Qual o prazo de guarda de documentos fiscais? Descubra aqui! - eBox Digital
Marcelo Araújo 05/07/2018
Uma das maiores queixas dos empresários brasileiros é a alta carga tributária e a grande quantidade de obrigações assessórias. No entanto, mesmo se tratando de reclamações coerentes, é preciso cumprir com a legislação e conhecer o prazo de guarda de documentos fiscais. Assim, toda empresa precisa seguir as orientações legais e armazenar seus documentos fiscais por um prazo específico. Não observar essa obrigação pode gerar riscos e ensejar a aplicação de multas. Por isso, preparamos um post que esclarecerá de maneira definitiva esses prazos, ajudando seu negócio a atuar legalmente. Continue com a leitura e aprenda agora mesmo!
A importância do controle de documentos fiscais
Conforme mencionado, além de recolher impostos e manter a regularidade fiscal da empresa, os gestores e empreendedores brasileiros precisam se preocupar com as obrigações assessórias — aquelas que se diferem do pagamento dos tributos. Nesse sentido, a guarda de documentos fiscais é uma dessas principais responsabilidades e o seu descumprimento pode desencadear problemas com a Receita Federal e com os demais órgãos fiscalizatórios. Assim, manter o controle sobre essa documentação, deixando-a sempre segura e disponível para o acesso é de extrema importância para a estabilidade empresarial, sendo elemento fundamental para sua operação, pois:
evita cobranças indevidas;
prova a regularidade fiscal da empresa;
mantém a empresa longe de multas e penalidades;
permite que a empresa participe de licitações.
O prazo de guarda de documentos fiscais
A primeira informação a ser passada é a de que o prazo de guarda de tais documentos depende do tipo — trabalhista ou tributário. Por isso, não existe um prazo único e, enquanto gestor, é seu dever conhecê-los. Acompanhe!
Sobre os documentos tributários — no qual inclui-se as contribuições à Previdência Social, os livros obrigatórios e os comprovantes de lançamento —, o Código Tributário Nacional (CTN), em seus artigos 173 e 174, dispõe prazos decadenciais e prescricionais. O prazo decadencial (aquele que a Receita tem para constituir o crédito, por meio de uma notificação ou auto de infração) e o prazo prescricional (o período em que o Fisco pode cobrar judicialmente esses valores) é de cinco anos. Isso quer dizer que você deverá manter essa documentação por, no mínimo cinco anos. Após esse prazo, o crédito tributário é considerado extinto.
Em relação aos documentos trabalhistas, a empresa deve observar o previsto na Constituição Federal (art. 7º, XXIX) e na própria CLT. Segundo essas normas, tal documentação deve ser mantida também por cinco anos, e, após a extinção da relação de trabalho, o limite é de dois anos. Porém, caso o trabalhador seja menor de 18 anos, esse prazo apenas começa a contar quando ele atinge a maioridade, visto que não corre prescrição contra o menor de idade. É importante frisar que houve uma mudança importante em relação aos prazos referentes ao FGTS. Até 2014, o trabalhador tinha um prazo prescricional de 30 anos para pleitear direitos, porém o Supremo Tribunal Federal definiu que o prazo, também, passa a ser de cinco anos.
Arquivamento eficiente: as melhores dicas para sua empresa
Após compreender a necessidade de se preocupar com o arquivamento dos documentos fiscais de sua empresa, é necessário entender que essa nem sempre é uma tarefa simples. Isso ocorre porque muitos negócios ainda apostam em processos manuais e, em razão disso, acabam enfrentando problemas, como a perda e o extravio de documentação. Mas é possível superar esse obstáculo por meio da gestão eletrônica de documentos. Investir em tecnologia e digitalização é a opção mais viável, segura e econômica para seus documentos fiscais. Além de eliminar gastos com arquivos físicos, isso permite um controle maior das informações e facilita o acesso em caso de fiscalizações. Outra dica relevante é a terceirização da guarda desses documentos. Contratar uma empresa especializada confere mais profissionalismo e segurança ao processo, evitando que seu negócio sofra com a falta de organização. Após ler este post e conhecer o prazo de guarda de documentos fiscais, você já pode pensar em meios de tornar essa atividade mais eficiente. As informações e dicas apresentadas são importantes e merecem ser avaliadas com atenção, pois, sem dúvidas, contribuem para o desenvolvimento saudável da empresa. Este material foi útil? Compartilhe-o em suas redes sociais para que seus amigos também conheçam os prazos apresentados!