Coordenação Técnica do Sistema de Bibliotecas - Biblioteca Central da UFRGS
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O conjunto de Bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul é integrado por 31 bibliotecas, administrativamente independentes que estão distribuídas em 6 campi e com mais de 200 servidores.
A Biblioteca Central é responsável pela coordenação técnica das Bibliotecas, definindo políticas e procedimentos de desenvolvimento de acervos, de representação de documentos no catálogo bibliográfico institucional e de atendimento de usuários.
Os demais aspectos da gestão de bibliotecas setoriais – gestão de pessoas, infraestrutura, manutenção e conservação, equipamentos – são de responsabilidade da respectiva Unidade Acadêmica.
No nível operacional, a Biblioteca Central é também responsável pela captação de uma parte significativa dos recursos utilizados para aquisição e assinatura de materiais bibliográficos para todas as bibliotecas da UFRGS.
A coordenação técnica das Bibliotecas pela Biblioteca Central é implementada na gestão organizacional pelo desenvolvimento de quatro tipos de atividades realizadas com as equipes das bibliotecas: atendimento de dúvidas, manutenção de documentação técnica, promoção de capacitações e realização de reuniões para tomada de decisões conjuntas.
Neste modelo de gestão, algumas equipes interbibliotecas tem se formado para desenvolver produtos e serviços à comunidade. Em 2019, essas equipes trataram dos seguintes temas: indexação de documentos, capacitações em pesquisa e uso da informação científica, comunicação web, desfazimento de livros, catalogação da produção intelectual institucional e gestão de bibliotecas.
A informatização no SBU teve início na década de 1970, tendo sido ampliada e consolidada em 1989, com a implantação do SABi Sistema de Automação de Bibliotecas-sistema proprietário. Em 1999 a Universidade adquiriu o software ALEPH 500, ampliando e modernizando o SABi, automatizando todas as rotinas das bibliotecas: aquisição, processamento técnico, circulação de coleções e recuperação da informação. De 1992 até 2014 a gerência do SABi esteve a cargo de uma Comissão constituída para este fim, integrada por bibliotecários e analistas de sistema do CPD que formavam a COMAUT – Comissão de Automação.
Em 2015, a Gerência Técnica passou a ser centralizada na Biblioteca Central (BC). Seu papel é reunir, registrar e disponibilizar os conhecimentos sobre os procedimentos e políticas referentes ao Sistema, além de atender as equipes de trabalho das Bibliotecas da UFRGS.
As atividades relacionadas à processamento técnico, aquisição, administração e serviços aos usuários foram transferidas para a BC.
Para centralizar as decisões técnicas das Bibliotecas e evitar duplicação de atividades e trabalhos, foi feita a distribuição das responsabilidades, antes de apenas um grupo (composto por seis bibliotecárias e três analistas de sistema), para quatro grupos (compostos por dez bibliotecárias e uma assistente administrativa), mantendo o CPD como suporte para as questões específicas de Tecnologia da Informação (TI).
Para a reestruturação, os pontos iniciais que nortearam a busca por uma solução tecnológica foram:
a) direcionar as solicitações de acordo com as áreas e grupos responsáveis na Biblioteca Central
b) manter histórico das atividades desenvolvidas/questões resolvidas, contrapondo a efemeridade dos até então utilizados e-mails.
E, visando auxiliar nesta transição e facilitar futuras solicitações, foram criados formulários, com as informações essenciais, para enviar as questões para a fila específica.
Estes formulários foram desenvolvidos e disponibilizados no site que as Bibliotecas já dispunham para registro de políticas e manuais, o Documenta.