A comunicação é um ponto fundamental em qualquer empresa. Equipes que possuem a comunicação alinhada conseguem melhores resultados e produzem mais. Uma intranet bem estruturada pode padronizar a comunicação interna e diminuir as taxas de erro, tornando-se um diferencial para seu negócio.
Mas antes de sair por aí gastando dinheiro com qualquer provedor de intranet, é preciso ter em mente alguns pontos importantes.
Qual é o objetivo da sua intranet, seu Provedor de Intranet está alinhado?
Antes de investir recursos num sistema, é preciso saber como ele irá lhe proporcionar retorno. Pense na seguinte questão: Como a intranet vai ajudar o seu negócio?
Essa pergunta precisa ter uma resposta objetiva. Por exemplo, a intranet vai reduzir a margem de erro na coleta e distribuição de pedidos, alinhando a comunicação entre os departamentos de vendas e logística. Ou ainda, ela será uma ferramenta de comunicação para aproximar a cúpula da empresa aos colaboradores, aumentando o engajamento nas equipes.
Se você não tiver uma resposta clara e objetiva para essa pergunta, talvez não seja o melhor momento para implantar o recurso. A intranet irá se adaptar ao que você quer, então defina isso para que ela possa ser eficiente. Apesar de algumas ferramentas existirem em várias intranets diferentes, é o seu objetivo que vai guiar a utilização delas.
Dimensione os recursos para escolher o melhor Provedor de Intranet
Um objetivo bem definido também vai ajudar na escolha de quais ferramentas serão as mais importantes para o sistema. Assim como todo investimento, a intranet precisa dar retorno. E uma maneira de fazer isso rapidamente é direcionar o desenvolvimento da intranet para as necessidades-chave do seu negócio.
Faça uma lista das ferramentas que você precisará utilizar para aumentar a efetividade de seus serviços ou produtos. Compartilhamento e versionamento de arquivos, acesso remoto ao CRM, controle de estoque, páginas específicas para departamentos, fóruns de discussão, clientes de correio eletrônico, dentre muitos outros.
Essa lista de ferramentas é a base necessária para comparar os recursos que os diversos provedores oferecem. Assim você vai poder fazer comparativos entre eles, tanto em termos de tecnologia quanto de valores.
Quem vai publicar o conteúdo, você ou alguém do seu Provedor de Intranet ?
Essa é uma pergunta importante que deve ser feita durante o planejamento do sistema. A intranet é construída sobre os mesmos pilares da internet. A diferença está no fato de que ela é restrita a uma rede fechada de computadores. Portanto, qualquer intranet possui páginas, textos, fotos, vídeos, documentos, planilhas e apresentações.
Para que esse tipo de conteúdo seja publicado é preciso utilizar um sistema conhecido por CMS (Content Management System). Há vários tipos de CMS no mercado. Mas qual será o funcionário designado para publicar o conteúdo pelo CMS? Ele tem conhecimento nessa área? Será preciso investir em treinamento?
Escolher um CMS que seja fácil de aprender pode ser decisivo para o sucesso da intranet, seu Provedor de Intranet te ajudou a escolher um?
Certifique-se de que o Provedor de Intranet possui redundância
Passadas as etapas anteriores, você finalmente implantou a intranet. Um servidor localizado em algum lugar do mundo foi escolhido para rodar o sistema. Além de oferecerem o melhor custo benefício, os índices de estabilidade são ótimos. Estão todos felizes com a intranet. Os funcionários adotaram o recurso e se interessaram pelo assunto. Quando os primeiros resultados começam a aparecer, o sistema cai. Você liga para o provedor de intranet e descobre que aconteceu uma catástrofe natural que derrubou tudo, inclusive o seu servidor!
Esse tipo de hipótese deve ser levantada antes de fechar o contrato com o provedor. O servidor possui redundância, ou seja, existem cópias do seu servidor rodando em paralelo para evitar que o sistema fique fora do ar caso o servidor principal caia? Quantos são e onde ficam os servidores redundantes?
Em seguida, peça uma cópia do "plano de recuperação de desastres". Se algo acontecer, quais procedimentos serão adotados para o serviço não sair do ar? Lembre-se, sua empresa não pode parar porque um servidor caiu.
A importância da segurança no Provedor de Intranet
A segurança é um fator importante em qualquer tipo de rede. Ainda mais se sua intranet vai trafegar informações confidenciais ou essenciais do seu negócio. No caso de uma intranet que transmita relatórios de pedidos feitos através do e-commerce para o departamento de logística, um ataque nesse caminho poderia ser bastante prejudicial.
Um hacker pode desejar não derrubar seu sistema, mas sim roubar informações confidenciais da sua empresa, dos seus clientes e também dos fornecedores. O prejuízo que um ataque desse tipo provoca pode se tornar algo enorme, e o seu Provedor de Intranet, vai pagar esta conta?
Para proteger as informações, defina regras de acesso para cada tipo de funcionário. Deixe os dados importantes visíveis somente para os colaboradores que realmente precisam delas. Não permita acessos por máquinas externas, no modelo de extranet, em áreas críticas para a segurança da intranet.
Além disso, questione seu Provedor de Intranet sobre procedimentos de segurança como firewall, criptografia de dados e backups periódicos.