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Uma Administração pública do século XXI Os seis instrumentos da mudança
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Esther Teixeira Fidalgo
3 Uma Administração pública do século XXI Os seis instrumentos da mudança O Simplex Quanto mais simples, melhor O programa passo a passo Um trabalho em co-produção Os Simplex Temáticos O balanço de 6 anos O Simplex Autárquico Quanto mais perto, melhor Dois anos de Simplex Autárquico O novo modelo de prestação de serviços públicos Uma estratégia integrada e multicanal As Lojas do Cidadão de 2ª Geração Os Portais do Cidadão e da Empresa Infra-estruturas tecnológicas para a transformação A interoperabilidade na Administração pública O Cartão de Cidadão Financiar com uma estratégia comum O Sistema de Apoios à Modernização Administrativa Projectos financiados Uma Administração colaborativa As novas redes A Rede Comum de Conhecimento A Rede Interministerial TIC Os trabalhos do futuro Uma missão em aberto Na simplificação Na prestação de serviços públicos Nas infra-estruturas tecnológicas para a transformação Na estratégia de financiamento Na Administração colaborativa
5 Uma Administração pública do século XXI
7 Os seis instrumentos da mudança Nos últimos anos tornaram-se mais visíveis alguns dos grandes desafios que se colocam à Administração pública no século XXI e foi possível encontrar uma resposta para muitos deles. Referimo-nos, em especial, à passagem para uma Administração com serviços centrados nas necessidades dos cidadãos e das empresas, organizados por eventos de vida: nascer, estudar, criar um negócio, arranjar emprego, voltar à formação, comprar uma casa ou fechar uma empresa. Serviços integrados, com atendimento em balcão único, seja qual for a entidade pública ou o nível de Administração (central ou local) que está por detrás deles, como os balcões Casa Pronta, Nascer Cidadão, Empresa na Hora, Perdi a Carteira ou Vamos Ter uma Criança. Uma Administração com serviços concentrados no mesmo local, seja ele físico (como uma Loja do Cidadão) ou virtual (como o Portal do Cidadão ou o Portal da Empresa), evitando que os labirintos do século passado se reproduzam na administração electrónica. Uma Administração onde a qualidade do atendimento é valorizada e promovida com formação, orientações, níveis de serviço e, obviamente, formas de medir a percepção dos seus utentes. Uma Administração preocupada com a simplificação, que suprime controlos desnecessários ou redundantes, que gradua o controlo em função do risco, que partilha a informação, que decide mais depressa, que se pauta pela transparência dos procedimentos, que acelera a decisão. A eliminação de milhares de certidões; a agilização de procedimentos para criar empresas; a desgraduação de exigências em vários regimes de licenciamento (como 7
8 o industrial, o turístico, o de urbanização e edificação e, mais recentemente, o regime do Licenciamento Zero); a simplificação do processo de prestação de contas e de outras obrigações contributivas, estão entre as muitas medidas que dão corpo a este novo paradigma. Uma Administração que usa a tecnologia para transformar os seus procedimentos, a sua forma de decidir, de se organizar e de prestar os seus serviços. Uma Administração que, para enfrentar algumas destas mudanças, combina a sua tradicional estrutura hierarquizada com trabalho colaborativo e em rede, entre diferentes departamentos, entre níveis de Administração (local, regional, nacional, internacional) e com outros parceiros, públicos e privados, para desenvolver projectos conjuntos, definir orientações comuns e partilhar recursos e conhecimento. Para apoiar esse trabalho em rede, foi criada em 2005 a Unidade de Coordenação da Modernização Administrativa (UCMA) uma estrutura transversal, integrada na Presidência do Conselho de Ministros e na dependência directa do Ministro de Estado e da Administração Interna. Com a reestruturação do executivo governamental em 2007, a UCMA deu lugar ao Gabinete da Secretária de Estado da Modernização Administrativa que ficou sob a tutela do Ministro da Presidência. Com o objectivo de assegurar a gestão e operacionalização das iniciativas de modernização administrativa foi ainda criada, no final de 2006, a Agência para a Modernização Administrativa, I.P. (AMA). Esta Agência absorveu as atribuições do Instituto para a Gestão das Lojas do Cidadão (IGLC), da Agência para a Sociedade do Conhecimento, I.P. (UMIC), no domínio da administração electrónica, e do Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e à Inovação, I.P. (IAPMEI), no que respeita à gestão da rede de Centros de Formalidades de Empresas (CFE), actualmente designados por Lojas de Empresa. Neste Relatório, dá-se conta da estratégia seguida e das iniciativas concretizadas para responder aos desafios enunciados, mobilizando cidadãos, empresas e funcionários públicos para mudanças cada vez mais incontornáveis e, sobretudo, inadiáveis. Não é propriamente de um balanço que se trata. Sabemos que não estamos perante uma missão fechada. É, sobretudo, o registo de um esforço conjunto de muitos dirigentes e funcionários, uma espécie de relatório de progresso. Na verdade, as ideias e os projectos que aqui se apresentam são o resultado do trabalho desenvolvido por uma equipa vasta, que envolveu todo o Governo e muitas entidades da Administração central, e contou com um forte empenho do Primeiro-Ministro. Neste esforço, incluem- se também todos os autarcas, dirigentes e funcionários da Administração local que, a partir de 2008, integraram o Simplex Autárquico. Seguramente, esta é uma tarefa que exige continuidade e persistência. Haverá, assim, medidas cujo sucesso foi indiscutível e outras que precisarão de ser avaliadas e, provavelmente, até corrigidas. Não é objectivo deste Relatório avaliar uma a uma e em profundidade todas elas, mas referir-se, em especial, a seis instrumentos de mudança que se revelaram fundamentais para que a Administração pública possa responder com sucesso aos desafios do nosso século. O PRIMEIRO desses instrumentos é o Programa Simplex, que se distinguiu por combinar as políticas de administração electrónica e de simplificação. Fica o registo da sua história, de como foi evoluindo nas suas várias edições, da sua metodologia (como é feito e com quem), do seu exemplo como experiência de co-produção com os utentes, da avaliação já efectuada e de alguns dos seus principais resultados. Uma taxa de execução anual sempre superior a 80%, com iniciativas emblemáticas que resolveram problemas estruturais de regulação e diminuíram significativamente os custos de contexto (como aconteceu em matéria de criação de empresas); o progresso alcançado nos serviços electrónicos, não apenas no número de serviços, mas também nas suas funcionalidades e usabilidade, colocando Portugal no 1.º lugar do e-government Benchmarking em 2009 e 2011; ou a avaliação positiva que cidadãos e empresas fazem quer dos serviços on-line, quer dos balcões únicos criados, são factos que demonstram a mais-valia deste instrumento e a importância do seu aprofundamento, como, aliás, foi reconhecido e recomendado pela Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico. Importante para este resultado foi também a vertente participativa imprimida ao Simplex, através de diferentes instrumentos, desde a preparação do programa (com funcionários, empresas e cidadãos), à consulta pública e ao uso das redes sociais para recolher, de forma permanente, novas sugestões. Por exemplo, o Simplex Exportações, o primeiro programa temático, foi totalmente organizado a partir de sugestões de empresas e de associações empresariais. 8
9 Uma Administração pública do século XXI O SEGUNDO instrumento é o Simplex Autárquico, um exemplo de colaboração entre diferentes níveis da Administração pública, que permitiu estender os mesmos princípios e o mesmo esforço às autarquias que, voluntariamente, se quiseram associar a esta estratégia de simplificação e modernização de serviços, com medidas próprias, medidas desenvolvidas em colaboração com outros municípios ou em parceria com a Administração central. No início, em Julho de 2008, o Programa contava com 9 municípios e 67 medidas. Ao longo do primeiro ano aderiram 29 municípios, totalizando 149 medidas de simplificação. A taxa de execução foi de 84,9%. A edição de contou já com 60 municípios e 289 medidas, e a de com 121 Municípios (incluindo as 18 capitais de distrito) e 727 medidas. O TERCEIRO instrumento de mudança consubstancia-se no desenvolvimento de um novo modelo de prestação de serviços públicos, multicanal (presencial, Internet, telefónico, outros canais), disponibilizando serviços em balcão único por eventos de vida, cada vez mais centrados nos cidadãos e nas empresas, e menos na forma como se organiza o Governo e a Administração. Merecem aqui especial destaque as Lojas do Cidadão, um projecto iniciado em 1999, que conquistou a preferência dos cidadãos e o reconhecimento em todas as avaliações internacionais. Nos últimos 6 anos, promoveu-se a extensão da rede de Lojas do Cidadão a muitos outros concelhos, num formato de Segunda Geração, mais integrado e mais flexível, um projecto desenvolvido em colaboração com os municípios respectivos. Até ao momento, abriram 23 novas Lojas e uma Loja móvel, estando outras em obra, em fase de projecto ou de estudo. Após esta primeira fase, a rede beneficiará mais de dois terços da população portuguesa, tendo em conta os residentes nesses concelhos e a respectiva área de influência. Este novo modelo de prestação de serviços públicos, em balcão único e focado na procura, concretizou-se também na organização dos serviços disponibilizados on-line. O Portal do Cidadão foi dotado de novos serviços (como o processo de alteração de morada) e a sua organização mais orientada para o cidadão e para os seus eventos de vida. Em Junho de 2006, foi criado o Portal da Empresa, igualmente agregador de serviços on-line que têm vindo a favorecer a redução dos custos administrativos das empresas. Em 2009, a Lei Orgânica do XVIII Governo Constitucional (art.28.º) estabeleceu que «as entidades da administração directa e indirecta do Estado, bem como as empresas públicas dependentes dos membros do Governo ( ) devem disponibilizar todos os seus serviços acessíveis através da Internet, no Portal do Cidadão ou no Portal da Empresa», sem prejuízo de os serviços ficarem acessíveis através da Internet em outros sítios. O QUARTO instrumento de mudança agrega duas infra-estruturas da administração electrónica especialmente importantes, seja pela sua transversalidade e vocação para facilitar mais serviços integrados, seja pela sua capacidade de proporcionar mais serviços públicos on-line ou telefónicos com mais segurança a Plataforma de Interoperabilidade da Administração pública e o Cartão de Cidadão. A elevada procura do Cartão de Cidadão, disponível em 443 locais de atendimento e já pedido por mais de cinco milhões de portugueses, e o uso progressivo da sua assinatura electrónica, mostram que o esforço dispendido e o risco assumido com este projecto complexo e exigente valeram a pena. E exigem um esforço acrescido para o seu aproveitamento, desenvolvendo serviços on-line onde o Cartão de Cidadão seja usado como meio de identificação e autenticação seguras. 9
10 O QUINTO instrumento é o Sistema de Apoios à Modernização Administrativa (SAMA), que consagra uma estratégia de financiamento comum para suportar muitas destas mudanças, de forma a evitar desperdícios e a permitir maior coordenação. No âmbito do Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN), o SAMA foi concebido em articulação com o Programa Operacional Factores de Competitividade e os Programas Operacionais Regionais, de forma a que as orientações para a modernização sejam as mesmas para a Administração central e local. O SAMA permitiu já aprovar diversas candidaturas em matéria de simplificação do atendimento, racionalização dos serviços e administração em rede, para além das candidaturas regionais para novas Lojas do Cidadão e modernização dos serviços locais. O SEXTO instrumento de mudança abarca as redes de colaboração na Administração pública: a Rede Interministerial para as Tecnologias de Informação e Comunicação (Rede TIC), indispensável para definir em conjunto princípios e normas comuns que permitam caminhar de forma mais racional e sustentável para o futuro, por exemplo, em matéria de interoperabilidade ou de identificação electrónica; e a Rede Comum de Conhecimento (RCC) para promover a partilha de recursos, práticas e saberes. Com três centenas de projectos já registados, da Administração central, local, regional e de países lusófonos, e vários fóruns em funcionamento, a RCC é um importante facilitador da replicação de boas práticas, da troca de experiências e da construção conjunta de uma cultura de simplificação e modernização administrativas. Venceu o 1º prémio na 8.ª edição do United Nations Public Service Awards ( na categoria «Fomentar a gestão do conhecimento na Administração pública», em O Relatório termina com uma agenda de trabalhos futuros, orientações e sobretudo acções e medidas concretas, que ora surgem na continuidade do que já foi feito, ora apontam novas metodologias, novas áreas de modernização e simplificação, novas formas de colaboração e avaliação. Seguramente que uma Administração pública com futuro tem de ser pró-activa nesta mudança, estar atenta, ser capaz de adaptar rapidamente os seus serviços a novas tecnologias, a novos contextos e a novas expectativas dos seus utentes. Mesmo aquilo que hoje foi feito com sucesso virá certamente a exigir novas versões: 2.0, 3.0, 4.0 Só assim poderemos valorizar o serviço público, como instrumento de coesão social e territorial, e como promotor da competitividade, sem esquecer a especificidade dos seus princípios, das suas obrigações de acesso universal, da sua organização, da sua ética. Só assim poderemos dispor de serviços públicos mais simples, mais próximos e à nossa medida, e de uma Administração pública para o século XXI. 10
11 O Simplex
13 Quanto mais simples, melhor Neste início do século XXI, a simplificação administrativa e legislativa tornou-se uma tarefa prioritária e incontornável para muitos governos na Europa e fora dela. As razões são várias e prendem-se, antes de mais, com a necessidade de orientar as Administrações públicas para uma resposta pronta e eficaz às necessidades dos cidadãos e das empresas, facilitando a sua vida quotidiana, o exercício dos seus direitos e o cumprimento das suas obrigações, e contribuindo, assim, para aumentar a confiança dos utentes nos serviços e nos funcionários públicos. A simplificação é também reconhecida como um importante instrumento para favorecer a competitividade dos países, tendo em conta os seus impactos na redução dos custos de contexto para o exercício das actividades económicas. A importância da simplificação está ainda relacionada com o seu papel na racionalização e aumento da eficiência da própria Administração pública, permitindo libertar os serviços públicos de tarefas inúteis ou redundantes e deslocar recursos para áreas prioritárias, como a saúde, a educação, a investigação ou a segurança. Em Portugal, a simplificação administrativa e legislativa foi considerada decisiva para o cumprimento dos objectivos da política de modernização administrativa, traçada pelo XVII Governo Constitucional, em 2005, no seu Programa. Recusou-se a ideia de que a Administração pública pode fechar-se hoje no local em que se encontra e abrir amanhã num outro lado, totalmente remodelada por um passe de mágica. Desde o início que se entendeu ser necessário concretizar um conjunto de iniciativas de simplificação, indutoras de uma cultura de mudança, susceptíveis de mobilizar a confiança de dirigentes e funcionários e de ganhar adeptos nos cidadãos, sem os quais a sustentabilidade destes processos fica por garantir. Estas iniciativas de simplificação eram indispensáveis, nem que fosse apenas para concretizar a alteração de alguns velhos e incómodos procedimentos administrativos, várias vezes prometida, mas outras tantas adiada, de que eram bom exemplo os dois documentos para o automóvel; ou para melhorar alguns indicadores que nos colocavam nos primeiros lugares, mas a contar do fim, nos rankings internacionais sobre custos de contexto para a economia, como o tempo e os procedimentos necessários para criar uma empresa. PORQUÊ O SIMPLEX? Facilitar a vida aos cidadãos e às empresas Reforçar a confiança dos utentes no serviço público Reduzir custos de contexto para as empresas, favorecendo a competitividade do país Aumentar a eficiência da Administração pública Foi com estes dois projectos que se iniciou a simplificação. Eram então considerados como «missões impossíveis», por dependerem da vontade de serviços e governantes diferentes, que teriam de trabalhar em rede, cooperar, para integrar funcionalidades. Criada a primeira Empresa na Hora, em 14 de Julho de 2005, emitido o primeiro Documento Único Automóvel, em 31 de Outubro desse mesmo ano, era preciso ir mais longe, alargar o número de participantes, envolvê-los numa estratégia de simplificação mesmo que com ritmos e ambições diferenciadas em que a tecnologia servisse para transformar procedimentos e não apenas para os desmaterializar na forma em que já existiam. Na verdade, adoptar tecnologia sem um esforço de simplificação prévio é perder a oportunidade de eliminar ou reduzir procedimentos desnecessários. Do mesmo modo, a simplificação não deve desperdiçar as potencialidades que as novas tecnologias oferecem para atingir maiores níveis de produtividade. Por isso mesmo, juntaram-se as políticas da administração electrónica e da simplificação no mesmo programa, nas mesmas iniciativas. 13
14 «( ) Venho solicitar-lhe a sua colaboração e empenho para o bom e rápido desenvolvimento deste programa, que me cabe coordenar. Para esse efeito, torna-se indispensável que nos sejam facultados até ao dia 13 de Janeiro os seguintes elementos: Inventário de todas as licenças e autorizações emitidas pelos serviços que tutela ou em cujo procedimento de concessão intervenha (incluindo pareceres e outras formalidades obrigatórias); Sinalização, neste conjunto de formalidades, daquelas que podem ser de todo eliminadas e/ou simplificadas (eliminação de formulários, recolha de informação on-line, ponto único de recolha de informação e partilha entre serviços, etc.); Assim nasceu o Simplex, sob a direcção política do Primeiro-Ministro e como uma responsabilidade e uma tarefa partilhadas por todo o Governo. Pela sua natureza transversal, a simplificação administrativa e legislativa não poderia constituir uma competência atribuída a um ministério específico ou a um determinado serviço público. Para a preparação do primeiro programa foram pedidas sugestões a todos os ministérios. Certidões a eliminar, procedimentos a simplificar, informação e serviços a desmaterializar, leis a consolidar, estavam entre os grandes objectivos do primeiro programa. Foram recebidas mais de 700 propostas de medidas, o que exigiu um grande esforço para a sua selecção. Havia sugestões muito interessantes, mas inexequíveis no prazo previsto. Havia algumas que tinham pouco de simplificação. Mas havia também propostas de grande relevância e ambição simplificadora (Segurança Social Directa, Diário da República Electrónico). E outras mais simples (por exemplo, colocar formulários na Internet), mas que representaram o primeiro passo de esforços mais ousados que se lhes seguiram Indicação, para cada uma dessas medidas de eliminação e/ou simplificação, da data em que poderá estar concluída; Indicação de um ponto de contacto para articulação com a Unidade de Coordenação da Modernização Administrativa (UCMA) quanto a este programa. Se considerar que facilita a sistematização da informação solicitada, poderá utilizar uma ficha do tipo da que junto se anexa. A partir do conjunto de propostas que forem apresentadas, o Primeiro-Ministro definirá as prioridades no âmbito deste programa de simplificação legislativa e administrativa para o ano de 2006, tendo em conta os processos considerados mais críticos do ponto de vista dos cidadãos e das empresas, e ainda aqueles que mais afectam a competitividade internacional de Portugal.» António Costa Excerto de carta enviada pelo Ministro de Estado e da Administração Interna, António Costa, a 12 de Dezembro de 2005, pedindo sugestões a todos os Ministros para o Programa, após a reunião de lançamento do Simplex com o Primeiro-Ministro, a 6 de Dezembro de Em 27 de Março de 2006, no Centro Cultural de Belém, o Simplex saiu à rua com 333 medidas. Poucos acreditaram que este número fora um puro acaso. Mas foi mesmo assim. 14
15 O programa passo a passo Definir prioridades e orientações Prestar contas e apresentar balanço anual Analisar e seleccionar as medidas propostas Monitorizar o Programa Validar as medidas e elaborar o Programa Construir o programa: uma responsabilidade partilhada Sem prejuízo de uma coordenação centralizada, o programa Simplex foi, desde o primeiro momento, uma responsabilidade partilhada por todo o Governo, dentro das respectivas esferas de competência. Todos os ministérios e respectivos serviços foram, portanto, chamados a intervir e a participar: Na apresentação de propostas para iniciativas de simplificação sectoriais (da responsabilidade de um ministério) e intersectoriais (que envolvem a partilha de compromissos entre diferentes ministérios); Na análise de sugestões de modernização e simplificação enviadas pelos cidadãos e empresas, com vista ao seu acolhimento; Na definição de metas e prazos para a execução das medidas; Na avaliação dos seus impactos. As abordagens participativas (bottom-up) permitem beneficiar da experiência de quem está no terreno, neste caso, de quem vive a Administração por dentro e enfrenta no dia-a-dia os seus constrangimentos e desafios. Contribuem ainda para a motivação e envolvimento de todos os agentes da mudança. 15
16 OS SEGREDOS DO SIMPLEX Empenho e direcção política do Primeiro-Ministro Coordenação próxima do centro do Governo Envolvimento de todo o Governo Participação dos serviços e dos funcionários na identificação dos constrangimentos e das medidas de simplificação Consulta pública e participação dos parceiros sociais um trabalho de co-produção Uma rede com coordenação Para pôr em prática um programa desta natureza foi necessário organizar uma rede de agentes de simplificação a Rede Simplex, constituída por um ponto focal em cada ministério. Na fase preparatória dos programas, compete aos seus membros participar na definição de prioridades, apoiar os serviços na identificação de oportunidades de simplificação, analisando a pertinência e exequibilidade das suas propostas, e articular com outros ministérios as iniciativas intersectoriais. Após a divulgação pública do programa, acompanham a execução das medidas e asseguram o cumprimento dos prazos, sendo responsáveis pelo reporte mensal da sua evolução. Mas a tarefa destes interlocutores ministeriais não termina com a conclusão das medidas. Cabe-lhes monitorizar a sua evolução e avaliar os seus benefícios. O trabalho da rede de agentes de simplificação é coordenado por uma entidade transversal com competências na definição estratégica das políticas e dos projectos de modernização e de simplificação administrativa. Esta entidade é responsável pela coordenação e acompanhamento de todas as fases do programa, da sua concepção à avaliação dos seus resultados. Nos últimos seis anos, estas funções foram assumidas, primeiro, pela Unidade de Coordenação da Modernização Administrativa, na directa dependência do Ministro de Estado e da Administração Interna, António Costa; após Maio de 2007, pela Secretária de Estado da Modernização Administrativa, Maria Manuel Leitão Marques, sob a tutela do Ministro da Presidência, Pedro Silva Pereira, com o apoio operacional da Agência para a Modernização Administrativa. A REDE SIMPLEX MNE MFAP PCM MDN MAI MJ MAOTDR MADRP MOPTC MTSS MS ME ME MCTES MC MAP Laura Lopes Costa Jorge Faria Sofia Rodrigues Susana Rodrigues Maria José Garcia Francisco André (SEPCM) André Miranda (SEPCM) Diana Ettner (SEPCM) Marcelo Carvalho (SEAAL) Inês Pestana Teresa Chaves de Almeida Natália Melo Ema Vieira Daniela Monteiro Miguel Alves Pedro Barreto Luís Rebelo de Sousa João Labescat Francisco Lemos Jorge Batista Graça Fonseca Miguel Cabrita João Labescat Conceição Cordovil Sérgio Cantante Bastos Pedro Delgado Rui Ribeiro do Rosário Ana Isabel Paulino Elvira Santos Luísa Tomás David Martins Pedro Policarpo Renato Pereira Rosa Martins Victor Hugo Salgado Jorge Rato Nuno Bentes Leonor Sarmento Joel André Azevedo João Batista Isabel Marques Ana Costa Dias Cecille Cardona Miguel Leocádio Pedro Barrias Lídia Jacob Daniela Monteiro Carla Riquito Carlos Narciso Maria José Ribeiro André Miranda Luís Carvalho Simplex 06, 07, 08 Simplex 08, 09, 10, 11 Simplex 06, 07, 08 Simplex 08, 09, 10, 11 Simplex 06, 07, 08, 09 Simplex 07, 08 Simplex 08, 09 Simplex 10, 11 Simplex 07, 08, 09, 10, 11 Simplex 06, 07 Simplex 07, 08, 09 Simplex 09 Simplex 10 Simplex 11 Simplex 06, 07 Simplex 08 Simplex 08 Simplex 08, 09 Simplex 10 Simplex 11 Simplex 06, 07 Simplex 07, 08, 09 Simplex 10, 11 Simplex 06, 07 Simplex 07, 08, 09 Simplex 10, 11 Simplex 06, 07, 08, 09 Simplex 06, 07, 08 Simplex 07, 08 Simplex 08, 09 Simplex 10, 11 Simplex 06, 07, 08 Simplex 08, 09 Simplex 10, 11 Simplex 06, 07, 08, 09 Simplex 08, 09, 10, 11 Simplex 10, 11 Simplex 06, 07, 08 Simplex 08, 09, 10, 11 Simplex 06, 07, 08, 09 Simplex 10, 11 Simplex 06, 07, 08, 09 Simplex 10, 11 Simplex 06, 07, 08, 09 Simplex 10, 11 Simplex 06, 07 Simplex 07, 08, 09 Simplex 10, 11 Simplex 06, 07 Simplex 08, 09 Simplex 10 Simplex 11 16
17 O Simplex Definir prioridades e orientações Nestes 6 anos de Simplex, fixaram-se algumas prioridades de simplificação e orientações de natureza metodológica para nortear a identificação, a selecção e a apresentação das medidas de simplificação, que foram comunicadas a todos os ministérios (top-down). As prioridades O primeiro Simplex foi assumido como um programa em construção, com uma acentuada dimensão pedagógica: estimular os serviços públicos a fazer o levantamento das suas interacções com os cidadãos e as empresas, a avaliar os custos e os encargos de cada uma delas, e a questionar a sua pertinência. Para apoiar os serviços nessa tarefa definiram-se alguns objectivos de simplificação: Como construir uma medida Simplex? Uma medida de simplificação deve assentar numa análise prévia dos processos de uma dada actividade administrativa e pela identificação da forma de os modificar, de modo a atingir os objectivos da simplificação: reduzir encargos administrativos para os cidadãos e/ou para as empresas, e/ou melhorar a eficiência da Administração. Eliminar certidões; Desmaterializar formulários e procedimentos; Reduzir a burocracia associada aos procedimentos, eliminando os que sejam dispensáveis ou suprimindo algumas das suas formalidades; Facilitar o acesso aos serviços públicos; Harmonizar e consolidar regimes jurídicos. Definiu-se também que as medidas de simplificação deveriam corresponder a acções com objectivos precisos, claros e exequíveis no âmbito temporal do Programa (por exemplo: disponibilizar a declaração de remunerações on-line na Segurança Social Directa ou dispensar a apresentação de certidão de registo criminal no pedido de licença de caça ), para facilitar, posteriormente, um controlo rigoroso da sua execução. Se as medidas fossem apresentadas de forma muito abrangente ou vaga (por exemplo criar canais de comunicação e informação no sentido de efectivar o princípio da colaboração da Administração com os particulares ), dificilmente poderiam ser monitorizadas e concluídas na íntegra dentro do prazo. Com o primeiro programa pretendeu-se, sobretudo, mobilizar os serviços públicos para participar na sua construção. O Simplex 06 incluiu, assim, uma parte significativa das sugestões dos serviços. O Simplex 07 representou um salto qualitativo. Melhorou-se o processo de selecção e de validação política das medidas e adoptou-se um novo modelo de organização do programa, centrado nas interacções dos cidadãos e das empresas com os serviços públicos. Em 2007, os critérios instrumentais do primeiro ano deram lugar a critérios funcionais, tendo-se definido que: O Simplex deve contribuir positivamente para o reforço da confiança dos cidadãos nas instituições públicas e nos decisores políticos. Para isso, deve facilitar o seu quotidiano, reduzir ou eliminar processos e procedimentos inúteis ou redundantes; As medidas de simplificação, sem pôr em causa a segurança jurídica de pessoas e bens, devem detectar, reduzir e remover obstáculos ao desenvolvimento das actividades económicas, facilitando o comércio, o investimento, a competitividade e a consequente criação de riqueza. 17
18 O Simplex 08 deu prioridade à consolidação e à avaliação dos esforços já iniciados, em particular no domínio da simplificação dos procedimentos de licenciamento, tendo-se definido princípios e linhas de acção específicos para esta área. Com o objectivo de diagnosticar as áreas prioritárias de intervenção, no terceiro ano de Simplex refinaram-se os critérios de classificação das medidas: criaram-se vários blocos que agruparam as medidas por áreas prioritárias de simplificação tendo em conta as interacções mais frequentes das empresas e dos cidadãos com a Administração pública. SIMPLIFICAÇÃO DE REGIMES DE LICENCIAMENTOS PRINCÍPIOS E LINHAS DE ACÇÃO Consolidação legislativa (evitando a dispersão de actos normativos de diferente valor hierárquico, redundantes e complexos) Proporcionalidade dos encargos administrativos ao risco da actividade (com desgraduação do controlo das actividades de menor risco) Reengenharia e desmaterialização do procedimento, eliminando passos dispensáveis Princípio do balcão único BLOCOS BLOCO 1 BLOCO 2 BLOCO 3 BLOCO 4 ÁREAS PRIORITÁRIAS EMPRESAS Criar empresas Licenciar, credenciar, registar, autorizar Iniciar actividades Gerir e expandir empresas Fazer negócios Extinção de sociedades e actividades económicas Lançamento e comercialização de bens Gestor do processo como único interlocutor do utente Transparência e previsibilidade disponibilização de resposta a questões frequentes, fluxogramas e simuladores de prazos e de taxas Normalização e facilidade de acesso à informação guias técnicos Acompanhamento on-line do procedimento pelo requerente Redução dos prazos de decisão Dispensa de apresentação de informação que a Administração já possui Admissão de pedidos apenas quando devidamente instruídos Consagração de mecanismos de incentivo ao cumprimento de prazos (deferimento tácito, devolução de taxas, etc.) Monitorização e avaliação obrigatórias Esta classificação permite olhar para as medidas como parte de um todo coerente e avaliar os seus resultados no contexto de processos mais alargados. Por exemplo, a simplificação de um determinado processo de licenciamento não será apenas avaliada em si e por si, mas também no contributo que der para a simplificação do processo de criação de empresas de um determinado sector. Para 2009 definiram-se como prioritárias as medidas de simplificação na área da saúde e aquelas cujos impactos beneficiam a vida das pequenas e médias empresas (PME). No Simplex 09 e Simplex 10 deu-se continuidade ao objectivo de consolidação, desenvolvimento e avaliação das medidas de simplificação, que foram alvo de um novo esforço de sistematização, tendo-se substituído a classificação por blocos, que representavam as áreas prioritárias de simplificação, pela organização por eventos de vida no caso das medidas com impactos nos Cidadãos e nas Empresas e por áreas de gestão no caso das medidas orientadas para a eficiência da Administração pública. 18
19 O Simplex Medidas Simplex por Eventos de Vida dos Cidadãos A MINHA FAMÍLIA OS MEUS DOCUMENTOS O MEU ACESSO À EDUCAÇÃO E À CIÊNCIA A MINHA SAÚDE OS MEUS TEMPOS LIVRES E CULTURA A MINHA SEGURANÇA O MEU TERRITÓRIO E AMBIENTE O EXERCÍCIO DOS MEUS DIREITOS E O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES O EXERCÍCIO DA MINHA CIDADANIA A MINHA CASA A QUALIDADE DO MEU ATENDIMENTO O MEU VEÍCULO O MEU EMPREGO Com esta desagregação passou a ser possível avaliar de forma ainda mais concreta os contributos da simplificação para as diferentes fases da vida das empresas (por exemplo: licenciamento de actividades e equipamentos ou importação e exportação de bens e serviços ) e dos cidadãos (por exemplo: o meu acesso à educação e ciência ou a minha saúde ), como ilustra a imagem acima. Para além de prosseguir prioridades já definidas em programas anteriores, como a simplificação de processos de licenciamento, o Simplex 10 juntou à agenda da simplificação administrativa o objectivo de fazer mais com menos. Incentivou-se, assim, o incremento das iniciativas de cooperação entre serviços públicos de diferentes departamentos e níveis da Administração, de partilha de recursos e de reutilização de capacidades já instaladas, de modo a alcançar maior racionalização e eficiência dos serviços públicos. 19
20 As orientações O primeiro programa centrou-se, sobretudo, em preocupações de pedagogia interna, não pretendendo obedecer a uma arquitectura acabada e perfeita, assente em metodologias rígidas e em articulações milimétricas entre as medidas que incluiu. À medida que o programa foi evoluindo, o processo de construção e de apresentação das propostas também foi sendo progressivamente melhorado, tendo os serviços passado a receber orientações mais precisas sobre o que deve ser (e como deve ser formulada) uma medida de simplificação. Para apoiar os serviços na identificação das situações que devem ser objecto de simplificação e das soluções que podem ser encontradas, deram-se exemplos concretos: Situação É exigida a entrega de várias cópias de documentação É pedida informação já disponível em outros serviços públicos ou a sua comprovação através de certidões A mesma informação é pedida por vários serviços da Administração É prestada informação insuficiente aos utentes ou potenciais utentes Oportunidade Posso eliminar o pedido de cópias? Posso executá-las no balcão receptor? Posso pedir a sua entrega pela internet? Posso facilitar a partilha de informação entre serviços (respeitando a protecção de dados pessoais)? Posso criar certidões permanentes on-line? Posso substituir certidões por listas publicadas na internet? Posso dispensar obrigações de informação que não estejam devidamente justificados? Posso estabelecer interfaces electrónicas de transmissão de informação ente serviços? Posso ter acesso às aplicações informáticas de outros serviços? Posso usar plataforma de interoperabilidade da Administração pública para obter comprovativos? Posso criar bases de dados partilhadas? Posso prestar a mesma informação em linguagem mais simples? Posso criar guias técnicos para clarificar informação? Posso consolidar informação dispersa? Posso disponibilizar informação no canal web? Posso criar FAQs? Posso permitir o acompanhamento do processo e criar canais alternativos de contacto? Posso criar um simulador do processo? 20