Como melhorar a organização da sua clínica médica? - Doctor Max
Como melhorar a organização da sua clínica médica?
Organização é um dos principais pilares para que a sua clínica ou consultório médico seja mais produtivo.
Quando tratamos em melhorar a organização, estamos falando de um processo complexo. E, por este motivo, que deve-se ter muita atenção em todos os fatores que podem ser otimizados pela organização.
Por isso, se você continuar lendo esse artigo, iremos simplificar os processos de como melhorar a organização no seu negócio.
Muito da avaliação da clínica ou consultório médico está na visão e experiência do paciente durante o momento de espera da consulta, tratamento ou cirurgia.
Realize um teste: entre no seu consultório ou clínica como se fosse um paciente, faça todo caminho do paciente até a recepção.
Depois disso, anote todos os fatores que contribui para desorganização da recepção, desde o tempo de atendimento prolongado, motivos de estresse das recepcionistas e do paciente.
É isso mesmo! Para tomar uma ação de melhoria você precisa identificar os impasses.
Só é possível chegar na solução entendendo os detalhes do problema.
Contudo, é importante não prender suas ações no problema, mas sim nas soluções.
Lembre-se: os detalhes do problema servem como material para tomada de ações para melhorar a organização e não para encontrar culpados ou justificativas.
AGORA É O MOMENTO DA AÇÃO!
Suponhamos que você identificou que a recepção tem os seguintes problemas que podem ser minimizados por organização:
desorganização da área de trabalho da recepcionista (isso influencia na produtividade);
longas filas de espera (também pode ser minimizado por organização);
ambiente de espera dos pacientes está sujo (ter tudo limpinho é obrigação do seu consultório ou da sua clínica, por isso observe todos os detalhes).
Primeiro: como organizar a área de trabalho da recepcionista?
Para isso, peça a ela que elimine a produção de papel e centralize toda produtividade no software de gerenciamento.
Há ainda muitas secretárias de consultório e clínicas médicas que não sabem utilizar softwares e tecnologias da informação.
Por este motivo, para melhorar a organização invista em um software completo e intuitivo (simples e fácil de usar).
Caso o problema esteja na secretária é importante investir na qualificação desse profissional.
Peça, pelo menos, para fazer cursos de informática básica, língua portuguesa e matemática.
Segundo: como diminuir o tempo e o tamanho das filas de espera?
Agenda, status de atendimento, cadastro de pacientes, TMA (Tempo Médio de Atendimento) são informações essenciais para que você minimize esse problema.
Se você quer melhorar a agenda da sua clínica ou consultório é preciso estar com ela totalmente digital, integrada ao seu software de gerenciamento.
Além de mais produtividade, com uma agenda digital a comunicação entre médicos e secretárias fica muito mais clara e ágil. Podendo compartilhar o status do atendimento do paciente na velocidade de um click.
Cadastrar um paciente é uma tarefa que pode se tornar complicada a partir do momento que você faz isso de forma manual.
Por isso, é fundamental migrar para um software de gerenciamento que possua um cadastro completo e fácil de ser preenchido.
Existem uma metodologia que pode te ajudar na organização, e principalmente na limpeza do ambiente da sua clínica ou consultório médico. Ela é chamada de metodologia 5S.
Cinco é quantidade e S é a inicial para Senso, ou seja, 5 sensos. Vamos explicá-los abaixo:
Senso de utilização, trata-se da utilidade das ferramentas de trabalho. É fundamental para mais organização utilizar só aquilo que é útil;
Senso de disciplina, diz respeito à periodicidade em que esse ambiente é checado para otimizar a organização;
Senso de organização, se relaciona com a filosofia de vida organizacional que você leva. Antes de tentar organizar seu negócio, comece organizando sua cama ao acordar;
Senso de saúde, é a conscientização de que a qualidade de vida é fundamental para que haja mais harmonia no ambiente de trabalho. Isso imprescindível para você que trata da saúde de outras pessoas.
Nossa dica para começar a melhorar a limpeza do ambiente é iniciar uma ação de divulgação para que de todas funcionários comprem esses conceitos como filosofia de vida.
O objetivo da nova era tecnológica é aumentar a velocidade dos processos, mantendo sempre a eficiência.
Como você já sabe, a tecnologia e medicina andam lado a lado desde os primórdios da humanidade.
São duas áreas que se complementam para ajudar a vida dos pacientes.
Por este motivo é fundamental analisar os processos de gerenciamento que você tem na sua clínica, para saber o que pode ser otimizado pela tecnologia.
Quando falamos em gestão, estamos nos referindo em como organizar o financeiro, estoque de materiais, as contas a pagar e receber, agenda, os prontuários médicos e anexos dos pacientes.
Toda organização em apenas um único lugar: o seu software Doctor Max.
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Entender organização como filosofia de vida é a primeira iniciativa para você alcançar o sucesso na sua clínica ou consultório médico.
E não basta apenas você (o médico e gestor) se tornar mais organizado, essa é uma ideologia que todos os funcionários do negócio devem saber e seguir.
Por isso, selecione cuidadosamente o perfil dos profissionais que sua clínica ou consultório contratará. Além disso, qualifique os colaboradores que já estão atuando.
Também é importante destacar que melhorar a organização da gestão sem tecnologia, não tão eficiente.
Gestão e tecnologia combinadas te proporcionará mais lucratividade, organização e tempo para você aproveitar com a família.