Então, as empresas utilizam seus sistemas para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente. - PDF
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Mariana Lage Salgado
1 Curso: Ciências Contábeis Disciplina: Sistemas Contábeis Prof. MSc: Arnoldo Schmidt Neto 2005
2 2 1. Todas as empresas têm dois problemas genéricos: como gerenciar as forças e grupos internos que geram seus produtos e serviços e como lidar com clientes, órgãos governamentais, concorrentes e tendências socioeconômicas em seu ambiente. Então, as empresas utilizam seus sistemas para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente. As empresas através de seus sistemas reagem a concorrentes, fornecedores e a mudanças sociais e tecnológicas em um ambiente dinâmico e fluido. Quando as forças externas e os problemas organizacionais mudam, sistemas novos são necessários e sistemas antigos devem ser modificados. Como já vimos, as empresas criam sistemas para monitorar materiais, pessoas e atividades dentro da empresa e para administrar seus problemas internos, tais como produção de mercadorias e serviços e controle de peças, estoque e empregados. Alguns sistemas de informação são puramente internos, alguns assuntos puramente externos e alguns puramente externos. Geralmente, os sistemas são classificados pela especialidade funcional a que eles servem e pelo tipo de problema que eles enfocam. Nenhum sistema sozinho rege todas as atividades de uma empresa inteira. As empresas têm diferentes tipos de sistema de informação para enfocar diferentes tipos de problemas e diferentes funções dentro da organização. As empresas não têm um único grande sistema, mas diferentes sistemas especializados. Cada área funcional de uma firma desenvolve sistemas. Os principais são: Sistemas de Fabricação e Produção; Sistemas de Finanças e Contabilidade; Sistemas de Vendas e Marketing; Sistemas de Recursos Humanos. Os sistemas também podem ser classificados pelo tipo de problema organizacional que eles resolvem. Sistema em nível estratégico: ajudam os planos de gerência sênior Sistema em nível tático: ajudam a gerência intermediária Sistema operacionais: funcionários da expedição e serviços. Sistema em nível estratégico Os problemas claramente estratégicos são aqueles que envolvem questões de objetivos da organização, produtos, serviços e sobrevivência à longo prazo. Sendo assim, são utilizados pelo gerente sênior ou outro profissional com autoridade e poder de decisão.
3 3 Podem ser usados em algumas situações como: Quando introduzir novos produtos; Quando investir em novas tecnologias; Quando mudar ou fazer instalações num novo local. Sistemas em nível tático Problemas táticos são aqueles que envolvem questões de como atingir objetivos e como avaliar o processo de atingimento dos objetivos. Esses problemas estão dentro da área gerencial intermediária e envolvem o desenvolvimento de sistemas táticos ou de suporte gerencial. Os sistemas táticos podem ser aplicados em situações como: acompanhamento de vendas para ver se as metas anuais ou mensais foram atingidas; revisão de orçamentos para assegurar que a firma não está desperdiçando recursos. Sistema em nível operacional Os sistemas são usados para resolver problemas relacionados a operação, serviço e produção. Exemplo: Com que velocidade as máquinas devem se operadas? Como as cartas atuais devem ser produzidas? Quantos pedidos foram expedidos hoje? Como se pode lidar com uma fila de consumidores irados? Esses problemas são esfera de ação dos funcionários técnicos, de produção, serviços e operacionais e envolvem o monitoramento das atividades diárias.! 3.1 Sistemas de Fabricação e Produção As empresas produtoras de bens normalmente desenvolvem uma função de fabricação e produção com um departamento ou divisão de fabricação que se especializa na produção dos bens e serviços que a firma destina ao ambiente (clientes). Em indústria é denominado de produção. O processo de produção típico pode ter 3 estágios: Logística de Entrada Comprar materiais Entregar suprimentos Manusear materiais Logística de Produção Desenvolver e manter instalações Programar operações Fabricar produtos Montar peças Manter estoques Logística de Saída Processar pedidos Controlar expedição Distribuir Produtos Para dar suporte a esse processo de produção é necessária uma série de sistemas estratégicos, táticos, conhecimento e operacionais. Os sistemas de fabricação em nível estratégico tratam dos objetivos de fabricação da empresa à longo prazo. Como e onde localizar novas fábricas, investir em tecnologia de fabricação. Os sistemas táticos de fabricação e produção tratam do gerenciamento e controle dos recursos e custos da produção.
4 4 Os sistemas operacionais de produção tratam de tarefas relacionadas a produção. Sistema de Informação de Fabricação e Produção Sistemas em nível estratégico Aplicação de tecnologia óptica para tecnologia de produção Localizações de instalações Pesquisa e análise de concorrência Sistemas em nível tático Planejamento de recursos de fabricação Fabricação integrada por computador Sistemas de controle de estoque Sistema de cálculo de custo Planejamento de capacidade Sistemas de cálculo de mão-de-obra Planejamento de produção Sistemas Operacionais Sistema de compra/venda Sistemas de expedição Sistemas de custo de mão-de-obra Sistemas de materiais Sistemas de manutenção de equipamentos Sistemas de controle de qualidade 3.2 Sistema Empresarial de Vendas e Marketing A principal função de vendas e marketing é vender o produto ou serviço a clientes que estão dispostos a pagar o preço pedido. As principais tarefas são: Identificar clientes e suas necessidades; Como criar conhecimento e necessidade para seu produto; Como contatar clientes; Que canais de distribuição utilizar Como distribuir fisicamente os produtos Como financiar o marketing e como avaliar os resultados Sistemas em nível estratégico para marketing e vendas: acompanham as tendências que afetam novos produtos e oportunidades de vendas, dando suporte aos novos serviços e produtos desempenho dos concorrentes. Sistemas em nível tático Pesquisa de mercado; Pesquisas promocionais e propaganda Decisões quanto a preços Análise do desempenho de vendas Sistema em nível operacional Auxiliam na localização e contato com clientes em potencial; Acompanhamento de vendas; No processamento de pedidos; No fornecimento do serviço e suporte ao cliente
5 5 Sistema de Vendas e Marketing Sistemas em nível estratégico Sistema de previsão de mercado demográfico Previsões econômicas Aplicações para levantamento da concorrência Sistemas em nível tático Sistemas de gerenciamento de vendas Sistemas de suporte a decisões em estratégia de preços Sistemas de gerenciamento de pessoal de vendas Análise de dados de mercado Sistemas operacionais Sistemas de suporte a vendedores Sistemas de entrada de pedidos Sistemas para ponto-de-venda (PDV) Sistemas de telemarketing Sistema de informação de crédito 3.3 Sistemas de Finanças e Contabilidade Finanças referem-se ao gerenciamento adequado dos ativos financeiros de uma empresa. Dinheiro em caixa, papéis, negociações, ações, etc. A finalidade da área financeira é maximizar o retorno dos ativos financeiros e administrar a capitalização da empresa. Contabilidade envolve a administração dos registros financeiros despesas, receitas, depreciação de ativos, folha de pagamento, etc. A finalidade da contabilidade é contabilizar os fundos de uma empresa. As funções de finanças e contabilidade compartilham problemas relacionados: controlar os ativos financeiros e o fluxo de caixa de uma empresa. Sistemas em nível estratégico Análise de dados de mercado financeiro Sistemas de previsão econômica e demográfica Sistemas de previsões orçamentárias Sistemas em nível tático Contabilidade de ativo fixo Sistemas de cálculos de custos Sistemas de orçamentos Sistemas operacionais Contas a pagar/receber Livro-razão Folha de pagamento Sistema de Finanças e Contabilidade
6 6 3.4 Sistemas de Recursos Humanos A finalidade da função de recursos humanos é atrair, desenvolver e manter uma força de trabalho estável, eficaz e apropriadamente treinada. São essenciais para essa missão a identificação de empregados em potencial, a manutenção de registros completos sobre empregados e a criação de treinamento. Sistema de Recursos Humanos Sistemas em nível estratégico Planejamento de recursos humanos Sistemas de previsão de força de trabalho Análises demográficas Sistemas de planejamento de sucessões Sistemas em nível tático Sistemas de estimativas de força de trabalho Sistemas de controle de posições Sistemas de análise de funções e compensações Sistemas de relações de trabalho e custo de contrato Sistemas operacionais Registro de pessoal Registro de candidatos a emprego Sistemas de benefícios Sistemas de levantamento de habilidades e treinamento Acompanhamento de posições "! Agora, será feita uma abordagem mais profunda sobre alguns sistemas de informação discutidos na apostila 1, com o intuito do entendimento interativo com os conceitos empresariais apresentados anteriormente. "#$% Entender um sistema de processamento de transações é entender as operações e funções básicas da empresa, divididas de acordo com a estrutura organizacional da mesma. Uma transação é qualquer troca relacionada com negócios, pagamento a empregados, vendas a clientes e pagamento a fornecedores. Assim, o principal objetivo dos SPT é responder as questões de rotinas e atender o fluxo de transações através da organização. Os SPT são os principais fornecedores de informações para os SIG, que fazem uso de resumos de informações sobre SPT para monitorar e controlar a empresa. Um SPT é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para registras transações de negócios completas, por exemplo, folha de pagamento. Existem 2 métodos de processamento para os SPT: Processamento em lotes (Batch): as transações são acumuladas por um certo período de tempo e periodicamente processadas.
7 7 Processamento em tempo real (on-line): as transações ou dados são processados depois da ocorrência de uma transação. Exemplo : Sistemas de ponto-de-venda e lojas de varejo para acumular transações localmente para posterior processo ou as transações são processadas imediatamente. Elementos básicos para SPT para folha de pagamento (figura 4): as entradas são as horas trabalhadas e taxa de pagamento por hora; a saída primária é o contracheques de pagamentos. (Processamento) Horas Trabalhadas durante a semana (Entrada) Taxas de pagamento (Entrada) Figura 4: Exemplo de um SPT para folha de pagamento. Contra-cheques (Saída) "!& $&% Um SIG é um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos usados para oferecer informações de rotina aos gerentes e administradores sobre os SPT, através de relatórios impressos. Os departamentos de marketing, produção, finanças e outras áreas funcionais são apoiados por um banco de dados comum (figura 5). Um SIG auxilia na resolução de problemas estruturados, ou seja, que podem ser quantificados. Exemplo: Dizer que se deve repor estoque quanto este atingir níveis inferiores a 100 unidades de um item é aderir a uma regra quantitativa que dentro de determinada logística pode trazer resultados. Exemplo: Um relatório resumido dos custos totais de folha de pagamento poderia ajudar um gerente de contabilidade a prever futuros custos na folha de pagamento. Esse mesmo relatório poderia ser útil ao gerente de produção para ajudar a monitorar e controlar o custo de trabalho e tarefas. Como a caraterística de um SIG é armazenar todos os relatórios gerenciais em uma base de dados comum, fica fácil gerente de um departamento utilizar um relatório de outro departamento relacionado. "'$'% Um SAD vai além de um sistema de informação gerencial, que apenas emitem relatórios sobre os resultados e transações. Um SAD apoia a decisão de problemas específicos, não-estruturados (difícil de serem quantificados), complexo e a informação necessária à melhor decisão é difícil de ser obtida e usada.
8 8 Exemplo: A determinação do programa de treinamento apropriado de um novo empregado, a decisão de se começar uma nova linha de produto e a comparação dos benefícios e vantagem da instalação de sistemas de controle de poluição. Esses são alguns exemplos de problemas nãoestruturados que podem ser solucionados pelo SAD. SI de gerenciamento de marketing SI de gerenciamento de produção SI de gerenciamento financeiro Banco de Dados Comum SI de gerenciamento de outros gerenciamentos Figura 5: Elementos de um SIG Administradores e gerentes tem um papel ativo no desenvolvimento e implementação do SAD. O SAD opera em uma perspectiva gerencial e tipos de decisões diferentes requerem sistemas diferentes. O SAD também envolve o julgamento gerencial, oferecendo alternativas para resolução de problemas, podendo ajudar um gerente a tomar a decisão certa. A ênfase global é dar suporte e não substituir a tomada de decisão gerencial. Os elementos essenciais (figura 6) do SAD incluem uma série de modelos de apoio aos tomadores de decisão (base de modelos); uma coleção de informações e fatos para assistir na tomada de decisão (banco de dados) e sistemas e procedimentos (interface com o usuário) que ajudam os gerentes e administradores interagir com o SAD. Base de Modelo GERADOR SAD Interface com o usuário Banco de Dados ()*'
9 9 "#*'' O SAD se diferencia do SID de diversas forma conforme tabela 1. Tipo de Problema Usuários Apoio Ênfase Abordagem Sistema Velocidade Saída Desenvolvimento COMPARAÇÃO SAD: Problema não-estruturado SIG: Problema estruturado SAD: Apoio a pequenos grupos na organização SIG: Apoio a toda a organização SAD: Apoio em todas as fases da tomada de decisão e não substitui o tomador de decisão. SIG: Nem sempre apoia todas as fases e pode substituir o tomador de decisão, através de decisões automáticas. SAD: Enfatiza decisões reais. SIG: Enfatiza a informação. SAD: Sistema de apoio direto: relatórios interativos na tela do computador. SIG: Sistema de apoio indireto que utiliza relatórios produzidos regularmente. SAD: Sistemas de computadores conectados de forma on-line, possibilitando respostas imediatas em telas de computadores. SIG: Sistemas de computadores que fornecem como saída relatórios impressos semanais (não fornecem resultados imediatos). SAD: sistema com resposta mais rápida ao usuário. SIG: Sistema menos veloz que o SAD. SAD: Relatórios na tela, podendo também ser impressos. SIG: Relatórios e documentos impressos. SAD: Usuário é diretamente envolvido. SIG: Participação menor do usuário Tabela 1: Comparação entre SIG e SAD. "" Um sistema especialista é um agrupamento organizado de pessoas, banco de dados, dispositivos usados para gerar um parecer especializado ou sugerir uma decisão em uma área ou disciplina. Esses sistemas de computador são como um profissional especializado com muitos anos de experiência em determinada área. Assim, os sistemas especialistas são desenvolvidos através de entrevistas com esses profissionais e exaustivas observações de atuação de tais profissionais. Os sistemas especialistas são compostos de três elementos: uma base de conhecimento, uma base de regras e um motor de inferência (figura 7). A base de conhecimento é um conjunto de dados, informações e heurísticas (informações empíricas - baseada em experiências e atividades práticas) sobre um campo ou área. A base de regras consiste em uma série de regras ou relações usadas para ajudar a tomar boas decisões. O motor de inferência interage com a base de conhecimento e com a base de regra com a finalidade de formular conclusões, fazer sugestões, fornecer parecer especializados, da mesma forma que profissionais especialistas. A interface com o usuário dá ao tomador de decisão o acesso ao sistema especialista.
10 10 O valor singular dos sistemas especialistas é que eles permitem as organizações captar o conhecimento e experiência de especialistas. Assim, anos de experiência e técnicas específicas não se perdem quando o profissional morre, se aposenta ou deixa a empresa. Exemplos: Pesquisa de petróleo e gás, fazer diagnósticos médicos e dar assistência para encontrar problemas em aparelhos elétricos e mecânicos, desenvolver planos de marketing para novos produtos e projetar e configurar sistemas de informação, etc. Regras ou relações para ajudar a tomada de decisão Base de Regras Interação entre a base de conhecimento e a base de regras. Motor de Inferência Interface com o usuário Formular conclusões e sugestões. Base Conhecimento de Dados Informações heurísticas sobre um campo ou área Estudo de caso: Sistema Especialista Médico Figura 7: Componentes de um sistema especialista Base de Conhecimento: Informações sobre doenças e distúrbios, juntamente com seus antecedentes familiares, sintomas e causas. Captar experiência e conhecimento do especialista Base de Regras: Inclui inúmeras condições. Exemplo: se existe tais sintomas, um diagnóstico é feito com a prescrição de um tratamento. Motor inferência: Apresentação de conclusões sobre diagnósticos e tratamentos. "+*,- A meta dos sistemas colaborativos é auxiliar a comunicação e o trabalho de pessoas, equipes ou grupos independente do espaço geográfico.
11 11 Baseia-se no desenvolvimento de Groupware. Groupware em sua definição mais geral é um conjunto de softwares, dispositivos e procedimentos que permite a múltiplos usuários compartilharem informações entre si e a trabalharem juntos em múltiplos projetos. A figura apresenta uma visão geral de algumas ferramentas de groupware. Observe que o groupware fornece ferramentas de software para comunicações eletrônicas, conferências eletrônicas e administração de trabalho de colaboração. "+#*. Finalidade: ajudar na comunicação e colaboração com outros, enviando mensagens, documentos e arquivos de dados, voz ou multimídia pela Internet, intranets e outras redes. Correio Eletrônico: amplamente utilizado para enviar e receber mensagens em texto entre PCs interconectados em redes de telecomunicação. O também inclui arquivos em dados, softwares, mensagens e documentos multimídia na forma de anexos. Correio voz: mensagens telefônicas não respondidas são digitalizadas, armazenadas e reproduzidas por computador com capacidade para mensagens em voz. Fax: Transmitir e receber imagens de documentos por telefone ou redes de computadores, utilizando PCs ou máquinas de fax. Editoração de páginas na rede: Criar, converter e armazenar documentos com hiperlinks e outros materiais em servidores de rede Internet ou Intranet de forma que possam ser compartilhados via navegadores ou transmissão de rede com equipes, grupos de trabalho ou toda a empresa. "+*!/. Finalidade: ajudar usuários de computadores conectados em rede a compartilharem informações realizando trabalho em conjunto independente da localização geográfica. Conferência por dados: através de uma rede de computadores, usuários podem visualizar, marcar, revisar em um whiteboard compartilhado, contendo desenhos documentos e outros materiais. Conferências por voz: conversas telefônicas entre vários participantes via speaker-phones ou PC em rede dotados de software telefone Internet. Com o Netscape conference ou Microsoft NetMeeting permite a realização de uma conferência de dados e voz. Videoconferência: conferência por vídeo e áudio (1) entre usuários em PCs em rede (videoconferência eletrônica)ou (2) entre participantes em salas de reuniões ou auditórios em diferentes locais (teleconferência). Fóruns de discussão: fornecer uma plataforma de discussão em computadores interligados para incentivar a discussão de textos on-line entre membros de grupos e equipes de projeto, durante um período. Sistema de bate-papo: permitem 2 ou mais usuários realizarem conversas on-line através de texto.
12 12 Sistemas de reunião eletrônica: Utilizar uma sala de reunião com PCs em rede, um projetor e telão softwares de comunicação, para facilitar a comunicação, colaboração da tomada de decisão em grupos em reuniões nas empresas. "+, 0, Finalidade: ajudar as pessoas a executar ou administrar juntas atividades de trabalho. Agendamento e Programação: utilizar agenda eletrônicas e outros dispositivos de groupware para lembrar automaticamente membros do grupo sobre reuniões e compromissos. Gerenciamento de atividades de projeto: administrar projetos e equipes por meio de programação, acompanhamento e mapeamento de situações das atividades de projeto. Exemplo Microsoft Project. Sistema de Fluxo de Trabalho: ajudam os trabalhadores do conhecimento conectados em rede a colaborarem para realizar o fluxo de tarefas de trabalho estruturado e o processamento eletrônico de documentos em processo empresarial. Gerenciamento do documento: Organizar e compartilhar os diversos formulários de informação administrativas dentro de uma organização. Inclui gerenciamento de bibliotecas de documentos de projeto da empresa, banco de dados de discussão, sites e outras bases de conhecimento. O diagrama da figura 8 ilustra as ferramentas descritas acima. GROUPWARE Para colaboração nas empresas Ferramentas para comunicação eletrônica Ferramentas para conferência eletrônica Ferramentas para Administração de trabalho 1. Correio eletrônico ( ) 2. Correio de Voz (voice mail) 3. Editoração de Página de Rede 4. Telefone, Fax + Internet 1. Conferência por dados 2. Conferência por Voz 3. Videoconferência 4. Fóruns de discussão 5. Sistemas de Bate-Papo 6. Sistemas de Reunião Eletrônica 1. Agendamento e Programação 2. Administração de Atividades e Projetos 3. Sistemas de fluxo de trabalho 4. Compartilhamento de documentos + Administração do conhecimento
13 13 1, (! LAUDON, K. C. & LAUDON, J. P, Sistemas de Informação. LTC. Rio de Janeiro. STAIR, R.M, Princípios de Sistemas de Informação uma abordagem gerencial. ITP. São Paulo. BRIEN, J.A, Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na era da Internet. Saraiva. São Paulo. 2ª Lista de Exercícios de Avaliação 1. Considerando uma estrutura organizacional tradicional, faça: a) Liste quais são os principais departamentos de uma empresa. b) De acordo com o tipo de problema (estratégico, tático e operacional) indique qual é o tipo de sistema de informação mais indicado para cada nível de problema. Cite exemplos. 2. O que são fatores críticos de sucesso (FCS), Reengenharia e Aperfeiçoamento Contínuo? 3. Os Sistemas de Processamento de Transações (SPT) são os principais fornecedores de informações para o desenvolvimento de um Sistema de Informação Gerencial (SIG). Justifique essa afirmação e de exemplos. 4. Descreva os elementos que compõem um sistema especialista e cite as vantagens de se aplicar esse tipo de sistema de informação nas empresas. 5. Como um Sistema de Apoio à Decisão (SAD) se diferencia de um Sistema de Informação Gerencial (SIG)? 6. Uma empresa norte-americana fabricante de telefones celulares se mantêm competitiva no mercado, pois acompanha a evolução tecnológica de seu principal produto. Daqui a 5 anos, o diretor dessa empresa deseja expandir seu negócio abrindo uma filial da empresa na América Latina. Com a finalidade de tomar a decisão certa de qual país da América Latina ele deve investir, ele solicita o desenvolvimento de um sistema de informação que mostre alternativas para seu investimento, indicando qualidade e preço de mão de obra, estados que oferecem menores impostos e níveis de concorrência. Que tipo de sistema de informação seria o mais indicado para o problema acima? Justifique a sua resposta. 7. Uma gerente de RH depois de verificar relatórios dos últimos 5 anos verificou que a empresa possui uma grande rotatividade de funcionários. Ela verificou um outro relatório do departamento de contabilidade e verificou que os gastos com folha de pagamento da empresa são mínimos. Em outro relatório do departamento de produção, ela verificou que os supervisores perdem muito tempo para treinar novos funcionários e que isso diminui os números de produtividade. Que tipo de sistema de informação foi utilizado pela gerente de RH para fazer suas avaliações? Justifique a sua resposta. 8. A meta principal de todas as empresas é adicionar valor ao produto. Como as seguintes empresas adicionam valor aos seus clientes: a) Um fabricante de carro b) Uma cadeia de lojas de refeições rápidas
14 14 c) Uma agência bancária d) Uma mercearia 9. Qual é o papel dos sistemas de informação em cada uma das empresas citadas na questão 8?