Gestão Financeira para condomínios: veja 5 dicas práticas!
A gestão financeira de condomínios é uma das atividades mais importantes e complexas da administração condominial, já que cuidar das finanças exige muita atenção, responsabilidade e transparência. A má gestão por parte dos síndicos, por outro lado, pode acarretar em prejuízos aos moradores e ainda comprometer a sua credibilidade.
Para que as tarefas financeiras não se tornem um problema, é preciso melhorar o controle das finanças do seu condomínio. Mas você sabe como fazer isso? Não se preocupe, neste post vamos apresentar 5 dicas de gestão financeira de condomínios que vão ajudar você nesse processo. Confira!
O primeiro passo para garantir a saúde financeira do seu condomínio é se planejar. O planejamento é a base para qualquer controle financeiro, pois servirá como suporte para as decisões sobre os investimentos necessários que visem garantir a qualidade de vida dos condôminos.
Com o planejamento financeiro é possível analisar a atual situação do condomínio e fazer uma boa previsão orçamentária. Para tanto, comece reunindo todos os gastos anteriores e as pendências que estão em aberto, como dívidas com fornecedores e moradores inadimplentes.
Depois, faça uma projeção das entradas e saídas previstas para os próximos meses. Considere todas as despesas fixas e variáveis, como manutenções preventivas e possíveis imprevistos. Tudo deve estar previsto para evitar que ocorram problemas de caixa no futuro.
Sabendo o quanto você terá que pagar e o quanto entrará no caixa, já pode se programar para realizar reformas e melhorias. Sempre que necessário, reavalie seu planejamento para que esteja de acordo com a real situação do condomínio.
É muito comum ter inadimplentes em condomínios. Mais cedo ou mais tarde, o valor das mensalidade atrasadas comprometerão a saúde financeira, e quem paga o condomínio em dia não pode ser prejudicado com isso.
Então, o que pode ser feito? Ao analisar o histórico do condomínio, faça uma previsão da quantidade de inadimplentes. Esse déficit deve entrar no planejamento financeiro como forma de reserva de emergência. Dessa forma, você não terá problemas com as contas a serem pagas.
O síndico também pode notificar com antecedência o condômino sobre a proximidade do vencimento das parcelas. Além disso, vale definir em uma convenção regras claras sobre como proceder em caso de inadimplência, determinando as penalidades, como os juros cobrados pelo atraso.
Porém, também é importante pensar em formas de fazer com que os valores devidos sejam pagos. Portanto, faça uma lista de inadimplentes e estude estratégias para estimular o pagamento, tais como facilidades de parcelamento com cartão de crédito ou boleto bancário. No caso de recusa, faça uma cobrança judicial.
3. Crie um fundo de reserva
Imprevistos que não constam no seu planejamento estratégico podem acontecer. Por isso, o ideal é que você, ao planejar a gestão financeira do condomínio, crie um fundo de reserva para emergências. Mas também é importante que saiba identificar o que é uma emergência.
O fundo não deve ser usado para qualquer ocasião. Por isso, reúna-se com os moradores para definir quais são as necessidades que podem ser atendidas pelo fundo de reserva. Diante de uma possível situação, consulte os condôminos previamente para evitar problemas.
Os imprevistos podem ser demissões sem justa causa, indenizações trabalhistas e previdenciárias ou danificações na estrutura causadas por problemas ambientais. Esse valor é determinado pela convenção do condomínio e geralmente é composto por um percentual das despesas ordinárias mensais.
Para facilitar a contabilidade, esse valor deverá estar em uma conta ou aplicação financeira separada, já que a arrecadação é de responsabilidade do proprietário e não constitui um gasto do condomínio, como seria o caso do fundo de obras. Assim, dá para garantir a continuidade das atividades do condomínio.
Outro passo importante é registrar toda e qualquer movimentação financeira. Ou seja, anote e categorize todas as despesas. Elas podem ser divididas em gastos com funcionários, manutenções preventivas, taxas e impostos, dentre outras. Não se esqueça de anotar também os valores recebidos, como as cotas condominiais, rateios extras e fundos de reservas.
Outro detalhe importante é a organização dos documentos. A gestão financeira de condomínios envolve muitos registros. Por isso, você deve organizá-los cuidadosamente, já que podem servir para prestação de contas, reuniões com os moradores e situações judiciais.
Para não correr o risco de perder informações importantes e ainda facilitar o acesso a elas, é interessante investir em tecnologias, como os sistemas de controle financeiros. Apostar em um software ou aplicativo ajudará você a ter um maior controle financeiro.
5. Reduza os desperdícios
Tão importante quanto gastar com as necessidades essenciais e realizar obras e melhorias no momento certo, reduzir os desperdícios é mais um dos passos prioritários para uma boa gestão financeira no condomínio.
Essa não é uma tarefa difícil quando você administra corretamente o fluxo de caixa. Por isso, comece refletindo sobre os gastos que podem ser diminuídos. Será que o condomínio precisa realmente de muitos funcionários? Não seria mais econômico contar com uma portaria remota?
Outras despesas que podem ser reduzidas são água, energia elétrica e limpeza das áreas em comum. Para tanto, basta você, síndico, conscientizar os moradores sobre o uso sustentável dos recursos naturais. Além disso, investimentos como captação da água da chuva podem ajudar.
Caso o dinheiro em caixa não seja o suficiente para cobrir as despesas imprevistas, procure conversar com os moradores sobre a possibilidade de dividi-las e garanta que serão ressarcidos com descontos nas cotas condominiais. Se necessário, faça um financiamento condominial.
E então, está pronto para melhorar a gestão financeira de condomínios? Seguindo essas dicas ficará muito mais fácil. Caso você ainda encontre alguma dificuldade, pode contar com a ajuda de uma administradora de condomínios. Com ela, poderá profissionalizar os processos gerenciais, além de lidar com mais eficiência e transparência com as finanças.
Quer saber mais? Então aproveite e entre em contato conosco para conhecer as nossas soluções para o seu condomínio.