Como organizar evento perfeito: selecionar equipe ideal - Blog de Festas e Eventos
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A organização de eventos é uma tarefa que engloba diversos processos, todos merecedores de atenção.
Tanto a definição dos objetivos e propósitos do evento, até aspectos referentes à decoração, buffet para eventos, convites, entre outros, merecem ser pensados com cuidado.
Outra parte crucial de como organizar evento perfeito é selecionar equipe ideal para a realização das atividades.
Uma equipe bem selecionada e devidamente preparada é um dos principais fatores para garantir o sucesso de um evento.
Neste artigo, explicaremos a importância de selecionar equipe ideal para trabalho, bem como apontaremos algumas sugestões de como organizar evento perfeito a partir do recrutamento dos colaboradores responsáveis por ele. Confira!
Por que e como selecionar equipe ideal para eventos?
O sucesso de um evento não depende, somente, do comparecimento de convidados e clientes e da pontualidade dos fornecedores.
Um dos principais fatores que contribuem com o insucesso de um evento é o despreparo da equipe de colaboradores.
Isso ocorre, pois os colaboradores se tornam a força responsável pelo devido funcionamento de todos os serviços que compõem um determinado evento.
O desânimo ou a falta de preparo da equipe pode se traduzir em desconforto por parte dos convidados, seja pelo mau atendimento ou por expectativas não atingidas.
Desse modo, evidencia-se a importância de uma seleção de pessoal que leve em consideração habilidades, experiências e preferências dos colaboradores.
Vale lembrar que tão somente a experiência dos funcionários não torna opcional o treinamento e capacitação, de modo que objetivos e funções sejam devidamente entendidos.
Como selecionar uma equipe ideal para eventos?
Abaixo, elencamos algumas dicas para ajudá-lo na escolha dos colaboradores responsáveis por um determinado evento. Confira:
1. Leve em consideração as experiências e as potencialidades de seu corpo de funcionários
Para quem conta com um grupo bem definido de funcionários, atentar-se às experiências de cada um pode ser bastante útil para a formação de um grupo de trabalho.
Desse modo, você poderá encaminhar os funcionários às produções com as quais eles já possuem familiaridade e conhecimento técnico, garantindo qualidade à produção de seu evento.
2. Busque as indicações de outras referências no ramo
Contratar pessoas completamente desconhecidas é considerado, por muitos, uma atitude arriscada.
Isso porque, às vezes, não há tempo hábil para que você tenha completo conhecimento da capacidade e das habilidades de um profissional.
Desse modo, outra de nossas dicas de como organizar evento perfeito é buscar por recomendações de profissionais da sua área.
3. Conheça seus colaboradores
O conhecimento das pessoas com quem você trabalha permite uma melhor apreensão do desempenho pessoal de cada um deles.
Quando há profissionais mais experientes, delegue a estes a responsabilidade de enfrentar ocasionais problemas organizacionais, como é o caso de possíveis intercorrências com fornecedores, problemas estruturais, cuidados relativos às finanças e até mesmo possíveis problemas com convidados.
Com o conhecimento do desempenho pessoal e de como cada colaborador atua em equipe, será possível também perceber lideranças.
Afinal, em qualquer equipe é possível detectar integrantes com maior destaque, seja por sua experiência ou habilidade.
Mas o que seria um bom líder? No contexto das organizações, um bom líder é aquele que se mostra agente fundamental para o crescimento do grupo, com o cumprimento dos objetivos traçados pela organização.
Desse modo, o líder deve ser escolhido a partir das exigências e características do evento em questão, levando em consideração habilidades como responsabilidade, dinamismo e o modo como determinado colaborador funciona, quando em grupo com outras pessoas.
4. Considere a contratação de equipes especializadas
Quando não se possui domínio técnico necessário para a oferta de um determinado serviço, existem diversas empresas que oferecem o serviço de um time especializado para diferentes funções.
No Portal Organizando Eventos você pode conferir a disponibilidade de serviços como Barman, Bartenders e Coquetelaria, Garçons e Maitres para Festas e Eventos, Recreadores, DJ para festas, entre outros.
A contratação de uma equipe especializada pode trazer benefícios como redução de custos e a divisão das tarefas, que lhe permitirá ter maior atenção sobre outros detalhes importantes.
5. Realize treinamentos e capacitações
Mesmo que seus colaboradores apresentem experiência significativa no trabalho de um determinado tipo de evento, treinamentos e capacitações são extremamente úteis.
Trata-se de um processo que busca qualificar os colaboradores por meio do desenvolvimento de habilidades e competências importantes e que apresentem impacto direto nos resultados.
Por meio do treinamento, é possível obter aumento da produtividade, bem como melhorias na qualidade da oferta dos serviços.
O treinamento deve ser coletivo e anteceder o dia dos eventos, de modo que todos aqueles responsáveis pela produção tenham completo entendimento sobre suas funções e objetivos.
6. Mantenha um grupo de bons profissionais e cultive relações de confiança
Com a produção de eventos e consequente seleção de equipes responsáveis pelas produções, é possível perceber quais são aqueles profissionais capazes de garantir um bom trabalho.
Desse modo, é importante que você construa uma boa relação de trabalho e confiança com estes profissionais, de modo que desejem retornar para trabalhar junto a você.
Uma estratégia bastante útil para a construção de uma relação de confiança inclui o reconhecimento profissional, isto é, a identificação do bom trabalho realizado, de modo a motivar seus funcionários.
É provado cientificamente que colaboradores mais motivados são capazes de impulsionar as atividades da equipe, aumentando a produtividade do trabalho em questão.
Conclusão de como organizar evento perfeito: selecionar equipe ideal
Neste artigo, buscamos ilustrar a importância da seleção de uma equipe preparada para como organizar evento perfeito.
Muitos especialistas em gestão de pessoas acreditam que a equipe é, essencialmente, o espelho do líder. Portanto, é necessário estar atento aos movimentos da equipe e conhecer cada um de seus membros.
Esse conhecimento tornará possível a atribuição de tarefas levando em consideração a experiência de cada um, bem como suas preferências.
Além disso, é uma chance de se aproximar de sua equipe, uma vez que o trabalho se configura como coletivo – do qual você ocupa importante lugar.
Esperamos que tenham gostado de nossas dicas de como selecionar equipe ideal para a organização de seus eventos. Não se esqueça de deixar seu comentário.