Falando Sobre... Planilhas Eletrônicas e os ERP
Posso falar sem medo de errar que as Planilhas Eletrônicas são uma paixão mundial do ambiente corporativo, e elas também têm um número muito grande de pessoas que as odeiam. Dentro do grupo de pessoas que odeiam as Planilhas Eletrônicas estão vários gestores de fornecedoras de ERP… Precisamos acabar com esse rancor enorme deles!!!
Todos que me conhecem sabem que eu evito ao máximo em mencionar fornecedores de sistemas e de serviços nos meus conteúdos, mas neste caso, mesmo existindo outros fornecedores (com uma participação extremamente baixa no mercado), o foco da nossa conversa será o Excel ® e o Google Planilha ®.
Apesar dos grandes avanços no Mundo dos ERP, das inúmeras possibilidades de modificar as camadas de negócio dos sistemas e ainda até de trabalho direto por usuários em Banco de Dados, somente as Planilhas Eletrônicas conseguem ter recursos muito simples (as vezes não tão simples assim) de trabalho perfeitamente alinhados com as necessidades variadas de todos os perfis profissionais do mercado. Do Auxiliar de Escritório ao Médico, todo mundo precisa fazer análises, produzir simulações e ter visões práticas de informações, e todos conseguem isso utilizando as Planilhas Eletrônicas no dia a dia.
O Que Que As Planilhas Eletrônicas Fazem?
Quando eu faço a pergunta acima, na realidade eu tento responde-la pensando no que elas não fazem. As possibilidades são enormes, e, de acordo com cada produto, as competências variam bastante. Mas, apesar de serem capazes de servir como base para produzir até um pequeno sistema, as Planilhas Eletrônicas ainda não conseguem gerar um ERP nos modelos que o mercado precisa.
Nas Planilhas Eletrônicas você pode: realizar operações matemáticas, trabalhar e ajustar bases de dados, montar e refinar tabelas, realizar pesquisas de dados, trabalhar migrações de dados, testar hipóteses, montar visões de informações, desenvolver gráficos, montar formulários/telas, acionar sistemas, desenvolver rotinas, montar templates de trabalho, interligar com outros sistemas, interligar com bancos de dados, trabalhar sobre mapas vetorizados ou não, trabalhar sobre imagens, e muitas outras coisas que pouca gente sequer imagina.
Hoje em dia, a Planilha Eletrônica mais popular com maior volume de recursos é o Excel ® . Ela é paga e pertence a Microsoft, e as funcionalidades de VBA (Visual Basic for Applications) fazem a total diferença, colocando o produto num patamar muito elevado de provedor de recursos.
Mas o Google Planilha ® , pertencente ao Google, tem recursos muito mais modestos que o Excel ® , entretanto ganha por ser um produto gratuito, puramente web, integrado ao ecossistema da Google e integrado a uma vasta gama de outros produtos/serviços do mercado… na realidade ele pode ser integrado facilmente a qualquer um fornecedor de sistema que queira ... inclusive aos ERP.
Operações Perfeitas com Planilhas Eletrônicas + ERP
Recentemente eu estava conversando com o meu filho, que é uma Analista de Dados e um "Mago" do Excel ® . Nesta conversa nós falamos sobre as potencialidades das Planilhas Eletrônicas nas operações das empresas e percebi que, apesar dele ser profundo conhecedor dos recursos do Excel ® , conhecer algumas linguagens de programação e de já ter alguns anos de experiência no mercado corporativo, existiam vários gaps de conhecimento sobre como utilizar o Excel associado ou não aos ERP para alavancar as operações da empresa dele.
Já conversei sobre Planilhas Eletrônicas com algumas dezenas de outros bons e experientes profissionais, clientes e fornecedores de ERP, que tinham problemas semelhantes ao do meu filho. Sendo que essa falta de conhecimento sobre o assunto faz com que improdutividades, riscos, medos e preconceitos em relação à elas surjam com muita força.
Vamos conversar sobre meios inteligentes de uso das Planilhas Eletrônicas associadas aos ERP e realmente espero que com isso as pessoas comecem a pensar de outra forma sobre esta combinação.
01) Onde Estão os Dados?
O maior medo que os gestores de empresas e dos fornecedores de ERP tem em relação às Planilhas Eletrônicas é a possibilidade das mesmas terem dados desatualizados (de origem do ERP) nas suas análises.
Este risco certamente existe, mas pode ser mitigado ou até mesmo eliminado utilizando uma integração direta dos dados do Banco de Dados com a Planilha.
Você tem como fazer através de datas/horas programadas, períodos de tempo, por evento, por acionamento manual ou sempre que a Planilha seja aberta/atualizada. Esses dados previamente definidos, provenientes do ERP, que estão no Banco de Dados, são vinculados à Planilha Eletrônica. Inclusive você pode colocar como parâmetro que estes dados não possam sofrer alteração manual.
Por exemplo: numa determinada Planilha Eletrônica você pode pegar os dados de faturamento da empresa toda vez que uma Nota Fiscal for emitida (evento), e com isso gerar um gráfico e realizar alguns cálculos, que você define como quer fazer.
=> Tem fornecedores de ERP que bloqueiam o acesso ao Banco de Dados… por incrível que pareça isso ainda acontece. Eles não comentam nada no processo de venda do ERP e quando você precisa de alguma coisa eles falam que tem que contratá-lo para fazer o serviço (que poderia ser feito facilmente numa Planilha Eletrônica).
=> Tem fornecedores de ERP que deixam o Banco de Dados aberto, mas não produzem as viewers do Banco de Dados (que é por onde a Planilha Eletrônica "enxerga" mais facilmente os dados) e/ou não documenta como está o Banco de Dados, tornando o acesso muito mais difícil.
=> Tem fornecedores de ERP que em algum momento produziu as viewers e a documentação do Banco de Dados e depois ele nunca mais as atualiza.
02) Como Vou Saber Se a Análise Dentro da Planilha Eletrônica Está Correta?
RESPOSTA: Você não vai saber. Pelo menos sem fazer uma verificação.
Esse ponto me lembra um caso, no início da década de 90, onde o contador de uma empresa fazia o Balanço Patrimonial numa Planilha Eletrônica. Ele ficou na empresa por 7 anos, sempre com os resultados "perfeitos" e quando o novo contador chegou percebeu que os números não batiam. No final da Planilha tinha uma expressão que quando o somatório do Ativo estivesse diferente do somatório do Passivo, faça o Passivo ficar igual ao Ativo… ninguém verificava nada!
O grande diferencial das Planilhas Eletrônicas é a sua flexibilidade para realizar análises, o que permite que visões de eventos analisados tenham parâmetros estritamente pessoais, que podem ser diferentes dos parâmetros que os gestores gostariam que fossem usados.
Uma forma de você diminuir estas possibilidades é normatizar o uso de alguns parâmetros pré-definidos quando o mesmo existe no ERP, por exemplo: datas de fechamento/abertura de mês, a definição de quantidade produzida (Será aquela que saiu da máquina? Será a quantidade efetivamente transferida para o estoque? Será a que já foi efetivamente aprovada pelo Controle de Qualidade?), a quantidade equivalente de produção (Por peso? Por custo? Por Valor Agregado?), e assim por diante.
Planilhas podem ser confeccionadas de tal forma que alertas, validações automáticas e verificações inteligentes de parâmetros possam ser usadas e mantidas como padrões da empresa. Sem contar que procedimentos de validações manuais de Planilhas podem ser utilizados para mitigar os riscos.
=> ERP com pouca flexibilidade na adequação de parâmetros para análises, forçando os usuários a realizarem essas mudanças diretamente nas Planilhas.
=> Falta de empenho das empresas em pensar de forma corporativa como mitigar esse tipo de risco… muitos gestores falam que "é assim mesmo", "que não tem como resolver", e seguem em frente.
=> Falta de conhecimento de funcionalidades medianas/avançadas de Planilhas Eletrônicas para fazer tais ações.
03) Uso de Planilhas Para Montar e Trabalhar com Relatórios e Consultas Regulares
Apesar dos avanços, infelizmente ainda encontramos ERP no mercado com recursos muito limitados de geração de relatórios e consultas, e quando falamos de visões complexas isso fica ainda pior.
Muitas pessoas/empresas resolvem essa deficiência com o uso de Planilhas Eletrônicas, onde, a maioria das vezes, são geradas com as funções de copiar/colar dados ou de exportação de arquivos, ou seja, sem a possibilidade de acompanhar a dinâmica da empresa.
Sei que é fácil trabalhar com as Planilhas, mas, neste caso, as melhores soluções são de geração direta no Banco de Dados ou com integrações de sistemas especialistas de geração de Relatórios e Consultas (tem várias ferramentas boas no mercado que são gratuitas ou de baixo custo).
Trabalhar com Planilhas Eletrônicas na confecção de Relatórios e Consultas regulares é improdutivo.
=> "Por só conhecer o martelo, tudo se resolvia com pregos". Esse ditado também serve para este caso. A grande maioria das pessoas não sabe dos recursos de Banco de Dados (que estão disponíveis até nas versões gratuitas dos mesmos) e das ferramentas de Relatórios e Consultas e de como é fácil integrá-los e operacionalizá-los… muitos, mesmo da área técnica, nem sabe que existe isso.
04) Uso de Planilhas Para Montar e Disponibilizar Formulários Eletrônicos
Uma quantidade razoável de processos de negócio precisam de formulários eletrônicos personalizados para o trabalho. Uma parte razoável dos fornecedores de ERP sabem disso e fornecem esses formulários de forma padrão, com serviços de personalização ou até mesmo com amplos recursos de adaptação, mas existe uma quantidade expressiva de ERP no mercado que não tem esse recurso, e nesses casos, tanto os sistemas especialistas de geração de Formulários (que tem boas opções disponíveis) como as Planilhas Eletrônicas, são ótimas soluções.
=> Muitas pessoas que produzem os seus Formulários Eletrônicos em Planilhas, não automatizam a entrada/saída de dados com os ERP. A maioria não sabe que podem fazer isso ou como fazer isso.
05) Uso de Planilhas Eletrônicas Para Gerar Indicadores de Desempenho
Ferramentas de Business Intelligence, de Balanced Scorecar ou de Dashboard são comumente associadas aos ecossistemas de ERP, e tem excelentes ferramentas no mercado com custos variados, mas um número expressivo de empresas utilizam as Planilhas Eletrônicas para esta finalidade. Alguns com excelente sucesso e muitos com resultados razoáveis.
Mas a grande maioria que optou por usar as Planilhas Eletrônicas para este fim as utilizam de uma maneira muito básica, onde normalmente não atendem às reais necessidades da empresa e/ou são feitas de forma muito improdutiva.
=> Falta de conhecimento dos recursos das Planilhas Eletrônicas na geração de indicadores de desempenho… tem casos onde a cubagem de dados (que é um recurso disponível em algumas Planilhas Eletrônicas) poderia gerar grandes benefícios, e simplesmente não são utilizados.
06) Uso das Planilhas Eletrônicas em Funções de GIS (Geographics Information System)
Cada vez mais as empresas estão realizando atividades com monitoramento em tempo real dos seus colaboradores dentro e fora da empresa e/ou estão fazendo análises mais apuradas das operações com base em posicionamentos geográficos.
A visualização dentro de mapas (vetorizados ou não) fazem a total diferença nas tomadas de decisões.
Existem ERP do mercado que já fazem algumas ações nesse sentido, algumas ferramentas de GIS estão disponíveis no mercado (mas não costumam ter custos muito acessíveis). Uma boa saída neste caso é usar Planilhas Eletrônicas para realizar atividades de GIS vinculadas aos ERP e usando mapas de mercado (que podem ser até gratuitos).
=> Muita gente poderia se beneficiar com soluções GIS (e nem pensam nisso porque acham que está fora do seu alcance) e não tem a menor ideia de que as Planilhas Eletrônicas, que eles já usam, poderiam resolver isso com um investimento muito baixo ou somente com o custo de mão de obra.
07) Uso das Planilhas nas Análises de Dados
Uma das coisas que mais evolui no mundo corporativo foi a capacidade de realizar Análise de Dados. Os ERP evoluíram bastante, os Bancos de Dados, de forma nativa ou com o uso de ferramentas complementares, fazem verdadeiros milagres com os dados, sistemas especialistas surgiram de tudo quanto é lugar… e as Planilhas Eletrônicas também evoluíram neste sentido.
É inegável que os Bancos de Dados e os sistemas especialistas de Análise de Dados fazem esta tarefa de forma absurdamente melhor que as Planilhas Eletrônicas, mas, são as Planilhas que estão nas máquinas de quase todo mundo e elas estão cumprindo o seu papel.
=> Com conhecimento generalizado sobre Análise de Dados e de uso das Planilhas Eletrônicas nas empresas veríamos uma geração realizando trabalhos fantásticos.
08) As Planilhas Eletrônicas Também Servem Para Migrações de Dados… E Como Servem!!!
Pegar bases de dados, limpá-las, ajustá-las e colocar no mesmo sistema ou em outro é normalmente uma função desenvolvida em Banco de Dados, mas, muita gente não sabe operar Banco de Dados, nem nas funções mais básicas, entretanto conhecem bem as Planilhas Eletrônicas, que podem fazer isso com uma razoável performance.
=> As pessoas envolvidas nas Migrações de Dados além de conhecer sobre Planilhas Eletrônicas tem que saber todos os pontos envolvidos neste processo. Por isso é tão comum vermos projetos improdutivos de Migração de Dados ou com vários erros. O problema não está nas Planilhas e sim nos parâmetros e processos aplicados.
09) A Forma de Acesso às Planilhas Eletrônicas Também Fazem a Diferença
O problema de monitoramento das Planilhas Eletrônicas que foram definidas como padrões é um problema real, que pode ser mitigado associando o seu acesso pelo próprio ERP.
O ERP, de uma maneira em geral, é um ambiente controlado de acesso a pequenos programas, ou seja, quem pode acessar o que, o que foi feito e quando foi feito são atividades nativas dele e alguns fornecedores de ERP já perceberam que poderiam utilizar tais características para administrar conteúdos externos, como as Planilhas Eletrônicas.
Essa é uma característica, quando bem trabalhada, faz a total diferença, e cabe aos fornecedores de ERP providenciar isso.
=> Como vemos muitos fornecedores de ERP não querendo se aliar às Planilhas Eletrônicas, eles nem sequer pensam nesta hipótese.
=> Uma quantidade expressiva de fornecedores de ERP não tem conhecimento interno para realizar esse trabalho como deve ser feito.
10) Ter Uma Planilha Eletrônica Dentro do ERP… Ter o ERP Dentro da Planilha Eletrônica
Seja através de mercado de componentes ou por integrações com os principais fornecedores de Planilhas Eletrônicas do mercado, os ERP podem ter um vínculo direto com elas. Alguns fornecedores já entenderam isso e começaram a aplicar esta forma de trabalho.
É uma mudança de paradigma muito interessante, pois tenta associar a flexibilidade das Planilhas Eletrônicas com os controles e o acesso direto dos conteúdos dos ERP, trabalhando as visões pessoais de cada usuário com os direcionamentos corporativos.
Isso exige mais do que tecnologia. Precisa ter um entendimento sobre possibilidades de atuação que não costumam ser normalmente abordadas.
Por exemplo: tem momentos que um determinado usuário precisa fazer uma análise sigilosa de projeção de corte de pessoal, mas, ao mesmo tempo, o acesso futuro a esse conteúdo (que em condições normais não estaria sobre o controle de acesso direto dos ERP) precisa ser garantido. Quais regras de acesso utilizar neste tipo de caso?
=> Modelar soluções eficazes combinando ERP e Planilha Eletrônica plenamente integrada. É preciso pensar bastante antes de partir para este tipo de solução.
=> Entender os aspectos técnicos envolvidos nesta solução.
Para encerrar de vez este assunto eu quero fazer uma afirmação: As Planilhas Eletrônicas não são inimigas das operações das empresas (e consequentemente dos ERP), elas só precisam ser bem utilizadas.