01/03/2021 Atualizado em 27/09/2021
Uma instituição de ensino superior (IES) precisa lidar com diversos dados que são relevantes para a gestão — educacional, financeira ou administrativa. Sendo assim, surge a necessidade de contar com um software personalizado para gerir todo esse volume de informações.
Um software personalizado ajuda a otimizar os serviços de acordo com a necessidade específica da instituição. Esse é um recurso flexível, que se molda aos processos que já existem, trazendo agilidade e precisão, diferente dos sistemas prontos, que exigem que os usuários se adaptem ao serviço.
Neste artigo, vamos apresentar 8 vantagens de contar com um software personalizado para a sua IES. Confira!
1 1. Boa relação custo-benefício
2 2. Centralização das necessidades
3 3. Diferencial competitivo
4 4. Oportunidade de economia
5 5. Aumento na eficiência dos processos
6 6. Eliminação de recursos desnecessários
7 7. Otimização do atendimento ao aluno
8 8. Agilidade para o processo de matrículas
Uma das principais preocupações relacionadas a esse tema é o tamanho do investimento realizado, pois a relação custo-benefício deve ser analisada com atenção. Investir em um software pronto pode parecer mais barato, mas ele não vai resolver os problemas da maneira como deveria e ainda pode trazer outras complicações.
O software personalizado pode ter um custo mais alto, mas atuará especificamente para atender às necessidades da sua instituição, ou seja, o valor será empregado corretamente. O dinheiro a mais investido é a garantia de que você está pagando pela solução que trará mais benefícios.
2. Centralização das necessidades
Outra vantagem está na centralização dos processos da instituição, pois todas as informações podem ser controladas em um único espaço. Desse modo, é normal otimizar os serviços, minimizar os erros e evitar desencontros de informação. Isso ainda traz mais facilidade para coordenar os fluxos de trabalho e manter tudo em ordem.
Com a centralização, as tarefas são distribuídas com agilidade, o que facilita o acompanhamento de diversos dados relevantes para a gestão da IES. Dessa forma, é possível alcançar resultados melhores em diversos processos, como matrículas, finanças e dados cadastrais dos estudantes.
Muitas instituições de ensino superior utilizam sistemas para gerenciar seus dados e informações mais importantes, entretanto, nem todas contam com uma solução personalizada. Isso indica que os processos ocorrem de forma semelhante nesses locais, não havendo elementos de destaque.
Ao contar com uma ferramenta personalizada, sua IES terá um diferencial competitivo, se destacando entre os concorrentes. Esse elemento pode ser rapidamente notado pelos estudantes, que verão como o processo de matrícula e outras burocracias se tornam mais ágeis e eficientes com essa solução.
4. Oportunidade de economia
Em um primeiro momento, a contratação de um software personalizado pode parecer um investimento muito custoso, mas no longo prazo, ela ajuda a trazer economia para a IES. Com essa solução, a instituição não precisa investir em outros programas informatizados para realizar os procedimentos. Assim, é possível reduzir os custos com licenças de softwares e fechar apenas um contrato.
Além disso, com o uso do sistema, é normal que a instituição diminua os erros operacionais, o que evita a perda de dinheiro e o trabalho dobrado dos colaboradores. Há ainda menos tempo desperdiçado com a correção de processos e informações que se perderam entre os setores, portanto, os recursos financeiros serão utilizados de modo mais inteligente, gerando economia.
5. Aumento na eficiência dos processos
Ter uma ferramenta informatizada para cuidar dos processos da IES é uma forma de conectar os dados e facilitar o trabalho de todos os profissionais envolvidos. Isso acontece porque o sistema permite a integração entre os setores, simplificando o compartilhamento de informações entre eles.
Dessa forma, a comunicação entre os setores é otimizada, o que ajuda a acelerar os processos e trazer mais qualidade para a instituição. Ao colocar uma informação no sistema, todos que precisam dela podem acessar esses dados, não sendo necessário um contato direto ou uma conversa entre as partes.
Isso facilita a diminuição dos ruídos de comunicação, além de aumentar a efetividade dos procedimentos. Se um aluno faz a matrícula, por exemplo, seus dados estarão disponíveis automaticamente para o setor financeiro, facilitando atividades como cobrança e envio de boletos.
6. Eliminação de recursos desnecessários
Os softwares comuns vêm com um grande número de funcionalidades que podem não ser necessárias para a sua realidade. Esses itens acabam não sendo utilizados, e mais atrapalham do que ajudam, afinal, a instituição está pagando pelo valor desses serviços que não serão úteis.
Ao contar com um sistema personalizado, esse problema não ocorre. A IES é capaz de escolher quais serviços serão contratados, de acordo com a necessidade e a realidade. Desse modo, ela paga apenas pelo que será utilizado. Isso reduz os custos e torna a solução mais simples de ser manuseada, favorecendo o trabalho.
7. Otimização do atendimento ao aluno
O atendimento ao aluno é um dos setores mais importantes de uma IES, pois ajuda a estreitar os laços com a instituição e aumentar o engajamento. Com um sistema automatizado diversas informações e atividades necessárias para os estudantes podem ser resolvidas de forma ágil e eficiente.
Por meio do sistema, eles podem acompanhar o desempenho acadêmico, receber materiais pedagógicos, registrar comunicações com a IES e resolver problemas burocráticos de forma online. Esses elementos facilitam a vida do aluno, que não precisa ir até o local para resolver essas questões, tendo mais tempo para estudar e fazer outras atividades.
8. Agilidade para o processo de matrículas
O processo de matrículas pode ser uma atividade demorada e cheia de complicações para estudantes e instituições. Contar com um sistema automatizado é uma forma de reduzir esses incômodos, dando mais comodidade para os alunos e funcionários.
Desse modo, os documentos podem ser entregues de forma digitalizada, não há filas de espera para atendimento, as informações ficam salvas no sistema e podem ser acessadas com facilidade no futuro. Além dos benefícios durante a matrícula, a instituição terá mais facilidade para resolver problemas, pois terá os dados em mãos rapidamente.
Neste artigo, mostramos as principais vantagens de contratar com um software personalizado para a sua instituição. Essa é uma solução que vai trazer mais agilidade e eficiência para os processos, contribuindo para que o serviço se torne um diferencial. Vale a pena buscar a melhor ferramenta para a sua realidade e possibilitar esse diferencial competitivo.
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