Para não passar sufoco e acumular uma quantidade elevada de declarações a serem transmitidas em cima da hora, comece desde já a indicar aos clientes atitudes que já devem começar a ser tomadas para ter em mãos todos os dados exigidos pelo Fisco.
Equívocos simples no preenchimento ou até mesmo pequenas omissões podem acarretar penalidades como multa e juros. A Receita Federal tem investido fortemente em sistemas de obtenção de dados para conter sonegações e supressões. Por meio de ferramentas de cruzamento entre as informações apresentada pelo contribuinte titular e os diversos prestadores de serviços, o Fisco consegue detectar incoerências de forma fácil e eficaz. Casos envolvendo omissões com gastos com cartões de crédito ou compra e venda de imóveis são descobertos com base em documentos enviados por cartórios e operadoras de cartão que comprovam as transações realizadas.
A empresa para a qual o profissional trabalha ou prestou serviço, ainda que por um período curto de tempo ao longo do ano, é obrigada a enviar o informe com todos os rendimentos tributáveis, isentos, retidos na fonte e o desconto do INSS. Os bancos nos quais o contribuinte também é correntista também devem informar valores depositados em conta corrente e conta poupança, títulos de capitalização, além de rendimentos da caderneta e outras aplicações financeiras. Outros informes de rendimentos também devem ser solicitados junto ao INSS e entidades de previdência privada, por exemplo.
Indique que os clientes separem os documentos em uma única pasta
O volume de documentos que seu cliente deverá te fornecer para preencher a declaração é enorme. Por isso, peça que cada um deles organize todos os informes e recibos em uma pasta única, mas separados por tipo e finalidade. É preciso coletar comprovantes de compra e venda e contratos de financiamento para aquisição de veículos ou bem imóvel, bem como declarar todas as contas bancárias.
É fundamental que o cliente forneça ao contabilista todos os documentos hábeis para comprovar as despesas dedutíveis. Gastos com educação, saúde e pensão devem ser atestados por meio de recibos e notas. Caso a declaração caia na malha fina, será exigido que o contribuinte apresente tais documentos junto à Secretaria da Receita Federal.
Destaque as vantagens em entregar a declaração antes do prazo
Nos últimos dias do prazo os computadores da Receita Federal ficam bastante sobrecarregados e podem comprometer a transmissão dos dados. Além disso, o preenchimento da declaração é bastante minucioso, demandando tempo e concentração. Exponha sempre aos clientes que quaisquer inconsistências ou atrasos na entrega podem gerar multas.
Há outra vantagem na entrega antecipada da declaração que costuma convencer os clientes: normalmente a análise da Receita Federal é feita por ordem de chegada. Assim, quem entrega primeiro tem mais chance de receber sua restituição mais rápido.
Demonstre sempre aos seus clientes que o auxílio profissional prestado por você ou por seu escritório de contabilidade não dispensa a organização e cuidado com as informações. Além disso, é essencial evitar erros e inconsistências para não passar pelo constrangimento de cair na malha fina e ter que pagar multas e juros.