Osvaldo Santiago das Neves
1 PHC Contabilidade CS A execução e o controlo de todas as tarefas contabilísticas da sua empresa ou organização O controlo total das necessidades contabilísticas nas vertentes geral, analítica e orçamental. BUSINESS AT SPEED Visite Ao introduzir a conta, o software faz uma busca incremental pelos números que já digitou. Se introduzir o nº de contribuinte, também efetua a procura da conta respetiva. Destinatários Gabinetes de Contabilidade Departamento Financeiro de qualquer empresa ou organização Solução Contabilidade geral e analítica Controlo orçamental Mapas e obrigações legais Benefícios Fácil de utilizar Totalmente integrado com o restante Software PHC Completo e constantemente atualizado para as novas necessidades legais
2 Principais funcionalidades Possibilidade de separar na contabilidade os campos de Moeda Local e USD, o que permite que sejam sempre calculados de forma diferente. Personalizar a imagem da moeda, tanto a local como uma outra (por exemplo: USD). Contabilidade Geral e Analítica. Bi-moeda na contabilidade. Gestão completa de Centros de Custo. Mapas e listagens pré-definidas. Mapas de Gestão parametrizáveis pelo utilizador Balanço, DR por naturezas ou por funções. Mapas de Gestão por Centros de Custos. Permite escolher as páginas a imprimir, do Mapa em questão. Sistema Multi-Empresa. Exportação dos dados para folha de cálculo. Contabilidade Orçamental. Código do Sistema Contabilístico parametrizável. Especificidades Contabilidade Ao analisar a realidade e as características do mercado Moçambicano e Angolano, a PHC desenvolveu um módulo que permite responder às especificidades e necessidades destes mercados, aumentar a produtividade das empresas e a eficiência dos utilizadores. Bimoeda na Contabilidade Com esta opção, tem a possibilidade de separar na contabilidade os campos de Moeda Local e USD, o que permite que estes sejam sempre calculados de forma diferente. Desta forma já pode: Integrar na contabilidade os valores em Moeda Local e em USD, a partir das Importâncias originais de cada uma das moedas e manter o balanceamento; Consultar toda a contabilidade em qualquer uma das moedas como se fosse a divisa principal; Lançar documentos manuais na contabilidade em qualquer uma das moedas; Editar o câmbio aquando do lançamento do movimento. Imagem da moeda nos ecrãs Com esta aplicação pode personalizar a imagem da moeda que pretende, tanto a moeda local como uma outra (por exemplo: USD), e que fica visível no botão que acompanha os respetivos ecrãs. A visualização correta da imagem ou texto de moeda incluído no botão, permite saber em qualquer documento quais os valores em moeda local ou quais os seus contravalores USD. O botão de moedas encontra-se disponível em todos os ecrãs onde o mesmo é necessário. Num documento contabilístico, pressione o botão de moedas para ver os valores em USD, e pressione novamente para ver os mesmos valores em Kwanzas ou Meticais. O que pensam os utilizadores do Software PHC A Quinta Grande, na qualidade de Assistência Técnica Autorizada aos computadores portáteis TOSHIBA, necessita de ferramentas que permitam uma grande facilidade de adaptação, quer a novos tipos de produtos, quer à frequente implementação de novos processos. Esta maleabilidade do Software PHC, conjugada com o enorme potencial de consulta e análise de dados, permitiu um melhor e mais versátil controlo e adaptação à dinâmica do negócio. Aníbal Pereira, Administrador da Quinta Grande. p. 2
3 Câmbio editável nos Documentos Contabilísticos Com esta opção pode definir o câmbio do movimento contabilístico, podendo o mesmo ser definido no cabeçalho e assim atualizar (ou não) todas as linhas de forma automática. Em alternativa, pode efetuar essa alteração diretamente nas linhas, podendo assim ter câmbios diferentes no mesmo documento. Usar apenas uma Conta de disponibilidade Com esta aplicação pode efetuar a integração dos Recibos de clientes, definindo que para a mesma conta de disponibilidades (o mesmo Banco por exemplo) deve ser criada apenas uma linha única no respetivo movimento contabilístico. Esta opção permite juntar num movimento único, os valores para a mesma conta bancária. Num documento contabilístico é possível registar câmbios diferentes. O módulo PHC Contabilidade CS foi desenhado para controlar informaticamente toda a área da contabilidade, geral ou analítica, de qualquer Empresa, de uma forma simples e prática. Assim, procurou-se desenvolver um programa que entre outras áreas contemple: Processar a contabilidade de quantas empresas diferentes desejar; Em cada diário definir se existe ou não controlo de débito = crédito; Possuir um ficheiro de documentos pré-definidos que evite a repetição dos movimentos; Lançar os documentos de um modo rápido e fácil; Observar no ecrã todos os balancetes e diários que o utilizador desejar; Exportar para folha de cálculo qualquer listagem, balancete, mapa de gestão, etc.; Definir em cada mapa, as contas que quiser, os saldos, o período a que dizem respeito, os campos e, ainda, gravar estas definições para posterior impressão; Além dos mapas normais de gestão, criar os seus próprios mapas, ou seja, tudo o que é normalmente necessário; Introdução rápida e automática de movimentos de gasóleo e outros semelhantes; Abertura de novas contas ou consulta do plano no momento do lançamento, sem ter de interromper a introdução de movimentos; Integração completa com os restantes módulos de Software PHC, nomeadamente o módulo PHC Pessoal CS, podendo integrar recibos de vencimento divididos por estabelecimentos; Controlo e emissão dos mapas recapitulativos, seja de Clientes ou de fornecedores, sem ter de abrir contas para cada entidade; Possuir 17 meses contabilísticos acessíveis a qualquer momento (não tem, nem necessita de qualquer tipo de fecho de mês); Transferir simples e rapidamente, movimentos entre contas; Várias possibilidades de numeração dos diários: automática ou manual, anual ou mensal, (só com indicação do nº do documento, mês e nº do documento ou ainda nº do diário, mês e nº do documento); Emitir e imprimir os livros selados e balancetes do plano de contas (ambos configuráveis pelo utilizador), diários, extratos, etc.; Possibilidade de reconciliação dos movimentos e dos documentos contabilísticos diretamente na aplicação, para os diários, números de lançamento, contas e períodos escolhidos. A partir da ficha da conta pode rapidamente obter um extrato de conta com todos os movimentos e com toda a informação sobre cada um. Este extrato pode ser efetuado entre datas ou apresentando um extrato global (todos os anos) da conta. Pode observar os seus saldos mensais, quer em valor absoluto, quer em gráfico, pode imprimir o que desejar, enfim, toda a análise no mesmo local do programa. p. 3
4 Base de dados de Empresas Em cada empresa vai arquivar toda a sua informação contabilística. Este é um software Multi-Empresa, em que o número de empresas depende apenas do espaço em disco. Ficheiro de Diários Os diários serão os arquivos contabilísticos dos documentos introduzidos. Pode definir em cada diário, se o débito tem de ser obrigatoriamente ou não igual ao crédito e qual o documento Pré-definido para o diário em questão. Pode obter listagens com os campos que desejar ou utilizar os mapas pré-definidos. Todos os diários são definidos pelo utilizador. Lançamentos simples e rápidos O lançamento de documentos é muito simples e rápido, não exigindo ao utilizador quaisquer conhecimentos de informática. A rotina de introdução de documentos foi especialmente desenhada para reduzir ao máximo o tempo de lançamento. Assim, nunca é necessário utilizar o rato para executar movimentos todos os dados são acessíveis a partir do teclado, até consultar o plano de contas e escolher a conta que deseja, pode ser feito só com o teclado. Na introdução também se pode recorrer à duplicação de documentos, que mantém todos os dados iguais ao documento duplicado, à exceção do número de lançamento que é incrementado. Ficheiro de Documentos Em cada diário vai lançar os documentos contabilísticos. Pode interligar documentos pré-definidos com as contas que normalmente movimenta. Cada documento passa a ter um registo no respetivo diário, numerado automatica e sequencialmente. Pode introduzir os movimentos num formato tipo folha de cálculo, permitindo abrir contas, consultar o seu plano de contas, consultar os centros de custo, etc., sem sair desta folha. Tal vai permitir uma grande velocidade no lançamento de todos os documentos contabilísticos e assim poupar o seu valioso tempo disponível. É muito simples obter um balancete por contas, por ordem alfabética ou numérica, só com os saldos acumulados, os do período ou ambos, do mês que quiser, com o saldo total ou a soma de saldos. Concluindo, pode tirar todo o tipo de balancetes com a possibilidade de serem desenhados por si. Movimentos Contabilísticos Cada documento possui diversos movimentos. Aqui define as contas e respetivos valores movimentados. Obtém extratos e evolução anual de qualquer conta a qualquer momento. Informação O objectivo final desta aplicação é fornecer resultados com a informação tratada: Balancetes do plano de contas, por ordem numérica ou alfabética, por graus de contas, por datas, desenháveis pelo utilizador; Diários, por contas, por datas, etc.; Extratos bancários, de uma ou de todas as contas; Mapas de Gestão; Livros Selados desenháveis pelo utilizador; Mapas Recapitulativos de Clientes e fornecedores; Fluxos de Caixa pelo método direto. Documentos pré-definidos e Introdução Rápida Para facilitar e simplificar ao máximo a introdução de movimentos, pode usar os documentos pré-definidos, com as contas que habitualmente se utilizam, os quais simplificam e aumentam significativamente a rapidez de introdução de movimentos. Nestes documentos pré-definidos podem-se definir as contas a lançar no documento e o utilizador apenas tem que introduzir os valores de cada conta; introduzir o valor do documento sendo este distribuído (com percentagens/ fatores) pelas várias contas; ou ter as contas e valores prédefinidos (para lançamentos tipo rendas ou leasings) e, neste caso, o utilizador não tem que digitar nada, exceto o número do documento. Contabilidade em Tempo Real Este software funciona em Tempo Real. Qualquer movimento efetuado, em qualquer altura do ano, é integrado automaticamente sem ter de recorrer a qualquer opção de atualização. Consequentemente, é possível obter um mapa ou balancete, logo após a execução do movimento. Apuramento automático de Resultados Pode apurar ou simular todos os resultados financeiros, correntes, etc., sejam estes finais ou periódicos. O programa salda as contas de custos e proveitos por contrapartida das contas de resultados e imprime o respetivo documento para colocar no dossier da contabilidade. Tem também a possibilidade de efetuar um apuramento de resultados de forma encadeada, ou seja, apurar todos os resultados num único p. 4
5 documento contabilístico. Pode ainda efetuar um apuramento de resultados por centro de custo. Reflexões em cascata Ao efetuar reflexões para a Contabilidade Analítica, o software vai efetuá-las em cascata até ao nível configurado. Seguranças Pode executar seguranças de cada empresa utilizando o sistema de backup do Microsoft SQL Server com toda a sua fiabilidade. Impressão de Livros Selados Além da impressão propriamente dita, que inclusive, pode ser desenhada pelo utilizador, pode imprimir os livros selados em branco, isto é, as folhas numeradas, contendo os dados da empresa, por forma a que sejam autenticadas nas finanças e definir um intervalo de meses para essa impressão. Contabilidade Orçamental Se utilizar a área de Contabilidade Orçamental, a abertura de um orçamento de um determinado ano é simples e prática, podendo abrir a partir do ano anterior e editar em tabela (tipo folha de cálculo). Mapas de Gestão e Controlo O utilizador pode criar os seus próprios mapas, utilizando o editor de mapas PHC, o qual é em tudo semelhante a uma folha de cálculo, onde as fórmulas serão os valores de uma ou mais contas em determinado mês, as quais poderão ser colocadas em qualquer local definido pelo utilizador. Este mapa pode, a qualquer momento, ser observado no ecrã, impresso ou mesmo exportado para uma folha de cálculo. Na configuração dos mapas de gestão é possível: Definir um nome para cada página do mapa; Definir mapas por centros de custos; Definir a impressão na mesma folha se houver espaço; Definir a hipótese de escolher as páginas aquando a impressão. Mapas Recapitulativos Pode obter os Clientes e/ou fornecedores ordenados por valor movimentado, de uma forma muito simples sem ter de abrir as contas, bastando identificar no movimento o número de contribuinte para o mapa recapitulativo. Pode mesmo desenhar o mapa e imprimi-lo ou produzir o ficheiro em formato eletrónico para o entregar em disquete ou via Internet. Integração completa com restante Software PHC Está completamente integrado com o restante Software PHC, nomeadamente faturação, compras, recebimentos, pagamentos, ordenados, amortizações, etc. Os próprios movimentos de tesouraria (depósitos, pagamentos diversos, movimentos de caixa, etc.) podem ficar integrados entre o módulo PHC Contabilidade CS e o módulo PHC Gestão CS. Permite efetuar a integração online de documentos de faturação, recibos de Clientes, compras a fornecedores, pagamentos a fornecedores, talões de depósito, documentos de tesouraria e transferências conta-caixa e conta-conta, ou seja, aquando da gravação do documento no módulo PHC Gestão CS é automaticamente integrado o respetivo documento. Pode mesmo repercutir na tesouraria do módulo Gestão os movimentos de caixa ou bancos, realizados na Contabilidade ou vice-versa. Proteção por nível de acesso e Datas Fechadas Todas as áreas do programa estão protegidas por utilizador. Pode mesmo definir uma data fechada, para trás da qual ninguém (sem o respetivo acesso) pode alterar ou introduzir qualquer movimento. Livros selados Emissão de livros selados, não só no que diz respeito à sua preparação (páginas em branco para serem registadas nas finanças) como à posterior impressão do diário, razão e balancete. Integração de bases de dados exteriores Dirigido a Gabinetes de Contabilidade ou departamentos financeiros de grupos de empresas, esta funcionalidade permite importar os dados dos módulos de Gestão de outras bases de dados para integração na Contabilidade. Com esta funcionalidade pode poupar tempo e trabalho administrativo no lançamento na contabilidade dos movimentos originados na gestão. Reconciliação bancária integrada com o módulo de Gestão Se utilizar a contabilidade integrada com o módulo de Gestão, então a reconciliação bancária executada na Gestão repercutir-se-á automaticamente aqui na Contabilidade. Pode obter mapas ou listagens de movimentos reconciliados ou não reconciliados na Contabilidade. O que pensam os utilizadores do Software PHC Com o Software PHC conseguiu-se automatizar todos os processos internos da organização, obtendo assim uma maior produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente ganhos de eficiência de toda a estrutura, com vantagens acrescidas para os nossos clientes. Dinis Pires, responsável do Convento do Espinheiro. Centros de Custo e Imputação para centros de custo Pode obrigar os movimentos de determinada conta a terem centro de custo. Pode também construir as chaves de imputação (repartição percentual de custos por centros de custos pré-definidos) sem limite de centros de custo destino. Este documento tem como objetivo descrever as funcionalida des do software. Como estão em constante evolução, é possível que as funcionalidades aqui descritas não se mantenham no mesmo formato. Se considerar vital alguma funcionalidade em particular verifique, numa Demonstração do Software, se a mes ma corresponde ao que necessita. p. 5
6 FILMES FORMAÇÃO DOWNLOADS NOTÍCIAS E MUITO MAIS Com o PHC On tem o seu sistema PHC CS completamente atualizado durante o espaço de um ano. Além disso acede a funcionalidades exclusivas e a conteúdos dedicados, como por exemplo o acesso exclusivo ao portal on.phc.pt. Neste portal tem acesso, 24 horas por dia, a filmes de autoformação sobre a utilização do PHC CS, informações de cada nova versão, notícias, novidades, a newsletter semanal idirecto, a revista Directo PHC, entre outros. Tudo para o ajudar a tirar o máximo partido do seu investimento em Software PHC. MAIS INFORMAÇÃO phc.pt/phcon
7 Para saber tudo sobre a PHC, subscreva a idirecto no sítio da internet em Todos os direitos sobre este documento estão reservados. Este documento tem apenas objetivos de informação. A PHC não dá nenhuma garantia, explícita ou implícita, no conteúdo deste documento. A marca PHC é uma marca registada. design p. 7