COMUNICANDO: Gestão de riscos e da comunicação – Parte V | Comunicando
COMUNICANDO: Gestão de riscos e da comunicação – Parte V
Risco é algo inerente ao ato de se comunicar, diante disso, devemos compreender que a busca por gerir os riscos não garante que tudo dará certo, mas possibilita que tenhamos um posicionamento correto quando um possível risco vir a acontecer.
Logo, quando priorizamos a gestão de riscos estamos nos assegurando que os erros poderão acontecer, mas antes conseguimos visualizar na teoria os melhores caminhos para escolhermos na realidade.
Por vezes nosso comportamento habitual trabalha contra a gente, pois temos algumas crenças responsáveis por minar a gestão de projetos de forma profissional, pois nos apegamos à fé que tudo dará certo. Ou ainda que temos experiência o suficiente para não cairmos em erros amadores. Contudo, esse excesso de confiança torna proeminentes os riscos em projetos.
Máximas como "um raio não cai duas vezes no mesmo lugar", conduzem nossas ações por um viés pouco profissional. Vale lembrar que a característica principal de um projeto é que um nunca será igual ao outro. Dito isso, possíveis soluções seria fazer estimativa análoga, mas essa não tem grande histórico de respaldo. Outra forma seria a paramétrica, mais onerosa, todavia mais certeira. Ou ainda buscar as boas práticas de mercado, para encaixar no contexto do seu projeto.
Essas ferramentas quando usadas de forma pontual e não apenas para cumprir protocolo, diminuem as incertezas e também os riscos de um projeto.
Tomando como exemplo em um determinado projeto de comunicação, os riscos podem ser os mais diversos possíveis, mas vamos nos ater ao fato de uma pessoa chave pedir para sair do projeto no meio da execução deste.
Se já existir um plano de gerenciamento de risco certamente outros profissionais já foram pré-selecionados e o gestor tem o contato para que possa agir de forma rápida e garantir o cumprimento dos prazos acordados.
Ter ciência dos riscos que corremos nos faz enfrentarmos com mais maturidade e clareza as adversidades. Na gestão da comunicação não é diferente.
Seguem os passos que necessitam ser seguidos para gerir os riscos de acordo com o Guia pmbok:
Planejar o gerenciamento dos riscos: definir como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos para o projeto. Nessa fase é exatamente criar um mapa para ter visão ampla acerca do projeto.
Quando um profissional assume um projeto de comunicação, é necessário mensurar desde a mudança de preço de um determinado fornecedor até eficiência na entrega. Atestar que os envolvidos no projeto estão falando a mesma língua e possuem o mesmo grau de compreensão quando recebem as coordenadas para tocar o projeto.
Identificar os riscos: determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar suas características. Aqui significa buscar atribuir o peso de cada ação fora planejado para o sucesso do projeto. É importante que seja permeado pelas restrições que são: custo, prazo, qualidade e escopo.
Já falamos sobre isso em outros textos da série. Custo menor não significa sucesso no projeto, e tudo isso implica no risco de não entregar o projeto dentro do escopo acordado.
Seria algo como acertar com o cliente que terá um comercial pronto em dez dias, mas não deixar acordado de quem é a conta caso o ator contratado não seja aprovado. Esse valor está embutido no contrato? Quem assume o prazo de uma nova contratação?
Realizar a análise qualitativa dos riscos: Avaliar a exposição ao risco para priorizar os riscos que serão objetos de análise ou ação adicional. Aqui é importante descobrir diante do projeto assumido quais são os riscos mais recorrentes. E que são passiveis de discussão.
Fazer a análise quantitativa dos riscos: Efetuar a análise numérica do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto. Quantificar os riscos incide, por exemplo, em determinar quanto de verba deve ser direcionado para reserva contingencial, que é aquela necessidade de gasto a mais identificada no planejamento. Quantas peças precisam ser refeitas até que o cliente aprove? Qual o custo disso? Qual o tempo que se leva para refazer as peças? Ou reserva gerencial, que é um valor direcionado para ocorrências impossíveis de prever.
Por exemplo, não tem como prever a morte de um membro da equipe, por isso é importante ter reserva para contratar alguém caso isso ocorra.
Planejar as respostas aos riscos: Desenvolver opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.
Diante do planejamento as respostas aos riscos ficam consolidadas a maturidade para estabelecer os critérios para que nada passe sem seu devido tratamento. Usa-se então a ferramenta da fórmula PERT também conhecida como estimativa de três pontos. De análise de cenário mais provável, pessimista e otimista.
O – Estimativa Otimista
M – Estimativa Mais Provável
P – Estimativa Pessimista
A aplicação da PERT conta com experiências dos envolvidos para que sejam apuradas as estimativas dentro do cenário real. Os respectivos números serão indicados então, de acordo com opinião destes e aplicados à fórmula.
Assim temos: M como estimativa mais provável de acontecer, por isso leva peso 4. Na prática tem maior probabilidade de acontecer que um determinado cliente em questão solicite mudanças substanciais no projeto. Se imaginarmos um cenário pelo pior prisma, é possível que o cliente exija mudança do projeto todo. Esse é o P na fórmula pessimista, e a letra O representa um cenário otimista, sendo um determinado projeto aprovado sem mudanças.
Nota-se então que os extremos são tratados de forma igual.
Posteriormente é necessário que seja feito o controle dos riscos: Monitorar e controlar os riscos durante o ciclo de vida do projeto. Assim, as análises são passíveis de alterações, mas quando há um roteiro, um mapa que respalde as ações, a tomada de decisão fica mais segura.