Controle de processos: o que é e como usar? – VendaMais
Controle de processos: o que é e como usar?
Para que a sua empresa opere de maneira mais eficiente e ofereça soluções de qualidade aos potenciais clientes e a toda a carteira, é fundamental contar com um bom controle de processos.
E sabendo que o controle de processo ainda é um dos maiores desafios enfrentados por gestores e empreendedores, preparamos este artigo para esclarecer as principais dúvidas sobre esse assunto.
Mas o que é controle de processos?
Podemos definir o controle de processos como uma análise e monitoramento sistêmico dos fluxos de trabalho que compõem os processos organizacionais.
Ou seja, o controle de processos está relacionado a mensuração constante de resultados e também ao acompanhamento da execução de tarefas, assim como a implementação de ajustes para tornar o processo em questão mais eficiente e ágil.
Além disso, o controle de processo se trata da documentação e padronização de todas as etapas e responsabilidades de cada um dos processos da empresa.
E qual a importância de fazer o controle de processos organizacionais?
Controlar processos é algo fundamental para que as empresas possam se manter alinhadas ao seu planejamento estratégico. E também ao mercado em que ela está inserida.
Sem o devido controle de cada momento organizacional, as estratégias e metodologias de trabalho adotadas podem ficar desatualizadas e impedir que a empresa obtenha os melhores resultados.
Por isso, é tão importante fazer esse tipo de controle para otimizar a condução dos processos, aproveitar melhor os recursos disponíveis, definir métodos e diretrizes com rapidez e clareza, além de ajustar as metas e objetivos ao contexto do negócio.
Vantagens que o controle de processos traz para os negócios
Melhor uso do tempo disponível;
Implementação de processos padronizados;
Tomadas de decisão mais ágeis e assertivas.
Quais os controles de processos mais utilizados pelas empresas atualmente?
Existem muitas maneiras de controlar processos em uma empresa. A escolha do método ideal dependerá do tipo de processo e também do nível de complexidade de cada processo.
Um exemplo muito conhecido de controle de processos temos nas planilhas eletrônicas. Afinal, através das linhas e colunas, é possível organizar custos, tarefas e qualquer outro processo.
Dessa forma, é possível mapear os processos e formar um histórico para pautar futuras decisões. As planilhas eletrônicas também podem ser utilizadas para o controle do fluxo de caixa ou do processo de produção, por exemplo.
Outra forma de controle de processo se refere ao sistema BPM (Business Process Management). Esse sistema é responsável por estabelecer regras para o processo e definir quais indicadores são mais relevantes e devem ser monitorados.
Por fim, temos também como exemplo de controle de processo o software CRM (Customer Relationship Management). A solução tecnológica ajuda a organizar o processo comercial da empresa, a visualizar com mais clareza todas as etapas que os clientes percorrem antes de tomarem sua decisão de compra e a traçar estratégias mais eficazes de venda e relacionamento.
E como fazer o controle de processos?
Depois de entender o que é controle de processos e conhecer seu objetivo, importância e as principais vantagens, vamos entender como fazer controle de processos na sua empresa.
Mapeie os seus processos organizacionais;
Estabeleça os indicadores-chave de desempenho;
Automatize tudo o que for possível automatizar;
Realize atualizações constante nos seus processos.
Mesmo que os ajustes sejam mínimos, o efetivo controle de processos requer que mudanças sejam feitas com o passar do tempo para garantir a qualidade das entregas, ajudar as equipes a alcançarem a alta performance e manter os processos relevantes e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
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