Como funciona um sistema online para controle de ponto?
Entenda como um controle de ponto online pode auxiliar na organização da empresa e do setor de RH.
Por Redação Coalize | 29 de Abril de 2020 - Atualizado em 17 de Setembro de 2020
Ter um controle de ponto significa ter um registro da jornada de trabalho dos funcionários e o controle destas informações auxilia o gestor a organizar a empresa e o banco de horas.
Isso porque é possível gerar relatórios mais qualificados e produtivos para a construção deste banco de horas, através do qual quesitos como as horas extras são calculadas.
Existem algumas formas de produzir estes dados manualmente, porém, desde 2011, a legislação trabalhista permite que colaboradores possam realizar o ponto através de um sistema de controle online.
Esta pode ser considerada uma inovação nas empresas, mas requer que seus funcionários utilizem diariamente esse controle de ponto eletrônico, para registrar a entrada, intervalos de almoço e encerramento do horário de trabalho de maneira totalmente online.
Acesso simples e fácil para os funcionários
O colaborador precisa estar com o sistema de controle de ponto instalado no seu dispositivo móvel ou tablet.
Então, cria um registro com login e senha, que pode ser fornecido pela empresa, caso o gestor tenha um controle sobre os registros criados e excluídos a cada demissão.
Após esta etapa, o funcionário acessa sua conta e bate o ponto, compartilhando sua localização, data e horário.
Todas essas informações são geradas e coletadas em tempo real e não podem ser alteradas depois de serem salvas, o que proporciona mais segurança nos relatórios produzidos.
Como estes dados são compartilhados?
O controle de ponto eletrônico online atua através da geolocalização, isto é, pela sinalização do GPS, de maneira que o gestor consiga ter acesso à localização exata em que o colaborador realizou o ponto.
Assim, é possível descobrir caso o funcionário não esteja presente na empresa e bateu o ponto de outro local, tentando fraudar o sistema.
Alguns sistemas oferecem a alternativa de realizar o ponto mesmo estando offline, permitindo que o colaborador conclua esta etapa, mesmo sem estar conectado à internet.
O dado fica salvo na nuvem e no momento em que o funcionário faz a conexão com a internet, automaticamente a informação é sincronizada com o sistema.
O ponto móvel para o trabalho externo é uma ótima opção, isto porque o funcionário pode bater o ponto sem precisar estar dentro da empresa, facilitando sua locomoção em função do trabalho.
Agora que você entendeu um pouco sobre o funcionamento do controle de ponto eletrônico online, precisa conhecer algumas vantagens que podem auxiliar a empresa, caso o ponto seja implementado.
Ponto online: economia, facilidade e controle
O ponto eletrônico pode auxiliar a empresa em muitos quesitos, além de que o controle da jornada é obrigatório, a depender da quantidade de colaboradores da empresa, e é fundamental para uma boa organização sobre cada funcionário e sua carga horária de trabalho.
Para instalação deste sistema não é necessário o uso de grandes maquinários ou manutenção mensal.
Cada funcionário pode realizar o ponto diretamente do seu próprio dispositivo celular, tablet ou computador, sem gerar um custo extra para a empresa, o que facilita a execução e a torna mais barata em relação a outros tipos de controle de ponto.
Esta ferramenta auxilia o gestor, pois produz relatórios detalhados e com alta qualidade, o que otimiza o tempo de trabalho.
Se fizesse de maneira manual, o gestor "perderia" tempo de trabalho, organizando todos estes dados e produzindo relatórios extensos com toda a informação que um banco de horas precisa conter.
Com o controle online, os erros mais comuns podem ser eliminados, como, por exemplo, os erros de digitação, a confusão com somatórias e os erros relacionados ao documento de Excel e demais planilhas feitas manualmente.
Isto porque a alta tecnologia utilizada nestes softwares de ponto online é desenvolvida com armazenamento total na nuvem, sem possibilidade de perda de dados.
Com a implementação correta do ponto eletrônico, é possível monitorar cada funcionário de forma individual, baseado nos relatórios emitidos, a partir das informações coletadas diariamente.
Estas informações não podem ser alteradas depois de salvas pelo colaborador, como já citado, o que garante a veracidade da informação.
Com os itens listados acima ficou fácil compreender as vantagens desta implementação e, se você acha que esse produto satisfaz as necessidades da sua empresa, proponha para os responsáveis.