Mas será que tantas horas são realmente necessárias? Melhor: será que um empreendedor poderia trabalhar tão bem quanto, mas em uma quantidade menor de horas?
Como os empreendedores têm utilizado o seu tempo? Aspectos realmente importantes e estratégicos estão nessa conta?
Para te ajudar nessa jornada e facilitar as suas respostas para as perguntas acima, nós criamos a ferramenta Business Planner.
Essa é uma ferramenta simples que pode ajudar você a diagnosticar a sua rotina, compreendendo melhor onde seu tempo está sendo gasto e avaliando o que pode ser melhorado.
Pensa rápido: Como você distribui e utiliza o seu tempo? Gasta mais tempo liderando e gerenciando as pessoas ou dedica-se mais a coisas rotineiras e operacionais? Quanto tempo da semana você investe em seu autodesenvolvimento e aprimoramento?
Na coluna 1 (Rotina e Operação) você deve listar todas as coisas que faz na semana que considera operacionais e recorrentes (responder e-mails, ajudar na produção etc.)
Na coluna 2 você pode listar atividades estratégicas como conversas referências do mercado (ações de Benchmarking), tempo gasto na análise de dados financeiros ou do funil de vendas, ou mesmo o estudo de concorrentes
Na coluna 3 você poderá listar todas as tarefas que envolvem a criação e/ou fortalecimento com fornecedores e clientes. Visitas comerciais, reuniões e esses eventos tão importantes devem ser incluídos aqui
Na coluna 4 você poderá listar todas as tarefas que empreende semanalmente para continuar o seu desenvolvimento. Se para qualquer profissional preparado para o futuro é essencial que se esteja em constante aprendizado e evolução, para o empreendedor não é (e nem pode) ser diferente. O empreendedor precisa ser um curioso por natureza. Portanto, nessa coluna você pode listar quais as atividades fez na última semana para se desenvolver. Isso pode ser desde a leitura de uma revista, ou até a participação em um evento ou curso.
Por fim, a coluna 5 dedica-se a observar quanto tempo você está empenhando em aspectos que envolvem a liderança e gestão de tempo e pessoas. Aqui você poderá anotar quantas reuniões fez com a equipe, quantas conversas de desenvolvimento e alinhamento fez com cada liderado… Além disso, esse campo também serve para que você possa observar quanto tempo está dedicando para encontrar pessoas verdadeiramente alinhadas ao seu negócio. O Google já disse que uma das tarefas mais estratégicas que um líder faz é a contratação de pessoas. Liste aqui as entrevistas que fez ou o tempo que dedicou para procurar pessoas no LinkedIn ou na sua rede de amigos.
Agora que você já sabe quais tarefas teve na última semana e como elas estão distribuídas, questione-se percentualmente qual o valor gasto em cada uma.
Por exemplo: na última semana Pedro, um empreendedor jovem e entusiasmado, dedicou cerca de 50% do tempo nas atividades operacionais (coluna 1), 10% nas atividades estratégicas (coluna 2), 5% em reuniões e relacionamentos com clientes (coluna 3), 5% do tempo estudando (coluna 4) e 30% ajudando seus colaboradores a se desenvolverem (coluna 5).
Ou seja, o que você gostaria de melhorar e como entende que poderia atuar de uma maneira melhor, mais estratégica e eficaz? Será que você está gastando muito tempo na operação?
Será que algumas dessas tarefas operacionais poderiam ser delegadas? Será que você está negligenciando o seu próprio desenvolvimento?
Será que sua equipe está recebendo a orientação e o treinamento necessários da sua parte para fazerem o que precisa ser feito? Você tem cuidado da gestão e contratação das pessoas devidamente?
Para ilustrar melhor essa ideia voltemos ao exemplo do Pedro: Ao fazer esse breve exercício ele percebeu que poderia gastar menos tempo no operacional e mais tempo nas atividades estratégicas e fortalecendo sua relação com clientes. A partir dessa análise simples e eficaz, Pedro partiu para a AÇÃO (passo 4)
Depois de preencher da forma mais sincera o possível o seu Business Planner, pergunte-se: O que eu deveria estar fazendo que não estou? O que tem carecido da minha atenção que tenho negligenciado? O que eu preciso fazer para usar o meu tempo de forma mais inteligente?
Monte o seu plano de ação e observe quais são as AÇÕES que você precisa tocar para melhorar sua gestão de tempo, ou seja, equilibrar o seu tempo e sua rotina semanal. Pergunte-se:
Cada empreendedor poderá falar qual é a melhor forma de se usar o tempo. Para empreendedores a coluna 2 é crucial. Para outros, a coluna 3 será a mais importante. O que queremos lhe trazer com essa ferramenta é a consciência de como você pode usar seu tempo de forma mais inteligente e estruturada.