Raíssa Malheiro Madureira
1 Portal de Fornecedores Não-Revenda Introdução ao Portal e Requisitos Técnicos Consulte nesta orientação os processos iniciais para cadastro e acesso ao Portal de Fornecedores Não Revenda assim como os requisitos técnicos mandatórios para garantir o funcionamento do Portal no ambiente de trabalho de sua empresa. 1 Manuais de Operação e Procedimentos
2 Sumário 1. Introdução ao Portal Fornecedores Não-Revenda Sou Fornecedor Walmart mas nunca acessei o Portal de Fornecedores Futuro Fornecedor: pré-cadastro criado pelo próprio fornecedor no Portal Futuro Fornecedor: pré-cadastro criado pelo comprador Walmart Futuro fornecedor: recebi um convite para participar de uma cotação Fornecedor Venceu uma Cotação de Preços: Procedimentos Iniciais Síntese de Documentos de Suporte Disponíveis no Portal de Fornecedores Não Revenda Requisitos Técnicos M a n u a l 1 P á g i n a 2 de 14
3 1. Introdução ao Portal Fornecedores Não-Revenda O Walmart disponibilizou aos seus parceiros fornecedores um novo Portal para Relacionamento de Fornecedores Não-Revenda. Com a implantação do novo Portal Fornecedores Não-Revenda, o Walmart otimiza a gestão de toda a cadeia de suprimentos através de uma ferramenta robusta que permite a gestão, acompanhamento e controle de todas as atividades relativas ao processo de compras Não- Revenda, desde a etapa de negociação até o faturamento. Por meio do Portal, os Fornecedores terão acesso a uma série de informações, tais como responder solicitações de cotação do Walmart, recebimento e acompanhamento dos pedidos de compra emitidos, entre outras funcionalidades as quais permitirão maior agilidade e precisão para a cadeia de compras assim como o estreitamento do relacionamento com o Walmart. Leia com atenção esta orientação introdutória e TODOS os manuais de instrução ANTES de efetuar qualquer acesso ao Portal de forma a minimizar dúvidas sobre os procedimentos (ver lista de materiais disponíveis no tópico 2). No caso de dúvidas sobre acesso, entre em contato com o Walmart através da Central de Atendimento a Fornecedores. M a n u a l 1 P á g i n a 3 de 14
4 Para ter acesso ao Portal é fundamental que você receba um usuário e senha de acesso. Para se tornar um fornecedor do Walmart, inicialmente será necessário efetuar um Pré-cadastro - o qual pode feito no próprio site do Portal ou criado pelo comprador Walmart. Este pré-cadastro deve ser aceito pelo comprador Walmart para que o fornecedor potencial possa ser incluído em cotações de preço. Caso seja convidado a participar de uma cotação, o fornecedor potencial receberá um usuário/tenha temporário com permissão a tão somente responder à cotação de preços. Posteriormente, ao vencer uma cotação de preço, o fornecedor receberá um usuário/senha provisório com o qual poderá criar usuários definitivos, complementar seus dados cadastrais e submeter documentos comprobatórios exigidos pelo Walmart. Somente após estes procedimentos o fornecedor será considerado efetivo e apto a receber pedidos de compra e efetuar faturamentos contra o Walmart. Os fornecedores já ativos no Walmart mas que nunca acessaram o Portal de Fornecedores são um caso especial - ver adiante. Verifique qual das situações abaixo representa o seu status como fornecedor e siga os procedimentos indicados nas próximas páginas. 1.1 Sou Fornecedor Walmart mas nunca acessei o Portal de Fornecedores 1.2 Futuro Fornecedor: pré-cadastro criado pelo próprio fornecedor no Portal 1.3 Futuro Fornecedor: pré-cadastro criado pelo comprador Walmart 1.4 Futuro fornecedor: recebi um convite para participar de uma cotação 1.5 Fornecedor Venceu uma Cotação de Preços: Procedimentos Iniciais M a n u a l 1 P á g i n a 4 de 14
5 CONCEITOS IMPORTANTES A RESPEITO DE FORNECEDORES COM DIFERENTES EMPRESAS E FILIAIS No Portal de Fornecedores Não Revenda cada unidade de um fornecedor, sejam empresas ou filiais, receberá um código específico de fornecedor. Exemplo: um fornecedor possui 5 unidades, sendo 2 diferentes empresas. A segunda empresa possui sua matriz e 3 outras filiais. Note que o número de CNPJ de cada unidade é diferente. EMPRESA 1: CNPJ / EMPRESA 2: CNPJ / Filial 1: CNPJ / Filial 2: CNPJ / Filial 3: CNPJ / Desta forma, PARA CADA UNIDADE QUE VENHA E EMITIR FATURAMENTOS CONTRA O WALMART deverá ser criado um código de fornecedor. Todos os procedimentos descritos nos manuais relativos a criação de pré-cadastro, recebimento de usuário/senha provisório, auto-registro, gestão de usuários, complementação de cadastro e submissão de documentos comprobatórios DEVERÃO SER REALIZADOS PARA CADA UMA DAS UNIDADES existentes no fornecedor. Atenção! mesmo que uma Matriz ( / ) seja um fornecedor ativo e já esteja efetuando faturamento conta o Walmart há alguns meses, para que outra empresa, ou ainda, qualquer outra filial da mesma empresa venha a fornecer para o Walmart, esta unidade deverá seguir todos os procedimentos de acesso e cadastro como um novo fornecedor. M a n u a l 1 P á g i n a 5 de 14
6 1.1. Sou Fornecedor Walmart mas nunca acessei o Portal de Fornecedores Caso você já seja um fornecedor ativo do Walmart, ou seja, caso já tenha efetuado faturamentos contra o Walmart mas nunca acessou o Portal de Fornecedores Não Revenda será necessário inicialmente receber um usuário/senha provisório para que você possa criar usuários de acesso definitivos e também será obrigatório complementar e/ou corrigir seus dados cadastrais. Somente após estes procedimentos você poderá participar de cotações de preço, receber/acompanhar Pedidos de Compra e efetuar faturamentos contra o Walmart através do Portal de Fornecedores. Atenção! a partir da implantação do Portal de Fornecedores, qualquer faturamento contra o Walmart somente poderá ser efetuado após o recebimento de um Pedido de Compras aprovado pelo Walmart. Em suas Notas Fiscais (DANFE, etc) deverá sempre ser mencionado o número do Pedido de Compras ao qual se refere a Nota Fiscal. Os dados tais como quantidades, preços, impostos, códigos de serviço (CNAE) de suas Notas Fiscais serão validados contra os pedidos de compra aprovados e, em caso de divergência, o recebimento de suas Notas Fiscais será rejeitado. Inicialmente você deve entrar em contato com seu comprador Não Revenda Walmart para que o mesmo solicite a atualização de seu , pessoa de contato e telefone. Após esta atualização você receberá um com um usuário/senha provisório e seguir os procedimentos descritos nos tópico 1.5 (como um fornecedor vencedor de cotação). Estes procedimentos estão descritos detalhadamente nos manuais disponibilizados no Portal de Fornecedores Não Revenda. M a n u a l 1 P á g i n a 6 de 14
7 1.2. Futuro Fornecedor: pré-cadastro criado pelo próprio fornecedor no Portal de Fornecedores Não Revenda Se você tem interesse em se tornar um fornecedor do Walmart, você pode efetuar um pré-cadastro através do Portal de forma a participar de futuras negociações. Após finalizar este pré-cadastro você receberá um informativo indicando o seu número de protocolo relativo ao seu pré-cadastro. Este número de protocolo pode ser utilizado para que você altere seus dados de pré-cadastro caso seja necessário. Atenção! a criação do pré-cadastro (mesmo com o número de protocolo informado) não significa que você irá participar de cotações de preço e negociações junto ao Walmart. Seu Pré-cadastro ficará disponível no sistema e caso o comprador tenha interesse, ele irá confirmar o ACEITE de seu précadastro no sistema neste caso você receberá um segundo informativo com a notificação apenas do aceite. Somente após o aceite do comprador, ele poderá avaliar a inclusão ou não de sua empresa em solicitação de cotações e negociações futuras conforme a necessidade. Posteriormente, caso sua empresa seja incluída numa cotação, você receberá outro código de usuário/senha temporário com permissão restrita a somente responder à cotação (ler abaixo o tópico 1.4). M a n u a l 1 P á g i n a 7 de 14
8 1.3. Futuro Fornecedor: pré-cadastro do fornecedor criado pelo comprador Walmart Caso julgue necessário, o comprador Walmart tem a opção de criar o pré-cadastro de sua empresa no sistema. Neste caso você receberá um informativo indicando o seu número de protocolo relativo ao seu pré-cadastro criado pelo comprador. Este número de protocolo pode ser utilizado para que você altere seus dados de pré-cadastro caso seja solicitado. O comprador também irá realizar o ACEITE de pré-cadastro (efetuado por ele) e você também receberá um segundo informativo com a notificação do aceite. Atenção! também neste caso, a criação do pré-cadastro (mesmo com o número de protocolo informado) não significa que sua empresa irá participar de cotações de preço e negociações junto ao Walmart. Posteriormente, caso você seja incluído numa cotação, você receberá um outro código de usuário/senha temporário com permissão restrita a somente responder à cotação (ler abaixo o tópico 1.4). M a n u a l 1 P á g i n a 8 de 14
9 1.4. Futuro fornecedor: recebe um convite para participar de um processo de Cotação (Solicitação de Cotação) Caso você ainda não seja um fornecedor do Walmart, você poderá receber um convite a participar de uma cotação de preços. Você receberá três comunicações: (1) um relativo ao convite para participar do processo de cotação, (2) outro contendo seu código de usuário temporário e (3) um com a senha de acesso. Este usuário é temporário o qual possibilitará seu acesso ao Portal com restrição para somente rejeitar ou criar lances para a cotação solicitada. Note que nesta situação, o seu código de usuário para acesso ao Portal é também o seu código de fornecedor temporário, denominado internamente no Walmart como fornecedor proponente - que possui usuário temporário. Por padrão, o código de acesso ao Portal para fornecedores proponentes inicia com , por exemplo: Para orientações e procedimentos relativos a como utilizar o Portal para poder responder à cotação, acesse o manual de procedimento 4.Responder a uma Solicitação de Cotação disponível no Portal de Fornecedores Não Revenda. Atenção! para responder à cotação você NÃO DEVERÁ utilizar o número de protocolo de pré-cadastro informado nas comunicações anteriores. Caso você seja o proponente vencedor da cotação, será necessário complementar seus dados cadastrais assim como fornecer documentos comprobatórios. Estes dados e documentos serão validados pelo Walmart (ler abaixo o tópico 1.5) para que as demais etapas do processo sejam habilitadas: outras negociações, pedidos de compra, faturamento, etc. M a n u a l 1 P á g i n a 9 de 14
10 1.5. Sou Fornecedor Walmart: Fornecedor Vence uma Cotação de Preços: Procedimentos Iniciais Caso sua empresa tenha vencido uma cotação, você receberá um usuário Provisório. Este usuário Provisório deverá ser utilizado somente para o primeiro acesso, com ele você obterá permissão para criar os usuários definitivos: um Usuário Administrador e outros usuários para os funcionários de sua empresa. Inicialmente, você receberá duas comunicações referentes a este acesso: (1) um informando um código de usuário Provisório e (2) outro com a senha de acesso do mesmo. Com o usuário/senha Provisório você deverá acessar o Portal e criar um Usuário Administrador definitivo, por exemplo: NR Por padrão, o código de acesso de usuários definitivos ao Portal inicia com NR..., por exemplo NR Os dois procedimentos abaixo deverão ser obrigatoriamente realizados para novos fornecedores: Realizar a gestão de seus usuários com acesso ao Portal: SOMENTE USUÁRIO ADMINISTRADOR - criar ou excluir usuários para que seus funcionários possam acessar o Portal: vendedores, analistas de cobrança, pessoas de contato, analistas financeiros, gestores, etc. Cada um deverá ter seu próprio código de usuário e senha, mas somente terão acesso aos dados e documentos relativos à sua empresa. Realizar a gestão de seus dados cadastrais: QUALQUER USUÁRIO COM PERMISSÃO DE DADOS CADASTRAIS - consultar e/ou alterar seus dados cadastrais e de relacionamento com o Walmart e submeter documentos comprobatórios. Ao realizar seu primeiro acesso como fornecedor do Walmart, será obrigatório que você complemente seus dados cadastrais e que também submeta Ao realizar documentos seu primeiro fiscais acesso e como legais fornecedor relativos à do sua Walmart, empresa. será Estes obrigatório dados e documentos que você complemente serão validados seus dados pelo Walmart cadastrais o e qual que poderá também solicitar submeta correções documentos ou fiscais informações e legais e relativos documentos à sua empresa. complementares. Estes dados Todos e documentos os dados, serão documentos validados e consulta pelo Walmart de seu o qual cadastro poderá poderá solicitar ser correções realizado ou diretamente informações e no documentos Portal. complementares. Todos os dados, documentos e consulta de seu cadastro poderá ser realizado diretamente no Portal. Somente após seus dados documentos complementares terem sido aprovados pelo Walmart será possível utilizar o Portal para outras negociações, Somente após seus dados e documentos complementares terem sido aprovados pelo Walmart será possível utilizar o Portal para outras consulta e acompanhamento de pedidos de compras, validação de faturamento entre outras funcionalidades. negociações, consulta e acompanhamento de pedidos de compras, validação de faturamento entre outras funcionalidades. M a n u a l 1 P á g i n a 10 de 14
11 2. Síntese de Documentos de Suporte Disponíveis no Portal de Fornecedores Não Revenda 1. Orientação Introdução ao Portal e Requisitos Técnicos Resumo geral dos processos iniciais para acesso ao Portal de Fornecedores Não Revenda e requisitos técnicos mandatórios 2. Manual Auto-Registro e Gestão de Usuários Procedimentos relativos a criação de Usuário Administrador e manutenção de usuários (funcionários) do fornecedor com acesso ao Portal de Fornecedores Não Revenda 3. Manual Gestão de Dados Cadastrais Procedimentos relativos à manutenção de seus dados cadastrais junto ao Walmart e aos dados e documentos complementares exigidos no primeiro acesso como fornecedor. 4. Manual Responder a uma Solicitação de Cotação Procedimentos relativos a aceitação ou rejeição de cotação, criação de lances de preço, responder questionários e submeter documentos anexos requisitados pelo Walmart 5. Manual Consulta e Acompanhamento de Pedidos de Compra Procedimentos relativos a recepção, consulta e acompanhamento de faturamentos referentes aos pedidos de compra emitidos pelo Walmart 6. Manual Validação de Nota Fiscal e Criação de Espelho Procedimentos relativos a faturamento pelo fornecedor: validação de erros relativos a emissão de Nota Fiscal, consulta de notas emitidas e criação de espelho de nota referente aos pedidos de compra emitidos pelo Walmart M a n u a l 1 P á g i n a 11 de 14
12 3. Requisitos Técnicos Sistemas Operacionais suportados: Windows 7, Windows Vista, Windows XP, Windows 2000, Windows NT 4.0 com Service Pack 5 ou 6, Windows ME, Windows 98, Windows 95. Navegadores Internet suportados: Microsoft Internet Explorer do 5.5 (todos os Service Packs) até 9.0. NOTAS: Para identificar a versão do navegador de Internet instalada em seu computador, abra o navegador. Clique no menu superior, em Ajuda e em seguida clique em Sobre o Internet Explorer ou Sobre o Netscape Communicator. Cada usuário do fornecedor que esteja participando do processo deve estar apenas com um usuário conectado em seu computador para que sejam evitados problemas de cookies relativos a diversos usuários utilizando o mesmo computador. É aconselhável que o fornecedor proceda a limpeza do cache do seu navegador de Internet antes de participar dos processos de compra eletrônica visando um melhor desempenho. Procedimento para limpeza do cache: Clicar no Menu Ferramentas > Opções de Internet > Conexões > Configurações de Rede > Excluir Cookies e Excluir Arquivos. Para acessar algumas telas dos processos de compra eletrônica é necessário estar com o bloqueador de Pop-ups desativado e é recomendado estar com o site do Walmart adicionado nas Configurações do modo de exibição de compatibilidade. Desabilitar o Bloqueio Automático de Pop-ups : É necessário que a opção de bloqueio automático de Pop-ups esteja desabilitada no Internet Explorer. Para isso, seguir o procedimento: No Menu: Ferramentas > Opções de Internet Clicar na aba Privacidade e desmarcar a opção Ativar Bloqueador de Pop-ups. Propriedades Data e Horário: Para o correto funcionamento dos orários definidos para os processos de compra eletrônica a opção de Ajuste Automático do Relógio para Horário de Verão deve necessariamente estar desabilitada. Procedimento: Clicar na hora na barra de ferramentas, Pasta Horário de Verão e desabilitar a opção. M a n u a l 1 P á g i n a 12 de 14
13 A instalação do JAVA se faz necessária para a visualização dos processos no site da internet e também na utilização dos processos de compra eletrônica. O Java pode ser obtido gratuitamente através do site do Java: Conexão à Internet: Caso sua empresa participe de processos de compras pelo Walmart Brasil SA, faz-se necessário o uso de conexão de alta velocidade (banda larga). Caso contrário, o tempo de resposta poderá não ser satisfatório. Modo de Compatibilidade: Nas versões do Internet Explorer acima da 8.0 devem ser realizados os seguintes procedimentos antes de se utilizar o sistema. Acesse a tela inicial de logon do Portal de Fornecedores Não Revenda. Acessar o menu Ferramentas do internet Explorer (caso o menu ferramentas não esteja visível aperte a tecla ALT em seu teclado para torná-lo visível) e marcar a opção Modo de Exibição de Compatibilidade. Lembramos que a velocidade de sua conexão depende também do número de usuários simultâneos (concorrentes). Desabilitar o Bloqueio Automático de Pop-ups : É necessário que a opção de bloqueio automático de Pop-ups esteja desabilitada no Internet Explorer. Para tal, seguir procedimentos: No Menu: Ferramentas > Opções de Internet. Clicar na aba Privacidade e desmarcar a opção Ativar Bloqueador de Pop-ups. M a n u a l 1 P á g i n a 13 de 14
14 Desabilitar o Bloqueio Automático de Pop-ups : Ativar modo de compatibilidade (versões acima de 8.0): M a n u a l 1 P á g i n a 14 de 14
Portal de Compras Vallourec Brasil Manual de VALLOUREC Página 1 Sumário 1. Introdução ao Portal de Compras Vallourec...4 1.1. Orientações... Erro! Indicador não definido. 1.2. Requisitos Técnicos... Erro!