O repasse de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias ao governo federal está entre as obrigações acessórias exigidas a quase todas as empresas. O objetivo final é garantir a regularidade das relações trabalhistas. No entanto, caso essa prestação de contas seja feita fora do prazo legal, as multas eSocial podem interferir significativamente nos faturamentos anuais.
Afinal, a depender da situação infracional, as indenizações podem chegar até o montante de R$42 mil! Por esse motivo, a adesão a esse sistema governamental, além de mandatória, precisa ser realizada o quanto antes pelas equipes de RH responsáveis pelo controle desses dados corporativos.
Quer entender melhor o que é o eSocial, quais pessoas jurídicas estão obrigadas ao cadastramento, bem como quais as penalidades previstas na legislação? Então, continue a leitura!
Instituído pelo Decreto n. 8.373/14, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é o atual canal para a apresentação e/ou atualização aos órgãos públicos, em uma só plataforma, de 15 tipos diferentes de documentação pertinentes ao histórico profissional de cada trabalhador dentro das empresas.
Assim, o Certificado de Acidente de Trabalho (CAT) e o Guia da Previdência Social (GPS) estão, por exemplo, incorporados no eSocial.
No entanto, para obter o acesso a esse sistema, as empresas precisam emitir um Certificado Digital reconhecido e validado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). A partir disso, é possível realizar a assinatura de todos os documentos digitais corporativos e anexá-los ao programa.
O objetivo é simplificar os procedimentos fiscalizatórios. Assim, órgãos públicos competentes, como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho, são capazes de combater irregularidades nas relações de trabalho com mais eficiência e eficácia.
Quais empresas estão obrigadas à adesão? Quais os prazos de adaptação?
Há muito, o governo federal havia estabelecido a existência de dois grupos de empresas com prazos distintos para o cadastramento e preenchimento dos formulários digitais no eSocial. Esse enquadramento é feito de acordo com a receita bruta auferida pelas companhias.
Dessa forma, empresas com faturamento anual acima de R$78 milhões estão obrigadas a aderir ao sistema desde janeiro de 2018. Já os prazos de adequação para as empresas com faturamento inferior a esse montante começaram a correr em julho desse mesmo ano.
Vale ressaltar que, com as novas mudanças disciplinadas na Resolução n. 2 de outubro de 2018, determinadas categorias de contribuintes tiveram seus prazos de adesão prorrogados até janeiro de 2021.
Além disso, as micro e pequenas empresas — que faturam até R$4,8 milhões — bem como os microempreendedores individuais (MEI) que tenham contratado um funcionário já estão incumbidos no uso do eSocial.
Quais as principais hipóteses de multas eSocial?
O uso da automação na fiscalização estatal implica uma série de vantagens às empresas. Isso porque essa prestação informacional torna-se, inegavelmente, mais fácil, ágil e segura, diante da desnecessidade de preenchimento e entrega de uma gama extensa de documentos físicos — o que, também, reduz o consumo de papel.
Contudo, em razão da facilidade e aumento da velocidade de circulação desses dados, alguns prazos de submissão estabelecidos foram alterados. De qualquer forma, gestores e colaboradores precisam estar cientes sobre as principais hipóteses de infração por atraso e suas respectivas penalizações. Confira!
Informações desatualizadas no sistema
Esta regra é válida desde sempre: quaisquer alterações na folha de pagamento dos colaboradores devem ser notificadas aos órgãos competentes. Assim, as atualizações sobre aumentos salariais e promoções na carreira, por exemplo, são obrigatórias nesse sistema para que o controle governamental esteja em sintonia às mudanças de cada relação trabalhista.
Contudo, caso o sistema identifique inconsistência nos dados declarados, multas são geradas automaticamente no valor mínimo de R$201,27 e máximo de R$402,54 por empregado. Essas penas podem ser dobradas se houver reincidência.
Ausência de notificação em caso de acidente de trabalho
Na eventual ocorrência de acidentes durante o expediente, os empregadores estão obrigados a notificar o governo pelo eSocial até o dia útil subsequente ao fato. Em casos de falecimento do trabalhador, essa comunicação deve ser feita imediatamente.
No entanto, o descumprimento dessa exigência legal incorre as empresas no pagamento de multas que variam entre o valor mínimo e máximo do salário de contribuição previdenciária do acidentado. Hipóteses de reincidência também duplicam o montante indenizatório definitivo.
Não comunicação das férias
As informações relativas ao afastamento temporário dos empregados em razão de férias devem ser enviadas até o 7º dia do mês subsequente ao início do cumprimento desse descanso.
A ausência de comunicação dentro do prazo legal imputa os empregadores no pagamento de uma multa fixa de R$170,00 por férias não comunicada.
Admissões não registradas no eSocial
Pelas regras vigentes, as informações relativas à admissão de novos empregados nas empresas devem ser repassadas até o prazo de um dia antes do início das atividades laborativas — diferentemente do que se aplicava antes, quando a submissão dos dados admissionais poderia ser feita até o 7º dia útil do mês subsequente à contratação.
Nos termos do art. 47, da CLT, a multa por empregado não registrado é fixada em R$3 mil, sendo duplicada em casos de reincidência. Às pequenas e microempresas, esse valor indenizatório é de R$600,00.
Os depósitos pertinentes ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) também devem ser informados pelo eSocial. Por isso, a inadimplência ou atraso na quitação desses valores geram multas às empresas. A indenização pode variar entre R$10,64 a R$106,41 por empregado. Reincidências, igualmente, dobram o montante devido.
Os exames admissional, periódico, promocional e demissional são exigências legais que visam verificar o preenchimento das condições mínimas de saúde pelos colaboradores para o desempenho das atividades laborativas designadas, sem o seu posterior comprometimento físico e/ou psicológico.
Nesse sentido, a anexação ao eSocial do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) — instrumento comprobatório de realização desses exames — é obrigatória. Seu descumprimento pode incumbir os infratores no pagamento de multas entre R$402,53 até R$4.025,33.
Portanto, o eSocial, mais do que obrigatório, é uma ferramenta facilitadora para a prestação de informações pertinentes às obrigações fiscal, previdenciária e trabalhista pelas empresas. No entanto, a adequação aos novos prazos e ao próprio sistema estão entre os diversos motivos para não deixar o eSocial para última hora.
Por isso, gestores e colaboradores devem estar atentos a isso, bem como ao uso adequado desses sistemas. Afinal, atrasos ou inconsistências estão enquadrados como hipóteses de penalização que ensejam altas multas às companhias.
Agora que você conhece as principais multas eSocial, que tal se aprofundar ainda mais no tema e entender tudo sobre esse sistema? Baixe já nosso guia completo sobre o eSocial!