Plano de Ação: O que é, como fazer, Dicas e tudo que você precisa saber!
Publicado dia 9 de setembro de 2016
Você sente dificuldades para organizar suas atividades? Não tem noção do número de tarefas que você tem para serem realizadas? Não sabe quais são mais urgentes? Chega pela manhã para trabalhar e não possui um planejamento de trabalho e um cronograma de ações? Alcançar grandes resultados para a empresa, ascender na carreira, realizar metas e objetivos com efetividade, com certeza, são elementos desejados por todo profissional que busca sucesso, ou seja ter um Plano de Trabalho.
Para conseguir tudo isso, no entanto, é necessário planejar todos os passos, ter um cronograma de ações e ter disciplina para cumpri-los. Nesta perspectiva, elaborar um bom Plano de Ação é uma das melhores formas de separar as etapas de elaboração da execução, obtendo um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir um determinado objetivo.
A importância de definir um Plano de Trabalho
Na prática: como criar um Plano de Ação em 5 passos
Plano de Ação 5W2H: entendendo a metodologia 5W2H e a relação com Plano de Ação
Como utilizar o Plano de Ação 5W2H na prática
#01 - Planejamento Estratégico, Tático e Operacional
#02 - Gestão de Projetos
#03 - Atividades em Grupo/ Departamentos
#04 - Projeção e Análise de Cenários Orçamentários
E para fechar, não se esqueça do PDCA
Começando pelo começo, um Plano de Ação (também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) é uma das ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e acompanhamento de atividades. Ele pode ser utilizado para garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás, desde simples atas de reuniões até tarefas mais complexas, como um projeto pequeno.
Em geral, um bom plano de atividades, deve contemplar os seguintes itens:
"O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo , que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente. Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo". Peter Drucker
Vale lembrar que a elaboração de um Plano de Atividades exige do executor uma boa coleta e análise de dados, de forma a projetar o futuro levando em consideração fatores básicos que devem ser respeitados por quem o executará. Assim, fica muito mais fácil propor soluções a sua empresa, com um Plano de Ações claro e bem definido.
Vamos entender um pouco mais sobre cada um desses momentos.
Uma vez que definimos com clareza o objetivo com o Plano de Ação, o planejamento é a etapa que dará base a toda sua estruturação. É aqui que deverão ser definidas as principais atividades e respectivos recursos para executá-las.
Esta é a fase em que as ações planejadas no Plano de Atividades serão colocadas em prática. Para cada uma delas, deverá ser atribuído o consumo de orçamento previamente calculado, assim como dos recursos humanos e físicos. O executor deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.
É fundamental também desenvolver estratégias para acompanhar a evolução geral do seu plano de ação, bem como definir no cronograma os períodos em que fará essa análise.
O termo pode parecer complicado a primeira vista, mas é muito simples e o que é melhor, muito lógico! A ferramenta nada mais é do que um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.
Ou seja, esta é uma metodologia cuja base é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer projeto ou planejamento. Com as respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva.
Abaixo temos um exemplo feito na planilha, no qual você deverá responder as perguntas do 5W2H:
Como ressaltamos a importância de acompanhar essas ações, após definir todas as atividades no Plano de Ação, você poderá acompanhar o andamento por status, como mostra a imagem:
Gostou desse modelo? Essas imagens fazem parte de uma planilha que preparamos para auxiliar você a executar o Plano de Ação 5W2H. Para fazer o download da planilha gratuitamente, basta clicar na imagem:
Um dos usos mais comuns dos Planos de Atividades é para tirar o Planejamento Estratégico das empresas do papel. Ou seja, geralmente a ferramenta é utilizada para planejar e acompanhar implementações de ações estratégicas, podendo ser adicionados indicadores estratégicos de seu histórico e de seu progresso.
Para saber mais sobre o tema, sugerimos o post Planejamento Estratégico, Tático e Operacional – O Guia completo para sua empresa garantir os melhores resultados.
O Plano de Ação é bastante utilizado também para acompanhar atividades de projetos de baixa complexidade, de preferência com atividades sequenciais, onde você precisa concluir uma para dar início a próxima. Para projetos mais complexos, o ideal é que o acompanhamento seja feito em uma ferramenta mais robusta com possibilidades de criação de cronogramas, para que seja possível o monitorar os indicadores do projeto.
Para se aprofundar no assunto, recomendamos um e-book que lançamos em parceria com a RunRun.it (especialista no assunto). Você pode baixá-lo gratuitamente neste link: https://www.treasy.com.br/blog/planejamento-e-orcamento-de-projetos
Mas não basta apenas simular cenários, é preciso ter planos de ações mínimos para cada um deles. Ou seja, vamos supor que sua empresa fez várias Simulações de Cenários e após várias rodadas de discussão, elencou 3 deles:
Um Cenário Otimista
Um Cenário Realista
Para saber mais, sugerimos bastante a leitura do post Análise de Cenários Orçamentários: como a Projeção de Cenários Econômicos e Financeiros pode ser um divisor de águas para sua empresa.
Caso você ainda não conheça, o PDCA (do inglês: PLAN - DO - CHECK - ACT) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo de Deming, ciclo de Shewhart ou ainda PDSA (plan-do-study-act).
O método é bem simples, e sua própria sigla nos ajuda a entende-lo:
P (PLAN) – Nesta primeira etapa é onde devemos planejar o trabalho a ser realizado através de um Plano de Ação, após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do trabalho a ser feito;
D (DO) - Realizar o trabalho planejado, de acordo com o plano de ação;
C (CHECK) - Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferença entre o realizado e o que foi planejado no plano de ação;
A (ACT) - Atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver); caso contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento).
Lembrando que o PDCA é um ciclo contínuo. As saídas do processo de PDCA retroalimentam o próprio processo, promovendo a melhoria contínua, conforme explicitado na imagem abaixo:
O que acontece na maior parte dos casos é que as empresa trabalham muito bem no PD (planejar e executar), mas geralmente as etapas CA (avaliar e corrigir) são negligenciadas. Todavia, é exatamente nestas etapas que estão a maior parte das oportunidades de aprendizado. Por meio da análise dos desvios (seja para melhor ou para pior) é possível descobrir formas de otimizar o processo de planejamento e execução dos Planos de Ações.