7 sinais que sua empresa é desorganizada
Por Lais Assis
Uma empresa desorganizada pode trazer muitas consequências – como custos inesperados, atrasos, problemas na equipe e em projetos. Mas você sabe dizer se sua empresa corre o risco de cair em algum desses problemas? Continue lendo o post para saber os 7 sinais de que sua empresa é desorganizada.
É cada vez mais comum vermos ferramentas de organização, produtividade e gerenciamento de tempo e projetos. De alguns anos para cá, elas ganharam força e popularidade. Elas aparecem com a promessa de organizar nossas vidas e resolver um dos nossos maiores problemas das empresas: a desorganização.
Mas e quando essas ferramentas estão lá, ativas, aplicadas, e a empresa continua desorganizada?
Então, como fazer para descobrir se a sua empresa é desorganizada? Neste post, vou listar 7 dos principais sinais para você e sua equipe ficarem atentos!
1 – Problemas de estoque
2 – Problemas na comunicação interna
Ainda na empresa X, o diretor Comercial decide fazer uma reunião extraordinária para alinhar os objetivos do mês, e pede para que todos tragam seus relatórios pessoais. No dia da reunião, 30% da equipe aparece sem relatórios porque o comunicado do diretor se perdeu.
Já se viu em alguma situação parecida? Este é apenas um exemplo, mas mostra como uma comunicação interna bem alinhada entre todos os colaboradores – e entre todos os níveis – garante o bom funcionamento da empresa.
O treinamento da equipe, o engajamento de todos e a criação de processos de comunicação interna ajudam a manter a empresa mais organizada.
3 – Vendas com números errados
4 – Informações incoerentes para clientes
Você já deve ter passado por alguma situação onde um atendente te deu uma informação e outra pessoa te deu outra informação, certo? Este é um ponto crucial: se a sua empresa passa informações erradas para clientes, você pode ter muitos problemas.
É de extrema importância que todos os departamentos que possuem qualquer contato com clientes saiba qual comunicação deve ser utilizada – do Marketing ao Atendimento ao cliente.
Qualquer informação incoerente pode causar sérios problemas, tanto para sua marca quanto para o próprio cliente. Por isso, esse é um dos tópicos que mais demonstra que sua empresa está desorganizada!
Cuide para que todos os departamentos estejam alinhados, promova treinamentos e garanta que todos os colaboradores entendam a cultura e comunicação da organização para evitar problemas futuros.
5 – Desperdício de materiais
Este tópico é auto explicativo, certo? Em uma empresa organizada, o desperdício de materiais é mínimo (chegando até ao zero waste).
Aqui entram todo e qualquer material utilizado dentro de uma empresa: desde a matéria prima até o papel e caneta.
O desperdício em excesso indica também, além da desorganização, um problema de sustentabilidade na empresa, que também gera custos.
Para resolver este problema, é preciso que toda a empresa se envolva e se preocupe em eliminar o desperdício, podendo até mesmo ser criada uma política interna para tanto.
Saiba os pontos fortes de sua empresa e as oportunidades de melhoria que a ISO 9001 pode trazer em sua organização.
6 – Excesso de projetos atrasados
Sua empresa está com muitos projetos atrasados? Você precisa de aprovação de muitos departamentos para realizar alguma ação? Você já se viu sobrecarregado por ter muitos projetos ao mesmo tempo?
Se você respondeu sim para alguma das perguntas, sua empresa corre o risco de estar desorganizada.
Este é um dos pontos que mais merecem atenção, pois impacta diretamente no resultado da empresa. O excesso de projetos atrasados indica que a empresa não consegue se organizar para que todos eles sejam concluídos e colocados em prática.
E isso pode ser um problema com várias origens – desde uma comunicação interna ruim até uma liderança ruim. Focar em poucos projetos por vez, ou focar em finalizar os projetos atuais, é um bom ponto de partida para resolver este problema.
7 – Processos mal definidos
Os processos de uma empresa são o que a movem e garantem a sua organização. Uma empresa sem processos certamente será desorganizada e terá problemas com seus resultados e sua equipe.
O mapeamento de processos é uma parte vital para o bom funcionamento da empresa e sua organização. E isso não se limita apenas a alguns departamentos! É importante que todas as equipes tenham seus processos devidamente mapeados e alinhados. Afinal, concorda que a definição de processos pode contribuir na resolução dos 6 outros tópicos?
Os problemas de uma empresa desorganizada podem afetar qualquer organização – da micro à multinacional. Embora o tamanho da empresa interfira na dificuldade de manutenção da ordem e no tamanho da desorganização, estes são pontos que se aplicam à qualquer uma delas.
Uma dica importante é tentar resolver os problemas aos poucos. Tente começar apenas em um departamento, ou em uma pequena equipe, para depois expandir para toda a empresa. Dessa forma, você garante que os problemas terão atenção suficiente e que serão de fato resolvidos.
Lembre-se que você também pode utilizar as ferramentas da qualidade para implementar essas mudanças! Algumas ótimas ferramentas são o Ciclo PDCA e o 5W2H.