Metodologia Prince2: veja como é usada em gerenciamento de projetos
Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em 23/04/2020 . Postado em Projetos.
Essa metodologia flexível permite que o gestor navegue por meio de todos os elementos essenciais para a execução de um projeto, deixando a equipe mais focada e trazendo melhores resultados. Além disso, ele pode ser utilizado em todo tipo de processo ou segmento, tornando-o bastante popular.
Se você quer entender melhor essa metodologia e sua aplicação ao gerenciamento de projetos, leia nosso texto!
O que é a metodologia Prince2 e como ela funciona?
A metodologia Prince2 surgiu em 1989 no Reino Unido e até hoje é aprimorada por especialistas em gerenciamento de projetos tanto de organizações do setor público quanto privado. Como resultado, ao longo dos anos e evoluções, aprimorou-se uma ferramenta com as melhores práticas genéricas, suficientemente flexíveis para se adaptar a qualquer processo e organização.
Essa ferramenta é de domínio público e oferece recursos que estruturam a equipe de projetos, abordam o planejamento do produto, dão ênfase na divisão do projeto em estágios gerenciáveis e controláveis, e flexibilizam as ações em níveis adequados.
O método é dividido em 7 princípios, 7 temas e 7 processos. Entenda.
7 princípios do Prince2
Todas as tarefas devem ser desempenhadas seguindo esses princípios.
Justificativa continuada de negócios: é preciso existir uma razão com justificativa para a execução e gerenciamento do projeto. Caso contrário, é preciso encerrá-lo;
Aprendizado com a experiência: as equipes de projeto que utilizam o Prince2 precisam aprender continuamente com as experiências anteriores;
Responsabilidades e papéis bem definidos: a estrutura organizacional precisa ser bem clara e envolver as pessoas certas em cada tarefa;
Gerenciamento por etapas: os projetos precisam ser planejados, monitorados e controlados por etapas;
Gerenciamento por exceção: as pessoas devem receber uma quantidade definida de autoridade para trabalhar efetivamente em seu ambiente;
Foco nos produtos: o objetivo do Prince2 é se concentrar no produto, preocupando-se com a entrega e qualidade dele;
Adequar a metodologia ao ambiente: o Prince2 deve ser adaptado para atender as necessidades de qualquer ambiente, segmento, complexidade, tamanho, risco ou importância do projeto.
7 temas do Prince2
O planejamento e a execução devem ser averiguados e reiterados por esses temas.
Business Case: é preciso criar e manter um registro da justificativa comercial do projeto;
Organização: estruturação dos papéis e responsabilidades individuais de todos os envolvidos;
Qualidade: definir quais serão os requisitos e padrões de excelência do projeto;
Planos: estágios necessários para desenvolver os planos com a explicitação de como, onde e quando as demandas serão entregues;
Risco: identificação dos riscos e análise de como controlar os possíveis problemas;
Mudança: como o gerente avalia que as mudanças devem ser realizadas;
Progresso: avaliação da execução e desempenho e progresso de cada etapa.
7 Processos do Prince2
Os processos descrevem as etapas do ciclo de vida, desde a ideia inicial até o fechamento do projeto. Cada etapa deve ter lista de atividades verificadas, responsabilidades e orientações.
Direcionamento das atividades;
Controle de cada estágio;
Gerenciamento da entrega de produtos;
Gerenciamento dos limites;
Como utilizar o Prince2 no gerenciamento de projetos?
Segundo o Prince2, projeto é uma organização temporária que tem o propósito de entregar um produto de acordo com o Business Case aprovado. Assim, é preciso ressaltar que o projeto tem início e fim definidos e que não deve ser confundido com os processos.
Como já abordamos, essa metodologia é genérica e pode ser utilizada em qualquer setor. Além disso, ela permite a análise dos elementos essenciais, o que dinamiza a avaliação. Essa metodologia fornece um maior controle de recursos e dá mais capacidade ao líder para gerenciar negócios e projetar riscos com mais eficácia.
Dessa forma, os gerentes de projeto conseguem delegar com mais autonomia e os colaboradores entendem melhor sobre essa metodologia e conseguem colocar em prática as suas atribuições. O Prince2 também pode ser utilizado com outras metodologias ágeis, como o Scrum, para o desenvolvimento de produtos.
Na prática, o gestor deverá definir o Business Case, as responsabilidades, os envolvidos, estabelecer limites de tempo e gasto e possíveis riscos, por exemplo. Depois, ele precisa controlar as entregas e fechar o projeto com as devidas análises de melhoria contínua.
Essa metodologia beneficia não só a empresa como os líderes e colaboradores. Afinal, ela desenvolve habilidades diversas dos integrantes de cada equipe e traz hábitos mais eficientes para o gestor de projetos.
Outro benefício é que o método está em constante evolução, garantindo às empresas a utilização das melhores práticas. Outro ponto importante é sua flexibilidade que permite que o Prince2 seja utilizado desde o setor público até o desenvolvimento de softwares.
Facilitação na prestação de contas;
utilização do gerenciamento de exceção que ajuda na gestão de problemas;
melhor controle do uso de recursos;
revisões regulares do Business Case com o que está sendo aplicado;
incorporação de práticas de governança;
stakeholders representados em diversos níveis;
boa comunicação entre equipe e gestor;
Portanto, podemos definir o Prince2 como uma metodologia para fazer o projeto certo, no momento certo, pelas razões certas. Ele é estruturado pela existência de temas, princípios e processos, sendo que os temas e princípios permeiam os processos e cada processo contém uma atividade com os papéis e responsabilidades definidos.
Ao utilizar o Prince2 no gerenciamento de projetos, você fará um gerenciamento controlado das mudanças, análise de investimento em relação ao retorno, sendo adaptável a qualquer situação ou circunstância. Se você se interessou sobre esse tema e quer se aprofundar nessa metodologia, baixe agora o nosso e-book sobre Prince2 e aprenda a colocar na prática esse método.