Sistema ERP o que é e como funciona? - Brascomm
ERP – Facilitando o trânsito de informações na sua empresa!
Receber matérias-primas, gerenciar campanhas de marketing, emitir pagamentos, gerenciar as entregas, pagar impostos, emitir balanços, receber pedidos, emitir boletos… são inúmeros os processos que ocorrem diariamente em uma empresa, geralmente esses processos são os mesmos e variam em escala de acordo com o tamanho da companhia em questão.
Cada um desses processos é encaminhado por um setor distinto dentro da empresa, o que pode causar uma certa lentidão, a partir do momento em que alguma das decisões a serem tomadas depende de informações provenientes de um outro setor.
Como o departamento de compras saberá quais matérias-primas estão em falta? E como o setor fiscal fará o balanço dos impostos sem acesso ao quadro de funcionários? Como o setor de propaganda definirá uma campanha de marketing, sem acesso às médias de venda? É exatamente para encurtar essa distância entre as informações que serve o sistema ERP.
Enterprises Resource Planning (ERP) – ou Planejamento de Recursos Empresariais – é um dos vários sistemas desenvolvidos para dinamizar a vida corporativa e o curso cotidiano de pequenas, médias e grandes corporações. O sistema ERP trazem uma proposta facilitadora, ao integrar dados de diversos setores e organizá-los em um só ambiente, permitindo uma interação entre as informações que circulam em toda a empresa.
Em suma, os ERP's são softwares responsáveis por controlar de forma automática as relações entre os diversos departamentos empresariais, afim de evitar falhas humanas, e, de agilizar os processos e a circulação de informações, tendo todos os dados e registros interligados em um único software, em vez de fornecer um programa individual de gerenciamento para cada departamento.
Como funcionam os sistemas:
O sistema é dividido primariamente em módulos, onde estes correspondem a cada setor da empresa, como por exemplo: Os setores de vendas, compra, estoques, entre outros.
Através da aplicação do software, os dados que circularem no setor de compras influenciaram automaticamente o setor de estoque e vice-versa, por exemplo. Ou seja, ao adquirir uma certa quantidade de matéria-prima, o módulo de estoque é automaticamente atualizado, demonstrando essa nova quantidade, enquanto o setor de compras já é notificado do pagamento que deve fazer.
Quanto mais o sistema for alimentado de informações, mais responsivo e funcional ele se tornará. O efeito prático disso no exemplo tomado acima seria que: ao receber a matéria prima o setor de produção é prontamente notificado e começa a trabalhar o mais rápido possível, sabendo que quando o material atingir estoques mínimos o setor de compras será novamente acionado. Essa automatização surge transformando a cadeia produtiva em um ciclo infinito de interações.
Por meio de customizações do programa de gestão empresarial, as finalidades podem ser ainda mais específicas, oferecendo aos administradores desde um simples balanço a um material fiscal mais elaborado e detalhado. Além de diversos outros números indispensáveis para a manutenção do lucro, como médias de vendas e de produção, tarefas distribuídas entre funcionários e demais estatísticas.
Implementação e mecânica do sistema ERP
Em primeira instância a empresa passará por um período de implementação do sistema onde as informações serão gradativamente inseridas no software.
A partir daí um banco de dados será constituído, deixando disponíveis para os módulos as informações relevantes para seu pleno funcionamento.
Após a implementação e constituição do banco de dados esses sistemas estarão prontos para se adaptar às exigências particulares de cada segmento através de customizações, que tornaram o programa cada vez mais responsivo e automatizado.
É bem verdade que a implementação do sistema ERP precisa de um bom investimento e demandam um longo prazo, mas, se a escolha do modelo for feita de forma cuidadosa, com certeza os resultados serão claramente visíveis. Entre os benefícios da implementação de um ERP estão:
Registro de atividades empresariais: Esses registros tornam mais simples as questões fiscais e burocráticas que envolvem uma corporação.
Comunicação eficiente entre os setores: O uso correto das funcionalidades de um sistema ERP tornará a relação entre os departamentos cada vez mais orgânica e produtiva.
Redução de erros: Além de prevenir equívocos eventuais de funcionários, caso ocorra alguma discrepância, essa será de fácil identificação, por conta dos registros eficientemente organizados.
Redução de despesas: Uma gestão eficiente dos números refletirá no controle de gastos da empresa, evitando por exemplo estoques desnecessários, além da redução de pessoal possibilitada pela implantação de um sistema desse nível.
Fica claro após essas considerações que os sistemas de Enterprise Resource Planning são indispensáveis para um cotidiano mais fluído na gerência da sua empresa, e podem, sem dúvidas, evitar muitos problemas futuros na condução do seu negócio.
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