O que é backoffice e como organizar o setor de forma eficiente?
por Organize na Prática - Priscilla Gomes maio 18, 2022
Você sabe o que é backoffice? Esse é o nome dado à estrutura criada a partir de um planejamento estratégico, com o objetivo de assegurar que todas as metas de uma empresa sejam atingidas.
Diversas empresas sofrem com algum tipo de obstáculo em seus processos internos, fazendo com os resultados financeiros não sejam agradáveis. Por conta disso, é essencial que qualquer organização conte com um bom suporte que inclua todas as suas áreas operacionais.
Esse método pode não receber a atenção que deveria por parte dos gestores, mas é realmente importante para a empresa. Mesmo não sendo exclusivamente voltado para a parte financeira, quando mal realizado, o backoffice pode se tornar um dos principais fatores de diminuição dos lucros de uma companhia.
Continue a leitura e entenda tudo sobre o backoffice!
Backoffice Brasil: veja como essa estrutura pode mudar a sua empresa. | Foto: Pexels.
Backoffice é um conceito que se baseia na ideia de que é necessário a existência de um bom suporte interno, capaz de achar a solução para qualquer tipo de imprevisto ou problema imediato. Esse termo é inglês e a tradução seria algo como "por trás do escritório".
Esse conceito pode ser realizado até entre duas áreas que não tem qualquer tipo de contato com o cliente final. Com isso, o backoffice garante um suporte a todos os departamentos de uma instituição. Dessa maneira, existe o envolvimento de profissionais de diversas áreas, como marketing, contabilidade, recursos humanos e TI, por exemplo.
Entenda que eles não estão na linha de frente nem lidam diretamente com os clientes, mas garantem todos os subsídios necessários para a continuidade de todas as operações.
Podemos dizer que o setor de backoffice cuida de todos os processos empresariais antes da entrega de um produto ou serviço aos clientes. Ou seja, ele presta suporte para todos os outros departamentos de uma instituição.
Para que tudo dê certo, é importante que todos os profissionais dessa área conheçam os principais processos organizacionais, o que irá evitar falhas ou atrasos.
Concluímos que, para que o backoffice seja bem sucedido em seus objetivos, é fundamental que haja uma ótima gestão de pessoas e um bom planejamento.
Como estruturar um backoffice?
Veja dicas essenciais de como implementar um bom backoffice:
1. Realize um planejamento
O planejamento é a etapa essencial para que o setor de backoffice seja bem sucedido. Dessa forma, é necessário que haja um plano bem pensado, que garanta a resolução de problemas. Isso irá clarear o entendimento das funções, o que irá aproximar a empresa cada vez mais a atingir suas metas.
Então, antes de mais nada, é essencial que haja um planejamento mensal, semestral e anual, baseado na realidade da instituição e na sua visão de futuro.
Depois de realizar um planejamento efetivo, chegou a hora de definir as metas para que o backoffice seja ainda mais assertivo.
Assim, o setor será capaz de conhecer e otimizar o desempenho dos profissionais de todas as áreas, focando em verificar os seus desempenhos e assegurar o atingimento das metas.
3. Faça o uso de indicadores
Outro fator de grande importância para o bom funcionamento do setor de backoffice são os indicadores. Eles servem para mostrar se determinadas funções e setores estão em conformidade com o planejamento, ou seja, se o que está sendo feito está dando certo ou não.
Saiba que só é possível melhorar algo que é possível ser medido. Se você não tiver o controle das ações e dos resultados, não há como identificar os pontos de falha e, assim, o setor de backoffice acaba não sendo capaz de realizar a sua função.
4. Contrate profissionais qualificados
Com profissionais altamente qualificados, um setor de backoffice conseguirá ter um bom desempenho. Dessa maneira, fica muito mais fácil se diferenciar em meio aos concorrentes.
Sua equipe precisa estar bem treinada e ser capaz de desenvolver com eficiência todas as atribuições, pois isso destaca sua empresa na questão do gerenciamento do setor.
Por isso, é fundamental prezar pela contratação de bons profissionais. Bons colaboradores de backoffice precisam ter algumas qualidades como: espírito de equipe, autonomia, proatividade, organização e domínio de ferramentas computacionais.
Inclusive, é necessário que a empresa possua todas as ferramentas que esses colaboradores irão utilizar, como sistemas de comunicação e de gestão, por exemplo.
Isso porque a área de backoffice precisa estar sempre conectada com todos os processos internos. Se você quer obter uma gestão que realmente traga resultados, não faz sentido investir em um setor de backoffice que tenha ferramentas e sistemas ultrapassados ou processos manuais.
Como o backoffice pode ajudar na gestão estratégica das empresas?
Dentro de uma empresa que já possui planejamentos e processos bem definidos, quando uma etapa não ocorre como esperado, problemas podem começar a surgir e acabar influenciando vários pontos, inclusive, o faturamento do mês.
É aí que entra a área de backoffice. Ela funciona como um controle de qualidade, cujo objetivo é solucionar problemas e evitar que eles voltem a acontecer.
Essa vai ser a maneira da empresa evitar que os imprevistos tenham algum tipo de impacto na comercialização do serviço ou produto final, diminuindo os prejuízos.
Para ficar mais claro, aqui vai um exemplo: quando uma compra é feita online ou por um sistema de televendas, os diversos processos precisam ocorrer de maneira rápida e eficaz, para que não haja atrasos na entrega ou até mesmo o cancelamento da compra. Dessa forma, um setor de backoffice irá garantir que sua empresa funcione de forma lógica e eficaz. Isto é, mesmo que surjam imprevistos, como uma greve do sistema de transporte de mercadorias, por exemplo.
Além disso, esse departamento é fundamental para o desenvolvimento das atividades em qualquer tipo de organização, seja ela grande ou pequena. A grande diferença é que ela será criada de acordo com o tamanho do seu negócio. Agora você já sabe tudo sobre o que é backoffice. Falando em planejamento e estratégia, se você deseja saber mais como se organizar e ter mais produtividade com suas tarefas ou projetos, conheça os cursos da Organize na Prática e não perca tempo!
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