A prova no processo Administrativo Fiscal é de fundamental importância e deve ser observada criteriosamente pelo Contribuinte. Através da prova o julgador forma sua convicção a favor ou contra a empresa. "Quem alega e não prova não alegou", alegação sem prova transforma-se em uma denúncia vazia.
Por exemplo, o Contribuinte alega em sua impugnação que não é devedor do tributo, pois já o pagou, no entanto, não apresenta cópia do comprovante de recolhimento, na peça impugnatória. Seu argumento é inválido, não é acolhido, não está devidamente comprovado, é nesse sentido que as provas devem ser consideradas.
A produção de provas fortes e irrefutáveis deve ser preparada pelo Contribuinte na ocasião da realização do ato jurídico (negociação: compra ou venda). A prova nada mais é do que um documento hábil (aceito pelo fisco) que suporta o lançamento contábil.
Muitas vezes, os responsáveis pelas empresas apresentam documentos parcialmente hábeis, documentos considerados não hábeis (pedido, rascunho de compras, sem identificação) ou não apresentam documentos.
O Contador, por sua vez, cobra os devidos documentos, mas como a empresa é dinâmica e já está envolvida em outras negociações não se preocupa com a documentação anterior. Então o lançamento contábil é feito com base na cópia de cheque sem a documentação comprobatória. O tempo passa, substitui-se o Contador, o Administrador ou até mesmo os sócios, a falta do documento só vai ser observada quando solicitado pelo fiscal, quase 05 anos após a data que deveria ser emitido.
A administração sai correndo atrás da documentação, inútil: o fornecedor que vendeu fechou, até mesmo não é mais fornecedor da empresa, não vai ter nenhuma vontade em procurar documentos, ou ainda, não foi emitido o respectivo documento fiscal, naquela ocasião.
É fato lamentável, mais que normalmente ocorre em nossas empresas, é uma questão de cultura, pois são os sócios que administram suas próprias empresas e acreditam que não é necessário manter toda a documentação em ordem.
Todos os lançamentos contábeis necessitam de comprovantes hábeis, sejam eles de receitas, despesas ou variação patrimonial. A produção de provas é estabelecida pelos documentos que dão suporte aos lançamentos contábeis. Qualquer fragilidade expõe a empresa em um processo de fiscalização.
Várias são as formas de provas que acompanham o lançamento contábil:
a) O próprio documento é o comprovante do lançamento contábil. Exemplo: nota fiscal de compras de peça, no Diário consta o número da nota fiscal e o nome da empresa, bem como o valor do documento;
b) Diferente é uma provisão de férias, na qual devem constar todos os funcionários que têm direito a férias. Em empresas com 20, 100, 500, 1000 ou mais funcionários, não é possível lançar na contabilidade individualmente a provisão por funcionários. A prova consiste, neste caso, que os saldos contábeis estejam em conformidade com o total do relatório da provisão de férias e encargos, o qual é fornecido pelo setor pessoal da empresa.
No Relatório de provisão de férias consta individualmente o nome de cada funcionário, a data de admissão, o período aquisitivo de férias, o número de meses a que tem direito a férias, o terço constitucional, bem como os encargos de FGTS (8,5%) e INSS (em torno de 28,8% - empresa, SAT, terceiros e aposentadoria especial), requisitos constantes no artigo 337 do Decreto 3.000/99 (RIR/99). Além disso, esse relatório é emitido pelo sistema do Setor de Pessoal que possui cadastrado todos os funcionários da empresa ou pode ser confeccionado em planilhas de acordo com a realidade da empresa, sendo despesa dedutível em função da lei permitir.
Se a empresa, por ocasião do lançamento contábil, não foi efetuar a produção de provas, mediante o relatório de provisão de férias individualizado por funcionários, a despesa será glosada, devendo o valor ser adicionado ou lucro real. Fica difícil confeccionar essas provas quando a empresa for autuada, pois já se passou muito tempo e o período de defesa é de apenas 30 dias da data da ciência do auto de infração. A Contabilidade levada a sério, serve como instrumento de filtro da documentação, bem como de prova no PAF.
c) Os impostos ainda que não pagos e ou a pagar são dedutíveis pelo período de competência. (Parágrafo 2º, artigo 41 da Lei nº 8981/95 e Artigo 1º da Lei nº 9.316/96). Para isto, o Contador deve elaborar demonstrativo, mês a mês, demonstrando a base de cálculo, a alíquota e outros valores que servirão de suporte para o cálculo do imposto, bem como declará-lo na DCTF. Se o fiscal não constatar subsídios necessários que comprovem o lançamento contábil, a despesa poderá ser glosada.
d) Lançamentos Globais na Contabilidade – É um "prato cheio" para a fiscalização quando localiza na contabilidade despesas lançadas englobadamente, isto é, várias despesas (pagas ou a pagar) que são somadas e lançadas. Esse procedimento acaba facilitando o trabalho de investigação, pois o lançamento é facilmente identificado e depois porque se constitui provisão lançamentos englobados, sem a devida comprovação, sendo indedutível a provisão para fins de IRPJ e CSSL (inciso I, do Art. 13, da Lei 9.249/95). O raciocínio é o mesmo do item anterior, se na data do lançamento não o discrimina, passados 03 a 05 anos fica quase impossível chegar à conclusão de quais documentos compõem o lançamento.
Diferentemente são os lançamentos pelos totais que estão individualizados em livros auxiliares de contabilização, que ficam à disposição da fiscalização e lastreados por documentos hábeis.
e) Outras Contabilizações - principalmente planejamentos tributários e outras contabilizações que são feitos utilizando-se de consultas, acórdãos ou interpretação da lei a favor da empresa, devido a um provável questionamento em uma fiscalização, devem ser arquivados juntamente com os documentos contábeis, em formato de dossiê, explicando e comprovando o raciocínio que justificou o lançamento contábil.
f) Especificar no histórico contábil os dados do lançamento. Exemplo: no ano de 2000, por um lapso a empresa, a empresa não contabilizou a sua NF nº 1. 111, relativa a receita, porém a lançou no ano posterior em 2001, quando detectou a incorreção. Se não efetuar o lançamento de forma discriminada no Diário e separado das demais notas fiscais, o lançamento não poderá ser identificado no Livro Diário, conseqüentemente, se detectado o valor não lançado em 2000, o fisco autuará e a empresa não poderá compensar o lançamento efetuado em 2001, bem como será configurada a omissão de receita e crime contra a ordem tributária.
A exposição deste assunto tem como objetivo alertar os Contribuintes e seus Contadores de que a produção de prova deve ser feita por ocasião da realização do negócio e da contabilização, cabendo até uma indagação mental (tanto para o Contribuinte como para o Contador): EM UMA FISCALIZAÇÃO, ESSE DOCUMENTO SERÁ ACEITO PELO FISCO??? É UM DOCUMENTO SUFICIENTEMENTE HÁBIL OU É NECESSÁRIO UM LAUDO E OUTROS DOCUMENTOS SUBSIDIÁRIOS QUE COMPROVEM A TRANSAÇÃO??? QUAIS AS PROBABILIDADES DO JULGADOR ACEITAR O DOCUMENTO???
Tomando todas as precauções possíveis, no momento adequado, não será uma tarefa difícil de convencer o Fiscal ou o Julgador. São filtros que facilitarão a defesa do contribuinte em autuações fiscais, pois produzir provas, passado anos, em tempo curto (30 dias para a impugnação), tende a ser uma prova fraca e sem poder probatório suficiente de convencimento dos julgadores, pelos fatos expostos, bem como, uma Contabilidade com suporte documental, torna-se prova a favor da empresa, provando a boa-fé do contribuinte e exigindo a prova em contrário do fisco.
ACÓRDÃO 108-07.816
1º Conselho de Contribuintes / 8a. Câmara / ACÓRDÃO 108-07.816 em 13/05/2004
IRPJ e OUTROS/SIMPLES - Ex.: 1998 e 1999
PAF - APURAÇÃO CONTÁBIL - A ciência contábil é formada por uma estrutura única composta de postulados e orientada por princípios. Sua produção deve ser a correta apresentação do patrimônio, com apuração de suas mutações e análise das causas de suas variações. A apuração contábil observará as três dimensões na qual está inserida e as quais deve servir: comercial - a Lei 6404/1976; contábil - Resolução 750/1992 e fiscal, que implica em chegar ao cálculo da renda, obedecendo a critérios constitucionais com fins tributários. A regência da norma jurídica originária de registro contábil tem a sua natureza dupla: descrever um fato econômico em linguagem contábil sob forma legal e um fato jurídico imposto legal e prescritivamente. Feito o registro contábil, como determina a lei, torna-se norma jurídica individual e concreta, observada por todos, inclusive a administração, fazendo prova a favor do sujeito passivo. Caso contrário, faz prova contra.