Como usar o Excel para o controle de frequência na creche |
Como usar o Excel para o controle de frequência na creche
Por Lynn Burbeck Atualizado em 23 março, 2017 Traduzido por Diego Feijo Cabral Silva
Se você é dono de uma creche ou de outro serviço similar, é importante controlar a frequência de cada criança matriculada. O Microsoft Excel possui ferramentas que facilitam essa prática para professores e administradores escolares — independentemente do registro ser semanal, mensal ou anual. Dependendo de como você queira visualizar a planilha de dados, é possível criar gráficos e tabelas para representar a frequência ou as faltas de cada criança em sua creche.
Mantendo registros detalhados de frequência, você estará cumprindo as leis estaduais e federais (Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images)
Abra uma nova pasta de trabalho no Excel com 13 planilhas. Elas podem ser adicionadas clicando-se nas abas da parte inferior da página. Cada uma deve representar um mês, sendo que a planilha final deve ser usada para as tabulações do ano corrente.
Mescle as células de C1 a AI1. Digite o nome do mês seguido pelo ano na célula mesclada. Centralize o texto, aumente o tamanho da fonte e deixe o texto em negrito para tornar o cabeçalho visível. Adicione cores ou outros elementos visuais de sua preferência.
Digite o cabeçalho "Nome" no campo A2 e "Sobrenome" no campo B2. Faça com que o texto se destaque aumentando o tamanho da fonte e deixando-a em negrito.
Adicione uma última coluna ao final da célula AJ1 para que o número de faltas no mês seja automaticamente tabulado. Essa coluna usará a formatação condicional para determinar o número de dias em que cada criança esteve ausente.
Insira as datas do mês nas colunas situadas entre C2 e AI2. Use sombreamento para feriados e finais de semana, quando a frequência não estará sendo registrada.
Digite o nome e o sobrenome de cada criança nas linhas abaixo dos cabeçalhos das colunas correspondentes. Organize as informações por sobrenome, classe ou uma combinação de ambos.
Copie e cole esse modelo em todas as 12 planilhas. Será necessário, porém, personalizar as informações em cada uma delas, alterando o cabeçalho para o mês correto e atualizando as datas para representar o seu número correto de dias.
Crie um código para o preenchimento do registro de frequência. "P" pode ser usado para "presente" e "F" para "faltou".
Insira uma fórmula na coluna do mês corrente para tabular automaticamente o número de faltas mensais de cada criança. Se você estiver utilizando "F" para "faltou", a fórmula para a primeira criança é: COUNTIF ($C3:$CAI3, "F"). A fórmula da célula mesclada pode então ser copiada e colada em cada linha na coluna.
A fórmula acima presume que C3 seja a primeira entrada do mês para a primeira criança listada na planilha. Se necessário, modifique a fórmula para que os campos selecionados incluam todo o intervalo de datas do mês.
Copie as fórmulas em cada uma das 12 planilhas. Verifique novamente as fórmulas para garantir que elas estejam corretas.
Copie e cole os nomes e os sobrenomes das crianças na última planilha se você deseja tabular o número de faltas no período de um ano. Certifique-se de incluir os cabeçalhos apropriados, se necessário.
Tabulando a soma do ano corrente
Crie uma fórmula para tabular o número de faltas para cada criança na creche. Para fazê-lo, digite "=soma(" no campo do ano corrente para a primeira criança na lista.
Clique na primeira planilha e no total mensal para a primeira criança na lista.
Mantenha pressionada a tecla SHIFT no seu teclado e clique na planilha do último mês. Clique no total mensal da primeira criança na lista e aperte Enter. A fórmula será parecida com: "=soma('Janeiro:Dezembro'!AI3)".
Copie e cole a fórmula na coluna do ano corrente para cada criança na lista.
Para que as fórmulas sejam copiadas e coladas corretamente, todos os nomes devem estar exatamente na mesma ordem. Se você precisar adicionar nomes para o registro de novos alunos no decorrer do ano, será necessário ajustar as fórmulas.