Fatores que mais afetam a produtividade de uma empresa - Audifiscal - Inteligência Tributária
01/12/2017 09h00 Emerson Frias
A produtividade nas empresas é o principal elemento relacionado ao seu sucesso. E é para este ponto que os gestores devem voltar sua atenção.
Uma organização que possui uma produção de acordo com a demanda e de forma qualificada se destaca no mercado de trabalho. Por isso, detectar pontos que afetam a produtividade do negócio é tão importante para a sobrevivência de um empreendimento.
Existe um segredo para otimizar a estrutura organizacional e garantir uma gestão eficiente dos negócios.
A melhor forma de fazer isso é por meio da adoção de algumas práticas simples de serem implementadas, seja em Centros de Serviços Compartilhados (CSC) ou em outras áreas administrativas.
Fato que pode ser amenizado ao estabelecer regras para solicitar novas demandas, como a criação de formulários com campos de preenchimento obrigatório, a recusa de solicitações incompletas e a definição de prazos limite para as mesmas.
As interferências não se resumem a telefonemas e e-mails, mas envolvem também chats e aplicativos de mensagens instantâneas que atrapalham e geram improdutividade, além de aumentar o índice de erros nas atividades.
Quase todas as empresas trabalham com o grande desafio de cumprir prazos diferentes para demandas que envolvem diversas áreas e pessoas, o que aumenta a complexidade na gestão e exige uma maior disponibilidade da equipe em possíveis picos.
A definição de prazos e cronogramas pré-estabelecidos permitem equalizar este timing e gerar sinergia no processamento das atividades. Estabelecer uma data fixa para o pagamento e dias fixos de contratação são bons exemplos.
A consolidação de demandas aumenta a sua previsibilidade e facilita a alocação do time, podendo, inclusive, evitar a necessidade de horas extras excessivas.
É comum que alguns processos de rotina tornem-se obsoletos ao longo do tempo de desenvolvimento do trabalho de uma empresa.
Entre os exemplos disso, é possível citar o uso de documentos criados para uma necessidade específica e que já não têm mais sentido, a realização de conferências que já são garantidas por sistemas de TI ou a geração de relatórios customizados, que deixaram de ser utilizados.
As atividades manuais, muitas vezes decorrentes do uso de diversos sistemas legados, "herdados" de áreas descentralizadas, estão entre os fatores que causam maior impacto na produtividade de uma empresa.
Para cada necessidade de negócio, há soluções de automação de processos diferentes, como soluções de BPMs (Business Process Management), Sistemas de Gestão (ERP), entre outras, podendo trazer resultados mais imediatos ou mudanças estruturais mais complexas.
Para quem está à frente de uma equipe, é comum observarmos que o trabalho se expande para ocupar todo o tempo disponível.
Para avaliar se o volume da demanda está adequado à quantidade de recursos de mão de obra, é necessário avaliar a produtividade individual de cada colaborador.
No que diz respeito às atividades que têm maior volume, uma boa opção é o uso da cronoanálise, uma técnica da indústria utilizada para avaliar a eficiência e o real tempo dedicado a tarefas que efetivamente agregam valor ao processo.
Por meio dessa análise, é possível verificar os pontos que tornam alguns profissionais mais produtivos que outros e identificar procedimentos que otimizam o processo, promovendo o compartilhamento dessas melhores práticas entre a equipe e, assim, melhorando o desempenho da operação como um todo.
Dentro de uma mesma companhia, é normal que existam muitas pessoas desempenhando as mesmas funções há muito tempo.
Estes profissionais têm seu custo aumentado ao longo do tempo, sem que isso seja acompanhado por um aumento na mesma proporção do valor agregado à companhia.