O gerente de projetos móvel | Stakeholder | Gerenciamento de Projetos
Home Ferramentas O gerente de projetos móvel
As tecnologias e ferramentas que facilitam a mobilidade, quando bem usadas, podem alavancar de forma muito intensa nossa produtividade. Para gerentes de projetos, que estão a todo momento coordenando um grande número de tarefas e pessoas, esta afirmação vale em dobro.
Uma das principais vantagens que deve ser observada ao selecionar ferramentas é a mobilidade que ela oferece. Em outras palavras, o gerente de projetos e a equipe devem conseguir aproveitar esta ferramenta quando estão fora de suas estações de trabalho, de preferência utilizando seus smartphones ou tablets.
Quem vive no mundo real sabe muito bem que adotar ferramentas e tecnologias não é tão simples assim. Resistência das pessoas, incompatibilidade de sistemas, excesso de opções, etc., podem dificultar seu bom aproveitamento.
Para quem quer ter um projeto com maior mobilidade, seguem algumas dicas que ajudarão no processo:
Incluir a mobilidade na seleção inicial de ferramentas
O melhor momento para escolher suas ferramentas é logo no início do projeto. Começar com o pé direito. Qualquer mudança futura significará maior stress para a equipe, risco de problemas e atrasos, etc.
Os melhores sistemas para mobilidade são aqueles que possuem uma interface web e um aplicativo para Android e iOS. Isto permite um acesso completo no navegador de seu computador em qualquer local, além de acesso a várias funcionalidades em seu smartphone.
Tente se adaptar ao que a empresa já usa
Se a organização já usa ferramentas que permitem a mobilidade, pense muito bem antes de querer substituí-las. Será que vale a pena todo o transtorno da mudança?
Muitas vezes vale, mas não caia na armadilha de fazer isso tudo só porque você acha a notificação por e-mail da nova ferramenta mais bonitinha do que a atual. É hora de ser prático e buscar aproveitar os recursos existentes.
Ir além do celular na comunicação
Não se limite à telefonia e e-mail para se comunicar com sua equipe e demais stakeholders. Existem múltiplas ferramentas que, dependendo da situação, podem tornar a comunicação mais rápida e transparente, incluindo Google Hangouts, Whatsapp, Facebook Messenger, Tinder (ups, este não), etc.
Mas, igualmente, não exagere. Ninguém quer ter 5 aplicativos diferentes emitindo notificações em seu smartphone a todo momento. Seja criterioso e seletivo na comunicação, já que a agilidade das ferramentas móveis pode levar à tentação do excesso de comunicação.
Fuja do "shiny new object"
Essa é uma expressão americana que significa "objeto novo e brilhante". Em nosso contexto, representa aquela nova ferramenta que acabaram de lançar e que todos estão usando… e nós ficamos na tentação de adotá-la também, criando mais ruído do que facilitando a comunicação. Quando em falamos em mobilidade, um tema da moda, parece que toda semana há algo novo para testar.
Quando se trata de ferramentas de tecnologia e de mobilidade, sempre devemos estar atualizados, mas também saber ser conservadores. Mudanças nem sempre ajudam seu projeto, e no papel de gerente de projetos, você deve avaliar exatamente quais serão os benefícios. Se não conseguir criar um argumento muito forte para se convencer da troca de ferramenta… esqueça e deixe tudo como está.
A mobilidade também tem consequências nas relações de trabalho. Quando o membro da equipe passa a trabalhar remotamente, e usar ferramentas eletrônicas, isto pode representar um custo de horas extras para o projeto. Não vou aprofundar o tema porque não é minha especialidade, mas o gerente de projetos deve fazer uma consulta ao RH ou Jurídico para saber como suas necessidades e decisões de comunicação e mobilidade podem impactar o custo do projeto.