Conciliação Bancária: entenda mais sobre esse procedimento! - Sou Secretária
Por Rafael Vieira| 23 de abril de 2021| Administrativo, Financeiro
Conciliação bancária. Até o nome parece chato. Ela pode não ser divertida, mas quando você a faz regularmente, você se protege de todos os tipos de armadilhas, como se tornar uma vítima de fraude. Além disso, há algo "bom" nas conciliações bancárias. Afinal, elas tratam de encontrar o equilíbrio na sua empresa.
Portanto, encontre uma cadeira confortável e continue lendo o artigo. Hoje veremos o que é conciliação de extrato bancário, como ela funciona, quando você precisa fazer e a melhor maneira de gerenciar a tarefa.
Conciliação Bancária: entenda mais sobre esse procedimento! – Foto: NIBO
Ao "conciliar" o seu extrato bancário, você o compara com os registros contábeis do mesmo período e identifica todas as discrepâncias. Em seguida, você faz um registro dessas discrepâncias, para que você ou o seu contador possam ter certeza de que nenhum dinheiro sumiu do seu negócio.
Além disso, saber que o saldo bancário está correto é importante para a análise do fluxo de caixa realizado com suas despesas e receitas, e as inferências com relação a redução de despesas. Por fim, o saldo bancário correto também influência a verificação de caixa futuro para as atividades operacionais.
Quem é o responsável pelas conciliações bancárias?
Conciliação Bancária: entenda mais sobre esse procedimento! – Foto: CS
Se você mesmo faz sua contabilidade, deve estar preparado para conciliar os seus extratos bancários em um cronograma fixo. Mas se você trabalha com um contador ou serviço de contabilidade online, eles cuidarão disso para você.
Dessa forma, você só precisa conciliar os extratos bancários se usar o método de contabilidade de competência. Se, por outro lado, você usar a contabilidade de caixa, registrará todas as transações ao mesmo tempo que o banco. Assim, não deve haver discrepância entre seus "livros" e seu extrato bancário.
Em grandes empresas com contadores em tempo integral, há sempre alguém verificando para ter certeza de que cada número confere e que os livros correspondem à realidade. Já em uma pequena empresa, essa responsabilidade geralmente recai sobre o proprietário (ou um contador, se você contratar um. Mas se você não tiver um contador, dê uma olhada no seu banco).
Razões pelas quais as conciliações bancárias são importantes
Conciliação Bancária: entenda mais sobre esse procedimento! – Foto: LC
As conciliações bancárias podem ser bem tediosas, mas a higiene financeira valerá a pena. Veja por que é uma ótima ideia fazê-la.
1. Para ver sua empresa como ela realmente é
Quando você olha os seus livros, quer saber se eles refletem a realidade. Dessa forma, se a sua conta bancária e seus livros não forem iguais, você pode acabar gastando dinheiro que realmente não tem – ou até retendo o dinheiro que poderia estar investindo em seu negócio.
2. Para rastrear o fluxo de caixa
Gerenciar o fluxo de caixa faz parte da gestão de qualquer negócio. Portanto, a conciliação dos seus extratos bancários permite que você veja a relação entre o momento em que o dinheiro entra em sua empresa e o momento em que ele entra em sua conta bancária. Assim, você pode planejar como você recebe e gasta o dinheiro.
3. Para detectar fraude
A conciliação de seus extratos bancários não impedirá fraudes, mas permitirá que você saiba quando isso acontecer.
Por exemplo, você poderia pagar a um fornecedor com cheque, mas ele poderia adulterá-lo, tornando a quantia retirada maior, e então descontá-lo. A discrepância aparecerá enquanto você concilia o seu extrato bancário.
Ou então, você pode compartilhar uma conta conjunta com o seu parceiro de negócios. Assim, quando ele saca um dinheiro de sua conta para pagar uma despesa comercial, ele pode pegar mais do que registra nos livros. Você perceberia isso assim que conciliasse o seu extrato bancário.
No entanto, esperamos que você nunca perca o sono se preocupando com fraudes. Mas conciliar os extratos bancários é uma maneira de ter certeza de que isso não está acontecendo.
4. Para detectar erros bancários
É raro, mas às vezes o banco comete um erro. Portanto, se houver uma discrepância em suas contas que você não consiga explicar de outra forma, pode ser hora de falar com alguém no banco.
5. Para ficar em cima das contas que você deve receber
Se você usar o sistema de contabilidade de competência, poderá "debitar" a sua conta em dinheiro quando terminar um projeto e o cliente disser "o cheque vai pelo correio hoje, eu prometo!". Então, quando você faz a conciliação bancária um mês depois, percebe que o cheque nunca chegou e que o dinheiro não está em seus livros (embora sua contabilidade mostre que você foi pago).
As conciliações bancárias são como uma proteção contra falhas para garantir que as contas que você deve receber nunca saiam do controle. Além disso, se você está constantemente vendo uma discrepância nas contas entre os seus livros e seu banco, você sabe que tem um problema mais profundo para corrigir.
Conciliação Bancária: entenda mais sobre esse procedimento! – Foto: BDF
Para conciliar um extrato bancário, o saldo da conta no banco deve ser comparado ao livro-razão geral de uma empresa.
As empresas mantêm um livro-caixa para registrar as transações bancárias e também as transações em dinheiro. A coluna de caixa no livro caixa mostra o dinheiro disponível, enquanto a coluna do banco mostra o dinheiro no banco.
Da mesma forma, o banco também mantém uma conta para cada cliente. Nos livros bancários, os depósitos ficam no lado do crédito, enquanto as retiradas ficam no lado do débito. Assim, o banco envia o extrato da conta a seus clientes todos os meses ou em intervalos regulares.
Às vezes, esses saldos não coincidem. Dessa forma, a empresa precisa identificar os motivos da discrepância e conciliar as diferenças. Isso é feito para confirmar que cada item entrou na conta e os saldos finais coincidem. Portanto, para fazer isso, a declaração de conciliação bancária é feita.
Conciliação Bancária: entenda mais sobre esse procedimento! – Foto: ES
Você recebe um extrato bancário, normalmente no final de cada mês, do banco. Dessa forma, o extrato detalha o dinheiro e outros depósitos feitos na conta corrente da empresa. Além disso, o extrato também inclui despesas bancárias, como taxas de manutenção de contas.
Portanto, depois de recebê-lo, siga estas etapas para conciliar um extrato bancário:
Primeiramente, compare os depósitos nos registros comerciais com os do extrato bancário. Assim, compare o valor de cada depósito registrado no lado do débito da coluna do banco no livro-caixa com o lado do crédito do extrato bancário e o lado do crédito do livro-caixa com o lado do débito do extrato bancário. Dessa forma, marque os itens que aparecem em ambos os registros.
2. Ajuste as demonstrações do banco
Ajuste o saldo nos extratos bancários para o saldo corrigido. Para fazer isso, você deve adicionar depósitos em trânsito, deduzir cheques pendentes e adicionar / deduzir erros bancários.
Os depósitos em trânsito são valores recebidos e registrados pela empresa, mas ainda não registrados pelo banco. Eles devem ser adicionados ao extrato bancário.
Cheques pendentes são aqueles que foram emitidos e registrados na conta à vista da empresa, mas ainda não foram compensados ​​na conta bancária. Assim, eles precisam ser deduzidos do saldo bancário. Isso geralmente acontece quando os cheques são emitidos nos últimos dias do mês.
Erros bancários são erros cometidos pelo banco ao criar o extrato bancário. Erros comuns incluem inserir um valor incorreto ou omitir um valor do extrato bancário. Compare a razão geral da conta à vista com o extrato bancário para detectar os erros.
3. Ajuste a conta de dinheiro
A próxima etapa é ajustar o saldo de caixa na conta comercial. Dessa forma, ajuste os saldos de caixa na conta comercial adicionando juros ou deduzindo encargos mensais e taxas de cheque especial.
Portanto, para fazer isso, as empresas precisam levar em conta as despesas bancárias, cheques NSF e erros na contabilidade.
Encargos bancários são encargos e taxas de serviço deduzidos para o processamento do banco da atividade de conta corrente da empresa. Isso pode incluir cobranças mensais ou cobranças a descoberto em sua conta. Eles devem ser deduzidos de sua conta em dinheiro. Se você ganhou juros sobre o saldo de sua conta bancária, eles devem ser adicionados à conta em dinheiro;
Um cheque NSF (fundos insuficientes) é um cheque que não foi honrado pelo banco devido a fundos insuficientes nas contas bancárias da entidade. Isso significa que o valor do cheque não foi depositado em sua conta bancária e, portanto, precisa ser deduzido dos registros de sua conta em dinheiro;
Erros na conta de caixa resultam na entrada de um valor incorreto ou na omissão de um valor dos registros. A correção do erro aumentará ou diminuirá a conta de caixa nos livros.
4. Comparar os saldos
Depois de ajustar os saldos de acordo com o banco e os livros, os valores ajustados devem ser os mesmos. Mas se eles ainda não forem iguais, você terá que repetir o processo de conciliação novamente.
Uma vez que os saldos são iguais, as empresas precisam preparar lançamentos contábeis para os ajustes do saldo por livros.
Quantas vezes você deve conciliar sua conta bancária?
Conciliação Bancária: entenda mais sobre esse procedimento! – Foto: SB
Idealmente, você deve conciliar sua conta bancária sempre que receber um extrato do banco. Isso geralmente é feito no final de cada mês, semanalmente e até no final de cada dia por empresas que têm um grande número de transações.
Antes do processo de conciliação, a empresa deve certificar-se de que registrou todas as transações até o final do seu extrato bancário. As empresas que usam o serviço de banco on-line podem fazer download dos extratos bancários para o processo de conciliação regular, em vez de inserir manualmente as informações.
Detecção de erros como pagamentos em duplicidade, pagamentos perdidos, erros de cálculo e etc;
Rastreando e adicionando taxas bancárias e multas aos livros;
Identificar transações fraudulentas e roubo;
Acompanhar as contas a pagar e a receber da empresa.
Além disso, vale lembrar que a conciliação bancária feita por meio de software de contabilidade é mais fácil e sem erros. As transações bancárias são importadas automaticamente, permitindo que você combine e categorize um grande número de transações com o clique de um botão. Isso torna o processo de conciliação bancária eficiente e controlável.