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5 resultados incríveis proporcionados por um sistema de gestão ERP Industrial
Atualizado em 26/10/21 - Escrito por João Pimenta com colaboração de Karina Gomes na(s) categoria(s): Análise de desempenho / Desdobramento da estratégia / Estratégia / Gestão de capacidade produtiva / Produção
Os benefícios que o sistema ERP (enterprise resource planning ou, em português, planejamento dos recursos da empresa) proporciona às indústrias já foram mencionados em outros artigos do blog, como no seguinte: Sistema ERP industrial: o que é, para que serve e quais seus benefícios. Porém, apesar de ter o conhecimento dos conceitos do ERP, de como funciona na prática e das vantagens oferecidas, a melhor forma de entender e analisar a importância desse sistema é vendo casos reais de sucesso.
Pensando nisso, preparei esse artigo para mostrar o que ocorreu com a indústria JR BARCODE após a implantação de um sistema ERP. Será que as dificuldades foram sanadas e os objetivos foram cumpridos? Confira:
Segmento e funcionamento da empresa
A JR BARCODE é uma empresa com larga experiência na fabricação de etiquetas adesivas com a possibilidade de impressão flexográfica personalizada para atender demandas de diversos segmentos. Essa fábrica já atua no mercado há mais de 20 anos, atendendo diversos clientes, como por exemplo: Rede D'or, Arcelormittal, Pactual, entre outras redes de hospital, clínicas e diversos segmentos. A empresa também atua na consultoria da escolha do melhor material e método para utilização de código de barras.
A JR BARCODE é uma empresa enxuta que precisa lidar com uma forte concorrência, trabalhando com baixas margens de lucro para seus produtos e produzindo essencialmente sob encomenda para seus clientes. Existia enorme dificuldade na definição de novos preços com exatidão e o controle de estoque de matérias primas não existia. Todo o controle financeiro era feito via planilhas em Excel. Por isso a empresa enfrentava estas grandes dificuldades:
Dificuldade na compra de matérias primas prevendo demandas futuras;
Formação do preço de venda em novas negociações comerciais;
Controle de estoque e perdas no processo ponta a ponta;
Acompanhamento das atividades produtivas;
Alinhamento do controle financeiro com vendas, produção e compras;
Gestão integrada das áreas.
Veja também: benefícios de um sistema de gestão integrada
Quais foram as soluções encontradas?
A JR BARCODE optou por implantar o sistema de ERP industrial da Nomus para controlar todas as áreas da empresa e seu processo de ponta a ponta. Além disso, a empresa adquiriu o pacote de consultoria com um de nossos engenheiros para trabalhar continuamente na melhoria da gestão com reuniões periódicas para análise da gestão.
Recebimento de materiais integrado com financeiro e qualidade
A importação de XMLs agilizou o trabalho de digitação para controle das entradas no estoque e contas a pagar. Além disso, essa importação também alimenta a área de qualidade do sistema, solicitando a inspeção aleatória de documentos de entrada no recebimento das matérias-primas. (Mantenha sempre as boas práticas da gestão de documentos para organizar toda a documentação da fábrica)
Com a análise do histórico de vendas, foi adotada a análise quinzenal para tornar o estoque o mais enxuto possível, diminuindo a possibilidade de um fluxo desbalanceado na empresa e maximizando o lucro líquido.
Processo comercial integrado com a produção e financeiro
Com a matéria prima sempre disponível em estoque na hora certa, é possível entregar com agilidade para os clientes.
O processo comercial pode ser gerenciado iniciando pela geração de propostas que podem ser convertidas em pedidos de venda.
Após a criação dos pedidos, já é possível que o PCP gere as ordens de produção associadas aos pedidos em lote,
Ordens de produção garantem o controle das matérias primas consumidas durante o processo e o controle dos tempos de produção de cada uma das etapas produtivas.
Ao finalizar as ordens, o estoque é liberado e é possível realizar o faturamento dos pedidos de venda, finalizando o ciclo de controle de estoque e atualizando o relatório de contas a receber pendente.
A compra e venda atualizam o financeiro, gerando contas a pagar/receber automaticamente. As últimas são convertidas em boletos bancários e o sistema "conversa" com o banco por meio dos arquivos de remessa e retorno, tornando o controle financeiro mais automatizado. A constante atualização das contas a pagar/receber garante um processo de cobrança tranquilo e pagamentos dentro do prazo, evitando encargos financeiros adicionais.
Gerenciamento de atividades gerais da empresa
A empresa gerencia contratos de comodato, registro histórico de clientes com pagamento atrasado, fechamentos com novos clientes pelo módulo de CRM da Nomus, garantindo o registro estruturado de informações pertinentes ao processo da empresa.
Gestão por meio de indicadores estratégicos e operacionais
As informações controladas geram dados que devem ser transformados em informação passível de discussão em reuniões gerais ou análise pelo empreendedor. Alguns dos principais relatórios gerados pelo sistema:
Acompanhamento de contas a receber/pagar em atraso;
Relatório mensal de faturamento e pedidos de venda para meta comercial;
Acompanhamento de clientes que compram menos ou deixaram de compras nos últimos 3 meses;
Acompanhamento de clientes que mais compram;
Sugestão de compras quinzenais;
Produtividade das máquinas, funcionários e até da empresa;
Utilização da capacidade das máquinas, funcionários e até da empresa;
% de perdas por matéria prima utilizada na produção;
Demonstrativo do Resultado do Exercício;
Demonstrativo do Fluxo de Caixa.
5 resultados proporcionados pelo sistema ERP
A JR BARCODE conseguiu colher diversos resultados durante e após a implantação do sistema Nomus ERP Industrial. Os mostrados abaixo foram retirados de relatórios dos anos de 2012, 2013, 2014 e 2015.
1) 91,89% de aumento acumulado de produtividade dos funcionários
O contínuo controle das atividades produtivas aumentou a produtividade de todos os funcionários da empresa, criando uma rotina natural de preocupação com o tempo gasto nas atividades de produção. O controle do tempo planejado de cada ordem ajudou todos os funcionários a enxergarem como o sistema funciona para cálculo da produtividade.
2) 23,80% de aumento do faturamento acumulado bruto
As métricas de avaliação da equipe comercial ajudam a empresa a continuar a venda através da prospecção de novos clientes. A contínua avaliação do resultado da empresa garante ao empreendedor enxergar o que a empresa precisa para melhorar seu resultado. A facilidade de negociar com o preço certo agiliza o processo comercial e garante a segurança de fechar novos bons negócios.
3) 22,02% de diminuição acumulada do capital imobilizado em estoque
A integração do planejamento de compras e do controle de estoque auxilia na definição de níveis de estoques ideias para evitar e falta e o excesso de matérias primas em estoque. Esse nível ideal de estoque auxilia na manutenção de uma boa saúde financeira, diminuindo o capital de giro necessário para operação da empresa.
4) 15,74% de aumento acumulado da ocupação da equipe produtiva
O acompanhamento constante das atividades produtivas garante uma comparação ágil do tempo total que a equipe de produção precisou para produzir e a sua capacidade nominal. Essa medição garante que o empreendedor ajuste sua equipe de acordo com períodos de alta ociosidade.
5) 10,71% de diminuição acumulada das perdas no processo produtivo
A gestão de estoque por ordens de produção permitiu a implantação de métricas de controle de perdas por processo produtivo, sendo possível acompanhar perdas por ordem e perdas gerais da fábrica. O acompanhamento das perdas pela equipe de supervisão da produção também criou um clima propício à melhoria contínua do processo produtivo buscando eliminar desperdícios.
Outros ganhos difíceis de serem medidos
A empresa também contou com ganhos mais difíceis de ser medidos. A gestão de todos os processos e áreas em um único software integrado aumenta a velocidade e assertividade de todos os processos da empresa, propiciando um ambiente para aproveitar melhor a capacidade de cada colaborador.
O nível de lucro líquido (%) feito nas apurações de DRE se manteve estável. A análise dos custos dos seus produtos frente às variações do dólar ajudou a empresa a decidir se continuava ou não com certas parcerias e se fecharia novas parcerias. Essa análise se tornou essencial para períodos conturbados da economia que tiveram forte impacto no dólar.
A empresa conseguiu manter baixo índice de inadimplência dos seus clientes mesmo em épocas de crise econômica, já que os processos de cobrança e financeiro estavam bem implantados.
As apurações feitas no DFC auxiliam constantemente a empresa se preparar aos raros períodos de baixa em caixa que a empresa enfrenta ao longo de seu percurso.