Software de Gestão: benefícios, tipos e como escolher o ideal
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Software de Gestão: o que é, para que serve e qual é o melhor
O mercado brasileiro de softwares é um dos mais expressivos no mundo. De acordo com dados do estudo "Mercado Brasileiro de Software – Panorama e Tendências 2020", publicado pela Associação Brasileira das Empresas de Software, em 2019 o setor cresceu 10,5%, movimentando R$161,7 bilhões.
Hoje, vamos explorar a importância do uso de softwares de gestão em empresas.
O software de gestão é uma ferramenta que busca automatizar os diversos processos de uma empresa, otimizando ao máximo seu gerenciamento. Existem softwares para diferentes áreas de gestão.
O software de gestão empresarial possibilita o registro e organização de dados vitais, permitindo consulta de resultados e análises críticas.
Ele reúne em um único lugar documentos, informações e métricas e pode ser acessado via computador ou através de aplicativos.
Dessa forma, eles são grandes aliados dos gestores, pois auxiliam na tomada de decisões baseadas em dados e no planejamento estratégico, tornando a gestão empresarial mais eficiente.
Software de gestão ou ERP? Qual é a diferença?
ERP significa Enterprise Resource Planning ou planejamento de recursos empresariais. São softwares de gestão que reúnem módulos voltados às diversas áreas da empresa.
Em vez de contratar um sistema de gestão financeira, um para gestão de estoques e outro para vendas, uma organização pode optar por um ERP que integre todas essas funções.
O ERP, como qualquer software de gerenciamento, busca automatizar processos e otimizar recursos, porém agregando diferentes informações.
Ele facilita consultas e análises de dados e a otimização de custos na empresa.
3 principais tipos de gestão empresarial
Geralmente uma empresa é composta por vários setores que precisam trocar informações entre si, por isso, espera-se dos softwares de gestão uma integração com as principais áreas para facilitar a comunicação e resolução de problemas.
E dos sistemas mais importantes para qualquer operação empresarial, separamos os 3 que sua empresa não pode ficar sem:
Software de Gestão do Relacionamento com o Cliente (CRM)
Customer Relationship Management é a sigla CRM, que em tradução livre significa Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente, e é aplicado por meio de uma ferramenta ou sistema que organize os dados mais importantes dos clientes de uma empresa.
O CRM permite uma análise rápida das informações para que possam ser implementadas várias estratégias de fidelização e atendimento ao cliente de forma mais eficiente.
É fundamental que o CRM tenha boa integração com outros sistemas de gestão para oferecer uma gestão mais assertiva.
O SGO é uma ferramenta especializada no controle de processos que são importantes para o dia a dia da empresa.
É composto por uma séria de ações operacionais que tem como objetivo manter os processos organizados e com funcionamento pleno.
São sistemas e ferramentas que ajudam a mensurar a produtividade e encontrar eventuais gargalos nos principais processos do seu negócio.
Esse é um dos sistemas mais importantes para uma empresa, e vem através de uma solução tecnológica capaz de controlar todo o fluxo financeiro, automatizando várias tarefas fundamentais.
É uma ferramenta vital para que o empresário tenha à mão a análise da sua situação financeira para poder planejar próximos passos, cortar custos ou até implementar melhorias na sua operação por meio de investimentos.
Um bom sistema de gestão financeira também favorece eventuais auditoria, uma vez que a maioria das ferramentas oferecem atualizações em tempo real para que você tenha sempre a informação acurada.
Softwares de gestão empresarial são pensados para automatizar procedimentos, otimizar recursos, reduzir o tempo de execução de tarefas e controlar equipes de forma simples.
Eles cumprem um papel importante na transformação digital das companhias. Em um cenário onde a tecnologia é indispensável, empresas precisam digitalizar e automatizar seus processos para se manterem competitivas.
Quais os benefícios dos softwares de gestão para as indústrias?
Indústrias possuem inúmeros e complexos processos que demandam um gerenciamento atento. Nesse contexto, o uso de softwares de gestão trazem vários benefícios. Conheça alguns:
Automatizando processos, como o preenchimento de planilhas de controle e compilação de dados, recursos como tempo são otimizados. Assim a equipe passa a ter mais tempo para realizar outras tarefas.
Quando uma empresa utiliza uma ferramenta de gestão, esta passa a ser o local adequado para armazenamento e consultas de dados da companhia.
Estas plataformas contam com sistemas de segurança e também permitem que você determine quem deve ter acesso a quê, garantindo maior proteção a dados sensíveis.
Softwares de gestão possuem dashboards que possibilitam visualizar múltiplas informações facilmente, através de imagens, tabelas e gráficos customizáveis, muitas vezes gerados em tempo real.
Assim, é possível acompanhar KPIs, mensurar resultados e analisar o desempenho da empresa com eficiência e rapidez.
Ao viabilizar análises críticas, é natural que as decisões a serem tomadas na empresa passem a ser embasadas por informações compiladas pelo sistema.
Esse é um dos maiores benefícios deste tipo de software: proporcionar insights baseados em dados confiáveis para facilitar a tomada de decisão.
Empresas devem seguir NRs de segurança do trabalho para garantir o bem-estar dos colaboradores.
Sistemas de gestão auxiliam na padronização de processos de auditoria, facilitando o controle do cumprimento das NRs, possibilitando a identificação e correção rápida de problemas e evitando assim acidentes.
Softwares de gestão otimizam recursos da empresa. Um ERP, por exemplo, reduz o custo de diversas assinaturas, para uma só. Automatizar processos também permite trabalhar com equipes mais enxutas.
Além disso, custos com materiais de papelaria tendem a diminuir.
O aumento da qualidade do produto final é consequência de uma operação sob controle, com análises em dia e decisões embasadas em dados.
Ademais, uma pesquisa do IDG Research Services apontou que empresas que utilizam sistemas de gestão crescem 35% mais rápido do que as que não usam esse tipo de tecnologia.
Quais são os sistemas de gestão empresarial? Veja 4 exemplos
A cada avanço tecnológico, novos sistemas de gestão são criados ou mesmo aprimorados, por isso pode ser algo confuso para quem não está habituado a esse tipo de software.
Por isso, separamos alguns exemplos de ferramentas para gerenciamento, que são as mais utilizadas, independentemente do tamanho das operações.
Os softwares financeiros e contábeis, são hoje os mais utilizados, inclusive por pequenos empreendedores e até autônomos, pois é um setor sensível que a qualquer descuido pode pôr tudo a perder.
As principais ferramentas do mercado oferecem soluções para toda área financeira, fiscal e jurídica, como emissão de notas fiscais, boletos, fluxo de caixa, controle de despesas, entre outras tarefas que antes tomariam muito tempo.
O melhor de tudo é que os softwares fazem o armazenamento automático, com toda segurança da informação, facilitando eventuais auditorias e também emitindo relatórios que podem ser a base para novos planejamentos.
As vendas são o combustível da empresa, por isso, ter um sistema que organize e controle os processos, é fundamental para um bom desempenho da equipe comercial.
CRM 's como já mencionamos, são ótimos para que a equipe tenha os dados do cliente sempre à mão, bem como histórico de interação, negociação e proposta, para que possa dar continuidade a venda ou até oferecer upgrade de plano para quem já é cliente.
Os softwares de venda também auxiliam na padronização de processos, o que ajuda principalmente novos vendedores a ingressarem na equipe comercial.
Quem trabalha com produto sabe que estoque é sempre um ponto vulnerável, pois qualquer erro de organização pode gerar um caos.
Portanto, ter um sistema para otimizar os processos e gerenciar entradas e saidas de mercadorias, vai te ajudar a ter uma visão melhor da situação.
Alguns sistemas inclusive, podem ser programados para emitir pedidos sempre que o estoque de determinado produto atingir uma quantidade baixa, garantindo uma rotatividade de mercadorias bastante eficiente, evitando perdas e quebras de estoque.
Principalmente para quem trabalha com produtos perecíveis, uma ferramenta de gestão auxilia na organização do que deve sair primeiro, baseando-se na data de validade na hora do cadastramento.
São úteis para organizar, supervisionar e automatizar processos indispensáveis para o andamento das operações.
Esse tipo de sistema é mais amplo, pois pode servir para atender as necessidades de mais de um setor da empresa.
Funcionam para verificação de rotinas que podem ir da inspeção de equipamentos industriais ao controle de qualidade de alimentos num restaurante, por exemplo.
É muito importante para processos de segurança do trabalho, contendo checklists de equipamentos e outras atividades que visam a integridade física da equipe.
Ter esse controle fino, pode ser muito benéfico para o bem estar dos colaboradores e para o bom andamento da sua operação.
Qual o melhor software de gestão empresarial?
O melhor software de gestão empresarial é aquele que atende às necessidades da empresa, seja otimizando recursos, auxiliando no controle de processos, facilitando o acompanhamento de indicadores ou gerando insights para tomada de decisões.
É preciso avaliar o custo-benefício da ferramenta para escolher a mais adequada para o negócio.
O melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas é aquele que pode contribuir com a otimização do tempo e aumento da produtividade, respeitando o orçamento máximo para a contratação da ferramenta.
Sistemas consolidados no mercado costumam ter pacotes pensados para empresas menores. Conhecer os planos e funcionalidades disponíveis é vital para saber se este é um recurso viável para sua operação.
O Moki, por exemplo, conta com diversos planos para atender a diferentes tamanhos de negócio.
Como escolher o software de gestão ideal?
Cada empresa tem suas particularidades operacionais e orçamentárias, por isso essa escolha tem que ser feita baseando-se na realidade atual do seu negócio.
Recomendamos começar sempre por setores que são vitais para operação, como o financeiro e jurídico, pois estes não podem ficar vulneráveis.
Depois que o setor financeiro estiver bem arrumado, fica mais fácil visualizar a situação do orçamento e assim investir com segurança em outros sistemas que vão otimizar a produção.
Outro ponto importante é buscar soluções que sejam completas e que permitam integrações de forma simples.
Um belo exemplo disso é o software da Moki, desenvolvido para sanar as principais demandas de gestão das empresas.
Conheça o Moki Checklist: software de gestão de equipes e tarefas
O Moki surgiu como uma solução para automatizar processos de auditorias, trazendo-os para realidade digital com checklists eletrônicos, otimizando a coleta, compartilhamento e análise de informações.
Foi o primeiro software de checklist eletrônico do Brasil e hoje, depois de 13 anos e um extenso portfólio de clientes, é a solução mais robusta do mercado, com diversas funcionalidades que garantem a sua eficiência.
Em 2019, o Moki se consolidou como uma ferramenta de gestão que utiliza princípios de Big Data e IoT para gerar análises profundas, que embasam tomadas de decisões precisas.
Hoje, além de oferecer os melhores checklists digitais do mercado, o Moki também disponibiliza soluções para trade marketing e acompanhamento de indicadores.
Saiba mais sobre o Moki no vídeo abaixo!
O mercado de software brasileiro se destaca no cenário mundial e estudos comprovam a eficácia da adoção de soluções desse tipo no dia-a-dia de organizações.
Existem muitos tipos de softwares de gestão, entretanto, todos têm um propósito em comum: otimizar a gestão empresarial, tornando operações, equipes e processos mais eficientes.
Para escolher qual contratar, tenha em mente que o melhor software para sua companhia é o que contribui para o atingimento de seus objetivos por um preço que caiba no seu orçamento.
Por isso, invista tempo para pesquisar e conhecer os planos e funcionalidades das ferramentas do seu interesse e decidir qual atende melhor às suas necessidades.