As reuniões são, entre outras coisas, a pedra angular para a construção de times vencedores, que, por sua vez, são o maior fator de sucesso de uma empresa.
Mas a verdade é que as reuniões nem sempre conseguem atingir seus objetivos. Um estudo recente feito por uma consultoria americana aponta que os gerentes passam mais de três quartos do tempo em reuniões. O estudo ainda apontou que apenas 12% dos gerentes acham que suas reuniões são produtivas. Nas empresas de alto desempenho, a avaliação da produtividade das reuniões subiu para 25%, e nas empresas pouco eficientes, essa produtividade caiu para apenas 2%.
Coordenar bem uma reunião é realmente uma arte, e um número crescente de empresas está treinando seus executivos sobre como fazer reuniões eficazes.
Muitas "reuniões" acontecem no corredor ou em torno da máquina de café, e essas são, provavelmente, as mais eficazes, porque os participantes tendem a ser mais espontâneos, diretos e rápidos. Muitas empresas têm feito reuniões "em pé", para aumentar o foco e a produtividade. Vale experimentar.
Reuniões maiores são geralmente mais problemáticas. Estudos mostram que um dos maiores problemas é a falta de cuidado pré-
reunião. Muitas vezes, não se planeja com o cuidado que se deveria a agenda, o local, as pessoas convidadas e os resultados esperados. Sem esses cuidados na preparação, ela acontece dando margem a ideias sem importância, divagações, falta de foco ou indivíduos entediados olhando para o relógio ou consultando seus celulares.
Normalmente, há dois tipos de reunião: (1) para compartilhar informações; (2) para resolver problemas. Para o primeiro tipo, alguns especialistas sugerem que se peça a todos que repitam, ao final, o que eles entenderam e o que foi concluído, para que o coordenador corrija desinformações ou conclusões equivocadas. Já para a resolução de problemas, o objetivo não deve ser apenas um brainstorming, mas prestar atenção para que as soluções sejam realmente colocadas em prática.
O que torna as reuniões especialmente importantes e indispensáveis para as empresas é que as crenças e valores da empresa são transmitidos, e times vencedores são formados e moldados. David Bradford, professor da Stanford Business School, especializado em estudar equipes, argumenta que, muitas vezes, as empresas desperdiçam uma enorme quantidade de tempo em reuniões: "Em uma empresa, a equipe executiva passou três reuniões decidindo o design dos cartões de visita", conta ele.