Saiba como implementar um software de gestão em sua empresa
por advtecnologia | out 5, 2016 | Blog, Sem categoria | 0 Comentários
Muitas empresas, ao instalar um software de gestão, cometem o equívoco de fazê-lo sem nenhum planejamento. Normalmente, um representante de vendas entra em contato com a empresa, convence seus diretores a investirem na solução e o negócio é fechado, porém sem discutir detalhes sobre como funcionará o processo de implantação.
Entretanto, o cuidado com a implementação de um software dessa magnitude é muito importante, pois alterará toda a dinâmica da empresa. Então, sua empresa deverá, primeiramente, verificar a necessidade e, então, planejar todo o processo de implementação para que os serviços atuais não parem e não haja uma queda significativa de produtividade. Confira as nossas dicas a seguir para implementar o software de forma correta.
Crie uma equipe de implementação do software de gestão
Essa equipe de implementação de software deverá ser composta por funcionários dos mais diversos setores como vendas, atendimento ao cliente, contabilidade, compras, operações e gerenciamento.
Defina seus objetivos com a instalação do software
Os objetivos devem ser claramente definidos antes de implementar o software de gestão, pois, usualmente, eles possuem muitas funcionalidades e sua empresa poderá não ser capaz de implementar todas elas adequadamente em um primeiro momento. Por isso, você precisa definir um âmbito de instalação.
Desenvolva um plano de trabalho
2. Revise o projeto de implementação
Reveja os recursos do software
Sua equipe deverá dedicar entre 3 e 5 dias para o reexame intensivo dos recursos do software. Como ela possui líderes dos mais diversos setores da empresa, a avaliação de cada membro será um importante guia para avaliar o funcionamento da solução de software na sua empresa.
Treine-os em todos os aspectos do software, pois eles serão os multiplicadores que auxiliarão os demais membros da equipe de origem. Além disso, eles se tornarão responsáveis por identificar lacunas e determinar se são necessárias quaisquer mudanças.
A equipe deverá identificar cada possibilidade de automatização de processos: o que der para ser automatizado deverá ser automatizado e as funções que puderem ser integradas deverão ser integradas.
Crie parâmetros de operação para o software
É essencial desenvolver procedimentos operacionais padrões (POPs) para todos os aspectos do seu negócio que envolverão o software. Eles deverão ser sempre documentados, assim como quaisquer alterações feitas neles. Essa é uma tarefa enorme, mas é fundamental para o sucesso da implementação.
3. Treine colaboradores e realize testes da plataforma
Faça testes preliminares
Certifique-se se o teste realmente espelha os Procedimentos Operacionais Padrões descritos no passo 2 e determine se há modificações que precisam ser feitas.
A equipe do projeto deve realizar um teste final sobre os dados e processos depois que o treinamento esteja completo e os ajustes necessários tenham sido feitos. Assim, você não precisará executar sistemas paralelos durante a implementação do novo software.
4. Realize uma avaliação final
Desenvolva um plano de avaliação bem estruturado que observe as metas e os objetivos definidos na fase de planejamento. Além disso, uma auditoria pós-implementação deverá ser realizada nos seguintes intervalos após o dia de instalação do software:
teste o software em todos os departamentos;
Durante a implementação, não temos dúvidas de que você enfrentará diversos empecilhos, mas isso não deverá ser motivo para desanimar. É necessário persistência e comprometimento com a implementação do software de gestão para que ele possa gerar resultados incríveis. Por isso, todas as equipes — até mesmo a alta direção da empresa — deverão estar envolvidos. Não é uma tarefa somente para a equipe de TI.
Você já teve alguma experiência com a implementação de um software de gestão na sua empresa? Ela foi negativa ou positiva? Comente aqui no nosso post!