Conheça 3 tecnologias para agilizar processos na procuradoria
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Um dos grandes inimigos da produtividade é a falta de organização e agilidade na execução das tarefas.
Quando não há uma clareza de quais são as prioridades e uma correta distribuição de demandas dentro de uma equipe, certamente o resultado será o acúmulo de trabalho, a sobrecarga de alguns profissionais e a ineficiência nas entregas. O mesmo acontece com os processos na procuradoria. Não é por acaso que, muitas vezes, a imagem atrelada às procuradorias é de grandes volumes de processos sendo analisados. Considerando o papel estratégico das procuradorias, a agilidade nos processos é um dos pontos que precisa constantemente de acompanhamento.
A situação de acúmulo de processos na procuradoria se agrava quando a morosidade procedimental e processual une-se a ferramentas obsoletas. Por um lado, não se pode exigir que etapas sejam puladas dentro do judiciário. Por outro, é possível garantir maior celeridade nas análises dentro das procuradorias. Como alcançar esse objetivo? Uma das formas mais rápidas e eficientes é, sem dúvida, o uso de tecnologias específicas para procuradorias. Tais aplicações são pensadas e estruturadas tendo em vista as necessidades particulares das procuradorias. Elas possuem recursos para transpor uma considerável parte dos obstáculos diários. Com isso, ganha-se em agilidade e produtividade. Conheça algumas das tecnologias que podem auxiliar na análise dos processos na procuradoria.
3 funcionalidades que trazem mais agilidade aos processos na procuradoria
Entre as vantagens do uso de ferramentas tecnológicas nas procuradorias, destacamos: economia de custos e maior organização a partir da extinção do uso de papel. Afinal, sem um bom sistema de cadastro, torna-se muito mais complicado manter a ordem dos processos na procuradoria. Isso, por si só, já traz maior agilidade na execução das tarefas. Todavia, existem ainda recursos que poderão agregar ainda mais celeridade e mitigar o volume de trabalho acumulado. Saiba quais são:
Produção de peças processuais em lote
Quando há processos na procuradoria com assuntos muito semelhantes ou repetidos, é possível elencá-los, independentemente da quantidade. Dessa forma, cria-se uma única peça para o Tribunal de Justiça, que será replicada em todos os outros. Ou seja, pega-se um assunto e cria-se um modelo para ele que poderá ser usado sempre que surgir um processo parecido ou igual. Além disso, ao promover as cópias da primeira peça, serão respeitados sempre os pormenores de cada um. Um exemplo: a lista de respectivos valores e nomes dos devedores.
Distribuição de processos na procuradoria
Com a utilização de um sistema para procuradorias, é possível adaptar a distribuição automatizada de processos de acordo com a forma de trabalho de cada local. Quando a procuradoria realiza a distribuição por devedor, por exemplo, todos os processos específicos de um "devedor X" serão designados para o mesmo advogado de forma automática. Outra funcionalidade importante dentro da distribuição é aquela que permite a substituição temporária de responsável. Ou seja, quando o advogado incumbido de determinado tipo de processo entra em férias, é possível definir um período no qual as demandas serão repassadas para outro advogado.
Avocar outros processos
Imprevistos acontecem e, como o próprio nome diz, não têm data ou hora marcada. Porém, uma boa organização e gestão de tarefas permite que a procuradoria não seja pega desprevenida. Um ótimo exemplo é quando um procurador ou assessor não pode comparecer por um motivo de doença ou outra fatalidade. Como ficam os processos dos quais era responsável? Numa ferramenta para procuradorias, o subprocurador ou procurador-geral consegue ter o controle dessas demandas. A funcionalidade de avocar permite que as pendências do procurador-base sejam acessadas pelos superiores. Caso exista algum prazo expirando e que tenha de ser cumprido, é possível puxar o processo e trabalhar em cima dele.
Com a implementação dessas três funcionalidades, a tendência é que o acúmulo de processos na procuradoria diminua ou, até mesmo, desapareça. Entretanto, para isso é preciso apostar em novas tecnologias. Quer saber mais sobre ferramentas de gestão para agilizar os processos na procuradoria? Continue nos acompanhando!