Tudo, de bom ou de mau, chega ao fim. Os filósofos dizem isso, de formas variadas, há pelo menos quatro mil anos. Na área de TI, as equipes se preocupam com uma série de detalhes na hora de iniciar qualquer atividade: processos, aplicações, usuários, regras, entre outros, mas esquecem de planejar o encerramento das ações já em andamento, como a remoção de aplicativos, a remoção de acesso de usuários que deixaram a empresa, o fim da vida útil dos servidores.
Encerrar qualquer iniciativa pode ter um custo bem alto. Em projetos de TI isso sempre significa uma despesa extra que precisa ser alocada. Mas, de forma geral, o orçamento da área raramente inclui o custo de finalizar uma atividade – seja ela desfazer-se do hardware, migrar os dados para uma nova aplicação ou atender os termos contratuais do encerramento de acordo com um provedor de serviços.
Quando não se faz um plano estratégico para encerrar uma atividade de TI isso tende a ser dolorido e custoso, mas as áreas de tecnologia só descobrem isso da pior forma possível, quando se deparam com um problema urgente e já não têm alternativas.
Entre os erros mais comuns que as empresas cometem está o fato de que, de forma geral, existem 25% mais usuários cadastrados para acessar o diretório da companhia do que o número total de funcionários. Esse problema ocorre por uma falha nas políticas e processos para retirar o acesso de profissionais que deixam a companhia.
E não são só nos processos para controlar o acesso aos sistemas que os departamentos de TI falham. O mesmo erro tende a acontecer com pessoas contratadas para fazer trabalhos temporários, aposentados, entre outros. Não existem regras para encerrar o ciclo de vida das ações.