Gestão de documentos hospitalares | Grupo Gerenciar
A gestão hospitalar engloba diversos aspectos da área, inclusive o de gerenciamento de documentos, afinal, as informações sobre os pacientes é parte fundamental de toda instituição de saúde, sendo necessário organizar os arquivos para que nada se perca. Uma das formas de garantir uma boa gestão de documentos hospitalares é por meio da digitalização. Afinal, a tecnologia ajuda as empresas a facilitar os processos e agilizar a rotina, principalmente na área de saúde, onde a qualidade e rapidez no atendimento deve ser primordial.
Ter documentos digitalizados facilita o compartilhamento destes entre médicos e unidades de saúde, o que pode ser feito por meio de dispositivos móveis, mas para isso é necessária uma gestão eficiente para que este procedimento seja feito de forma adequada.
Importância de uma boa gestão de documentos hospitalares
O sigilo e a segurança é algo essencial em clínicas e hospitais, pois estão em jogo os dados de pacientes, históricos e prontuários médicos, bem como os documentos da própria instituição. Arquivar com segurança estes comprovantes confidenciais, é algo que estas empresas devem estar preparadas e dar extrema importância e atenção.
Assim, vamos ver mais sobre como gerenciar documentos hospitalares de forma eficiente.
Gerenciando documentos hospitalares de forma eficiente
Com os avanços da tecnologia, cada vez mais vem surgindo maneiras para gerenciar e armazenar dados, o que tem sido largamente utilizado pelos serviços de saúde. Isto porque há uma maior facilidade de armazenamento, em que documentos podem ser mais acessíveis a médicos e pacientes de forma online.
O formato eletrônico de como os documentos são armazenados já é algo amplamente utilizado por muitas empresas, inclusive as de saúde, e tem a finalidade de reduzir papéis nestas instituições e assegurar que dados não sejam perdidos, seja por acidentes, enchentes, incêndios, e outros eventos.
Este tipo de procedimento está de acordo com a Lei 13.787 de 27 de dezembro de 2018, que protege os dados de paciente e demais informações das instituições de saúde, como mostram o Art. 2º: "O processo de digitalização de prontuário de paciente será realizado de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital" e o Art. 4º, que informa que os meios de armazenamento de documentos digitais deverão ser protegidos de acesso, de uso e de qualquer alteração e reprodução, bem como da destruição não autorizados.
Ferramentas para gestão de documentos hospitalares
Assim, tendo este objetivo, as instituições de saúde podem contar com as seguintes ferramentas para gerenciar documentos hospitalares:
Softwares GED, próprios para digitalização e armazenamento eletrônico de documentos;
ECM (Enterprise Content Management), programa que automatiza e agiliza os fluxos de trabalho (Workflow) de clínicas e hospitais;
PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente), um dos primeiros sistemas tecnológicos de gestão de documentos hospitalares. É necessária uma organização bastante eficiente para gerenciá-lo;
Digitalização, que ajuda no armazenamento em nuvem de documentos e no compartilhamento de informações entre médicos e pacientes.
Os cuidados com o sigilo das informações
Os prontuários contêm informações importantes acerca do histórico do paciente, mas não é só isso. Contêm também informações referentes a exames e cuidados a que ele foi submetido. Essas informações somente devem ser acessadas por pessoas devidamente autorizadas, e é obrigatório que os hospitais que mantém estes prontuários sob sua responsabilidade, tenham os devidos cuidados ao armazená-los.
Existem leis que protegem os dados dos pacientes, que só podem ser disponibilizados mediante autorização do usuário ou representante, caso ele esteja sem condições de responder por si mesmo.
Documentos como laudos pertencem aos pacientes, e o seu conteúdo pertence ao médico que o redigiu e assinou; desta forma, não podem ser utilizados para qualquer outra finalidade que não seja para consulta destes e fazer parte do prontuário armazenado na clínica ou hospital.
Os documentos hospitalares gerenciados eletronicamente beneficiam-se dos armazenamentos em nuvem, que guardam informações dos pacientes em um ambiente seguro e protegido, permitindo o compartilhamento online de maneira segura e com um rígido controle, ao qual apenas pessoas autorizadas possam ter acesso.
Vantagens de gerenciar documentos hospitalares digitalmente
Entre as vantagens de gerenciar documentos hospitalares de forma digital, destacam-se as seguintes:
Possibilidade de consultar documentos de forma online, segura e ágil;
Mais de um usuário pode ter acesso aos documentos;
Diminuição do espaço físico para armazenar documentos;
Redução do desgaste do documento em papel;
Menos tempo para recuperar informações;
Segurança ao acessar e manusear as informações;
Backups de documentos e cópias de segurança;
Diminuição de impressão de cópias.
Estas são as vantagens de implementar a tecnologia no gerenciamento de documentos hospitalares, pois traz maior tranquilidade, segurança e agilidade nos processos.
Ter uma gestão documental otimiza o tempo, melhora o compartilhamento de informações de forma segura, e reduz custos e espaços físicos de clínicas e hospitais.