Como Fazer Um Cronograma Efetivo Em 6 Passos Práticos
Série Como Fazer Como Fazer Um Cronograma Efetivo Em 6 Passos Práticos
Aprenda como fazer um cronograma e otimize o seu tempo dentro da empresa, os benefícios do cronograma serão imediatos para você e para a empresa!
Quer aprender como fazer um cronograma e administrar melhor o seu tempo? Confira como fazer um cronograma aqui!
Você sabe quanto tempo gasta com a execução das atividades no seu serviço ou empresa? Se a sua resposta é negativa, muito provavelmente há um sinal de desorganização no seu desempenho, o que em algum momento irá aparecer por meio de resultados que estão abaixo da sua expectativa.
Saber usar o tempo a seu favor é essencial para conseguir obter sucesso nas tarefas do dia a dia, evitando que elas se acumulem e ocasionem em mais trabalho.
Atualmente é possível encontrar diversas ferramentas que foram desenvolvidas especialmente para as pessoas conseguirem gerenciar o tempo que gastam com a execução de uma atividade ou projeto.
Entre as ferramentas criadas está o famoso cronograma, o qual se caracteriza por ser uma espécie de documento em que as tarefas são organizadas de forma detalhada.
O cronograma é um dos métodos mais utilizados por profissionais e empresas que precisam otimizar o seu tempo, o que se deve à praticidade que ele traz e a facilidade com que pode ser construído.
Você mesmo pode gerenciar o seu tempo, basta criar o seu próprio cronograma, adaptando-o às necessidades das suas atividades.
Raramente você encontrará uma empresa bem sucedida que não tenha um cronograma, a única diferença é que costuma ser mais elaborado e complexo do que o utilizado por uma pessoa para se organizar. Normalmente esse cronograma se dá através do plano de negócios.
Está com dificuldades para fazer seu próprio cronograma e conseguir gerenciar melhor o seu tempo? Sem problemas, nós ajudamos! Criamos esse texto especialmente para ensinar tudo que você precisa saber sobre como fazer um cronograma. Aproveite!
Para ter condições de gerenciar o seu tempo com mais praticidade, a primeira coisa a se fazer é entender o que é de fato um cronograma.
Pois bem, esta ferramenta se caracteriza por ser um documento que tem a função de promover a gestão das atividades ou projetos, que normalmente são elaborados em formato de tabela, disponibilizando as tarefas diárias ou semanais de forma organizada.
O cronograma é definido como uma representação gráfica do tempo que é gasto para que seja possível executar um projeto ou atividade, em que todos os seus detalhes são evidenciados de forma clara, mostrando o tempo que tem que ser investido na prática de cada etapa.
Também, deve-se fazer um cronograma com determinado objetivo, sempre o seguindo. Por exemplo, fazer um cronograma para realizar X atividades até tal horário e, após esse horário, sobrar X tempo livre para isso e aquilo.
Estabeleça objetivos, eles são a chave para um cronograma bem sucedido e fazer com que você se motive para executá-lo exatamente como planejado.
O auxílio que o cronograma presta para as empresas ou profissionais é muito funcional, trazendo benefícios que influem diretamente nos resultados finais das tarefas. Esta ferramenta é muito democrática, podendo ser usada para todos os tipos de atividade.
Por Que Fazer Um Cronograma?
Você ainda não usa o cronograma nas suas atividades? Saiba que o seu rendimento pode estar sendo comprometido por esta falha, e acredite, é tão simples de se fazer e o resultado é tão evidente que você se culpará por não utilizá-lo até então.
Sem dúvidas existem diversos motivos que incentivam o uso do cronograma, o primeiro deles é o fato desta ferramenta trazer muita organização, uma vez que divide todas as tarefas e determina o tempo que tem que ser investido em cada etapa.
Dessa maneira a pessoa que usa o cronograma tende a ter mais disciplina na hora de executar as suas tarefas, evitando a procrastinação, que é o ato de adiar a prática das atividades, o que faz com que o trabalho acabe acumulando, gerando atrasos e inúmeros transtornos.
Claro, quando você estabelecer o período que será gasto em cada tarefa no seu cronograma precisa ter bom senso, caso contrário irá ficar frustrado por não conseguir completar as tarefas.
Você rapidamente perceberá que muitas vezes você procrastinava parte do tempo, caindo a produção, mas não se preocupe, com o cronograma conseguirá resolver esse problema, desde que tenha força de vontade, é claro!
6 Passos de Como Fazer Um Cronograma Efetivo
Você precisa urgentemente aprender a otimizar o seu tempo para obter melhores resultados nas suas atividades?
A solução para os seus problemas é construir um cronograma, com isso irá obter mais organização e diversos benefícios para o seu trabalho. Acompanhe abaixo como fazer um cronograma:
1- Determine as Tarefas Que Serão Executadas no Cronograma
Antes de qualquer coisa, para construir o cronograma é preciso começar determinando qual será a tarefa executada, este parece ser um detalhe simples, mas que é um ponto importantíssimo para o desdobramento do restante da elaboração da planilha e que garante que ela realmente traga praticidade para o seu trabalho.
Portanto, estabeleça qual é a sua prioridade do momento, o ideal é escolher as atividades que tenham emergência em ser executadas.
É preciso fazer um cronograma (estabelecer horário e período para cumprir) para cada tarefa, pois do contrário a tendência é que você "invada" as próximas tarefas com a anterior, ou seja, atrase e utilize do tempo da próxima.
2- Escolha Um Programa Para Fazer o Cronograma
O cronograma é composto por tabelas, por isso você vai precisar de um programa de computador específico parar criar este documento.
O cronograma até poderia ser feito manualmente, mas isto daria mais trabalho, sendo indicado optar pelas plataformas eletrônicas que trazem mais agilidade para coletar e gerenciar os dados ao administrar o tempo gasto em cada etapa da atividade.
Além disso, ao fazer manualmente ficará mais difícil de alterar as tarefas com o decorrer do tempo, de acordo com a necessidade de prioridades, por isso o ideal é utilizar um software.
Hoje em dia é possível encontrar vários programas que podem ser usados para construir um cronograma de forma rápida e fácil. Uma das plataformas mais usadas é o Excel, que pertence ao pacote Office da Microsoft.
Considerado moderno e ao mesmo tempo fácil de mexer, permite que o usuário possa navegar, mesmo sem dominar o uso de todas as funções. Outras opções de programas para fazer um cronograma são o BR Office e Open Office.
3- Defina as Fases da Tarefa no Cronograma
Já escolheu a tarefa que será administrada por meio do cronograma? Agora é necessário definir quais serão as fases que irão compô-la.
Neste caso, é importante compreender que quanto mais fases a atividade tiver, mais bem organizada ela será, uma vez que você poderá saber com exatidão o tempo que deve gastar com cada ponto da tarefa, o que aumenta as chances de obter bons resultados e reduzir as possibilidades de erros e de procrastinação.
Para definir as fases da tarefa que será estruturada no cronograma, você pode começar seguindo um esquema básica como.
Por exemplo, quando iniciar o planejamento da atividade, o processo de tomada de decisões, além de elencar o tempo de duração ideal de cada etapa, que pode variar de acordo com o nível de complexidade delas.
O ideal é acrescentar pelo menos 20% do tempo que você estabelecer para cada tarefa, pois, normalmente, tem-se o costume de achar que a tarefa pode ser executada em menos tempo do que realmente é, então siga essa regra, caso contrário você não conseguirá cumprir as tarefas e acabará por tornar inútil o cronograma.
4- Construa o Cronograma
Após fazer as definições de todas as etapas da atividade que será executada é preciso começar a construir o cronograma.
No caso de escolher a plataforma Excel, que é a mais fácil e prática de usar, vá até o ícone do programa e clique com o botão esquerdo do mouse para abrir a página inicial.
Feito isso, direcione-se até a caixa de ferramentas e selecione a caixa "Salvar Como", escreva um nome para o seu arquivo e salve-o, esta é a primeira medida para facilitar a localização do documento.
Depois clique em "Inserir Colunas e Células" e determine o tanto de colunas que o cronograma terá, que deve ser a mesma quantidade de etapas que compõem a atividade..
5- Salve o Cronograma
Depois da construção do cronograma é necessário ir até o botão "Salvar Como" e salvar o documento de novo.
Sempre que for necessário usá-lo, você pode abrir a planilha e posteriormente consultar ou acrescentar o tempo que pretende gastar com a execução de cada etapa da atividade.
O Excel oferece diversas fórmulas, desde as mais básicas até as mais complexas, por isso você conseguirá montar um sistema que some todo o tempo gasto, tarefas e verificar, quanto falta ou não. Enfim, você pode atribuir diversas funções no seu cronograma, de modo a facilitar a sua compreensão.
Cabe frisar também a existência da forma gráfica do Excel, fazendo com que os dados fiquem em formatos de gráfico, como é o caso de formatos de pizza ou barras, isso facilitará bastante a sua análise do que está lhe consumindo mais tempo e etc.
6- Atualize o Cronograma
Não basta apenas construir o cronograma, pois para que esta ferramenta realmente adicione praticidade e utilidade para o desenvolvimento das tarefas do seu dia a dia é necessário manter o documento atualizado para que você saiba como está sendo o seu desempenho.
Sendo assim, sempre que conseguir cumprir uma tarefa é necessário colocar um X verde (ou outra cor qualquer, mas o verde costuma ser melhor assimilada), quando o tempo estipulado para a fase for extrapolado tem-se que colocar um X vermelho (costuma ser melhor assimilado como negativo).
Todas as informações acrescentadas devem ser salvas. Ao final da execução da atividade você poderá consultar o documento para avaliar se tudo saiu como o planejado. Agora você já aprendeu Como Fazer Cronograma No Excel, pronto para por em prática?
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