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Como contratar um software de Gestão
Conhecer a forma como os fabricantes de Software de Gestão comercializam seus sistemas é de suma importância para qualquer empresa ou profissional que busca conhecimento sobre SOFTWARE DE GESTÃO.
Licença de Uso (LU) ou Cessão de Direito de Uso (CDU) do software
Manutenção do Software de Gestão
Suporte do Software de Gestão
Evolução Tecnológica do SOFTWARE DE GESTÃO
Instalação do Software de Gestão
Implantação do Software de Gestão
Gestão de Projetos de Implantação do Software de Gestão
Translado/Deslocamento
Customização do Software de Gestão
Um projeto de aquisição de SOFTWARE DE GESTÃO contém, em sua grande maioria, as seguintes divisões:
Licença de Uso (LU) ou Cessão de Direito de Uso (CDU):
Para utilizar um Software de Gestão é necessário que a empresa adquira as licenças de utilização ou, de uso. Esta licença permitirá que os usuários acessem o SOFTWARE DE GESTÃO.
Existem modalidades de vendas unitárias (por módulo, ou completa, esta ao SOFTWARE DE GESTÃO todo, independente do módulo) e também modalidades que permitem acesso ilimitado e a todos os módulos do SOFTWARE DE GESTÃO, utilizando como métrica o faturamento da empresa e sobre ele aplicando-se um fator (%).
Existem também outras formas de contratação, onde não é necessária a aquisição, e sim assinatura ou aluguel.
Na modalidade aluguel, não existe a aquisição da CDU e o valor cobrado gira em torno da fração de 24 a 36, sendo que neste cálculo, o valor mensal do aluguel em 24 a 36 meses chega-se ao preço da aquisição da Licença de Uso. Na modalidade aluguel alguns benefícios fiscais de amortização do bem patrimonial não são permitidos, pois não existe pela empresa a ativação do bem.
A assinatura de Software de Gestão é uma modalidade de comercialização relativamente nova, muito aderente para SOFTWARE DE GESTÃO com estrutura via WEB (acesso pela internet) e com foco nas pequenas empresas.
Para que a empresa continue a utilizar o SOFTWARE DE GESTÃO, as empresas de TI cobram uma taxa de manutenção, que representa geralmente algo em torno de 20% a 45% (anual) do valor da licença de uso adquirida.
Por exemplo; se a CDU tem o preço de $1.000,00 / aquisição, o valor de manutenção anual, será em torno de $ 200,00 a $ 450,00 por ano, em torno de $ 16,6 a $ 37,5 mensais.
A manutenção é um valor que deve estar contemplado no orçamento da empresa que optará por um Software de Gestão.
Quando a empresa iniciar a utilização do SOFTWARE DE GESTÃO, seus funcionários necessitarão de apoio para dúvidas e aplicações de pacotes de melhoria/correção.
As empresas de TI (fabricantes de SOFTWARE DE GESTÃO) oferecem o serviço de suporte, que hoje pode ser via telefone, portal (internet) e outros meios de comunicação instantânea, tais como MSN, Skype e demais.
Ainda sobre o suporte, as empresas de TI também oferecem suporte diferenciado, algo num estilo mais "Premium" focando atendimento mais personalizado.
Evolução Tecnológica:
O Software de Gestão é alvo de atualizações e inovações constantes, seja de melhoria de funcionalidades até de atualizações fiscais, necessárias após anúncio de novas regras tributárias determinadas pelos órgãos fiscais vigentes.
Com direito a Evolução Tecnológica, as empresa tem acesso a novas versões do sistema SOFTWARE DE GESTÃO sem nenhum desembolso financeiro adicional.
A Instalação é quando o sistema, de forma técnica é instalado, na sua forma padrão.
Esta instalação pode ocorrer nos servidores do cliente ou Datacenter especializado, neste caso temos a modalidade Saas, hoje mais conhecida como "Cloud Computing".
A Implantação é calculada com base num escopo determinado no momento de análise de aderência e levantamento de informações.
Também chamado de arquitetura de soluções, onde é feito um estudo prévio, em muitos casos com um detalhamento mais superficial visando avaliar os pontos que o Software de Gestão atende de forma padrão e os pontos que serão customizados.
O escopo de implantação envolve os departamentos e processos/regras de negócio que serão atendidos, variando de acordo com a necessidade.
De uma forma ampla, o levantamento do preço do projeto de implantação é feito com base no volume de horas estimado para a execução do projeto, multiplicado pelo valor da hora cobrado pela empresa fabricante de Software de Gestão ou uma Consultoria especializada, geralmente este valor é um valor de mercado e entre as grandes empresas de TI ele fica aproximado.
No caso de empresa de TI com sistemas mais simples e implantações menores, os preços de valor hora praticados tendem a ser menores.
As empresas de TI quando calculam a quantidade de horas estimadas numa implantação, calculam também as horas necessárias para a atividade de gestão de projetos.
Este profissional, gerente de projetos, é muito importante para que o projeto tenha sucesso e que o escopo seja atendido no prazo acordado e com a qualidade esperada.
Outro ponto importante na atividade de gestão de projetos é a documentação dos processos definidos e implantados, é de suma importância à empresa que visa implantar o Software de Gestão, solicitar a empresa de TI fabricante de SOFTWARE DE GESTÃO ou Consultoria especializada, que já estime a quantidade de horas necessárias para a documentação e inclua no escopo, pois no futuro, esta informação catalogada será essencial para a empresa.
No volume de horas estimado para a implantação, é prática de mercado calcular o número de visitas e com base nisto, adicionar a quantidade de horas que o profissional investirá para se deslocar até a empresa.
Por este motivo, visitas de meio-período tornam-se menos produtivas e mais caras na implantação, pois o translado será o mesmo.
Tudo o que estiver fora do padrão do sistema de gestão empresarial (Software de Gestão), principalmente em regras de negócios e processos, será customizado para atender única e exclusivamente a demanda daquela empresa, neste caso esta necessidade para ser atendida terá um investimento adicional.
Quando a empresa for incluir alguma customização no projeto é importante incluir no escopo, o serviço de suporte a customização, pois depois de implantado o SOFTWARE DE GESTÃO, teremos atualizações quem envolverão o processo que foi customizado, possivelmente poderão acontecer problemas na conversão desta customização, com este serviço de suporte, estes problemas são minimizados e acompanhados pela empresa de TI que o customizou.
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