Levantamento da Produção Documental do MPPR - PDF
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Isabel Silva Ávila
1 Levantamento da Produção Documental do MPPR Atividade-meio Curitiba/PR, Agosto de /3 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
2 CONCEITO:AVALIAÇÃO DOCUMENTAL A avaliação documental é um processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente) OBJETIVOS:AVALIAÇÃO DOCUMENTAL Identificar os valores primários e secundários dos documentos; Definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos; Elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos; Agilizar a recuperação dos documentos e das informações; Reduzir a massa documental acumulada;
3 OBJETIVOS:AVALIAÇÃO DOCUMENTAL Racionalizar a utilização espaço físico para o armazenamento do acervo; Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda permanente; Autorizar a eliminação criteriosa de documentos; Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos; CONCEITO:PRAZO DE VIGÊNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.
4 CONCEITO:PRAZO DE PRESCRIÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. CONCEITO:PRAZO DE PRECAUÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.
5 CONCEITO:TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS É o instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.
6 MÓDULO II: GESTÃO DOCUMENTAL NO MPPR E CONTEXTUALIZAÇÃO
7 CONTEXTUALIZAÇÃO:GESTÃO DOCUMENTAL Divisão de Biblioteca e Documentação; Resolução nº 0524, 03 de março de 2011 Altera a estrutura organizacional da Subprocuradoria Geral de Justiça para Assuntos Administrativos SUBADM ( Criação do Departamento de Gestão Documental) e atualizações (Resolução nº 501/213 e 2107/2014); Portaria nº251/2012 Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD; Portaria nº253/2012, 306/2013, 410/2013 e 437/ Designação e atualização de membros
8 PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL:OBJETIVO GERAL Implementar o Programa de Gestão Documental PGD no Ministério Publico do Estado do Paraná, que promova o devido tratamento da produção, uso e guarda de documentos. PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL:OBJETIVOS ESPECÍFICOS Desenvolver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade; Identificar e salvaguardar documentos em risco de deterioração; Identificar a regulamentação que rege a estrutura do Ministério Público e fontes documentais que a registra; Desenvolver políticas de gestão de documentos que trate dos procedimentos de guarda e armazenamento e da segurança de informação em documentos de arquivo Construção de estruturas para a guarda de documentos; Treinamento de pessoal.
9 MÓDULO III: LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL CONCEITO:LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL É a atividade que permite levantar/obter informações a respeito dos conjuntos documentais produzidos pelo MPPR no exercício de suas atividades institucionais.
10 OBJETIVOS: LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL Promover o tratamento dos documentos institucionais, em sua produção, uso e guarda e tendo em vista o início das atividades de classificação e avaliação documental. Obter informações sobre as unidades produtoras/acumuladoras de documentos do MPPR; Obter a relação de todos os tipos documentais produzidos na execução das atividades da área-meio do MPPR; Obter informações que qualificam os tipos documentais relacionados. MAPEAMENTO DE PROCESSO:LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL Macroprocesso Processo Subprocesso Atividade Formação das Séries Documentais Produção dos Tipos Documentais Tarefa
11 FINALIDADE:LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL FINALIDADE:LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL
12 ESTRATÉGIA:COLETA DE DADOS Entrevistas: Preenchimento de Questionários: Questionário 1B: Descrição da Unidade Administrativa; Questionário 3B: Identificação das Séries Documentais; Questionário 1B:Descrição da Unidade Administrativa Panorama preliminar da unidade produtora dos conjuntos documentais, de suas atividades/atuação e do contexto de sua produção documental; Perguntas abertas e de Caráter Geral; Deverá ser aplicado/preenchido 1 questionário por unidade administrativa:
13 Questionário 3B:Identificação das séries documentais Direciona-se à identificação, classificação e avaliação de todos os tipos documentais produzidos. Deverá ser aplicado/preenchido 1 questionário para cada tipo documental; Deverá ser identificado os tipos documentais produzidos em meio digital como: planilhas, , registros de sistema, etc; Entregas dos questionários 1B e 3B, validados pelas áreas, acompanhará o cronograma de entrega do Mapeamento de Processos, ou seja, nas Terça Feira ás 15:00h; Formas de Envio: Formato Eletrônico para os s: e Formato Físico: Os originais dos mesmos devem ser encaminhados para o Departamento de Gestão Documental DGD; Dúvidas e Orientações: e ou CRONOGRAMA DE ENTREGAS
14 CONTATOS SUBPROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA PARA ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS SUBADM DEPARTAMENTO DE GESTÃO DOCUMENTAL DGD Rosimar Anderli Witkowski Fernando Alves da Gama Leandro Alves dos Santos
RESOLUÇÃO CONJUNTA SAD/SEMAC n. 1, DE 10 DE JUNHO DE 2014.
RESOLUÇÃO CONJUNTA SAD/SEMAC n. 1, DE 10 DE JUNHO DE 2014. APROVA O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM DA SECRETARIA DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE,