ESTUDO DA UTILIZAÇÃO DA CONTABILIDADE GERENCIAL NA TOMADA DE DECISÃO 1 - PDF
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Marco Madeira Mendes
1 ESTUDO DA UTILIZAÇÃO DA CONTABILIDADE GERENCIAL NA TOMADA DE DECISÃO 1 OLIVEIRA, Liziane A. de 2 ; SILVEIRA, Graciela P. 3 ; BERTAGNOLLI, Daniele Dias de O. 4 ; BASSO, Renata L Trabalho Final de Graduação_UNIFRA 2 Acâdemica do Curso de Ciências Contábeis Centro Universitário Franciscano (UNIFRA), Santa Maria, RS, Brasil 3 Formada no Curso de Ciências Contábeis Centro Universitário Franciscano (UNIFRA), Santa Maria, RS, Brasil 4 Profª. do Curso de Ciências Contábeis do Centro Universitário Franciscano (UNIFRA), Santa Maria, RS, Brasil RESUMO A contabilidade gerencial fornece informações sólidas e seguras para os administradores que diariamente procuram tomar decisões, capazes de ditar o rumo da empresa. A presente pesquisa tem por objetivo investigar a utilização da contabilidade gerencial na tomada de decisões das concessionárias de veículos em Santa Maria-RS. A metodologia utilizada foi uma pesquisa descritiva, quali-quantitativa e pesquisa de campo. Para tanto, os dados foram coletados em nove concessionárias de veículos, através da aplicação de um questionário, contendo questões fechadas e de múltipla escolha, sendo analisadas através de gráficos e tabelas. Constatou-se que as empresas conhecem e usam a contabilidade gerencial no processo de tomada de decisão e, assim como, notou-se que a maioria das empresas não apresentam dificuldades na interpretação dos demonstrativos. Palavras-chave: Contabilidade Gerencial; Tomada de decisão; Concessionárias de Veículos. 1 INTRODUÇÃO Durante muitos anos a contabilidade foi vista como um sistema de informações tributárias, cuja finalidade básica consistia em calcular impostos e elaborar a folha de pagamento. Atualmente, a contabilidade assumiu um papel importante como instrumento gerencial, servindo de suporte para os administradores no que tange ao processo de tomada de decisões, processo de gestão, planejamento e controle. Dentro desse contexto, a Contabilidade passa a ser parte integrante e fundamental para uma boa administração das organizações, devido aos novos processos e constantes mudanças no mundo dos negócios. Essas mudanças e processos referem-se, principalmente, a evolução na área de sistema de informações, com softwares contábeis capazes de fornecer relatórios e informações atualizadas em tempo real e, o mercado de trabalho está cada vez mais competitivo, exigindo profissionais com grandes capacidades e diferenciais, dispostos a encarar uma difícil rotina dentro das empresas, capazes de pensar de forma estratégica. Assim, surge a Contabilidade Gerencial, a qual possui diversas ferramentas que dão suporte aos administradores nos processos de tomada de decisão e apresenta-se como uma ferramenta indispensável para a gestão de um negócio, servindo de alicerce para 1
2 gestão de uma empresa. Ela objetiva, principalmente, o fornecimento de informações sólidas e seguras para os administradores que vivem diariamente tomando decisões, as quais são capazes de ditar o rumo da empresa condizentes com o crescimento. Diante do exposto, o presente estudo tem como tema a utilização da Contabilidade Gerencial na tomada de decisões com o intuito de responder a seguinte problemática: será que as concessionárias de veículos de Santa Maria-RS utilizam a Contabilidade Gerencial no processo de tomada de decisão. Na tentativa de responder o referido problema, foram elaborados os seguintes objetivos: Investigar a utilização da Contabilidade Gerencial na tomada de decisão das concessionárias de veículos de Santa Maria-RS; Identificar quais as ferramentas gerenciais utilizadas pelas concessionárias de veículos de Santa Maria-RS; Diagnosticar se existem dificuldades pelos administradores na análise dos relatórios gerenciais. 2 REFERENCIAL TEÓRICO A Contabilidade surgiu da necessidade das pessoas em controlar o que possuíam. Mas, com o passar dos anos, evoluiu do simples controle do patrimônio das aziendas para uma ferramenta essencial que auxilia os gestores a otimizar a tomada de decisão em suas empresas. Figueiredo e Caggiano (1997, p. 24), determinam que a Contabilidade Moderna caracteriza-se como uma das ferramentas mais úteis aos administradores na otimização do processo de tomada de decisão, Marion (2009, p. 28) afirma que a contabilidade é o instrumento que fornece o máximo de informações úteis para a tomada de decisões dentro e fora da empresa. Nessa linha de pensamento, surge a Contabilidade Gerencial, que segundo Francia et al. (1992, p. 4) é o processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação, e comunicação de informações financeiras utilizadas pela administração planejamento, avaliação e controle dentro de uma organização e para assegurar e contabilizar o uso apropriado de seus recursos. Sendo assim, a Contabilidade Gerencial, pode ser caracterizada, segundo Iudícibus (2009, p. 21) como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira e de balanços etc.. Seguindo este raciocínio, Atkinson et al. (2000, p. 37) diferencia as principais características da Contabilidade Financeira e da Contabilidade Gerencial da seguinte maneira, a financeira é o processo de 2
3 produzir demonstrativos financeiros para entidades e usuários externos - como acionistas credores e governo, deve seguir regras estabelecidas por leis e as normas brasileiras de contabilidade, já a gerencial, também segundo Atkinson et al. (2000, p. 37) é o processo de produzir informações financeiras e operacionais para os empregados e gerentes das organizações, deve ser elaborada de acordo com a necessidades dos gestores, sem restrições, visando auxiliar na tomada de decisão operacional e de investimentos. As informações produzidas pela contabilidade gerencial devem estar contidas em relatórios a serem usados pelos gestores da empresa, conforme Santos (2001, p. 8), as informações da Contabilidade Gerencial incluem dados históricos e estimados, usados pela administração na condução de operações diárias, no planejamento de operações futuras e no desenvolvimento de estratégias de negócios integrados. Os relatórios podem ser preparados periodicamente, até mesmo junto com a contabilidade financeira, ou à medida que a gestão precisar de informação para a tomada de decisão e podem ainda conter informações para a empresa ou para um segmento dela, como divisão, produto, projeto ou território. Na Contabilidade, a informação contábil é transmitida a partir de um sistema de informação, na qual são permitidas várias opções de relatórios para a empresa, os quais devem atender a todas as necessidades dela. O sistema deve ser utilizado de forma integrada, apresentando uma abordagem relativa a cada uma de suas partes, sendo um foco de estudo dentro de um processo administrativo. Além disso, o sistema de informação contábil gerencial é uma forma de congregar as informações necessárias para auxiliar nas decisões para atingir objetivos. Ele pode ser definido, conforme Padoveze (2007, p. 46) como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais. Os sistemas de informações contábeis gerenciais têm como objetivo coletar dados para criação de ferramentas gerenciais as quais geram informações relevantes que servem como instrumento de planejamento, execução, acompanhamento e controle da organização. Exitem várias ferramentas gerenciais que podem auxiliar o gestor, tais como: Análise das Demonstrações Contábeis Planejamento Estratégico Segundo (SILVA, 2007), através dessa ferramenta é possível avaliar o desempenho da gestão econômica, financeira e patrimonial da empresa, quanto aos períodos passados, confrontando ou não com metas ou diretrizes preestabelecidas. Dessa forma, permite que os gestores possam usar estas informações para a tomada de decisão. A estratégia empresarial é realizada pelo planejamento estratégico. A finalidade desse planejamento é estabelecer quais serão os caminhos a serem percorridos para se atingir a situação desejada. É a arte de 3
4 Balanced Scorecard Controle de Contas a Pagar Controle de Contas a Receber Fluxo de Caixa Projetado Gerenciamento da Relação com o Cliente (CRM) Orçamento Planejamento Tributário Técnicas de Análise de Investimento Posição Financeira passagem do estágio onde estou para o estágio onde quero ir (MOSIMANN; FISCH, 1999). É um sistema de informação para gerenciamento da estratégia empresarial. Ele traduz a missão e a estratégia da empresa num conjunto abrangente de medidas de desempenho financeiras e não financeiras que serve de base para um sistema de medição da gestão estratégica (PADOVEZE, 2008), sendo este, um instrumento de gestão que permite monitorar os processos de construção das competências nas empresas, que permite descrever uma estratégia para as empresas aplicarem suas metas. Esta ferramenta deve garantir segurança para que todos os pagamentos sejam efetuados no valor correto e para seu devido fornecedor. Além disso, esse controle é uma ferramenta que está diretamente ligada à administração financeira da empresa, em que cada empresa assume compromissos com terceiros que devem ser bem controlados e associados em documentos fiscais. Conforme Miotto e Lozeckyi (2010) este instrumento de gerenciamento financeiro permite que o empresário fique informado sobre os vencimentos dos compromissos, estabeleça prioridades de pagamentos e saber o montante dos valores a pagar Controla todo o desenvolvimento de direitos da empresa na forma de contas a receber, permitindo a geração de informações no planejamento de suas atividades e o controle de seus resultados, portanto, segundo Miotto e Lozeckyi (2010, p. 6), o mesmo possibilita ao empresário conhecer o montante dos valores a receber; contas vencidas e a vencer; clientes que não pagam em dia e programação de cobranças, dentre outros. É um espelho da composição financeira da empresa, sendo possível visualizar diariamente seus recursos imediatos, ou seja, a previsão de entrada e saídas de recursos financeiros que precisa ser planejado e controlado. Segundo Zdanowicz (2004, p. 40) consiste na representação dinâmica da situação financeira de uma empresa, considerando todas as fontes de recursos e todas as aplicações em itens ativo. Surgiu para definir uma série de ferramentas, utilizadas como forma de abordagem ao cliente, que são baseadas no uso na tecnologia a favor do marketing de relacionamento. Segundo Swift (2001, p. 12), gestão de relacionamento é uma abordagem empresarial destinada a entender e influenciar o comportamento dos clientes, por meio de comunicações significativas para melhorar as compras, a retenção, a lealdade e a lucratividade deles. É um plano empresarial econômico financeiro, em que os detalhes de elaboração poderão variar de empresa para empresa, conforme a necessidade de cada uma delas. O Orçamento é o instrumento que traz a definição quantitativa dos objetivos e o detalhamento dos fatores necessários para atingi-los, assim como o controle de desempenho (OLIVEIRA et al., 2002, p. 117). Para Figueiredo e Caggiano (1997, p. 43), é um processo de reflexão que precede a ação e é dirigido para a tomada de decisão agora com vistas no futuro, no qual o Contador Gerencial da empresa precisa conhecer profundamente a legislação tributária, para, a partir do conhecimento, planejar com bastante antecedência a melhor alternativa para a empresa executar suas operações. Trata da interpretação e da relevância desses índices, sendo um instrumento de avaliação e desempenho e interfere na decisão da empresa. Segundo Ross et at. (1995), o investimento deve ser comparado com uma alternativa relevante disponível do mercado financeiro e se não for tão atraente é melhor recorrer ao mercado em vez de realizar o projeto. É uma forma de fornecer informações sobre a situação econômica, financeira e operacional das concessionárias. Essa análise gerencial permite aos administradores conhecer o desempenho da empresa como um todo e é composta por vários demonstrativos como: balanço 4
5 Fonte: O autor, patrimonial, demonstração de composição das vendas, demonstração do resultado do exercício, análise de contas a receber, análise das obrigações a pagar, estatística de pessoal, etc., e contribui para contabilidade divisional. Sabendo-se que existem outras ferramentas que não foram tratadas neste referencial, pois o mesmo não buscou esgotar o assunto, e sim servir de apoio para a elaboração da pesquisa que será apresentada a seguir. 3 METODOLOGIA Esta pesquisa classifica-se como descritiva, pois descreve se as concessionárias de veículos de Santa Maria RS utilizam a contabilidade gerencial na tomada de decisões. Quanto aos procedimentos técnicos classifica-se como pesquisa de campo, buscando conhecer e analisar as ferramentas gerenciais utilizadas no processo de decisões das empresas estudadas. A presente pesquisa quanto à forma de abordagem do problema classifica-se como: quali-quantitativa, porque para tabular os dados necessitou-se calcular percentuais, sendo assim, quantitativa e, além disso, as questões que os respondentes poderiam descrever foram analisadas qualitativamente. O instrumento de coleta de dados utilizado na pesquisa foi o questionário, aplicado junto aos empresários das concessionárias de veículos de Santa Maria - RS, relacionando ao uso da contabilidade gerencial que se investigou a utilização da mesma na tomada de decisão destas empresas, todavia, as informações foram levantadas por meio do questionário composto por 11 questões fechadas de múltipla escolha e uma questão aberta, visando obter respostas que auxiliem no alcance dos objetivos propostos. A coleta de dados foi realizada em onze concessionárias, através da aplicação do questionário, destas, nove o responderam. O mesmo foi aplicado de duas maneiras: a primeira, com visitas as empresas, e segunda por , isso devido a pouca disponibilidade de tempo dos empresários, entre o período de abril e maio de Ainda foram coletados informações das concessionárias nos sites das mesmas, para buscar alguma informação a respeito do planejamento estratégico delas. Após a coleta, os dados foram tabulados e analisados no software Excel, no qual foram elaborados tabelas e gráficos para melhor visualização das informações quantitativas. 4 RESULTADOS E DISCUSSÕES A presente pesquisa objetivou investigar a utilização da contabilidade gerencial na tomada de decisão das concessionárias de veículos de Santa Maria - RS, para isso aplicou- 5
6 se o questionário aos empresários destas empresas, no qual se obteve os resultados que serão descritos a seguir: - observou-se que 23% dos empresários estão na faixa etária entre 29 a 39 anos, 33% entre 40 a 50, 33% entre 51 e 60 anos e 11% estão com mais de 61 anos. - quanto a escolaridade dos entrevistados, um empresário possuí ensino fundamental, dois ensino médio, três ensino a nível técnico, dois curso superior e um mestrado. - outro item levantado na pesquisa, foi quanto ao número de funcionários, 11% das empresas pesquisadas possuem entre 1 a 20 funcionários, 23% entre 21 a 40 funcionários, 11% possuem entre 41 a 70, 55% das empresas possuem entre 71 a 120 funcionários, e nenhuma das concessionárias pesquisadas trabalham com mais de 121 funcionários no momento da pesquisa. - revelou-se que 23% das concessionárias atuam no mercado a 5 anos, 11% entre 6 e 15 anos, 23% entre 16 e 25 anos, 11% entre 26 e 34 anos e 33% das concessionárias estão com mais de 35 anos de atuação no mercado de Santa Maria-RS. - observou-se que 55% das concessionárias de veículos pesquisadas possuem sua contabilidade internamente, no qual, alguns empresários preferem pela agilidade dos dados e pela praticidade de obterem informações e esclarecimento de dúvidas a qualquer momento. - quanto às informações fornecidas pela empresa, estas são em forma de relatórios. Pode-se observar que para as concessionárias de veículos, a maioria utiliza todos os relatórios/demonstrativos como balancete, balanço patrimonial, demonstrativo do resultado do exercício, livro de apuração do lucro real, relatórios gerenciais e posição financeira. Percebe-se que quatro concessionárias não fornecem à administração os relatórios gerenciais, mas, ao mesmo tempo, não se pode esquecer que na posição financeira, normalmente, a maioria das suas informações são gerenciais. Em relação às três empresas que não fornecem aos seus empresários os relatórios/demonstrativos balancete e livro de apuração do lucro real, isso se justifica por serem relatórios bem específicos da contabilidade. E nas duas empresas que não fornecem balanço patrimonial, demonstrativo do resultado do exercício, isso ocorre porque seus relatórios são realizados em sua matriz, ou seja, em outra cidade. Tabela 1: Informações fornecidas pela empresa Relatórios/demonstrativos Informações Informações não Fornecidas Fornecidas Total Balancete 6 Fornecidas 3 9 Balanço Patrimonial Demonstrativo do Resultado do Exercício Livro de Apuração do Lucro Real Relatórios Gerenciais Posição Financeira
7 Outros Relatórios Fonte: O autor, quanto à periodicidade dessas informações citadas acima, observa-se que 23% recebem as informações quinzenalmente, e 77% recebem as informações mensalmente. - quanto à utilização das informações fornecidas pela contabilidade na gestão do negócio, 77% a utilizam e 23% não utilizam essas informações. - quanto às ferramentas ou controles contábil gerenciais utilizados pela empresa no seu gerenciamento, percebe-se na tabela abaixo que as concessionárias de veículos utilizam, em primeiro lugar, o controle de contas a pagar e receber em segundo, o gerenciamento da relação com o cliente, contabilidade divisional e em terceiro, utilizam o orçamento, fluxo de caixa, análise das demonstrações contábeis. Também observa-se que as concessionárias de veículos não utilizam o planejamento estratégico, planejamento tributário, balanced scorecard e técnicas de análise de investimento, o que pode nos surpreender, pois empresas de tal porte como estas não possuírem ao menos o planejamento estratégico. Além, pode-se observar que maioria possui visão, missão e valores definidos o que significa que as mesmas possuem o planejamento estratégico, sendo assim, pode-se entender que os empresários tenham dúvidas sobre o significado de planejameno estratégico, por isso não marcaram essa alternativa na hora de responder o questionário. Tabela 2: Ferramentas ou controles contábeis gerenciais Ferramentas ou controles-contábeis-gerenciais Utilizados Não Total Planejamento Estratégico 0 utilizados 9 9 Planejamento Tributário Gerenciamento da Relação com o cliente(crm) Orçamento Fluxo de Caixa Balanced Scorecard Contabilidade Divisional Analise das Demonstrações Contábeis Controle de Contas a Pagar Controle de Contas a Receber Técnicas de Analise de Investimento Outros Fonte: O autor, descobriu-se que 77% dos empresários não têm dificuldade na interpretação dos demonstrativos ou relátorios elaborados pela contabilidade, no qual obtem-se informações clara e de fácil interpretação e 23% dos empresários das concessionárias de veículos afirmam ter alguma dificuldade na interpretação. - Nesta questão, os empresários precisavam enumerar por grau de importância, com qual área a sua empresa se preocupa mais: observou-se que os empresários das concessionárias tem maior preocupação com a àrea de vendas destacando ela em primeiro 7
8 lugar, conforme demonstrados na tabela abaixo: Tabela 3: Enumere por grau de importância, com que área a sua empresa se preocupa mais: Que área a sua empresa se preocupa mais: 1ª 2ª 3ª 4ª 5ª Total Financeira (contas a pagar e receber) Tributária (Impostos) Custos (Cálculo e controle) Vendas Pessoal Outros Fonte: O autor, Dos empresários pesquisados, 67% dizem que o sistema de informação gerencial atende as necessidades da empresa e 33% afirmam que o sistema de informação gerencial não atende as suas necessidades. 5 CONCLUSÃO O escopo desta pesquisa era identificar se as concessionárias de veículos de Santa Maria- RS, utilizam-se da contabilidade gerencial na tomada de decisão, quais as ferramentas utilizadas e se os administradores encontram dificuldades na análise dos relatórios gerenciais. Assim, percebeu-se que a maioria das concessionárias pesquisadas utiliza a contabilidade gerencial no processo de tomada de decisão. A minoria não a utiliza pelo desconhecimento de sua importância no processo de tomada de decisão empresarial e pelo fato de que, muitas vezes, as informações contábeis são elaboradas em outra cidade, na concessionária matriz, por exemplo, e ficam fora de alcance. No que diz respeito às ferramentas gerenciais, as concessionárias de veículos utilizam as seguintes ferramentas: controle de contas a pagar, controle de contas a receber, gerenciamento da relação com o cliente, contabilidade divisional, orçamento, fluxo de caixa e análise das demonstrações contábeis. Por outro lado, constatou-se que tais empresas não utilizam as ferramentas de planejamento estratégico, planejamento tributário, balanced scorecard e técnicas de análise de investimento. No entanto, a partir de um levantamento realizado nos sites das concessionárias de veículos, pode-se observar que as mesmas possuem visão, missão e valores definidos, que são os elementos da gestão estratégica, o que significa que elas devem possuir o planejamento estratégico. Sendo assim, pode-se entender que os empresários não possuem o conhecimento teórico sobre o planejamento estratégico e, por isso, não marcaram essa alternativa na hora de responder o questionário, apesar de na prática efetuarem a gestão estratégica. Para que essa falta de conhecimento seja sanada, é dever do profissional contábil auxiliar o gestor na utilização destas ferramentas gerenciais, melhorando com isso, a tomada de decisões nas concessionárias. Descobriu-se, também, que as empresas pesquisadas, na sua grande maioria, não têm dificuldade na interpretação dos demonstrativos ou relatórios elaborados pela contabilidade. 8
9 Contudo, foi possível verificar que as concessionárias de veículos, objeto deste estudo, possuem um bom conhecimento da contabilidade gerencial, entretanto, algumas empresas não utilizam essas informações. Verifica-se ainda que há um mercado a ser explorado pelos futuros contadores ou até para quem já está no mercado, com aperfeiçoamento na área da contabilidade gerencial, visando cumprir, adequadamente, mais uma importante tarefa do profissional contábil, que é dar suporte aos gestores, auxiliando-os a tomarem decisões bem fundamentadas, obtidas através das diversas ferramentas gerenciais. Por fim, sugere-se para pesquisas futuras, estudar as ferramentas não utilizadas pelas concessionárias de veículos, mostrar seus benefícios, para uma possível implantação auxiliando seus gestores a tomarem a decisões através dessas ferramentas gerenciais. REFERÊNCIAS ATKINSON, Anthony A.; BANKER, Rajiv. D.; KAPLAN, Robert S.; YOUNG, S. Mark. Contabilidade Gerencial. São Paulo: Atlas, FRANCIA, Arthur J.; et al. Managerial accounting. 9. ed. Houston Dame, FIGUEIREDO, Sandra; CAGGIANO, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, IUDÍCIBUS, Sérgio de. Contabilidade gerencial. 6. ed. São Paulo: Atlas, MARION, José Carlos. Contabilidade Básica. São Paulo: Altas, MIOTTO, Neivandra, LOZECKYI, Jefferson. A importância da contabilidade na tomada de decisão nas empresas. Disponível em: <http://web03.unicentro.br/especializacao/a importância da contabilidade na tomada de decisão nas empresas>. Acesso em: 05. de agost MOSIMANN, Clara Pellegrinello; FISCH Silvio. Controladoria: seu papel na administração. 2. ed. São Paulo: Atlas, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas de informação gerenciais: estratégias, táticas, operacionais. 8. ed. São Paulo: Atlas, PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade gerencial: um enfoque em sistema de informação contábil. 5. ed. São Paulo: Atlas, Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. 5. ed. São Paulo: Atlas,
10 ROSS, Stephen A.; WESTERFIELD, Randolph W.; JAFFE, Jeffrey F. Administração financeira: corporate finance. Tradução Antônio Zoratto Sanvicente. São Paulo: Atlas, SANTOS, Elisangela Fernandes dos. A importância da contabilidade como instrumento de apoio a gestão de micro e pequenas empresas. Disponível em: <http://www.contabeis.ufba.br/artigos/artigo3.doc>. Acesso em: 27. de set SILVA, Alexandre Alcantara da. Estrutura, Análise e Interpretação das demonstrações Contábeis. São Paulo: Atlas, SWIFT, R.S., Acelerating Customer Relationships: Using CRM and Relationship. technologies. Prentice Hall.2001 ZDANOWICZ, José Eduardo. Fluxo de caixa: Uma decisão de planejamento e controle financeiro. 10. ed. Porto Alegre, Sagra Luzzatto,
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