Planejamento versus "Fazejamento" - O eterno dilema dos projetos
2 de dezembro de 2013 Vitor Massari Gerência de Projetos, Opinião
Definição de planejamento no dicionário:
"Ação ou resultado de planejar. Definição das etapas, métodos e meios necessários para a realização de um trabalho, evento etc. Processo em que se determina um conjunto integrado de ações e procedimentos para a consecução de um ou mais objetivos."
E "fazejamento"? O que significa?
"Fazejamento" é quando as pessoas confundem fazer um planejamento macro com refinamentos e detalhamentos feitos através de elaboração progressiva no decorrer do projeto, com fazer um planejamento mínimo e ir improvisando de forma amadora no decorrer do projeto. É o que carinhosamente chamo de "gerenciamento bumba-meu-boi".
Exemplo de planejamento com elaboração progressiva
Exemplo clássico de "fazejamento" ou "gerenciamento bumba-meu-boi"
Consequências do "fazejamento":
Retrabalho: Ao se pensar numa solução imediata para o assunto e iniciá-la imediatamente, sem se preocupar com os impactos e riscos, são grandes as chances desta solução ser revista ou mesmo refeita.
Falhas de alinhamento das expectativas dos stakeholders: Como no "fazejamento" a condução do projeto se caracteriza por "dar tiros" para todos os lados, sem se preocupar em gerenciar as expectativas dos stakeholders, são grandes as chances do resultado do projeto não ser aquilo que os stakeholders realmente gostariam.
Defeitos: O desperdício-maior em qualquer projeto. Como o "fazejamento" ocorre no decorrer do projeto com definições e mudanças feitas no curso da execução do projeto sem nenhum planejamento / avaliação (costumo chamar isso de mudanças "on-the-fly"), a chance de embutir defeitos no produto do projeto é altíssima.
Custo da qualidade / skunk costs: Custos do projeto desperdiçados com retrabalho e defeitos. Poucos se atentam a esse detalhe mas, quando se para para analisar friamente, "rios" de dinheiro do orçamento do projeto foram desperdiçados.
Atraso no cronograma: Pensamento só no curto prazo, sem traçar um horizonte de planejamento, geram projetos intermináveis. Seja por falta de se estabelecer uma fronteira e/ou um foco, seja por retrabalhos e correções de defeitos constantes. O time tem a sensação que está abandonado num deserto árido.
Desmotivação / Falta de engajamento do time: Que time tem motivação para trabalhar em projeto confuso, sem planejamento, com mudanças "on-the-fly", refazendo trabalhos e corrigindo erros? Não adianta o líder incentivar o time com frases de efeito do tipo: "Estamos juntos nessa!", "Vamos fazer acontecer!", "Essa é a melhor equipe que eu já trabalhei!". Esse tipo de atitude pode funcionar no começo do projeto, mas a moral e o ânimo do time vão diminuindo no decorrer do projeto.
O pior de tudo é quando bate o desespero devido às consequências do "fazejamento", e alguém tem uma "brilhante" idéia:
– "Mas Vitor, e se trouxermos um gerente de projetos?"
– "Gerente de projeto? Com qual finalidade?"
– "Ora meu caro, controlar, cobrar as atividades de todo mundo e gerar os devidos reportes! Sinto que o pessoal não está se dedicando, não está motivado!"
– "Vamos lá, três coisas. Primeiro, você realmente acha que o papel de um gerente de projetos é só fazer isso? Segundo, vocês estão trabalhando sem planejamento nenhum! Como um gerente de projetos vai cobrar e controlar alguma coisa no meio do caos que esse projeto se tornou? E por último, se você acha estranho sua equipe estar desmotivada, leia meu artigo no PTI sobre os impactos do "fazejamento" dentro de uma equipe !" 🙂
Humor a parte, convido todos os leitores do PTI a refletirem se estão vivendo esse caos chamado "fazejamento" em seus projetos e o que precisariam fazer para voltarem a ter um planejamento de verdade.
marcus caldevilla dezembro 3, 2013 às 11:42 am
Vitor, ótimo artigo.
Infelizmente esta é a prtic comum nas areas de TI hoje em dia, porque na era do "instantâneo" o que importa é entregar, não importa o que, quanto custou e a qualidade da entrega.
Existe um "me engana que eu gosto" que atravessa toda a organização, seja dos stakeholders, gerencia de projeto, fornecedores, etc..
O planejamento cuidadoso e uma visão clara da complexidade da tarefa é a unica maneira de mitigar estes riscos, e voce tem razão, cada vez mais o papel do gerente de projetos esta se tornando um mero acompanhador de metas e não um verdadeiro responsavel e principal executor do projeto.
Adilson Sobral dezembro 3, 2013 às 1:30 pm
O que fazer quando os requisitos mudam constantemente por motivo de processos que nao fecham nunca ou inexistentes? Ou mudanças on-the-fly impostas pelo stakeholder que não tinha uma equipe? Ou pela chegada de um GP que pára o projeto por entender que uma solução stand alone não seria o melhor caminho? O que quero dizer é que coisas mudaram em curso de projeto, mesmo com um planejamento feito a principio, tudo teve que ser revisto…
Vitor Massari dezembro 3, 2013 às 3:10 pm
A resposta p/ o seu cenário é simples: fracasso.
O projeto pode até ser concluído, mas com certeza métricas como tempo, custo, qualidade e valor deixarão a desejar.
A mudança é inevitável dentro de um projeto, mas uma coisa é analisar, entender o impacto da mudança e ver se ela agrega valor ao produto final do projeto (algo que os métodos ágeis resolvem bem demais na maior parte dos casos). Outra coisa é sair mudando tudo sem mais nem menos sem se preocupar com o impacto no projeto ( caracterísitica principal de "gerenciamento" on-the-fly).
Fábio Cruz dezembro 5, 2013 às 10:02 am
É isso Vitor, eu falei disso a poucos dias no meu blog em http://www.fabiocruz.com/fazejamento/, até com um título bem parecido com o teu hehe. É um problemão "fazejamento" substituindo planejamento.
Marcos Habib Bistene dezembro 15, 2013 às 10:33 am
Vitor, gostei do post.
ps. A img Exemplo clássico de "fazejamento" ou "gerenciamento bumba-meu-boi", não consegui
visualizar. (não consegui decifrar se o problema é no meu pc, ou na formatação da img.
Marcos janeiro 21, 2014 às 4:30 pm
Faz algumas semanas deixei a agência digital onde trabalhei por conta do excesso de "fazejamento" nos projetos. A política do local é extreme go-horse pra 90% dos projetos (Segundo palavras do dono da agência) abri mão de ser GP lá por ser impedido de fazer uma gestão efetiva. Indiquei inclusive a contratação apenas de um coordenador de trafego para que organizasse a produção na medida do possível. (Estou em busca de recolocação! rs)
Gostei muito do seu post, resume muito do cotidiano nas agências onde os projetos são mais curtos diferentemente complexos dos tradicionais projetos de sistemas por envolverem não só trabalhos referentes coisas como e-commerces e sites mas também campanhas digitais(banners, adwords etc). Na área de TI, ainda temos uma "cultura" de processos, com publicitários é muito mais difícil!
Parabéns pelo post! Vou acompanhar a partir de agora.
Thiago Anitelle março 16, 2015 às 8:18 pm
Vitor, excelente artigo.
Boa metáfora do "gerenciamento" Bumba-Meu-Boi. Eu ri.
Pois só com bom humor para lidar com os desafios constantes do mundo corporativo em termos de ausência de processos, workflows e métodos.
Fui seu aluno de Scrum na Trainning. Já saiu seu livro?
Vitor Massari março 16, 2015 às 9:52 pm
Grande Thiago, tudo bem ?
Lembro-me de você sim !
Meu livro saiu sim !
Veja em http://www.brasport.com.br/gerenciamento-de-projetos/certificacao/gerenciamento-agil-de-projetos/ e nas melhores livrarias do Brasil.