O foco deste artigo é analisar os problemas encontrados nos processos relativos à documentação técnica das empresas.
A norma ISO 9001:2008 diz em seu item 4.2.3 que os documentos requeridos pelo Sistema de Gestão devem ser controlados quanto a sua aprovação, identificação de alterações e situação da revisão.
Considerando que, o controle de documentos é um dos suportes do sistema da qualidade, pois, é através dele que o cumprimento dos requisitos estabelecidos é evidenciado, a informação é atualizada, de maneira a fornecer aos colaboradores de uma empresa o conhecimento de como desenvolver cada atividade, define-se como situação problema, analisar de que maneira a qualidade pode contribuir no monitoramento dos processos e atividades da documentação técnica, pois os documentos são elaborados sem padrão e impressos sem controle.
O objetivo deste procedimento é fixar as condições exigíveis para as Referências, quando existentes, indicarão os documentos utilizados como subsídio para a elaboração do procedimento, incluindo a indicação da revisão ou edição para o caso de normas ou códigos. Quando não existirem referências, deverá ser escrito "não aplicável".
Criar um procedimento para estabelecer a sistemática para o controle, elaboração e alteração de documentos (Manuais, Planos, Programas e Procedimentos) de modo a controlar e padronizar a qualidade da documentação emitida.
Hipóteses (resultados esperados):
O responsável da disciplina, ou alguém designado por este, avalia a necessidade de elaborar e emitir um documento.
O emissor elabora o documento. Após a elaboração do documento, de acordo com as instruções deste procedimento, o elaborador deverá enviar o documento, para a Coordenação do SGI de QSMS para checagem quanto à formatação e posterior devolução ao elaborador para assinaturas.
Cabe ao elaborador submeter o documento à aprovação e devolver a Coordenação do SGI de QSMS, que fará outra checagem e encaminhará ao Arquivo Técnico, este responsável em efetuar a distribuição dos destinatários deste documento.
Cabe o elaborador emitir o documento na versão em inglês, este deverá seguir os mesmos tramites do documento em português. O elaborador é responsável pelas traduções e de manter as versões devidamente compatíveis entre si.
Quando necessária, a revisão do documento será analisada e aprovada pelo elaborador que realizou a emissão e aprovação da versão anterior do documento, a menos que o outro seja designado pelo responsável da disciplina.
O elaborador deverá efetuar a revisão do documento, seguindo as mesmas orientações quanto da elaboração.
No item que recebeu sua última revisão será indicado em seu interior o nº da revisão atual do procedimento.
Quando o documento tiver uma Revisão geral deverá ser registrado no Histórico da Revisão, descrevendo "Revisão geral".
Não existe uma obrigatoriedade quanto às revisões dos documentos, contudo, é uma boa prática a análise crítica anual dos documentos por seu elaborador, para observar possíveis mudanças entre o que está documentado e a execução do processo.
Será colocado um quadro abaixo do cabeçalho indicando o histórico da revisão. Este quadro será incluído somente a partir da primeira revisão do documento, sendo necessária a indicação da revisão "0" como emissão inicial.
A sistemática do procedimento vai garantir que a utilização do documento utilizado na empresa esteja na revisão vigente/ atual, dentro do padrão de elaboração e controle de alteração.
Os arquivos devem estar em formato PDF para garantir o acesso e evitar a edição / alteração / exclusão de documentos.
Investir na qualidade do treinamento e conscientização de todos os funcionários para o correto manuseio dos documentos.