Como melhorar a comunicação interna do seu time? >
Como melhorar a comunicação interna do seu time?
A comunicação interna é um desafio para muitas empresas, mesmo em um mundo hiperconectado. Veja dicas para melhorar a comunicação com o seu time aqui
A comunicação interna é um grande desafio a ser enfrentado pelas empresas. Embora estejamos vivendo em uma era hiperconectada, ainda há muito o que ajustar em relação a isso nas organizações. A falta de diálogo e, até mesmo, o excesso de informações, prejudica o desenvolvimento dos processos bem como o relacionamento da equipe.
Logo, com a pandemia do COVID-19, o tema foi ainda mais discutido. Afinal, se já era difícil manter uma comunicação efetiva com todos trabalhando presencialmente, que dirá em tempos de home office. Uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje), chamada "Desafios da covid-19 para a comunicação organizacional", com 86 organizações em março de 2020, apontou dados interessantes sobre o tema.
Em resumo, a comunicação interna foi citada como um desafio por 83% das empresas, seguido pela gestão de crises e riscos (71%) e eventos (70%). Entretanto, a pandemia só levou à superfície os gargalos de comunicação que já existiam nas empresas em geral. Neste conteúdo, entenda a importância e os principais sinais de falhas na comunicação interna das organizações. Veja também algumas dicas sobre o assunto para aplicar na sua empresa.
A importância da comunicação interna em um negócio
A palavra comunicação vem do latim e significa compartilhar entre todos. Afinal, para cumprir uma meta ou realizar qualquer tarefa na empresa é preciso entender e compreender não somente o que precisa ser feito, como também o porquê e os resultados esperados de cada ação. Porém, a importância da comunicação interna vai muito além desse aspecto. Assim, os líderes têm papel essencial no desenvolvimento da soft skill de comunicação. Portanto, deve partir deles a iniciativa de identificar e analisar os gargalos, a partir de alguns sinais que apontaremos a seguir.
Sinais de problemas na comunicação interna
Acima de tudo, os problemas de comunicação interna não estão restritos apenas ao fato de um colaborador falar "x" e o outro entender "y". Em síntese, quando uma empresa sofre com problemas de comunicação, ela emite alguns sinais, como:
atrasos recorrentes nas entregas;
falta de colaboração entre as equipes e profissionais individualistas;
os colaboradores sentem-se perdidos quanto às demandas e prioridades;
presença de desmotivação e insegurança, para expor as ideias;
insegurança para expor suas opiniões e ideias;
inconsistência na entrega das atividades.
Como melhorar a comunicação do seu time?
Assim, veja aqui algumas dicas de como melhorar a comunicação interna entre o time.
1. Escolher os canais corretos de interação
Para que a comunicação flua, todos precisam estar na mesma página. Em outras palavras, estabeleça canais de comunicação interna eficientes e acessíveis a todos.
2. Investigar e eliminar os ruídos
Para eliminar os ruídos de comunicação, é importante saber onde eles começaram, tentar identificar padrões de comportamento e entender as diferentes visões que os colaboradores possam ter da mesma atividade.
3. Saber realizar e receber Feedbacks
Nesse contexto, o feedback é importante para o desenvolvimento pessoal de cada colaborador e da equipe como um todo. Ou seja, líderes e colaboradores precisam estar abertos para ouvir e atuar em colaboração com o time, que precisa ser informado da importância do processo de feedback e, os resultados, acompanhados.
4. Delegar atividades de forma clara
Delegue de forma clara e assegure-se que a informação foi repassada corretamente. Uma dica básica é pedir para os colaboradores repetirem o que lhes foi repassado. Pode parecer algo simples, mas que faz toda a diferença no cumprimento das atividades, uma vez que isso pode evitar refações desnecessárias, por exemplo.
5. Ouvir e estimular o diálogo entre os colaboradores
Nem sempre os gestores estão cientes de tudo o que acontece em cada ponta dos processos da empresa. Nesse sentido, ouvir os colaboradores e promover o diálogo entre eles ajuda no levantamento dos principais pontos de melhoria quanto à comunicação interna. Acima de tudo, demonstre interesse e atenção pelo que é exposto pelo colaborador e deixe que ele fale livremente.
6. Mensurar os resultados da comunicação
A melhor maneira de realizar este acompanhamento é mensurando os resultados das ações, de maneira quantitativa. Analise alguns processos, como:
percentual de atrasos nas entregas e/ou cumprimento dos prazos;
número de retorno de conflitos interpessoais em um espaço de tempo;
tempo médio gasto para a realização de atividades.
7. Ter uma rotina clara de acompanhamento
Crie uma rotina de acompanhamento. Dependendo do tipo de negócio, pode ser algo diário, semanal ou quinzenal. Porém, o mais importante é acompanhar, periodicamente, a equipe e as entregas realizadas pelo time. É importante que esses momentos sejam contextualizados e, os colaboradores, informados com antecedência. A ferramenta Google Agenda pode ajudar neste processo.
8. Incentivar atividades que reúnam a equipe
Nesse sentido, passamos mais tempo com os nossos colegas de trabalho do que com a nossa própria família. Assim, como forma de melhorar a comunicação interna e o engajamento, deve-se promover encontros em outros contextos que não sejam apenas organizacionais. Em síntese, treinamentos que incluam dinâmicas de grupo também são bem-vindos, pois promovem a integração e sinergia entre os colaboradores.
9. Entender que erros acontecem e são oportunidades de aprendizado
Nada de caça às bruxas. Erros acontecem e devemos aprender com eles. De fato, é importante encontrar a raiz do gargalo e resolvê-lo, porém, de nada adianta gastar tempo e energia procurando culpados. Assim, ao sinal de algum problema de comunicação interna, identifique o surgimento do gargalo, a motivação e busque formas, junto aos funcionários, para uma melhor resolução.
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