Organização de equipes em eventos: como dividir da melhor forma
Regra de ouro para a organização de equipes em eventos: dividir para conquistar!
A organização de equipes em eventos é fundamental para garantir uma boa divisão e execução das tarefas.
Porém, conseguir fazer com que as pessoas trabalhem em equipe é um verdadeiro desafio.
Sabendo deste problema, montamos esse post com a regra de ouro para organização de equipes em eventos científicos: dividir para conquistar!
É preciso ter o máximo de controle possível das pessoas que trabalharão em seu evento. E, para obter esse controle, é preciso dividir as pessoas em equipes menores, com funções e responsabilidades específicas.
Assim, com as partes trabalhando em sintonia, o evento flui da melhor maneira.
Trouxemos as equipes essenciais e abordamos suas principais responsabilidades para que a organização do trabalho funcione da melhor forma.
A função desta equipe é uma das principais, e, por isso, é essencial que o integre este time.
A tarefa desta equipe é planejar todo o evento. Seus workshops, submissões e exposições de trabalhos, palestras e qualquer atividade que ele ofereça.
Além disso, é preciso coordenar e monitorar o trabalho das outras equipes. O principal objetivo dessa equipe é fazer com que o evento ocorra conforme o planejado.
É tarefa deste grupo definir o conteúdo dos materiais que serão distribuídos, como cartilhas, apostilas, compêndios, etc. Esta equipe trabalha diretamente com as tarefas que a equipe de coordenação e organização planejou.
É responsabilidade dela desenvolver o cronograma completo e detalhado do evento.
Ela também deve entrar em contato com os palestrantes, coordenar as apresentações de trabalhos e demais atividades.
A principal responsabilidade desta equipe é ser a porta de entrada dos participantes no evento. Logo, ela também funciona como um ponto de apoio para as inscrições.
É necessário que esta equipe realize o credenciamento, monitore a frequência de participantes e distribua os materiais necessários.
O trabalho desta equipe começa quando os palestrantes aceitam participar do evento.
É função deste grupo resolver o translado e a hospedagem desses palestrantes, monitorando a chegada e a saída deles no evento.
Também é preciso passar informações sobre o evento e seu cronograma para os palestrantes.
É essencial que esta equipe dê total suporte para eles enquanto estiverem ministrando suas atividades, ou seja, cheque microfone, projetor, luzes, providencie água, etc.
Esta equipe tem a importante tarefa de conduzir todo o evento. É ela que elabora o roteiro cerimonial e faz a locução dele pelo microfone.
Também é dever dela recepcionar autoridades e profissionais importantes diretamente.
Os dois principais momentos para essa equipe são a cerimônia de abertura e a de encerramento.
É importante que esses momentos sejam preparados com muita atenção, pois um é o primeiro contato do participante com o evento e o outro, o último.
A divulgação de um evento é muito importante e precisa ser feita com muita cautela.
Diferente de grandes empresas, os congressos não conseguem participantes por meio da propaganda em massa.
Por isso, esta equipe é tão importante.
É responsabilidade dela desenvolver todo o planejamento de mídia que será utilizado e produzir todas as peças de divulgação.
Isso inclui layouts para canais digitais, como email marketing, redes sociais etc e para canais impressos, como revistas, jornais, etc.
Essa equipe também precisa estar em constante contato com a imprensa para que o congresso tenha a visibilidade necessária.
Ao fim do evento, é preciso realizar o clipping eletrônico e impresso para se ter registro do que a mídia divulgou sobre ele.
Essa equipe é responsável por todo auxílio tecnológico que o evento demanda. Isso engloba o acompanhamento da instalação de equipamentos eletrônicos, como telões, cabos de rede, roteadores, computadores, etc.
Além disso, é função da equipe de tecnologia da informação desenvolver softwares e demais tecnologias.
Esta equipe tem o dever de concretizar o que foi planejado da melhor maneira. Isso inclui a decoração, iluminação, translado, alimentação, etc.
É preciso que ela recolha notas fiscais dos fornecedores e repasse-as para equipe de contabilidade para que o pagamento seja efetuado.
É a equipe que toma conta de todo o financeiro que envolve o evento.
Ela deve ter controle dos custos, fazer cotações e gerenciar contratos com fornecedores.
Monitoramento do fluxo de caixa, pagamento de inscrições e gerenciar patrocínios e doações são outras das responsabilidades deste grupo.
Esta equipe tem um dever bem amplo. É trabalho dela instalar o cabeamento elétrico assim como o de telefone e iluminação.
É preciso que ela cheque se o espaço está devidamente higienizado e faça a manutenção dessa higiene.
A limpeza e manutenção de salões, salas de apoio, auditórios e banheiros durante o evento é uma tarefa importante deste grupo.
Essa equipe tem a responsabilidade de prover segurança para todos os participantes do evento.
Eles monitoram a entrada e saída das pessoas, evitando que possíveis ameaças arrisquem o bem-estar do público.
Além disso, fazem rondas dentro do evento para identificar qualquer possível movimento fora da linha.
Esta equipe deve coordenar o fluxo de veículos do evento.
Eles controlam a chegada, a saída e o pagamento do estacionamento. Também é dever deste grupo indicar para autoridades e outros profissionais onde ficam suas vagas reservadas.
É preciso ter em mente que todo o evento funciona como um grande organismo vivo.
Para que ele ocorra da melhor forma, é preciso que cada equipe saiba exatamente qual é a sua função e qual é o papel dela dentro do fluxo do evento.
Presumir que os funcionários já conheçam a rotina de trabalho não é uma boa ideia.
Mesmo já tendo experiência, é preciso deixar claro para cada um como será o trabalho, o que o compõe e qual o seu objetivo.
Não estamos falando de job descriptions, que são descrições do trabalho em formato de manuais extensos e tediosos.
Estamos falando de explicar diretamente aos funcionário quais as suas funções, certificando-se de que ele entendeu e deixando claro o quão importante ele é para a realização do evento.
Lembre-se: a pressa é definitivamente inimiga da perfeição.
Um problema muito comum é a falta de tempo dos organizadores. Muitas vezes, devido à correria, eles acabam não deixando essas informações claras aos membros das equipes.
Explicações rápidas acabam resultando em atividades mal executadas.
Apesar de parecer um processo trabalhoso, essa etapa poupa muito trabalho mais tarde.
Tenha um cuidado diferenciado ao planejar a organização de equipes em eventos. Inspirar e orientar as pessoas que irão trabalhar no seu evento é importante e faz uma grande diferença no resultado final.