Solução de Gestão Orçamentária: como não errar na escolha!
Publicado dia 14 de janeiro de 2016
Como uma solução em nuvem para Gestão Orçamentária, aqui na Treasy recebemos diariamente o contato de empresas dos mais diferentes portes e setores de atuação, querendo conhecer mais sobre o tema e buscando informações para dar os próximos passos no sentido de tornar "best-in-class" os processos de Planejamento e Orçamento de suas empresas.
Pensando nisto, decidimos reunir os conhecimentos adquiridos ao longo destes anos e escrever este artigo com o intuito de ser um guia completo para escolher a solução de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa.
O post é baseado no conhecimento prático obtido em conversas com centenas (ou milhares) de empresas que auxiliamos a chegar à solução mais adequada para seu tamanho, segmento e nível de maturidade. Ele está divido nas seguintes partes:
O que é Gestão Orçamentária e suas fases
Necessidades x Recursos e Funcionalidades
Implantação, Capacitação e Suporte
O artigo está quase todo estruturado em forma de tópicos, para ser uma espécie de manual mesmo e ficar fácil de encontrar uma informação rapidamente. Além disto, não vamos nos aprofundar muito em cada tópico para não deixar o post muito extenso. Mas se você quiser saber mais sobre qualquer um dos tópicos, basta deixar um comentário. Ok?
Antes de começarmos a falar de soluções, vamos apenas reforçar alguns conceitos básicos. Se você já for um usuário avançado de Gestão Orçamentária, pode pular para o próximo tópico.
De forma bem resumida, podemos dizer que a Gestão Orçamentária é a disciplina que estuda como planejar e monitorar sistematicamente os resultados financeiros de sua empresa. Dentro da Gestão Orçamentária, temos quatro grandes ações:
Sendo assim, uma boa solução de Gestão Orçamentária deve proporcionar a sua empresa uma forma simples e objetiva de trabalhar estes grandes grupos de atividades de gestão:
Na figura abaixo fica ainda mais simples entender como essa dinâmica acontece:
Se você quiser saber mais detalhes sobre o que é Gestão Orçamentária, recomendamos estes dois artigos:
Gestão Orçamentária: conceitos, dicas e melhores práticas
Tudo que você precisa saber sobre Gestão Orçamentaria em um só lugar!
Dizem que o segredo do sucesso não está nas respostas, mas sim nas perguntas. Concorda?
É por isto que antes de falar de recursos e funcionalidades e sair buscando por soluções, é preciso saber quais as necessidades de sua empresa. É fundamental entender quais desafios a companhia tem para enfrentar e quais são os problemas que tem para resolver.
Uma vez que sua empresa tenha bem mapeado quais os desafios e objetivos que busca com uma solução de Gestão Orçamentária, ai sim os próximos passos são buscar as ferramentas mais adequadas para isto.
Separamos abaixo os recursos fundamentais que você deve ter em mente ao avaliar uma solução de Gestão Orçamentária e para facilitar, os agrupamos de acordo com as fases do processo que listamos no tópico anterior.
Projeção de Deduções e Impostos
Projeção de Custos Variáveis (Custos de Produção ou Compra de Mercadorias)
Projeção de Aplicações e Captações
Premissas e Indexadores
Justificativa de Desvios e Variações
Projeção de DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício)
Workflow Orçamentário
Congelar / Descongelar o Orçamento
Possibilidade de configurar Permissões e Segurança de acesso
Além dos recursos disponíveis, dois outros prontos fundamentais são a capacidade de descentralização e a usabilidade da solução. Ou seja, é preciso avaliar também como a solução se comporta funcionalmente.
Aqui na Treasy somos defensores ferrenhos do processo de orçamento colaborativo. E para conseguir envolver os gestores de departamento na elaboração e acompanhamento orçamentário, os dois pontos acima são fundamentais.
O primeiro deles diz respeito à solução permitir o acesso dos gestores de qualquer lugar e a qualquer hora, com todos os recursos de segurança e auditoria de acesso necessário. Mas apenas isto não garante uma solução colaborativa. A solução já deve ser pensada e planejada focando na colaboração e isto muda tudo. Antes de contratar, o ideal é fazer um "test drive" envolvendo os principais gestores que participam do orçamento, para ter não apenas a visão da área de Planejamento e Controladoria, mas também a percepção de quem vai fazer o orçamento.
Já quando falamos em usabilidade, é fundamental que a solução seja simples e fácil de utilizar. Assim os gestores possam se concentrar no que é importante (pensar sobre o orçamento) e não em aprender a usar a ferramenta e muito menos, perder tempo por não conseguir realizar as tarefas necessárias. Além disto, a usabilidade é fundamental pensando em continuidade, redução de erros e custos, afinal, uma solução complexa demanda treinamentos e reciclagens constantes e é muito mais propensas a erros e confusões.
Pegando o gancho do tópico anterior, com o crescimento da Computação em Nuvem (Cloud Computing) e popularização do modelo de comercialização de software como serviços (SaaS), a tecnologia tem se tornado cada vez mais commodity, afinal, neste tipo de modelo, toda a dor de cabeça com instalação e manutenção de servidores, atualização de softwares, rotinas de backup e todas as demais atividades técnicas, ficam a cargo do fornecedor.
Algumas empresas um pouco mais conservadoras ainda preferem manter suas próprias infraestruturas e data centers, mas como entendemos que o cloud computing vem dominando o mercado, vamos focar este artigo neste modelo de negócios.
Neste sentido, ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária em nuvem, alguns dos principais cuidados a tomar são:
Segurança: o que a empresa faz para garantir a segurança dos dados de seus clientes?
HTTPS / SSL: que tipo de certificados e criptografia a empresa utiliza impedir acessos indevidos aos dados?
Backups: qual a política de backups dos dados? Diária? Semanal?
Datacenters: os servidores utilizados são próprios ou de terceiros?
Latência: onde estão os servidores? O quanto isto afetava o tempo de acesso às informações?
Disponibilidade: qual a política de disponibilidade da empresa? O que ela faz para garantir acesso aos dados e informações a qualquer momento? Há um plano de recuperação de desastres?
Ao contratar uma solução de Gestão Orçamentária, você deve buscar um fornecedor que esteja preocupado em gerar valor continuamente para seus clientes, desde o primeiro minuto e não apenas realizar a venda e depois "sumir".
Além disto, é preciso saber o quanto sua empresa quer ser autossuficiente ou o quanto deseja um processo formal de consultoria conduzido pelo fornecedor.
Com base nestas escolhas iniciais, elencamos abaixo os pontos mais importantes a considerar:
Tempo de Implantação: qual será o tempo total até que a solução esteja pronta para o uso e o quanto deste esforço ficará a cargo do fornecedor e quanto ficará a cargo da contratante?
Implantação remota ou presencial: a implantação acontece de forma remota, por ferramentas de vídeo conferência ou os consultores vão até a empresa contratante? Este é um ponto que pode mudar bastante os custos totais do projeto e nem sempre estará explicito na proposta comercial.
Capacitação: quanto tempo os usuários levarão para serem treinados? O treinamento é pago por usuário ou por evento? Há um processo de atualização e reciclagem dos usuários de acordo com o lançamento de novidades? Como fica o treinamento de novos usuários na empresa?
Atendimento e Suporte: como é feito o atendimento a dúvidas e problemas? Quais os prazos para resolução de chamados (SLA)? O suporte é cobrado ou gratuito?
Consultorias: a empresa oferece consultorias adicionais para evoluir o processo de Gestão Orçamentária ao longo do tempo? Há especialistas em diversas áreas de conhecimento (especialistas em Projeção de Custos, em Orçamento de RH, etc.)?
Base de Conhecimento: atualmente, as empresas líderes em seu setor tem como prática educar e atualizar seus clientes continuamente sobre o tema que fornecem produtos e serviços. Seja por meio de blogs, e-books, webinars ou qualquer outro tipo de conteúdo, verifique o quanto o fornecedor está investindo na produção de uma base rica de conteúdos e compartilhamento de conhecimento. Este pode ser um importante indicativo de quanto o fornecedor se preocupada genuinamente com o sucesso de seus clientes.
NPS: o NPS ou Net Promote Score é um indicador muito simples, que mostra em uma escala de 0 a 10, o quanto os clientes de uma determinada marca recomendariam aquela marca para outra pessoa ou empresa. Antes de contratar uma solução de Gestão Orçamentária, verifique qual o nível de satisfação de seus usuários e inclusive entre em contato com alguns dos clientes da marca para escutar um feedback deles.
Esses são apenas alguns pontos para começar, mas este é um assunto muito sério e que merece uma boa dose de atenção antes de contratar uma solução de Gestão Orçamentária.
Inclusive, algum tempo atrás publicamos aqui no blog o artigo Self-Service Planning and Budgeting: foco no sucesso do cliente, onde compartilhamos um pouco de como pensamos, nossa cultura de relacionamento com clientes e principalmente falar sobre nossa principal missão: garantir o sucesso do cliente por meio de uma solução Self-Service Planning and Budgeting. Vale a pena conferir!
Uma maneira "diferente" de pensar sobre custos ao avaliar investimentos é que custos não são variáveis e sim resultantes. Ou seja, os Custos e Investimentos serão a resultante das escolhas feitas em relação a cada um dos itens tratados nos tópicos anteriores.
Em resumo, os principais fatores que vão influenciar nos investimentos em uma solução de Gestão Orçamentária são:
Custos de atendimento e suporte
Lembre-se que quando falamos das diferenças entre os modelos Saas x On Premisse, os custos incluem não apenas o investimento na solução, mas investimentos em servidores, licenças de bancos de dados e infraestrutura adicional. Isto é conhecido pelo termo TCO, ou Total Cost Ownership (http://www.softwareadvice.com/tco/).
Já em relação aos serviços (implantação, treinamento e suporte), é preciso ser bem cuidadoso em diferenciar qual tipo de serviço está sendo prestado. Basicamente, uma de implantação de software se divide em dois tipos de serviços:
Podem até parecer a mesma coisa, mas não são. Os serviços de consultoria são muito mais voltados a orientar e capacitar a equipe interna nos processos, metodologias e melhores práticas de Gestão Orçamentária. Já os serviços de implantação tem um objetivo muito mais técnico, com foco em cadastros e como o próprio nome diz, parametrizações, gerando muito menos valor para os negócios.
Além disto, quanto mais longo e demorado for o projeto de implantação, mais tempo sua empresa vai levar para começar a perceber os ganhos gerados, reduzindo assim o ROI (Retorno sobre o Investimento) da contratação.
Outros Fatores a Considerar ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária
Além dos itens que discutimos acima, um dos pontos mais importantes a considerar ao escolher uma solução é o estágio de Maturidade da Gestão Orçamentária da companhia. Empresas em estágios diferentes demandam soluções diferentes e o que pode ser ideal para uma empresa, pode ser insuficiente ou então grande demais para outra organização. Inclusive escrevemos um e-book sobre isto que você pode baixar gratuitamente neste link.
Outra questão importante é avaliar os termos de rescisão ou cancelamento dos serviços antes de fechar o contrato. Observe se há cláusulas de fidelidade ou períodos mínimos de permanência.
Ainda relacionado a este assunto, uma boa é testar a solução na prática antes de decidir. Para soluções On-Premisse isto é um pouco mais difícil, mas a maioria das empresas que fornecem soluções no modelo SaaS oferecem um período trial para que você possa conhecer e testar a ferramenta no dia a dia e ter certeza que ela vai atender suas necessidades.
Por fim, não se esqueça de envolver todos que serão afetados de alguma forma com a mudança no processo. Desde os sponsors (quem aprova a contratação), passando pela equipe de Planejamento e Controladoria (que serão os "donos" da solução, os key-user) e até mesmo os gestores de departamentos, que serão os responsáveis por elaborar e responder pelo orçamento de seus setores.
Caso tenha ficado alguma dúvida ou queira saber sobre algum ponto que não abordamos no texto, basta deixar um comentário no campo abaixo!