A expedição de produtos é uma etapa extremamente importante dentro da cadeia de distribuição. Os erros cometidos aqui costumam prejudicar a imagem da empresa, além de ser uma perda de tempo e um prejuízo financeiro.
Veja abaixo os principais erros cometidos no processo de recebimento e expedição de produtos, e como evitá-los.
Não padronizar uma picking list
Picking list é a listagem de pedidos a serem separados, emitido por sistemas ERP. A atividade de picking é a de separar e preparar para o envio os pedidos dos clientes.
O operador recebe o pedido no formato de lista, contendo todos os itens solicitados e suas respectivas quantidades. Após a separação dos itens, é hora de realizar a alocação nas embalagens correspondentes. Essa etapa merece atenção dobrada para que seja feita a coleta completa dos pedidos e encaminhado até a área de expedição, onde é feito a conferência e preparação do transporte. Para acompanhar a carga são emitidos os documentos fiscais de transporte, e assim, iniciar a entrega dos produtos.
Os erros que podem ocorrer e comprometer toda a operação, são:
Separação de produtos e quantidades erradas;
Troca de dados dos clientes;
Esquecimento ou perda de itens;
Itens vencidos.
Como evitar esses erros:
Padronizar a packing list com as informações necessárias para manter o processo alinhado e ganhar tempo, tais como o nome do produto, descrição, quantidade, pedo, código de barras, etc.
Embalagem descuidada
Pacotes frágeis podem sofrer danos durante o transporte e danificar o produto. Por isso a importância de acomodar os produtos em caixas firmes e de tamanho adequado.
Os espaços vazios na embalagem devem ser preenchidos com plástico bolha ou papel amassado. As caixas e envelopes devem ser lacrados, adequadamente identificados e acompanhados da nota fiscal.
Aqui duas coisas devem ser levadas em consideração: o layout e os equipamentos.
Um layout organizado ajuda a ter um maior controle do estoque, e consequentemente, vai evitar problemas operacionais. Conheça a rotatividade dos produtos e organize-os de maneira que os produtos que mais tem saída fiquem mais visíveis, e os sazonais, em outra área do seu armazém, por exemplo.
Os equipamentos como esteiras, carros pallet shuttle, aprimoram a entrada e saída de produtos, contribuem para a fácil localização dos itens, além de colaborar para uma otimização do espaço físico.
Veículo insuficiente
A escolha do veículo para o transporte das encomendas é tão importante quanto o processo de picking list e embalagem dos produtos.
Não adianta ter um grande volume de entregar e apenas um caminhãozinho, porque não será suficiente. Para que as encomendas cheguem corretamente e na data prevista, é necessário ter o conhecimento do dimensionamento da frota.
É preciso pensar na capacidade do caminhão, no número de viagens, no fluxo de demandas e no planejamento das rotas, para assim, evitar gastos desnecessários.
Não ter um sistema ERP
Um ERP é um software capaz de integrar todos os dados de uma organização em um sistema unificado, armazenando e automatizando todas as informações de modo simples e de fácil acesso.
Dessa forma, com o uso de um sistema de gestão, todos os setores da empresa ficam concentrados dentro de um único lugar. Uma das maiores vantagens do ERP é o poder de integração com outras plataformas e programas que visam facilitar e agilizar o dia a dia das empresas, como é o exemplo da TagPlus.