Registro de ponto eletrônico: entenda o que é e tire suas dúvidas
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27 de julho de 2018 Por Leonardo Barros
O relógio de ponto eletrônico é uma solução legal e mais segura que os sistemas manuais e mecânicos de controle de jornada, porque evita fraudes e permite marcações por reconhecimento biométrico.
Qual tipo de sistema sua empresa utiliza para fazer o controle da jornada dos funcionários? O registro ou relógio de ponto eletrônico é uma alternativa que foi criada para reduzir fraudes e garantir mais segurança a empregadores e trabalhadores.
Neste post, vamos contar a você o que é e como funciona o relógio de ponto eletrônico, além de pontuar algumas questões relevantes sobre o uso dessa ferramenta.
Assim, ao final da leitura, esperamos que você tenha condições de definir se o relógio eletrônico de ponto é ou não a melhor solução para a sua empresa, inclusive conhecendo alternativas. Vamos lá?
Relógio de ponto eletrônico, REP e SREP
Quem precisa de um relógio de ponto eletrônico
Como funciona o ponto eletrônico
A principal vantagem do ponto eletrônico
Alternativas para lidar com as desvantagens
Antes de qualquer coisa, é bom que você tenha uma ideia clara do que estamos falando. Como o próprio termo indica, o relógio de ponto eletrônico é uma evolução do relógio de ponto manual.
O Registrador Eletrônico de Ponto (REP), também conhecido como relógio de ponto.
É a tecnologia que permite que cada funcionário de sua empresa marque seus horários de entrada e saída, ou seja, registre sua jornada de trabalho dia após dia de forma eletrônica.
As marcações são possíveis por meio de crachás com etiquetas RFID, sigla para Radio Frequency Identification, ou da biometria.
Voltando ao foco, as marcações feitas pelo REP são armazenadas pelo Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).
Trata-se de um software que recebe as informações de cada marcação feita e as reúne em relatórios segmentados por funcionários.
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A saber, os documentos originados pelo SREP são úteis para a gestão do controle de ponto por parte da empresa.
Ainda vamos nos aprofundar um pouco mais nas explicações de como funciona o relógio de ponto eletrônico, mas antes, precisamos falar sobre quem realmente precisa dessa solução.
Todo gestor precisa ter atenção às mudanças e novidades apresentadas para a legislação trabalhista para garantir o respeito às regras, o direito de seus funcionários e evitar problemas com a Justiça.
Dito isso, é provável que você já saiba o que mudou nas regras de registro de ponto com a Lei de Liberdade Econômica, ou lei n° 13.874, de setembro de 2019. Não nos custa nada comentá-la brevemente, porém.
Desde que a referida lei entrou em vigor, apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a contar com algum sistema de registro de ponto.
A ideia é criar condições para que um controle seja feito de forma devida, protegendo o empregador e, sobretudo, assegurando os direitos de seus funcionários.
As empresas que têm quadros mais enxutos ficam livres da obrigatoriedade, mas não impedidas de adotar um sistema.
Fazer essa escolha é, inclusive, algo que pode ser considerado uma estratégia já que benefícios podem ser colhidos.
A legislação e o ponto eletrônico
O que o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), atualizado pela Lei de Liberdade Econômica, diz é que as empresas podem escolher entre "registro manual, mecânico ou eletrônico.
Essa escolha deve ocorrer conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.
Assim, não existe uma legislação que define critérios para que uma ou outra empresa seja obrigada a adotar o relógio de ponto eletrônico.
Entretanto, para aquelas que se interessam por esta tecnologia, convém saber que há um texto legal que a regulariza.
Falamos da Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que ficou conhecida como Lei do Ponto Eletrônico.
Graças a essa publicação, o setor de Recursos Humanos (RH), mais especificamente o Departamento Pessoal (DP) das empresas pode começar a poupar um tempo valioso.
As marcações manuais e mecânicas, ainda que tenham sido úteis por muito tempo, estão atreladas a uma trabalhosa tarefa de monitoramento de jornadas e de conferência de dados para o fechamento da folha de pagamentos.
Em vista das tecnologias que existem hoje, trata-se de uma realidade que é burocrática em demasia.
Por isso, com a publicação da referida Portaria, as empresas passaram a ter a possibilidade de migrar para relógios de ponto eletrônico com amparo da lei.
Se sua empresa ainda não fez essa migração, nada mais justo do que contar a você como funciona um relógio eletrônico de ponto.
Para isso, precisamos lembrar que é possível que a marcação eletrônica seja feita por meio de cartões ou do reconhecimento biométrico.
Ainda que existam máquinas de ponto eletrônico portáteis, o mais comum ― e o mais prático ― é que o aparelho seja fixado em um lugar estratégico da empresa para que os funcionários marquem suas entradas e saídas facilmente.
A saber, etiquetas RFID são como chips que permitem que informações pré-gravadas sejam lidas pelo equipamento adequado.
Por sua vez, quando a marcação é biométrica, pode ser necessário que o funcionário digite uma senha e, em seguida, posicione seu dedo no leitor de digital para que o reconhecimento seja feito.
A digital deve ser previamente registrada no sistema do relógio de ponto eletrônico.
Esta segunda alternativa tende a ser mais interessante porque evita que marcações não sejam feitas ou demandem uma burocracia adicional caso um trabalhador esqueça o crachá em casa ou tenha outro problema do tipo.
Regras para o sistema de ponto eletrônico
Para que uma solução de ponto eletrônico se encaixe na regulamentação proposta pelo MTE, precisa atender a alguns requisitos.
É importante conhecê-los porque, caso sua empresa realmente opte por esse tipo de solução, deve estar atenta para escolher uma que tenha respaldo da lei, de fato.
Do contrário, caso algum processo trabalhista seja movido por um ex-funcionário que alegue erro nos pagamentos, por exemplo, sua empresa pode não ter comprovantes que sejam legalmente reconhecidos como provas em sua defesa.
Com base no artigo 4° da Lei do Ponto Eletrônico, o relógio de ponto eletrônico deve apresentar os seguintes requisitos:
São muitos detalhes que não podem passar despercebidos. Em contrapartida, vale saber que os REPs não são soluções tão novas.
Sendo assim, existe uma variedade de relógios desse tipo no mercado que pode ser analisada até que você encontre um que atenda às determinações e que seja interessante para a sua empresa.
As informações que são registradas no ponto eletrônico
Em seu artigo 7°, Lei do Ponto Eletrônico institui que o REP deve permitir as seguintes funcionalidades:
b) NSR [Número Sequencial de Registro];
Com isso, podemos dizer que o sistema colhe ou apresenta dados de identificação sobre a empresa, sobre cada funcionário e sobre os horários em que cada marcação foi realizada.
Note que um dos requisitos é que o relógio de ponto eletrônico seja capaz de imprimir o comprovante do trabalhador.
Isso tem relação com uma das principais vantagens desse tipo de solução, sobre a qual falaremos a seguir.
Já mencionamos antes que o relógio de ponto eletrônico reduz as burocracias para o DP.
Isso é importante porque processos manuais e mecânicos, além de tomarem mais tempo, estão sujeitos a mais erros em razão da natureza humana de seus processos.
Como consequência, o DP pode ter retrabalhos para recalcular a remuneração dos trabalhadores e o RH pode se ver obrigado a gerenciar o erro de forma que este não afete a relação entre as partes.
Além do mais, se o DP precisa se dedicar à burocracia de um controle e fechamento da folha de ponto sem o auxílio de um relógio de ponto eletrônico, a empresa tem mais dificuldades para ter um RH estratégico e, consequentemente, de colher as vantagens disso.
Mais transparência e segurança na marcação de ponto
Ainda, outra vantagem do REP que merece destaque é a transparência.
Mencionamos as ações trabalhistas que podem ocorrer quando a empresa erra no pagamento de seus funcionários, mas a insegurança que ronda essa possibilidade é uma via de mão dupla.
Retomando o raciocínio, o DP e os demais funcionários podem se equivocar e só perceberem o problema ao serem comunicados a respeito.
Entretanto, tentativas de fraude de ambas as partes podem acontecer e são elas que causam apreensão.
De um lado, uma empresa pode querer fraudar as marcações para evitar ou reduzir seu gasto com horas extras.
Do outro, um funcionário pode tentar recorrer à fraudes para eliminar ou reduzir descontos em sua remuneração em razão de atrasos.
Estes são exemplos de situações que, espera-se que não sejam realidade em nenhuma circunstância, mas que realmente podem acontecer.
Com isso, ressaltamos que uma das principais vantagens do relógio de ponto eletrônico é impedir qualquer tipo de fraude.
É importante dizer que as fraudes só se tornam impossíveis com REPs que atendem às regras do MTE.
Nesses casos, a empresa e os funcionários recebem comprovantes de cada marcação feita e podem usá-las para constatar eventuais erros.
Além disso, ambas as partes têm esses comprovantes como garantia de que fraudes não podem ter ocorrido.
Como nem tudo são flores, o relógio de ponto eletrônico tem desvantagens que você precisa conhecer antes de se decidir pelo uso dessa solução de controle de jornada. São eles:
é preciso investir na manutenção das máquinas de ponto eletrônico para garantir seu pleno funcionamento, sendo preciso incluir custos de manutenção e de imprevistos com o equipamento no planejamento financeiro da empresa;
além de adquirir o sistema, a empresa gasta também com papel para garantir a emissão dos comprovantes de cada marcação de ponto feita aos funcionários;
ainda que a máquina esteja programada para certo nível de autonomia, acaba tendo dependência de eletricidade para funcionar plenamente e isso pode gerar alguns transtornos ao DP e aos funcionários;
sistemas de REP costumam ser dependentes de internet. Assim, ainda que o fornecimento de energia esteja normal, caso haja algum problema com o serviço de internet, as marcações podem ser comprometidas;
a empresa se torna dependente de um fornecedor porque, como contamos no post sobre erros comuns a adquirir um relógio de ponto eletrônico, muitas máquinas só aceitam a bobina de papel feita por quem fabricou o sistema. Há ainda aquelas bobinas que só podem ser manuseadas, ou seja, trocadas por novas, pelo próprio fornecedor.
Isso significa que sua empresa pode não ter como buscar fornecedores mais baratos ou um acordo que seja financeiramente mais interessante.
Com tudo isso, é possível que a adoção de um REP ocasione o que chamamos de aprisionamento tecnológico ou vendor lock-in.
Sendo assim, ao optar por essa solução é importante saber se há flexibilidade quanto ao fornecimento de bobinas, serviços de manutenção e compatibilidade com outros softwares de gestão;
se um funcionário erra a marcação de ponto, uma correção pode ser feita pelo responsável do setor de Recursos Humanos, mas a alteração é difícil e burocrática;
apenas um relógio, ou seja, apenas uma máquina costuma ter autorização para realizar as marcações de ponto. Assim, a depender da tecnologia contratada, a empresa não consegue com que funcionários de equipes externas também façam o devido controle de jornada.
Nosso objetivo ao apresentar esses pontos negativos não é fazer com que as desvantagens do relógio de ponto digital caiam por terra.
Esta ainda é uma alternativa significativamente melhor do que os sistemas manuais ou mecânicos usados para o controle de jornada.
Para adotá-la, porém, convém pesar seus características em uma balança e também considerar suas limitações para fazer uma pesquisa mais aprofundada em busca de uma solução que realmente valha o investimento a ser feito.
É certo que sua empresa pode se adaptar às desvantagens ou aos pontos negativos do relógio de ponto eletrônico.
Como vimos, essa solução veio para facilitar a vida do Departamento Pessoal e garantir mais transparência e segurança para a empresa e seus funcionários.
A questão é que é justo que você conheça outra tecnologia, criada e regularizada depois, que pode ser ainda mais vantajosa para a sua empresa.
Por isso, vamos apresentar as soluções de ponto digital como alternativas para superar os pontos negativos do relógio eletrônico.
O que você precisa saber sobre os relógios digitais
As soluções digitais são conhecidas como meios alternativos para o controle de ponto e foram regulamentadas pela Portaria 373 do MTE, em 2011.
O Tangerino como alternativa ao relógio eletrônico
Para continuar apresentando as soluções digitais como alternativas ao relógio eletrônico de ponto, precisamos mencionar o aplicativo Tangerino: uma solução inteiramente desenvolvida segundo as regras da Portaria 373 do MTE.
A utilização de um sistema de controle de jornada pode ser para a sua empresa uma obrigação legal ou uma escolha estratégica.
Em ambos os casos, é certo o desejo de querer contar com uma ferramenta que consegue atender ao seu propósito básico e que, se possível, vá além.
O relógio de ponto eletrônico é uma clara evolução dos sistemas de marcação aceitos pela legislação trabalhista.
Com esse tipo de solução, uma empresa viabiliza um RH mais produtivo e capaz de contribuir mais diretamente para o bom resultado da organização.
Além ser vantajoso para o empregador, um sistema eletrônico também favorece os funcionários porque é mais seguro e isso lhe dá mais garantias do devido cumprimento de seus direitos.
Caso queira dar um passo além e agregar ainda mais benefícios para a rotina do DP e da empresa como um todo, convém ao gestor considerar os sistemas alternativos em sua análise e processo de escolha.
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2 comentários em "Registro de ponto eletrônico: entenda o que é e tire suas dúvidas sobre o REP"
Boa tarde, usei o sistema no período de teste e gostei muito do aplicativo. Me surgiu uma duvida depois do uso, todo mundo sabe que é possível ativar a localização fictícia no android, sendo assim como proceder caso algum funcionário use uma emulação de localização no celular? Isso é possível ou o tangerino na versão Pro identifica se o funcionário está agindo de má fé?
Bom dia Leandro, o Tangerino tem a capacidade de identificar o Fake GPS e também a alteração de horas feitas pelo funcionários manualmente em seu celular. Caso o mesmo faça esse tipo de procedimento o empregador poderá identificar a tentativa e tomar medidas corretivas.