Escalas de voo: descubra como tornar esse tempo mais produtivo!
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Escalas de voo: como aproveitá-las para manter a produtividade
Elas certamente ocupam o topo da lista das situações mais indesejadas e evitadas pelos viajantes. Não é para menos: difícil imaginar perda de tempo maior do que as escalas entre voos. Para quem se desloca a trabalho, elas são quase um pesadelo.
Porém, por mais diversificada que seja a malha aérea brasileira por mais cuidadoso que tenha sido o planejamento da viagem, é praticamente impossível fugir das paradas em aeroportos, em especial nas viagens longas. Embora em alguns casos seja viável optar por um voo direto, há certos destinos acessíveis somente em viagens com escalas.
Mas o que muita gente não considera é a possibilidade de aproveitar o tempo que seria desperdiçado em uma escala para manter a produtividade, adiantando determinados trabalhos, investindo em atualização ou organizando a agenda para encaixar o período de espera nos aeroportos na rotina de atividades profissionais. Parece difícil? Pois é bem mais fácil do que você imagina!
Com tomadas à disposição nos terminais aéreos para carregar notebooks e celulares, a garantia de manter a produtividade é maior ainda.
Há também a possibilidade de acessar a internet, seja por redes públicas, seja pelas conexões disponibilizadas pelas salas VIP ou pelo sinal 4G dos smartphones — que facilmente se transforma em roteadores para compartilhar o acesso com computadores portáteis. Tudo isso assegura a viabilidade de manter uma rotina de atividades semelhante à que se teria em um hotel, por exemplo.
Para ajudar, preparamos um roteiro com sugestões úteis e práticas para quem quer transformar o tempo das escalas de voo em um período proveitoso. Em vez de serem desperdiçadas, essas horas vão render em trabalho e na oportunidade de realizar alguma atividade útil.
1. Aproveite para responder e-mails acumulados na sua caixa de entrada
Se já é difícil manter o fluxo de respostas para os e-mails no dia a dia, durante uma viagem é quase impossível dar conta da caixa de entrada e resolver todos os pepinos. Assim, algumas horas de espera por um voo em um aeroporto podem facilmente se transformar em tempo hábil para ler os e-mails acumulados e respondê-los sem muita pressa — e sem as várias interrupções que costumam ocorrer na rotina de um escritório.
Categorize os e-mails por ordem de prioridade e siga essa sequência na hora de respondê-los. Assim, você garante uma gestão inteligente do tempo, com os assuntos mais urgentes recebendo um retorno rápido.
Mais vale responder uma demanda que vai exigir consulta a vários documentos e uma redação longa, mas precisa de um retorno rápido, do que enviar dez e-mails simples, mas que não têm nenhuma urgência.
Se o tempo for suficiente, também pode ser usado para manter a comunicação com os colaboradores da empresa. Vale realizar cobranças e acompanhar projetos, mas que tal fazer aquele elogio por uma tarefa bem-executada que, por conta da correria do dia a dia, passou despercebida?
Adiantar demandas de última hora do trabalho ou até questões não urgentes que só seriam resolvidas no retorno da viagem também são boas formas de aproveitar aqueles minutinhos enquanto aguarda pelo embarque.
2. Busque atualizações sobre a sua área de atuação
Avaliar a concorrência, as tendências de mercado, o comportamento dos clientes e as evoluções do setor de atuação é uma questão de sobrevivência na lógica de uma empresa, independentemente do ramo de atuação.
Mas, por conta da rotina atribulada, dificilmente sobra tempo para dedicar à atualização. Nada mais oportuno do que aproveitar as horas que seriam perdidas em escalas de voo para pesquisar, avaliar cenários, ouvir conselhos de especialistas e buscar qualificação.
Acompanhe blogs sobre assuntos de interesse e canais no YouTube que abordem temas adequados à realidade da sua empresa ou departamento. Nessa plataforma, há muito material de qualidade que pode ser acessado facilmente.
Melhor ainda: dá para assistir tranquilamente pelo celular. Quer mais? Em casos de vídeos muito longos ou organizados em sequência, é possível baixar aplicativos que permitem o download dos arquivos para o smartphone, possibilitando que eles sejam assistidos inclusive durante o voo.
Quer se manter a par das novidades, tanto em relação a assuntos específicos do mundo empresarial quanto no que diz respeito a atualidades, notícias e questões econômicas, políticas, sociais e culturais? Uma ótima forma de fazer isso é recorrer aos podcasts. Eles são conteúdos oferecidos geralmente em formato de áudio, que também podem ser baixados para ouvir a qualquer momento no celular.
Basta fazer o download de um dos vários aplicativos que dão acesso aos milhares de canais e programas disponíveis e plugar o fone de ouvido para receber a informações e debates com especialistas.
Mesmo com pouco tempo disponível durante as escalas de voo, você pode aprender algo novo. Busque cursos e certificações online na sua área. Em geral, esses programas têm opções de curta duração que podem ser acompanhados enquanto você espera em uma sala de embarque.
Além de uma gestão eficaz do tempo, você vai estar transformando o período ocioso em uma oportunidade de crescimento profissional.
3. Utilize o tempo livre para escrever relatórios
Sabe aquela lista enorme de documentos que precisam ser redigidos com calma e de forma detalhada? Além de tempo disponível, a espera em um aeroporto garante que o trabalho criterioso de redigi-los não vai ser interrompido — como é quase certo de acontecer na rotina de um escritório.
Aproveite o momento para se desconectar, deixando o telefone desligado e dedicando a atenção à tarefa. Não precisa se desdobrar com outras demandas nem ser interrompido por uma ligação (ou várias). Isso vai fazer com que o trabalho flua muito mais facilmente, com ganhos não só em velocidade, mas em qualidade.
Para quem se distrai fácil com barulhos, que tal lançar mão de fones de ouvido e apostar em uma lista de músicas calmas? Essa é uma velha e boa ideia que certamente vai ajudar na concentração e na rapidez para a conclusão do trabalho.
E nem é preciso criar uma seleção musical própria. Serviços como o Spotify ou o Deezer dispõem de milhares de playlists separadas por gênero, incluindo inúmeras faixas para auxiliar no foco, na concentração e na produtividade.
4. Em vez de lamentar o ócio, crie conteúdos
Comunicados internos, cartas, memorandos ou até posts para o blog da sua empresa. O tempo de uma escala entre voos pode ser o ideal para escrever textos que normalmente não fazem parte da rotina do escritório. E estar fora do local de trabalho pode ser um componente capaz de ajudar na elaboração de artigos que exijam criatividade e inspiração.
Esse tempo de espera pode ser bastante oportuno para redigir alguma mensagem relacionada a datas comemorativas e direcionada aos seus funcionários, por exemplo. Ou até mesmo se transformar naquele momento que não se encaixava na agenda para começar a escrever um livro de memórias sobre a sua trajetória ou a de sua empresa.
Frequentemente, nesses momentos tranquilos e sem muitas atribuições, surgem ideias inovadoras e inspirações. Esse tempo livre é perfeito para tomar nota desses insights e desenvolver textos ricos e interessantes.
Relembre algumas histórias curiosas e inspiradoras e conte-as a seu modo. Elas certamente serão bem aproveitadas, seja no seu blog, seja no site ou nas redes sociais da sua empresa.
5. Revise anotações e prepare apresentações
Notas tomadas de maneira apressada durante reuniões ou telefonemas precisam ser revistas e muitas vezes reescritas para que possam ser compreendidas e usadas na elaboração de relatórios ou apresentações. Aproveite o período entre voos para reestruturá-las, tornando-as mais claras e compreensíveis.
Se uma apresentação precisa ser elaborada com base em uma reunião ocorrida durante a viagem, não perca tempo. Com o conteúdo do que foi discutido ainda fresco na cabeça, fica mais fácil.
Então, nem espere até retornar ao escritório horas depois ou no dia seguinte: utilize a espera durante a escala para adiantá-la e facilitar o seu trabalho.
6. Leia livros, revistas e publicações
Quer situação melhor para se entregar à leitura de um livro ou revista do que o tempo de espera nas salas de embarque?
Não importa o tema: seja uma publicação técnica dedicada à sua área de atuação ou um volume sobre gestão, crescimento pessoal ou motivação, o fato é que a leitura é a forma mais simples e eficaz de manter a produtividade durante uma viagem.
Muitas vezes, é durante as reflexões provocadas pela leitura que surgem ideias, projetos e novos planos a serem implementados tanto no campo profissional quanto no pessoal. Além do mais, ler é um dos maiores exercícios para estimular o cérebro e desenvolver a imaginação e a criatividade — atributos essenciais nos dias de hoje para qualquer profissional.
7. Transforme a espera em tempo útil corrigindo textos
Apresentações, propostas, orçamentos, relatórios, e-mails. Não há texto que não precise ser relido e revisado. Buscar erros de digitação ou palavras suprimidas e reformular ideias que não foram expressas da forma mais clara são só alguns dos exemplos do que é possível fazer para melhorar uma redação.
Corrigir seus próprios textos ou os elaborados por colaboradores antes de enviá-los para seus remetentes é um cuidado necessário, mas que exige tempo e paciência.
Incorreções, por menores que sejam, são capazes não só de afetar o entendimento de um texto, mas também de comprometer a imagem da sua empresa diante do público e de fornecedores.
O período de uma escala é uma ótima oportunidade para fazer essa revisão de forma tranquila e atenta, garantindo assim textos à prova de deslizes e erros básicos facilmente detectáveis.
8. Organize seus arquivos e faça um backup do seu notebook ou celular
Por mais organizado que seja o dono de um notebook ou celular, uma coisa é certa: os dispositivos estarão cheios de arquivos desnecessários.
Planilhas desatualizadas, arquivos baixados e já consultados, e-mails antigos e uma infinidade de imagens sem utilidade recebidas pelo WhatsApp são só alguns exemplos do lixo eletrônico que tendemos a acumular no espaço virtual dos HDs ou das memórias do smartphone.
A tarefa de separar o que não serve mais e pode ser jogado fora consome tempo e costuma ser enfadonha, então nada mais justo do que se dedicar a ela em um momento que seria "desperdiçado".
Melhor ainda é aproveitar essa faxina virtual para separar arquivos importantes que não podem ser perdidos e, por isso, precisam ser armazenados em local seguro. Nesses casos, o ideal é lançar mão do backup na nuvem, uma facilidade oferecida por serviços virtuais como o Dropbox ou o Google Drive.
Além de protegerem as imagens ou documentos do risco de serem apagados por acidente, essas ferramentas permitem fácil acesso aos dados armazenados nelas a partir de computadores e celulares, além de viabilizarem o compartilhamento rápido de qualquer conteúdo.
9. Use ferramentas virtuais de produtividade e explore o tempo livre para otimizar o andamento de projetos
Se o seu trabalho exige a gestão criteriosa de suas tarefas ou o acompanhamento da performance de uma equipe, usar ferramentas voltadas para o gerenciamento de projetos, como o Trello, vai significar um ganho significativo na organização e na eficiência da sua rotina.
Uma das grandes vantagens da adoção desses recursos é justamente a possibilidade de gerenciar de maneira remota várias demandas simultâneas e atribuídas a colaboradores diversos. Dessa forma, mesmo durante uma escala rápida em um aeroporto, é possível acompanhar em detalhes o andamento de projetos e da rotina de um departamento ou empresa e fazer interferências para otimizar o fluxo.
À primeira vista, enfrentar um voo com escalas pode parecer sinônimo de chateação e perda de tempo, especialmente nas viagens a trabalho. Mas pequenas atitudes e uma boa gestão do tempo são capazes de transformar momentos ociosos em oportunidade de se manter produtivo.
Aproveitar o período de espera das escalas de voo para realizar ou adiantar tarefas pode até parecer uma missão complicada, inclusive por causa do ambiente pouco favorável às atividades típicas de um escritório. Mas conseguir explorar esses momentos realizando pequenas metas é uma excelente forma de poupar tempo futuro, agilizar pendências e otimizar a rotina de quem viaja a negócios com frequência.
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