CAPACIDADES DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Demonstração do que é a Governança de Ti e suas aplicações nas empresas pela gestão de tecnologia da informação.
6. GESTÃO DO CONHECIMENTO
8. GOVERNANÇA DE TI
9. PROCESSOS E MELHORIA CONTÍNUA
10. REGULAMENTAÇÃO
11. BOAS PRÁTICAS
13. CAPACIDADES DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
14. MAPEAMENTO DA INFORMAÇÃO
15. COLETA DA INFORMAÇÃO NAS CORPORAÇÕES
16. ARMAZENAMENTO E ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO
17. DISTRIBUIÇÃO DA INFORMAÇÃO
18. ACOMPANHAMENTO DA INFORMAÇÃO
A gestão de Sistemas de Informação e a sua inclusão no mundo corporativo é um ponto importante na iniciação de valores desejados e dos beneficios competitivos para a organização. Ajudando a prever novas oportunidades e criar beneficios competitivos, por outra visão, ajudam a defendê-la de ameaças provenientes da concorrência. Neste conceito veremos as capacidades de gestão da informação e tecnologia da informação.
Ao mesmo tempo, o termo Governança de TI é utilizado para definir toda estrutura de procedimentos, politicas, e rotinas voltadas para o alcance de metas estabelecidas em uma empresa e dentro das corporações, sempre visando a tecnologia como instrumento e ferramenta para o melhor negócio.
O objetivo do presente artigo é mostrar o que é a Governança de Ti e suas aplicações nas empresas pela gestão de tecnologia da informação. Através deste estudo observaremos como o mundo corporativo está voltado a infraestrutura de TI como parte fundamental da criação de fluxo de trabalho excelente. Neste contexto as empresas devem atuar para melhorias das politicas de gestão, aumentando os investimentos na área, auxiliando no processo o Sistema de Governança de TI. Este sistema será primordial para que objetive todo o setor a cumprir as rotinas de trabalho e as metas a serem alcançadas em médio e longo prazo alinhado ao negócio para diminuir riscos, transformando um sistema mais preciso, confiável e eliminando erros operacionais. Sendo umas das competências da gestão da tecnologia da informação.
Palavra-Chave: Capacidade de Gestão de Informação, Governança de Tecnologia da Informação.
Segundo Greewood, referido por Cautela e Polioni (1982), "A informação é cassificada como elemento básico integrante do qual dependem os processos de decisão", mas se, por um lado, um vetor corporativo não permanece no mercado sem informação, por outro, é primordial o conhecimento da informação, suas aplicações, novos recursos, tornando-se mais eficiente.
Diante das grandes mudanças que ocorreram após o primeiro encontro do Acordo de Basileia em 1988, incialmente para maior segurança no sistema bancário, até 2008 com Basiléia III após a crise bancária. Obrigou-nos a adaptação de vertiginosos avanços científicos que abrangem as comunicações, a Internet, e a concepção contínua de novas tecnologias, é possível afirmar que a transformação e a adequação constituem a verdadeira ordem global. A nova realidade implica em mudanças radicais que afetam todos os segmentos da sociedade, incluindo os sociais, políticos e econômicos, além do próprio mercado de trabalho. Também é evidenciado nesta mesma época a lei Sarbenes-Oxley (SOx) em 2002, que visa a proteção das finanças corporativas e evita fraudes, aprimorando a governança corporativa. Por estes motivos não é apenas o lado financeiro afetado nas corporações, mas também a Tecnologia da Informação que é encarregada de manter os bancos de dados e todas as transações que passam por meio eletrônico, obrigando as instituições financeira a terem salvos todos os registros por não menos que cinco anos. Estes atos e leis delegaram a responsabilidade para as empresas e seus executivos.
Com toda esta importância as empresas se viram obrigadas a investir mais nos métodos da governança corporativa tornando essencial para reduzir riscos e um melhor retorno financeiro. As companhias que possuem um sistema de Governança de TI pagam o valor mais alto pelas ações.
Faz se notar que a Governança de TI nasceu da necessidade da Governança Corporativa, onde as tecnologias devem ser introduzidas para facilitar as Gerencias como uma ferramenta que segue as normas para um excelente trabalho.
Esta breve introdução pode embasar o desenvolvimento da proposta contida nesta produção textual, onde serão abordados conceitos de relevância e suas aplicações na Governança de TI, seus pilares (Gestão, Auditoria, Tecnologia da Informação), seus objetivos específicos, suas práticas, e alinhamento estratégico.
Na pesquisa feita, em vários livros, nota-se que existem confusões no entendimento das palavras para as definições do tema do presente artigo, vários autores divergem em seus conceitos: A primeira sobre Capacidade e competência; Gestão e Governança; conhecimento e informação; informação e tecnologia da informação; gestão do conhecimento e gestão da informação; gestão da informação e gestão da tecnologia da informação; gestão da tecnologia da informação e gestão de sistemas de informação. O artigo tem a direção certa para o entendimento que objetiva o tema proposto: CAPACIDADES DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO.
O tema desta produção textual é mostrar a Capacidade de Gestão da Informação e da Tecnologia da Informação, que foram ministradas no Curso de Gestão e Governança de Tecnologia da Informação da Universidade do Norte do Paraná.
Diante da proposta de descrever a partir do Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação, avaliaremos com base no estudo e análise a aplicação da Governança de TI em empresas privadas, com as possíveis relações existentes na influência tecnológicas no negócio e lucro das corporações.
Na era da informação e comunicação alguns autores como (Barclay & Murray, 1997) concordam que as palavras informação e conhecimento são sinônimos. Em uma hierarquia de valores o conhecimento está no topo da escala, que começa com os dados:
Figura 1- hierarquia de valores – Arte do Autor.
Grupo de negócio que trabalha com computação, incluindo a parte física (hardware), parte lógica (software), telecomunicações, e qualquer outra ferramenta ou plataforma que transmita comunicação e dados como informação (Weill & Ross, 2004). Em uma empresa existem várias reponsabilidades, que fazem a manutenção dos sistemas, dados seguros, redes de comunicação em funcionamento, gerenciamento de banco de dados, desenvolvimento via programação, e os que tomam as decisões Chief Information Officers (CIOs), que decidem como o departamento de TI irá operar e quais recursos serão adquiridos, a tecnologia da informação é quem vai abranger todos este conteúdo.
Gestão do Conhecimento (Knowledge Management) define-se por um processo de criação constante, identificação, integração, recuperação, compartilhamento e utilização do conhecimento no ambiente organizacional, sendo um sistema de gerenciamento corporativo (DRUCKER, 1993).
Senge (1998) afirma que o caminho para a consecução da Gestão do Conhecimento está na aprendizagem individual. Explica que isoladamente, a aprendizagem individual não garante a aprendizagem organizacional. Entretanto a aprendizagem organizacional não é possível sem o conhecimento individual.
Sendo assim, cria uma ligação entre o indivíduo e a organização por meio do conhecimento, Moresi (2001) estabelece a finalidade de Gestão do Conhecimento como sendo o conjunto de práticas e atividades buscando desenvolver e controlar todo o tipo de conhecimento organizacional tendo em vista a utilização na consecução dos seus objetivos.
Segundo Nonaka e Takeuchi (1997, p. 27), gestão do conhecimento é "a capacidade de uma empresa de criar novo conhecimento, difundi-lo na organização como um todo e incorporá-lo a produtos, serviços e sistemas".
Segundo a empresa Euax Consultoria Empresarial (2018), citando PETERSON (2014), há uma diferença entre Governança e Gestão:
"São dois assuntos separados apenas por uma linha tênue, e apesar de se complementarem, são diferentes. A governança de TI funciona como um mecanismo de proteção ao negócio. Ela estabelece políticas e regulações que direcionam e fiscalizam a tecnologia da informação em uma empresa. Já a gestão de TI está relacionada ao cotidiano da tecnologia da informação. Seu objetivo é entregar os melhores serviços e elevar o desempenho do negócio".
A Capacidade da Gestão de Tecnologia da Informação é incluir, estabelecer processos, preparar equipe qualificada, construir relacionamentos e garantir com monitoração que os indicadores atinjam as metas para um bom negócio. A gestão da informação é um dos pilares da Governança de TI.
Figura 2 – Os três pilares da Governança. Arte do Autor.
Partes ou processos inteiros da gestão ou produtos e serviços de TI podem ser subcontratados (Terceirizados). Principalmente os considerados basicos (commodities), a Governança de TI é especifica para cada organização, define os controles e direcionamentos para a TI e não pode ser delegada ao mercado. (PETERSON, 2004).
Define-se a Gestão da tecnologia da informação a ordenação, organização e controle de tecnologia em uma corporação. Esse processo pode incluir gestão de pessoas, elaboração de orçamentos, administração de computadores, programas e sistemas. Quando configurada, instalada e mantida adequadamente, a tecnologia permite que as organizações operem com o máximo de eficiência.
De acordo com IT Governance Institute (2007 b):
A governança de TI é de reponsabilidade da Alta administração (incluindo diretores e executivos), na liderança, nas estruturas organizadas e nos processos que garantem que a TI da empresa sustente e estenda as estratégias e os objetivos da organização.
Outra definição é dada por Weill & Ross (2004):
Consiste em um ferramental para especificação dos direitos de decisão e responsabilidade, visando encorajar comportamentos desejáveis no uso da TI.
A melhor definição por mim encontrada foi da ISSO/IEC 38500 (ABNT, 2009):
É o sistema pelo qual o uso atual e futuro da TI são dirigidos e controlados. Significa avaliar e direcionar o uso da TI para dar suporte à organização e monitorar seu uso para realizar planos. Inclui a estratégia e políticas de uso da TI dentro da organização.
Antes de ingressar diretamente no tema, preciso apresentar os elementos básicos deste estudo:
Usada para evoluir a forma de fazer negócio, com uma abordagem de sistemas que podem ser usadas na incrementação e inovação dos processos gerenciais de uma corporação, economizando, ajudando, objetivando, organizando e dando velocidade em todos os sentidos, diminuindo os riscos e gerando mais lucro. Melhoria de processos, também conhecida como Melhoria contínua de Processos (CPI sigla em inglês), é uma forma perpetuar o esforço para melhorar a qualidade de produtos, serviços ou processos. Com uma metodologia focada na identificação e eliminação de atividades que agregam custo sem agregar valor, melhorando assim o fluxo de processos de trabalho.
A necessidade das empresas por Tecnologia da informação é a mesma de uma empresa de produtos com seus fornecedores, o TI pode produzir dados para todos só setores, e a informação circulará mais rápido e melhor, economizando e gerando lucro. As estratégias de gerenciamento de informações são planejadas de forma a orientar os setores da empresa para se manter em sincronia com as melhores práticas, os processos, com planos para seguir normas que visão:
Implementação de relatórios de monitoria.
As melhores práticas em TI são distribuídas e compartilhadas como os softwares livre e estudos de código aberto, ao contrário das normas, que devem ser compradas pelas empresas ou pelo profissional interessado a usá-las. As boas práticas representam um processo rápido para alcançar um ótimo resultado.
A existência de normas são chamadas de padrões de mercado. Existem muitas normas, assim como existem vários órgãos regulamentadores e de padronização, como a ISO (International Organization for Standardization), a ANSI (American National Standards Intitute), a o IEEE (Institute of Electrical and Eletronic Engineers) entre outros.
Em todos os casos as empresas possuem a liberdade de adotar ou não as normas, as regulamentações e as boas práticas. No caso de regulamentação a empresa que não adotar poderá ser punida com multa ou perda de propriedade. Regulamentos são leis, já a normas são adequações com certificados para implementar a melhoria continua em serviços e produtos.
A gestão da informação engloba a sinergia entre a tecnologia da informação, comunicação e as capacidades e competências/conteúdos informativos, visando o desenvolvimento de estratégias e a estruturação de atividades organizacionais. A gestão da informação implica mapear as informações necessárias, fazer sua coleta, avaliar sua qualidade, proceder ao seu armazenamento e à sua distribuição e acompanhar os resultados de seu uso (MARCHIORI, 2002). Outra definição é definida como um conjunto de atividades responsáveis por criar, disseminar, armazenar, e utilizar de forma eficiente o conhecimento na empresa, destacando a capacidade da tecnologia da Informação e suas funções de captação, armazenamento, e utilização estratégica. (ANGELONI, 2005).
Capacidades de Gestão de Informação e da Tecnologia da Informação:
As corporações têm necessidade de informações para processar suas atividades cotidianas. Essas informações podem ser criadas ou recepcionadas no ambiente organizacional. Sabe-se que a informação reduz a incerteza durante o processo de tomada de decisão, desde que sejam organizadas. Como defendem Valentim et al. (2005, p. 256): "Para que a organização alcance sucesso no processo de tomada de decisão, ela necessita de informações úteis, consistentes, confiáveis e acessíveis [...]".
O mapeamento da informação e o diagnóstico de arquivos são partes de uma ferramenta utilizadas para a Gestão de Documentos.
Como defendem Calderón et al. (2004, p. 100):
[...] ao se propor um trabalho de gestão de documentos e informacional, é necessário, antes de qualquer iniciativa, conhecer bem a instituição/organização. Sem o conhecimento histórico sociológico das mesmas, torna-se difícil entender o ciclo da informação/documento.
Gestão Documental envia aos gestores as informações necessárias, mapeadas e distribuídas em tempo hábil, para que os mesmos tenham maior vantagem no mercado competitivo. Demonstra todas as idades do documento, cria condições para que sigam um padrão de arquivamento por meio do plano de classificação, garante uma eliminação ou preservação de documentos de forma crítica, analítica e segura, a partir dos prazos devidamente estabelecidos na tabela de temporalidade documental.
O segundo passo essencial para o sucesso da gestão da informação é selecionar quais serão as formas de coleta de dados para transformar em informações sólidas e fidedignas, que possam auxiliar as tomadas de decisões.
Na gestão de tecnologias da Informação é primordial o recebimento de processos organizados nos quais o fluxo da informação possa atender recepção da informação de um emissor. A informação que percorre este fluxo tem um valor associado às necessidades do usuário, associado, por sua vez, ao interesse do emissor em compartilhar a informação.
McGee e Prusak (1994) afirmam que o valor da informação é determinado pelo usuário, a qual implica que a mesma pode ser reutilizável. Entende-se então que o usuário determina o valor da informação e sua coleta.
Após delimitar um plano estratégico que informe qual o objetivo de gerir as informações da empresa, é necessário definir quais serão as fontes utilizadas para coleta de dados. Fontes eficientes contribuem efetivamente para a empresa, facilitando a coleta de dados, preservando e disseminando as informações externas, geralmente as informações referem-se aos concorrentes, mercado, aspectos relacionados aos clientes e fornecedores, e a cada dia o volume de informação aumenta, por isso a importância de selecionar uma fonte (normalmente um sistema operacional) que possibilite monitorar essas informações continuamente, não deixando que nada se perca (ASSIS, 2008).
O processamento ou tratamento de dados consiste nas atividades destinadas ao armazenamento e organização da informação. De acordo com Robredo (2005), "os documentos são armazenados de modo a serem encontrados facilmente quando solicitados". Basicamente o Sistema da Informação consistem em seu armazenamento e sua organização (entrada – processamento – saída).
Davenport e Prusak (1998) afirmam que a tarefa de transferência de informações nas corporações consiste em descobrir maneiras eficazes de permitir que os usuários se comuniquem. Na distribuição o método utilizado deve ser sempre compatível com a cultura da organização em questão. Transferências cotidianas são localizadas e fragmentadas, visto que quanto maior e mais complexa a empresa, menor a probabilidade de se encontrar o melhor conhecimento. O conhecimento explicitado pode ser representado em documentos e bancos de dados ou embutido em procedimentos e, desse modo, transferido com razoável acurácia. Intenso contato pessoal é necessário para a transferência de conhecimento tácito. Profissionais da informação além de monitorar constantemente as fontes externas, analisando sua credibilidade e permitindo sempre obter dados confiáveis e atualizados, também são responsáveis por disseminar a informação de forma segura e assertiva.
O acompanhamento representa a etapa mais importante do processo de gestão da informação, não é a informação que garante melhores resultados e sim o uso dela. É de suma importância monitorar o uso que é feito da informação. As necessidades de informação mudam de enfoques e, caso não se acompanhe a vida da empresa, tais enfoques tornam-se deficientes ou inadequados em médio e em longo prazo, o acompanhamento faz-se necessário principalmente para conhecer os aspectos da informação, podendo direcioná-las corretamente diante das mudanças (ASSIS, 2008).
A abrangência da informação faz com que vários autores descrevam os assuntos relacionados de formas mais variadas e genéricas. Os conceitos de gestão no mundo corporativo, atuam em todas as áreas de conhecimento e negócio. A sabedoria engloba o conhecimento, e este contém a informação, que por fim se baseia em dados. Na área de gestão, verificamos que informação e tecnologia da informação se completam, mas não são a mesma coisa. O mesmo acontece com Gestão e Governança.
Gradativamente podemos entender que as capacidades da gestão da informação fazem um ciclo e formam um conjunto de sistemas que podem ser usados em vários aspectos das empresas. A tecnologia da informação impulsiona a gestão de uma forma que não deixa margem para erros. Demonstra que se as regras são seguidas, não há como o planejamento não alcançar os objetivos.
Com a gestão, auditoria e tecnologia da informação se tem os pilares da governança em tecnologia da informação. A gestão da tecnologia da informação é maior que a governança de TI, que por sua vez são praticadas normas estabelecidas com um maior controle e planejamento estratégico voltado para normas estabelecidas.
Em outras pesquisas podem aparecer nomenclaturas diferentes para tais competências. Podem também, estar em conjunto ou separadas, mas o entendimento final é que podem ser relacionadas ao um sistema de informações.
Os arquivos são delineados, mapeados para se tornar dados relevantes para as empresas, estes, são arquivados e armazenados após a devida coleta. Esta extração de dados é feita por meio de tecnologias que visam receber informações de um determinado trabalho. Após armazenadas as informações são distribuídas de forma fácil, ágil e segura, com competência de assertividade da informação para os gestores da organização. Nas tomadas de decisões são verificadas as anomalias, os erros, e os gargalos dos processos, onde serão monitorados e aplicados com o planejamento estratégico um acompanhamento para alcance das metas.
Qualquer empresa que empregar a gestão da Tecnologia da Informação com suas capacidades, não terá problemas em conhecer os seus clientes, o mercado e o negócio. Uma empresa bem informada não perde rentabilidade nem capital, se transforma e se adequa a qualquer realidade no mundo corporativo.
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