Você sabe como é fundamental poder localizá-los o mais rapidamente possível, especialmente frente à constatação de um erro ou mesmo diante de uma solicitação da Receita Federal. Afinal, existe uma obrigatoriedade de esses documentos fiscais ficarem armazenados por um período de cinco anos.
Neste post, vamos relembrar os principais tipos de notas fiscais e respectivos documentos auxiliares e apresentar soluções para você não se perder entre eles:
1. A Nota Fiscal Eletrônica
Trata-se do modelo mais comum de Nota Fiscal eletrônica (NFe) e seu uso é exclusivo para transações de compra e venda de produtos físicos. Ela pode ser utilizada tanto nas lojas de comércio como nas lojas virtuais (e-commerce).
A NFe substituiu os antigos modelos de papel (1 e 1-A). Seu uso estende-se a transações de importação e exportação, de comércio interestadual e, ainda, à operação de transferência de mercadorias entre estoques de uma mesma empresa.
Os requisitos para usar a NFe
Para utilizar a NFe, é preciso ter uma autorização para emissão da NFe concedida pela Receita Federal, contendo assinatura digital do responsável cadastrada no sistema para que a solicitação tenha validade jurídica.
Para isso, as empresas precisam adquirir o Certificado Digital e fazer o cadastro na SEFAZ (Secretaria Estadual da Fazenda) do estado onde estão localizadas. Somente assim, conseguirão liberar a autorização para a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Sobre as NFes incidem impostos estaduais e federais (ICMS, IPI etc.)
2. A Nota Fiscal de Serviços eletrônica
A NFSe é uma nota fiscal eletrônica (NFe) destinada às transações de prestação de serviços (S).
Na área dos escritórios de contabilidade, a NFSe é a nota fiscal que deve ser utilizada, bem como no caso de todas as demais consultorias para quaisquer tipos de empresas.
Além de impostos estaduais e federais, sobre as NFSe incide o ISS (Imposto sobre Serviços) devido aos municípios.
3. A Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica
Trata-se do cupom fiscal que é gerado na hora para o consumidor. Se for para operação de compra de produtos, equivale à NFe e, caso seja para operação de compra de um serviço, tem o mesmo valor fiscal da NFSe.
O cupom fiscal é totalmente digital e contém todas as informações necessárias sobre a transação comercial. Como as demais notas fiscais eletrônicas, a NFCe também fica armazenada no banco de dados da Receita Fiscal e pode ser recebida via e-mail ou impressa no cupom pelo fornecedor.
4. A NFe conjugada
Quando uma empresa comercializa produtos e presta serviços simultaneamente, é obrigada a utilizar a NFe conjugada. Esse é o caso, por exemplo, das oficinas mecânicas, que vendem autopeças e fazem a instalação.
Nesse tipo de NFe, incidirão tanto os impostos federais e estaduais como o ISS devido aos Municípios.
5. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) é uma representação impressa e simplificada das notas fiscais eletrônicas e é usado geralmente para o transporte de mercadorias e eventuais fiscalizações durante o trajeto.
Ele não possui valor fiscal e, portanto, não precisa ser arquivado. Sua informação mais relevante é a chave da nota fiscal eletrônica, composta por 44 algarismos. Somente com essa chave, é possível conferir a autenticidade da NFe e baixar o XML.
6. O arquivo XML
Quando falamos em baixar XML, estamos nos referindo a fazer o download do arquivo da nota fiscal eletrônica, seja ela de que tipo for.
O arquivo XML tem um formato padrão para todos os estados e o Distrito Federal. Ele lembra o layout das notas fiscais antigas, porém com aprimoramento.
A forma de acessar as NFes
O SEBRAE mantém um emissor gratuito de notas fiscais eletrônicas, que até o ano passado era mantido pela SEFAZ-SP. Somente por emissores ou processadores de notas fiscais eletrônicas é possível acessar e baixar os arquivos XML.
No caso de grandes volumes de processamento, o próprio Ministério da Fazenda não indica o uso do emissor gratuito, mas sim de fornecedores idôneos do mercado.
Ficou mais clara a diferenciação entre os tipos de notas fiscais e o que significam o DANFe e XML? Se você tem dúvidas sobre a consulta de NFe e encontra dificuldades nisso, acesse o Arquivei.com.br e conheça nosso sistema de consulta e download de notas fiscais e CTes.
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