Para um cliente que está procurando por algum seguro, a frase que vem em mente, provavelmente, é: "assinar um contrato com muitas páginas". Para uma empresa do setor, esse processo é comum e precisa ser feito diversas vezes ao dia.
A japonesa Tokio Marine tem 141 anos de experiência no mercado e trabalha com 7 mil modelos de documentos todos os meses. Porém, no mundo digital que vivemos, essa quantidade de documentos não pode ser mais em papel. Por isso, para atender melhor o público e diminuir sua burocracia, implementou a assinatura eletrônica.
A empresa oferece produtos e serviços para pessoas físicas e jurídicas, o que gera diversos registros, com diferentes tipos de dados a serem inseridos em cada lugar específico do contrato. Além disso, administrar uma quantidade grande papéis exigia muito tempo, espaço e gastos com impressões e transportes, sem contar as refações e erros manuais. Com isso, o ciclo de vida dos documentos exigia um número grande de etapas, tornando o fluxo de trabalho complexo e burocrático.
Muitos clientes e um processo manual de 1 mês para finalizar contratos
O processo básico da Tokio Marine consistia em simulações de propostas, feitas em sistema próprio, geração delas em PDF e o envio do documento para o cliente, que os imprimia, assinava, digitalizava e devolvia para o corretor. O cliente podia também entregar o documento em mãos em um dos mais de 250 postos da seguradora, o que exigia sua locomoção até o local. Isso durava em média 30 dias, uma experiência longa e morosa para o cliente, além de envolver riscos legais ao usar assinaturas digitalizadas.
Formalizar um novo negócio nessas condições fazia com que, muitas vezes, o papel nem fosse assinado ou não chegasse até a seguradora, deixando de finalizar uma venda. Nesse cenário, a principal demanda do mercado de seguros se torna questão do tempo gasto, principalmente, com tarefas manuais. Ao analisar esses fatores, a seguradora japonesa optou pela implementação da assinatura eletrônica da DocuSign e a eliminação do papel no processo.
Processo mais ágil e eficaz para a empresa e os clientes
A solução da DocuSign se integra com o portal de propostas da Tokio Marine, o que permite que os dados dos clientes sejam inseridos automaticamente no documento. Isso gerou mais agilidade e redução da ocorrência de erros. O corretor acessa o portal, prepara o documento e, automaticamente, o sistema gera o contrato e envia na mesma hora para todos os envolvidos o documento (o cliente, a seguradora e o corretor) assinarem em qualquer dispositivo eletronicamente.
Assim, que as assinaturas eletrônicas são inseridas, todos recebem uma cópia do documento, já validado. Isso proporcionou uma transformação na experiência do cliente e dos funcionários da empresa, que não precisam passar por burocracias, além de ter uma finalização rápida e sustentável, sem papel.
"Desde o começo da relação com a DocuSign vemos uma grande desburocratização de nossos processos. Tudo isso com um respaldo legal, alinhado às melhores práticas e com muita segurança", afirma Daniel Ramos, Diretor de Operações da Tokio Marine.
A seguradora implementou a assinatura eletrônica em minutas de propostas, acordos de confidencialidade e diversos outros tipos de documentos, cobrindo 138 áreas, com mais de 7 mil modelos de documentos, em diversos departamentos, como jurídico, compras, tecnologia, entre outros.
De 1 mês para poucas horas na finalização dos contratos
"Uma das nossas linhas de pensamento é: como vou ser digital com tanta burocracia? A adoção da DocuSign vai além de somente simplificar processos. Ela nos traz um ganho incrível em termos de agilidade e também nos permite promover uma maior inclusão digital dentro das corretoras e entre os clientes", afirma Daniel Ramos.
Com a redução do tempo de preparo do contrato, assim como da assinatura, atualmente a Tokio Marine consegue fechar uma apólice em poucas horas. Isso possibilitou que a equipe investisse em mais atenção ao cliente, por meio de atendimento e negociações. Com o uso interno da assinatura eletrônica, também foi possível deixar mais rápido a finalização de contratos com as áreas de TI e Operações.
Além disso, a solução da DocuSign acabou ajudando a seguradora com a antecipação de receitas, já que o processo é todo online. Isso permite que as partes fechem o negócio mais rápido e seja possível ter uma previsão da receita mais eficiente. Outro ganho é na diminuição de erros, pois não é mais necessário alguém redigitando, copiando informações, assim como ter que lidar com extravios ou outros erros como esquecer de preencher algum campo.
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