Profissionalização da Gestão: combinando ciência e arte!
Profissionalização da Gestão – Combinando ciência e arte para crescer de forma sustentável e gerar mais resultados!
Publicado dia 18 de março de 2016
Você já ouviu dizer que "o que engorda o boi é o olho do dono"?
Essa frase carrega uma boa quantidade de sabedoria popular, é verdade, e no começo de uma empresa realmente é possível gerenciar "no olho". Mas até onde a visão do dono alcança? Quanto cabe dentro deste limite de visão?
Na Gestão Empresarial a coisa funciona mais ou menos da mesma forma. À medida que a empresa cresce, fica praticamente inviável "ver o trabalho" que cada pessoa está realizando e os níveis intermediários de gerência e supervisão vão começando a surgir naturalmente.
Todavia, ter alguns gerentes de confiança é só o começo. Uma empresa que quer crescer de forma rápida e consistente precisa se preparar para formar um time de excelência, delegar responsabilidades e trabalhar de forma colaborativa, como um organismo vivo e autônomo.
Mas não se assuste. Existem inúmeros mecanismos e instrumentos de gestão para garantir que a qualidade dos produtos e serviços que a empresa oferece a seus clientes não sofra os impactos do crescimento. É exatamente sobre isto que vamos falar neste artigo, entendendo diversas formas de profissionalização da gestão existentes e como sua empresa pode ganhar com isto. Confira!
Começando pelo cuidado com auto sabotagem
Delegar não é fácil, mas é preciso!
A sinergia do trabalho em "cluster"
Crescendo sem perder qualidade
Pilotando por instrumentos
A Profissionalização da Gestão e a criação de área de Planejamento e Controladoria
Papéis e responsabilidades de gestão
Ganhando velocidade com o apoio de especialistas
É preciso começar em algum lugar
Esta pode ser uma ideia chocante, mas a triste realidade é que muitas vezes os próprios donos ou sócios podem ser um gargalo para o crescimento da companhia. E isso não acontece por mal. É como aquela "mãe coruja" que prende o filho (a) para evitar "riscos" e isto acaba prejudicando o próprio desenvolvimento da criança.
Como dizia Steve Jobs, é preciso contratar pessoas melhores que você e depois deixa-las fazer seu trabalho.
Pode ser complicado encarar este conceito a primeira vista, mas a verdade é que dono precisa ser substituível, nem que seja por um tempo. Isso mesmo, a empresa precisa "fluir", trabalhar de forma cadenciada e autônoma.
Pense em um time de futebol ou outro esporte coletivo de sua preferência. O técnico é uma peça chave e tem um papel fundamental para dar o direcionamento que o time precisa em busca do sucesso. Todavia, ele não pode entrar em campo pra bater o pênalti que pode decidir o campeonato ou tentar orientar cada toque de bola! É preciso que cada um saiba seu papel que a coisa toda aconteça em harmonia, afinal, sabemos que o ganha campeonatos são os melhores times e não talentos individuais jogando de forma desconexa.
Ok, você resolveu seguir o conselho do Steve Jobs, vai contratar pessoas melhores que você e deixa-las fazer seu trabalho, delegando não apenas tarefas, mas também responsabilidades.
Na teoria parece simples, mas na prática, delegar exige um alto grau de comprometimento da alta direção na criação de uma cultura organizacional que consiga trabalhar orientada a resultados e embasada pelo pensamento de "liberdade com responsabilidade". Isto pode ser bastante desafiador no começo.
Para tentar ajudar nisto, separamos um vídeo muito bacana onde Jurgen Appelo descreve o modelo que desenvolveu, chamado Management Workout Delegation Boards, focando em como delegar melhor por meio de 7 níveis de delegação. Confira o vídeo (vale muito a pena):
Pronto, agora é só fazer como o Google define em seu Googliness, contratando somente estrelas e delegando corretamente, de acordo com o nível de experiência e maturidade de cada profissional. Fácil, não?
De acordo com a definição da Wikipedia, "um cluster consiste em computadores interligados e que trabalham em conjunto para que, em muitos aspectos, eles possam ser vistos como um único sistema". Isto é muito utilizado para o processamento de grandes quantidades de dados, dividindo em vários computadores a carga que levaria muito tempo para ser processada por apenas um.
Trazendo isto para um aspecto mais humano, uma das palavras mais usadas no ambiente corporativo e que até por este motivo acabou até sendo vulgarizada e perdendo um pouco de seu significado é a sinergia, que podemos definir como "quando o todo é maior que a soma das partes", quando 1+1 não é 2, mas 3, 4, 5 ou até mais…
Explicando isto de uma forma diferente, você já ouviu a frase "duas cabeças pensam melhor que uma"? Agora imagine se estas cabeças estiverem alinhadas em uma mesma visão e missão, compartilhando dos valores da empresa. O efeito de potencialização possível nos resultados de uma equipe trabalhando de forma sinérgica não tem limites.
Seu principal desafio como líder, seja você um CEO, diretor, gerente, supervisor ou mesmo liderando um time de uma só pessoa, é trabalhar para criar essa cultura de cooperação e colaboração na empresa e garantir a melhoria contínua do processo.
"Como líder, você precisa trabalhar para que sua equipe não precise de você para trabalhar!"
Tudo isto é muito bacana, muito legal, mas você deve estar se perguntando: como crescer de forma acelerada e delegar responsabilidades sem perder qualidade e eficiência?
Como sempre, na Gestão Empresarial não há resposta pronta e infelizmente não existe bala de prata. Mas a boa notícia é que a ciência da administração de empresas evolui continuamente e existem vários instrumentos de gestão para garantir a qualidade e eficiência.
Para começar, é importante haver uma mudança de paradigmas em relação à perda de eficiência temporária. Uma empresa que quer crescer de forma acelerada precisará invariavelmente trabalhar com inovação de produtos e processos. Trabalhar com inovação significa aprender. Para aprender, sua empresa passará por períodos onde haverão alguns desperdícios de tempo e dinheiro até que as novas pessoas contratadas comecem a entregar resultados, que os novos processos funcionem e que os novos produtos emplaquem.
Este é o famoso "dar um passo para trás para dar dez passos pra frente". É preciso que a empresa se acostume com essa ideia, sem se acomodar. Ou seja, é preciso aceitar a perda de eficiência temporária, mas sempre focando em primeiro fazer funcionar e depois aperfeiçoar constantemente em busca da melhoria contínua dos resultados.
Além de cercar-se dos melhores profissionais, outro ponto importante para uma empresa que esteja buscando pela profissionalização da gestão é oferecer a estes profissionais as melhores ferramentas para que eles possam fazer seu trabalho.
Também é importante entender que conforme a empresa vai crescendo, a direção precisa aprender a pilotar por instrumentos, utilizando para isto indicadores de desempenho e começando a adotar metodologias para gestão de processos, gestão de projetos, gestão de pessoas, gestão orçamentária e demais pilares do negócio.
Inclusive a FNQ (Fundação Nacional da Qualidade) resume isto muito bem no MEG (Modelo de Excelência na Gestão) que pode ser entendido facilmente na imagem abaixo:
Uma vez que sua empresa decida iniciar o trabalho de profissionalização da gestão e comece a implantar políticas e processos para dar suporte ao crescimento, vai ser natural à identificação de gaps e necessidades específicas, incluindo a busca pelas ferramentas mais adequadas para gerir cada um destes pilares.
Uma boa opção é buscar no mercado sistemas focados em atender o modelo de negócio de sua empresa. Estes softwares geralmente já possuem bastante experiência e conhecimentos de negócio adquiridos durante sua existência através da necessidade real de seus clientes. Desta forma, já concentram muita coisa pronta que pode poupar bastante trabalho, tempo e dinheiro para sua empresa. Falamos mais disto neste artigo.
Sempre lembrando que as ferramentas e metodologias ideais vão variar de acordo com os estágios de maturidade da empresa, sendo que para cada fase do negócio haverá uma ferramenta mais adequada.
Independente da escolha (planilhas, sistemas ou qualquer outro método de controle) o importante é não deixar de registrar nada, nenhuma entrada ou saída de recursos de sua empresa e sempre orçar e planejar antes de executar.
Falar de profissionalização da gestão e não falar do papel da área de planejamento e controladoria é como falar de avião sem asa, fogueira sem brasa, Buchecha sem Claudinho.
Vimos que conforme a empresa cresce, deve-se buscar especialistas para preencher cada posto. Essas pessoas serão as melhores em seu trabalho, mas em certo ponto isto começa a gerar alguns efeitos colaterais. Afinal, seu gerente comercial estará preocupado em vender o máximo possível. Seu gerente de produção, em dar conta da demanda gerada por vendas. Seu gerente de RH estará pensando nas pessoas e assim por diante. A diretoria, por sua vez, tem preocupações diferentes, relacionadas a questões estratégicas, posicionamento de mercado e com a visão de longo prazo do negócio e acaba perdendo um pouco o contato com a operação.
Mas voltando ao exemplo anterior, o que ganha o campeonato é o time mais entrosado. É neste ponto que a criação de uma área de planejamento e controladoria pode ser fundamental para fazer este meio de campo entre a diretoria e as demais áreas de negócio, mantendo a estratégia e operação alinhadas e garantindo a fluidez entre os níveis estratégico, tático e operacional.
Inclusive lançamos um e-book de como criar uma área de planejamento e controladoria que você pode baixar gratuitamente e conferir os principais pontos a considerar ao decidir dar este passo em sua empresa, basta clicar na imagem abaixo.
Vale lembrar também que isto tudo não acontece do dia para noite e pode (deve) acontecer de forma natural, com os cargos de planejamento e controladoria acontecendo conforme as necessidades vão surgindo (ou um pouco antes da agua bater no pescoço). Geralmente começa-se com a contratação de um auxiliar administrativo para organizar áreas como Contas a Pagar e Receber. Logo depois surge a necessidade de um analista financeiro para garantir atividades como a gestão do fluxo de caixa. E com o tempo vem a especialização de funções, e a área de planejamento e controladoria vai tomando corpo, com a contratação de um controller e até mesmo um CFO (ou diretor financeiro).
Outro conceito importante a ser compreendido é que os papeis e responsabilidades de gestão em uma empresa sempre vão existir, independente do tamanho ou grau de maturidade da companhia.
O que acontece é que quando a empresa ainda é menor, esses papeis e responsabilidades não possuem profissionais dedicados, e geralmente são executados pelos próprios sócios ou há uma sobreposição de papeis com alguns profissionais que "batem o escanteio e correm pra cabecear".
Em muitos casos, por falta de tempo disponível e por uma questão de priorização, alguns destes papeis acabam não sendo exercidos. Mas não se engane, eles continuam existindo e continuam sendo importantes.
Dica: uma boa estratégia para quem está buscando profissionalizar a gestão é realizar um levantamento inicial dos papeis e responsabilidades que sua empresa deveria ter alguém responsável quando for maior e listar todos eles. Depois disto é pensar em como estes papéis e responsabilidades podem ser distribuídos entre os profissionais da empresa, quais deles talvez possam ser terceirizados e principalmente, onde estão as oportunidades de alavancagem contratando um profissional especializado para executar a função.
Contratar especialistas para cada área, deixá-los fazer seu trabalho e formar uma equipe interna de planejamento e controladoria é ótimo e certamente vai contribuir muito para que sua empresa possa acelerar o crescimento, sem perder qualidade.
Mas sabemos que tudo leva tempo e desenvolver um novo processo ou uma nova área em sua empresa, seja ela qual for, é algo demorado, que exige esforço e que vai começar a gerar resultados no médio prazo. O principal motivo para isto está relacionado ao aprendizado. Sua empresa vai literalmente precisar buscar conteúdo, analisar metodologias, técnicas, ferramentas e aprender sobre o que funciona e o que não funciona para ela.
Nesta hora, a contratação de consultorias especializadas pode ser uma ótima alternativa para dar velocidade e agilidade aos negócios. Isto é algo já bastante difundido nas grandes organizações e as pequenas e médias empresas já estão incorporando cada vez esta prática em suas culturas, pois notaram que estes profissionais podem ajudar a criar várias mudanças necessárias dentro da organização.
Os benefícios são os mais variados. Organizar, planejar e executar de forma mais rápida a estrutura da empresa, recebendo por parte do consultor um diagnóstico de onde está se precisando melhorar e assim fazer um trabalho de adaptações. E isto tudo, claro, resulta em crescimento direto dos resultados financeiros da empresa. Afinal, os consultores tem contato com dezenas ou até mesmo centenas de empresas diferentes e são uma espécie de "concentradores" do conhecimento que vão adquirindo ao longo dos anos com cada uma das empresas e modelo de negócios que trabalhou.
Inclusive, neste artigo você pode conferir algumas das vantagens e benefícios de contratar uma consultoria de gestão e também alguns cuidados para acertar na escolha.
Para fechar, vale o reforço a questão sobre entender e respeitar o estágio de maturidade de cada empresa. É preciso identificar exatamente quais são as necessidades de melhoria, para implementar as soluções adequadas. É como um médico, que para receitar o medicamento correto, precisa antes analisar detalhadamente o paciente para entender qual o problema.
Um dos temas que tratamos muito aqui no blog e que pode gerar grandes benefícios, independente do tamanho ou setor de atuação de sua empresa, é a implantação do Orçamento Empresarial. São inúmeras as vantagens para empresa, que vão desde o melhor planejamento e utilização dos recursos financeiros, até mesmo o aumento do engajamento de todos na empresa com as metas e resultados.
Dentro do Orçamento Empresarial temos vários modelos e metodologias existentes e utilizados pelas mais diversas organizações. Saber qual o mais adequado a sua empresa é fundamental para obter sucesso com a adoção.
Para ajudar nesta missão, lançamos um e-book com as 8 principais Metodologias de Gestão Orçamentária utilizadas pelo mercado para que você possa conhecer a essência de cada um delas, suas vantagens, desvantagens, aplicações e escolher o mais adequado a sua empresa.
No e-book você vai encontrar sobre as 08 Metodologias de Gestão Orçamentária mais utilizadas pelo mercado, incluindo:
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