5 passos para organizar documentos e aumentar sua produtividade
Aug 13, 2015 by Elefante Verde - Centro Oeste/SP on São Paulo, Serviços
Retrabalho por desorganização pode impactar na sua produtividade e diminuir seu desempenho profissional. Se você não controla sua vida profissional, recuperar os arquivos que seu chefe pediu, mas você não lembra onde colocou pode, além de comprometer o cumprimento de suas tarefas diárias, fazer com que se perca muito tempo procurando um arquivo que você deveria ter arquivado.
Se isso acontece com frequência com você, a empresa Tá em Ordem explica 5 passos para você se organizar:
PASSO 1 Organize seu espaço de trabalho. Tenha uma pasta para organizar papéis e não deixá-los acumulando sobre a mesa. No final do expediente, arquive alguns documentos. Lembre-se de dar títulos as pastas - assim você não vai precisar abrir para lembrar o que tem dentro. Uma gaveta deve ser sua aliada. Lembre-se: organizar a mesa de seu escritório não é jogar todos os papéis fora. Se você não sabe o que jogar, consulte a tabela de temporalidade de cada documento que sua empresa deve ter.
PASSO 2 Entender os processos internos da empresa, muitas vezes é olhar para trás, comparar documentos e identificar o histórico da empresa. Guardar documentos pode ajudar na melhoria dos processos da empresa, corrigindo erros e percebendo melhorias a serem efetuadas. Os documentos contam também a trajetória da empresa e do trabalho que você está desempenhando.
PASSO 3 Crie uma metodologia de organização. No computador crie pastas para gerenciar seus arquivos digitais. Dê nome para os arquivos que sejam fáceis ser encontrados - é o mesmo procedimento de catalogação de arquivos físicos.
PASSO 4 Use um calendário para não perder prazos. Agende tarefas e coloque alarmes. Eles ajudam a enviar um lembrete até para lembrar você de por sua mesa em ordem.
PASSO 5 Documentos servem também como prova das ações suas dentro da empresa, pois tem valor jurídico e contábil.