Essa divisão precisa conhecer bem os fornecedores e os processos de compra dentro de um projeto. Afinal, nesta área, o gestor fica responsável por:
Essa área de conhecimento da gestão de projetos é responsável pela identificação dos grupos, pessoas ou organizações que podem impactar ou ser impactados por uma decisão, atividade ou resultado do seu projeto.
É de fundamental importância conhecer a opinião dos envolvidos, seja ela positiva ou negativa. Sendo assim, é necessário ter empatia nas negociações e respostas dos participantes de forma imparcial.
A gestão de projetos é uma área multidisciplinar que reúne vários conhecimentos para otimizar todos os aspectos de um projeto. Com isso, você consegue um maior controle do cronograma, do orçamento, dos recursos etc.
Afinal, quando você tem várias áreas soltas agindo por conta própria, o projeto perde unidade e, frequentemente, sai do escopo desejado pelo cliente, além de muita energia ser gasta para unificar as várias tarefas ao final. Já a gestão foi criada justamente para uma integração em tempo real.
Sem uma supervisão atenta, os colaboradores geralmente fogem um pouco do escopo na realização das tarefas. Isso é normal, pois eles trabalham com projetos diferentes no dia a dia e podem se esquecer de alguma especificação do cliente. O gestor evita essas ocorrências, pois tem à sua disposição ferramentas como o plano inicial, o planejamento estratégico etc.
A eficácia de um projeto mede se ele atendeu ao escopo e realizou todas as entregas com qualidade, com o mínimo de recursos possível, isto é, não houve energia, tempo e dinheiro gastos com retrabalhos, readequações de tarefas e perdas de prazo. Com o domínio do ciclo de vida de um projeto, tudo é otimizado, pois haverá muito planejamento e monitoração constante.
Uma alocação otimizada de recursos materiais e humanos permite que os custos do projeto reduzam significativamente. Desse modo, a rentabilidade — que é o preço pago pelo cliente menos os custos — aumenta. Além disso, você consegue fazer projetos com um valor mais acessível, o que atrai mais clientes.
A utilização de uma metodologia de gerenciamento permite que todos saibam o que fazer e quando fazer, pois é realizada a documentação de todas as informações-chave para que não haja conflitos ou ausência de dados. Portanto, reduz-se bastante o tempo que os colaboradores perdem tentando descobrir qual é o próximo passo.
O gestor é responsável por manter toda a coesão dos elementos que falamos acima. Assim, ele executa as tarefas mais importantes, como elaboração de cronograma, criação do plano do projeto, controle de custos etc.
Além disso, ele pode ser considerado como o olho do cliente e dos executivos no dia a dia do projeto, pois sua principal missão é garantir que todas as partes interessadas saiam satisfeitas do projeto. Afinal, não adianta gerenciar projetos sentado na cadeira de um escritório, isolado das equipes.
É preciso estar o tempo inteiro em diálogo, conferindo visualmente a execução do trabalho, questionando a respeito das dificuldades e fornecendo feedbacks.
Assim, o gestor não pode se esquecer de que é o principal personagem para aumentar o nível de motivação das equipes, pois são elas as grandes responsáveis por tirar o planejamento do papel. Para isso, é importante ter uma boa reunião inicial, na qual todas as informações importantes são dadas.
Na gestão de projeto, há alguns pontos que são básicos, ou seja, devem estar presentes independentemente de sua complexidade. Assim, em todas abordagens, eles fornecem as ferramentas básicas para que o gestor saiba por onde começar.