Você já teve ter tido dias ou até semanas onde sentiu-se frustado com a impressão de que passou de uma reunião para outra e não teve tempo para colocar mãos à massa em suas tarefas e estudos. Por nossa experiência, grande parte das reuniões podem ser substituídas por discussões em grupo usando mensagem de texto. Planeje melhor sua agenda, marque reuniões regulares no calendário de modo que possa balancear tempo de reunião vs tempo de mãos à obra. Seja mais ativo em permitir que as pessoas possam gerenciar melhor seu próprio tempo e expandir suas produtividades.
Costumávamos fazer no Jusbrasil um "Weekly": toda Segunda-Feira, nós diretores nos reuníamos, em horário fixo, para alinhar nossos trabalhos. Hoje, fazemos isso por Slack - em um canal específico para alinhamento do time cada diretor posta as suas principais entregas da semana anterior (Highlights), e as expectativas dessa semana que começa (Expectations). O que antes era uma reunião que bloqueava todos os diretores, toda Segunda-Feira, agora funciona melhor com comunicação assíncrona — todos contribuem em tempo hábil, ao longo do dia, sem prejuízo para suas agendas pessoais, e ainda deixam seus trabalhos documentados e transparentes para toda a empresa.
Escolha um bom aplicativo de videoconferência para suas reuniões. No Jus, usamos o Zoom. Hoje, com cada vez mais ferramentas e com popularização contínua da internet, a experiência de vídeo call avança rápido. O Zoom por exemplo, permite dividir tela, assumir o cursor, gravar a reunião, gerenciar fila de participação, entre diversas outras funcionalidades legais. O mais interessante é que, para que uma reunião por vídeo funcione, precisamos de alguns cuidados e conduta que são difíceis de manter em reuniões presenciais — é preciso que cada um respeite a vez do outro falar, e que se evite conversas paralelas. Então, como saldo, reuniões remotas tendem a ser mais organizadas, produtivas e elegantes que aquelas feitas presencialmente. Isso tanto é verdade que, no Jus, em momentos de reunião, mesmo quando estamos todos presentes em um mesmo escritório, frequentemente optamos por nos reunir por videoconferência, cada um de seu computador.
Última “Product Check Point Meeting”. Nela o comitê de produto se atualiza, discute prioridades, alinhamentos e patrocínio para os times. Assim como essa reunião, 99% das reuniões deliberativas do Jusbrasil são gravadas e publicadas em nossos canais do Slack para que contexto esteja acessível a todos, independentemente de onde trabalham ou vivem, e a qualquer momento.