Diagnóstico dos Arquivos Setoriais do Ministério Público do Estado do Paraná - Subprocuradoria-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos
Diagnóstico dos Arquivos Setoriais do Ministério Público do Estado do Paraná
O Diagnóstico dos Arquivos Setoriais, a ser realizado no período de 07 de dezembro de 2015 a 15 de janeiro de 2016 tem por objetivo dimensionar o tamanho do acervo documental produzido pela Instituição, permitindo a obtenção de informações relacionadas à produção, à guarda e, principalmente, ao espaço físico necessário ao armazenamento dos documentos de arquivo de todo o MP­PR.
As informações coletadas são consideradas insumo estratégico para a orientação do estudo de viabilidade visando a obtenção de novo espaço para abrigar o Departamento de Gestão Documental (DGD). Para tanto, o cálculo da área física ideal será baseado nas informações fornecidas pelas unidades no que se refere ao volume de documentos arquivados em suas instalações.
Tal diagnóstico está consoante ao disposto no inciso III do art. 23 e art. 216 da Constituição Federal, bem como no art. 1o da Lei Federal 8.159/91 e no art. 6o da Lei Federal 12.527/11, que versam sobre a proteção do patrimônio cultural brasileiro.
Diante disso, destaca­-se a relevância da participação e colaboração das unidades ministeriais no processo de coleta de informações em seus respectivos acervos arquivísticos.
Metodologia para a realização do diagnóstico
A forma de mensuração dos documentos de arquivo é prática e precisa, justamente, para que todas as unidades organizacionais tenham condições de executá­-la. A forma de acondicionamento dos documentos de arquivo incide diretamente no modo de sua mensuração.
A execução do diagnóstico deverá observar os passos apresentados na figura a seguir:
A metodologia compreende cinco passos, sendo os dois primeiros referentes à preparação do ambiente de coleta das informações, e os três últimos relacionados à execução da pesquisa.
Serão apresentadas, na sequência, considerações sobre as etapas 3, 4 e 5.
Mensuração dos documentos textuais – passo 3:
Os documentos de arquivo que estiverem acondicionados nas caixas­-arquivo padronizadas pelo MP­PR deverão ser quantificadas por unidade simples de caixa-arquivo, conforme orientações contidas no item 5.1 do Guia prático de mensuração do acervo documental da Instituição.
Os documentos de arquivo que não estiverem acondicionados nas caixas­-arquivo padronizadas pela Instituição deverão ser mensurados conforme orientações contidas no item 5.2, 5.3, 5.4 e 5.5 do referido guia.
Registro das informações no questionário impresso – passo 4:
Recomenda-­se a impressão e utilização do questionário de levantamento da produção documental como referência para o registro das informações coletadas, no momento da execução do levantamento.
Inserção das informações no questionário eletrônico – passo 5:
Após a realização da coleta das informações e do seu registro no questionário impresso, cada unidade organizacional deverá inserir os registros consolidados no questionário de levantamento da produção documental, versão eletrônica, no sistema Limesurvey. O acesso ao sistema está disponível por meio de login com senha.