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Por que fazer um Backup Fiscal da NFe (XML) e CTe?
A perca dos arquivos pode resultar em multas que podem ultrapassar R$ 1.000 por documento não apresentado no momento da fiscalização.
Essa cópia de segurança de todas as NFs recebidas, e também das emitidas, é importante por que a legislação tributária do Brasil estabelece a guarda dos documentos por até 5 anos (tanto pelo emissor, quanto pelo comprador), devendo ser apresentadas aos órgãos fiscalizadores quando solicitado.
É importante o arquivo do XML (eXtensible Makup Language) gerado no momento da emissão das notas, pois a DANFE é uma representação em imagem do que está no documento do XML. Apenas quando o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e é necessário a o arquivo DANFE.
Por exemplo, hoje, todos os contribuintes do ICMS, optantes pelo Simples Nacional ou não, estão obrigados a armazenar o arquivo XML. O mesmo arquivo deve ser arquivado pelo destinatário.
Clientes UNO não precisam ficar preocupados, pois as NF-e emitidas e recebidas já são arquivadas automaticamente, quando a Secretaria da Fazenda gerar os arquivos.
Antes mesmo do produto ser entregue, é possível que seu Contas a Pagar já saiba que foi emitida uma notas fiscal eletrônica - NFe contra a sua empresa.
Isso é importante para previsibilidade, prevenção de erros e fraudes e criação de um backup fiscal automático para a sua Contabilidade, que poderá consultar a qualquer momento, de forma centralizada, todos os documentos fiscais de sua empresa.