4 Dicas para usar seu tempo de forma produtiva | Future Minds
Você é o tipo de pessoa que tem a sensação de que o tempo está passando rápido demais e não tem tempo para fazer as coisas importantes? O volume de Whatsapps, informações no Facebook, Instagram estão te deixando louco? E então, você está usando o seu tempo de forma produtiva?
Antes de tudo, vamos falar sobre o que é gestão do tempo. Podemos considerar que saber gerenciar o tempo é a nossa capacidade de organizar as tarefas por níveis de importância e, com base nesta organização, realizar as atividades de acordo com a escala estabelecida.
A maioria dos meus clientes de Coaching sentem como se não estivessem realizando a gestão do tempo de maneira adequada e este é um item bastante solicitado entre as sessões. Como posso organizar minha agenda para ter mais tempo para fazer o que é importante no meu trabalho e ainda ter tempo para mim e para a minha família?
O volume de informações
Se a vida imitasse a teoria, seria incrível, não é mesmo? Com a velocidade e volume de informações que somos bombardeados todos os dias está cada dia mais difícil se concentrar em uma atividade por muito tempo.
É o telefone que toca, mensagens de whatsapp e redes sociais que piscam na tela, alerta de e-mail que sobe no computador, alguém que vai até a nossa mesa pedir uma orientação, entre outros. Muitas vezes tentamos nos concentrar nas nossas atividades, mas as distrações, que as vezes tomam segundos da nossa atenção, viram muito tempo perdido no final do dia.
Quantas vezes nos organizamos para ter um dia incrível e nada acontece como planejamos? Acredito que a resposta seja: muitas! E quantas delas foi porque algum dos itens citados acima foi o principal causador?
Mas como podemos resolver este problema se hoje nos sentimos cada vez mais conectados com todas estas distrações? Seguem algumas dicas de como resolver isto!
1. Comece o dia planejando
É fundamental, para um dia produtivo, que este inicie com um planejamento. Mas atenção, não adianta colocar um planejamento com 10 itens a serem realizados, ok? Se você dorme 6 horas por noite, isto significa que seu dia tem ao total, 18 horas.
Então, liste no máximo 3 tarefas grandes (ou seja, que demandem muito tempo para executar) que precisam ser realizadas naquele dia e que trarão satisfação pessoal ao serem cumpridas.
Agora que você já sabe quais são as suas atividades grandes, está na hora de listar todas as atividades menores que serão realizadas para saber como distribuir na sua agenda. É importante colocar todos os itens, desde uma reunião, telefone, tempo para leitura de e-mails, entre outros. Assim você terá um panorama amplo de todas as atividades do dia, o que vai ajudar a ter clareza sobre como distribui-las ao longo do dia.
Importante: as atividades mais importantes devem ser priorizadas na agenda, de maneira que você garanta que conseguirá realiza-las até o final do dia. Se a atividade importante for algo da sua vida pessoal, garanta que sua agenda profissional acabará no horário estimado e, se for necessário, liste tarefas para o dia seguinte.
3. Deixe um tempo para emergências
Um erro de quem começa a organizar o tempo é colocar atividades para serem realizadas durante todo o dia, deixando a agenda sem nenhum espaço livre. Aí o que acontece normalmente? Chega o seu gestor e pede uma informação urgente ou sua família e você precisa abrir mão de alguma atividade para realizar a urgência.
Sendo assim, reserve alguns horários livres todos os dias da sua agenda para garantir que todas as atividades poderão ser realizadas mesmo que haja uma emergência. Nos dias em que nenhum imprevisto acontecer, aproveite este tempo livre para antecipar demandas do dia seguinte.
4. Faça um balanço da semana
É importante reservar um horário toda sexta-feira para realizar um balanço geral da semana. Para isto, aconselho que reserve 30 minutos deste dia para você avaliar o que deu certo e o que deu errado. Desta forma, você será capaz de avaliar como melhorar a produtividade da semana seguinte e já iniciar um planejamento das atividades mais impactantes da próxima semana.
Espero que estas dicas ajudem você a organizar melhor o tempo e, consequentemente, aproveitá-lo mais de maneiras mais eficientes.
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