Seja para uma SIPAT ou outra campanha de conscientização, para comemorar um aniversário, para fazer um anúncio ou lançamento e para qualquer outro objetivo de engajamento com os funcionários, os eventos internos são boas soluções para empresas de todos os portes. Como qualquer outra ação de comunicação e endomarketing, promovida pelo RH ou setor mais específico, é essencial organizar tudo com um planejamento bem estruturado e distribuído.
É claro que existem eventos para todos tamanhos e bolsos, mas todos eles compartilham algumas necessidades específicas próprias para funcionarem bem durante a realização e também no pós, quando devem ser avaliados se o que foi proposto foi entregue e os consequentes resultados.
A seguir, conheça os passos essenciais para organizar eventos internos em sua empresa.
Por mais simples que seja, é importante que o seu evento tenha um objetivo, algo que seja a motivação da sua realização e também uma orientação para toda a organização, comunicação, agenda e posteriores análises. Exemplos de objetivos para um evento corporativo podem ser:
Comemoração de aniversário da companhia;
Reunião estratégica para apresentação de planejamentos ou resultados;
Lançamento de uma nova área ou produto;
Ações de saúde e bem-estar;
Celebrações de aniversários de funcionários;
Datas comemorativas (dia das mães, dia das crianças, Natal).
Entre outros que podem surgir das particularidades de cada empresa. Junto ao objetivo, é essencial considerar o orçamento disponível para seu evento interno, e também infraestrutura de espaço, equipamentos e afins.
Estime o público
Seu evento será específico para algum setor ou é aberto a todos funcionários? O planejamento deve trazer uma estimativa precisa sobre o público esperado na participação e, proporcionalmente, também na produção do evento interno. Isso vai ajudar no dimensionamento de espaços, insumos como água, demais bebidas e lanches, distribuição de banheiros, materiais e brindes, etc.
Não subestime essa etapa. Se necessário, faça turnos do seu evento para receber quantidades limitadas de funcionários por horário ou dia. Também pode ser interessante confirmar anteriormente quem poderá participar e preparar uma lista de presença para o dia.
Mesmo para um evento pequeno, é complicado que uma única pessoa fique responsável pela organização de tudo. Quando o planejamento já apresentar programação, necessidades de infraestrutura e outros pontos bem definidos, distribua as tarefas entre a equipe de produção do evento interno e estime tempo de execução/entrega delas. Isso, além de evitar a sobrecarga e acúmulo de tarefas, também evita os problemas que surgem quando deixamos tudo para a última hora.
Feche com os fornecedores
Também é raro que um evento se limite apenas à equipe e aos materiais já obtidos internamente. Contratar os fornecedores é um trabalho importante e complexo, sendo necessário encaixar tudo no orçamento e agenda considerando também qualidade e entrega. Dependendo das proporções do evento desejado será necessário contratar buffet, segurança, banheiros químicos, limpeza, audiovisual e outros.
Ainda neste tópico, é interessante considerar também os fornecedores de brindes, já que estas peças são sempre muito bem-vindas e aceitas pelo público. Aproveite e saiba como evitar alguns erros comuns ao encomendar brindes para eventos.