A gestão da informação organiza e controla os dados, físicos ou digitais, garantindo a integridade das informações para a tomada de decisões estratégicas.
A Gestão da Informação nas empresas é definida pelo controle e pelos processos que organizam e compartilham dados – sejam eles digitais ou físicos.
Em um mundo cada vez mais globalizado e com conceitos como big data – que nada mais é do que a análise e interpretação de um grande volume de dados – já fazendo parte da rotina de empresas e instituições, uma gestão da informação eficiente é fundamental.
É indispensável que a empresa facilite a organização e o acesso aos dados para que eles possam ser transformados em inteligência competitiva, com informações que auxiliam nas tomadas de decisão.
Não existe uma carreira específica quando falamos em gestão de informação. Os profissionais podem ser de áreas distintas, desde que tenham familiaridade com tecnologia.
Isso porque o uso de sistemas auxilia todo o trabalho, permite a fácil disponibilização do material além de permitir também um melhor fluxo de comunicação.
A Integrasul oferece produtos específicos para este fim, visando não só o gerenciamento de informação, mas definindo também os níveis de confidencialidade e políticas de segurança dos dados.
Neste artigo você vai conhecer as etapas essenciais para uma gestão da informação eficiente na sua empresa, organizando e garantindo a disponibilidade dos dados para embasar as decisões estratégicas.
Etapas para uma Gestão da Informação eficiente.
Para a gestão da informação nas empresas não existem regras restritas, mas sim algumas etapas de processamento que devem ser seguidas.
A metodologia você poderá definir ou adequar conforme a realidade da sua empresa, mas é importante que essas etapas sejam cumpridas.
Período inicial em que acontece a busca por informações de acordo com a necessidade. É o momento de filtrar o que é relevante ou não, o que deve ser considerado e o que pode ser dispensado.
Nesta etapa, agrupam-se as informações de acordo com características e escala de importância e prioridade. Você pode usar o método ou o critério que fizer mais sentido para a realidade da sua empresa, desde que fique claro e lógico para todos.
Etapa na qual o profissional responsável pela gestão da informação processa os dados para facilitar o uso, a compreensão, a interpretação e a disseminação da informação.
Na penúltima etapa (se necessário, caso a informação não seja de uso imediato) da gestão da informação, utilizam-se técnicas e estratégias para facilitar e aperfeiçoar o armazenamento dos arquivos.
Consiste, basicamente, em disseminar a informação de modo fácil, prático e no momento certo. Aqui, também, é onde se aplicam as medidas de proteção e segurança no compartilhamento dos dados.
O modo de trabalho na gestão de informação nas empresas é influenciado diretamente pela quantidade de registros a serem gerenciados.
No entanto, pode ser definido como um trabalho no qual é necessário identificar quais são as informações relevantes, mapeá-las e organizá-las na melhor forma possível para o uso e interpretação.
Uma boa gestão da informação permite que um negócio utilize seus dados de forma estratégica, otimizando resultados, aumentando sua competitividade e estando sempre um passo a frente.
Este é o motivo pelo qual a necessidade da gestão de informação dentro das empresas se faz tão necessário.