ANOREG-PR - Associação dos Notários e Registradores do Paraná - Administração da Sede Regional
Administração da Sede Regional
1- Estrutura do Espaço Físico
2- Competência do Auxiliar Administrativo
5- Relatórios Mensais
6- Convênios
7- Controle/Fluxo de informações
8- Atividades Sociais
9- Reuniões Administrativas
10- Assessoria
A Sede Regional será composta por sala de reuniões, recepção, espaço para o INOREG e SIENOREG, devendo ser equipada com computador, adsl, fax, telefone,arquivo, mesas e cadeiras.
Contará com um estagiário contratado junto ao CIEE centralizado em Curitiba, para exercer a função de assistente administrativo , que auxiliará o Coordenador Regional na administração da sede regional e subsedes da jurisdição sendo sua qualificação mínima estar cursando Curso técnico em Computação ou Secretariado e /ou Faculdade de Administração ou Direito, sempre em inicio de curso , tendo domínio de windows,Word,excel intranet e internete , facilidade de comunicação e disponibilidade para viagens ocasionais.
O valor da Bolsa é o definido pela Coordenadoria Geral.
O horário de trabalho será de segunda à sexta , das 8:30 hs às 18:00 horas , com intervalo de uma hora e meia para refeição.
Quando houver reuniões,palestras e outros eventos o auxiliar administrativo deverá estar presente, sendo feita a compensação das horas adicionais necessárias , em outras datas.
2.0 - Compete ao Auxiliar Administrativo :
a) Assessorar o Coordenador Regional e os Presidentes das Subsedes da Região , o Coordenador Geral e o Presidente da ANOREG-PR quando convocado;
b) Assessorar os representantes do INOREG e SIENOREG;
c) Zelar pela manutenção da sala;
d) Administrar as informações e Rotinas da Sede Regional;
e) Organizar reuniões;
f) Assessorar em eventos/palestras/encontros;
g) Cuidar e manter atualizados os documentos da Sede Regional;
h) Repassar as informações para os Presidentes das SubSedes ;
i) Administrar o Programa de Informações dos Pequenos Ofícios, sendo treinado e treinando funcionários dos Cartórios Regionais , instalando o software e dando manutenção cabível;
j) Valer-se da estrutura da Coordenadoria Geral quando os problemas de manutenção dos sistemas forem de difícil correção local;
k) Cumprir a agenda;
l) Ler os e mails , acessando o Site da ANOREG e despachando os assuntos nele contidos com Coordenador Regional procedendo conforme suas determinações;
m) Comunicar ao Coordenador Regional e Presidentes de Subsedes quando for o caso , toda e qualquer ocorrência e proceder seguindo suas determinações;
n) Cumprir com os serviços dos controles financeiros;
o) Manter atualizado o arquivo geral da coordenadoria regional , com documentos da ANOREG-PR , tais como Estatutos Sociais , Ata de eleição de Diretoria; Cópias de Portarias , procurações , comprovantes de abertura de contas , mantendo inclusive arquivadas cópias dos documentos pessoais do Coordenador Regional,Presidentes de Sub Sedes e Diretores de Comarcas ;
p) Manter uma pasta por Sub Sede que compõem a Sede Regional;
q) Executar demais atividades e responsabilidades atribuídas pela Diretoria de acordo com as necessidades definidas pelas Coordenadorias e Presidência da ANOREG-PR.
4.o Controle Financeiro
Todos os pagamentos serão centralizados na ANOREG-PR ou na Coordenadoria Geral , havendo participação por rateio das despesas entre a ANOREG , INOREG e SIENOREG , conforme prévio acordo.
As despesas são as necessárias ao funcionamento da Sede Regional , tais como contrato de estagio;luz;água; condomínio;telefone;correio;xerox;aluguel;material de expediente.
Fica vedado o uso de ligações para celulares, respondendo o infrator pelo descumprimento.
Não haverá repasse de verbas para as subsedes pois os pagamentos serão centralizados na Coordenadoria Geral ou ANOREG-Curitiba.
Contas à pagar :
Abrir pasta para arquivamento das contas , com fichário interno.
Arquivar copias de todas as notas fiscais e remeter os originais e boletos, se houverem, imediatamente para a Coordenadoria Regional para aprovação da despesa e providencias de pagamento.
Emissão de cheques - Os cheques somente poderão ser emitidos e a conta corrente movimentada por determinação do Coordenador Geral e Regional , para pagamento de despesas e assuntos específicos e com expressa autorização , devendo sempre ser preenchido no valor da despesa a ser paga, com cópia carbonada do cheque , com assinatura da pessoa autorizada a movimentar a conta corrente ,inclusive com visto na cópia do cheque que deverá ser anexado ao comprovante da despesa paga.
Caixa Diário – Devera ser aberto livro caixa a venda em papelarias, e lançadas todas as despesas, entradas e saídas anexando toda a documentação pertinente;
Contas a receber – Deverá ser feito relatório completo da administração dos convênios externos firmados (p ex. CEF) lançando todas as entradas inclusive os repasses das despesas feitos pelo INOREG , SIENOREG e ANOREG , emitindo os recibos e comprovantes dos depósitos , sempre sob administração e determinação do Coordenador Regional e Geral;
Compra de Materiais de urgência - OS materiais de expediente deverão ser solicitados para a Coordenadoria Geral e por ela fornecidos . Os materiais de urgência tipo materiais de limpeza, lâmpadas etc, poderão ser adquiridos na Sede regional,desde que procedida previa cotação em 03 locais diferentes e a despesa seja aprovada pelo Coordenador Regional ;
Controle da Conta Corrente bancária : A abertura de contas correntes será feita por determinação do Coordenador Geral , em nome da ANOREG-PR e sob responsabilidade do Coordenador Regional . Deverá ter extrato semanal das movimentações bancárias e feito relatório mensal da conta corrente , anexando para aprovação do Coordenador Regional e Geral , os talões de cheques em uso, novos e extratos para conferencias;
Seguir as orientações específicas sobre o assunto emanadas das Coordenadorias Regionais e Geral .
5.0 Relatórios Mensais
Para o Coordenador Regional emitir relatórios mensais completos de toda a atividade desenvolvida pela Regional e também os relatórios financeiros com as entradas e saídas do mês , com extratos bancários e documentação respectiva;
Para a Coordenadoria Geral –mandar os relatórios completos e previamente aprovados pelo Coordenador Regional ,inclusive com dados estatísticos de numero de associados novos, regularidade dos pagamentos das mensalidades etc;
Para a ANOREG-PR , mandar cópias dos relatórios remetidos para o Coordenador Geral , quando solicitado;
6.o - Convênios
Os Convênios somente poderão ser firmados com previa autorização do Coordenador Geral e Presidência da ANOREG-PR , sendo necessário manter toda documentação em arquivo ;
Deverão ser anotados e registrados em sistema próprio ou planilhas convencionais onde constem os fluxos de informações totais do Convênio;
As contas bancarias que forem necessárias ser abertas para a administração do Convênio seguirão as normas gerais do Manual;
Arquivamento de toda correspondência oriunda do Convênio após despacho e providencias tomadas por determinação do Coordenador Regional;
Emissão de Relatório mensal conforme acima.
7.0 - Controle e Fluxo de Informações
Correspondências recebidas : ao receber a correspondência por quaisquer dos meios ,deverá despachar com o Coordenador Regional e tomar as providencias determinadas;
Após cumpridas as determinações, arquivar na pasta de correspondências recebidas
Correspondências remetidas : Quando necessitar expedir correspondências ou informações submeter minuta ao Coordenador Regional ou solicitante , e após aprovada , providenciar a emissão sempre em duas vias e impressão e remessa ao destinatário , arquivando a cópia respectiva;
Assuntos pendentes : deverá manter controle dos assuntos e correspondências pendentes e acompanhar sua tramitação;
Recebimento de ligações ou solicitações externas : deverá dar as informações que se sentir competente, solicitando auxilio do Coordenador Geral nas demais , e caso não possa informar de imediato, agendar para procurar solução com quem de direito e sempre retornar ao assunto com o solicitante informando do andamento do assunto ou sua solução;
Manter-se atualizada com relação aos assuntos de interesse da Classe através das informações contidas no Site da ANOREG;
Expedientes que sejam recebidos do Juiz Corregedor ou da própria Corregedoria deverão ser imediatamente despachadas com o Coordenador Regional ou Presidente da SubSede respectiva para fins tomada de providencias e de resposta ,mandando-se informação ao Coordenador Geral e Presidente da ANOREG-PR se for o caso;
Manter atualizado cadastro de associados da jurisdição confrontando com os dados repassados pela Coodenadoria Geral ou ANOREG-PR;
Dirigir-se polida e educadamente a todos os que contatarem com a Sede Regional , tratando sempre pelo Título que a pessoa informar;
8.0 ATIVIDADES SOCIAIS
A subsede poderá realizar , de acordo com suas necessidades e interesses, jantares,feiras, palestras de cunho social, visando a integração e prestação de serviços aos Ofícios da Região , sem custo para a ANOREG-PR , com previa informação ao Coordenador Geral ;
A programação e realização devem ser decididas em reuniões entre os Coordenadores Regionais, Presidentes de Subsedes e Diretores de Comarcas;
Realizada a atividade deverá ser feito relatório para a Coordenadoria Geral , inclusive posicionando sobre os valores financeiros apurados e sobras .
9.0 Reuniões Administrativas
As reuniões administrativas poderão ser feitas na Coordenadoria Regional com os Presidentes de SubSedes e Diretores das Comarcas , quando necessárias , e previamente informada a Coordenadoria Geral que poderá comparecer ou enviar representante , podendo ainda comparecer o Presidente da ANOREG-PR;
A data da realização e a pauta da reunião será definida pelo Coordenador Regional ;
O assistente administrativo ficará encarregado da divulgação e pauta a ser feita para os participantes através de e-mail ou fax com solicitação de confirmação de presença. Se incumbirá também de preparar a documentação que for solicitada pelo Coordenador Regional ;
O Coordenador Regional poderá finalizar a reunião com almoço ou jantar de confraternização, que será sempre por adesão;
A reunião deverá ter registrada a presença em livro próprio , sendo lavrada ata ao final em livro próprio , ficando claros os assuntos tratados e soluções para integrar o relatório a ser elaborado e passado para a Coordenadoria Geral e Presidência da ANOREG-PR;;
A ata deverá ser aprovada na mesma reunião ;
A ata poderá ser copiada para os presentes , se assim solicitarem;
10.0 Assessoria
O assistente administrativo prestará assessoria ao Coordenador Geral, Coordenador Regional ,Presidentes de Sub sedes e Diretores de Comarcas e sempre que necessário , ao Presidente da ANOREG-PR;
O assistente administrativo estará subordinado ao Coordenador Regional , devendo atender todas as normas administrativas emanadas da Coordenadoria Regional , Coordenadoria Geral e Presidência da ANOREG-PR;
Quando algum Diretor ou Titular de Ofício necessitar reserva de hotéis , restaurantes, passar e mail , fax , etc, o assistente administrativo deverá providenciar;
11.0 Prestação de Contas
Ao final de cada mês o assistente administrativo deverá junto com o relatório geral de atividades fazer a prestação de contas da Coordenadoria Regional e suas Sub Sedes , remetendo ,após aprovada pelo Coordenador Regional , para o Coordenador Geral e Presidente da ANOREG-PR.