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Bento Aires Rios
1 Slide 1 O PROCESSO DE ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL Eduardo Araújo de Azevedo Slide 2 SUMÁRIO 1. Origem e evolução da escrituração contábil e seu relacionamento com os princípios contábeis; 2. Estruturação da partida e sua vinculação com os documentos contábeis; 3. Retificação e correção de lançamentos contábeis; 4. Relacionamento com a Escrituração Contábil Digital ECD; 5. Legislação societária e fiscal aplicada. Slide 3 INTRODUÇÃO A ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL representa a materialização da visão sistêmica da contabilidade, ou seja o processo de transformação de DADOS em INFORMAÇÕES.
2 Slide 4 INTRODUÇÃO E, como funciona o SISTEMA CONTÁBIL? Funciona como os demais sistemas. Então, vamos aproveitar e relembrar o conceito de SISTEMA. SISTEMA é um conjunto de partes que interagem para atingir uma finalidade. Slide 5 INTRODUÇÃO E, para funcionar, os elementos são agrupados em três segmentos: ENTRADA PROCESSAMENTO SAÍDA Slide 6 INTRODUÇÃO Na ENTRADA estão os DADOS que são originados dos documentos de origem interna e externa; O PROCESSAMENTO são as regras que orientam os procedimentos responsáveis pelo tratamento dos DADOS para obtenção das INFORMAÇÕES;
3 Slide 7 INTRODUÇÃO E, na SAIDA, estão os RELATÓRIOS contendo as INFORMAÇÕES requeridas pelos usuários da informação contábil. Usuários são pessoas ligadas à administração das empresas também denominados usuários internos e pessoas externas, tais como FISCO, BANCOS, FORNECEDORES e INVESTIDORES. Slide 8 ORIGEM E EVOLUÇÃO DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL Vamos, agora, falar um pouco sobre a origem e a evolução da escrituração contábil, adotando como ponto de partida o ano de exposição do método das PARTIDAS DOBRADAS pelo Frade Franciscano, FREI LUCA PACIOLI. Slide 9 ORIGEM E EVOLUÇÃO DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL Temos, portanto, a utilização de um método que sobrevive a todo tipo de evolução tecnológica, econômica, política e social, por mais de 5 séculos, mantendo a mesma estrutura formal e conceitual. Mudaram os instrumentos de apoio e a logística de funcionamento do SISTEMA CONTÁBIL, evoluindo a forma de operacionalização dos procedimentos, quando os trabalhos manuais foram substituídos por processos mecanizados e posteriormente substituídos por instrumentos eletrônicos.
4 Slide 10 ORIGEM E EVOLUÇÃO DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL Também evoluiu a forma de comunicação das informações entre a empresa e os usuários internos e externos. No início, a contabilidade gerava as informações e as colocava à disposição dos usuários, na sede da empresa. Portanto, os usuários se dirigiam até à empresa em busca das informações que necessitavam. Slide 11 ORIGEM E EVOLUÇÃO DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL Posteriormente, principalmente com o advento do computador, a empresa passou a elaborar relatórios e entregar aos usuários, inicialmente impressos e posteriormente em forma de arquivos eletrônicos. E, com a chegada da internet, os relatórios passaram a ser transmitidos eletronicamente entre as máquinas. Slide 12 ORIGEM E EVOLUÇÃO DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL Há uma certa dose de conservadorismo na ciência contábil, mas não se pode deixar de reconhecer e exaltar a eficiência e perfeição do método desenvolvido pelo Frei Luca Pacioli.
5 Slide 13 RELAÇÃO COM OS PRINCÍPIOS DE CONTABILIDADE O Conselho Federal de Contabilidade normatizou a escrituração contábil por meio da ITG 2000 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL cujo objetivo está descrito no slide seguinte. Slide 14 RELAÇÃO COM OS PRINCÍPIOS DE CONTABILIDADE Esta Interpretação estabelece critérios e procedimentos a serem adotados pela entidade para a escrituração contábil de seus fatos patrimoniais, por meio de qualquer processo, bem como a guarda e a manutenção da documentação e de arquivos contábeis e a responsabilidade do profissional da contabilidade. Slide 15 RELAÇÃO COM OS PRINCÍPIOS DE CONTABILIDADE Nessa norma, o CFC foi taxativo ao determinar a observância dos Princípios de Contabilidade. Isso faz todo sentido, considerando que a observação aos Princípios Contábeis constitui condição de legitimidade das Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC).
6 Slide 16 RELAÇÃO COM OS PRINCÍPIOS DE CONTABILIDADE Convém ressaltar que os Princípios Contábeis são disciplinados pela Resolução CFC n.º 750/93, cuja essência está contida no art. 2º dessa Resolução, cujo teor está descrito no slide seguinte. Slide 17 RELAÇÃO COM OS PRINCÍPIOS DE CONTABILIDADE Os Princípios de Contabilidade representam a essência das doutrinas e teorias relativas à Ciência da Contabilidade, consoante o entendimento predominante nos universos científico e profissional de nosso País. Concernem, pois, à Contabilidade no seu sentido mais amplo de ciência social, cujo objeto é o patrimônio das entidades. Slide 18 ESTRUTURAÇÃO DA PARTIDA CONTÁBIL A ITG 2000 ratificou as características usuais da escrituração contábil, conforme descrição no slide seguinte.
7 Slide 19 ESTRUTURAÇÃO DA PARTIDA CONTÁBIL A escrituração contábil deve ser executada: em idioma e em moeda corrente nacionais; em forma contábil; em ordem cronológica de dia, mês e ano; com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; e com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis. Slide 20 ESTRUTURAÇÃO DA PARTIDA CONTÁBIL Em forma contábil significa a obrigação de adotar a partida contábil, com todos os seus elementos, conforme descrição no slide seguite. Slide 21 ESTRUTURAÇÃO DA PARTIDA CONTÁBIL A escrituração em forma contábil deve conter, no mínimo: data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu; conta devedora; conta credora; histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio; valor do registro contábil; informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.
8 Slide 22 ESTRUTURAÇÃO DA PARTIDA CONTÁBIL A grande inovação está contida no item 7 da ITG 2000, cujo teor está descrito no slide seguinte. Slide 23 ESTRUTURAÇÃO DA PARTIDA CONTÁBIL O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento em ordem sequencial relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis. Slide 24 ESTRUTURAÇÃO DA PARTIDA CONTÁBIL As características contidas nas partidas contábeis que comentamos são demonstradas nos registros feitos no livro diário a seguir.
9 Slide 25 Escrituração do Livro Diário Livro Diário Pág.: 74/975 Nome da empresa CNPJ Período: 01/01/2016 a 31/12/2016 Data Chave Conta D/C Histórico Valor 31/01/ D Depósito nº , C Depósito 1.500,00 31/01/ D Cobrança , C Cobrança Dupl , C Juros s/dupl ,00 31/01/ D Pg dupl , D Juros s/dupl , C CH ,00 Slide 26 Escrituração do Livro Diário Livro Diário Pág.: 75/975 Nome da empresa CNPJ Período: 01/01/2016 a 31/12/2016 Data Chave Conta D/C Histórico Valor 31/01/ D Salário mês 01/ , D Salário família 01/ , C Líquido folha 01/ , C Desconto INSS 01/ ,00 Slide 27 VINCULAÇÃO AOS DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS Analisando o dispositivo do Código Civil que disciplina a obrigatoriedade de manutenção de contabilidade regular nas empresas, verifica-se a relação do registro contábil com a documentação objeto da escrituração.
10 Slide 28 VINCULAÇÃO AOS DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS Art O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. Slide 29 VINCULAÇÃO AOS DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS O legislador estabeleceu uma indissociável correspondência com a documentação respectiva; O que, de certa forma, vincula alguns Contabilistas aos crimes que eventualmente venham ser praticados pelos clientesempresários. Slide 30 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Os itens 9 e 10 da ITG 2000 tratam das formalidades extrínsecas dos livros obrigatórios e lista os livros DIÁRIO e RAZÃO. Portanto, o livro RAZÃO integra a relação de livros obrigatórios, para fins gerais.
11 Slide 31 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Formalidades Extrínsecas Livros em forma não digital: serem encadernados; terem suas folhas numeradas sequencialmente; conterem termo de abertura e de encerramento assinados pelo titular ou representante legal da entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado no Conselho Regional de Contabilidade. Slide 32 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Formalidades Extrínsecas Livros em forma digital: serem assinados digitalmente pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado; quando exigível por legislação específica, serem autenticados no registro público ou entidade competente. Slide 33 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Códigos ou abreviaturas Admite-se o uso de códigos e/ou abreviaturas, nos históricos dos lançamentos, desde que permanentes e uniformes, devendo constar o significado dos códigos e/ou abreviaturas no Livro Diário ou em registro especial revestido das formalidades extrínsecas já comentadas.
12 Slide 34 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Os sistemas informatizados possuem tabela com esses códigos. Faz-se a impressão e insere no livro diário. Isso não é muito observado, mas consta da norma do CFC. Slide 35 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Modelo de listagem de códigos: Históricos Empresa: XXXXX Código/Descrição 1. Rec CH ******** 2. Pg depósito nº ***, ref. *** 3. Devolução CH *******, conf. extrato 4. Tarifa bancária debitada em conta corrente 5. Rec venda a vista, conf. NF ****** 6. Pg juros s/empréstimo, ref. contrato ************** Slide 36 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Em caso de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro, porém o arquivo magnético autenticado pelo registro público competente deve ser mantido pela entidade.
13 Slide 37 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil. Slide 38 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO A entidade é responsável pelo registro público de livros contábeis em órgão competente e por averbações exigidas pela legislação de recuperação judicial, sendo atribuição do profissional de contabilidade a comunicação formal dessas exigências à entidade. Slide 39 Abrangência em relação às unidades operacionais A entidade que tiver unidade operacional ou de negócios, quer como filial, agência, sucursal ou assemelhada, e que optar por sistema de escrituração descentralizado, deve ter registros contábeis que permitam a identificação das transações de cada uma dessas unidades.
14 Slide 40 Abrangência em relação às unidades operacionais A escrituração de todas as unidades deve integrar um único sistema contábil. A opção por escrituração descentralizada fica a critério da entidade. Na escrituração descentralizada, deve ser observado o mesmo grau de detalhamento dos registros contábeis da matriz. Slide 41 Abrangência em relação às unidades operacionais As contas recíprocas relativas às transações entre matriz e unidades, bem como entre estas, devem ser eliminadas quando da elaboração das demonstrações contábeis da entidade. As despesas e as receitas que não possam ser atribuídas às unidades devem ser registradas na matriz e distribuídas para as unidades de acordo com critérios da administração da entidade. Slide 42 Retificação de Lançamentos Retificação de lançamento é o processo técnico de correção de registro realizado com erro na escrituração contábil da entidade e pode ser feito por meio dos procedimentos descritos no slide seguinte.
15 Slide 43 Retificação de Lançamentos Retificação de lançamentos estorno; transferência; e complementação. Slide 44 Retificação de Lançamentos Em qualquer das formas de retificação, o histórico do lançamento deve precisar o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem. Slide 45 Retificação de Lançamentos O estorno consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente.
16 Slide 46 Retificação de Lançamentos Lançamento de transferência é aquele que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada. Slide 47 Retificação de Lançamentos Lançamento de complementação é aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado. Slide 48 Retificação de Lançamentos Os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo.
17 Slide 49 Plano de Contas ATIVO Sistema Patrimonial PASSIVO Sistema Industrial CUSTOS Sistema de Resultado PRODUÇÃO DESPESAS RECEITAS Sistema de Compensação COMPENSAÇÃO ATIVA COMPENSAÇÃO PASSIVA Slide 50 Legislação Societária e Fiscal aplicada Lei nº /02 NCCB Lei nº 6.404/76 Lei Societária ITG 2000 Escrituração NBC TG 1000 Contabilidade para pequenas e medias empresas ITG 1000 Modelo Contábil para microempresas e empresas de pequeno porte Decretos nºs 6.022/2007 e 7.979/2013 IN RFB nº 1.420/13 e alterações Slide 51 Escrituração Contábil Digital - ECD No ambiente da Escrituração Contábil Digital, ou SPED CONTÁBIL, estão presentes todos os requisitos exigidos para a escrituração convencional, além da arquitetura dos modelos criados pela legislação específica do SPED. A exigência quanto à correta estruturação da escrituração é ainda maior, considerando que os dados são enviados para o sistema público no formato padrão e único. Qualquer divergência detectada pelo programa validador impede o envio e seu registro público no órgão competente.
18 Slide 52 Encerramento Assim, concluímos a apresentação dos tópicos que consideramos relevantes sobre esse tema. Esperamos ter contribuído com a revisão da base material da contabilidade, encontrada na literatura técnica e consolidada na legislação fiscal e societária.