Informação é um ativo para as empresas, tão importante ou mais quanto qualquer ativo físico. O universo dos ativos da informação corporativos abrange todos os sistemas de informação necessários para o funcionamento do negócio, bem como documentos eletrônicos (textos, planilhas etc.) e documentos físicos (contratos, documentos fiscais etc.).
Um grande desafio de gestão da informação pelo qual as empresas atualmente passam é a gestão da segurança de seus ativos de informação. As empresas têm uma enorme dependência em relação a eles. Se estes não forem mantidos e controlados adequadamente, a empresa certamente sofrerá prejuízos tanto em sua gestão quanto em sua operação. Basta imaginarmos o prejuízo causado pela parada do sistema de informação da empresa ou pela perda de documentos eletrônicos ou físicos.
O fato é que toda tecnologia existente hoje nas empresas traz uma série de benefícios, porém uma quantidade ainda maior de riscos para a gestão e operação do negócio – como a parada de processos e o roubo ou adulteração de documentos eletrônicos.
Estes riscos causam prejuízos financeiros e perda de vantagem competitiva nas empresas, e infelizmente muitas vezes passam despercebidos ou não recebem a devida atenção dos empresários.
Os riscos de segurança da informação devem ser gerenciados por meio de controles administrativos de segurança da informação, como a análise de risco, a política de segurança da informação e o plano de continuidade de negócio.
Muitas empresas percebem seus riscos de segurança da informação e atentam para a necessidade de controles apenas após terem passado por grandes incidentes e sofrido grandes prejuízos. Felizmente, vem aumentando a quantidade de empresas que atuam de modo preventivo e desenvolvem seus controles administrativos de segurança da informação antes de passarem por grandes incidentes.
Nos últimos anos, a mobilidade ganhou o mundo corporativo. Prova disso é que o Brasil já é o sexto país em número de smartphones – são 38,8 milhões de aparelhos ativos. E se o acesso aos mais variados canais de informação está tão fácil, por que muitas empresas ainda têm dificuldades na hora de utilizar uma solução de gestão que irá informatizar os seus processos?
A primeira resposta que me vem à cabeça é que mudar pode ser difícil para qualquer empresário e que a rotina cada vez mais corrida nem sempre deixa espaço para um estudo aprofundado no que diz respeito à gestão da informação.
Mas é preciso levar em conta que não basta apenas armazenar os dados relacionados ao negócio, mas acessá-los de forma rápida e eficiente, para que eles realmente tragam excelência e qualidade ao trabalho. Neste quesito, o principal ponto a avaliar é se a solução escolhida foi desenvolvida de acordo com o negócio da empresa.
Sistemas genéricos nem sempre atendem de forma ampla à expectativa e à necessidade do seu negócio. Outro ponto fundamental é a possibilidade de se ampliar o acesso.
Quando falamos em gestão de entregas, por exemplo, uma solução móvel é essencial, já que por meio dela é possível acessar as informações de qualquer local, em tempo real. A mobilidade, aliás, chegou para ficar e deve ser uma questão primordial na hora de se escolher uma solução de gestão.
Os sistemas utilizados pelas empresas precisam ir além do simples armazenamento ou geração de dados. Devem estar um passo à frente, para que o gestor conte com mais opções na hora de elaborar seu plano de ação.
Seja com ações predefinidas, que mostram novos caminhos de acordo com os resultados dos dados cadastrados, seja com a integração entre setores, o segmento de tecnologia é hoje um aliado na busca pela redução de custos e um trabalho ágil. Garantir excelência na gestão significa optar por soluções feitas para o seu negócio, de acordo com a sua necessidade.