Como automatizar os processos de temporalidade documental? - TECNOSET
Tecnoset 20 de abril de 2021
A gestão de documentos tem um impacto significativo no desempenho da empresa. Quando feita com eficiência, ela melhora a segurança da informação e promove a desburocratização dos processos. Ainda assim, lidar com a temporalidade documental pode ser um desafio.
Afinal, como gerenciar corretamente o ciclo de vida e o descarte de documentos? Criamos este artigo especial para responder a essas e outras perguntas sobre o tema.
O que é descarte documental?
O descarte documental marca o fim do ciclo de vida de um documento: é o momento no qual ele é, de alguma forma, eliminado. O impacto que isso tem na gestão é grande. Isso porque, ao mesmo tempo que é preciso respeitar o tempo necessário de armazenamento, o descarte reduz o volume de materiais e os custos de manutenção.
Dois fatores principais definem o momento certo do descarte. O primeiro é a utilidade do documento e o segundo é o tempo determinado por lei. Assim, não basta simplesmente decidir que algo não será mais usado, se a legislação exige o armazenamento por mais tempo.
Além disso, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrando em vigor, essa questão se tornou ainda mais importante. É preciso estar atento para entender o que pode ser armazenado e como isso deve ser feito, além de respeitar os critérios para manter ou descartar documentos.
Tenha em mente que os prazos variam, conforme detalharemos a seguir.
Qual o prazo de guarda dos documentos empresariais?
Em geral, os documentos precisam ser mantidos pela empresa por um prazo de pelo menos 5 anos. Contudo, esse tempo varia de acordo com cada caso. A depender das informações e da finalidade de cada item, esse período pode ser mais curto ou mais longo.
Como identificar, então, o tempo adequado de guarda dos documentos? Em teoria, é preciso entender exatamente qual a regra para cada caso. Na prática, uma dica bem mais simples pode tornar sua vida mais fácil: faça uma tabela de temporalidade documental (TTD).
Estamos falando de um mecanismo de controle da guarda de documentos que se baseia nos períodos que vão da emissão até o descarte. Cada item será inserido na tabela de acordo com alguns critérios. Um deles é a frequência de uso, que se divide conforme detalhado a seguir:
Documentos correntes — aqueles que são consultados diária ou semanalmente;
Documentos intermediários — os menos consultados e que se encontram perto da fase de descarte;
Documentos permanentes — aqueles que podem até não ser tão utilizados, mas têm valor e não podem ser descartados.
Veja que esse critério diz respeito à importância do documento para o funcionamento da empresa. Outra categoria que entra na TTD é o próprio tempo de guarda exigido por lei. Acordos, ajustes, convênios e contratos, por exemplo, precisam ser armazenados por pelo menos 5 anos.
Ainda assim, como mencionamos, a lei não é o único critério para determinar o tempo total, já que o documento pode continuar sendo útil ou essencial para a empresa. Nesse caso, a tabela ajuda a avaliar o período ideal de guarda.
O papel da TTD nesse processo
Os dois critérios acima representam duas colunas da tabela. Para ir além, a TTD pode ser ainda mais detalhada, ajudando a equipe a decidir se o momento é de guarda ou descarte de documentos.
Ao relacionar o tempo exigido por lei com a utilidade do material, a tabela pode ser elaborada com pelo menos 5 colunas. Veja quais informações são inseridas em cada uma delas:
Item documental — mostra o nome do documento (atestado de saúde, cartão de ponto, contrato trabalhista etc.);
Ciclo de vida — mostra em que fase o documento se encontra (corrente, intermediária ou permanente);
Frequência de uso — pode ser baixa, média, alta ou ainda mais detalhada, se isso for mais interessante para a empresa;
Prazo de guarda — mostra em números o tempo planejado de armazenamento (5 anos, 10 anos, permanente, X anos após o desligamento do colaborador etc.);
Destinação final — indica o que será feito com o documento após o prazo (eliminação ou guarda permanente).
Agora que você já viu em detalhes algumas informações que podem embasar a gestão de documentos, é hora de pensar nas ferramentas para torná-la mais eficiente.
Como a tecnologia pode facilitar os processos previstos na tabela de temporalidade documental?
Para que a tabela de temporalidade documental funcione bem, é importante não só consultá-la, mas atualizá-la periodicamente. Assim, os gestores podem remover os documentos que atingiram o prazo de guarda e inserir os novos.
O ponto é que esse trabalho, quando feito manualmente, pode tomar muito tempo dos colaboradores — além, é claro, de sempre vir acompanhado do risco de uma falha humana, quando alguém altera ou remove uma informação incorretamente, atrapalhando o uso da planilha.
Nesse sentido, se o objetivo é ter máxima eficiência no uso da TTD, vale a pena adotar uma solução tecnológica de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) como a da Tecnoset. A plataforma não só ajuda a organizar os documentos, como ainda automatiza o processo de descarte de acordo com regras predefinidas para cada categoria do arquivo.
Além disso, vale destacar que, ao contratar essa solução, sua empresa recebe todo o suporte necessário para fazer a digitalização dos documentos. A plataforma ainda vem acompanhada de um sistema de backup próprio, que ajuda a evitar a perda e o extravio de documentos.
Do ponto de vista da legislação, a solução tem como referência os requisitos estabelecidos pelo Decreto 10.278/2020, do Governo Federal, que define as regras para a digitalização de documentos nas empresas. Estamos falando de uma aliada poderosa para quem quer impulsionar a transformação digital na gestão empresarial.
Por fim, vale lembrar que gerenciar com cuidado essa questão ajuda a reduzir o uso de papel impresso, tornando a empresa mais sustentável. Segundo uma pesquisa do Sistema FIEP, por exemplo, 87% dos brasileiros dão preferência a empresas que assumem essa responsabilidade ambiental.
Como você viu aqui, o descarte de documentos tem papel importante no desempenho da organização e deve ser feito considerando a temporalidade documental. Além de influenciar a performance da gestão e dos departamentos, ele pode ajudar a reduzir custos e desburocratizar as atividades. Então, coloque essas dicas para trabalhar a seu favor agora mesmo!