Cacilda Madureira Rios
1 Escola de Engenharia Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial Ano Lectivo 2007/2008 Utilização de Ferramentas Informáticas na Gestão de Projectos Trabalho realizado no âmbito da disciplina de: Trabalho realizado por: Diana Rocha nº Orientador: Professora Anabela Pereira Tereso Guimarães, 4 de Fevereiro de 2008
2 Agradecimentos Gostaria de agradecer às pessoas que tornaram possível a realização deste trabalho através do seu empenho e colaboração. Deste modo, queria agradecer a ajuda da professora Anabela Pereira Tereso, minha orientadora, pelo apoio na recolha da bibliografia, pela orientação do meu trabalho e pela disponibilidade prestada. Ao professor Fernando Correia, pela sua disponibilidade em esclarecer algumas dúvidas sobre gestão de projectos. Agradeço também à minha família e amigos pelo apoio prestado durante a realização deste trabalho. E por último, um agradecimento especial ao meu namorado, pela ajuda prestada, pelo apoio constante e pela compreensão nestes últimos tempos! A todos, o meu muito obrigado! i
3 Resumo A gestão de projectos tem-se tornado uma disciplina fundamental nas organizações, na medida em que o mercado está cada vez mais competitivo. Com a crescente preocupação em entregar os projectos dentro dos prazos estipulados, com qualidade e dentro do orçamento previsto, é necessário recorrer ao uso de ferramentas informáticas. Actualmente, é praticamente impensável gerir um projecto sem o apoio de um suporte informático, quer devido à sua dimensão, quer à sua complexidade. Mesmo para projectos simples, fazer alterações e actualizar toda a rede, é algo difícil de ser feito sem o uso de ferramentas informáticas. Este trabalho tem como propósito, o estudo sobre a utilização de ferramentas informáticas na gestão de projectos. Para isso, serão apresentadas algumas ferramentas informáticas que são actualmente usadas no apoio à gestão de projectos e posteriormente será feita a sua análise no que diz respeito a benefícios que estas possam trazer, de forma a conduzirem a um melhor desempenho na gestão global de um projecto. ii
4 Abstract Project management has been turning a fundamental discipline in the organizations, in the measure in that the market is more and more competitive. With to growing concern in giving the orders projects inside of the stipulated periods, with quality and inside of the foreseen budget, it is necessary to appeal to the use of software tools. Today, it is practically unthinkable to manage a project without the support of a computerized form, either because of its size, or its complexity. Even for simple projects, make changes and update the entire network, it is somewhat difficult to be performed without the use of software tools. This work has the purpose, the study about the use of software tools in the projects management. For that, some will be presented software tools that are now used in the support to the projects management and later its analysis will be made with respect to benefits that they can bring, in order to lead to better performance in the overall management of a project. iii
5 Lista de siglas CPM Critical Path Method PERT Program Evaluation and Review Technique AoN Activity on Nodes iv
6 Índice Resumo... ii Abstract... iii 1. Introdução Definição do Tema de Investigação Formulação e clarificação dos tópicos de investigação Planeamento da pesquisa bibliográfica Revisão Crítica da Literatura O que é um projecto Fases de um projecto O que é a Gestão de Projectos As tendências da Gestão de Projectos nos últimos anos A importância do uso de ferramentas informáticas no apoio à Gestão de Projectos Potencialidades de um suporte informático de apoio à Gestão de Projectos Custos associados à implementação de um software de Gestão de Projectos Exemplos de ferramentas informáticas de apoio à Gestão de Projectos Comparação entre o software Open Workbenh e o Microsoft Project Softwares para a alocação de recursos Aplicação prática de dois Softwares de Gestão de Projectos Gantt Project Open Project Conclusões e Recomendações para Trabalho Futuro Referências Bibliográficas Referências Web v
7 Índice de Figuras Figura 1: Processo de pesquisa...1 Figura 2: Fontes bibliográficas utilizadas...5 Figura 3: Processo da revisão crítica da literatura...6 Figura 4: Dimensão de um projecto...8 Figura 5: Fases de um projecto Figura 6: Representação de possíveis relações entre as tarefas Figura 7: Tipos de pacotes de softwares Figura 8: Alguns exemplos de softwares de gestão de projectos vi
8 Índice de Tabelas Tabela 1: Comparação entre o software Open Workbench e o Microsoft Project Tabela 2: Dados técnicos Tabela 3: Dados do projecto Tabela 4: Características dos recursos utilizados vii
9 1. Introdução Em qualquer processo de pesquisa é necessário seguir um conjunto de etapas. Esta investigação em concreto, baseou-se na metodologia apresentada na figura 1. Não Querer fazer a investigação Sim 1. Formulação e clarificação dos tópicos de investigação Motivo principal do processo de investigação Desmotivação 2. Revisão crítica da literatura 3. Escolha da abordagem estratégica de investigação Fases do processo de pesquisa 4. Aplicação prática Má investigação Boa investigação Figura 1: Processo de pesquisa O principal motivo para que uma investigação tenha sucesso é o facto de o investigador querer fazer a investigação do seu tema, pois caso isto não aconteça, acaba por ficar aborrecido com o tema, desleixando-se e acabando por fazer um mau trabalho. Por isso, desejar fazer uma investigação é o principal motivo para uma investigação avançar e correr bem. No ponto 1.1. será exposta a forma como o tema 1
10 deste trabalho foi obtido, onde se poderá verificar que foi tido em consideração querer fazer a investigação em causa. A primeira fase do processo de pesquisa é a formulação e clarificação dos tópicos de investigação. Neste sentido, são apresentadas no ponto 1.2. as perguntas de investigação e a técnica usada para se ter chegado a estas. No ponto 1.3. serão identificados os métodos de pesquisa usados na investigação. A segunda fase do processo de pesquisa é a revisão crítica da literatura, a qual se encontra exposta no ponto 2 deste trabalho. O propósito da literatura depende da abordagem que se espera utilizar na investigação, sendo a próxima etapa a escolha dessa abordagem estratégica. Neste trabalho, foi usada a abordagem dedutiva, a qual é caracterizada pelo desenvolvimento de uma estrutura teórica que depois se irá testar com dados. No ponto 3 é feita uma aplicação prática em dois softwares de gestão de projectos Gantt Project e Open Project Definição do Tema de Investigação No âmbito da disciplina de do 5º Ano do Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial, que tem por objectivo a preparação dos alunos para a Tese de Mestrado do segundo semestre, foi solicitado aos docentes do que propusessem temas para investigação. Neste sentido, foi divulgada uma lista com várias propostas de possíveis temas de investigação em diversas áreas. O tema em análise neste trabalho Utilização de ferramentas informáticas na gestão de projectos foi uma proposta de uma docente do Departamento, a professora Anabela Pereira Tereso, minha orientadora e docente da Disciplina de. A escolha deste tema, baseou-se no meu interesse em saber mais sobre as ferramentas informáticas que actualmente são usadas pelas 2
11 organizações para conseguirem gerir os seus projectos de uma forma rápida e eficiente Formulação e clarificação dos tópicos de investigação A primeira etapa do processo de investigação é a formulação e clarificação do(s) tópico(s) de investigação. Esta fase tem como objectivos, obter ideias que ajudem a escolher da forma mais apropriada os tópicos de investigação, conseguindo identificar quais os seus atributos e desta forma transformar as ideias em projectos de investigação com os seus objectivos bem definidos (Araújo, 2007). Para gerar as ideias de investigação foi usada a técnica do Brainstorming. No entanto, também podia-se ter usado árvores de relevância, analisado projectos passados, trocado ideias com alguém, pesquisado na literatura, ou ter usado outras técnicas (Araújo, 2007). Para refinar estas ideias, foi feito um estudo preliminar através da revisão de alguma literatura e depois implementada a técnica de Delphi, em conjunto com a minha orientadora, conseguindo obter ideias mais específicas para a investigação. Após ter obtido as ideias para a investigação, foi necessário transformá-las em projectos de investigação. Deste modo, foram definidas as seguintes perguntas de investigação: Como é que a utilização de ferramentas informáticas adequadas melhora o desempenho na gestão de projectos? Quais as ferramentas informáticas utilizadas actualmente para a gestão de projectos? 3
12 1.3. Planeamento da pesquisa bibliográfica Antes de iniciar uma pesquisa, é necessário fazer o seu planeamento com o intuito de poupar tempo, uma vez que há muita informação para ser analisada e seleccionada (Araújo, 2007). Para o planeamento desta pesquisa bibliográfica foram definidos alguns parâmetros de pesquisa, nomeadamente: Língua de publicação: Português, Inglês; Área de estudo: Gestão de projectos; Categoria: Engenharia/Tecnologia; Período de publicação: Últimos cinco anos (no entanto, não foi encontrada muita informação relevante para este período de publicação, tendo posteriormente alargado este intervalo de tempo); Subcategorias: Teses e Dissertações, Revistas nacionais, Revistas internacionais, Livros. A parte mais importante no planeamento da pesquisa bibliográfica é a geração das palavras-chave. Numa fase inicial recorreu-se a alguma literatura aconselhada pela minha orientadora, para obter as palavras-chave iniciais deste estudo. De seguida foi aplicada a técnica do Brainstorming, que embora seja habitual ser aplicada em grupo, foi apenas realizada por mim e pela minha orientadora. A aplicação desta técnica teve por objectivo seleccionar os conceitos mais importantes e relevantes para o trabalho, para definir as palavras-chave que tivessem mais relevância para a pesquisa, conseguindo obter mais rapidamente as respostas às perguntas de investigação definidas anteriormente. As palavras-chave obtidas foram: Project Management; Project Management tools; 4
13 Project Management comparison; Project Management software; Support tools for Project Management. Através das palavras-chave foram realizadas diversas pesquisas através de fontes primárias, secundárias e terciárias, com o intuito de posteriormente fazer uma análise crítica da literatura. As fontes utilizadas nesta investigação encontram-se na figura 2, tendo sido usadas maioritariamente fontes secundárias. Fontes primárias - Teses Fontes usadas Fontes secundárias - Livros - Artigos científicos Fontes terciárias - Motores de busca - Enciclopédias Figura 2: Fontes bibliográficas utilizadas 5
14 2. Revisão Crítica da Literatura A segunda fase do processo de pesquisa é a revisão crítica da literatura, a qual irá fundamentar toda a investigação. Esta análise, será um auxílio para conseguir responder às perguntas de investigação através da análise de investigações já realizados (Araújo, 2007). Esta fase pode ser representada através de uma espiral ascendente, como mostra a figura 3. Figura 3: Processo da revisão crítica da literatura 6
15 O capítulo da revisão crítica da literatura encontra-se organizado da seguinte forma: no ponto 2.1. vai ser explicado o que é um projecto e quais as suas características; em 2.2. serão apresentadas as fases de um projecto e algumas características fundamentais de cada uma; o ponto 2.3. abrange a gestão de projectos e algumas dificuldades encontradas na literatura, para se conseguir obter sucesso nesta área; no ponto 2.4. são apresentadas as tendências na gestão de projectos nos últimos anos; no ponto 2.5. vão ser apresentadas algumas razões pelas quais o uso de um suporte informático se torna vantajoso na gestão de projectos; em 2.6. apresentam-se algumas potencialidades necessárias nos suportes informáticos; no ponto 2.7. indicam-se os custos associados à implementação deste tipo de ferramentas; em 2.8. mostram-se exemplos e comparações de alguns softwares disponíveis no mercado e por último, em 2.9. é feita uma pequena comparação entre alguns softwares de alocação de recursos O que é um projecto Os projectos já existem desde os tempos mais antigos que se possam imaginar, não sendo por isso nenhum conceito novo. No entanto, o que tem vindo a evoluir e a ganhar terreno nesta área, é a maneira como são geridos, uma vez que uma boa gestão de um projecto tem normalmente como consequência o seu sucesso (Jurison, 1999). Um projecto pode ser caracterizado como sendo um conjunto de actividades, que têm por finalidade cumprir com o(s) objectivo(s) estabelecido(s), tendo para esse efeito, uma escala temporal definida, ou seja, uma data de início e de fim, assim como recursos e custos associados (Feio, 2004). Os projectos podem ter diversas dimensões, como mostra a figura 4. 7
16 Grande dimensão Projecto Pequena dimensão Figura 4: Dimensão de um projecto Podem portanto existir projectos de pequena dimensão, como pintar uma parede ou a condução de uma campanha publicitária, ou projectos de grande escala, como a construção de uma nave espacial ou de um navio, envolvendo a colaboração de vários recursos durante um longo período de tempo (Jurison, 1999). No entanto, independentemente da sua dimensão, cada projecto tem que ser único/singular, ou seja, o conjunto das actividades que envolve são distintas de outros projectos, com recursos, tempos, e, sequenciação diferentes. Por exemplo, as tarefas executadas numa linha de montagem, por serem repetitivas, não são consideradas actividades de um projecto. Já a sequenciação das diferentes actividades ao longo da linha de montagem para obter um produto, são consideradas actividades de um projecto. Deste modo, pode-se dizer que os projectos têm um ciclo de vida bem definido, em que no seu final dá-se a sua extinção. 8
17 Um projecto tem que ter como objectivos, a obtenção dos resultados pretendidos após se realizarem as tarefas estabelecidas num determinado período de tempo (previamente estabelecido), mantendo os custos dentro dos limites orçamentados. Principalmente após a sua conclusão, deve ser feita uma avaliação relativamente aos objectivos traçados no início e verificar quais os desvios encontrados relativamente aos tempos, custos e à qualidade da sua execução. No entanto, esta avaliação não deve ser realizada apenas na conclusão do projecto, como também ao fim de cada uma das suas fases. Jurison (1999) concluiu que, a maioria dos fracassos que ocorrem nos projectos são causados por razões técnicas, nomeadamente, pelo facto dos trabalhadores pura e simplesmente ignorarem as regras e princípios estabelecidos na gestão do projecto. De uma forma genérica, um projecto tem que ser único, ter objectivos específicos, ser concluído dentro do tempo estipulado com as datas de início e conclusão bem definidas e dentro de um determinado orçamento. Existem portanto três variáveis críticas num projecto, nomeadamente, o tempo previsto, os custos e o seu desempenho, as quais necessitam de toda a atenção da gestão do projecto. Deste modo, o seu grande objectivo passa por encontrar um ponto óptimo, ou seja, um equilíbrio entre estas variáveis (Jurison, 1999) Fases de um projecto Tal como referido anteriormente, os projectos têm um ciclo de vida bem definido, extinguindo-se no final. Deste modo, durante a vida de um projecto, existem várias fases de desenvolvimento que são semelhantes a uma grande parte dos projectos, e que mostram a sua evolução desde o início até à sua conclusão (Jurison, 1999). Um bom entendimento destas fases, é um factor crucial para que um gestor possa controlar, de uma forma eficiente, os recursos e tempos, conseguindo assim atingir os objectivos traçados. A figura 5, indica o seguimento das fases de desenvolvimento de um projecto. 9
18 Controlo (medidas correctivas) Concepção Definição Planeamento Execução Encerramento Figura 5: Fases de um projecto As fases são caracterizadas pelos tipos de tarefas a serem executadas e pelas decisões que têm de ser tomadas. Uma compreensão clara destas fases, ajuda os gestores de projectos a organizarem o trabalho e alocarem e controlarem os recursos para a realização das suas metas. (Jurison, 1999). A fase de concepção é a primeira etapa de desenvolvimento de um projecto. Nela, é concebida a ideia do projecto sob forma de objectivos. Ainda não há uma definição bem estruturada sobre o que se pretende fazer, por isso é necessário recorrer a estudos de viabilidade e de oportunidade, identificando apenas os requisitos essenciais do projecto de forma a conseguir definir e avaliar alternativas (Tereso, 2002). Segundo Jurison (1999), existem muitos projectos que não conseguem passar desta fase, uma vez que fornece informação sobre o risco associado ao projecto e sobre os seus custos, podendo assim avaliar se vale a pena ou não prosseguir com o respectivo projecto. Na fase de definição são estabelecidos e definidos detalhadamente os objectivos do projecto e o grupo que irá constituir a equipa de gestão do projecto. Na fase de planeamento, definem-se as actividades, as suas durações e o relacionamento entre elas (precedências), os recursos que irão ser necessários para 10
19 proceder à realização do projecto e o custo previsto para cada actividade. Após a definição destes parâmetros, é possível estabelecer/gerar um plano de execução do projecto (Feio, 2004). O planeamento serve para determinar as actividades e os recursos que são necessários e arranjar uma forma de os assegurar. Esta fase pode ser representada através de gráficos de rede ou através de gráficos de barras para se conseguir ter uma percepção mais simples e sugestiva. Para projectos mais complexos, a representação de um projecto através de gráficos de barras é a mais adequada, sendo que dentro destes, a forma mais comum de se representar um projecto é através do gráfico de Gantt. Uma das tarefas mais importantes na fase de planeamento, é a de atribuição do relacionamento entre as diversas tarefas do projecto, existindo para isso, quatro formas de o fazer (Feio, 2004): Conclusão Início: a conclusão de uma actividade condiciona o início da outra; Início Início: o início de uma actividade condiciona o início da outra; Conclusão Conclusão: a conclusão de uma actividade condiciona a conclusão da outra; Início Conclusão: o início de uma actividade condiciona a conclusão da outra. A figura 6 mostra, de uma forma esquemática, estas quatro possibilidades de relacionamento das tarefas. 11
20 Conclusão - Início Início - Início Conclusão - Conclusão Início - Conclusão Legenda: Atraso Figura 6: Representação de possíveis relações entre as tarefas (Feio, 2004) Na fase de execução, são realizadas as actividades planeadas na fase anterior, tendo em conta o plano inicial, assim como todas as actividades que sejam necessárias utilizar para se corrigirem eventuais desvios durante o processo de controlo. O gestor do projecto tem como responsabilidade gerir os recursos que são necessários para conseguir concretizar os objectivos traçados (Jurison, 1999). A última etapa é a fase de encerramento, onde se verifica se o trabalho realizado corresponde ou não às especificações do projecto. É realizada a documentação das tarefas e são produzidos relatórios sobre a equipa de gestão do projecto. 12
21 O controlo, pode conduzir à decisão de se efectuarem medidas de correcção ou acertos no planeamento ou em qualquer uma das outras fases. Para isto, é necessário haver uma contínua medição do trabalho realizado e dos respectivos custos, para se poder detectar possíveis desvios entre o que foi planeado e o realizado, procedendose a eventuais modificações no plano, de forma a repor o curso normal do projecto. No entanto, caso estes desvios sejam muito grandes relativamente ao que foi planeado, o projecto pode mesmo atrasar-se, ou então incorrer num custo muito superior ao inicialmente previsto. O controlo é muito importante na medida em que permite manter o projecto em curso o mais perto possível do plano inicial, permitindo identificar os problemas e implementar planos de recuperação. Para que o controlo seja eficiente, deve ser feito sistemática e continuamente, de maneira a que o gestor possa ter uma visão constante do progresso do projecto. No entanto, a frequência com que se deve fazer o controlo é dependente do tipo de projecto e da sua dimensão (Jurison, 1999) O que é a Gestão de Projectos Recentemente, a gestão de projectos tem sido vista como uma nova e principal forma de gestão para lidar com as complexidades de trabalho, baseadas nas organizações que enfrentam ambientes empresariais que são rapidamente variáveis (Jurison, 1999). Pode-se portanto dizer que a gestão de projectos é uma disciplina que surgiu com a necessidade de responder às dificuldades encontradas em realizar uma gestão eficiente dos projectos. A gestão de projectos é um processo que passa pelo planeamento, execução e controlo de um projecto, desde que se inicia até à sua conclusão, tendo por intuito a concretização dos objectivos traçados dentro da data prevista, através da utilização limitada de recursos (humanos, máquinas, materiais), de forma a minimizar os custos totais do projecto, prezando pela qualidade da realização dos trabalhos e do seu resultado final (Roldão, 2000). 13
22 Segundo Jurison (1999), existem situações em que os objectivos e metas do projecto não são bem especificados e não há uma planificação correcta do projecto. Esta situação faz com que o prazo de conclusão do projecto e o orçamento sejam estimados de uma forma irreal. Para se conseguir alcançar o sucesso na gestão de um projecto, é necessário que os gestores projectem as suas metas, definam planos, avaliem os riscos, definam responsabilidades para cada elemento da equipa, e que isto seja transmitido a todas as pessoas envolvidas no projecto. Uma boa comunicação entre os membros envolvidos no projecto aumenta a probabilidade de sucesso, enquanto que a falta de comunicação pode levar ao seu fracasso completo. Portanto, a gestão do projecto tem também como responsabilidade gerir o processo de comunicação com toda a equipa de trabalho (Jurison, 1999) As tendências da Gestão de Projectos nos últimos anos A gestão de projectos, como uma profissão e área de pesquisa, continua a crescer, desenvolver e a adaptar-se. Regularmente enfrenta novos desafios, como as ferramentas, métodos e aproximações para a gestão, que são aplicados em diferentes áreas, para diferentes fins e em culturas distintas. Durante os anos cinquenta, a análise de redes e técnicas de planeamento, como o PERT e CPM, foi o foco de desenvolvimento em gestão de projectos (Crawford et al, 2006). Crawford et al (2006), analisaram sete estudos sobre as tendências na área da gestão de projectos. Estes estudos dizem respeito a espaços temporais diferentes e à utilização de métodos distintos de investigação. Estes, obtiveram resultados que variam para o mesmo período de tempo, chegando mesmo em alguns casos, a existir contradições nas tendências, as quais foram classificadas como sendo de interesse, falta de interesse, interesse crescente e interesse decrescente na área. Neste estudo verifica-se uma grande variabilidade entre as tendências apontadas pelos diversos autores. No entanto, podem-se identificar alguns tópicos mais significativos, como é o caso do contexto/ambiente, gestão de informação, liderança, monitorização e controlo, desempenho, planeamento, organização do projecto, qualidade, risco e 14
23 programação. Deste modo, Crawford et al (2006) pesquisaram e encontraram tendências da gestão de projectos nos últimos anos, tendo posteriormente realizado a sua síntese. Desta análise pode-se constatar que tem havido uma redução nas tendências no que diz respeito às relações interpessoais, funcionalidades do produto e gestão da qualidade. Em contrapartida, há um crescente aumento na importância atribuída à avaliação e melhoria do projecto, gestão de custos, de recursos, de risco e do tempo, ou seja, estes tópicos são considerados relevantes para a gestão de projectos A importância do uso de ferramentas informáticas no apoio à Gestão de Projectos As ferramentas informáticas podem ser usadas para registo de documentação, mas são principalmente aplicadas na fase de planeamento de um projecto, para a alocação dos recursos às diversas tarefas, definição de horários do projecto, determinação dos seus custos e para fazer a análise de riscos. Para a alocação dos recursos é necessário, numa fase inicial, definir quais os recursos que estão disponíveis para executar o projecto. Uma vez isto concluído, tem que se atribuir a cada uma das tarefas do projecto, os recursos necessários e as respectivas quantidades ou pelo menos previsíveis. Quando se faz o planeamento, há a necessidade de se fazer uma avaliação dos acontecimentos futuros, recorrendo-se por isso a previsões. A análise de riscos pode ser feita com base na teoria das probabilidades, tendo como objectivo, limitar a amplitude dos seus efeitos e desvios durante a execução do projecto. As ferramentas informáticas também podem auxiliar na fase de execução e controlo, nomeadamente no que diz respeito à exportação dos dados do projecto para outras aplicações e à criação de documentos essenciais ao apoio da sua execução. Ajudam também a monitorizar a evolução das tarefas e a estudar o desempenho do projecto no que diz respeito ao trabalho, tempos e custos (Feio, 2004). Actualmente, é praticamente impensável gerir um projecto sem o apoio de um suporte informático, quer devido à sua dimensão, quer à sua complexidade. Isto torna- 15
24 se ainda mais evidente, uma vez que todos os projectos consideram diversos recursos e custos. Os softwares de gestão de projectos permitem determinar a quantidade de recursos que são necessários para o processamento de uma encomenda, entendida como um projecto, de maneira a que esta seja entregue ao cliente no prazo estabelecido e com a máxima qualidade possível. Estas ferramentas possibilitam uma determinação mais realista sobre a calendarização do projecto (Ware, 1991). Mesmo em projectos mais simples, fazer alterações e actualizar toda a rede, à medida que o projecto se vai desenvolvendo, é algo que não se consegue fazer sem o uso de ferramentas informáticas, pois uma pequena alteração pode implicar a modificação de toda a rede (Roldão, 2000). O suporte informático permite definir uma rede inicial, sobre a qual é possível efectuar simulações de alternativas e fazer alterações de uma forma mais rápida e flexível. O uso de computadores no apoio à gestão de projectos, permite divulgar a informação sobre o projecto de uma forma mais rápida e eficaz, por todos os responsáveis. Pode-se então dizer, que hoje em dia, quem quer fazer a gestão de projectos de uma forma rápida e eficiente, só o consegue recorrendo ao apoio de ferramentas informáticas. No entanto, não basta querer fazer uso delas para se conseguir obter uma boa gestão. É necessário haver recrutamento de pessoas competentes e qualificadas, que sejam capazes de assegurar esta tarefa. Uma boa programação pode reduzir ou até mesmo eliminar problemas na gestão de projectos e encontrar mais facilmente as actividades críticas, assegurando a conclusão do projecto dentro dos prazos estabelecidos. Com o crescente desenvolvimento de software, têm-se obtido constantes melhorias, conseguindo ultrapassar muitos dos problemas práticos associados a mecanismos formais de programação. O uso de software revolucionou a prática da gestão de projectos, uma vez que permite que os gestores despachem as tarefas de uma forma mais eficaz e rápida, permitindo-lhes dispender uma maior proporção do seu tempo em tarefas específicas e importantes para o projecto, em vez de estar ocupado com tarefas 16
25 administrativas que podem ser feitas mais eficientemente através de computadores. Deste modo, os computadores tornaram-se ferramentas importantes, ajudando os gestores de projectos com os cálculos mais complexos e demorados, envolvendo a determinação de horários e outras informações relacionadas com o processo de programação. Conlin et al (1997), concluíram no seu estudo que o crescimento rápido na disponibilidade e poder dos computadores, provocou um decréscimo nos custos, tornando possível uma análise de grandes quantidades de dados de uma forma efectiva e eficaz para os gestores de projectos, permitindo monitorizar e controlar o progresso de todas as tarefas Potencialidades de um suporte informático de apoio à Gestão de Projectos Embora a área da gestão de projectos esteja em constante desenvolvimento, não foram encontrados artigos científicos mais recentes, que tivessem relevância para a pesquisa deste trabalho, sendo por isso de notar o recurso a fontes bibliográficas um pouco antigas. Conlin et al (1997), fizeram uma pesquisa de pacotes de software comercialmente disponíveis. Para o seu estudo foram identificados trinta e três vendedores de software, os quais eram responsáveis pela produção e comercialização de quarenta e seis programas na área da gestão de projectos. Foram enviadas cartas aos vendedores a pedir informação detalhada sobre os seus produtos. Destes vendedores, doze não responderam e vinte e um enviaram informação, dos quais, só treze foram considerados para a sua análise, uma vez que os outros oito não continham informação suficiente e adequada para o seu estudo. Segundo o estudo feito por Conlin et al (1997), os pacotes de software são avaliados segundo três características: 17
26 Características gerais As quais dizem apenas respeito à designação do sistema, ao nome e endereço do vendedor e ao tipo de trabalho para o qual é projectado; Características técnicas São referentes a uma análise das características standard, permitindo a análise das características particulares, como a programação de recursos, a capacidade de multi-projecto, a afectação de custos, formatos de relatórios, entre outros; Características especialistas São referentes às características que são aplicáveis na gestão de projectos. Conlin et al (1997), subdividem os pacotes de software segundo três categorias, como indica a figura 7. Nível Básico Tipos de Pacotes Intermédios Avançados Sofisticados Figura 7: Tipos de pacotes de softwares Os pacotes do primeiro nível, apesar de ser básico, podem ser úteis para alguns utilizadores. Conlin et al (1997) não incluíram no seu estudo este nível de software, uma vez que estes não se aplicam na área da construção. A distinção entre os softwares intermédios e os anteriores não é muito grande. Estes oferecem ao utilizador a facilidade de controlar mais actividades, permitindo mais opções, embora de uma forma limitada. Permitem alocar recursos a tarefas e 18
5º Congresso Luso-Moçambicano de Engenharia 2º Congresso de Engenharia de Moçambique Maputo, 2-4 Setembro 2008 Artigo REF: 14A010 UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS INFORMÁTICAS NA GESTÃO DE PROJECTOS Diana Rocha