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Quais são as rotinas na pequena empresa e como ganhar tempo com elas
Bem que a vida de empresário poderia ser chegar na empresa em qualquer horário, fiscalizar, dar meia dúzia de orientações e, vendo que está tudo em ordem, voltar para casa e aproveitar o resto do dia. Mas, mesmo para o dono, as rotinas na pequena empresa são muito mais complexas do que essas que acabamos de narrar.
A importância das rotinas na pequena empresa
Sem um acompanhamento rigoroso das finanças, você coloca em risco a saúde da empresa. E não estamos falando apenas em monitorar a conta bancária e no acompanhamento básico das entradas e saídas, e sim de processos diários, semanais e mensais, que, se não cumpridos, geram um efeito dominó de desorganização financeira.
Para ajudar você nessa tarefa, abaixo falamos um pouco sobre as principais rotinas na pequena empresa. Veja quais são:
Qualquer movimentação no caixa da empresa precisa ser registrada, especificando o meio de pagamento. É o controle básico para todas as outras rotinas. Isso inclui, é claro, registrar cada venda efetuada.
Não se trata apenas de ter o lastro das notas fiscais emitidas para cumprir as exigências tributárias, mas, antes disso, de um recurso básico para embasar decisões e relatórios sobre a situação da empresa.
Para isso, muito mais eficiente do que um caderninho, uma gaveta com os comprovantes impressos das operações ou uma planilha no Excel, é um sistema de gestão informatizado, que permita cada registro com poucos cliques.
Esteja sempre em dia com as contas que você tem a pagar. Isso inclui fornecedores, telefone, internet, luz, aluguel… Enfim, tudo o que é necessário para manter a empresa em operação. Claro que a maioria dessas contas é mensal, mas consideramos esse um controle diário porque todo dia é necessário checar se há algum compromisso vencendo.
A conciliação bancária é a rotina de comparar o controle interno do saldo da sua empresa com o extrato bancário, verificando se há alguma incongruência – e se valores referentes a pagamentos via boleto ou cartão realmente entraram.
Não é obrigatório que se faça a conciliação bancária todos os dias – há quem faça uma vez por semana ou até por mês. Mas recomendamos que ela seja diária para ter sempre o número atualizado. E, caso seja notada alguma diferença entre o controle interno e o saldo bancário, é possível agir rapidamente para identificar a origem do problema.
O fluxo de caixa é uma das ferramentas de controle financeiro mais importantes de uma empresa. Trata-se de uma projeção todas as entradas e saídas em um período futuro – normalmente de, pelo menos, três meses. Com ele, é possível, por exemplo, antecipar que, em tal data, você precisará de mais capital de giro, ou poderá fazer aquele investimento que está planejando.
Há empresas que fazem o seu fluxo de caixa apenas uma vez por mês, ou semanalmente. Mas um acompanhamento diário é a melhor maneira de ter um fluxo de caixa sempre condizente com o que realmente se passa com a empresa.
Integrado com o sistema que registra as suas vendas, você precisa de um controle de estoque, para saber quantos itens tem e identificar quando é necessário encomendar mais do fornecedor. Esse acompanhamento, quando informatizado, é diário, pelo simples motivo de que é diretamente associado ao registro das vendas.
O que incluímos na categoria de rotinas na pequena empresa que devem ser feitas semanalmente é a revisão do estoque, processo que também é chamado de inventário. O seu principal objetivo é checar se os números batem, ou seja, se não houve desvios ou erros no controle diário.
Além disso, fazer uma análise visual semanalmente permite perceber coisas que, no computador, é mais difícil. Por exemplo, você pode se dar conta de que um item acumulou por estar vendendo pouco e agora apenas ocupa espaço no estoque, o que pode inspirar uma promoção para liquidá-lo.
Clientes inadimplentes são uma realidade em praticamente todas as áreas. Para ser empresário, portanto, você precisa aprender a lidar com isso. A dica, aqui, é criar uma rotina semanal de cobranças. O grande desafio é, além de conseguir o dinheiro que lhe devem, não perder o cliente – se isso for conveniente para o negócio, é claro.
Para isso, organize-se, separando os inadimplentes habituais dos frequentes, aqueles que atrasaram poucos dias daqueles que estão devendo há mais de mês, etc. Para cada tipo de devedor, você usará uma abordagem diferente – alguns podem querer negociar, por exemplo.
A regra é jamais ser rude, fazer ameaças ou mandar recados para outras pessoas. Caso contrário, você estará desrespeitando o Código de Defesa do Consumidor e correrá o risco de sofrer ações judiciais por danos morais.
O pagamento de salários está entre as principais despesas de uma empresa, e é feito mensalmente. Para facilitar o controle de pagamentos já realizados, há empresas que utilizam uma conta corrente especial para isso. Mas, se o seu negócio tem poucos funcionários, isso não é necessário.
A dica é contar com o auxílio de um contador para, além do salário devido a cada um, calcular encargos como horas extra, benefícios e rescisões, além de organizar questões como a retirada do seu pró-labore e o controle de faltas.
O DRE é um documento que as empresas precisam elaborar anualmente por questões legais de divulgação, mas, seguindo as boas práticas de controle financeiro, deve ser apurado mensalmente. O demonstrativo irá, simplesmente, detalhar o resultado líquido da empresa no período avaliado. Ou seja, se ela teve lucro ou prejuízo no mês em questão, e de quanto. Eis uma ferramenta fundamental para a avaliação do desempenho da empresa.
Fechando o mês, você precisa arcar com os seus compromissos tributários. Se a sua empresa está no regime de tributação Simples Nacional, poderá utilizar um documento único de arrecadação, o DAS. Para a apuração, envie para o seu contador todas as notas fiscais emitidas e recebidas no período.
O DAS contempla o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), Contribuição para o PIS/Pasep, Contribuição Patronal Previdenciária (CPP) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Todas essas rotinas na pequena empresa tomam tempo. Mas é possível diminuir sensivelmente o período gasto com essas tarefas diárias, semanais e mensais. Basta encontrar a solução certa, que mais tem a ver com o seu negócio. Assim, será possível dedicar mais tempo ao planejamento estratégico da empresa.