurídicas.
O mapeamento de dados torna-se cada vez mais popular com a entrada em vigor das legislações de proteção de dados (GDPR, por exemplo). No Brasil, para atender aos requisitos de adequação à LGPD é imprescindível realizar o mapeamento de dados, uma vez que é este documento que nos dará um panorama geral de como a empresa está lidando com a questão da privacidade e segurança da informação.
Assessoria Jurídica para Avaliação de Impacto à Proteção de Dados
Como elaborar um Mapeamento de Dados – Data Mapping?
Templates para data mapping (Mapeamento de Dados)
Planilha de Mapeamento de Dados
Qual o produto do inventário de dados?
Referências – O que é Mapeamento de Dados
Um dos principais objetivos do mapeamento de dados é diagnosticar a forma como a empresa lida com a privacidade e a segurança da informação de seus clientes, colaboradores e parceiros terceirizados, cumprindo, desta forma, a exigência constante no art. 37 da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados onde estipula que o controlador e o operador devem manter registro das operações de tratamento de dados pessoais que realizarem.
Algumas empresas desenvolveram softwares que auxiliam no mapeamento de dados. Aqui você pode encontrar o relatório completo sobre fornecedores de tecnologia de privacidade elaborado pelo iapp.
Vale lembrar que apesar desses softwares serem muito úteis, o processo de mapeamento é abrangente e requer uma análise humana mais profunda. Ademais, os dados físicos também precisam ser mapeados, sendo um dos pontos não cobertos por essas ferramentas.
Um mapeamento de dados deve ser elaborado em conjunto pelos múltiplos setores das empresas com auxílio técnico e jurídico para análises das possíveis vulnerabilidades encontradas.
A seguir, apresento alguns pontos essenciais [1] que devem estar contidos no mapeamento de dados.
Origem dos Dados Indicar as principais origens dos dados (entradas) e canais de captura de dados (ex: site, aplicativos, estabelecimentos físicos, SAC, parceiros, empresas coligadas, etc.)
Compartilhamento de dados com parceiros Indicar os principais parceiros com os quais os dados são compartilhados – parceiros de negócio ou parceiros de tecnologia/dados (ex: slack, escritório de contabilidade terceirizado, emissor de NFe, etc.)
Empresas coligadas Indicar no mapeamento de dados as empresas coligadas do grupo econômico cujos dados são compartilhados entre si.
Localidades do tratamento Indicar os países, estados e localidade onde sua empresa possui atividade.
Base legal Indicar a base legal para realização do tratamento de dados referente ao fluxo descrito.
Política de Privacidade A Política de privacidade referente ao fluxo descrito está atualizada e atende aos requisitos da LGPD? Ela está disponível em todas as fases da coleta de dados?
Dados de menores de idade Identificar se no fluxo analisado há a coleta de dados pessoais de menores de idade (18 anos incompletos). Verificar se todos os registro possuem data de nascimento informada e válida.
Retenção e extinção de dados Identificar a política de retenção e extinção (descarte) dos dados. Caso não existente, avaliar as boas práticas do setor da empresa e por categoria de dados.
Segurança da Informação Identificar os principais controles de segurança da informação estabelecidos para proteger os dados coletados, armazenados, processados, compartilhados e transferidos.
Direito dos Titulares Avaliar se o fluxo permite que o titular do dado pessoal tratado exerça seus direitos previstos nas normas de proteção de dados.
Como dica para quem tá iniciando os estudos sobre mapeamento de dados, deixo o vídeo do Webinar "Realizando o mapeamento de dados" do Instituto Infnet e apresentação de Carolina Braga.
A ICO (Information Commissioner's Office) disponibiliza em seu site alguns templates de mapeamento de dados em conformidade com a GDPR. Para acessar os templates, clique aqui.
Se tiver dúvidas quanto ao preenchimento da planilha de mapemeanto de dados, entre em contato conosco através do email [email protected] que prontamente iremos te auxiliar.
Com as informações coletadas no processo do mapeamento de dados, é possível termos a dimensão de todos os dados que a empresa trata, gerando um fluxograma dos dados que será utilizado para a elaboração de documentos como: relatório de impacto de proteção de dados, política de gestão de crises, manual de procedimentos e controles internos em proteção de dados, entre outros. Veja o exemplo abaixo:
Imagem: Mapeamento de dados – Dados de processo do cliente e mapa de calor. Fonte: Data Mapping – Aim4Gain.
Assessoria Jurídica para Adequação à LGPD
[1] Adaptado de LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados pessoais: manual de implementação. Viviane Nóbrega Maldonado (coord.). São Paulo: Thomson Reuters Brasil, 2019.
[2] Practical Advice Data Inventories and Data Maps
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