Comunicação no ambiente escolar: agilidade sem perder gestão
Imagine a seguinte situação: daqui dois dias haverá um ensaio dos alunos formandos do ensino infantil. Porém, na circular com informações sobre a atividade, que já foi entregue para aos estudantes, o colégio esqueceu de avisar que o ensaio será realizado fora do ambiente escolar. Neste caso, como informar os pais sobre o local correto com praticidade e gestão?
Episódios como esse fazem parte da rotina de inúmeras instituições escolares. Mesmo testando diversos canais e outras tantas estratégias para conseguir ter uma comunicação eficiente, é inegável a dificuldade que muitas escolas enfrentam ao dialogar com pais e alunos cada vez mais ocupados e hiperconectados, especialmente quando a situação exige agilidade.
Para Vahid Sherafat, CEO da ClassApp, esse desafio acontece pois, embora a relação da escola com a família seja muito dinâmica, os meios de comunicação que as instituições normalmente utilizam para se comunicar, tais como agenda e bilhetes, por exemplo, são estáticos e, por isso, parecem defasados frente às urgências do mundo de hoje.
E foi justamente na condição de pai de duas crianças em idade escolar que tinha muita dificuldade de falar com a instituição dos filhos que Sherafat teve a ideia de criar o app especializado em comunicação escolar. "Por um lado, via colégio se esforçando para garantir a eficiência das mensagens enviadas, mas, nem sempre usando estratégias e meios de comunicação eficientes. Por outro, eu e minha esposa, cada vez mais habituados com a praticidade e agilidade das novas ferramentas tecnológicas, mas sem conseguir ter a mesma facilidade na hora de falar com a escola", narra.
Diante deste cenário, ele se juntou ao cunhado, hoje sócio e CTO da empresa, Samim Shams, com larga experiência em desenvolvimento de novas tecnologias e passaram ambos a trabalhar na concepção de um produto que pudesse solucionar esta demanda, levando em consideração aspectos importantes para ambos os lados envolvidos: escolas e famílias.
Qual a solução para a comunicação no ambiente escolar?
As pesquisas para o desenvolvimento do aplicativo levaram em conta os custos, as taxa de leitura, a praticidade e a capacidade de ser interativo e simples de cada um dos meios usados para comunicação escolar. "Realizamos um estudo bem detalhado sobre o assunto e levantamos as limitações de todos sistemas utilizados. O que percebemos é que os colégios, mesmo quando partem para o digital, usando e-mails ou portais, por exemplo, sofrem com a baixa adesão das famílias. Ao mesmo tempo, sistemas como WhatsApp e Facebook acabam sendo preferidos pelos pais, mas as escolas não gostam por não ter privacidade", observa.
Além disso, outro erro comum apontado por Sherafat é que, na ânsia de atender uma gama diversa de pais, as instituições acabam aderindo a muitos meios de comunicação, ao invés de utilizar um único que funciona com eficiência.
"Para os pais, não é interessante ter vários meios de comunicação. Eles sofrem um "spam" de informações e, no final, não sabem onde cada mensagem vai estar ou que aquele canal de comunicação não era bom para tratar aquele determinado assunto, por exemplo", explica.
Assim, depois de avaliar amplamente o que tinha e que não tinha êxito em diferentes canais, o ClassApp foi concebido para unir as características das plataformas de relacionamento que os pais estão acostumados a usar e, ao mesmo tempo, oferecer à escola uma ferramenta com gestão e controle para facilitar seu dia a dia. O resultado? Uma grande mudança no relacionamento entre a escola e os pais.
Como tornar a comunicação na escola mais ágil?
Um dos grandes diferenciais do ClassApp é essa possibilidade de solucionar a comunicação de situações inesperadas e que exijam um contato simultâneo com um grande número de pessoas. O Colégio da Vinci, de Limeira (SP), por exemplo, vivenciou duas ocorrências que ilustram bem como o ClassApp ajuda a escola a ser ágil e assertiva.
Antes de implementar o aplicativo, o Colégio passou por uma situação onde precisou ser evacuado por ordem da polícia, devido a um possível atentado à bomba que poderia acontecer na região da escola. Todas as crianças foram levadas para uma praça próxima e demorou muito tempo para que todos os pais fossem avisados e tranquilizados de que tudo estava bem com os alunos.
Já depois da implantação do ClassApp, outro evento marcou bastante a instituição: uma tempestade deixou o Colégio sem energia elétrica e as aulas precisaram ser suspensas naquele dia. Como nenhum sistema ou telefone funcionava, a diretoria enviou uma mensagem para os pais avisando do problema e, em aproximadamente 15 minutos, todos os alunos foram embora. "O colégio ficou impressionado com o que isso gerou para eles", conta Sherafat.
Kelli Cristina Faber de Oliveira, mantenedora e diretora da escola, corrobora que a interação entre a família e a escola melhorou substancialmente com a chegada do ClassApp. "A troca de informações ficou muito mais rápida e dinâmica e a resposta dos pais foi ótima", ela diz, ressaltando que a comunicação, de forma geral, ficou muito "mais ágil, mais fácil e mais ecológica".
Funcionando na instituição há cerca de 3 anos, os pais e funcionários já estão habituados com o uso do aplicativo – o que permite que todas as mensagens enviadas sejam visualizadas rapidamente, deixando os profissionais da instituição mais confortáveis e tranquilos quanto à responsabilidade da escola em ser diligente.
"Ler mensagens em tempo real virou um hábito entre os pais do Colégio Da Vinci. Acredito que isso aconteça porque eles viram a facilidade de uma comunicação ser direta a quem têm interesse de conversar", conta.
Como os pais reagem ao implementar uma nova forma de comunicação?
Já no Colégio Interação, de Itupeva (SP), com receio de ser mais um sistema que seria adotado, mas pouco utilizado no ambiente escolar, a princípio, os pais não deram muita credibilidade ao ClassApp. "Eles afirmaram que iria dar errado e que logo voltaríamos a utilizar a agenda de papel", lembra a diretora pedagógica, Fernanda Lapenda. Porém, passada a desconfiança inicial, as famílias viram que a ferramenta realmente é capaz de transformar, de forma positiva, a comunicação e a interação com a escola.
"Hoje, acredito que todos percebem a facilidade que o ClassApp traz. A tecnologia está presente nas nossas vidas durante 24 horas por dia, mas ainda existe uma resistência desse tipo de recurso aplicada à escola, em todos os âmbitos. Porém, passada a dificuldade de aceitação do novo, a facilidade que ele nos traz é muito bem-vinda", afirma.
Inclusive, no Colégio Interação, o ClassApp foi essencial para o sucesso da festa de encerramento do ano letivo de 2017. Como a estrada que dava acesso ao local estava em obras, era preciso avisar toda comunidade da escola o número correto da saída que deveriam pegar na rodovia, para facilitar a chegada ao evento. O recado foi enviado pelo ClassApp e, em poucos minutos, pais e funcionários estavam informados. Os resultados da ação foram bem positivos e os pais elogiaram a atitude e a agilidade do colégio.
Você tem receios dessa mudança na sua escola?
Entenda como a troca da agenda por um aplicativo de comunicação escolar aumenta a eficiência na sua escola. Nesse artigo, apresentamos as vantagens e os desafios dessa transição, além de mais relatos de colégios que decidiram aderir.
Se você já fez essa mudança, nos conte nos comentários como tem sido. Se ainda não tem saiba mais sobre a ClassApp!