Documentos e registros na construção: o que são e por que manter em dia?
Qualquer empresa de construção que tenha procurado se certificar na ISO 9001 deve ter se deparado com dois termos que geram muitas dúvidas no setor: documentos e registros na construção.
A ISO 9001 é um sistema de gestão da qualidade que busca garantir a otimização dos processos internos em uma empresa.
Para garantir que uma organização cumpre seus requisitos, é natural que ela faça uma diferenciação entre toda a papelada envolvida na gestão de um negócio.
Mas qual é a diferença entre documentos e registros na construção e qual a importância de mantê-los atualizados? É sobre isso que falaremos hoje! Continue lendo e aprenda conosco:
O que são documentos na construção?
Nossa vida, tanto profissional quanto pessoal, está cercada de documentos. Eles nada mais são do que uma declaração escrita que prova um estado ou condição.
Por exemplo, seu documento de identidade é a prova de que você é você, certo?
Da mesma forma, os documentos da sua empresa são o que descrevem as condições dela. Quem ela é (como os documentos vinculados ao CNPJ), como ela trabalha (as políticas da empresa) e o que faz (formulários de procedimento).
Esses foram apenas alguns exemplos — os documentos da sua empresa podem englobar muito mais coisas, mas todos possuem algo em comum: são informações mais amplas que apontam ao futuro do negócio, como ele atua e quais diretrizes tomará.
O que são registros na construção?
Já os registros, embora pareçam ser a mesma coisa, são um pouco diferentes. Eles estão ligados à fatos passados. Isso porque os registros são documentos comprobatórios de determinadas ações da empresa.
Por exemplo, para realizar uma obra você precisa do registro do licenciamento ambiental liberando o local para construção.
Ainda, para mostrar que sua empresa está em dia com as obrigações trabalhistas, você precisa dos registros da jornada de trabalho na construção civil.
Essas informações poderão ser obtidas e consultadas em um determinado momento, seja pela própria empresa para desenvolver relatórios, ou por órgãos fiscalizadores.
Qual a importância dos documentos e registros?
Já deu para imaginar até aqui a importância dos documentos e registros, certo?
Enquanto os registros possuem uma importância legal, que pode salvar sua empresa de multas, os documentos são o que fazem ela funcionar de maneira correta e, claro, lucrar.
Um canteiro de obras pode ser uma bagunça. Dentro dele acontecem inúmeros processos e, o que é pior, simultaneamente. Sem a devida documentação para registrar e orientar o que acontece na obra, tudo pode virar um caos.
Além disso, voltando ao começo do nosso artigo, ter os documentos e registros na construção é passo essencial para conseguir sua certificação ISO 9001. Isso porque eles contêm informações importantes e estratégicas para a sua empresa.
Em resumo, os registros e documentos servem para:
Documentar a rastreabilidade das ações da obra;
Proteger a empresa no caso de ações jurídicas;
Orientar as ações futuras e rumos do negócio;
Permitir ações preventivas e corretivas;
Fornecer evidência de verificação;
Mas para conquistar a certificação não basta apenas tê-los, é preciso que os registros e documentos sejam legíveis, identificáveis e controláveis.
Como manter os documentos e registros em dia?
Com tantos procedimentos em um canteiro de obras pode parecer impossível manter toda a papelada em dia.
Contudo, a tecnologia evoluiu para ajudar não só os trabalhos na construção em si, como também a gestão administrativa de uma obra.
Grande parte dos registros e documentos hoje existem em versões digitalizadas.
Isso diminui a quantidade de papel a ser guardado e aumenta a eficiência, visto que é muito mais fácil localizar determinado registro em um sistema na nuvem, por exemplo, do que em um arquivo fixo.
Existem inúmeros softwares que podem auxiliar nesse processo. Seu próprio ERP, sistema de gestão empresarial deve possuir um módulo para arquivamento e organização dos registros e documentos.
Seja qual for sua escolha, manter os registros e documentos na construção em dia é fundamental para a excelência nos trabalhos nessa área.
E você, já conhecia essa diferença? Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com os especialistas da Fetz e veja como podemos ajudá-lo!
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