Gestão de Contratos - CirrusERP
Se você executa serviços todo mês para seus clientes e cobra mensalmente por eles, a Gestão de Contratos do Cirrus ERP, pode ajuda-lo a organizar, controlar o compromisso firmado com seu cliente e agilizar o processo de Cobrança
Na Gestão de Contrato, você controla a vigência do contrato, automatiza sua cobrança e a emissão de Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) integrado ao seu Financeiro.
Ao abrir um Novo Contrato será gerado um número sequencial automaticamente que será visualizado após preenchimento e salvar.
Todo novo Contrato será aberto como "Situação" Rascunho (figura abaixo), e você poderá alterar os status conforme andamento das etapas, até deixa-lo "Ativo".
A medida que as etapas do Contrato vão sendo alteradas, o histórico das alterações fica registrado no campo: Ver histórico de Status.
Para incluir um novo Contrato, vá ao menu Vendas – Gestão de Contrato e no botão verde: Novo Contrato.
Após selecionar o botão Novo Contrato, basta preencher os campos: Informações do Contrato, Serviços a Realizar, Vigência, Informações de Cobrança, Geração de Nota fiscal automática ou não, comissões (se houver) e Informações Adicionais.
Tipo do Contrato: Neste campo você pode nomear seus contratos para o melhor controle. Para Salvar os Tipos de Contrato, você deverá ir nas Configurações (engrenagem) opção Serviços – Configurar Tipos de Contrato. Segue exemplos de Tipos de "Contratos Anuais", "Contratos Visitas Semanais", entre outros que você poderá nomear.
Cliente: Neste campo você busca o cliente previamente cadastrado no Sistema em Cadastro – Pessoas.
Descrição do Contrato: Neste espaço você pode descrever tudo que desejar para seu controle.
Serviços: No campo, Adicione um Serviço, você seleciona um ou mais serviços acordados no contrato. A seleção dos serviços fará a busca de todos serviços previamente cadastrado no Sistema. O campo "Descrição do ítem" o preenchimento é obrigatório. O valor do serviço virá automaticamente e se desejar pode atribuir um percentual de desconto.
Vigência: Na vigência você insere uma data de início e término do contrato. Você pode acionar o "botão" para deixar como renovação automática ou um prazo indeterminado.
Cobrança: Escolha uma data base, o dia de vencimento da mensalidade. Escolha o início da cobrança no campo "vencimento". Sendo que ao selecionar "mês corrente" a cobrança será antecipada à execução do serviço;
na opção "mês seguinte" e "dois meses" a cobrança será posterior à execução do serviço.
No campo Periodicidade escolha a forma de cobrança, normalmente a forma é mensal.
Vendas e Comissões: Neste campo, você pode atribuir um vendedor ao Contrato e pagar comissão se desejar.
Informações Adicionais: Acione o botão "exigir Ordem de Serviço", se desejar emitir uma O.S., toda vez que for executar o serviço em seus clientes. Em Observações, deixe todos os comentários e lembretes que desejar e que esteja vinculado ao contrato de seu cliente.
Após todo preenchimento lembre-se de Salvar.
Após Ativação do Contrato, será gerado todas as parcelas de cobrança referente ao período de vigência do Contrato. Automaticamente será gerado em Lançamento Financeiro todas as Parcelas a Receber de cada Contrato.
No final da página do contato, você visualiza o "Financeiro" do Contrato, ou seja, todas as parcelas a Receber geradas do contrato até o final da sua vigência. Você pode a partir daí emitir a Nota Fiscal de Serviço – NFS-e referente a cada parcela e Gerar Boletos para Cobrança.
O Campo "Marcadores", você pode usar para diferenciar os seus contratos por cores e nomes. Esta função deverá ser cadastrada no menu Configurações (engrenagem), na opção Serviços – Marcadores de Contrato e O.S.