No âmbito empresarial, o atendimento aos requisitos legais é fundamental para a implantação de um Sistema de Gestão ou para a aquisição de uma certificação internacional em normas como a ISO 14001 e ISO 45001.
Assim, os empreendimentos que não gerenciem o cumprimento da legislação aplicável não conseguirão certificar nem manter a certificação.
Isso porque a quantidade de normas legais existentes no ordenamento jurídico brasileiro é significativa e está em constante mudança.
Dessa forma, é fundamental que a empresa defina uma estratégia para conhecer a legislação que lhe é aplicável e um método de trabalho a ser adotado para atingir níveis satisfatórios de conformidade legal.
A gestão é implantada por meio de planejamento, desenvolvimento, monitoramento e controle para avaliar e melhorar a existência e o cumprimento de requisitos legais em obediência a leis, normas e regulamentos.
Para que a gestão legal seja feita de forma comprometida e eficiente, primeiramente recomendamos definir o escopo das:
normas a serem monitoradas,
dos produtos e serviços a serem considerados,
para fins de identificação de normas legais aplicáveis.
A delimitação do escopo é essencial para dar foco no que se pretende conhecer e gerenciar.
Considerando o universo de normas legais existentes no Brasil, e que elas são modificadas, excluídas ou incluídas frequentemente, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em monitoramento de requisitos legais e outros requisitos aplicáveis.
No processo de contratação, é essencial levar em consideração a criticidade deste fornecedor devido à importância do processo.
E que essa ferramenta seja preferencialmente um software que permita:
efetuar pesquisas assertivas de temas ligados à legislação,
acessar o texto atualizado das normas,
permitir uma real noção do nível de atendimento aos requisitos legais, dentre outras funcionalidades.
O ideal é que a empresa também tenha suporte ilimitado no esclarecimento de dúvidas sobre a legislação a ser atendida, pois elas certamente surgirão, e serão muitas.
3. Defina a abrangência do seu sistema de gestão 😎
Realizar o mapeamento de requisitos legais é considerar atividades exercidas diretamente pela organização, assim como dos fornecedores e prestadores de serviços, principalmente dos mais críticos. Bem como, onde essas atividades são exercidas!
Em relação a meio ambiente, a NBR ISO 14001 exige que a organização conheça riscos e oportunidades relacionadas a seus processos.
Exige também que estabeleça controle e influência no modo em que os produtos e serviços da organização são:
Essas disposições do texto da ISO 14001 podem influenciar na abrangência do levantamento de requisitos legais do empreendimento.
Mapeie outros requisitos que geram obrigações para o empreendimento, incluindo normas técnicas de atendimento obrigatório e defina a forma de avaliar o atendimento deles.
É importante constar que a organização deve definir um procedimento para o gerenciamento de requisitos legais e outros requisitos aplicáveis à organização, assim como treinar as áreas envolvidas.
Esse treinamento deve prever a forma como a empresa realiza sua gestão legal, definindo:
A decisão dependerá do porte da organização, da cultura empresarial e da estrutura interna da equipe.
As duas alternativas têm prós e contras:
Na gestão centralizada, geralmente a responsabilidade por evidenciar o atendimento a requisitos legais no sistema contratado é das áreas especializadas do escopo da legislação a ser monitorada. Exemplos:
Engenheiro do trabalho para responder a requisitos de segurança do trabalho;
O acompanhamento dos indicadores numéricos do atendimento à legislação aplicável, como:
itens pendentes de análise,
itens em análise,
itens atendidos,
itens não atendidos,
itens não aplicáveis,
e a realização de avaliações qualitativas dos dados registrados quanto ao atendimento às obrigações, devem ser feitos periodicamente, de preferência mensalmente.
De forma a garantir que itens considerados como "atendidos" foram corretamente analisados, e que as evidências registradas condizem com a realidade.
Deve-se ter uma visão crítica sobre os prazos estabelecidos, verificando:
se são adequados,
se demonstram real comprometimento com o atendimento à legislação aplicável,
e se não estão ocorrendo prorrogações de prazo sucessivas e injustificadas.
A identificação dos requisitos críticos para a organização, permite a priorização do atendimento a eles, gerando maior segurança para as corporações.
Para esta definição, são considerados tipo de:
o potencial de dano pelo descumprimento;
Assim, é possível priorizar as obrigações que possam gerar maiores prejuízos à empresa, à sociedade, ao meio ambiente, aos colaboradores e etc.
O ideal é que os profissionais que realizarão tais avaliações sejam especialistas em requisitos legais e que sejam externos à organização, para garantir maior imparcialidade, isenção e autonomia.
A avaliação do desempenho ambiental de terceiros contratados que forneçam produtos ou prestam serviços constitui importante etapa para a verdadeira conformidade de um sistema de gestão estruturado de acordo com a ISO 14001.
No mesmo sentido, os sistemas de gestão organizados com base na ISO 45001 devem observar fatores que afetam, ou podem afetar a saúde e a segurança dos trabalhadores.
Para tanto, devem levar em conta, inclusive, a qualificação de seus fornecedores.
Para qualificar o prestador de serviço ou fornecedor de produto, a organização deve identificar e avaliar quais são os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis à atividade ou bem contratado, desde o levantamento de aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais.
Isso faz parte, inclusive, da comunicação com os terceiros, que é requerida tanto pela ISO 14001, quanto pela ISO 45001.
12. Avalie a legislação em requisitos específicos
As verificações e auditorias de conformidade legal devem ser realizadas periodicamente.
Nessas oportunidades, são avaliadas as reais evidências do atendimento à legislação aplicável, que são coletadas em campo ou através de entrevistas e de análise documental.
Os resultados devem ser reportados à alta administração frequentemente, assim como às demais áreas envolvidas e às partes interessadas.
É altamente recomendável que esteja nos objetivos e metas das empresas, o comprometimento delas com o atendimento dos requisitos legais, como, por exemplo, estabelecimento de meta atrelada ao percentual de atendimento desejado.
Além disso, a adequada gestão legal é pré-requisito para quem busca uma certificação em normas como a NBR ISO 14001, SA 8000, entre outras.
Lembrando que, algumas empresas contratam apenas fornecedores que possuam certificação e que também se dediquem à gestão dos Requisitos Legais.
E apesar de representar um custo para as organizações, a prática de realizar a adequada gestão legal deve ser vista como um investimento.
Não só para que se evite gastos maiores, mas também por representar um dos alicerces da ética empresarial, além de ser uma ferramenta riquíssima para a melhoria contínua dos processos.