A importância da guarda e conservação de documentos - Sindilojas
A importância da guarda e conservação de documentos
A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer empresa, pois é a forma que elas têm para comprovar o cumprimento de uma obrigação, trabalhista, fiscal e/ou previdenciária. O prazo mínimo para guarda é de dois anos e varia de acordo com o tipo de documento.
Muitas empresas têm dificuldade para encontrar espaço físico para mantê-los, por isso muitas optam pelo arquivo digital. Com o advento da era digital criou-se a expectativa de eliminação do papel, mas isso está longe de acontecer. A falta de quaisquer documentos exigidos por uma eventual fiscalização poderá acarretar a lavratura de auto de infração com a consequente imposição de multa. Independentemente da forma escolhida, seja o arquivo em papel ou digital, os documentos precisam ser guardados e principalmente, conservados.
É de suma importância destacar a necessidade da conservação dos documentos pela empresa, pois a falta da comprovação do pagamento das obrigações legais, seja pela perda do documento ou sua ilegibilidade, acarretará no pagamento da mesma obrigação. A guarda dos documentos poderá ser feita mediante digitalização, disponibilizando todo o material através de arquivo virtual, mas deverá ter o cuidado de verificar minuciosamente, se todos aqueles que foram digitalizados representam fielmente os originais, sendo que falhas poderão ocorrer no processo de digitalização. A conservação eficiente garante vida longa aos documentos.
Dentre os documentos que precisam ser guardados, podemos citar alguns exemplos, quanto ao prazo de guarda, conforme tabela que segue abaixo.
Acordo de compensação de horas 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão
Acordo de prorrogação de horas 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão
Atestado de Saúde Ocupacional 20 anos, após o desligamento do trabalhador
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 3 anos a contar da data da postagem
Carta com Pedido de Demissão 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão
de Acidentes – livros de atas Indeterminado
Comunicação do Aviso Prévio 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais 10 anos contados da data da entrega
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social 30 anos retroativo à data da rescisão
Folha de pagamento 10 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte
GPS – Guia da Previdência Social 10 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte
Depósitos de FGTS 30 anos
Como o leitor pôde constatar, a guarda de documentos exige dos empresários certos cuidados que, se não tomados, podem colocar todo um empreendimento em risco. Para auxiliar os empresários do comércio, o Sindilojas-SP disponibiliza gratuitamente um manual de orientação específico sobre o assunto.