Contabilidade na nuvem: por que sua empresa precisa dessa solução?
Atualmente, todos os ramos de negócio convertem rumo a um trabalho casado com a tecnologia. Com a escrituração contábil não é diferente. Na contabilidade na nuvem, as empresas têm a chance de participar de uma conversão que gera economia de tempo e recursos, aliada a um ganho em agilidade e competitividade.
Este artigo tem como objetivo explicar o que está por trás desse novo conceito em um ramo de trabalho tão antigo. Se você efetuar a leitura até o fim, saberá como funciona essa tecnologia inovadora, conhecerá seus benefícios e aprenderá a fazer uma migração segura no modelo de trabalho. Confira agora mesmo!
Inicialmente, convém destacar o conceito de computação em nuvem ou, em inglês, cloud computing. Um sistema baseado nesse tipo de tecnologia mantém seus serviços de forma descentralizada. Isso significa que, para acessar um determinado arquivo (como uma imagem ou um texto), não é necessário fazê-lo do computador onde originalmente esse arquivo foi salvo.
Isso porque os arquivos ficam disponíveis em um sistema "em nuvem" e, portanto, podem ser acessados de qualquer computador conectado à internet. Podemos usar um exemplo bastante corriqueiro para entender o conceito: o e-mail. Afinal de contas, de posse do login e senha, um e-mail é acessível de qualquer computador.
As chamadas soluções em nuvens têm sido cada vez mais utilizadas pelas empresas como um diferencial competitivo. E o segmento de escrituração não fica de fora, fazendo uso dessa tecnologia. Assim, a contabilidade na nuvem é o uso da ciência de arquivos descentralizados aplicada à prática de registros contábeis.
Como funcionam as plataformas de contabilidade em nuvem?
O escritório que opta por trabalhar com esse tipo de tecnologia passa a hospedar (ou seja, armazenar) os arquivos de seus clientes em um computador em nuvem. Portanto, o armazenamento (e consequente acesso) desses arquivos não é mais feito em um computador local (aquele que geralmente fica dentro dos escritórios de contabilidade mais tradicionais).
Assim, um escritório em nuvem precisa obrigatoriamente dispor de um sistema de acesso aos arquivos, da mesma maneira que existe um sistema de acesso a uma conta de e-mail. O escritório deve fazer o controle de quem pode acessar o sistema e, uma vez dentro desse sistema, deve controlar quais arquivos cada usuário pode acessar.
Quais os benefícios de usar o serviço de contabilidade na nuvem?
A aliança da tecnologia ao processo de escrituração contábil promove inúmeras vantagens, tanto para clientes quanto para empresas prestadoras do serviço. Entre os benefícios, destacam-se os seguintes.
Com os processos sendo automatizados, ganha-se em praticidade. As rotinas administrativas tornam-se bem menos custosas, já que têm economia de tempo com otimização de rotinas produtivas e deslocamento.
Tarefas de baixo valor agregado podem se tornar automáticas, e os clientes não precisam ir com frequência aos escritórios de seus contadores. A maior parte dos serviços pode ser feita online.
Atuação do profissional de contabilidade
Com a automação dos processos, o contador responsável pelo escritório ganha mais autonomia para ajudar seus clientes de forma consultiva. Os processos operacionais passam a ser customizados. Isso libera o profissional de contabilidade para pensar junto com seu cliente sobre melhorias estratégicas acerca do negócio.
Com um sistema online, os escritórios de contabilidade ganham de duas maneiras: a primeira delas é com menor necessidade de investimentos em computadores e redes físicas dentro do escritório, já que o sistema trabalha em nuvem.
A segunda forma é que, com os documentos sendo arquivados em formato digital na nuvem, não há mais necessidade de guardar o documento físico (na maioria dos casos). Isso gera economia de espaço e, consequentemente, redução de custos — tanto na necessidade de um imóvel menor quanto em gastos para manter íntegros os documentos físicos.
Como deve ser a implementação desse tipo de serviço?
Para que um escritório realize uma migração bem-sucedida de seus serviços para a nuvem, é essencial percorrer etapas específicas. As fases de migração são descritas a seguir.
Trabalhar a consciência da equipe
Não adianta partir para um modelo de negócios inovador se a mentalidade dos colaboradores permanece no passado. Portanto, antes de iniciar essa empreitada, o escritório como um todo deve passar por uma mudança de cultura, entendendo a necessidade da adoção do novo sistema como forma de se manter competitivo.
Fazer a avaliação de necessidades
Após a conscientização, é hora de mensurar as reais necessidades do escritório em questão e medir corretamente os recursos que serão necessários para a implementação do novo modelo, como sistema correto e capacidade de armazenamento na nuvem. Deve haver otimização dos recursos.
Efetuar a pesquisa de mercado
Definidas as necessidade, parte-se para a pesquisa sobre qual fornecedor pode oferecer a solução mais adequada. Existem diversas empresas no mercado que divulgam softwares e serviços de contabilidade em nuvem para contadores. Cabe a cada um escolher aquele que melhor atende às suas necessidades.
Realizar o teste prático
Após todas as etapas anteriores serem cumpridas, é hora de fazer a testagem prática. Lembre-se: comece pequeno e depois vá aumentando. Ou seja, faça o teste de todo o processo com alguns poucos clientes, e confirmando serem positivas as escolhas pelos fornecedores e a adaptação da equipe, parta para a ampliação do modelo.
A contabilidade na nuvem é segura?
Certamente! Na verdade, dentro os três modelos possíveis, o trabalho em nuvem é o mais seguro. Guardar documentos fisicamente os expõe a uma série de riscos, como perda, furto, incêndio e desgaste natural do papel com o tempo.
Optar pelo armazenamento em computador local também é perigoso, pois o PC pode ter um problema e todos os dados serão perdidos. Já na contabilidade em nuvem, os arquivos estarão descentralizados, o que permite fácil recuperação. Existe também um sistema de backup automático, e as informações são criptografadas.
A contabilidade na nuvem vem se mostrando uma tendência contínua e irrefreável. Se uma análise mais aprofundada for feita, percebe-se que no futuro não existirá outra opção. Portanto, antecipar-se aos concorrentes poderá ser um ganho competitivo, realizando uma migração rápida, segura e confiável!
Gostou de entender mais sobre as tendências de tecnologia em contabilidade? Então acesse nosso artigo sobre emissão de notas fiscais eletrônicas e aprenda ainda mais!