UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO Av. Prof. Moraes Rego, 1235, Cidade Universitária, Recife PE, CEP: Fone: (81) - PDF
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Maria Clara Anjos Figueiredo
1 Sistema Módulo Perfil Papel CADASTRAR DOCUMENTO Esta funcionalidade é utilizada por usuários da Instituição para efetuar o cadastro de novos documentos no banco de dados do sistema. CAMINHO Para iniciar esta operação, acesse: PASSO 1 Portal Administrativo Protocolo Documentos Cadastrar documento O sistema exibirá a seguinte tela:
2 Na tela acima, informe os seguintes dados do documento a ser cadastrado: Tipo do Documento: Selecione uma das opções disponibilizadas pelo sistema. Ao digitar as primeiras letras do tipo, as opções disponíveis serão exibidas para seleção; Assunto do Documento: Associado ao tipo selecionado, se houver. O assunto se refere às tabelas da classificação CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos); Natureza do documento: Selecione Ostensivo se o documento puder ser visualizado em consultas públicas, ou Sigiloso, caso contrário. Assunto Detalhado: opcional, caso deseje inserir uma breve descrição sobre o que se trata o documento. Observações: campo opcional, caso se deseje inserir qualquer outra informação que julgar pertinente ao cadastro do documento. Forma do Documento: É possível inserir um arquivo que represente o documento ao selecionar a opção Anexar Arquivo digital ou registrar o documento selecionando a opção Escrever documento. Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo: Escrever Documento Ao optar pela Forma do Documento Escrever Documento, a página será recarregada conforme demonstrado abaixo:
3 Na tela acima, a clicar em Carregar modelo, caso exista um template cadastrado para o tipo de documento escolhido, o mesmo será exibido no campo de texto do documento para que sejam atualizadas as informações necessárias. Os templates são cadastrados pelo administrador de protocolo. Caso não exista, o documento pode ser redigido. Formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema. Anexar Documento Digital Caso opte pela opção Anexar Documento Digital, no campo Forma do Documento, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:
4 Preencha os seguintes campos com as informações sobre o documento digital a ser anexado: Origem do Documento: informe a procedência do documento. Um documento pode ter origem interna (se criado na instituição) ou externa (se oriundo de outro órgão). Para documentos externos, necessário informar órgão e número de protocolo original. Identificador: campo adicional, utilizado para informar qual o código de identificação do documento, como por exemplo: nº de ata, de nota fiscal, de contrato, etc. Ano: campo opcional, utilizado para informar o ano de emissão do documento Data do Documento: informe a data do documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone de calendário, ; Número de Folhas: quantidade de folhas que compões o documento; Tipo de Conferência: selecione o tipo de conferência utilizada para ateste do documento dentre as opções disponibilizadas pelo sistema; Insira o Arquivo Digital do documento: insira o arquivo digital do documento. Para isso, clique em selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador. Arquivos inseridos precisam da informação de servidores responsáveis pela assinatura. Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique no ícone Adicionar Assinante da Própria Unidade,. Será exibida uma janela na página com a listagem dos servidores da unidade em que o documento está sendo cadastrado:
5 É possível adicionar uma lista de assinantes que irão garantir a autenticidade do documento escrito ou anexado. Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, além da opção Todos, que exibe todos os servidores da unidade em uma única lista, é possível clicar numa letra, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada. Na lista de servidores, exibida na tela acima, clique no ícone Adicionar Assinante, para selecionar o servidor que será inserido como assinante. A tela passará a ser exibida da seguinte forma: Se quiser remover um assinante já selecionado, basta clicar no ícone Remover Assinante,. Também é possível inserir, para os documentos registrados textualmente, assinantes servidores de outras unidades. Para isso, basta selecionar a opção Adicionar Assinante de Outra Unidade, e buscar pelo servidor desejado.
6 Após inserir os assinantes necessários, clique em Fechar para retornar à tela de cadastro do documento. Clique em Continuar após preenchimento das informações do documento para prosseguir com o cadastro. Clique em Cancelar se deseja desistir do cadastro. Nenhuma informação inserida até o momento será salva. PASSO 2 Na tela seguinte será necessário informar os dados do interessado do documento: As categorias de interessado existentes são: Servidor: Servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador. Credor: Pessoa física ou Jurídica; Unidade: Caso uma unidade precise ser inserida como interessada do documento; Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome. Ao informar as primeiras letras do nome do servidor, unidade ou credor desejado, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para preenchimento do campo. Clique na opção desejada para selecioná-la. Para incluir o(s) interessado(s), clique em Inserir. A página será atualizada, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação da inserção:
7 Clique em Voltar, caso deseje retornar ao passo anterior do cadastro para alterar alguma informação; Clique em Continuar após preenchimento das informações para prosseguir com o cadastro do processo. Clique em Cancelar se deseja desistir do cadastro. Nenhuma informação inserida até o momento será salva. PASSO 3 No passo seguinte é necessário informar a movimentação Inicial do documento. Para isso, insira sua Origem Interna, selecionando se é Outra Unidade da Instituição ou se é a Própria Unidade de lotação do servidor que está realizando o cadastro. Ao selecionar a opção Outra Unidade, o campo Unidade de Origem será disponibilizado para preenchimento. Caso selecione a opção Própria Unidade, será necessário informar também a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino, ou seja, quantos dias deve demorar para que o documento chegue em seu destino. Cabe ressaltar que para ambos os campos, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.
8 Por fim, é possível ainda Informar Despacho para o documento cadastrado. Caso opte por informar, preencha também os dados listados a seguir: Tipo de Despacho: selecione o teor do despacho, dentre as opções disponibilizadas. Caso a opção selecionada seja Decisório, será necessário informar também se o parecer é Favorável ou Desfavorável; Servidor Responsável pelo Despacho: servidor da unidade que realizará a autenticação do despacho; Público: Se Sim, será visível em todas as unidades que o documento tramite. Se Não será visível apenas na unidade de cadastro. Forma do Despacho: Ao selecionar Informar despacho, o sistema disponibilizará um campo para que seja inserido o texto do despacho. Caso selecione Anexar Arquivo, selecione um arquivo de seu computador e o adicione ao despacho. Clique em Voltar, caso deseje retornar ao passo anterior do cadastro para alterar alguma informação; Clique em Continuar após preenchimento das informações para prosseguir com o cadastro do processo. Clique em Cancelar se deseja desistir do cadastro. Nenhuma informação inserida até o momento será salva.
9 PASSO 4 UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO Nesse passo é apresentado um resumo das informações inseridas até o momento. Caso queira visualizar o documento a ser cadastrado na íntegra, clique em Pré- Visualizar Documento. Após conferência dos dados dispostos na tela, clique em Confirmar para finalizar o cadastro do documento e enviá-lo à unidade de destino. Clique em Voltar, caso deseje retornar à telas anteriores e alterar algum dados Clique em Cancelar se deseja desistir do cadastro. Nenhuma informação inserida até o momento será salva. PASSO 4 Ao confirmar o registro do documento, o sistema a mensagem de sucesso do cadastro do novo documento no sistema, no topo da página, finalizando o cadastro: