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DIAGNÓSTICO DOS ARQUIVOS DA JUSTIÇA DO TRABALHO: relatório da situação atual e recomendações
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Benedita Peres Furtado
1 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIÇA DO TRABALHO GRUPO DE TRABALHO DE GESTÃO DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO DOS ARQUIVOS DA JUSTIÇA DO TRABALHO: relatório da situação atual e recomendações Brasília Abril de 2009
2 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIÇA DO TRABALHO GRUPO DE TRABALHO DE GESTÃO DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO DOS ARQUIVOS DA JUSTIÇA DO TRABALHO: relatório da situação atual e recomendações Ana Rosa de Sá Barreto (TST) Ana Adélia Inácio Lima e Silva (TRT 1ª Região) Edson Luis Mesadri (TRT da 12ª Região) Maria Creuza de Sales (TRT da 22ª Região) Patrícia Dias De Rossi (TRT da 2ª Região) Sandro da Silva Lima (TRT da 4ª Região) Brasília Abril de 2009
3 SUMÁRIO 1. APRESENTAÇÃO ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS INFRAESTRUTURA E MÉTODOS DE TRABALHO DOS ARQUIVOS RECOMENDAÇÕES PARA PADRONIZAÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Composição das CPADs Estrutura Organizacional Recursos Humanos Recursos Financeiros Infraestrutura Temporalidade dos Processos Judiciais no Arquivo Intermediário
4 1. APRESENTAÇÃO A necessidade de elaboração deste diagnóstico foi levantada na primeira reunião realizada em junho de 2008 pelo Grupo de Trabalho designado pela Resolução CSJT n. 30/2006, com a composição alterada pelo Ato.CSJT.GP.SE n. 94/2008, em virtude da dificuldade relatada por colegas de vários Tribunais na implementação do programa de gestão documental, bem como pelo esgotamento da capacidade de armazenamento diante da recomendação correicional, à época, de se triplicar o tempo de guarda dos autos judiciais no arquivo intermediário 1. Em setembro de 2008, todos os Tribunais receberam um questionário para levantamento dos seguintes dados: a composição das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos; a estrutura organizacional; as instalações prediais e o volume documental dos arquivos da sede e fora da sede e, ainda, a metodologia de trabalho nos arquivos. Complementando estes dados, foi solicitado um relato dos principais problemas enfrentados e das condições consideradas ideais para gerenciamento dos arquivos, além de fotografias que espelhassem a situação dos mesmos em fase intermediária e permanente, destacando as condições das instalações prediais e mobiliário utilizado. Estes questionários tiveram seus dados consolidados em dezembro de 2008 e a sua análise concluída em abril de O principal objetivo deste diagnóstico é oferecer informações úteis para subsidiar as diretrizes a serem seguidas por toda a Justiça do Trabalho, uniformizando procedimentos e melhorando a capacidade de gerenciamento dos acervos arquivísticos. Neste sentido, este diagnóstico se alinha ao Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME), instituído pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), na medida em que também é propositivo, uma vez que traz, ao final, algumas recomendações para a regulação e padronização das atividades de gestão documental e disseminação das fontes documentais de guarda permanente. 1 Arquivo intermediário é formado pelo conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósito de armazenamento temporário a sua destinação final. 4
5 2. ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, editado pelo Arquivo Nacional, são quatro as definições de arquivo: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes; Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. Instalações onde funcionam arquivos. Móvel destinado à guarda de documentos. Esta pluralidade de acepções mostra dois aspectos importantes pelos quais se pode pensar os arquivos. Se estes forem considerados apenas como depósitos de coisas que acabaram, perde-se de vista o que, de fato, tem relevância: o seu valor informacional e a necessidade de uma gestão eficaz para viabilizar o seu acesso. É neste sentido que se insere a Lei Federal n /1991, estabelecendo como dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Na Justiça do Trabalho, o TST já contava com instrumentos de gestão documental desde 1989, tendo aprovado o seu Programa de Gestão de Documentos através da Resolução Administrativa n. 744/2000. O Provimento n. 10/2002, da Corregedoria-geral da Justiça do Trabalho, determinou que os Tribunais Regionais do Trabalho instituíssem no âmbito da sua jurisdição, por meio de resolução, o Programa de Gestão Documental, recomendando o assessoramento por uma comissão permanente, denominada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), composta por um membro de cada uma das seguintes unidades: Gabinete da Presidência, Corregedoria-Geral, Diretoria-Geral, Diretoria Judiciária, Diretoria Administrativa e Arquivo. 5
6 A estas comissões competiria elaborar os procedimentos, de acordo com as normas arquivísticas vigentes, relativos à implantação do Programa de Gestão Documental, sendo responsáveis pela aplicação de plano de classificação e tabela de temporalidade, bem como pela normatização do sigilo da documentação e da forma de acesso a documentos. A gestão de documentos é efetivada por meio do planejamento e coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e controlar a organização, o armazenamento e a destinação final com base nos valores primários e secundários da documentação. O valor primário atende aos fins administrativos, legais e fiscais, ao passo que o secundário transcende a utilidade imediata para a qual o documento foi criado, promovendo seu recolhimento à guarda permanente pela instituição. De acordo com o Quadro 1, as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) designadas pelos Tribunais contam, em média, com 8 integrantes, sendo que 46% não possuem secretariado, 46% possuem presidentes lotados na área administrativa e 29% contam com juízes e desembargadores no exercício da presidência. Em um Regional, a comissão foi reduzida a apenas dois membros, o que compromete a multidisciplinaridade e envolvimento das diferentes áreas com o programa. As unidades responsáveis pela coordenação do programa de gestão documental provêem tanto da área administrativa como da judiciária. Isto é compreensível, uma vez que o maior volume documental é gerado na área-fim. Entretanto, o conhecimento técnico requerido para sua gestão é tipicamente de uma atividade administrativa. Além do mais, não somente os documentos da área-fim devem ser gerenciados, mas também os da área-meio devem receber o mesmo tratamento. Por decorrência, a área que, em tese, teria a competência de gerir todo o acervo documental dos tribunais, tanto das unidades administrativas como judiciárias, seria uma unidade administrativa com a competência de gestão do conhecimento do órgão, contando com bacharéis ou especialistas em Arquivologia. 6
7 REGIONAL QUADRO 1 Número de integrantes e responsáveis pela coordenação das CPADs na Justiça do Trabalho NÚMERO DE INTEGRANTES COORDENAÇÃO DA CPAD SECRETARIADO DA CPAD ÁREA TRT 01 8 Desembargador Judiciária TRT Secretária da Diretoria da Secretaria de Diretora de Secretaria de Documentação Administrativa Documentação TRT Diretor da Secretaria de Coordenação Administrativa Assistente da Diretoria Geral Administrativa TRT 04 9 Desembargador Vice Corregedor Servidor lotado no Gabinete da Vice Corregedoria Judiciária TRT TRT 06 5 Juiz Titular de Vara Secretaria Geral da Presidência Judiciária TRT Serviço de Documentação e Arquivo Administrativa TRT Desembargador Servidor lotado no Gabinete de Desembargador Judiciária TRT TRT 10 5 Secretária de Apoio Judiciário Judiciária TRT 11 8 TRT 12 6 Diretora do Serviço de Documentação e Arquivo Diretor do Serviço de Digitalização e Guarda de Documentos Bibliotecária Administrativa Administrativa TRT 13 7 Juiz Titular de Vara Servidor lotado no Serviço de Documentação e Arquivo Judiciária TRT 14 5 Diretora do Serviço de Documentação e Informação Administrativa TRT 15 7 Diretora da Secretaria Judiciária Servidor lotado no Centro de Memória Judiciária TRT 16 2 Bibliotecária, lotada no Serviço de Informação e Documentação SID Administrativa TRT 17 7 Diretor do Serviço de Documentação Administrativa TRT 18 5 Secretário Geral da Presidência Administrativa TRT 19 9 Juiz Substituto de Vara Chefe do Setor de Arquivo Geral Judiciária TRT 20 8 Corregedoria Judiciária TRT 21 5 Coordenadoria de Documentação e Arquivo Servidor lotado na Presidência Administrativa TRT 22 9 Desembargador Bibliotecária Judiciária TRT 23 6 Chefe da Seção de Arquivo Diretor de Desenvolvimento de Sistemas Judiciária TRT 24 7 Diretor do Serviço de Documentação Servidor lotado na Diretoria geral de Coordenação Administrativa Administrativa Com relação aos demais membros que compõem as Comissões (GRÁF. 1), as unidades organizacionais com maior representatividade são: Corregedoria (71%), Coordenação de Apoio Administrativo (71%) e Judiciário (67%), além da Presidência e Arquivo (63%). A área de Tecnologia da Informação (T.I.), cujo papel é da maior importância na implementação de políticas de gestão documental, seja no meio eletrônico, seja na aquisição/desenvolvimento de aplicativos que atendam a requisitos mínimos como os propostos pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), possui 7
8 apenas 29% de participação nas CPADs, o mesmo percentual atingido pelas áreas de Biblioteca/Divulgação. Presidência Coordenação/Direção/Apoio Administrativo Secretaria Administrativa Área de Tecnologia da Informação Centro de Memória Biblioteca/Divulgação Controle Interno Gabinete de Juiz/Desembargador/Pleno Coordenação/Apoio Judiciário Corregedoria Secretaria de Vara Arquivo 13% 8% 17% 13% 33% 29% 29% 63% 71% 67% 71% 63% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% GRÁFICO 1. Unidades administrativas e judiciárias com representatividade nas CPADs A formação acadêmica dos componentes das CPADs é predominantemente da área jurídica, com baixa incidência de arquivistas, historiadores e profissionais de Informática. O curso de Direito é citado em 96% dos casos, seguido pelo curso de Biblioteconomia, com 58%, enquanto os de Computação, História e de Arquivologia alcançam apenas 17%. Sociologia Pedagogia Matemática Letras História Geografia Física Filosofia Engenharia Direito Computação Ciências Contábeis Biblioteconomia Arquivologia Agronomia Administração 4% 4% 4% 4% 4% 8% 8% 8% 17% 8% 17% 13% 17% 33% 58% 96% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% GRÁFICO 2. Formação Acadêmica dos membros das CPADs 8
9 Os Arquivos localizam-se hierarquicamente, em sua grande maioria, a 3 ou 4 níveis da Presidência dos Tribunais, sendo que em apenas 12,5% dos casos estão ligados às Secretarias Administrativas. Por sua vez, os Centros de Memória ou Memoriais, existentes em 70% dos Tribunais, encontram-se posicionados, em 47% das ocorrências, a 2 níveis da Presidência, sendo que em apenas um Regional faz parte da estrutura da Secretaria Administrativa. Outros quatro Centros de Memória estão em fase de estudo/implantação, concluindo-se que, em breve, 83% dos Regionais contemplarão esta unidade em sua estrutura organizacional. Um ponto importante a destacar é que muitos memoriais estão ligados diretamente à Presidência, sujeitos aos interesses de cada mandato. O recomendado é que sejam vinculados a unidades que claramente tenham competência para administrá-los de forma continuada. Nota-se, portanto, que existe na Justiça do Trabalho uma tendência em se considerar os centros de memória estruturas distintas das áreas gestoras de documentos, em razão de seu caráter de atratividade com relação ao grande público, ocupando posição privilegiada em face dos arquivos na estrutura organizacional. Entretanto, compete aos arquivos promover o planejamento e racionalidade do ciclo de vida documental, tanto no meio eletrônico como no convencional, de todas as unidades produtoras e acumuladoras, da área-fim ou da área-meio, além de zelar pela conservação e acesso ao acervo de guarda temporária ou permanente. No âmbito do Poder Executivo, ao contrário do observado na Justiça do Trabalho, o arquivo, devido à sua importância estratégica, encontra-se posicionado no primeiro escalão, cujo maior exemplo é o Arquivo Nacional, que se subordina diretamente à Secretaria-Executiva da Casa Civil da Presidência da República Arquivo Memorial 0 TRT 01 TRT 02 TRT 03 TRT 04 TRT 05 TRT 06 TRT 07 TRT 08 TRT 09 TRT 10 TRT 11 TRT 12 TRT 13 TRT 14 TRT 15 TRT 16 TRT 17 TRT 18 TRT 19 TRT 20 TRT 21 TRT 22 TRT 23 TRT 24 GRÁFICO 3. Quantidade de níveis hierárquicos dos arquivos e memoriais até a Presidência 9
10 Em tese, os centros de memória aglutinariam três diferentes tipos de acervo: os de arquivo, de biblioteca e de museu. O primeiro tipo seria composto pelo fundo recolhido para guarda permanente; o segundo, predominantemente por materiais bibliográficos e o terceiro, por objetos e documentos de vários gêneros. O processamento do primeiro tipo de acervo requer a abordagem seriada e atrelada ao contexto institucional, ao passo que a dos demais tipos é individualizada e por assunto. Esta diferença no tratamento da informação torna indispensável a alocação do profissional com formação em Arquivologia também nos centros de memória, caso estes estejam separados das unidades gestoras de arquivos. No que tange ao quadro de pessoal, dos cerca de 200 servidores alocados nos Arquivos da Justiça do Trabalho, 8,5% possuem conhecimentos em Arquivologia, 8% em Biblioteconomia e 6% em História, o que significa dizer que 77,5% possuem conhecimento em outras áreas. De se notar que o profissional bibliotecário tem sido requisitado e prestado grande contribuição para implementação do programa de gestão documental em função da inexistência de arquivistas no plano de cargos da maioria dos Tribunais. Entretanto, são duas atividades distintas, que demandam um cabedal teórico específico para cada qual. Um arquivista não está habilitado a trabalhar nas bibliotecas e os bibliotecários, quando inseridos nos arquivos, precisam se especializar. Os gestores de documentos se enquadram na área de apoio especializado, conforme Resolução CSJT nº 47/2008, artigo 3º, inciso III, uma vez que realizam serviços pelos quais se exige dos titulares o domínio de habilidades específicas, cujas atribuições estão discriminadas no anexo único do Ato nº 193/2008-CSJT.GP.SE.ASGP, conforme transcrito abaixo: ANALISTA JUDICIÁRIO, ÁREA APOIO ESPECIALIZADO, ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA ATRIBUIÇÕES: Executar atividades relacionadas à tramitação, utilização, avaliação e arquivamento de documentos; efetuar procedimentos de controle, identificação, classificação e descrição de documentos; avaliar e selecionar documentos para fins de preservação ou descarte; promover medidas necessárias à conservação, microfilmagem e destinação de documentos; prestar assistência em questões relacionadas à sua área de atuação; emitir informações e pareceres; redigir, digitar e conferir expedientes diversos e executar outras atividades de mesma natureza e grau de complexidade. 10
11 REQUISITOS PARA INGRESSO: ESCOLARIDADE: Graduação em Arquivologia. REGISTRO EM ÓRGÃO DE CLASSE: - Assim sendo, sugere-se, neste particular, a criação do cargo de arquivista em todos os Tribunais, seja por intermédio de projeto de lei ou por transformação de cargo, dentro de um prazo máximo a ser estabelecido por norma Arquivologia Biblioteconomia 2 História 1 0 GRÁFICO 4. Número de servidores com conhecimentos específicos alocados nos arquivos ou memoriais TRT 1 TRT2 TRT3 TRT4 TRT5 TRT6 TRT7 TRT8 TRT9 TRT10 TRT11 TRT12 TRT13 TRT14 TRT15 TRT16 TRT17 TRT18 TRT19 TRT20 TRT21 TRT22 TRT23 TRT24 Outro fato que merece ser destacado no tocante aos recursos humanos é que cerca de 1/3 do quadro de pessoal alocado nos arquivos provém de empresas terceirizadas, tendo sido citado excepcionalmente um único caso, pelo TRT da 3ª Região, de funcionário contratado com deficiência auditiva. Trata-se de uma boa prática a ser incentivada nos demais Regionais, uma vez que a natureza de grande parte dos trabalhos operacionais nos arquivos permite a sua execução por este perfil de trabalhador. Além de contribuir para a integração social, a contratação de trabalhadores surdos através de suas federações e associações traz como benefício aos Tribunais a boa produtividade, em função do aumento da atenção concentrada no ambiente de trabalho. 11
12 3. INFRAESTRUTURA E MÉTODOS DE TRABALHO DOS ARQUIVOS Existem alguns parâmetros, como os recomendados pelo Conselho Nacional de Arquivos, que devem ser seguidos nas edificações onde são guardados os acervos documentais. O formato dos documentos, o volume do acervo e sua taxa de crescimento são fatores importantes a serem considerados no dimensionamento das instalações físicas e na logística de trabalho, sem contar outros aspectos, como a localização do terreno, as condições climáticas e os diversos aspectos funcionais que devem ser atendidos no projeto arquitetônico. As áreas destinadas aos depósitos, sem contar as de atendimento ao público e as de trabalho técnico, devem seguir especificações de resistência estrutural, compartimentação e pé direito, além de iluminação, ventilação e segurança contra sinistros. As estruturas do depósito podem ser de concreto ou de armação metálica autoportante. É recomendável dividir diversas áreas de depósito, separando-as entre si por paredes, pisos e portas especiais de modo que cada área corresponda a 200 metros quadrados, com capacidade para um pouco mais de mil metros lineares de prateleiras em estantes não compactas (em estantes compactas, este número pode dobrar). A fim de se evitar a umidade, falta de circulação do ar e a proliferação de microorganismos e insetos, as estantes devem estar afastadas 0,30m das paredes, afastadas, 0,10m do piso e possuir vão livre acima da última prateleira de 0,30m até, no máximo, 0,50m. Tubulações hidráulicas não devem margear os depósitos e rotinas de limpeza devem ser asseguradas para impedir a proliferação de microorganismos e insetos. Analisando-se os questionários sobre as instalações prediais, verificou-se que, com exceção do TRT da 1ª Região, que mantém uma estrutura de quatro arquivos setoriais para atender o Estado do Rio de Janeiro, e do TRT da 17ª Região, que centraliza o arquivo judicial tanto das Varas da capital como das do interior, todos os demais Regionais delegam às Varas localizadas fora da sede o gerenciamento dos seus arquivos intermediários, centralizando o arquivamento dos autos judiciais das Varas da sede. É importante destacar que em 83% dos casos, os arquivos centrais também se responsabilizam pela guarda da documentação administrativa, que ocupa, em média, 25% da área total destinada ao acervo. 12
13 Estes dados revelam que 92% das Varas Trabalhistas localizadas fora das capitais em todo o país são responsáveis por gerenciar seu próprio arquivo, localizado em instalações prediais que, devido à peculiaridade dos prédios ocupados por cada fórum, raramente são planejadas para tal finalidade, quando não ficam relegadas às áreas de subsolo, bastante úmidas e com passagem de tubulações hidráulicas. Por se manterem fechados e isolados das áreas de trabalho, é comum não haver rotinas de limpeza ou iluminação suficiente nestes locais, situação esta que, somada às demais condições adversas, faz do trabalho de arquivar e desarquivar processos uma tarefa bastante penosa, além de insalubre. FOTOGRAFIAS 1 e 2. Arquivo das Varas de São Bernardo do Campo (SP), instalado no subsolo do Fórum Trabalhista. FOTOGRAFIAS 3 e 4. Arquivo da Vara de Araguaína (TO), à esquerda, que funciona dentro de um banheiro; à direita, Arquivo do Fórum Trabalhista de Palmas (TO). 13
14 Com relação aos arquivos centrais, pode ser observado nas fotografias que boa parte dos Regionais não contam com as instalações recomendadas para seu funcionamento. No TRT da 1ª Região, um dos arquivos setoriais está instalado em prédio bastante úmido e com piso de cimento, abrigando áreas de depósitos com grandes vãos livres acima e ao lado das estantes, além de aberturas e escadas para os demais pavimentos, vãos estes que podem se transformar em verdadeiras chaminés no caso de um incêndio, facilitando a propagação do fogo. Uma das queixas é justamente a adequação da infraestrutura material com a aquisição de mobiliário apropriado, como por exemplo, a mesa higienizadora de documentos, além de melhoria das condições ambientais para guarda e preservação do acervo, bastante precárias atualmente. FOTOGRAFIAS 5 e 6. Um dos arquivos do TRT da 1ª Região. O TRT da 2ª Região, por sua vez, não aproveita o espaço vertical do seu galpão, por motivos estruturais, inutilizando metade do pé direito, o que representaria um incremento de quase 100% de sua capacidade de armazenamento. Além do pé direito ocioso, o arquivo conta com problemas de permeabilidade no topo da edificação, com a ocorrência de diversos pontos de goteiras sobre o acervo. Sofre, inclusive, com o mobiliário arquivístico inadequado para comportar as caixas de papelão que passaram a ser utilizadas a partir de 2008, bem como com o acúmulo de poeira resultante do armazenamento dos pacotes amarrados com fita plástica arquivados anteriormente a este ano. Além do arquivo central, responsável por atender as 90 Varas da capital e as Seções Especializadas, possui cerca de 30 arquivos de autos judiciais instalados em locais muitas vezes improvisados nos fóruns trabalhistas fora da sede, em subsolos úmidos e sem rotinas de limpeza e manutenção. Tal situação faz com que sejam retirados servidores da Secretaria para deslocamento ao Arquivo por várias horas na semana. Caso fosse constituído um arquivo único para toda a região, com a 14
15 padronização da metodologia de trabalho e da definição de um cronograma para retirada e entrega dos documentos arquivados, este tempo atualmente despendido pelas Varas fora da sede nos arquivos setoriais poderia ser revertido para realização de serviços referentes aos processos em andamento nas Secretarias. FOTOGRAFIAS 7 e 8. Arquivo central do TRT da 2ª Região. O arquivo do TRT da 3ª Região aproveita o pé direito da edificação, mas a integração entre os andares não é feita por portas cortafogo, mas por vão livre de escada. São relatados neste Regional inúmeros problemas de espaço para armazenamento e manipulação de massas documentais no interior do Estado. Em razão da falta de espaço, as caixas de arquivo têm se acumulando nas Secretarias das Varas, trazendo o risco de deterioração do material. Embora tenha acatado a recomendação de guarda por 15 anos, foi citada no questionário a preferência pela manutenção da eliminação após a guarda na fase intermediária de 5 anos, critério este em vigor desde 1999, sob alegação de que não foram relatadas ocorrências de prejuízo dos usuários por falta de documentação comprobatória de direitos. FOTOGRAFIAS 9 e 10. Arquivo central do TRT da 3ª Região. 15
16 No caso do TRT da 4ª Região, há aproveitamento do pé direito, mas as prateleiras não foram planejadas para receber as caixas tipo bank box, que também são utilizadas, ocasionando perda da capacidade de armazenamento e empilhamento de até três caixas numa mesma prateleira, situação esta que oferece dificuldade no manuseio e leitura dos rótulos. Além do mais, muitos processos estão amarrados e sobrepostos em pilhas muito altas, o que igualmente dificulta o desarquivamento. FOTOGRAFIAS 11 e 12. Arquivo central do TRT da 4ª Região. No TRT da 5ª Região, a falta de espaço obriga a empilhar processos em volta das estantes, sendo que outro ponto que chama a atenção é o fato de que a área de trabalho não está isolada da área de acervo, gerando um ambiente bastante insalubre e com pouca segurança para os servidores. As estantes com autos judiciais são do tipo deslizante, mais apropriada para arquivos de uso corrente e de manuseio esporádico. Para rotinas frequentes de desarquivamento, como no caso de um Arquivo Geral, este tipo de estante implica na limitação do número de usuários trabalhando nas estantes ao mesmo tempo, uma vez que ao se abrir um corredor, todos os demais corredores estarão fechados. FOTOGRAFIAS 13 e 14. Arquivo central do TRT da 5ª Região. 16
17 O arquivo central do TRT da 6ª Região, que está com sua capacidade de armazenamento esgotada, necessita de reformas estruturais a fim de minimizar os efeitos provocados pela variação da temperatura ambiente, poeira, umidade e dejetos de insetos. FOTOGRAFIAS 15 e 16. Arquivo central do TRT da 6ª Região. O TRT da 7ª Região conta com instalações satisfatórias, mas também está no seu limite da capacidade de armazenamento. Um dado a ser apontado é a presença de muitas janelas margeando o acervo. É recomendável que estas janelas sejam dotadas de proteção contra a entrada de insetos e protegidas por persianas ou películas com filtro de radiações ultravioleta. FOTOGRAFIAS 17 e 18. Arquivo central do TRT da 7ª Região. O TRT da 8ª Região tem enfrentado problemas bastante graves na manutenção de seu arquivo central, sem contar que a sua capacidade de armazenamento também se encontra saturada. Um aspecto importante a ser apontado é a altura de 4 metros das 17
18 estantes sem a existência de um piso intermediário acoplado à estrutura metálica para oferecer segurança e sustentação às mesmas. O acesso às prateleiras mais altas é feito por uma escada simples, completamente desaconselhável para uso em arquivos, por não contar com uma plataforma estável nem guardacorpo, requisitos essenciais para promover o nível mínimo de segurança ao trabalhador em situações deste tipo. Além da dificuldade e do risco relatados, a edificação não é iluminada nem arejada satisfatoriamente e parte da documentação foi atingida pela umidade. FOTOGRAFIAS 19 e 20. Arquivo central do TRT da 8ª Região. O arquivo do TRT da 9ª Região, embora possua pé direito alto, utiliza estantes com 2,40m de altura, subaproveitando o espaço vertical disponível e gerando vão livre suscetível ao alastramento de fogo em casos de incêndio. Na capital, o espaço ocioso permite o arquivamento de processos por mais 4 anos e na maior parte dos fóruns regionais, a capacidade já se encontra esgotada. As caixas-arquivo do Setor de Arquivo e Documentação (Curitiba) se encontram na posição vertical, facilitando o manuseio dos processos ao minimizar o esforço do operador que não precisa retirar a caixa da estante para desarquivá-los. Este método é altamente aconselhável quando o processo precisa ser guardado na mesma caixa na qual fora originalmente arquivado, e não é seguido pelos demais Tribunais que realizam o arquivamento em caixas, os quais deixam estas guardadas na horizontal, obrigando o operador a tirar a caixa da estante, abrir a tampa, tirar o processo e recolocá-la na estante. Outro procedimento que chama a atenção é a guarda dos livros de atas encadernadas diretamente nas estantes do arquivo, tal como se estivessem numa biblioteca. Trata-se de documentação de valor permanente e sua guarda sem proteção de um invólucro a sujeita ao acúmulo da poeira, aos ácaros e à 18
19 degradação promovida pela luz. O aconselhável, neste caso, seria colocar os livros em caixas plásticas para melhor conservação. FOTOGRAFIAS 21 e 22. Arquivo central do TRT da 9ª Região. O arquivo central do TRT 10ª Região, por sua vez, encontra-se mal acondicionado, em ambiente com precariedade de ventilação e sem o correto dimensionamento das áreas destinadas à guarda do acervo e à realização dos trabalhos técnicos. Tanto na sede como fora da sede, foi relatado o esgotamento da capacidade de armazenamento. FOTOGRAFIAS 23, 24 e 25. Arquivo central do TRT da 10ª Região. O arquivo central do TRT da 11ª Região possui um projeto arquitetônico arrojado em sua fachada, mas o projeto de montagem das estantes não otimizou o aproveitamento de espaço, contemplando alguns corredores mais largos que outros e gerando a existência de vãos livres em algumas áreas. Algumas prateleiras foram 19
20 dimensionadas fora do padrão das caixas arquivísticas, obrigando a serem armazenadas umas deitadas sobre outras. O posicionamento das luzes também não foi planejado para cada corredor, de modo que algumas alas são mais escuras que outras. Alguns documentos não estão corretamente acondicionados, tendo sido colocados sobre o chão ou empilhados nas últimas prateleiras, provavelmente em função da falta de espaço. FOTOGRAFIAS 26 e 27. Arquivo central do TRT da 11ª Região. O arquivo central do TRT da 12ª Região acondiciona seu arquivo permanente em caixas arquivísticas dentro de estantes deslizantes, o que é apropriado, uma vez que o manuseio destes documentos não é freqüente, como na fase intermediária. Os prontuários funcionais também estão armazenados neste tipo de mobiliário, mas em pastas suspensas. A pasta suspensa é recomendada para certos tipos de formatos, como as ampliações e filmes fotográficos, por exemplo, mas não é necessariamente requerida para a guarda permanente dos prontuários, cuja outra opção de arquivamento seria em caixas plásticas. Neste arquivo, também é observado o subaproveitamento do pé direito, gerando uma grande área de vão livre. É importante destacar que a cor das caixas é padronizada segundo o tipo de arquivamento, o que facilita a sua identificação visual. Outro ponto que merece ser mencionado é a separação da área de acervo da área de trabalho por divisórias, mas esta separação precisa ser aperfeiçoada, uma vez que o recomendado é que o acesso aos depósitos seja feito de forma independente, utilizando-se corredores e vestíbulos que têm por objetivo confinar o incêndio à sala onde este se originou e retardar o seu progresso. Com relação às Varas fora da sede, foi relatado que todos os arquivos destas Varas têm padrão de mobília, com estantes projetadas para receber 35 caixas arquivísticas, e que todas as Varas possuem espaço destinado para o arquivo. 20