As Empresas Contábeis e o Planejamento Estratégico - Parte III
O que são e como integrar os Planos de Ação?
Foi com esta pergunta, que encerramos o segundo artigo desta série, prometendo responder esta pergunta e orientarmos quanto à importância do acompanhamento, medição e controle da execução e da retroalimentação do Planejamento.
Sendo assim, vamos iniciar o terceiro e último artigo desta série, apresentando o conceito de Planos de Ação que, são "a materialização do Planejamento, contidos em documentos que expressam a forma de como se atingirão os resultados nas três macros áreas da Organização, a saber: planos tático-operacionais, plano organizacional-funcional e plano de recursos humanos".
Os planos tático-operacionais são representados pelos planos de ação setoriais, como por exemplo: plano de novos produtos e/ou serviços, plano de marketing plano de vendas, plano de qualidade, plano de sistemas e processos, plano de tecnologia, plano de segurança de dados e segurança física, plano de parcerias e plano de produção.
Por outro lado, o plano de organizacional-funcional se traduz em definir como a empresa será estruturada em termos de áreas organizacionais e suas atribuições organizacionais e, também, quanto aos limites ou níveis de autoridade que serão consentidos aos gestores das áreas formalmente organizadas de forma que a empresa possa praticar um modelo de gestão ágil, integrado e proativo visando aproveitar ao máximo e no tempo certo as oportunidades de negócios que surgirem.
No terceiro vértice deste triângulo de PLANOS DE AÇÃO, encontra-se o plano de recursos humanos, que deverá tratar dos planos relacionados ao quadro de pessoal da empresa, abrangendo o mapeamento de competências e sua harmonização com as competências organizacionais requeridas para que a empresa possa atingir seus objetivos e metas; a definição (ou revisão ou, ainda, a atualização) das políticas de recursos humanos, que são, em última análise, as regras pelas quais a empresa administrará seu quadro; a revisão (se necessário, formatando e formalizando) dos processos operacionais de RH praticados na empresa, tais como: recrutamento, seleção, admissão, pagamento, promoções, desligamentos, dentre outros e, por fim, a elaboração do plano de capacitação e desenvolvimento de pessoal cujo propósito primordial será ampliar a capacidade do delivery do quadro, ou seja, aumentar sua capacidade de entrega dos serviços de forma eficiente e eficaz.
A integração de todos estes Planos de Ação se dará por meio do Orçamento Executivo, também conhecido como Plano Financeiro que é o "instrumento de planejamento que quantifica e valoriza os recursos financeiros, humanos e materiais necessários à consecução dos objetivos e metas do planejamento estratégico".
É o Orçamento Executivo que oferecerá aos executivos da empresa a resposta à seguinte pergunta: "teremos condições financeiras para realizar todos os planos de ação previstos?", visto que no Orçamento Executivo foram efetuadas as diversas projeções de receitas, despesas, investimentos e obtidos os resultados projetados de lucro ou de prejuízo da empresa, considerando-se todos os planos de ação elaborados.
O resultado (lucro ou prejuízo) projetado poderá exigir revisões nos objetivos e metas estratégicos, nas estratégias selecionadas e até mesmo nos planos de ação até que as demandas e os recursos disponíveis estejam devidamente equacionados e integrados de forma a que a empresa possa aprovar o Orçamento Executivo e os Planos de Ação nele contidos para serem executados no exercício seguinte.
Temos, então, neste momento o fechamento do ciclo do Planejamento Integrado: O Planejamento estratégico, seus desdobramentos em Planos de Ação (Tático-operacionais, organizacional-funcional e de recursos humanos) e o Orçamento Executivo, integrando todos os Planos de Ação e projetando os resultados dos exercícios futuros face às demandas e recursos disponíveis.
Mas, seu esforço no Planejamento Estratégico de sua empresa não termina aí, é fundamental que você acompanhe e controle e avalie os resultados da execução dos planos de ação. É a etapa do Acompanhamento, controle e avaliação que trata da verificação, medição e análise periódica das ações executadas, visando aferir o desempenho dos processos, propondo eventuais ações corretivas, preventivas ou revisões nos objetivos, metas, estratégias e/ou planos de ações.
Esta etapa geralmente é executada com o uso dos instrumentos de acompanhamento e controle denominados de indicadores de gestão que auxiliam a direção da empresa e seus gestores a medirem, compararem e avaliarem os resultados reais com os resultados previstos no planejamento e, a partir desta avaliação, tomarem as decisões preventivas e/ou corretivas para corrigirem o "plano de voo" e conduzirem a empresa para seus objetivos e metas previamente definidos.
A seguir, ofereço-lhes alguns exemplos de indicadores de gestão possíveis de serem praticados pelas Empresas de Serviços Contábeis: níveis de eficiência de custos, satisfação dos clientes, faturamento/recebimento, inadimplência, perdas de clientes, índices de qualidade, índice de não atendimento de prazos, multas pagas por falhas internas etc.
Por fim, lembre-se de que o planejamento é um processo contínuo, infindável e intangível posto que é um exercício de geração de ideias e ideais. Os planos são a sua expressão numérica, estáticos;, pois, representam um momento do planejamento e são constituídos de projetos, previsões e metas, desafiadoras, porém, exequíveis e mensuráveis.
O segundo não existe sem o primeiro. O primeiro sem o segundo não tem razão de ser.
Por fim, uma resposta à pergunta que talvez você esteja se fazendo: Por que devo planejar?
Leia abaixo o famoso diálogo travado entre a Alice e o Sr. Gato, ambos personagens da célebre criação de Lewis Carrol, "Alice no País das Maravilhas":