6 dicas para melhorar o controle das finanças de condomínio - Blog Group Software
6 dicas para melhorar o controle das finanças de condomínio
Gerir as finanças de condomínio é uma tarefa que requer planejamento e controle constante, pois quando não é executada corretamente afeta a eficiência operacional do trabalho da administradora, comprometendo a continuidade do negócio em curto e médio prazo.
Vários gestores só percebem o problema quando a situação já está no vermelho e acabam tendo um trabalho enorme para estabilizar as contas.
Por isso, é fundamental trabalhar com mecanismos que façam o suporte necessário à gestão do condomínio, que engloba automatização de processos, controle de inadimplência, acompanhamento de receita, entre outros.
Se você tem interesse em melhorar a gestão orçamentária do condomínio, mas não sabe como fazer isso, continue a leitura deste artigo. Nele explicamos o que você precisa saber!
Qual a importância do controle de finanças?
A sobrevivência de uma administradora de condomínios está diretamente ligada à sua gestão e não é para menos. Afinal, sem o controle das finanças, é possível que todo o funcionamento do local entre em colapso.
É praticamente impossível não acompanhar o fluxo de caixa e fazer, ao mesmo tempo, uma boa gestão do condomínio. Esse controle permite avaliar as principais despesas, a inadimplência e, até mesmo, o planejamento orçamentário a longo prazo.
A administração de condomínios demanda um acompanhamento de perto dos principais indicadores financeiros, caso contrário, a administradora em questão está passível de diversos problemas futuros, inclusive a incapacidade de oferecer serviços básicos.
Além disso, outra questão de extrema importância é a gestão de processos, ou seja, compliance. E a melhor maneira para garantir que isso aconteça é ter ciência de toda a finança e, assim, apresentá-la de maneira transparente para os condôminos.
Como melhorar o controle das finanças do condomínio?
Fazer a gestão de um condomínio nem sempre é uma tarefa fácil, entretanto, acompanhar de perto as finanças é um importante passo para que essa gestão seja eficiente.
Confira abaixo algumas práticas que podem ser grandes aliadas para a eficiência desse monitoramento financeiro, auxiliando o administrador a fazer essa gestão.
Siga a previsão orçamentária definida
Elaborar a previsão orçamentária do condomínio é uma tarefa que, apesar de tomar tempo, só traz benefícios para o processo de gestão. Porém, no decorrer do ano, pode acabar sendo deixada de lado por alguns gestores.
Um dos motivos que levam as administradoras a perder o controle das contas é esquecer do planejamento feito e gastar mais do que o previsto. Isso pode acontecer tanto pela falta da organização das informações quanto pela negligência do gestor.
Então, acompanhe de perto quais são as principais entradas e saídas e evite que fujam do planejamento realizado, pois isso pode afetar os compromissos dos próximos meses e abalar por completo a estrutura de caixa do condomínio.
Mantenha um controle dos gastos do condomínio
É importante executar as tarefas necessárias para o bom funcionamento do condomínio e manter a excelência dos serviços prestados, mas os gastos não podem ser descontrolados, senão o condomínio corre o risco de ficar sem dinheiro.
Os gastos devem ser controlados de forma organizada, transparente e de acordo com o planejamento. Lembrando que esse tipo de prática é de extrema importância, afinal, é fundamental garantir a comunicação da sua gestão com os moradores, o que facilita o processo de prestação de contas.
Esse controle costuma ser feito por meio de planilhas, mas é recomendado o uso de um software de gestão de condomínios para potencializar a eficiência da sua administradora. Soluções tecnológicas estão aqui para garantir a eficácia do controle de finanças.
Organize os documentos do condomínio
Organização é essencial. Quando falamos de gestão financeira, a prática de manter documentos organizados é indispensável e pode prevenir que as contas fiquem negativas.
O fluxo de utilização de documentos na administração de um condomínio é alto, por isso é importante que você possua um sistema que mantenha todos os arquivos organizados e garanta o acesso aos dados de forma rápida e segura.
Fique atendo à inadimplência
Em tempos de instabilidade econômica no país, os índices de inadimplência naturalmente aumentam. Isso causa um impacto negativo no controle financeiro e é necessário ficar atento, buscando maneiras de driblar o prejuízo.
Faça uma análise do quanto os valores devidos ao condomínio estão impactando no fechamento das contas e trace um plano para recuperar esses valores.
Algumas tecnologias permitem acompanhar automaticamente a inadimplência e buscar diretamente os devedores para liquidar suas dívidas. Quanto melhor for o controle, melhor será o fluxo de caixa.
Busque a automatização de processos
Nenhuma administração de condomínios está imune aos gargalos nos processos, podendo afetar diretamente o controle das suas finanças. Por isso, busque maneiras de identificar os entraves e fazer com que sejam eliminados, consequentemente otimizando o fluxo do condomínio.
Assim como outros pontos aqui levantados, as tecnologias são grandes parceiras para otimização de tempo e dos processos, desde os mais simples, como automatização de comprovante de pagamentos, ao controle de devedores.
Integre os processos com um software
O processo de organizar as finanças do condomínio requer o cumprimento de várias etapas e englobam vários setores. Perder o fluxo do processo gera mais dor de cabeça e tempo perdido.
Hoje existem softwares especializados para a gestão de condomínios e aplicativos para comunicação com clientes que auxiliam o gestor tanto no momento de equilibrar as finanças quanto na rotina de administração diária. Saiba identificar as melhores empresas do mercado que oferecem essa solução e como ela poderá otimizar a gestão financeira dos condomínios que você administra.
Nada mais importante para a manutenção e sobrevivência da eficiência operacional de um condomínio do que garantir a gestão, já que o controle de finanças está nos requisitos básicos para o administrador do condomínio.
Assim, contar com tecnologias e inovação que possibilitam executar com eficiência tal tarefa pode ser um grande avanço, principalmente quando se trata de software e outras soluções tecnológicas.
Aproveite que entendeu bem como fazer o controle de finanças do condomínios, baixe nosso checklist de controle financeiro para administradores de condomínios!