Planejamento operacional: como estruturar o seu negócio
Já ouviu falar em POP? A sigla significa Planejamento Operacional, um item importantíssimo para o sucesso da empresa e muitas vezes negligenciado. Pois, a maioria dos gestores iniciantes, que estão abrindo uma empresa no momento, ainda não sabem da sua importância.
O planejamento operacional não é a mesma coisa do estratégico, muito menos substituído por ele, mas sim complementar. Já imaginou ter uma estratégia feita a partir de pesquisas, com objetivos claros e bem construídos mas não saber como colocá-la em prática?
O POP pensa em como tornar realidade os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico.
Quer alcançar suas metas e sonhos da empresa? Vamos entender mais sobre como fazer isso no dia-a-dia.
– Qual a diferença entre planejamento operacional, tático e estratégico. Preciso realmente de todos?
– O que é planejamento operacional?
– O que é planejamento tático?
– O que é planejamento estratégico?
– Quais os tipos de planejamento operacional
– Como definir os objetivos operacionais
– Como executar o planejamento da operação
– Como monitorar seu PO
Planejamento organizacional: tático, operacional e estratégico
Antes de tudo, vamos ver quais as diferenças reais entre POP, Planejamento tático e Planejamento estratégico!
Planejamento estratégico é quando as empresas decidem onde alocar recursos no próximo ano (ou período escolhido). Envolve definição de metas e orçamento para realizá-las.
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Destrinchando as duas palavras, planejamento fala de pensar antes de fazer qualquer coisa e estratégia de tomar decisões.
Não se trata apenas de um cronograma com ações e prazos, mas precisa de uma definição prévia de persona e posicionamento de marca para que se torne de fato uma estratégia.
O planejamento estratégico acontece a nível macro, onde são definidos os maiores objetivos da empresa pensando no que ela quer conquistar no período. Pode ser anual, de dois anos, três anos, tudo depende de quanto o mercado do seu nicho é volátil e da maturidade da empresa.
Ele representa o primeiro degrau do seu plano de negócios, será o ponto de partida.
É o segundo passo, vindo logo após o estratégico.
No planejamento operacional, vamos estudar e definir como serão atingidos os objetivos e metas traçadas. Ele é importante para criar uma rotina de trabalho coerente e que traga resultados.
Já o planejamento tático é um desdobramento do operacional, ele entende a operação por projetos e setores. Colocando as tarefas e objetivos de cada área da empresa além de estabelecer responsáveis por elas.
O período também é mais curto, organizado por ciclos, podem ser semestrais, trimestrais ou bimestrais. Dependendo da duração do planejamento estratégico antes estabelecido .
Sim, para ter um plano de negócio completo e assertivo precisa de todos os três planejamentos. Sem o plano operacional e tático seu planejamento estratégico não terá diretrizes práticas para ser cumprido.
Agora que você já entendeu a diferença entre eles, vamos aprofundar cada e entender o que são e como pode realizá-los.
Missão, visão, valores e metas organizacionais
Ao realizar um planejamento estratégico será definido:
– Metas de curto, médio e longo prazo.
Um bom planejamento estratégico será um guia para os líderes e o time desenvolverem seu trabalho respondendo da melhor forma as situações.
Nele, desenvolvemos uma análise SWOT, que destrincha forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Então, apesar de nem toda situação poder ser prevista, muitas delas já são analisadas para evitar crises.
Só que sempre saiba: Nada está escrito em pedra. Um planejamento estratégico deve ser flexível para alcançar o objetivo final. A pandemia do covid-19 foi um bom exemplo como existem coisas que são impossíveis de prever mesmo pelos melhores estrategistas.
Como executar o planejamento operacional
O planejamento operacional é responsável por tornar o planejamento estratégico executável. Dividi-lo em tarefas e estabelecer uma rotina de trabalho. Para isso entra na operação da empresa.
Lida com processos internos e recursos, sejam financeiros, pessoas colaboradoras ou tempo. Além de tornar a meta alcançável, o planejamento operacional também tem a vantagem de ser um diagnóstico da empresa, ele facilmente irá mostrar os pontos de melhora na produção.
Realizá-lo é responsabilidade dos gestores de departamentos da empresa, enquanto no estratégico é das mais altas lideranças, como CEO e diretores.
Depois de responder quem, quando, quanto tempo e custo financeiro de um projeto, o PO deve trazer um gerenciamento de risco. Para também entender o que pode ser prevenido e caso aconteça algo negativo como lidar com a situação.
Há dois principais tipos de Planejamento Operacional:
Em tradução literal quer dizer um único uso. Eles são feitos a fim de resolver um problema focado ou então atuar em um curto período de tempo.
Em português significa "em andamento" , são planejamentos mais longos que acompanham a estratégia e podem ser alterados conforme necessário.
Ambos são importantes para a empresa e atendem situações diferentes. Já conhecia algum deles? Nos conte nos comentários.
Como definir os objetivos operacionais
Ao criar o plano operacional atente-se aos 3 seguintes pontos:
1. Definir processos de produção e execução dos serviços;
2. Dar à equipe uma visão nítida das suas responsabilidades, afazeres e metas;
3. Identificar tarefas, datas de entrega, recursos necessários e responsáveis para cumpri-las e colocar em prática o plano estratégico.
A partir da tríade acima seus objetivos estão dados. Apenas coloque cada uma delas dentro do seu planejamento estratégico e terá nitidez dos objetivos a serem traçados.
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Como realizar as tarefas operacionais
Para destrinchar como cada um será feita, leve em consideração:
– Características do produto ou serviço, inclusive sua complexidade;
– Conhecimento técnico do time e capacitações necessárias;
– Normas técnicas de referência e legislação vigente que incluem seu nicho;
– Procedimentos administrativos (seleção de time, fornecedores, contratações)
– Procedimentos de execução- técnicas padronizadas.
Um plano feito pode ser falível ou até mesmo mal executado, por isso monitore a execução do seu planejamento operacional.
Como monitorar seu planejamento operacional
Uma ferramenta que indicamos são os KPIs, Key Performance Indicator- traduzindo, indicadores-chave de desempenho.
A partir dele é possível fazer uma medição para entender como o time está performando e se o plano faz sentido com os objetivos a serem atingidos.
Exemplo: você lançou um produto novo na empresa e quer medir a satisfação dos clientes. Um KPI a ser usado é o NPS, uma pesquisa de satisfação que atende à seguinte pergunta:
De 0 a 10 o quanto você indicaria a empresa para um amigo?
Pense que sua meta é ter apenas respostas promotoras, então notas 9 e 10 indicam sucesso no objetivo, já se estiver recebendo várias abaixo desses valores, algo precisa ser revisto no produto vendido.
Planejar, executar e monitorar é um processo cíclico, com ele você identifica pontos de melhora, ajusta e volta a executar.
Seu planejamento estratégico não sairá do papel sem pensar na operação. Todos eles juntos criam o plano de negócios perfeito
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