Multi-funções: quais e como as gerir - Classe B
quais e como as gerir
Neste artigo escrevemos sobre as múltiplas tarefas que constroem a vida de um trabalhador independente, o importante a saber de cada uma delas e como as gerir da melhor forma.
Classe B	05 Março, 2022	Leitura de 6 min.
Eu contabilista
Eu comercial
Gerir multi-funções
O trabalho independente muitas vezes leva-nos a interpretar vários papéis. Precisas de ter um lado obviamente ligado à tua profissão propriamente dita, mas também um lado comercial, um lado contabilista, um lado gestor, etc.
Esta é uma das realidades que, para quem está habituado a trabalhar por conta de outrem, nem sempre é fácil de aprender a lidar e a gerir. Quando trabalhas numa empresa em que existe uma estrutura de gestão acima de ti, existem questões relacionadas com a organização e renovação do teu trabalho, que não és tu a tratar:
Segurança Social, IRS
Encontrar novos clientes e projectos
Organizar a entrada desses novos projectos no cronograma de tarefas
Lidar com o cliente, definir prioridades e necessidades, etc.
Sendo Independente, estas são questões que ficam a teu cargo. É importante olhá-las de forma isolada e aprender a conhecer e a manobrar as suas peculiaridades.
Aprender a ser versátil e desenrascado pode ajudar a descomplicar muitas destas coisas e ajudar-te a fazê-las de forma mais pragmática, correcta e fácil.
Mas que tarefas são estas?
Tudo começa com a tua actividade. Deve ser aqui que dedicas o maior número de horas do teu dia. Mas nem sempre é fácil. Às vezes a preocupação com tarefas de outras áreas podem-te deixar sem capacidade de foco para o teu trabalho. Mas nada temas. Tenta encontrar as melhores alturas para cada tarefa e obriga-te a cumprir esse agendamento. Procura guardar a parte do dia em que te sentes mais produtivo para as tarefas da natureza da tua profissão. Horas mais próximas do horário de almoço ou final do dia podem fazer mais sentido para outras actividades complementares.
De tempos em tempos é preciso seres o contabilista. Passar faturas, tratar de pagar a segurança social ou gerir os lucros e as despesas que andas a ter são tarefas que podes guardar para 'debaixo deste chapéu'. Claro que pode chegar uma altura em que delegas estas tarefas a um contabilista profissional, e esperemos que cries estabilidade para que isso aconteça. Mas é importante que estejas à vontade com este tema para que em qualquer altura te consigas desenrascar sozinho e para que estejas sempre consciente do que acontece ao dinheiro que ganhas, onde o gastas e para onde é que ele vai quando fazes as tuas contribuições ao Estado. Sendo estas tarefas mais pragmáticas, são as tais que se calhar consegues mais facilmente fazer quando a energia já não está a 100%. O final do dia ou da semana pode ser um bom momento para pôr tudo isso em ordem.
Às vezes precisamos do chapéu de gestor. Procura criar uma timeline com que tu e o cliente concordem e faz com que seja cumprida, por ambas as partes também. Define claros momentos de entrega e de pontos de situação. Se mantiveres um ritmo organizado, tanto tu como o cliente se vão sentir mais confortáveis e confiantes com a evolução do projecto. Reuniões para ponto de situação ao início da semana ou entregas ao final da semana são boas estratégias. Porém, lembra-te que entregas ao final do dia de sexta nunca são muito boa ideia. O cliente precisa de tempo útil para analisar o que lhe enviaste e não o vai fazer durante o fim-de-semana. Se queres continuar a avançar com o trabalho de forma eficiente à segunda, é boa estratégia deixar os entregáveis para quinta-feira.
Sê um gestor benevolente, mas exigente. E lembra-te que as tarefas só estão feitas, quando estão terminadas.
Ser gestor também inclui pensar na auto-gestão. Surgiram duas leads em simultâneo com que não contavas? Procura subcontratar alguém. Sê realista e prepara-te com tempo.
Este é provavelmente o teu papel mais importante. Estuda novas formas de seres mais produtivo, testa horas e manobras diferentes, muda o que tiveres de mudar e procura aprender algo novo sobre o teu modo de trabalho, todas as semanas, todos os meses. A palavra-chave da gestão de serviços, clientes e projectos é: adaptar.
Ser o comercial nem sempre é fácil e é preciso estar com o espírito certo para o fazer. Fazer pontos de situação, ir atrás de novos clientes, actualizar o portfolio, aparecer nos eventos certos. Tudo isto faz parte.
Não empurres estas tarefas só para quando estiveres com falta de trabalho. Uma alimentação sustentável deste lado do negócio é crucial. Encontra momentos da semana em que consigas dedicar tempo a estas tarefas.
Contacta clientes antigos, percebe se precisam de algum suporte, se precisam de novos serviços teus ou se conhecem alguém que possa precisar.
Quando falares com clientes antigos, mesmo que não te estejam a contratar, comunica com eles, entende o que precisam e qual é o estado do negócio deles: sê presente e flexível.
Encontra tempo para organizares e documentares trabalho já concluído. Percebe de que forma podes partilhar esse trabalho e como o queres apresentar.
Procura manter contacto com pessoas da área e coloca-te em situações em que cries novos contactos. Nunca se sabe de onde vem aquele trabalho perfeito de que estamos sempre à espera. O melhor é criarmos o máximo de oportunidades possível para que isso aconteça, certo?
Esta abrangência de funções às vezes pode parecer assustadora, mas faz tudo parte de seres realmente independente. É importante que consigas arranjar tempo para todas estas funções, faz parte. A multi-função é algo com que tens que lidar.
Embora não consigas fugir destas tarefas, pelo menos ao início e enquanto não tens fundos para pagar a alguém para o fazer por ti, como dono do teu tempo, podes escolher a melhor altura para cada actividade.
Por exemplo, pode acontecer que ao início do mês tenhas de colocar o chapéu de gestor e procurar organizar os projectos que tens em mãos. Pode acontecer também que ao fim do mês tenhas que usar mais o chapéu de contabilista, que tenhas de enviar orçamentos, pagar a Segurança Social ou actualizar o teu documento de despesas. São actividades quase obrigatórias, não há como fugir, por isso o melhor é encontrares o tempo certo, o momento ideal para lidares com elas.
Mas não te deixes afundar em tarefas. No meio de tanta coisa é normal que te sintas sobrecarregado.
Define prioridades. Procura distinguir o essencial do opcional. Há metodologias comprovadas que podem ajudar com isto, procura e informa-te sobre quais se adaptam melhor a ti e ao teu trabalho.
Elimina tarefas que não sejam essenciais para o momento – ou que não sejam necessárias de todo.
Delega tarefas a outros sempre que possas.
Automatiza aquilo que conseguires. Vais ficar impressionado com a quantidade de software que existe e que consegue ajudar-te a gerir melhor o teu tempo, ou que até te elimina tarefas repetitivas.
Acima de tudo, cumpre um horário sustentável de trabalho. Amanhã é outro dia. E importante também: deixa as preocupações do trabalho no trabalho. Não há nada que não se faça se descansares bem e recarregares energia. Para que isso aconteça, mentaliza-te que o trabalho é só uma parte de ti. É importante, sim, mas é a parte que te ajuda a alimentar a outra parte maior e mais importante: a tua vida.