Home office: guia rápido para implementar na sua empresa
Por Equipe TEC em April 3, 2020
A propagação da COVID-19 tem alterado drasticamente a dinâmica de diversos processos. Nesse contexto, muitas empresas estão aderindo ao home office como uma forma de proteção, a fim de garantir a saúde de seus colaboradores.
Entretanto, para que essa forma de trabalho possa dar certo, os gestores precisam se planejar com cuidado. Um regime de trabalho remoto tem dinâmicas próprias e, portanto, não deve ser pensado da mesma forma que o trabalho presencial.
Se a empresa se preparar corretamente, conseguirá implementar uma nova forma de operar sem correr riscos operacionais. Tudo será feito com baixo aumento dos custos operacionais e a manutenção dos níveis ideais de produtividade. Assim, a empresa poderá enfrentar esse momento difícil sem maiores dificuldades.
Para ajudar você a entender melhor como o home office pode ser eficaz em um cenário desafiador, preparamos este post. Continue a leitura e veja o que pode ser feito para adotar o trabalho remoto com segurança!
O que é o regime de trabalho em home office?
Basicamente, nesse regime, os profissionais trabalham em casa. Ele exige a adoção de ferramentas que possam manter os times integrados mesmo à distância e, além disso, demanda soluções para facilitar o acesso aos dados internos e aplicativos utilizados nas rotinas diárias de cada setor.
O que diz a lei brasileira sobre o tema?
A lei brasileira traz algumas regras para regular o trabalho remoto. O controle de horas, por exemplo, deve seguir as normas da empresa. Portanto, os profissionais devem ficar disponíveis para a empresa de acordo com o que está registrado no contrato de trabalho. É importante manter um controle sobre as horas trabalhadas, inclusive porque o pagamento de horas extras ainda é válido.
Quanto aos equipamentos, é importante verificar o que diz o contrato de trabalho. Em geral, recomenda-se que a empresa forneça computadores para os seus colaboradores. Isso dá maior controle sobre a infraestrutura e evita brechas de segurança ou problemas de produtividade.
Acidentes ainda são de responsabilidade do negócio, caso estejam relacionados às atividades. O pagamento de transporte pode ser limitado, uma vez que o profissional não precisa se deslocar para o trabalho. Já contas domésticas são de responsabilidade do colaborador, a não ser que a empresa opte por arcar com esse custo.
Quais são as vantagens de se trabalhar em home office?
O trabalho remoto pode trazer vários ganhos, caso a empresa se adapte a ele corretamente. Entre os benefícios identificados com mais frequência, podemos apontar:
redução dos custos com transporte;
aumento da flexibilidade operacional;
possibilidade de entregar resultados com mais agilidade;
maior disponibilidade operacional da empresa.
Quais são os maiores desafios que o home office pode trazer?
A implementação do home office pode envolver alguns desafios. Assim como em outras mudanças no ambiente corporativo, a empresa precisa estar preparada. Avaliando os seus fluxos de trabalho e o seu perfil operacional, é possível classificar os pontos de atenção e garantir que os times sejam preparados para lidar com qualquer situação.
Entre os maiores desafios desse modelo de trabalho, nós podemos apontar:
dificuldade de adaptação das equipes à nova rotina;
indisponibilidade da infraestrutura de internet;
falhas na segurança dos dados;
problemas de comunicação entre equipes.
O que fazer para implementar o home office no seu negócio?
Para contornar os desafios que o home office pode trazer e conseguir aproveitar os benefícios, a empresa precisa fazer uma análise completa da sua infraestrutura e das suas rotinas operacionais.
Além disso, é necessário seguir um conjunto de boas práticas, que mitigam riscos e garantem mais agilidade para a adaptação das equipes. Confira, a seguir, algumas ações que podem ser tomadas com esse objetivo!
1. Adote a computação em nuvem
A computação em nuvem é uma das principais tecnologias que surgiram nos últimos anos para quem precisa de mobilidade. Nos ambientes de cloud computing, arquivos podem ser salvos e acessados rapidamente. Já sistemas de TI podem ser executados com alta escalabilidade e disponibilidade.
Por isso, não deixe de investir na nuvem no processo de implementação do home office. Garanta que os arquivos da empresa, sistemas de gestão e demais aplicativos sejam migrados para um bom ambiente de cloud computing. Assim, as suas operações poderão ser mantidas com total segurança.
2. Tenha uma VPN segura
A VPN é um software fundamental para o trabalho remoto. Essa aplicação cria um canal criptografado para envio e recebimento de informações. Desse modo, os usuários podem acessar qualquer recurso sem ter os seus pacotes roubados.
Portanto, não deixe de investir em uma VPN confiável para os seus profissionais. Faça isso acompanhado de mudanças na sua infraestrutura de rede. Desse modo, você pode limitar o acesso aos recursos internos apenas a quem utiliza a VPN, evitando brechas e vazamentos.
3. Forneça opções de comunicação para a equipe
Como apontamos, um dos desafios do home office é manter os times integrados. Mas esse é um ponto que pode ser facilmente contornado: hoje, existem várias soluções de TI para a comunicação remota de qualidade.
Adote aplicativos de videoconferência, troca de mensagens de texto e compartilhamento de arquivos para o seu time. Faça também um reforço na infraestrutura do serviço de e-mail. Aliadas a aplicações de VoIP, essas soluções facilitam a manutenção da integração da equipe e a agilidade na tomada de decisões.
4. Alugue equipamentos de TI
Nem sempre os profissionais têm os equipamentos adequados em casa. Para evitar que eles tenham dificuldades para de adaptação ao novo cenário, não deixe de alugar equipamentos de TI. Essa alternativa reduz as chances de alguém deixar de entregar algo por não ter os recursos necessários.
O aluguel de equipamentos é um modo simples de ter acesso a novas tecnologias sem enfrentar grandes riscos operacionais. Além disso, torna a manutenção e a atualização dos equipamentos mais econômica. Como todos os processos são feitos pelo prestador de serviços, a companhia pode focar em pontos mais relevantes.
5. Foque em resultados
O regime de trabalho remoto traz muita flexibilidade para o ambiente corporativo. Os profissionais poderão atuar em outros horários, por exemplo, o que pode ser visto como uma oportunidade para a empresa mudar a sua cultura operacional e ter mais foco em resultados.
Para dar mais flexibilidade para as suas equipes, foque nas metas. Se o trabalho pode ser executado em vários horários, dê a autonomia para os profissionais se planejarem conforme julgarem necessário. Assim, você poderá manter fluxos de trabalho muito mais dinâmicos.
Os regimes de trabalho remoto já fazem parte do dia a dia de muitas empresas. Eles se tornaram populares por proporcionarem mais flexibilidade e agilidade operacional aos negócios. Além disso, conseguem reduzir custos ao mesmo tempo em que mantêm a produtividade das equipes.
Se a sua empresa está migrando para esse modelo, é importante fazer um bom planejamento. Os times precisam estruturar as suas atividades com o apoio das ferramentas certas. Assim, o home office será implementado rapidamente, sem prejudicar o fluxo de trabalho das equipes e garantindo que a companhia possa manter as suas operações fundamentais.
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