Saiba como organizar sua agenda de tarefas diárias e veja 10 aplicativos para gerir suas atividades e deixar seu dia mais produtivo
Seja no trabalho remoto ou no escritório, estamos sempre buscando formas de sermos mais produtivos. Esse objetivo só é alcançado quando temos planejamento e organização. Caso contrário, a desordem prejudica nosso desempenho e ficamos cada vez mais distantes de atingir os resultados desejados.
Uma boa forma de começar um planejamento é com a organização de tarefas diárias. Manter e gerir uma agenda com todas as atividades a ser realizadas durante o dia é um primeiro passo para a conclusão de cada etapa de um grande projeto.
Entretanto, nem todos conseguem ser organizados como gostariam. E isso, além de prejudicar a produtividade, causa frustração. Se esse é o seu caso, estamos aqui para ajudar.
Continue conosco para entender como organizar sua agenda de tarefas diárias passo a passo e também conferir uma lista de aplicativos que ajudam nessa gestão!
A organização das tarefas diárias proporciona maior controle sobre tudo o que deve ser feito e aumenta a produtividade ao longo de um dia de trabalho. Para isso, você pode tanto usar uma tradicional agenda de papel ou recorrer a aplicativos. O que não pode faltar é empenho e dedicação.
Um dos métodos mais eficientes para não esquecer nenhuma tarefa é manter um checklist com sua lista de tarefas diárias e tudo o que deve ser feito ao longo do dia. Assim, é possível manter o tão desejado controle sobre suas atividades.
A partir do momento em que todas as atividades forem registradas, é possível definir quais são prioritárias, o que é urgente e aquilo que pode ser deixado para mais tarde.
A definição de prioridades para cada tarefa fica ainda mais fácil quando recorremos às técnicas de produtividade.
Uma das grandes dificuldades para desempenhar todas as atividades da melhor forma possível é a crença de que ser multitarefas é um bom caminho.
Pelo contrário, evite fazer várias coisas ao mesmo tempo. Dessa forma, você não se dedica como deveria a cada tarefa e tende a perder o controle sobre tudo o que deve ser feito.
A melhor estratégia é estabelecer prazos para cada tarefa, definir prioridades e colocá-las em ordem.
Assim, você consegue se dedicar exclusivamente e com todo o foco que cada uma dessas atividades exige, aumentando sua produtividade e a qualidade de suas entregas.
Aumentar a produtividade não quer dizer passar mais tempo trabalhando, mas sim ser mais eficiente durante o período dedicado a uma tarefa.
Se passamos várias horas executando uma mesma tarefa, há tendência clara de nos cansarmos. Consequentemente, o ritmo cai e a produtividade já não é a mesma.
Para que isso não ocorra, as principais técnicas de produtividade, como a Técnica Pomodoro, indicam que devem ser planejados períodos de descanso ao longo do dia. Dessa forma, o cérebro não se cansa rapidamente, e conseguirmos ser produtivos mesmo depois de várias horas de trabalho.
Portanto, ao organizar sua agenda de tarefas diárias, não se esqueça de prever períodos de descanso entre cada atividade.
Além de relacionar todas as atividades individuais, a organização de uma rotina diária precisa incluir o tempo a ser gasto com reuniões e com checagem e respostas de e-mails.
Ainda que você não precise dedicar um longo período a responder mensagens, é importante reservar um tempo para cada atividade a ser realizada ao longo do dia.
Assim, você diminui a chance de que faltem alguns minutos no fim do dia para concluir todas as tarefas que havia planejado.
Antigamente, era comum usarmos agendas em papel para organizar todas as tarefas que deveríamos fazer ao longo de uma semana ou mês. Não há problemas se você ainda prefere gerir sua rotina dessa forma. Contudo, diversos recursos digitais podem otimizar a gestão de sua tarefas.
Com as ferramentas disponíveis atualmente, é possível mensurar o tempo gasto com cada atividade, programar alertas para entrega de tarefas, anexar documento e ter anotações mais completas sobre cada atividade que precisa ser feita.
E uma das grandes vantagens é a possibilidade de ter acesso a tudo isso a qualquer momento, a partir de qualquer lugar. Basta ter acesso a um computador ou um dispositivo móvel, como seu smartphone.
Quer saber quais ferramentas podem ajudar na automatização da gestão de tarefas? Confira, logo abaixo, uma relação de aplicativos para organização de atividades diárias!
A organização da rotina diária fica mais fácil quando usamos ferramentas desenvolvidas justamente para nos ajudar nessa missão. A seguir, relacionamos aplicativos que auxiliam tanto individualmente quanto equipes que precisam distribuir tarefas e identificar a melhor forma de colaborar.
O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos com estrutura baseada no kanban, uma metodologia ágil de gestão de fluxos de trabalho que foi criada no Japão.
As tarefas são apresentadas em quadros. Por meio deles, o Trello informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo está em um processo.
Para visualização e organização de tarefas diárias, a interface colorida e intuitiva do Trello é uma ótima opção. A ferramenta permite:
Toda essa flexibilidade em como usar o Trello o tornam uma ótima ferramenta de organização para você ou sua equipe inteira. Além desses recursos disponíveis na versão gratuita, as versões pagas do Trello permitem o uso de “power-ups” e automações.