Selecionando seu software de supply chain
A seleção do software para cadeia de abastecimento precisa de um conhecimento detalhado do negócio e aplicações da Tecnologia de Informação (TI). A obtenção da melhor alternativa ao menor custo e no mínimo tempo, requer o conhecimento dos pacotes de software disponíveis e a aplicação de técnicas de compra. Um processo de seleção deve:
reduzir o risco de compra de um pacote que não atenda às necessidades;
minimizar o tempo e custo de escolha;
obter o melhor valor;
assegurar a correta implementação do sistema; e
fornecer uma base de solução de problemas que geralmente ocorrem.
Veja algumas realidades do mercado de software que devem ser consideradas em sua seleção inicial:
1. Pacotes de software, assim como automóveis, podem ser divididos em classes.
2. Os preços de pacotes variam muito e não são um indicador de funcionalidade ou qualidade.
3. Muitos fornecedores negociarão um desconto em seu preço, mas tentarão recuperá-lo em serviços.
4. Alguns fornecedores cobrarão grandes quantias para modificações de customização e serviços de suporte. Pense em fazer as modificações apenas nos módulos que podem fornecer vantagem competitiva a seus negócios.
5. Os melhores pacotes são altamente parametrizáveis ou modulares, reduzindo o tempo de implementação e o custo das modificações.
Boa sorte! Mas lembre-se sempre que você terá de conviver por um tempo com o novo software e com o fornecedor que selecionou.
Obtendo o melhor pacote
A seguir, são apresentadas 15 dicas para obtenção do melhor pacote, ao menor preço e que seja rapidamente instalado.
Dica 1: Planeje primeiro seu negócio e estratégia de TI. Os melhores resultados são atingidos se for elaborado um plano estratégico e a empresa definir os objetivos do mesmo.
Dica 2: Identifique suas restrições financeiras e técnicas logo no início.
Dica 3: "Compre o filé, não o osso". Tenha certeza que você está comprando o produto, não o vendedor. Controle as interações com os fornecedores, as informações que você forneceu e vice-versa, e as funções que eles demonstraram.
Dica 4: Controle todos os contatos com os fornecedores através de uma equipe de negociadores.
Dica 5: Prepare uma especificação resumida dos requisitos funcionais. Liste apenas as funções futuras que são críticas para o seu negócio, únicas para seus processos e efetivamente auxiliarão na diferenciação dos pacotes.
Dica 6: Na especificação, liste quais funções são necessárias... não como executá-las.
Dica 7: Faça com que seus fatores de sucesso sejam seus critérios de seleção. Escreva todos os critérios com os quais você avaliará cada sistema. Tipicamente os critérios incluirão:
- funcionalidade do software para os requisitos especificados;
- flexibilidade para mudança dos requisitos técnicos e do negócio;
- necessidades do software;
- ferramentas de desenvolvimento e linguagem de programação;
- compatibilidade com os sistemas atuais;
- fácil conversão;
- treinamento e suporte pelo fornecedor;
- documentação do pacote;
- segurança e recuperação;
- obsolescência;
- termos contratuais; e
- custo total de propriedade para um período de três ou cinco anos.
Dica 8: Deixe claro que os pacotes devem atender às suas necessidades e que o custo é uma das últimas considerações.
Dica 9: Focalize as especificações quando avaliar as funções dos pacotes. Dê aos possíveis fornecedores uma cópia das necessidades funcionais e seus critérios de seleção antes que eles demonstrem suas soluções.
Dica 10: Identifique todas as modificações requeridas e compare os custos com os benefícios.
Dica 11: Tenha os melhores fornecedores potenciais e coloque suas propostas no papel.
Dica 12: Compare o custo total de propriedade. Compare o custo total das soluções, num horizonte de três ou cinco anos. Incluindo preço de licenças, necessidade de hardware, modificações, treinamento, suporte, manutenção e custos com o processo de conversão.
Dica 13: Encontre dois fornecedores que tenham mesma pontuação, exceto no custo.
Dica 14: Negocie uma grande redução nos preços das licenças, porém, não no trabalho a ser realizado. Negocie apenas com um executivo do fornecedor que possua autoridade em tomar decisões durante as negociações.