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Laura da Cunha Martins
1 FACULDADE FAMA ALEXSANDRA SOARES DA SILVA A NECESSIDADE DE CONSULTORIA NAS EMPRESAS RECIFE DEZ/2014
2 ALEXSANDRA SOARES DA SILVA A NECESSIDADE DE CONSULTORIA NAS EMPRESAS Artigo científico apresentado em curso de Administração com habilitação em Marketing da Faculdade FAMA, que tem como orientadora a professora Mariana Vilela, como requisito para conclusão do curso. RECIFE DEZ/2014
3 1.Introdução Atualmente muitas pessoas têm começado seu negócio com muita facilidade, há uma quantidade grande de novas empresas no mercado e com o passar do tempo o número de pequenas, médias e grandes empresas tem aumentado. Com esse desenvolvimento surgem algumas necessidades de planejamento e organização empresarial. Para que uma empresa cresça é preciso fazer análises em todas as partes que a compõem. É neste momento que as empresas de consultoria, ou até mesmo apenas um consultor entra em ação. Contribuindo com metodologias, técnicas e processos que possam auxiliar os donos ou administradores das empresas a tomarem decisões com qualidade. É comum que uma empresa possua problemas que passam despercebidos por certos setores, geralmente isso acontece devido à falha de comunicação entre os setores. As pessoas que ocupam cargos mais elevados na instituição nem sempre sabem de todos os problemas que acontecem, principalmente quando se trata dos setores de operação. Com o auxílio e análise de um consultor, que já possui uma visão mais ampla e tem acesso a toda empresa, a identificação e solução para os problemas ficam mais fácil. Desta forma, é possível perceber que há necessidade de consultoria nas empresas, e que essa demanda tem aumentado. O consultor é um agente externo alguém que soma sua visão de fora, sua neutralidade e suas vivências à competência da empresa para planejar e realizar ações efetivas. (Belfort, 2004, p.6) Esse é um conceito amplo sobre a consultoria empresarial, mas que no decorrer do artigo será aprofundado gradativamente, facilitando a compreensão e importância da consultoria nas empresas. Se for observado de uma forma mais minuciosa, é comum que quase todas as empresas falhem em seus primeiros anos de vida, isso acontece devido à falta de planejamento detalhado. Esse planejamento deve ser a etapa mais importante, pois é a partir dele que o empreendedor decide qual será o seu foco e quais são serão suas prioridades no momento de investir. O que geralmente acontece é que boa parte desses empreendedores não possuem experiência no setor administrativo, ou não estão habituados a fazer esse tipo de planejamento.
4 Atualmente, com todo o contexto de competitividade no setor de consultoria empresarial, os consultores já não devem ficar esperando a ligação do potencial cliente solicitando os seus serviços de consultoria. O consultor deve observar seu potencial cliente e descobrir uma maneira que seja adequada como chegar ao executivo que decide sobre a necessidade de contratação de serviços de consultoria, para então oferecer seus serviços. O objetivo deste artigo é mostrar a importância e a necessidade da consultoria nas empresas, bem como o processo pelo qual a empresa passa ao ser analisada pelo consultor até se chegar ao diagnóstico e as suas possíveis soluções dos problemas encontrados.
5 2.Objetivos 2.1.Objetivo Geral Identificar a necessidade do emprego dos serviços de consultoria: Por que?, Onde?, Como?, Quando?, Para que? e Para quem?. 2.2Objetivos Específicos Verificar a realidade em que a empresa se encontra, tendo em vista os seus negócios atuais e os resultados alcançados até o momento para que se apliquem os conhecimentos e condutas apontados no diagnóstico realizado pela empresa de consultoria. Planejar o futuro da empresa para ajustar a situação atual em que se encontra com a que a mesma deseja estar futuramente, tendo em vista os seus negócios atuais e futuros e também os resultados que se espera alcançar.
6 3.Referencial Teórico 3.1.A consultoria e as empresas Um dos principais questionamentos que deve ser feito pelo empreendedor é: Minha empresa precisa de consultoria? ou Que tipos de consultorias são utilizadas e demandadas?. A partir desses questionamentos e reflexões a respeito deles podemos analisar a necessidade de uma consultoria ou a falta dela. Segundo Valença & Associados (1999), há organizações que preferem não contratar os serviços de consultoria por considerarem que esse tipo de serviço não tem atendido aos objetivos para os quais foram contratados. Outras não contratam serviços de consultoria onde há uma abordagem fundada nas bases teóricas da Teoria de Ação, Teoria de Intervenção e da Aprendizagem Organizacional, que foram desenvolvidas por Chris Argyris, seja por não conhecerem a abordagem ou não a aceitarem. Desta forma é possível perceber que independente da necessidade, existe uma certa resistência por parte de algumas organizações em contratar os serviços de consultoria. Mas ainda com essa resistência, a consultoria empresarial tem sido um dos segmentos de prestação de serviços que mais tem crescido em todo o mundo. Oliveira (2006) afirma que no Brasil, as duas principais causas do crescimento da consultoria empresarial se dão devido ao crescimento do parque industrial e também devido à falta de conhecimento atualizado das técnicas e metodologias de gestão empresarial, pois há um novo contexto de concorrência entre as empresas que é decorrente da globalização da economia. 3.2.O que leva uma empresa a contratar serviços de consultoria Os motivos que levam uma empresa a contratar os serviços de consultoria podem ser diversos, e de acordo com Belfort (2004), existem alguns que se destacam mais, como: A procura por novos conhecimentos e inovações para enfrentar a globalização da economia, com a evolução da globalização econômica, as empresas sentem a necessidade de buscar atualização através de metodologias e técnicas mais avançadas que estão sendo utilizadas. Com o auxílio de um consultor competente essa inovação e atualização se torna possível de uma maneira mais eficaz.
7 A consolidação de vantagens competitivas, pois essas vantagens são as características dos produtos e dos serviços que irão direcionar os clientes e os mercados a compra-los ao invés de escolher os produtos e serviços dos concorrentes. A terceirização dos processos, é muito comum haver essa terceirização principalmente nos serviços de recursos humanos e de informática, pois as empresas-clientes procuram transferir alguns desses serviços para a consultoria, que pode executar essas atividades com melhor qualidade e menor custo. A melhoria contínua sustentada, esse motivo é um dos mais buscados, pois a empresa quer tornar o processo, tanto administrativo quanto operacional da empresa, cada vez mais eficiente, aumentando os resultados da empresa e otimizando a utilização dos recursos disponíveis. E uma das funções dos serviços de consultoria é esse, pois o objetivo é buscar sempre contribuir para a consolidação do processo de qualidade total na empresa. 3.3.Identificando a necessidade dos serviços de consultoria Uma questão importante a se saber é identificar a necessidade dos serviços de consultoria, e para que isso aconteça, segundo Oliveira (2006), o ideal é que essa identificação seja realizada com base em duas situações: A realidade em que a empresa se encontra, tendo em vista os seus negócios atuais e os resultados alcançados até o momento; A situação que a empresa deseja estar futuramente, tendo em vista os seus negócios atuais e futuros e também os resultados que se espera alcançar. Essas situações podem ainda ser consideradas ao mesmo tempo, e se forem, irão proporcionar uma qualidade ainda maior na identificação dos serviços de consultoria necessários para a empresa. É comum que as empresas mudem lentamente, por isso, todo esse trabalho de análise deve ser feito de forma gradativa e sustentada. Quando se fala da forma sustentada significa que deve estar relacionada às metodologias e técnicas administrativas, estas devem representar um dos principais aspectos da atuação do consultor empresarial.
8 As empresas clientes são irracionais, isso se deve porque elas representam o conjunto de percepções de diferentes pessoas, que são os executivos e profissionais que fazem parte dela. Devido a isso os consultores, geralmente, trabalham com situações onde há problemas e também irracionalidade. Eles precisam estar aptos para saber lidar com as mais diversas situações, porém não é necessário que tenham um conhecimento aprofundado em todas as áreas. No contexto da irracionalidade, em que os consultores desenvolvem seus trabalhos, as contradições aparecem a todo momento. Não adianta o consultor tentar atuar no outro extremo, ou seja, na pura racionalidade, porque, se a racionalidade e a lógica sempre funcionassem, as empresas não precisariam de consultores. (Oliveira, 2006, p.73) Com isso, pode-se afirmar que o consultor pode atuar da forma mais ampla possível com relação aos assuntos administrativos. E a partir dessa ampla atuação podem surgir algumas dúvidas com relação à contratação dos serviços de consultoria. Para quais assuntos administrativos devem-se contratar os serviços de consultoria? Entre os principais assuntos, podem-se destacar três situações: onde o assunto é o próprio negócio da empresa, é um sistema ou um processo da empresa, ou é a atuação dos executivos e profissionais da empresa cliente e o correspondente processo decisório. É importante saber que existem diversas formas de interação entre o consultor e a empresa cliente, como a assessoria, o conselho consultivo, a consultoria executiva, a consultoria de risco, o treinamento, a palestra, a pesquisa e a auditoria. Estas atuações podem ou não estar interagindo com a consultoria empresarial, vai depender da necessidade da empresa que estará contratando o serviço. 3.4.Identificando o consultor ideal para a realidade da empresa Este é o segundo momento, que é quando a empresa já sabe que precisa contratar os serviços de consultoria, mas ainda não sabe qual consultor contratar. Assim como a identificação da necessidade, é muito importante avaliar bem qual empresa de consultoria ou até mesmo consultor autônomo será contratado.
9 De acordo com Belfort (2004), as empresas devem estar atentas à seleção e contratação desse serviço para não cometer erros graves, entre os erros mais comuns das empresas está a análise completamente genérica da empresa de consultoria que será contratada e a análise ainda mais genérica dos técnicos da empresa de consultoria que irão realizar esse serviço. É comum que algumas empresas se enganem ou sejam enganadas ao contratar uma empresa de consultoria famosa, geralmente uma multinacional. Isso porque a empresa avalia apenas o status da empresa de consultoria e não observa se os consultores e técnicos que irão prestar o serviço possuem conhecimento suficiente a respeito do assunto pelo qual a empresa cliente está precisando e com possíveis problemas. Desta forma, é possível perceber que o foco deve ser o consultor e não a empresa de consultoria. O consultor que será escolhido deve ter uma boa experiência e conhecimento na especialidade em que a empresa está precisando. O ideal é observar a abordagem e sustentação profissional. A identificação do consultor, na maioria das vezes, é feita por ampla investigação de seu histórico e prática comprovada no mercado em que atua. Uma vez escolhido o consultor, em geral pela direção da organização, parece haver gradativamente menor investimento de esforços nas fases que se seguem. (Valença e associados, 1999, p.97) Entre os principais aspectos que devem ser observados para que a contratação seja a ideal para a empresa temos: o consultor deve ter conhecimentos que não são disponíveis facilmente no mercado, ter metodologias e técnicas administrativas, transferir conhecimento com facilidade, atuar para obter resultados, ter reputação, experiência, atuar com imparcialidade, ser ético, ter responsabilidade pelos resultados, ter empatia, trabalhar com mudanças e equipes, ter postura definida e concretizar o uso total dos conhecimentos da empresa cliente. O consultor escolhido pela empresa-cliente deve ter visão ampla, saber equilibrar a equação do risco com certeza, ser forte nos questionamentos, saber trabalhar com problemas, saber ocupar vazios, expressar-se bem, dar a máxima atenção à empresa-cliente, apresentar confiança interativa, não se preocupar com os créditos dos trabalhos realizados, saber determinar o valor justo dos trabalhos, não ter dependência de um único cliente, saber procurar
10 o nível bom e não o ótimo, respeitar e interagir com a cultura e postura de atuação da empresa-cliente, aplicar o endomarketing, ter tempo e vontade para estudo e para escrever, ter paciência e saber realizar consultoria a si próprio. (Oliveira, 2006, p. 186 e 187) 3.5.A importância na consultoria interna e externa De acordo com Belfort (2004), é mister compreender a definição do tipo de consultoria tanto para o consultor, quanto para a empresa que solicita o serviço de consultoria,pois com a escolha do consultor definido será observado se a consultoria irá analisar onde poderá atuar, quando utilizar,a melhor condução das avaliações,porque é decisiva a participação do olhar de quem é de fora da empresa para melhor antecipação aos problemas e como será definido os passos para serem colocados em prática diante das soluções que o consultor poderá citar.a partir dessa compreensão fica mais fácil identificar qual tipo de consultoria é a mais adequada para a necessidade da empresa bem como o porquê de estar sendo contratada. E com base nas ideias dela temos as definições a seguir. O consultor externo, geralmente é representado por um consultor autônomo, ou por um profissional que faz parte de uma empresa de consultoria. Entre as suas principais vantagens ou qualidades temos: a maior experiência, pois por ser contratado durante um período, acaba realizando o mesmo serviço em várias empresas diferentes, adquirindo mais conhecimento; maior aceitação dos superiores da empresa, isso acontece pois geralmente a contratação do consultor é feita pela alta administração; pode correr riscos, ele está apto e tem a liberdade de dizer e fazer as coisas que acredita serem as mais corretas; e é imparcial, por não ter vínculo anterior com a empresa e não estar envolvido com as questões cotidianas da empresa, consegue ser imparcial em suas decisões. O consultor interno, é aquele que é um funcionário da empresa e que realiza serviços para diversas áreas de empresa em que trabalha. Entre as principais vantagens ou qualidades desse tipo de consultor temos: o maior conhecimento dos aspectos informais da empresa, por já trabalhar na empresa ele já possui conhecimento mais aprofundado sobre o funcionamento e possíveis problemas ou dificuldades que estão sendo enfrentados; maior acesso a pessoas e aos grupos da empresa, como o consultor já é membro da organização, tem facilidade em manter a comunicação com as pessoas e os grupos que a compõem; participa de forma efetiva na avaliação e no controle do processo do trabalho que está sendo feito; possui certo poder
11 informal, como esse consultor já faz parte do quadro de funcionários da empresa, acaba interagindo com mais facilidade tanto com as pessoas quanto com os grupos da empresa, o que faz com que a comunicação possa acontecer de uma forma mais eficaz. Outro aspecto que deve ser avaliado também são as desvantagens do consultor externo e do consultor interno. É importante conhecer os pontos fortes e fracos de ambos para facilitar a escolha no momento da contratação. Quanto às desvantagens, ou pontos fracos, do consultor externo, temos: o menor conhecimento dos aspectos informais da empresa, por não fazer parte da mesma o consultor não tem um conhecimento aprofundado sobre os problemas e dificuldades enfrentadas; não possui poder formal, por ser uma pessoa contratada temporariamente para executar um serviço, o consultor externo não pertence à estrutura hierárquica da organização e consequentemente não possui poder formal nela; possui menor acesso informal, da mesma forma que ele não possui poder formal, o seu acesso informal é pouco pois não conhece as pessoas e grupos da empresa; normalmente não frequenta a empresa diariamente, por não ser um funcionário da mesma, o consultor geralmente não frequenta a empresa todos os dias, só faz isso quando acredita ser necessário. Quanto às desvantagens, ou pontos fracos, do consultor interno, temos: a menor aceitação dos superiores da empresa; é comum que possuam menos experiência, já que trabalham em apenas uma empresa e não realizam o mesmo serviço em outras; possuem menor liberdade para dizer e fazer as coisas, isso acontece pois geralmente eles não podem correr riscos e não têm autonomia suficiente para tomar certas decisões na empresa. 3.6.A importância do diagnóstico O diagnóstico é a fase fundamental no trabalho de um consultor, ele inicialmente irá analisar e conhecer os problemas que a empresa possui, em seguida, de acordo com seus conhecimentos dará o diagnóstico. Onde a partir deste, serão tomadas as medidas cabíveis para a melhoria da empresa. É com o diagnóstico que se torna possível planejar as soluções e melhorias futuras da empresa, verificando a sua realidade e agindo de acordo com ela. De acordo com Santos (2000), a elaboração de um diagnóstico possui algumas etapas fundamentais que devem ser realizadas para efetivar assim o diagnóstico de forma mais
12 concisa, são elas: a obtenção de dados iniciais; a análise preliminar da empresa; a inspeção das unidades de produção; a obtenção e análise de dados na empresa, contábeis e gerenciais; o estudo setorial; as entrevistas com os principais executivos; a análise integrada das informações; e as conclusões e elaborações do relatório final. É através do relatório final que o consultor vai dar o diagnóstico, ou seja, o resultado da sua pesquisa com toda a análise feita e as possíveis soluções. O relatório final explica a metodologia utilizada, apresentando a fundamentação sobre as premissas e sugestões conclusivas relativas ao objeto do estudo. (Santos, 2000, p.19)...os aspectos básicos a serem considerados pelo consultor empresarial são: identificação do problema-alvo, o qual será o foco do projeto de consultoria; análise do ambiente do projeto; definição dos objetivos, desafios e metas a serem alcançados; definição dos critérios e parâmetros de avaliação do projeto; elaboração dos estudos de viabilidade necessários; identificação da equipe de trabalho, envolvendo ou não profissionais da empresa-cliente; programação e alocação dos recursos; e elaboração do plano de projeto. (Oliveira, 2006, p. 101) Desta forma, é possível perceber que o diagnóstico a ser feito pelo consultor é essencial para o seu trabalho na empresa, pois nesta análise criteriosa em todos os departamentos é onde será aplicada as metodologias estratégicas e quando aplicadas,viabilizará como atingir os objetivos da organização. Sem que seja feito o estudo e o diagnóstico, não é possível fazer um trabalho de consultoria. 3.7.A consultoria e o treinamento Segundo Valença & Associados (1999), no treinamento não há a necessidade de se ter algum serviço de consultoria envolvido, porém todo e qualquer serviço de consultoria deve envolver algum serviço de treinamento.
13 Desta forma, é possível afirmar que o consultor deve estar apto a passar seu conhecimento em determinadas áreas através de treinamento, como forma de sanar algumas dificuldades ou problemas enfrentados pela empresa. De acordo com Dessler (2003), o treinamento é o conjunto de métodos usados para transmitir aos funcionários novos e antigos as habilidades necessárias para o desempenho do trabalho. Segundo ele, os cinco passos do processo de treinamento e desenvolvimento são: (1) Levantamento das necessidades, (2) projeto instrucional, (3) validação, (4) implementação e (5) avaliação.há vários tipos de treinamento no trabalho, e o mais conhecido é o método de substituição, no qual o funcionário é treinado no cargo por um trabalhador com experiência ou pelo supervisor dos treinados. Na consultoria além do treinamento, o desenvolvimento se torna fundamental para esse processo. Tanto o treinamento quanto o desenvolvimento seguem a mesma linha, onde o primeiro é consequência do segundo. Treinamento de aprendizagem é um processo estruturado pelo qual os indivíduos ganham habilidade por uma combinação de instrução em sala de aula e treinamento no trabalho. (Dessler,2003, p. 144). Pode-se afirmar dessa forma que o treinamento é um processo completamente essencial na atividade de consultoria empresarial. Não é possível haver um trabalho de consultoria sem que o consultor treine os funcionários da empresa. E além do treinamento, o desenvolvimento se torna fundamental para esse processo. O treinamento procura melhorar o atual desempenho dos executivos e funcionários da empresa-cliente, enquanto o desenvolvimento procura consolidar novas capacitações e habilidades que sejam necessárias para as atuais atividades, mas, principalmente, para as atividades futuras necessárias, tendo em vista o processo de inovação da empresa. (Oliveira, 2006, p.34) Desta forma é possível perceber que mesmo o treinamento sendo parte fundamental na atividade da consultoria, o desenvolvimento também possui uma função importante. Ele atua como um complemento ou consequência do treinamento.
14 4.Conclusão É possível constatar que o consultor tem se tornado peça fundamental no processo de desenvolvimento das empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes. Como foi visto anteriormente, o consultor de acordo com seus conhecimentos e metodologias, consegue encontrar as melhores soluções para os problemas e dificuldades que a empresa está passando, lembrando que o mesmo não possui o controle direto da situação. Muitas empresas sentem dificuldade em descobrir quando há a necessidade de contratar serviços de consultoria e qual serviço será contratado. Muitas são as dúvidas em relação a esses dois aspectos, mas é preciso apenas fazer uma análise do que a empresa precisa no momento e seus objetivos futuros, bem como analisar os possíveis consultores, observando qual deles tem o perfil adequado que irá suprir as necessidades da empresa. Na consultoria empresarial tanto o diagnóstico quanto o treinamento são de fundamental importância para que o consultor possa exercer suas atividades e obter os resultados esperados. É através do diagnóstico que o consultor irá identificar os problemas e dificuldades enfrentados pela empresa e traçar através dos seus conhecimentos e metodologias possíveis soluções que junto a um treinamento eficiente, obterá ótimos resultados, fazendo com que a empresa possa se desenvolver continuamente alcançando assim os objetivos desejados, pois é quando o diagnóstico é finalizado a empresa cliente consegue identificar o porque de mudanças,como serão realizadas,em quais setores,internos e externos para a devida tomada de decisões. É mister estar atento à todas as mudanças que vêm ocorrendo, principalmente, devido à globalização. As organizações precisam estar atualizadas, procurando sempre inovar e os serviços de consultoria acabam se tornando parte essencial nessa busca de atualização e inovação no mercado. Conclui-se então que a consultoria é de fundamental importância para o bom desenvolvimento das empresas, pois os empreendedores executam naturalmente a arte de fazer negócios, mas necessariamente não tem conhecimento para fazer um planejamento
15 estratégico, portanto a necessidade de encontrar as melhores soluções para os problemas existentes ou que podem surgir futuramente. 5.Referências Belfort, Judite. Consultoria empresarial: a função do consultor nas empresas. Disponível em: < acesso em 07/10/14 as 23:20. Chiavenato, Idalberto (1994), Administração de empresas uma abordagem contingencial/makron Books-São Paulo; Dessler, Gary (2003), Ad ministração de Recursos Humanos /São Paulo: 2ª.ed./Gary Dessler; tradução Cecilia Leão Oderch São Paulo: Prentice Hall. Drucker, Peter Ferdinand (2002), Introdução à Administração/São Paulo: Pioneira Thomson Learning; Moura, Ana Lúcia Neves de; Feitosa, Marcos Gilson Gomes; Souza. Bruno Campello de. Consultoria Interna: inspirando-se em Argyrispara uma ação mais eficaz. Disponível em: < =8&ved=0CB0QFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.spell.org.br%2Fdocumentos%2Fdownlo ad%2f4769&ei=czfmvpppjcijnry3gpac&usg=afqjcnemax5sf7o9nihfhy1- Oh_8q8l3BQ&bvm=bv ,d.eXY> acesso em 15/10/14 as 23:50.
16 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de (2006), Manual de consultoria empresarial; conceitos, metodologias, práticas/6ª. ed.- São Paulo - Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira; Pereira, Maria José Lara de Bretas (1999), Administração de empresas uma abordagem contingencial/makron Books-São Paulo; Santos, Vilmar Pereira dos (2000), Manual de Diagnóstico e reestruturação financeira de empresas/2ª.ed.- São Paulo:Atlas Vilmar Pereira dos Santos. Valença & Associados (1999), Utilização de Consultoria na Região Metropolitana do Recife; Uma pesquisa orgânica e qualitativa/recife: Valença e Associados Estratégias de Ação.
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