10 Grandes Erros no Orçamento Empresarial (Budgeting)
[SÉRIE] – 10 grandes erros cometidos no Orçamento Empresarial (Budgeting) – Parte 03
Publicado dia 6 de julho de 2014
Para fechar nossa série, hoje trazemos os 04 últimos erros mais comuns cometidos no orçamento empresarial.
Se você não leu os artigos anteriores, pode conferir clicando aqui e aqui.
Sem mais delongas, vamos aos erros:
Erro 07: Tentar usar planilhas para orçamentação. O Excel é indiscutivelmente uma das melhores e mais importantes ferramentas de escritório, porém não é um ambiente de desenvolvimento de sistema, muito menos um banco de dados.
Mas ele acaba sendo usado para a orçamentação como um "paliativo", uma vez que os sistemas ERP não são preparados para realização do orçamento. Assim, os profissionais financeiros assumem a responsabilidade e com suas próprias mãos elaboram planilhas e tentam usar o Excel para realizar o orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Só que isto acaba trazendo junto à falta de flexibilidade para o usuário, necessidade de redigitação de dados, além da possibilidade (ou melhor, probabilidade) de erros e gerenciamento de dados manual.
Uma justificativa comum na tentativa de usar o Excel para a orçamentação é assumir que os gestores de departamento estarão familiarizados ​​usando o Excel. Mas a realidade é que muitos chefes de departamento são pessoas não-financeiras e preferem uma experiência de usuário mais intuitiva, com um software pensado especificamente para eles.
Há sim um papel para o Excel como uma calculadora e uma lente para o banco de dados, mas ele não deve ser o sistema orçamentário primário.
Erro 08: Incorporar o orçamento empresarial no sistema ERP. O objetivo do sistema de ERP é fornecer dados operacionais. Os sistemas ERP são muito bons no processamento de transações financeiras, mas o orçamento é uma função estratégica, realizado por pessoas não-financeiras e os ERP´s não estão preparados para isto.
Neste ponto, a solução ideal é selecionar o ERP que mais se encaixe as necessidades da empresa e buscar também um sistema especializado de planejamento e orçamento econômico-financeiro.
Antes isto seria um problema, mas nos softwares atuais, tudo pode ser integrado facilmente, sem problemas. Além disso, com a orçamentação baseada em nuvem (cloud computing), a necessidade e custo de TI e suporte é eliminado e a usabilidade do software é melhorado significativamente.
Erro 09: Emissão de um processo de RFP para um novo sistema de orçamento. A pior maneira de selecionar um produto em que 90% ou 95% de seus usuários são pessoas não-financeiras é a de emitir uma RFP (Request for proposal).
Há duas razões fundamentais pelas quais RFP estão se tornando arcaicos. Primeiro, RFP são escritos para apoiar um processo existente, sem considerar o que pode ser novo e diferente no mercado. Em segundo lugar, um RFP simplesmente não pode capturar a capacidade mais importante do sistema de orçamentação: a usabilidade. Uma RPP é apenas uma lista de recursos desenvolvidos sem levar em conta a usabilidade do sistema, ou seja, um completo desperdício de tempo. É um processo que morreu no final do século passado.
Erro 10: Foco em funcionalidades em detrimento a experiência do usuário. Hoje, as pessoas estão acostumadas a usar aplicativos bem desenhados de empresas como Google e Apple em suas vidas pessoais. As pessoas têm pouca paciência para aplicações no local de trabalho que as deixem confusas.
Funcionalidade não é mais a definição de sucesso. Usabilidade é chave. Os usuários estão cada vez mais exigentes e não aceitam usar qualquer software mais. Se você quiser que a participação dos gestores, você deve se concentrar na experiência do usuário final ao invés de focar em centenas de atraentes funções que raramente, ou nunca, serão usadas.
Eliminar ou prevenir estes 10 erros vai ajudar a aprimorar significativamente o desempenho financeiro, melhorar a participação e comprometimento dos líderes de departamento nos resultados, permitir que a organização alinhe orçamento empresarial com o plano estratégico, tornando a vida mais fácil para o CEO, CFO, departamento financeiro e também para os gestores de departamento.
Apenas a confiança nos números gerados e certeza de que o orçamento está alinhado com o planejamento estratégico já são suficientes justificar o investimento em melhorar o processo de orçamento empresarial e acompanhamento econômico-financeiro como um todo.
E como você já sabe toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico e financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como planilhas, white papers e e-books.
E se as dicas foram úteis para você e sua empresa, deixe um comentário e compartilhe utilizando os botões das redes sociais que ficam aqui logo abaixo.