Como organizar um evento virtual - Bibliovagas
Como organizar um evento virtual
23 de outubro de 2021 Diversoscovid-19, distanciamento social, evento presencial, evento virtualadmin
Este texto foi retirado do https://blogs.iadb.org/conocimiento-abierto/es/5-pasos-para-organizar-un-evento-virtual-exitoso/ e traduzido pelo Google Tradutor, (tive que fazer uma mudanças pontuais, pois algumas palavras ficaram distorcidas ou incompreensiveis)
5 passos para organizar um evento virtual de sucesso em tempos de distanciamento social
28 de abril de 2020por Mariela López Hidalgo
Quando as organizações enfrentam contextos desafiadores, como uma pandemia global, o sucesso dependerá de nossa engenhosidade para implementar práticas que reflitam nossa força, inovação e adaptabilidade.
Para quem organiza eventos, independente do setor (governo, negócios, academia, indústrias criativas, sociedade civil), o distanciamento social torna-se um desafio maior, pois nos obriga a buscar alternativas para a execução de esforços que normalmente seriam baseados em interação face a face.
Se você tinha um evento planejado que foi adiado em função das medidas de prevenção ao COVID-19 (coronavírus), lembre-se que o mundo digital oferece uma infinidade de opções tecnológicas para integrar o seu público. Aqui estão cinco passos para transferir seus eventos para plataformas digitais enquanto promove o conhecimento aberto, a colaboração e o distanciamento da solidariedade.
1. Adapta a metodologia a seus públicos
Embora esta recomendação também se aplique a eventos presenciais, as metodologias de comunicação e ensino que são eficazes pessoalmente não serão necessariamente eficazes em formatos virtuais.
Portanto, é importante que você trabalhe junto com os facilitadores, apresentadores e o restante da equipe do evento para definir os objetivos e planejar a programação com antecedência. Este nível de planejamento permitirá o desenho de uma experiência virtual detalhada e interativa , com conteúdo relevante e que chame a atenção. Algumas perguntas úteis como ponto de partida são:
Quanto tempo meu (s) público (s) tem para participar?
Eles são adeptos de novas tecnologias?
Por meio de quais dispositivos os membros do meu público costumam se conectar?
O que eles estão interessados ​​em aprender / praticar / melhorar ?
Eles precisam interagir uns com os outros ou podem trabalhar individualmente?
Este diagnóstico inicial permitirá vai determinar a dinâmica do evento e identificar se isso será feito de forma síncrona (interagindo em tempo real via vídeo, áudio e / ou chat) ou de forma assíncrona ( colocando à disposição dos participantes recursos on-line para que acessem de acordo com seus recursos disponíveis, com momentos de participação simultânea). Alguns elementos criativos que você pode incluir em seus metodologias são:
Inquéritos, questionários ou feedback online com ferramentas como Sli.do .
Painéis ou fóruns com especialistas via streaming ao vivo .
Clipes pré-gravados com líderes de sua organização.
Aplicativos móveis .
Gamificação, mais conhecida como gamificação , pelo seu nome em inglês.
Infográficos, gráficos e visualização de dados que suportam o conteúdo.
O guia # MovingOnline do BID é um recurso útil para aprender como gerenciar a transição para metodologias de aprendizagem virtuais. Embora seu foco é o e n e-lear n ing , tem dicas úteis para o desenvolvimento de eventos deste tipo.
2. Identifique a plataforma que melhor atende aos seus objetivos
Algumas ferramentas como Skype , Microsoft Teams ou Webex trabalham para replicar reuniões ou seminários mais simples , mas eventos inovadores e complexos necessitam de outras integrações. A plataforma Zoom Além de oferecer mensagens instantâneas, registro e monitoramento dos participantes, permite ter chamadas de vídeo em salas virtuais , muito convenientes para realizar oficinas informativa , participativa , e de formação e, com sua modalidade de sessões de trabalho paralelas , atividades que requerem a divisão dos participantes em grupos.
Por outro lado, plataformas educacionais como o Moodle , com uma abordagem open – source para e-learning, podem ser adaptadas para integrar recursos visuais e sonoros que beneficiam o cumprimento dos seus objetivos de aprendizagem .
Uma prática recomendada é alinhar os objetivos de seus esforços com os objetivos de negócios de sua organização. Com base nisso, você poderá economizar recursos todos os departamentos adotando parceiros internos ou externos que tenham objetivos semelhantes e buscar formas de colaboração para o seu evento virtual e até mesmo desenvolver juntos .
3. Promova seu evento com ferramentas de comunicação digital
Para divulgar seu evento virtual , você deve voltar à primeira etapa e considerar seu público-alvo – Qual é o perfil de seus assistentes? – , mas também os canais de comunicação relevantes, o formato em que recebem as informações de forma mais eficaz, as principais mensagens e indicadores . Ferramentas como o MailChimp e HubSpot oferecer algumas aulas gratuitas para atrair seus públicos através de vários tipos de campanhas de mercado digital.
A melhor maneira de convidar os públicos internos de uma organização para participar é através dos instrumentos digitais disponíveis para o pessoal , especialmente se eles estão em contexto do teletrabalho . Na tabela a seguir , mostramos alguns exemplos de canais formais e informais:
Canais formais Canais informais
Mensagens de líderes organizacionais Grupos de colaboradores em redes sociais
Intranets, boletins informativos , podcasts / v í deos corporativos e / ou outras mídias oficiais Bate- papos de mensagens instantâneas organizacionais
Plataformas colaborativas ( Slack , Monday , Asana , Microsoft Project …) Boca a boca ( colaboradores comunicam sobre o evento a outros colaboradores )
Se o evento é destinado a públicos externos , instrumentos de marketing por e-mail e redes sociais são úteis para gerar campanhas expectativa. LinkedIn e Facebook , para citar alguns , possuem soluções corporativas que permitem segmentar públicos e investir em anúncios para promover o conteúdo que você deseja .
Independentemente dos canais que você tiver disponíveis , pois isso dependerá do porte e dos recursos de sua organização , você pode controlar uma comunicação eficaz se certificar-se de manter a consistência nas mensagens e identificar os porta-vozes que conduzem sua divulgação.
4. Comunique-se com as regras do jogo
Depois de ter seus participantes confirmados, certifique-se de fornecer- lhes instruções claras sobre a plataforma em que o evento será realizado . Lembre-se de incluir códigos de login, contatos de suporte e outros requisitos técnicos para uma experiência do usuário tranquila .
Além disso, escolha um repositório de informações onde você possa encontrar tudo o que precisa saber sobre o evento com antecedência . Idealmente , um site organizacional (compatível com dispositivos móveis) que colocará a agenda do programa , apresentadores e outros materiais ou conteúdos importantes . Se seu orçamento for limitado, você pode explorar construtores de sites de baixo custo como Wix , WordPress , SquareSpace ou Weebly .
Outra boa ideia é estabelecer regras de comportamento online. Por ser uma prática relativamente nova, não custa informar aos participantes como eles devem se apresentar durante um evento virtual. O uso do celular, as formas de " levantar a mão" e o vocabulário são alguns aspectos a serem levados em consideração.
5. Lembre-se de fazer o acompanhamento com seus participantes
Para medir a realização dos seus objetivos , ser -se de recopi ar a lista de participantes conectados ao evento e deixá-los começar um breve exame que avalia a percepção do esforço. SurveyMonkey , por exemplo, é uma ferramenta prática para a recolha de dados e análise subsequente.
Por sua vez, agradecer-lhes por participar, fazendo disponíveis os de apoio materiais utilizados, vídeo ou gravações de áudio e qualquer outra informação útil , de preferência não mais do que 48 horas após o evento terminou .
Mantenha em mente que o sucesso do seu evento não só está em sua implementação, mas também em acções de vigilância posteriores e continuidade de resultados . Grande parte do ROI intangível de seu esforço é que os participantes tornam-se em futuros embaixadores de seus objetivos e por que não? aliados que irão motivá- los a criar iniciativas virtuais.
Se você chegou até aqui, já está cinco passos mais perto de realizar seu evento on-line . Com sorte , será parte de um movimento que impulsiona a inovação em espaços virtuais , promovendo interações igualmente humanos e , cada vez mais , mais sustentáveis.
← Emprego Bibliotecário – Rio de Janeiro – RJ	Estágio Arquivologia e Biblioteconomia – Belo Horizonte – MG →