Porque Contratar um Correspondente Jurídico da DOC9?
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Conheça os Benefícios de Contratar um Correspondente Jurídico ou Advogado Correspondente da DOC9
Por Júlia Gabbardo30 de janeiro de 2018abril 25th, 2021No Comments
"FACILITAMOS a rotina das pessoas, provendo SEGURANÇA e QUALIDADE."
Mais de oito anos passados desde a sua constituição, prestando serviços de Correspondente Jurídico com abrangência em todo o Território Nacional e atingindo a liderança no mercado, a DOC9 poderia se dar por satisfeita, mas ao reformular sua missão, mostra a todos seus colaboradores, parceiros e clientes que está bem longe disso.
Estamos constantemente reajustando e reavaliando os nossos processos, para que a DOC9 continue entregando a qualidade e a facilidade que os nossos clientes esperam. Para isso acontecer, nós, como a maior empresa de logística forense, buscamos estar a frente do mercado forense, buscando tecnologias e novidades que facilitem os nossos processos e que assim, assegurem resultados benéficos para os nossos parceiros.
Tecnologia e Conhecimento Jurídico
Os motivos que fazem a DOC9 ser a maior empresa de Logística Forense, são os cuidados ao empregar o que há de mais moderno em termos de tecnologia, como, por exemplo, o aplicativo mobile desenvolvido para monitoramento de seus parceiros audiencistas, associados ao amplo respaldo jurídico, advindo de sua equipe técnica, composta por competentes advogados especialistas em suas áreas.
O aplicativo mobile tem como principal objetivo garantir a celeridade dos processos executados pela DOC9. Isso porque um aplicativo mobile tem como função principal a mobilidade. Mobilidade essa que está presente na vida dos nossos correspondentes jurídicos, que passam a maior parte do tempo da sua rotina nos órgãos, sem tempo de acessar o computador. E foi por isso que pensamos na solução mobile, para auxiliar os nossos correspondentes na execução das diligências, garantindo que eles possam acessar as informações dos atos no próprio celular, que eles possam adicionar os documentos e as atas, logo após o ato, entre outras facilidades existentes.
A fusão entre estes dois fatores – Tecnologia e Conhecimento Jurídico – resulta na percepção de valor e consequente confiança de nossos mais de 1590 clientes, para passarem demandas relevantes de seus escritórios e setores jurídicos.
Controle de Qualidade em Serviços de Correspondente Jurídico
Todos os fluxos operacionais dos serviços de cópias forenses, de audiências, de protocolos, de retiradas e de outras diligências foram desenhados de tal forma para que qualquer pessoa envolvida neles perceba a qualidade nas atividades que estão sendo desenvolvidas. Como exemplo, ao término do fluxo do serviço de audiências, quando nosso parceiro encaminha uma ata específica, o mesmo é condicionado a responder um feedback sobre o ato realizado, transmitindo de forma mais direta importantes informações aos nossos clientes. Além disso, nossa Equipe de Audiências, através de uma auditoria obrigatória, revisa o trabalho realizado, para ver se estão adequados ata e feedback, para só então encaminhar para o destinatário final.
Dizemos que possuímos um processo que é executado Antes, Durante e Depois da Diligência. Onde o processo não é iniciado apenas com o pedido aberto no sistema, ele é iniciado antes disso. Veja só:
Antes da Diligência: Antes do cliente abrir a solicitação no nosso sistema, o nosso processo de captação e treinamento dos Advogados Correspondentes já é iniciado. Ou seja, para um Advogado Correspondente DOC9 estar apto a realizar as diligências, ele precisa, necessariamente, passar por uma série de treinamentos, e por uma série de testagens, que garante que o correspondente jurídico conheça as regras e as normas estabelecidas pela DOC9. Isso garante uma padronização dos nossos serviços e uma padronização dos nossos prestadores.
Durante a Diligência: E é durante a diligência que o processo dito antes acontece, onde as nossas equipes operacionais ficam 100% do tempo delas dedicadas ao controle e a gestão da diligência jurídica. As orientações e informações a respeito das diligências são repassadas pelas nossas equipes operacionais. Além disso, após a realização da diligência, todas os nossos serviços passam pela nossa equipe de Auditoria, que confere se a diligência está de acordo com o que foi solicitado pelo cliente.
Depois da Diligência: Após a Diligência ser entregue, todos os pedidos do mês são centralizados para o pagamento. Ou seja, não existe pagamento avulso de diligência, nem pagamento antecipado. Os nossos clientes pagam apenas pelos serviços que foram executados, no mês posterior a entrega da diligência e não existe mensalidade para o acesso ao nosso sistema. Fora isso, todos os recibos e extratos são disponibilizados no nosso portal, e podem ser acessados a qualquer momento.
Gestão das Informações e Segurança
Correspondentes Jurídicos, quando contratados diretamente, ou mesmo empresas de tecnologia que apenas aproximam clientes de advogados correspondentes, nem sempre possuem a preocupação com os detalhes e, muitas vezes, acabam não entregando a segurança que as demandas forenses exigem. Prezando em garantir qualidade aos clientes, a DOC9 conta com processos detalhadamente desenhados para certificar segurança aos serviços prestados.
Seguindo no exemplo do fluxo de audiências, a DOC9, sempre que demandada nesse serviço, entra em contato com seus parceiros e repassa todas as recomendações e orientações necessárias, de forma minuciosa. Como lidamos com audiencistas profissionais, que atendem inclusive outras empresas, fazemos questão de nos certificar que os mesmos internalizaram todas as informações, as quais, para fins de consulta posterior, são inseridas em um áudio específico para cada ato, que é enviado por SMS e através de nosso aplicativo, em momentos anteriores ao mesmo.
Todos estes cuidados e preocupações levam a DOC9 a ter o menor índice de problemas do mercado, os quais estão ainda resguardados por um seguro de responsabilidade civil, gerando ainda mais segurança e confiança para nossos clientes, demostrando a robustez de nossa empresa.
Pilares da DOC9
Um dos nossos pilares é justamente a facilidade. Acreditamos em processos qualificados que garantem um dia a dia mais fácil e mais tranquilo para os nossos clientes. E por isso que procuramos facilitar cada dia mais a rotina de cada um deles, alguns dos nossos diferenciais que estão totalmente atrelados a esse pilar são:
Isenção de mensalidade: Não trabalhamos com mensalidade, dessa forma, o cliente só irá pagar pelos serviços que forem solicitados. Não existem parcelas referentes ao nossos sistema operacional, o acesso dele é totalmente gratuito, não existindo limite de acesso, nem sequer limite de visitas.
Cobrança centralizada e sempre no mês subsequente: O pagamento das solicitações é unificado, ou seja, não exite o pagamento de diligências avulso, nem sequer o pagamento de diligências antecipadas, todas as diligências são centralizadas e pagas sempre no mês subsequente da entrega do serviço. E além disso, possuímos recibos e extratos que podem ser personalizados de acordo com a necessidade do cliente;
Gerente de contas para contato direto: Cada cliente possui um gerente de contas DOC9, que tem como objetivo ser a principal fonte de contato e está sempre disponível para dúvidas, auxílios e questionamentos. Os nossos gerentes de contas são aptos para auxílio e treinamento dos nossos clientes, são responsáveis pelo crescimento do negócio junto com a DOC9.
Equipe de atendimento via Helpdesk: Possuímos uma equipe destinada a atendimentos via Helpdesk, antecipando prazos de solicitações, quando necessário, bem como contato para soluções de problemas das mesmas. Essa equipe está disponível das 8:30 até as 18:00 de segunda-feira a sexta-feira.
Abertura de solicitações via planilha quando necessário: Além de solicitar diretamente pelo nosso portal, nossos clientes também podem requerer quaisquer diligências por planilha em excel, o que minimiza o tempo dedicado a abertura de solicitações.
App de geolocalização de parceiros: No ano de 2017, desenvolvemos um aplicativo de geolocalização com o objetivo de auxiliar a nossa equipe na cobrança dos parceiros. Através do app, que pode ser usado inclusive por clientes, podemos consultar a localização do audiencista, realizar controle via check-in nos fóruns, além de inserir documentos e atas, dando mais celeridade ao processo. A grande vantagem do aplicativo é permitir a mobilidade e o acesso às informações das diligências em qualquer lugar. Com o aplicativo, os nossos advogados correspondentes podem acessar as informações das diligências a qualquer momento, garantindo que tudo saia conforme o esperado.
O nosso segundo pilar é a Segurança. Conhecemos muito bem o nosso mercado e sabemos que um passo errado pode botar um processo a perder. Por isso, acreditamos que a segurança é essencial para uma entrega excepcional, alguns dos nossos diferenciais que estão totalmente atrelados a esse pilar são:
Corpo jurídico com amplo respaldo técnico: Possuímos uma equipe composta por profissionais especializados nas áreas de atuação, bem como processos de reciclagem de conhecimentos jurídicos aos colaboradores que são executados semestralmente com a nossa equipe.
Seguro de responsabilidade civil: Para casos de erros fatais cometidos por Advogados Correspondentes, possuímos uma cobertura de até R$ 200.000,00, e, em contrapartida, o nosso índice de erros performa abaixo de 0,004%.
Processos estruturados: Trabalhamos com processos estruturados e padronizados, tanto para as tarefas rotineiras quanto para casos emergenciais.
Gestão de parceiros: Possuímos uma área interna totalmente dedicada a gestão da nossa rede de parceiros, trabalhando com captação ativa, onde os parceiros são selecionados por competências. Realizamos treinamentos iniciais e de reciclagem via videoconferências.
Ranking de Advogados Correspondentes: Para garantir a qualidade e a padronização dos nossos advogados correspondentes, possuímos um processo de Ranqueamento da nossa rede de Advogados Correspondentes. Nesse processo, avaliamos os nossos parceiros pelas diligências por eles executadas. Os Advogados Correspondentes que possuem notas abaixo do esperado passam por um processo rigoroso de treinamento e caso não melhorem a atuação, acabam sendo substituídos.
Auditoria de solicitações: Trabalhamos com uma área totalmente dedicada a auditoria das solicitações, realizando a conferência de todas as demandas realizadas pela DOC9.
Gestão da qualidade: Trabalhamos constantemente objetivando cumprir com a nossa proposta. Por isso, possuímos na nossa cultura o foco e a gestão dedicada a qualidade dos nossos processos. Além dos processos estruturados, dispomos de meios de controle intermediário e de meios de controle final, para cada tipo de serviço que entregamos.
Orientações via áudio: As informações dadas aos audiencistas são repassadas via áudio para a nossa equipe, priorizando a facilidade e a melhor forma de absorção dos nossos parceiros correspondentes.
O nosso terceiro pilar em questão é a Qualidade. Acreditamos que esse pilar é responsável por um dos nossos principais valores, que é impressionar o cliente, alguns dos nossos diferenciais que estão totalmente atrelados a esse pilar são:
Envio de atas em até 24h: O envio das atas é realizado em até 24 horas úteis após o ato realizado, já contabilizando o nosso processo de auditoria.
Disponibilidade de dados em até 48h antes da audiência: Disponibilizamos os dados do parceiro audiencista em até 48 horas antes do ato, melhorando a rotina do nosso cliente e permitindo um maior intervalo de tempo para a composição dos documentos.
Consulta processual: Realizamos a consulta processual de todas as solicitações de audiências com o prazo de até D+1, conferindo os dados inseridos no sistema, quando divulgados nos sites dos órgãos.
Integração com correios: Além de todos os pontos acima, possuímos integração com os correios, garantindo entregas céleres e no prazo combinado.
A DOC9 Contribuindo para a Otimização das Rotinas Jurídicas
Este trabalho diferenciado, realizado por nossa organização, resulta na otimização da rotina dos escritórios e setores jurídicos de empresas, que ao repassarem estas demandas para a DOC9, acabam por experimentar a tranquilidade em não ter que gerir mais uma cadeia complexa de parceiros correspondentes, o que demanda não só tempo, mas dinheiro.
Por este e outros motivos é que a DOC9 se desenvolveu de forma tão rápida e quer, pensando sempre no futuro, continuar se reinventando para satisfazer ainda mais àqueles com quem se relaciona, cumprindo seu papel fundamental, sua missão.