Por que investir na gestão de documentos online?
Por • julho 7, 2017 • Sem comentários
Com a constante melhoria da tecnologia, assim como os avanços nos módulos de segurança, os documentos virtuais têm ganhado espaço em todos os lugares. Algumas empresas têm optado por substituir o papel pelos arquivos eletrônicos para fazer a gestão de documentos.
As certificações digitais, como as oferecidas pela Certigital, corroboram para esses acontecimentos. Com a autenticação de dados, todo o trabalho que antes carecia do deslocamento até um órgão emissor pode, hoje, ser feito por intermédio de um computador, Smartphone ou Tablet.
Para ficarem mais claras as vantagens da gestão de documentos online, nós separamos 4 motivos que compensam esse investimento. Confira!
A principal mudança quando existe a implementação de tecnologia em algum processo é o ganho de tempo. O trabalho feito por meios virtuais é otimizado em duas frentes: na emissão e na gestão dos documentos.
A emissão de nota fiscal feita por meio de um certificado digital, por exemplo, é aprovada pela Secretaria da Fazenda. Ou seja, além da emissão ser feita pelo computador, sem a necessidade de se deslocar até o órgão responsável, ela está nos conformes da lei.
Com relação a gestão, documentos em formato virtual transitam mais facilmente de um ponto a outro e são armazenados de maneira rápida e menos burocrática. Se a empresa quiser melhorar a gestão desse tipo de documento é possível fazer a contratação de um software de gestão que receba, separe e armazene todas as informações instantaneamente.
Resumindo: as emissões feitas por meio do computador são instantâneas, sendo facilmente armazenadas ou encaminhadas para o setor responsável. E, com a ajuda de um software, é possível que parte da gestão dessa documentação seja feita automaticamente.
Documentos online não sofrem extravios ou atrasos. Assim, as facilidades da administração de arquivos eletrônicos evitam, em parte, que o negócio sofra com multas e sanções por pequenos erros, o que reduz o capital gasto com isso.
Outro fator de redução dos custos gerado pela gestão de documentos online está ligado ao valor dirigido para sua logística. Para que exista um documento físico é preciso haver o gasto de papéis, tinta, transporte e armazenamento. Cada um desses fatores acarreta mais custos para a empresa.
Além do servidor principal, pode-se enviar os documentos eletrônicos para servidores secundários, como uma forma de segurança. Assim, caso ocorra qualquer problema com um, existem backups que podem salvar a empresa de sérios problemas.
O documento físico, por outro lado, fica a mercê da sorte. Qualquer adversidade poderia fazer com que todos os dados do negócio fossem perdidos, deixando a empresa na irregularidade e gerando prejuízos.
Segurança de workflow
A excessiva burocracia que é encontrada dentro das empresas está intimamente ligada a necessidade de segurança do fluxo de trabalho. Todo o controle típico é feito para evitar fraudes e erros nos processos.
Entretanto, a gestão de documentos online consegue reduzir etapas desse workflow, mantendo a integridade jurídica dos documentos. Tudo isso graças à simplicidade dos passos que orientam o trabalho.
Utilizando mais uma vez o exemplo da emissão da nota fiscal, vejamos como é feito o workflow:
Por meio de um certificado digital a nota fiscal é emitida, o que gera confiabilidade da emissão frente a Secretaria da Fazenda. Essa segurança permite que as informações não precisem ser conferidas a cada passo do trabalho.
Emitida a nota, ela é registrada em um software de gerenciamento. O próprio software faz a conferência da aprovação, ou não, das notas fiscais enviadas. Assim, o contador recebe apenas o material que realmente vai ser trabalhado.
E, com isso, evita-se erros e fraudes em todas as etapas do processo.
Pensou em começar a trabalhar com documentos online? Então você precisa de um certificado digital. Entre em contato conosco, estamos prontos para lhe ajudar!
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