Entenda o impacto da LGPD para a gestão de documentos do RH | Vida Moderna
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23 de julho de 2019 Modified date: 23 de julho de 2019
Por Carlos Alberto Ferraiuolo *
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) tem nova data para entrar em vigor: dezembro de 2020 – anteriormente o prazo era agosto do mesmo ano. A nova lei define como as empresas devem tratar os dados de funcionários e de clientes, garantindo mais privacidade e direitos aos titulares dos dados como acesso, correção, eliminação, portabilidade e revogação de consentimento.
As multas previstas para o descumprimento das normas da LGPD variam de 2% do faturamento bruto até R$ 50 milhões por infração.
Eliana Fialho Herzog, advogada coordenadora do Comitê Especial da LGPD da Federasul (Federação de Entidades Empresariais do Rio Grande do Sul) aconselha o RH a iniciar a adequação à LGPD com a catalogação dos ativos (de dados) mantidos pela empresa, identificando os dados pessoais disponíveis e a real necessidade de guarda e tratamento desses dados, avaliando quais podem ser enquadrados na categoria de sensíveis.
– Quais são os dados armazenados atualmente
– Quais são os dados que devem ser legalmente mantidos – para atendimento do eSocial, por exemplo
– Quais são os dados imprescindíveis ao desenvolvimento da atividade laboral – formação, registro profissional, certidões negativas etc.
– Por quanto tempo será necessário manter esses dados armazenados
– Como proteger os dados armazenados
– Quais são os dados disponíveis e que podem ser descartados
– Quais são os dados que devem ser mantidos e dependem de autorização do colaborador titular para armazenamento e tratamento
Nesse caso, devem ser incluídas cláusulas específicas nos contratos de trabalho onde o funcionário concorda com o tratamento que será dado aos seus dados pessoais para uma determinada finalidade – no caso inclusão no plano de saúde corporativo.
E o contrato entre a empresa e a operadora de saúde também deve ser revisto, de modo a garantir a conformidade com a LGPD. O fornecedor deve incluir as suas obrigações de proteção de dados no contrato para refletir os novos requisitos de segurança.
A nova Política de Governança precisa contar com regras de acesso aos dados bem definidas. Os funcionários responsáveis pela folha de pagamento, por exemplo, devem ter acesso a quais informações? Quais informações poderão ser consultadas pelos médicos do trabalho?
Essa graduação de escala de acesso pode ser implantada via regras de permissão nas senhas disponibilizadas para acessar o sistema de gestão de documentos.
E, finalmente, não podemos esquecer do elemento humano: nenhuma tecnologia será capaz de impedir que um funcionário perca um arquivo de pessoal em cópia impressa, esqueça um documento na máquina copiadora ou reenvie uma cadeia de e-mail que contenha dados sensíveis em alguma de suas mensagens.
A solução? Treinamento e conscientização de todos os funcionários da empresa e também a implantação de um processo para notificação imediata em caso de suspeita de qualquer violação às normas da LGPD.
* Carlos Alberto Ferraiuolo – Diretor de Tecnologia e Inovação da Access
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da Redação - 23 de julho de 2021 0
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