Contabilidade - Nota fiscal eletrônica entra em vigor
Contabilidade – Nota fiscal eletrônica entra em vigor
Fernando C. de Castro15 de fevereiro de 2009
Instituída em setembro de 2005, a emissão de notas fiscais eletrônicas começa a se tornar obrigatória. Várias indústrias e atividades comerciais devem usar o sistema a partir de abril, de acordo com a normativa do Conselho Nacional Fazendário. O grupo inclui a comercialização de resinas e derivados petroquímicos, desde a indústria, passando pelos atacadistas e varejistas (ver quadro).
O sistema eletrônico estreou no Chile, onde 80% das notas fiscais já passam pelo processo. No Brasil, ganhou velocidade em 2006 com a adesão de quatro segmentos, com destaque para bebidas, cigarros e combustíveis. O estado de São Paulo oferece uma facilidade, a possibilidade de o empresário emitir a nota on-line por meio de uma página específica armazenada no portal da Secretaria da Fazenda. Nos primeiros três anos, São Paulo emitiu 50 milhões de notas entre as estaduais e as federais.
Daniel Kara recomenda contratar empresa especializada
No Rio Grande do Sul, 3,5 mil razões sociais empregam o documento. Entretanto, empresas maiores com necessidade de produzir banco de dados de sua vida fiscal, contábil e tributária terão necessariamente de montar sistemas próprios ou terceirizar o serviço. O gerente-comercial da Notafix, especializada em sistemas de contabilidade digital, Daniel Kara, garante que a melhor forma de a empresa organizar sua vida fiscal é comprar o serviço de uma empresa terceirizada, com estrutura de web-service, com segurança semelhante às operações de banco on-line. Neste caso, não é necessário comprar o software. Paga-se um valor mensal e todos os dados ficam armazenados em um datacenter da prestadora, com estrutura de segurança de um home bank.
O usuário pode imprimir o DACT (documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico), e a nota de transporte também deverá ser gerada por base magnética. Esse serviço não está disponível nos sistemas oferecidos publicamente. Segundo Kara, a Notafix engloba a higienização do cadastro, gravação de validações e produção do histórico comercial da firma ao longo do tempo. Os recursos de armazenamento são importantes porque as notas eletrônicas devem ser guardadas por onze anos, assim como as convencionais. No caso do serviço oferecido no site da Secretaria da Fazenda é possível imprimir apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danf).
Uma base de dados para notas fiscais eletrônicas deve guardar todas as informações com sistema criptografado e rastrear alguma invasão eventual. Com isso, além de todos os lançamentos de compra e venda, a contabilidade pode organizar livros fiscais eletrônicos.
A Notafix conta com a experiência de 17 milhões de notas fiscais emitidas em dezoito anos de mercado, por meio da coligada Datafix, uma das primeiras organizações do país a criar sistemas de controle contábil digital, ou na linguagem técnica escrituração digital fiscal e contábil (SPED). O datacenter da Notafix é seguro para tal finalidade e foi concebido com base em um sistema alemão, com consultoria de grandes escritórios especializados em legislação fiscal, tributária e contábil para montar o serviço de acordo com o tamanho do cliente.
O objetivo são as grandes corporações. Elas emitem, em média, 300 mil notas por mês. Além disso, a Notafix montou pacotes para pequenas empresas, que emitem de mil a cinco mil notas mensais. Em média, a implantação do sistema Web Notas da Notafix numa empresa dura dois meses. A parte mais delicada, assinala Kara, é integrar as bases de dados de emissão de notas aos softwares administrativos de cada empresa, pois são diferenciados.
Algumas firmas adquirem programas no mercado, outras os desenvolvem internamente. Entretanto, afirma Kara, em qualquer situação a confidencialidade é garantida. "Se resolver dar baixa, o cliente receberá por mídias todas as informações armazenadas, com segurança de banco e criptografia. Há como saber se alguém entrou no sistema, as regras de entrada são definidas pelo cliente, que pode acessar notas de qualquer lugar do mundo, via web", disse o gerente.