Como a tecnologia pode ajudar na gestão dos contratos de empreitada - Sienge
30 de novembro 2018| 9 min. de leitura
Antes de começarmos a mostrar para você leitor como a tecnologia pode ajudar nos contratos de empreitada, é preciso saber a importância do mesmo ser feito de forma correta. O contrato é o ajuste para execução de uma obra, tendo um registro formal com finalidade de regular a execução de uma obra ou serviço especializado da Construção Civil.
É o documento em que uma das partes (o empreiteiro), mediante remuneração paga pelo contratante, tem como obrigação realizar determinada obra ou serviço da Construção Civil. Por meio da gestão desses documentos, é possível garantir que os aspectos técnicos, financeiros e jurídicos do negócio sejam formalizados e transcorra da forma prevista.
Trata-se de um trabalho que engloba todo o ciclo de vida de um contrato: pré-contratação, negociação, pré-execução, execução e entrega da obra. Por exigir alguns cuidados, a tecnologia como ferramenta ajuda na melhor observação da gestão.
Ela irá proporcionar ao profissional a funcionalidade na gestão, visando mais facilidade em todas as peculiaridades que um empreiteiro pode apresentar. Quando bem gerenciado resulta em grandes vantagens, podendo reduzir custos, ganho de tempo e qualidade nas atividades desenvolvidas para construtoras e incorporadoras.
Continue a leitura e não perca o conteúdo prático e reduzido que separamos para que você entenda como um software ou solução tecnológica é essencial para melhorar a gestão da empreiteira.
Empresas buscam por Soluções
As empresas costumam procurar modelos e metodologias para organização do ambiente operacional através de reuniões, projetos e comitês. A partir destas surge a premissa de "Quantos projetos você já viu fracassar?" mas, por que fracassaram?
E nestas surgem os debates de como fazer algo para mudar isso. Qual modelo adotar?
Percebemos que esta discussão, na maioria das vezes, ocorre com pouco embasamento teórico e quase nenhum senso prático. Como consequência, pendências e desentendimentos começam a surgir, contribuindo para a frustração dos participantes.
Os fatores que geralmente limitam a melhoria dos processos são:
Limite de conhecimento e habilidades dos profissionais;
Receio de perdas durante e após a mudança;
Dificuldade de comunicação entre as partes relacionadas e dificuldade de romper interesses internos;
Dificuldade para adaptar as ferramentas, sobretudo os sistemas;
As empresas que buscam por mudanças, tem este cenário bastante definido quando se trata de adaptação de sistemas. Em contra partida, segundo a Associação Nacional dos Gestores de Contratos (ANGC), em 2010, durante uma pesquisa mais de 63% das empresas investiram em softwares. Todas buscando a otimização dos processos.
Estas organizações conseguiram atingir altos níveis de ganho em produtividade e qualidade com a tecnologia envolvida. Portanto ao analisar os projetos de mudança operacional, as empresas não devem ter um limitante de melhoria para o seu negócio e sim um agente de evolução.
Vantagens da Tecnologia nos contratos de empreitada
Ficou claro que ao adquirir um software especializado no segmento de Construção Civil irá lhe oferecer grandes benefícios em sua gestão.
Mas como a tecnologia pode te ajudar nos contratos de empreitada?
Inúmeras atividades derivadas dos contratos faz sua gestão ser mais complexa. Por exemplo, controle de medições, emissão de boletos, cálculos de juros e aplicação de reajustes. Automaticamente isso aumenta a carga de responsabilidade dos profissionais que acumulam funções administrativas e gerenciais.
Essas atividades que derivam dos contratos de venda, depende de vários setores que terão acesso às informações para controle como: engenharia, RH, comercial, qualidade, contabilidade e diretoria. Todos com controle de suas atividades dentro do software.
As empresas já entenderam que quanto mais eficaz é a gestão de contratos, menor o risco de prejuízos de ordem financeira e operação. Entenda no que o software ajuda a facilitar o gerenciamento do ciclo de vida do contrato:
É possível ter o controle de orçamentos, cálculos precisos e em escala e reduzir custos de forma muito mais simples. A tecnologia oferece informações confiáveis e garantidas em relação a riscos, dando visão ampla para o planejamento da sua construtora ou incorporadora.
Por exemplo, controle de medição e cálculos precisos, são feitos de forma automática, poupando tempo de trabalho manual dos profissionais.
A ferramenta possibilita maior velocidade de soluções entre os trabalhadores, oferecendo acessibilidade onde quer que estejam.
Os profissionais disponibilizam da ferramenta de qualquer lugar que estão situados e também possuem acesso por dispositivos móveis. Assim se um funcionário está em outra cidade, ele poderá utilizar o software a qualquer tempo, trabalhando ou solucionando algum problema necessário em contratos de empreitada.
A Construction Dive, canal voltado para a Construção Civil, tem ouvido muitos líderes do setor e das empresas de tecnologia.
A tecnologia está melhorando a produtividade e a precisão nas construções. Quase 93% dos contratados usam smartphones no canteiro de obras e cerca de 65% usam tablets.
Com o controle totalmente automatizado dos contratos, catástrofes podem ser asseguradas com cópias em ambiente digital seguro. Oferecem maior credibilidade ao usuário, pois estes são protegidos por protocolos de segurança de última geração.
A padronização e centralização das informações promovidas pela gestão eletrônica dos contratos, resultam no controle de prazos, pagamentos e valores. Além disso, permitem o acompanhamento dos eventos pactuados por meio do envio de alertas sobre validade, vencimentos e atrasos.
Assim, a ferramenta de gestão ajuda a corrigir imprevistos, como por exemplo, renovações de contratos de empreitada com cláusulas desvantajosas por falta de controle sobre prazos, e a captação de ganhos.
Mas como este gerenciamento pode ser feito? Através da aplicação do conceito de Workflow.
Workflow (fluxo de trabalho, na tradução do inglês para o português) é uma sequência de passos necessários para automatizar processos, por meio de um software. Este de gestão (ERP) organiza a sequência das atividades, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo ser transmitidos de uma pessoa para outra.
Em tese, o workflow pode ser organizado também de forma manual, mas atualmente é muito utilizado no contexto das tecnologias de informação. De maneira geral, a tecnologia garante a comunicação e troca de informações entre diferentes departamentos envolvidos.
Para entender é simples. Uma vez que todas as atividades da empresa são planejadas e controladas, e a comunicação entre departamentos fica mais eficiente, consequentemente o fluxo de trabalho da empresa melhora.
Como vimos durante todo esse conteúdo a tecnologia pode ajudar seus contratos de empreitada eliminando fases em todo o processo. Assim, reduzindo custos e tempo para a empresa, bem como assegurando todas as etapas. Com isso, ganha-se muito mais eficiência e aumenta a produtividade da empresa.
Entendeu o que é Workflow? Você gostaria de incorporar essa tecnologia aos processos da sua empresa?
Este processo é importante e deve ser analisado por profissionais que estão alinhados com as atuais tendências de gestão de negócios, de forma abrangente e ampla através do BPM. BPM é a abreviação de Business Process Management, que traduzido para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócio.
É um sistema tecnológico que além da automação de processos, possibilita um detalhado mapeamento de informações importantes. Com este mapa em mãos, o gestor pode analisar mais profundamente os processos da empresa e elaborar um plano de ação para que eventuais melhorias possam ser realizadas.
Agora queremos saber o que você achou. A Sienge te ajudou a entender como a tecnologia é importante no processo de contratos de empreitada? Curta e comente aqui a sua experiência, seja ela manual ou através de tecnologias. Estamos curiosos para saber qual maneira você utiliza em seus processos de contratos.