Apesar de ser um software, ele faz parte de uma estratégia maior — focada no cliente. Nele, um banco de dados armazena todas as informações das pessoas que, de alguma forma, se relacionam com a instituição de ensino. Por meio do histórico de interação entre as partes, a instituição ganha fôlego para personalizar suas abordagens e oferecer uma experiência cada vez mais completa.
O gerenciamento desses dados demanda um grande esforço, pois, é preciso saber como armazenar, processar e fornecer acesso a eles. Quando não são registrados ou o registro deles ocorre de forma manual, isso pode gerar informações incorretas ou o desencontro delas. Assim, a sua instituição de ensino pode perder a efetividade na gestão.