Otimizando processos: o que é um fluxo de trabalho? |
09 Dez Otimizando processos: o que é um fluxo de trabalho?
Postado às 20:35h em Automação	por	Juliana Xavier da Trindade 0 Comments
O que é exatamente é um fluxo de trabalho e como ele pode ser útil? Neste artigo, explicamos de maneira fácil e simples para você.
O que é um fluxo de trabalho?
Fluxos de trabalho são processos em empresas e organizações que se repetem continuamente. É uma série de atividades que são mutuamente dependentes.
De modo geral, um fluxo de trabalho é um processo de negócios que designa "quem aplica, aprova e processa" e inclui o número de pessoas, as etapas para tomar decisões, entre outros.
Portanto, um fluxo de trabalho eficiente deve fornecer uma visão geral de um processo de negócios e mostrar o passo a passo como o trabalho deve ser realizado do início ao fim, descrevendo quem é responsável por quais tarefas em qual fase do processo.
Por fim, o objetivo principal é determinar, definir e padronizar áreas críticas de processo. Por isso, eles são adequados principalmente para explicar aos funcionários suas funções e a ordem de execução dos trabalhos, além de gerar consenso entre as áreas.
Vale destacar que os fluxos de trabalho tiveram sua origem nas empresas de manufatura, mas atualmente são usados ​​em uma variedade de setores e áreas.
A rotina das empresas e os fluxos de trabalho automatizados
A maior parte do trabalho realizado por uma empresa é repetitivo, como compras, faturamento, entre outras tarefas administrativas, principalmente as que envolvem documentos.
E para as empresas é muito importante saber quem toma decisões e quem fará o quê e em que momento. Sobretudo, para tarefas que envolvem várias pessoas ou que requerem interação com outros departamentos.
Neste sentido, decidir as funções e o tempo determinado para cada tarefa ajuda a melhorar a comunicação e a minimizar os erros.
Logo um fluxo de trabalho automatizado reduz muito o tempo e o esforço necessários para todos os funcionários e melhora a produtividade e a eficiência da empresa.
Benefícios do fluxo de trabalho
1. Otimização dos processos de trabalho
Por meio de especificações e regras, bem como da definição de etapas de trabalho, os tempos de processamento podem ser acelerados e os tempos de espera evitados ao mesmo tempo.
Quanto melhor e mais fácil funcionar um processo, maior será a eficiência na produção dos resultados desejados.
2. Aumentar a transparência
Trabalhar com processos claros e usar estados definidos para atividades e resultados aumenta a transparência.
Visto que é fácil ver quem está trabalhando e em qual tarefa, assim quanto tempo provavelmente levará até a conclusão.
3. Melhorar a comunicação
No decorrer dos fluxos de trabalho, o acesso às informações também pode ser simplificado. Por exemplo, os processadores podem ser informados automaticamente sobre nova tarefas de trabalho assim que forem aprovados.
4. Melhorar a colaboração
O sucesso de um processo, plano ou projeto depende muito da cooperação e trabalhar com fluxos organizados sistematicamente aumenta o entendimento comum do trabalho em equipe.
5. Informações atualizadas para melhores decisões
O monitoramento, por exemplo por sistemas de gestão, leva a informações sobre o status atual de um processo em andamento que pode ser essencial para a tomada de decisões.
Independentemente do setor, uma ação rápida e um alto nível de agilidade são decisivos para a viabilidade futura de uma empresa.
Processos de negócios editados manualmente em papel são um grande obstáculo, porque qualquer trabalho realizado manualmente pode ser uma fonte potencial de erros e atrasos.
Em outras palavras, automatizando os processos de negócios diários e repetitivos relacionados à documentação pode tornar todos os processos de negócios da sua empresa mais transparentes.
Por exemplo, ao automatizar o fluxo de trabalho dos seus contratos e documentos, você também promove um melhor controle sobre todos os processos.
Em departamentos como o jurídico, de contabilidade, RH e vendas em particular, essa transparência beneficia toda a empresa.
Muitas empresas já obtiveram economias de custo significativas ao mudar de processos manuais baseados em papel para processos mais convenientes, digitais e centrados no usuário.
Você também pode começar a se despedir do papel hoje mesmo, agendando uma demonstração e descobrir como funcionam os fluxos de trabalho para gerenciar contratos.
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