Adiantamentos em viagens corporativas: como fazer na sua empresa - Blog Viajante Consciente - Casablanca Turismo
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Ao enviar um colaborador em uma viagem corporativa, seja para participar de um evento, fechar uma venda ou para sondar uma parceria, é preciso planejar como esse funcionário estará representando a sua empresa. Afinal, durante uma viagem de negócios, a organização torna-se inteiramente responsável pelo bem-estar do seu profissional.
Nada mais justo que ele tenha a seu dispor todo o suporte necessário para realizar seu trabalho da melhor forma possível, não é mesmo? Para garantir que ele tenha uma experiência positiva, alcançando os objetivos traçados antes da sua viagem, é preciso calcular seus gastos com muita atenção. Para isso, estabelecer uma política de adiantamentos de viagem corporativa é uma ótima alternativa.
Mas aí vem um grande desafio: como manter o controle de gastos quando o próprio colaborador fica responsável pelo dinheiro? O que deve ser considerado na hora de realizar esse tipo de pagamento?
No post abaixo, iremos mostrar como você pode usar da melhor forma esse tipo pagamento em uma viagem corporativa. Confira abaixo!
QUANDO FAZER O ADIANTAMENTO
A legislação trabalhista prevê que todo gasto relacionado a uma viagem a negócios seja coberto pela empresa, inclusive o transporte aéreo ou terrestre, hospedagem, deslocamento ou combustível, ligações e internet para uso profissional e alimentação.
Conforme falamos no post de reembolso de viagens corporativas, a empresa pode escolher entre dois tipos de pagamentos de despesas de viagens: adiantamentos e reembolsos. No reembolso, o colaborador fica encarregado por suas despesas diárias (sempre de acordo com a política de gastos da empresa) e, ao apresentar os comprovantes desses gastos, é ressarcido. Já com o adiantamento, as despesas são calculadas e pagas antes, conforme o que for definido na política de gastos.
O adiantamento em viagens corporativas é uma boa opção para viagens de última hora ou quando o viajante não tem os recursos financeiros necessários para cobrir suas despesas diárias. Outra situação onde o adiantamento é vantajoso é para viagens internacionais, onde a variação do câmbio é alta e os gastos são mais elevados.
O primeiro passo é esclarecer ao máximo quais são suas obrigações legais em relação ao pagamento de viagens corporativas em um documento chamado Política de Gestão de Viagens. Crie uma política que seja clara e contemple a regulamentação para adiantamento e reembolso de despesas, além de detalhar como será a prestação de contas após cada viagem.
Além de ser importante para o controle financeiro, esse documento irá orientar os colaboradores durante as viagens, ajudando a evitar excessos de gastos. Ou seja, todos os funcionários que realizam viagens de negócios pela empresa devem estar cientes de como essa política funciona.
A maioria das organizações estipula diretrizes para que o próprio colaborador solicite o adiantamento antes da sua viagem, por meio de uma solicitação que contenha a descrição de todos os custos a serem cobertos. Essa solicitação é enviada ao setor financeiro para análise e, caso aprovada, é feito o respectivo depósito do valor determinado.
COMO CALCULAR O ADIANTAMENTO
Para o adiantamento em viagens corporativas, os gestores precisam levar em consideração os custos por setores (alimentação, hospedagem e transporte), destino e duração de cada viagem. Na hora de calcular o que poderá ser adiantado, comece avaliando as condições de compra, reserva e utilização dos serviços, sempre de acordo com a política de gestão de viagens corporativas da empresa.
Para facilitar o controle, defina quais serviços estarão à disposição do colaborador. A própria empresa pode indicar como será feito o deslocamento entre os compromissos e do aeroporto para o hotel, opções de restaurantes próximos aos locais em que o colaborador vai estar e qual o tipo de hospedagem será oferecida. Pesquisar ao máximo sobre o local de destino e usar o bom senso é fundamental.
Além disso, é importante manter uma reserva para imprevistos, já que os custos podem variar, e nem sem sempre o que é adiantado corresponde ao que é realmente gasto.
Como falamos mais acima, a política de gestão de viagens corporativas deve contemplar um fluxo de adiantamentos, onde o colaborador solicita o adiantamento ao setor financeiro, que analisa o pedido e disponibiliza o valor em um prazo aceitável. Após o retorno, esse viajante deverá prestar conta dos seus gastos, apresentando todas as notas fiscais, recibos e demais documentos que comprovem seus gastos durante a viagem. Toda essa operação pode ser automatizada, com um sistema digital específico para gastos em viagens corporativas (aqui na Casablanca trabalhamos com o Argo).
Além disso, se houver alguma sobra do valor adiantado, esse valor deve ser devolvido pelo colaborador. Do mesmo modo, caso a quantia depositada não tenha sido suficiente para cobrir as despesas diárias, o reembolso deverá ser solicitado após comprovação.
Ficou claro como uma política de adiantamento de viagem corporativa bem estabelecida pode ser extremamente vantajosa para a empresa! Quer aplicá-la na sua companhia? Fale com a gente!