A tecnologia pode ser aliada importante do poder público para aumentar a agilidade e melhorar o atendimento aos cidadãos. Cidades mineiras como Campo Belo, Bom Despacho e Oliveira estão entre aquelas que utilizam ferramentas digitais para diminuir filas nos postos de atendimento e acelerar o recebimento e o atendimento de demandas, algo ainda mais importante em tempos de pandemia do novo coronavírus.
A cidade de Oliveira – distante 165 km de Belo Horizonte – implantou em novembro de 2019 o Atende.net, ferramenta de gestão pública digital criada pela IPM Sistemas.
Segundo a prefeita Cristine Lasmar de Moura Resende, a partir de 2020 todas as funcionalidades oferecidas pelo sistema, incluindo o Portal do Cidadão e o aplicativo para dispositivos móveis, estarão disponíveis para a população. “Além de integrar todos os setores da prefeitura, o que sem sombra de dúvida traz uma economia ao evitar a contratação de vários sistemas e softwares, há também a economia de tempo”, diz.
Sistema facilita o dia a dia da população
De acordo com a prefeita, outra vantagem, principalmente em tempos de pandemia, é que a população não precisa mais ir até a prefeitura para encaminhar demandas. A vida dos moradores, empresas e fornecedores ficou mais fácil com o uso de tecnologia de computação em nuvem.
Sem sair de casa, utilizando um computador ou um smartphone, é possível emitir guias de IPTU, consultar processos, licitações e a autenticidade de documentos ou emitir alvarás. “A impressão do IPTU com certeza é o serviço mais utilizado. Até o momento, 30,48% das guias foram emitidas pelos próprios contribuintes. E o sistema agilizou ainda mais este serviço. Outro avanço é o Portal da Transparência, que passou a ser automático. Ou seja, com atualizações em tempo real”, explica Cristine.
E o atendimento remoto é vantajoso também para a própria administração pública. “Os secretários, por exemplo, conseguem despachar de casa a qualquer dia e horário”. Neste momento, a prefeitura se prepara para a implantação da assinatura digital, o que vai trazer mais agilidade aos trabalhos.
(foto: IPM Sistemas/Divulgação)
Menos burocracia
Em Campo Belo – 224,2 km da capital mineira – o investimento na gestão pública digital também está gerando ganhos de eficiência. De acordo com o chefe do setor de tecnologia da informação (TI) da prefeitura, Marcelo Santos Reis, em pouco mais de um ano já são mais de 170 mil acessos ao portal de autoatendimento.
Em todos eles, os moradores também evitaram o deslocamento até a sede do poder administrativo local para obter certidões negativas, contracheques, consultar processos e licitações, dar baixa em empresas, emitir boletos ou autenticar documentos.
“A praticidade se estabeleceu com o fornecimento do serviço digital. Hoje, por exemplo, o proprietário de um imóvel retira sua guia de qualquer lugar, a qualquer momento. O serviço está disponível 24 horas por dia. Basta apenas usar um dispositivo conectado à Internet”, explica.
O Secretário de Administração de Bom Despacho, Wallace Campos Rodrigues destaca outro benefício para a cidade: a diminuição da burocracia. “Antes a abertura de empresas era feita de modo presencial. As pessoas iam para o cadastro e levavam de 15 a 30 dias”. Hoje, explica, o processo é feito integralmente de forma remota, o que diminui significativamente os prazos, possibilitando a abertura de um novo negócio em um dia.
Economia e gestão
A economia financeira é indicada como outra consequência positiva da chamada computação em nuvem. Na avaliação de Marcelo Santos Reis, de Campo Belo, como os processos passaram a ser totalmente digitalizados está ocorrendo gradativamente o fim do uso de papel. “Estamos em plena evolução, pois a ferramenta nos permite todas as tramitações digitais. O papel gera despesa com sua compra, armazenamento e descarte. A economia passou a ser evidente e o atendimento teve um ganho exponencial”, assegura.
Sobre isso, Cristine Lasmar, prefeita de Oliveira afirma que a digitalização proporciona uma melhor fiscalização na área financeira, algo que evita o desperdício de recursos públicos. “Com o cruzamento de dados na retirada das notas fiscais os valores são mais precisos e é cobrado realmente o que é devido”, explica.
A digitalização possibilita aos prefeitos, secretários, técnicos e administradores, acompanhar informações de toda a gestão do município centralizadas em um único lugar. Desde processos licitatórios, área de recursos humanos, contabilidade, tributação, compras, arrecadação, atendimento ao cidadão, indicadores, tudo pode ser acessado sem burocracia e com agilidade.
Como os processos são realizados em workflow (fluxo de trabalho), toda fase de cada procedimento é acompanhada. Assim, com essa tecnologia, há redução de riscos de falhas, pois o próprio sistema informa para cada servidor público o que precisa ser feito, algo que amplia ainda mais a performance, pois o gestor consegue visualizar a fila de processos e acompanhar os prazos de realização em tempo real.
Mais segurança durante a pandemia
As cidades que se enquadram no conceito de prefeitura digital funcionam melhor durante o enfrentamento ao coronavírus. Nem mesmo o isolamento social exigido pela pandemia impediu o atendimento com qualidade e segurança para a população.
“A prefeitura tem trabalhado com equipes e horários reduzidos. Mas com o sistema funcionando na nuvem, muitos servidores que tiveram que ser afastados devido à comorbidades que os colocam em risco de contágio do Covid-19 estão realizando o seu trabalho de forma remota”, reforça Cristine Lasmar.
Em Campo Belo, relata o chefe de TI da prefeitura, Marcelo Santos Reis, cerca de 85% do pessoal ligado à área administrativa atuou de modo remoto nas primeiras semanas da pandemia. “Ainda hoje temos alguns departamentos trabalhando nessa modalidade. Como já estávamos preparados com a tecnologia para funcionar em modo web não tivemos nenhum incidente ou impacto na mudança da forma de trabalhar. Os serviços fluíram normalmente”, garantiu.
Wallace Campos Rodrigues, de Bom Despacho, destaca a continuidade dos serviços mesmo durante a pandemia. “A população não foi afetada pela falta ou indisponibilidade do sistema”.
Transparência
Mais uma funcionalidade do sistema digital relativa ao coronavírus é a divulgação na Internet sobre os gastos que essas prefeituras têm feito com a compra de medicamentos e equipamentos, como máscaras e kits de testes rápidos. “O Portal da Transparência tem correspondido às nossas expectativas, uma vez que os dados são atualizados em tempo real. Além da facilidade de fazer de forma rápida e clara a identificação com os investimentos”, cita Cristine.
Em uma área exclusiva do portal o sistema revela também detalhes sobre as licitações, quais produtos foram adquiridos e quais são as empresas fornecedoras. “O controle social é muito importante, além de ser direito da população ter acesso às informações, acompanhar e questionar. Por isso, divulgar esses gastos é fundamental. É a forma de demonstrarmos aos moradores e aos órgãos fiscalizadores que as ações que tomamos estão em compliance”, avalia Reis.
Ambos concordam ainda que o acesso ágil e preciso aos gastos, facilita para os gestores públicos a tomada de decisões rápidas para buscar melhores alternativas para o enfrentamento da pandemia. É possível um controle maior dos gastos, algo que proporciona o uso correto de cada recurso para cada ação necessária.
Gestão pública digital é um caminho sem volta
As cidades inteligentes se tornaram uma tendência mundial e hoje há iniciativas inovadoras nos setores administrativos de diversos municípios. As três esferas de poder no país estão mais abertas à readequação de métodos, comprovando estudos de entidades ligadas ao setor que indicam como é um caminho sem volta o uso da tecnologia no setor público.
Ainda em 2018, a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom) projetava para o Brasil um crescimento anual de 27% no ranking de desempenho global de computação em nuvem até 2021. Por outro lado, a Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES) mostrou que estamos em nono lugar no volume de investimentos em tecnologia da informação.
IPM Sistemas
Além de representar aprimoramento no serviço público e facilidade para a população, a gestão digital é uma oportunidade econômica para empresas do disputado setor da tecnologia da informação.
A IPM Sistemas atua na área há mais de duas décadas, tendo dedicado oito anos exclusivamente para desenvolver e homologar um sistema próprio de computação na nuvem. Esse foi o diferencial para ter um produto que gera diminuição de despesas para as prefeituras, conduzindo à consolidação nos estados do Sul do país e a expansão de atividades para o Sudeste.
(foto: IPM Sistemas/Divulgação)
Quando montou a empresa, Aldo Mees queria criar soluções em softwares para que prefeituras pudessem elevar a arrecadação e, principalmente, melhorar o atendimento à população. “O grande problema no Brasil era o alto custo para a implantação da gestão digitalizada. Adquirir servidores, licenciar sistemas, construir o espaço físico ideal, fazer a manutenção dos equipamentos, ter energia, refrigeração e segurança física exigia um suporte financeiro muito elevado, algo que em um país com carga tributária tão elevada quanto a nossa tornava inviável o processo”, diz.
Por causa disso, Mees e sua equipe precisaram inovar. E, ao concluir um sistema próprio, passaram a comercializar uma ferramenta digital mais acessível, que não exige a implantação de um Centro de Processamento de Dados próprio do município. “Funciona tudo online. Tanto gestores quanto o cidadão comum acessam a ferramenta pela Internet usando um smartphone, um tablet ou um notebook a qualquer horário do dia, em qualquer lugar do mundo”.
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