O Sistema de Controle e Tramitação Eletrônica de Demandas e Processos de Trabalho usa o ECM para controlar os documentos recebidos ou gerados e usa o fluxo de trabalho para tramitação dos documentos para os usuários que vão realizar a decisão.
Existe nesse processo a pasta virtual da pessoa interessada (quem enviou a demanda), a pasta do processo (que é a correspondência em si com o pedido) e a pasta dos documentos que serão anexados ao processo de trabalho.
Cria-se então a figura de processo de trabalho, termo utilizado em sistemas de BPM, mais complexos por se utilizarem de ferramentais que possam fazer integração desse sistema com os outros sistemas institucionais (CRM, ERP, BI, etc.).
Entenda-se por demanda tanto os documentos que chegam pelo correio quanto os e-mails recebidos por meio virtual assim como tudo tipo de informação que chega do meio externo para o meio interno.
Dentro de um sistema de controle de demandas e processos de trabalho a digitalização é controlada com parâmetros já definidos pela instituição (resolução, tipo de scanner (com ADF ou sem), formato, etc.).
Também é o sistema que controla, por meio de modelos de documentos, os documentos que são gerados para a resposta daquele pleito usando o Microsoft Word ou OpenOffice.
Existem relatórios gerenciais com todas as informações relativas ao andamento das demandas e os respectivos pleitos. Por meio de fluxo podemos saber com quem está determinada correspondência/demanda e qual o fluxo de trabalho desde a entrada dela na instituição. Existem também os registros de log onde são controladas as ações realizadas no sistema (Quem X Quando X O que X Onde).
A figura principal do sistema de Demandas é o Assunto da solicitação e é ela que decidirá que rumo irá percorrer o pleito dentro da instituição, por exemplo, pedido de informações a respeito de um convênio, automaticamente irá para a Diretoria que cuida dos convênios.
A partir da implantação do sistema, os documentos eletrônicos irão formar um acervo eletrônico mas é importante também que o histórico também seja digitalizado e colocado paulatinamente dentro do sistema.
Tem total integração com Microsoft Exchange, Oracle, SQL Server, Office, Twain/ISIS, OpenText Content Suite, Keyfile, Keyflow
As ferramentas de Knowledge Management têm vindo assumir um papel preponderante na estruturação do negócio tornando-se a curto prazo numa excelente vantagem competitiva. Estas soluções visam não só a racionalização do arquivo em papel, pela sua passagem ao formato eletrônico, como também consulta de informações associadas às tecnologias de Enterprise Content Management, e a melhoria dos processos de negócio através da implementação de fluxos de processos eletrônicos (Workflow).
Vantagens:
• Consulta de toda a informação arquivada eletronicamente de forma imediata, eliminando os tempos de pesquisa e consulta da documentação em papel;
• Agilização de processos de negócio, através da sua re-engenharia e transposição para ferramentas eletrônicas de Workflow;
• Redução de custos com a não-proliferação de cópias não controladas da documentação residente nos Sistemas de Gestão Documental;
• Possibilidade de deslocação do Arquivo em Papel para instalações menos onerosas, ou para Outsourcing de Arquivo Físico, sob a forma de Custódia.