Blog – Secretarias Online
Como organizar sua clínica ou consultório.
Já falamos sobre a importância do atendimento humanizado, sobre a importância da imagem pessoal, mas ainda existem alguns detalhes, sobre a gestão de clínicas e consultórios, que não podemos deixar de lado.
A organização do ambiente é tão importante quanto a qualidade do atendimento. Por isso, queremos apresentar-lhe uma metodologia que pode ajudar a manter a organização no consultório.
Já ouviu falar em 5 S?
Após a segunda guerra mundial, o Japão criou um programa de gestão de qualidade que tinha por objetivo superar a expectativa do cliente quanto ao produto ou serviço oferecido, com redução de custos, envolvendo todas as áreas e níveis da empresa. Esse é o mesmo objetivo que buscamos para clínicas e consultórios, sendo assim, vale a pena conhecer essa metodologia e descobrir como aplicá-la em nosso dia a dia. Trata-se -se de 5 sensos de responsabilidade. Veja quais são:
Mais do que uma simples técnica – uma reeducação de práticas e valores
Fazer uma avaliação minuciosa e separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário. Alia-se organização e praticidade em uma etapa. Retire da sala de espera as revistas velhas e em mal estado, substituindo-as por novas e atualizadas. Nessa etapa deve-se fazer o levantamento de tudo aquilo que precisa de manutenção e providenciar o conserto.
É momento de colocar cada coisa em seu lugar. Tudo deve ter um lugar específico e agrupado por categoria, vale ressaltar a importância de deixar tudo aquilo que é utilizado com mais frequência em uma posição de fácil alcance, enquanto aquilo que se usa com menos frequência, pode ficar nos locais mais altos ou ao fundo dos armários, respeitando a categoria.
A ideia é que qualquer pessoa possa localizar qualquer coisa que precisa de forma rápida e prática.
Em cima da mesa deve estar apenas objetos que são realmente necessários e esses também devem ter seus locais específicos, tenha uma porta-caneta, uma pasta para as guias que foram preenchidas etc.
Esse é um ótimo momento para substituir a agenda de papel por uma agenda on-line, dessa forma elimina-se a papelada desnecessária, além de ser mais seguro, pois toda a informação fica salva em nuvem.
Muito mais do que realizar a limpeza pesada, é importante desenvolver a consciência de que manter a limpeza é responsabilidade de todos. Algo derramou? Limpe imediatamente, não espere apenas que a equipe da faxina se responsabilize.
Essa é uma etapa de muita importância, pois é o que fará com que as 3 etapas anteriores sejam mantidas. Trata-se da padronização das normas estabelecidas e conscientização de cada indivíduo para a realização das etapas anteriores.
Identifique armários e pastas com etiquetas para facilitar que todos saibam onde deve ficar cada coisa. Crie um manual de instruções / rotinas do consultório, e deixe disponível para consulta sempre que for necessário.
A equipe de secretárias on-line utiliza esse modelo de manual de instruções para garantir que o atendimento telefônico seja feitos exatamente como o médico deseja. Respeitando regras de agendamento, orientação quanto a consulta, além de atendimento humanizado e de qualidade.
Nessa etapa, os 4 primeiros sensos já fazem parte da rotina diária. Todos já sabem cumprir rigorosamente com aquilo que foi estabelecido e respeitam os lugares que foram selecionados para guardar as coisas sem que alguém precise falar para fazer isso.
Aplicando essa metodologia, é possível melhorar o desempenho das atividades realizadas no consultório, proporciona a organização no ambiente, que por sua vez, permite que tarefas sejam realizadas de forma mais rápida, evitando o estresse e até estimulando a criatividade.
A organização gera menos falhas humanas durante o trabalho. Quando há bagunça, a atenção fica dividida entre duas ou mais coisa, por isso a possibilidade de cometer erros é muito grande, por exemplo: errar o nome do paciente em um recibo, fazer um agendamento errado, esquecer de anunciar o paciente para o médico etc.
Para facilitar que sua secretária se concentre nesses aspectos da organização, sem deixar de dar atenção às necessidades de seus pacientes, utilize nosso serviço de secretárias on-line para atendimento do seu telefone, dessa forma você proporciona um ambiente acolhedor àqueles que procuram por seus serviços e ao mesmo tempo garante um atendimento de qualidade.
Acesse nosso site e conheça melhor nossos serviços https://secretariasonline.com.br/
A medicina é uma profissão nobre, pois evolve ajudar o próximo seja na prevenção de doenças, no tratamento e cura de enfermidades ou na restauração da saúde.
Requer dar de si mesmo ao outro, gastar tempo de avaliação para o diagnóstico e escolha do melhor tratamento em cada caso.
No entanto, conquistar a confiança do paciente, não é algo fácil. A pessoa espera receber apoio e sentir-se seguro tanto física como emocionalmente.
Como realizar um atendimento humanizado?
Essa é uma tarefa de equipe, pois essa confiança vai desde o primeiro atendimento telefônico, passa pela recepção e vai até o tratamento propriamente dito. Se houver uma falha em algum processo antes da consulta, isso pode criar uma imagem desfavorável ao paciente e essa imagem pode demorar para ser revertida, isso se chegar a ser.
Por isso, queremos falar da importância do atendimento humanizado, do ouvir atentamente, compreender as queixas do outro com respeito e empatia. Esse conceito está cada vez mais presente na área da saúde.
O atendimento médico humanizado une duas coisas importantes: ética e técnica. Sabemos o quanto é necessário estudar, para se alcançar a técnica, mas ela não pode estar separada da ética e da empatia.
Quando falamos de empatia, não estamos apenas querendo dizer que devemos entender o outro, pois isso é muito raso. É preciso se colocar no lugar dele, sentir sua dor, pois somente assim, chegaremos ao pleno sentido do que é "humanidade".
Ah! E não se esqueça dos familiares e acompanhantes do paciente, sabemos que vivemos em tempos de restrições sociais, mas alguns pacientes precisam de acompanhante e devemos tratá-los com a mesma gentileza.
Lembre-se: Conheça todas as teorias, domine todas as técnicas, mas ao tocar uma alma humana, seja apenas outra alma humana – Carl Jung.
Gostou das dicas? Confira os demais conteúdos no blog do Secretárias Online!
Estão falando do seu consultório…
Já parou para pensar na imagem que você quer para sua clínica? Como você quer ser lembrado pelo seu trabalho? Ter clareza sobre isso é fundamental, para fazer com que medidas sejam tomadas, garantindo a qualidade no atendimento do seu paciente.
Se você quiser aumentar o número de pacientes em seu consultório, é importante diferenciar-se da concorrência e fazer sua marca ou o seu nome, como profissional, se destacar. Uma forma de fazer isso é proporcionar uma experiência única para seus pacientes, eles precisam se sentir confortáveis, acolhidos e seguros. Vejamos como fazer isso:
Hoje as pessoas têm acesso muito fácil a informação, por isso muitas vezes um mau atendimento tem uma grande repercussão por meio da internet. Muitas pessoas que sentem que não receberam o devido atendimento, colocam sua opinião em páginas on-line e redes sociais, fazendo com que outros fiquem em dúvida quanto a procurar ou não aquele consultório. Muitos não querem "pagar para ver" e correr o risco de não serem bem atendidos.
Por isso, a qualidade do atendimento influencia muito na imagem da sua clínica e consultório. É importante ressaltar que quando falamos da qualidade do atendimento, não estamos apenas falando do momento da consulta em si e do atendimento médico. Estamos falando também do atendimento de sua equipe. Isso mesmo, você já parou para saber o que os pacientes pensam do atendimento ao entrar em contato com o consultório para agendar uma consulta?
Como ele foi atendido? Como as informações foram passadas? Como se sentiu ao chegar ao consultório? Qual é a experiência que seu paciente pode compartilhar com outros e até mesmo na internet sobre o que vivenciou ali?
Pois é, garantir um atendimento de qualidade não é uma tarefa para ficar em segundo plano. Nossa expertise de mais de 20 anos nesse ramo, nos permite afirmar que, se a sua secretária/recepcionista, tem por atividade cuidar apenas do atendimento presencial, fica muita mais fácil para ela dar a devida atenção aos seus pacientes, isso permitirá que ela esteja "presente" no atendimento, ouvindo ao paciente com atenção, transmitindo as informações de forma clara e completa.
Aqueles que porventura precisem de ajuda na locomoção, terão sua necessidade atendida por sua secretária, pois ela não estará ocupada com o telefone. São inúmeras as atividades que sua secretária poderá fazer com mais qualidade, pelo simples fato de não precisar se preocupar com o telefone.
Mas talvez você se pergunte: como serão feitos os agendamentos telefônicos? Terei que contratar outro profissional para essa atividade? Não necessariamente, fique tranquilo, nós podemos te ajudar.
A Lisieux secretárias online é uma empresa exclusivamente dedicada aos profissionais da saúde. Nossa missão é atender às suas necessidades com redução substancial de custos
Fazemos todo o trabalho que uma secretária presencial faz ao telefone. Podemos receber também somente as ligações que a sua recepcionista não consiga atender como horário de almoço, após as 18:00 horas, férias e licenças médicas. Atendemos em seu nome ou de sua Clínica de forma personalizada. Cadastramos e agendamos seus pacientes conforme sua disponibilidade.
Nossas secretárias recebem treinamentos contínuos para manter a qualidade no atendimento, e dessa forma garantir que seu paciente se sinta satisfeito e acolhido desde o primeiro contato.
Visite nosso site e conheça mais de nossos serviços.
A importância do bom atendimento telefônico, postura e da imagem pessoal em um consultório.
Todo profissional da área da saúde tem uma preocupação genuína com seu paciente e por esse motivo, quer que ele seja atendido da melhor forma possível, desde o momento em que entra em contato por telefone para fazer o agendamento da consulta, passando pela recepção em seu consultório até o atendimento propriamente dito.
Mas como seu paciente se sentiria se ao entrar em contato por telefone com seu consultório, fosse atendido de forma fria ou ríspida e não tivesse suas dúvidas mais simples esclarecidas? Seria uma experiencia muito frustrante para alguém que já está em um momento delicado. Alguns acabam desistindo de passar com o profissional, pois a experiência com a secretaria ao telefone não foi agradável.
A secretária / recepcionista é o primeiro contato que um paciente tem com o consultório, esse contato gera uma primeira impressão que pode ser muito positiva ou negativa, dependendo da postura tanto ao telefone quando pessoalmente e da imagem pessoal.
O bom atendimento ao paciente, vai muito além de encontrar um horário para ele na agenda, é necessário ter empatia e paciência ao telefone. Fazer um atendimento de forma apressada e superficial pode passar a impressão errada ao paciente de que sua consulta poderá ser da mesma forma.
Trata-se de um processo natural e inconsciente para tomada de decisões. Nosso cérebro faz uma pré-seleção ou avaliação antes mesmo de conhecermos alguém. Criamos uma expectativa de valor ou associação.
Nossa imagem é uma ferramenta de comunicação poderosa.
Além de prezar por um bom atendimento telefônico, o profissional da área médica também precisa dar atenção a imagem que sua secretaria /recepcionista está passando presencialmente.
Na primeira impressão, 55% está relacionando ao visual, o que vestimos, nossa postura e nossa expressão facial, 38% com nosso tom de voz e apenas 7% estão relacionados ao que será dito.
Mesmo antes de começarmos a falar, nossa imagem já diz muito a nosso respeito. Nossa imagem cria uma percepção do nosso próprio valor, o que interfere na credibilidade do consultório. Essa percepção do paciente, pode ser um fator determinante para que ele decida não escolher aquele consultório em outra necessidade, simplesmente porque a imagem e postura da secretaria ou recepcionista não está condizente com a sua função, que deve ser de acolhimento e empatia. E ainda pior, o paciente pode determinar que o valor pago pelo serviço do médico, não é condizente com a recepção que recebeu.
Nosso cérebro está o tempo inteiro querendo economizar tempo, energia e dinheiro, e é natural que façamos esse processo seletivo antes de considerar qualquer necessidade para nossa vida e é o fator visual o mais atrativo em nosso processo de seleção.
Quando nossa imagem não condiz com quem somos, com o valor cobrado pelo serviço, ou qualquer que seja o fator de relevância, sua mensagem é afetada e pode até ser perdida. Nesse momento será preciso convencer o paciente que você realmente é quem diz ser, que aquele consultório vale o que diz que vale e que é a melhor opção para atendê-lo. Esse é um risco muito grande, pois o paciente pode ter dificuldade de associar tudo o que você diz com o que ele vê.
É bom lembrar que a primeira impressão é muito importante, apesar de não ser necessariamente a que fica, precisamos dar atenção a ela, pois podemos correr o risco de não ter uma segunda chance de mudar a impressão que ficou na primeira vez.
Nosso cérebro busca constantemente essa consistência entre imagem e mensagem, por isso quanto mais assertivo você for entre o que você quer e a imagem que representa seu consultório para o paciente, mais chances terá de fideliza-lo. Os consultórios da Lisieux contam com Secretarias Online e recepcionistas por excelência e alta performance. Além do excelente atendimento presencial, feito com empatia e atenção, também somos referência em atendimento pelas secretárias online, que prestam o atendimento personalizado, com foco em fidelizar o cliente, visando suprir suas necessidades, que muitas vezes vão além de simplesmente ter um horário em sua agenda.
Para mais informações entre em contato através do site Secretarias Online.
Veja também: 5 competências que toda secretária deve ter – Secretarias Online.
5 competências que toda secretária deve ter
Os serviços de atendimento de clínicas e consultórios não seriam os mesmos se não fosse a secretária, seja ela presencial ou secretária on-line da solução Lisieux. Há competências específicas e essenciais que as profissionais devem possuir, o que impõe um investimento importante no treinamento dessas profissionais.
Isto porque a secretária é, na maioria das vezes, o primeiro contato que o cliente terá com a sua Clínica ou Consultório. Por isso, deve expressar os valores e o posicionamento da clínica junto ao seu público. Veja a seguir algumas destas competências!
1) Comunicação assertiva e relacionamento interpessoal
Saber se comunicar com clareza, detalhando todas as informações aos clientes/pacientes, equipe e profissionais de saúde, é algo que leva segurança e confiança aos pacientes, no seu atendimento. É a principal competência de uma secretária: comunicação assertiva e relacionamento interpessoal.
Secretárias On-line – Treinamento
Para se ter uma ideia, a solução Secretárias On-line Lisieux conta com uma equipe de secretárias aptas a atender especificamente às clínicas, consultórios e profissionais de saúde, as quais recebem uma carga de 480 horas de treinamento antes de iniciar o atendimento personalizado aos clientes Lisieux. Ficam disponíveis para atendimento aos pacientes, nos moldes de revezamento, 13 horas por dia. Além disso, o treinamento em comunicação e relacionamento interpessoal é uma necessidade constante em nossa equipe, levando à Central de Treinamento da Lisieux a promover encontros bimensais de treinamentos virtuais envolvendo todas as Secretarias Online e Recepcionistas do Grupo Lisieux Saúde.
2) Empatia com os clientes/pacientes
Quando o paciente busca um serviço médico, está muitas vezes apreensivo e até mesmo debilitado. A secretária deve ter empatia com o cliente em qualquer situação, transmitindo-lhe confiança e deixando-o confortável e seguro. A empatia é uma habilidade que não se aprende pelo seu simples conceito e definição dos dicionários, os quais são meras referências, mas pelo treinamento e prática dessa habilidade no dia a dia da Secretária.
3) Organização e dinamismo
A secretária lida com diferentes fontes de informações e diferentes pessoas. Por isso, ter dinamismo e habilidade em organizar o fluxo de todas estas informações é fundamental. Esta é outra competência que toda secretária deve ter. Além disso, deve conhecer e saber operar diferentes ferramentas, como aplicativos de mensagens, arquivos de todos os tipos, agenda médica eletrônica na web, prontuários, entre outros recursos.
Dentre todos esses aplicativos, é através da agenda médica on-line na WEB que as secretárias mantêm os médicos e profissionais de saúde para os quais trabalham, atualizados 24 horas por dia, 7 dias por semana
4) Gestão de conflitos e resolução de problemas
Toda empresa, qualquer que seja o seu ramo de atividade, se depara com situações de risco, conflito ou problemas de todos os gêneros. Mas no segmento da saúde é importante que a secretária tenha a capacidade de gerenciar conflitos de atendimento e a habilidade em resolver problemas de forma ainda mais ágil.
O trabalho em equipe é uma regra milenar para o sucesso de qualquer tipo de empresa. Na área da saúde, o trabalho em equipe de forma harmoniosa, integrada e com foco no paciente, já não é um requisito apenas para o sucesso da clínica, ou de um hospital, mas para salvar e melhorar a qualidade de vida das pessoas. A secretária é o elemento central na equipe e no atendimento aos clientes, pois é ela que dá o start no trânsito do paciente (acolhimento, primeiros exames etc.), até chegar ao atendimento do médico.
Que tal as dicas as competências que toda secretária deveria ter? Deixe os seus comentários a seguir e compartilhe estas informações em suas redes sociais!
Gestão de Clínicas e Consultórios – 3 tendências que devem fazer sucesso em 2021
Acompanhar as tendências do mercado, no que diz respeito a gestão empresarial, de forma geral e das Clínicas e Consultórios, em particular, é obrigação de qualquer gestor, sob pena de sucumbir aos concorrentes e serem por eles engolidos. Bom ficar sempre atento, pois algumas destas tendências de gestão empresarial para 2021 já despontam no Brasil e você pode aproveitá-las para criar as suas estratégias e alinhar o seu negócio com o que há de mais inovador. A seguir, confira 3 tendências que devem estar em alta em 2021 e nos próximos anos!
A evolução tecnológica, em quase tudo que você possa imaginar, vem transformando o mundo a passos largos, obrigando as empresas a saírem da zona de conforto, sob risco de desaparecerem do mercado.
A Pandemia do COVID19, acabou por chacoalhar os empresários, prestadores de serviços, clínicas e consultórios, escritórios de advocacia, consultoria, contabilidade, entre outros, obrigando-os aprenderam uma nova forma de trabalhar – o Home Office.
Boa parte dos trabalhadores Home Office, descobriram que não há necessidade de voltar para os seus escritórios, mesmo após a Pandemia. As reuniões passaram a ser feitas de forma virtual, as transações de todas as espécies ganharam plataformas para assinaturas digitais. Os construtores de imóveis residenciais também inovaram nas suas arquiteturas, inserindo o espaço para o escritório home office nas dependências da residência. As empresas de teleatendimento (call center) não voltarão mais para suas centrais, entre outros "novos normais".
O que mais vem por aí? Quais os novos desafios que você vai enfrentar pós pandemia?
Uma coisa é certa: o meio digital irá se intensificar ainda mais e é preciso pensar formas únicas de obter vantagens, sem tentar seguir receitas prontas de gestão de empresas.
2) Gestão de clínicas com foco na experiência do cliente/paciente
Outra tendência que deve perdurar em 2021 e nos próximos anos é a chamada Era da Experiência. Isso significa que se a sua empresa tinha estratégias com foco no atendimento humanizado do paciente, deve seguir para um nível mais elevado. Mais do que produtos e serviços, o paciente deseja ter uma experiência gratificante em todas as fases do atendimento e deseja, ainda, ver um pouco de si no que está recebendo.
Assim, a personalização, a customização do atendimento, a pesquisa de mercado aplicada, as pesquisas de satisfação, as estratégias de fidelização, entre outras etapas em relação ao cliente/paciente devem ser o foco mesmo antes do atendimento final, pelo profissional da saúde. A dica é aprender com o paciente e evoluir com um atendimento cada vez mais humanizado.
3) Automatização de processos de gestão
A sua clínica ou consultório precisa contar com processos inteligentes, dinâmicos e autônomos, fruto da transformação digital, já citada anteriormente. Quanto mais automatizado o backoffice, de forma assertiva, menos custos e mais garantias de resultados a sua clínica terá. Com a pandemia, a busca pela automatização se intensificou.
Que tal automatizar a agenda eletrônica e compartilhá-la com seus clientes/pacientes? Quem sabe integrar em um sistema todas as informações para ter mais transparência e integração de dados? E que tal centralizar o atendimento do seu paciente e agendamento de consultas em um sistema com secretarias online software de gestão de atendimento em uma só plataforma?
Importante ter em mente que a automatização tecnológica em clínicas e consultórios deve ser limitada à gestão do negócio. A automatização do atendimento direto ao paciente, robotizando uma secretaria ou recepcionista, inclusive o auto agendamento de consultas pelo WhatsApp ou pela própria agenda, tira a alma do seu negócio, que é o atendimento humanizado.
Estas são apenas algumas ideias, mas inovar é preciso neste sentido, pois o público busca por garantias de um negócio comprometido com o meio ambiente e com as pessoas.
Gostou das dicas sobre gestão de clínicas e consultórios e as tendências para 2021? Deixe o seu comentário a seguir e compartilhe estas informações em suas redes sociais!
Vantagens da tecnologia no atendimento em clínicas e consultórios
A transformação digital é um caminho sem volta e pode trazer grandes vantagens para a sua clínica ou consultório, se o seu objetivo é se diferenciar no mercado ou impulsionar os seus resultados. Trata-se de um movimento que vem impactando todos os processos de empresa ao redor do mundo – principalmente no atendimento e suporte – e deve integrar ainda mais a rotina das pessoas e também de negócios.
E a sua clínica está preparada? A seguir, veja por que adotar serviços remotos é tão importante e saiba como a transformação digital impacta também a sua vida!
Você sabe o que é a transformação digital?
Nas últimas décadas, as tecnologias, a internet e os meios de comunicação avançaram sem precedentes por todos os países. Trouxeram grandes transformações sociais e econômicas, além de um universo de possibilidades para seus usuários.
Isso não é uma novidade e você mesmo deve estar inserido em uma rotina em que as tecnologias permitem que faça várias coisas ao mesmo tempo. Estas transformações continuam acontecendo e obrigam as empresas a migrarem as suas atividades para os meios digitais. Especialistas dizem que, nos próximos 10 anos, só se manterão no mercado os negócios que se adaptarem aos meios digitais.
E com os consultórios e clínicas não será diferente. Cada vez mais as empresas são impelidas a se reinventarem para estarem presentes neste território em que seus públicos passam a maior parte do tempo.
A transformação digital é caracterizada justamente por mudanças ocorridas nas rotinas de pessoas e empresas por meio dos meios tecnológicos e digitais. Estas transformações também fizeram surgir novos processos, produtos e serviços, novos modelos de empresas, assim como uma nova forma de interação com o público através soluções tecnológica.
Pode-se dizer que o próprio sistema de atendimento remoto Secretárias On-line, por exemplo, é fruto da transformação digital e oferece justamente soluções digitalmente integradas para clínicas e consultórios que desejam também diferenciar o seu atendimento através das novas tecnologias.
Assim, não é novidade dizer que, com um dispositivo com acesso à Internet, é possível pagar contas, marcar consultas médicas, efetivar vendas, estudar, trabalhar, se divertir e interagir com outras pessoas, fazer compras e realizar uma infinidade de tarefas.
Para se ter uma ideia, de acordo com a pesquisa realizada pela Hootsuite e We are Social, o brasileiro passa em média nove horas e vinte nove minutos todos os dias conectado à Internet. Isso é, são 145 dias conectados dos 365 dias do ano.
O Brasil alcançou em 2019 o terceiro lugar em tempo de conexão entre todos os países do mundo. Mas esta marca deve ser maior quando considerados os acessos durante o isolamento social causado pela pandemia de 2020.
Mas como é possível se aproximar ainda mais do seu público através dos meios digitais? O foco deve ser sempre a boa experiência oferecida ao cliente. A assistência virtual no atendimento de pacientes é uma forma de transformar digitalmente as clínicas e consultórios. Além disso, vai ao encontro das necessidades de pessoas que estão sempre conectadas e não têm tempo a perder.
Integrar funções como a personalização do atendimento, o uso de redes socais, aplicativos de mensagens (como o WhatsApp) e outros canais digitais de atendimento, o gerenciamento de prontuários, o banco de dados de pacientes, acesso 24 horas à agenda e gerenciamento e confirmação de consultas faz com que o paciente tenha autonomia e prontidão no seu atendimento, além de tornar todos os processos da clínica ou consultório mais assertivos.
Como a tecnologia contribui para o atendimento em consultórios e clínicas?
A tecnologia trouxe grandes benefícios para a gestão de clínicas e consultórios, principalmente no atendimento ao público. Veja algumas destas vantagens e diferencias do Secretárias On-line:
Mesmo que atendimento seja on-line, por meios das tecnologias digitais, é possível oferecer ao seu paciente uma atenção humanizada e personalizada, contribuindo para a sua boa experiência em todos os momentos.
A tecnologia ajuda a integrar com segurança diferentes etapas do atendimento de clínicas e consultórios: agendamentos e marcações de consultas on-line, gestão de horários, prontuários eletrônicos, confirmações de consultas, etc.
Ter à disposição uma secretária remota para ajudá-lo na gestão do atendimento mais dinâmico e com melhor custo-benefício para a sua clínica ou consultório é uma das principais vantagens do Secretárias On-line. A assistente fica disponível de segunda a sexta das 8 às 21h e aos sábados até às 12h, mas todas as informações de atendimento ficam à sua disposição a qualquer momento.
A confirmação da consulta ocorre através de WhatsApp, SMS, e-mail e outros canais digitais, o que facilita a resposta ágil do cliente, já que ele utiliza estes meios diariamente. O atendimento passa a ser ainda mais integrado com a rotina do seu paciente.
É possível acessar o sistema de atendimento remoto Agenda On-line a qualquer momento – está disponível 24 horas por dia.
As informações dos pacientes e da clínica são armazenadas com segurança.
Criar prontuários on-line com todas as informações do paciente é algo rápido e fácil. Além disso, todas estas informações podem ser acessadas com agilidade e segurança.
A integração do atendimento através do Secretárias On-line permite que você tenha mais poder na sua tomada de decisão, podendo acessar as informações a qualquer momento ou lugar.
Conheça as Soluções Lisieux Secretárias On-line
Que tal ampliar os resultados da sua clínica? Conheça os planos e possibilidades do Secretárias On-line! Além de serviços de secretária remota para consultórios e clínicas de todo o Brasil e sistema de agenda on-line para consultórios, a Lisieux é especializada também em locação de consultórios e treinamento especializado. Teste gratuitamente! Fale com um de nossos consultores!
Saiba mais: Como Administrar o Tempo na Rotina de Uma Clínica
O que achou das novidades da tecnologia e as tendências trazidas pela transformação digital no atendimento de clínicas, consultórios?
Inclusive, deixe um comentário a seguir e compartilhe estas informações em suas redes sociais! Siga a Lisieux Secretárias On-line no Facebook!
4 Formas de Otimizar a Função de Secretária
A função de secretária dentro de um consultório é sempre bem flexível, de acordo com a demanda de cada negócio. Por isso, ao tentar otimizar a rotina dessa profissional, podem surgir dúvidas do que deve ser implementado para melhorar a organização da clínica.
Veja as rotinas e funções que você, como gestor e médico, pode sugerir à secretária para elevar o nível de seu negócio a novos patamares!
Função de secretária — quais pontos você deve prestar atenção?
A tarefa de administrar uma clínica exige uma visão das rotinas e processos que podem ser otimizados para melhor andamento do negócio. E em matéria de gestão, a sua secretária também tem um papel bastante importante para desempenhar.
Afinal, muitas vezes é ela que faz os primeiros contatos, recebe o paciente, passa informações e até realiza outras funções administrativas, como o financeiro.
Tendo isso em vista, é preciso que os processos estejam de acordo com uma melhoria de desempenho, e que gargalos em algumas dessas áreas sejam otimizados.
Mas, como médico e líder, quais os pontos mais comuns na função de secretária que podem ser aprimorados? Confira!
Antes de iniciar com novas ações, é preciso saber que uma das melhores formas de otimizar a função de secretária é oferecer cursos e treinamentos. Assim, ela se aprimora profissionalmente e de forma constante.
Desta forma ela pode se preparar mais tecnicamente em diversas frentes necessárias ao consultório, como:
atendimento presencial especializado ao paciente;
entre outros que você desejar para a clínica.
2. Implemente um software de atendimento
Uma das melhores formas de otimizar as funções de secretária é delegar tarefas que podem tomar muito tempo a um software de atendimento.
Isso pode fazer com que atividades mais cotidianas, como agendamento, atendimento telefônico e repasse de informações, sejam feitas por um programa especializado.
Assim, a recepcionista pode focar nos pontos de melhoria mais importantes na fidelização de clientes, como o atendimento presencial.
3. Defina uma rotina para sua profissional
Aplicar uma rotina no trabalho da colaboradora pode auxiliar para que ela tenha mais produtividade. Isso porque vai se acostumar e agilizar cada vez mais os processos do dia a dia.
Por isso, procure entender como funciona o dia a dia dela e faça algumas perguntas:
como você define as suas prioridades?
há algum processo que podemos fazer diferente e mais rápido?
como gostaria que fosse a rotina no consultório?
A partir das respostas, defina uma nova rotina e teste ao longo das semanas.
4. Delegar mais responsabilidade
A sua colaboradora nunca vai se desenvolver se não realizar coisas novas. Então, para que seja possível otimizar a função de secretária, é preciso que você dê os primeiros passos.
Delegue tarefas desafiadoras de áreas que ela ainda não está familiarizada. O aumento da responsabilidade vai fazer com que ela cresça profissionalmente, tornando-se cada vez mais essencial à equipe e ao consultório.
Ficou curioso para saber mais sobre administração de consultórios e dicas de atendimento? Confira os demais conteúdos no blog do Secretárias Online!
4 Dicas Para Ter a Sua Clínica Médica
O seu sonho é ter uma clínica médica própria? Muitos profissionais, além de atuar na área da saúde, também possuem uma veia empreendedora muito forte. Se você é um deles, precisa começar a entender mais sobre administração de negócios hoje mesmo!
Confira as dicas para abrir uma clínica médica de sucesso
Veja as nossas dicas do que fazer para você que deseja começar o quanto antes e abrir a sua própria clínica médica!
1. Analise o mercado e o público-alvo
A área da medicina é um segmento muito concorrido no Brasil. Afinal, todos os anos vemos o curso entre os mais procurados pelos vestibulandos. Com a grande quantidade de médicos que desejam ser empreendedores, é preciso se planejar muito para ter uma clínica médica de sucesso.
Antes de iniciar qualquer negócio, é importante fazer uma extensa pesquisa de mercado e do perfil de público que você deseja atender. Isso inclui alguns pontos essenciais:
estudar o mercado local;
quantificar as clínicas médicas, as populares e o atendimento pelo SUS, bem como a demanda de pacientes para cada uma delas;
definir o modelo de clínica que deseja criar;
analisar a sua capacidade de investimento no negócio;
pesquisar o público, a quantidade de atendimentos realizados e os preços que são praticados na modalidade que você escolheu atuar;
conhecer os fornecedores, preços praticados e a qualidade do material oferecido;
estudar o posicionamento de sua concorrência perante o público.
Com essas informações em mente, monte o seu plano de negócios, que deve conter todas as informações do posicionamento de sua nova empresa.
2. Escolha uma localização ideal
O ramo da saúde é um mercado lucrativo para quem sabe investir bem e estudar oportunidades. Por isso, antes de definir o local de sua clínica médica, conheça os seguintes fatores:
densidade populacional da região desejada;
perfil do público local e se ele é ideal para os serviços que você vai oferecer;
concorrentes próximos;
facilidade de acesso e deslocamento;
segurança e reputação da localidade.
3. Esteja em dia com as exigências legais
Como você deve imaginar, há diversas normas que regem a construção e a operação de uma clínica médica.
Por isso, enquanto você se dedica a assuntos administrativos, precisará da ajuda de um contador ou profissional para cuidar dos registros, alvarás e dados legais necessários para que você possa começar o negócio.
Muito mais do que isso, é preciso que você esteja familiarizado com as diversas normas técnicas da ABNT que regem a operação de um consultório. Elas determinam o procedimento desde a coleta de resíduos de estabelecimentos de saúde à instalação elétrica.
É preciso ter clareza de que você precisará ter capital até que seu negócio consiga gerar lucro o suficiente para se manter. Em uma clínica médica, esses custos podem ser:
construção e mobília do imóvel;
estoques de materiais;
gastos com equipe;
materiais de administração, como computadores e móveis de escritório;
ferramentas de automação de atendimento ao paciente;
Esses são somente os passos iniciais. Por isso, continue aprendendo mais sobre administração de consultórios no blog do Secretárias Online e não desista do seu sonho!
Motivos para Utilizar um Sistema de Agendamento Online
Você já pensou o quanto um sistema de agendamento online pode fazer a diferença nos processos de sua clínica? Isso porque, na maioria das vezes, são mudanças simples que geram os maiores resultados.
Por isso, neste artigo, vamos tratar sobre as vantagens de ter uma agenda nesse formato e quais as características dos sistemas do Secretárias Online!
Afinal, como funciona um sistema de agendamento online?
O sistema de agendamento online, ou simplesmente, agenda online, foi criado para agilizar os processos de organização de atendimento de um consultório.
Afinal, o fluxo diário de pessoas, os horários, documentos e atendimentos presenciais podem sobrecarregar uma secretária.
Desta forma, para facilitar o gerenciamento de dados e proporcionar uma recepção presencial de qualidade, uma ferramenta segura — que facilita o dia a dia — é essencial.
Ela funciona como uma plataforma em que é possível:
fazer o agendamento de horários de forma personalizada (o cliente escolhe a formatação da agenda);
ter acesso remoto, o que significa que sua secretária pode ingressar no sistema a qualquer momento com uma senha exclusiva — ela consegue bloquear horários, fazer agendamentos e retornos ou cancelar consultas;
realizar o backup de dados para a segurança das informações dos pacientes;
ingressar de qualquer aparelho, sendo no celular, computador ou tablet, de modo online e 24 horas por dia;
confirmar a consulta ao paciente na hora do agendamento e fazer a programação de lembretes por e-mail e WhatsApp um dia antes da data marcada;
criar automaticamente um prontuário online para você registrar informações privativas dos seus pacientes, enquanto faz as consultas de maneira organizada e mais segura. Assim, não corre o risco da informação se perder em arquivos ou acidentes em sua clínica!
Além das funcionalidades, veja como o processo de atendimento pode ser turbinado com esse sistema!
Motivos para adotar uma agenda online em sua clínica hoje mesmo!
Adotar um sistema de agendamento online vai otimizar muito mais na sua organização. Veja o efeito cascata de melhoria de processos de atendimento e administrativos!
Modernização do consultório e segurança de dados
O mundo está mudando e se tornando cada vez mais digital. Por isso, contar com tecnologias, como um sistema de agendamento online, é essencial para quem deseja se adaptar o quanto antes.
Além disso, os dados de seu paciente estarão à salvo, longe dos arquivos físicos que podem se perder ou sofrer com a ação de algum acidente (incêndio, vazamentos, etc).
Com o Secretárias Online, você também pode fazer o backup de dados na hora que quiser. Ou seja, pode salvá-los em múltiplas máquinas e eliminar a chance de se perderem!
Integração da equipe e atendimento mais ágil
Com um sistema online compartilhado entre a equipe, fica muito mais fácil organizar o dia de trabalho e se preparar com antecedência para as consultas!
Tenha um time mais coeso e ágil, sempre preparado com um sorriso no rosto para receber o paciente!
Lembretes para acabar com as faltas
Ao realizar um agendamento, o paciente recebe via SMS e e-mail solicitando a confirmação e os dados necessários para o dia da consulta. E para refrescar a memória, um dia antes da data marcada ele recebe uma mensagem relembrando do compromisso.
Isso contribui muito para melhorar a taxa de comparecimento e oferece a oportunidade do paciente avisar com antecedência se não puder comparecer!
Conheça mais sobre os nossos serviços e confira as dicas de administração de clínicas no blog do Secretárias Online!