Como Fazer Um Contrato Em Meio Eletrônico - Accordous
Como Fazer Um Contrato Em Meio Eletrônico
Se você trabalha em qualquer setor e/ou exerça qualquer tipo de serviço que tenha a geração de contratos como parte importante para o desenvolvimento legal e seguro de suas atividades, você provavelmente já deve ter notado no quanto essa parte do processo acaba se tornando cada vez mais complexa, tomando uma boa quantidade de tempo que poderia estar sendo empregado em operações de especialização e aperfeiçoamento mais pertinentes ao seu negócio.
Mas o que fazer? Embora o foco do seu trabalho não seja a geração de contratos, é inquestionável que estes sejam de suma importância para garantir segurança a você e aos seus clientes.
É por isso que a Accordous, além de fornecer aos nossos usuários a administração e acompanhamento de seus contratos, preparou este artigo para dar algumas dicas para você que deseja fazer o contrato perfeito, mas acaba se perdendo em meio às especificidades de cada cliente, se preocupando com a objetividade das exposições de todos direitos e obrigações de ambas as partes, cuidando para não deixar brechas para judicializações.
Antes de começarmos, gostaríamos de ressaltar que em nossos planos pagos, o usuário tem acesso a uma lista de modelos de diferentes de documentos. Eles são completos, mas também podem ser editados conforme o usuário desejar. Além disso, o sistema da Accordous disponibiliza a opção de preenchimento automatizado dos campos específicos de cada contrato (ou de qualquer outro documento que esteja em nossa lista de modelos) com informações de clientes cujos dados já foram fornecidos pelo usuário do nosso sistema.
Essa ferramenta torna o processo de emissão de documentos mais eficiente e produtivo, assim nossos cliente ganham tempo para se preocuparem com o que de fato é importante para seus negócios. Não deixe que a burocratização seja uma pedra no caminho do sucesso de sua empresa, solicite uma proposta da Accordous!
Em uma pesquisa rápida na internet, você encontra a seguinte definição para o termo contrato: "pacto entre duas ou mais pessoas, que se obrigam a cumprir o que foi entre elas combinado sob determinadas condições." (Oxford Languages). Ou seja, o contrato é um documento que, a partir de um objetivo/vontade comum, estabelece um vínculo de natureza jurídica entre seus signatários, expondo direitos, obrigações e deveres de ambas as partes.
Uma vez que o mundo digital passou a configurar o principal veículo de informação e de dados, seja em escala pessoal ou profissional/empresarial – quando todo o aparato dos processos formais e burocráticos, como por exemplo uma assinatura ou um contrato, se tornam necessários – o contrato eletrônico foi criado como forma de adaptação a esse "novo mundo".
O contrato eletrônico tem as mesmas características jurídicas que aquele feito de forma tradicional, isto é, no papel. A diferença entre eles está justamente no meio (físico ou virtual) em que ele se dá, podendo aquele realizado em meio virtual, portanto, ser consumado por meio de assinaturas digitais.
Os contratos tradicionais ou eletrônicos se diferenciam em função do meio em que se realizam. Há, porém, diferenças de tipos de contrato em relação à sua finalidade e objetos de contratação, independente de qual seja o meio (físico ou virtual) em que ele se dê. Para citar alguns exemplos, temos:
contrato de consumo;
contrato de constituição de empresa;
contrato de sociedade;
contrato de confidencialidade.
ELABORANDO UM CONTRATO ELETRÔNICO
Como dissemos, as características jurídicas de um contrato físico ou virtual são as mesmas e o que os diferencia é justamente o meio em que se dão. O contrato em meio eletrônico traz enormes vantagens em relação àquele feito em moldes tradicionais, pois todo seu processo (construção, assinatura, arquivamento) é feito digitalmente, de modo que tempo, dinheiro e espaço físico são poupados,.
Já que não são mais necessários (as): a cópia impressa para cada uma das partes envolvidas; o encontro presencial para a efetivação das assinaturas; a reserva de um local no escritório destinado às pilhas de papéis que, além de ocuparem espaço, tornam a organização dos documentos mais trabalhosa.
Preparamos o passo a passo a seguir para ajudá-lo (a) a elaborar um contrato eletrônico completo, detalhado e que contenha os elementos essenciais que esse tipo de documento exige:
A correta e completa identificação das partes que compõem o contrato é importantíssima. As informações a seguir constituem o quadro ideal de identificação das partes e são imprescindíveis:
quem contrata: locatário, tomador ou contratante;
quem é contratado: locador, prestador de serviço ou contratado.
Destes, são necessários os seguintes dados:
2. Defina detalhadamente o objeto do contrato
Imagine, por exemplo, que você dá aulas particulares de idioma e não especifique no seu contrato com um aluno que o serviço que ele está adquirindo é única e exclusivamente as horas semanais contratadas para as aulas. Esse aluno passa, então, a exigir atendimento integral, enviando mensagens via aplicativo de celular com dúvidas em relação à matéria.
Por não ter exposto de forma clara e detalhada essa questão no contrato, você se vê em uma saia justa tendo que: ou se submeter a essa condição à qual seu contrato incompleto deu margem; ou confrontar esse comportamento, gerando um ambiente desconfortável para ambas as partes.
A partir desse exemplo simples de um hipotético prestador de serviços sem as grandes responsabilidades que uma grande empresa traz, podemos entender porquê é necessário que a exposição do objeto de contrato – isto é, aquilo que o contratado oferecerá e o que o contratante adquirirá com esse contrato – seja clara e bem detalhada, de forma que não dê espaço para interpretações ambíguas, sejam elas equivocadas ou até mesmo má intencionadas.
Elaborar essa definição é uma tarefa trabalhosa e minuciosa, mas é essencial pois ela serve como proteção para ambas as partes, uma vez que, do contratado não se pode exigir nada além do que consta objetivamente no contrato e, por outro lado, do contratante não se pode retirar ou anular aquilo que consta no documento.
Ambas as partes têm direitos e deveres e estes devem estar explícitos no contrato, de modo que não haja necessidade de confrontos e geração de ambientes desagradáveis, além da enorme dor de cabeça que pode ser evitada dentro do prazo do contrato e até mesmo após o vencimento do documento.
3. Exponha detalhadamente as atribuições e os direitos de cada uma das partes
Como mencionado há pouco, como um complemento do objeto do seu contrato, temos os direitos e deveres de ambas as partes:
– seu dever consiste em ministrar o serviço ou fornecer os bens contratados dentro do tempo e de todas as especificações expostas no documento, sujeitando-se à cobrança e eventual sanção do contratante quando do não cumprimento.
– seus direitos consistem em receber o pagamento pelo serviço prestado ou pelos bens fornecidos, bem como em poder usar dos termos do contrato como forma preventiva quando um serviço/bem além do exposto em documento lhe é cobrado.
– seu dever consiste em remunerar e tornar possível a prestação de serviço.
– seus direitos repousam no recebimento dos serviços ou bens, bem como na garantia do recebimento dos mesmos, de forma que seu não cumprimento culmine na segurança em poder cobrá-los por vias legais.
Aqui, mais do que expor o objeto do contrato, é necessário que todas essas especificidades de direitos e deveres sejam detalhadas. Uma boa descrição é capaz de responder objetivamente às perguntas a seguir sem dar margem a interpretações equívocas:
o quê? (objeto do contrato, deveres ou direitos);
Por quem as obrigações serão cumpridas?
4. Especifique todos os valores envolvidos e cláusulas de reajustes
Essa parte é principalmente – mas não unicamente – importante para contratos que tenham validade por um longo período de tempo.
Ainda no exemplo dado no passo 2, imagine que você dê aulas particulares de idiomas e que o período de validade de um de seus contratos com um aluno específico seja de dois anos.
Caso você não deixe cláusulas de reajustes que possibilitem um novo orçamento para o segundo semestre do primeiro ano, ou até mesmo para o segundo ano, você pode perder dinheiro uma vez que o pagamento desse aluno não será corrigido com base nas taxas de inflação ou em outros parâmetros percentuais. Imagine esse mesmo cenário para um locador de imóveis cujos contratos tenham validade de três anos ou mais…
É possível, por meio desses exemplos, perceber como o tempo influencia diretamente no valor do dinheiro, de modo que um pagamento da mesma quantidade de dinheiro hoje não terá o mesmo valor daqui alguns meses ou anos.
É por esse motivo que, assim como o objeto de contrato, os valores e cláusulas de reajustes precisam estar claros e detalhados em seu contrato, de modo que não deixem margem para prejuízos como os citados acima.
5. Caso existam, insira os serviços extras de cortesia
Você pretende oferecer algum serviço extra de cortesia que não será cobrado? É necessário que isso esteja descrito no contrato, detalhando sua natureza não remuneratória, de forma que não abra espaço para mal entendidos oriundos de ambas partes, como a cobrança indevida, por parte do contratado, ou a exigência equívoca, por parte do contratante, de serviços extras.
6. Estabeleça ferramentas de feedback
Caso seja possível, utilize índices específicos de análise de desempenho do ramo em que seus negócios se encontram, assim você poderá analisar o nível de aproveitamento dos serviços, garantindo que todas as partes do contrato tenham um feedback do desenvolvimento das atividades previstas ao longo do processo e principalmente no fim do prazo do contrato.
Esse feedback pode ser obtido ao estabelecer e detalhar metas dentro do contrato, de modo que a eficiência do serviço, bem como sua qualidade, sejam observadas, sendo possível gerar planos de ação sobre esses diagnósticos (por parte do contratado) ou cobranças em relação ao resultado desejado (em relação ao contratante).
7. Defina um prazo para o contrato, bem como cláusulas que possibilitem seu cancelamento ou sua alteração
Assim como todos os itens expostos até o momento, o estabelecimento de um prazo, isto é, uma data final a partir da qual o contrato é encerrado, é de grande importância. Além desse prazo é possível também, como complemento do item anterior, estabelecer datas para o cumprimento de determinadas metas que deseja-se alcançar ao longo do período em que o contrato estiver em vigor.
Da mesma forma, é de suma importância instituir cláusulas, bem como seus prazos, que possibilitem a alteração e/ou cancelamento dos termos do contrato por ambas as partes envolvidas. Essas cláusulas servem como medida preventiva em caso de prejuízo financeiro ou arrependimento, desde que as alterações ou cancelamento estejam dentro dos parâmetros e condições explicitadas no próprio documento.
8. Defina e advirta sobre a possibilidade de sanções quando do não cumprimento do contrato
Assim como as cláusulas citadas acima, a exposição clara e detalhada de previsões de sanções aplicáveis quando não houver o cumprimento devido, por qualquer uma das partes, das obrigações explicitadas no contrato, serve como forma preventiva e garante segurança para todas as partes que compõem o contrato.
TERMINEI DE ELABORAR UM CONTRATO ELETRÔNICO. E AGORA?
Após a construção de um contrato detalhado e completo, contendo todas as informações e elementos que expomos ao longo deste artigo, chegou o momento mais importante e decisivo: o recolhimento das assinaturas das partes, o que torna finalmente o contrato válido e em vigor.
Uma das grandes diferenças entre um contrato eletrônico e um contrato tradicional é, aliás, a diferença de assinaturas que eles exigem. Enquanto um contrato tradicional pressupõe o encontro presencial do contratante e do contratado, com um contrato eletrônico basta enviar o contrato (por meio virtual) para as partes, com as devidas indicações sobre os locais em que devem assinar e, assim, formalizar o documento utilizando suas assinaturas digitais.
VALE A PENA ABANDONAR O PAPEL E INVESTIR EM DOCUMENTOS DIGITAIS?
Para concluir este artigo, a Accordous destacou alguns pontos que tornam os contratos ou quaisquer outros documentos digitais mais atrativos do que aqueles feitos em moldes tradicionais.
Como dissemos repetidas vezes ao longo deste texto, a validade de contratos eletrônicos é igual aos daqueles feitos em papel. Mas a segurança de fazer todo o processo de envio às partes que devem assinar o contrato tornam o documento digital mais vantajoso e seguro, uma vez que ele será feito por meio de endereço eletrônico, evitando assim possíveis extravios, perdas, fraudes e etc.
Além disso, o fato deles serem assinados por assinaturas digitais torna o processo ainda mais seguro, pois como expusemos em nosso artigo sobre assinatura digital, para que um signatário consiga utilizá-la, ele é submetido a uma rigorosa avaliação das autoridades emissoras de certificação digital, pré-requisito básico para se ter uma assinatura digital, a qual tem segurança por meio do uso de criptografia de alta complexidade garantida pela ICP-Brasil, órgão de maior autoridade em nível federal neste ramo.
Redução de custos e otimização de logística:
Num primeiro momento pode parecer algo insignificante, mas muitos gastos com tinta, papel, impressão, envio de documentos por meios não eletrônicos, bem como gastos com mão de obra e espaço físico destinados ao arquivamento, manutenção e organização desses documentos são poupados ao passar o processo burocrático de seus negócios para o meio digital.
Nesse sentido, é possível afirmar que é também de grande valor sustentável adotar documentos digitais, uma vez que, como assinalamos há pouco, a economia de recursos é expressiva e significativa.
Por último – mas de longe não menos importante – o tom de modernidade que a adoção dos meios digitais confere aos seus negócios vai além da imagem do uso de meios digitais em si.
Na verdade, esse tom vem exatamente pela rapidez e eficiência que ele possibilita para a consumação e fechamento de negociações que outrora levariam dias (desde a construção do documento, a impressão, a demora dos serviços de postagens, as sucessivas digitalizações até finalmente às assinaturas e efetivação do documento).
Além disso, a adesão ao modelo digital pode, muito mais do que apenas agilizar processos antes demorados, possibilitar negociações internacionais de forma muito mais prática e confiável.
Esperamos ter ajudado e esclarecido eventuais dúvidas a respeito da segurança e das vantagens trazidas pelos contratos eletrônicos e/ou documentos digitais como um todo.