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4 dicas para melhorar seus processos de contas a receber
2 outubro 2018 03/10/2018 Uncategorized
Trabalhar no setor de gestão de contas é sempre um desafio. No contas a receber então, a pressão é ainda maior! Afinal, do que adianta a equipe de marketing desenvolver uma boa campanha, a equipe de vendas conquistar o cliente, se no fim do processo não há um bom gerenciamento do recebimento (e aqui entende-se dinheiro na conta!)?
Em épocas de crise, o problema aperta ainda mais, por mais bem estruturada que esteja a sua equipe de gestão de contas. Sempre há dificuldades a serem superadas e por isso vamos te dar 4 dicas de como melhorar os seus processos de contas a receber. Acompanhe!
Atenção: se você quer ver sobre os 6 maiores erros do contas a pagar, leia este post aqui.
1. Organize sua rotina de contas a receber
Mantenha a sua organização em dia! Ela é a base para você e sua equipe desempenharem bem esse papel. Vou te dar um exemplo:
Pense em uma equipe composta por três pessoas. Agora, imagine se cada uma delas utilizasse uma planilha própria, construída de forma individualizada e sem um único padrão, para controlar o fluxo de recebimento dos clientes. Já pensou na confusão que seria para a controladoria fazer a conciliação do faturamento?
Desta forma, estabeleça processos definidos e padronizados, assim você evitará retrabalhos. Além disso, atribua responsabilidades a cada integrante da equipe e compartilhe essa informação. De nada adianta pôr esforços na construção de um processo inteligente, se este não for divulgado corretamente.
Sua equipe precisa se comunicar melhor? Então você precisa ler esse post aqui!!
2. Mantenha o seu relatório de faturamento atualizado
Seguindo o preceito de que você já leu a dica nº 1 e já está com sua equipe organizada, agora é hora de focar em manter o relatório de faturamento em dia. Manter a planilha padrão compartilhada e ter disciplina para preenchê-la é fundamental. Para isso, crie uma rotina e faça ela entrar em prática.
Voltando ao nosso exemplo da dica nº1, a conciliação das informações entre faturamento e recebimento já está bem mais simples, a controladoria consegue muito mais facilmente identificar os problemas e você consegue focar em manter a taxa de inadimplência baixa, controlando os devedores de forma mais assertiva.
3. Seja precavido! Antecipe-se à inadimplência
Falando em inadimplência, essa talvez seja a palavra mais temida de quem trabalha na gestão de contas a receber. Por isso, seja precavido e trabalhe de forma a minimizar essa dor de cabeça.
Procure formas que te auxiliem a reduzir a frequência com que ela acontece nas suas suas atividades. Seja através de uma ligação ou de um e-mail. Hoje, já existem ferramentas que encaminham uma mensagem automaticamente para o cliente quando faltarem alguns dias para o vencimento do boleto dele. Lembre-se, o importante é tentar evitar o atraso do pagamento.
Automatização de processos financeiros
4. Tenha uma boa relação com seu cliente
Você já adequou seus processos, definiu os responsáveis, compartilhou a informação, manteve o relatório de faturamento atualizado, enviou o e-mail automático e mesmo assim houve atraso no recebimento? Sinto em lhe informar, mas agora você vai ter que contatar diretamente seu cliente.
Cuidado!! Sempre há dois lados nessa moeda.
Nem sempre onde há fumaça, há fogo…
Isso quer dizer que podem ter ocorrido diversos problemas que acarretaram no atraso do pagamento, e nenhum deles pode ser por falta de dinheiro ou por má vontade. Veja:
Pode ter ocorrido uma falha no sistema
Houve um erro de programação de datas
A pessoa responsável pelo contas a pagar do cliente saiu de férias e não repassou a demanda
O responsável pelo contas a pagar do cliente mudou de setor e não conseguiu deixar o substituto a par em tempo hábil ao seu pagamento
Enfim, muitas são as possibilidades. O importante aqui é você lembrar que, no final de tudo, você está falando com o seu cliente. A satisfação dele é o que importa, e isso é medido inclusive na forma como você cobra o atraso dele!
Sim, é possível melhorar!
Viu como dá para fazer bastante coisa antes do problema virar uma bola de neve? Dessa forma, é possível deixar os processos da área de gestão de contas muito mais simples e eficazes, aumentar a produtividade e melhorar os processos financeiros da sua empresa de forma geral. Vamos tentar?
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Saiba como melhorar a gestão de processos na controladoria
Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS. Possuo Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição. Meu foco profissional é desenvolver melhorias de processos e por este motivo já atuei em muitas das diversas áreas de um negócio: qualidade, comercial, suporte, financeiro, contábil, recursos humanos, entre outros, sempre com um único objetivo: ofertar serviços ou produtos que tragam satisfação ao cliente. Adoro ler e estar informada sobre as mudanças que impactam o mercado e o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.