Planejamento Estratégico que funciona - Parte 6: Estabelecer um Plano de Ação - Contafix
Neste último artigo sobre o Planejamento Estratégico que funciona, finalmente vamos tratar do aspecto que conduz a prática de todo o trabalho realizado. Vamos tratar da melhor forma de estabelecer um Plano de Ação, para que o Planejamento Estratégico seja executado e alcance os objetivos da organização. Para chegar aqui e aproveitar bem o que propomos é importante a leitura dos artigos anteriores, listados abaixo. Clique sobre assunto para acessar o material:
Parte 1: O que é um Planejamento Estratégico
Parte 2: Planejamento Estratégico – fundamentos
Parte 3: Análise SWOT
Parte 4: Objetivos Estratégicos
Parte 5: KPIs
O Plano de Ação – Definição de metas
As empresas não avançam sem definir ações específicas. A elaboração do plano de ação envolve identificar os principais objetivos de uma organização e, em seguida, desenvolver objetivos específicos e acionáveis. Com base em seus objetivos estratégicos de três a cinco anos, os insights da análise SWOT e os respectivos KPIs, é fundamental estabelecer metas organizacionais de um a três anos. Ao menos uma meta para cada objetivo estratégico. Cada meta deve ser escrita como uma declaração de ação começando com um verbo (por exemplo, aumentar, reduzir, fornecer) e passar no teste "SMART" (ser específico, mensurável, alcançável, relevante e com tempo definido).
Se as metas organizacionais afetam mais de um departamento, siga o mesmo formato acima para cada meta organizacional, a fim de desenvolver outro nível de metas departamentais compatíveis. A matriz de alinhamento do C12, organização que serviu de fonte para a publicação destes artigos sobre Planejamento Estratégico, é única, pois examina cada área do negócio em relação às demais, incluindo o componente do ministério (que é o viés vocacional do empreendedor e empresário que alinha a sua vida a fé cristã, e consequentemente percebe seu negócio como incluído na esfera de compromisso com Deus). Isso é necessário para alcançar a visão da organização, envolver as partes interessadas para obter o máximo benefício e priorizar adequadamente nossos os recursos. O C12 e seus integrantes levam a sério a a vocação pessoal diante de Deus e seu impacto eterno, portanto torna-se imprescindível incluir esta etapa de ministério, no processo de Planejamento Estratégico.
A matriz de alinhamento de 5 pontos
O planejamento estratégico do negócio, na etapa de definir seu plano de ação, necessita que cada meta estabelecida esteja alinhada com cada um dos cinco pontos demonstrados abaixo: Ministério, Gerenciamento Operacional, Gerenciamento Organizacional, Gerenciamento Financeiro e Geração de Receita. Cada um destes cinco ponto devem ser alinhados à Missão, à Visão e ao Valores assumidos pela organização.
A matriz permitirá que:
Sejam definidas as metas ou iniciativas específicas em cada uma das cinco categorias em apoio aos principais objetivos estratégicos identificados nos esforços de planejamento anteriores. As listas iniciais de 5 a 10 metas são refinadas mais tarde usando a matriz repetidamente.
Seja garantido o alinhamento, observando cada item, um de cada vez, através da lente das outras quatro categorias e dos princípios fundamentais. Esta análise requererá um esforço significativo e cuidadoso, mas oferecerá um benefício tremendo. O processo de usar a matriz é dinâmico na medida em que crescemos em nossa capacidade de entendê-la e usá-la ao longo do tempo. Desafiando-nos a entender os elos entre os elementos da matriz, teremos muito mais chances de produzir um conjunto harmonioso de objetivos e planos de ação para alcançar nossa visão.
Seja medido o desempenho das metas desejadas, desenvolvendo métricas operacionais importantes para cada objetivo.
Para tornar cada objetivo verdadeiramente alcançável, é importante incluir certas informações:
Pessoas responsáveis ou recursos necessários para implementar o plano global.
Frequência ideal de relatórios.
Métodos de comunicação para atualizar membros da equipe ou consultores sobre o progresso (por exemplo, relatórios regulares por e-mail, reuniões semanais ou periódicas de status, reuniões de planejamento estratégico, as etapas alcançadas, KPIs em tempo real etc.).
No processo e implementação é fundamental monitorar e aumentar a probabilidade de sucesso, na medida em que o plano e o seu progresso são revisados regularmente. Algumas das maneiras de fazer isto são:
Comemorar os marcos alcançados.
Ajustar seu cronograma de etapas.
Incentivar e encorajar os membros da equipe.
Aumentar a conscientização dos membros da equipe sobre as metas.
Responsabilizar os membros da equipe.
Recursos recomendados para a execução de um Plano de Ação:
Tão importante quanto estabelecer o plano de ação de maneira correta é usar instrumentos capazes de fazê-lo. Atualmente há vários deles que otimizam o trabalho e o conduzem aos resultados almejados. São eles:
Um sistema de planejamento e gestão estratégico que as organizações usam para comunicar o que estão tentando realizar; alinha estratégia com o trabalho cotidiano que todos estão fazendo; prioriza projetos, produtos e serviços; mede e monitora o progresso em direção a metas estratégicas.
O ORGANIZADOR DE VISÃO/TRAÇÃO (EOS)
Uma ferramenta poderosa para ajudar as empresas a simplificarem seu processo de planejamento estratégico. Orienta a visão do início até o papel, respondendo a oito perguntas que cristalizam para onde uma organização está indo e como ela vai chegar lá, organizada de maneira simples em apenas duas páginas.
SCALING UP, A GAZELLES COMPANY
Uma lente focada nas quatro principais decisões que toda empresa deve tomar: Pessoas, Estratégia, Execução e Caixa. Inclui uma série de Ferramentas de Uma Página, incluindo o famoso Plano Estratégico de Uma Página e a Lista de Verificação de Execução de Hábitos Rockefeller.
THE ADVANTAGE PLAYBOOK, POR PATRICK LENCIONI
Orientação com seis perguntas a serem respondidas pelos líderes empresariais para definir um manual que melhore a saúde organizacional: Por que existimos? Como nos comportamos? O que fazemos? Como teremos sucesso? O que é mais importante — agora? Quem deve fazer o quê?
Um quadro para definir e acompanhar objetivos (metas claramente definidas) e seus principais resultados (medidas específicas utilizadas para acompanhar o cumprimento dessa meta). Os objetivos são apoiados por iniciativas, que são os planos e atividades que ajudam a alcançar o objetivo e avançar em direção aos principais resultados. Geralmente atribuído a Andy Grove e documentado em seu livro de 1983 "High Output Management".
PLANILHA DE PLANEJAMENTO DE METAS
Com base nos objetivos estratégicos de três a cinco anos, podemos desenvolver as metas organizacionais de um a três anos. É importante estabelecer pelo menos uma meta para cada objetivo estratégico (ver artigo). Cada meta deve ser escrita como uma declaração de ação começando com um verbo (por exemplo, aumentar, reduzir, fornecer) e passar no teste "SMART" (ser específico, mensurável, alcançável, relevante e com tempo definido). O quadro abaixo é o instrumento para estabelecer estas metas e qualifica-as ao cumprir cada uma das instruções abaixo garantirá que cada meta atenda aos critérios SMART.
Encerramos esta série de artigos sobre o Planejamento Estratégico encorajando sua empresa e organização a colocar em prática o que discutimos, e desejando que os melhores resultados sejam alcançados na gestão do seu negócio.
Agradecemos ao Grupo C12, em Curitiba, pela confiança na disponibilização do seu material como fonte primeira do que foi produzido. Isto acrescentou imenso valor ao conteúdo. Encorajamos também a conhecerem este trabalho de excelência profissional que vem cooperando para o aperfeiçoamento da liderança e da gestão de muitos negócios, a partir do investimento feito diretamente na vida das pessoas que os conduzem.
Este artigo e a série que está proposta foram elaborados a partir de material de autoria do C12, denominado Eternally Balanced Scorecard, The C12 Group, e com autorização do mesmo. Algumas partes foram compiladas integralmente unindo-se a conteúdo produzido pela nossa equipe da Contafix.
O Grupo C12, ou The C12 Group foi fundado em 1992 por Buck Jacobs em Tampa, Flórida, Estados Unidos. Cresceu de três grupos locais para se tornar a maior rede de CEOs, Empresários e Executivos cristãos nos Estados Unidos. O C12 é uma liderança no movimento de Deus "no" e "através" do mercado. No Brasil, o C12 Group atende empresas com mais de 10 funcionários e faturamento anual superior a R$ 2,5 milhões. O C12 não é simplesmente uma mesa redonda de CEOs, um grupo de networking, um estudo bíblico de negócios ou um fórum com palestrantes convidados. É um ambiente íntimo e confidencial em que profissionais com interesses semelhantes compartilham ideias, atuam em áreas de seus negócios que precisam de melhorias, responsabilizam-se mutuamente e incentivam uns aos outros a realizar negócios de uma maneira que honre a Deus.