Todos os semestres, a Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) fixa a relação de prováveis formandos do período nos murais dos postos avançados. Quem não encontrar seu nome na lista, deve entrar em contato com o coordenador de graduação para verificar o motivo da ausência.
A solicitação da emissão ou registro do diploma deve ser feita na Secretaria de Comunicação Administrativa (SCA), no térreo do prédio da Reitoria, nas datas definidas no calendário letivo. O estudante deve preencher um formulário, conferir os dados do espelho do diploma e verificar se há débito de documentação.
Nos casos de dupla habilitação, não é necessário fazer duas solicitações. A descrição da conclusão será averbada no verso do diploma. A regra, porém, não vale para o estudante que tiver mais de um grau de formação. O bacharelado e a licenciatura devem vir em diplomas distintos.
Para garantir a entrega da declaração de conclusão, o aluno não deve ter débito junto à Biblioteca Central (BCE), à Casa do Estudante Universitário (CEU) e a laboratórios e órgãos que emprestem equipamentos.