Como um modelo de proposta pode fazer a diferença na hora de fechar um negócio? Nós te contamos!
Para fechar negócios, conseguir investimentos ou acompanhar projetos é preciso muito mais do que acordos verbais: é preciso documentar.
Nesse sentido, o modelo de proposta é uma possibilidade para que empresas tenham sempre à mão um documento que as ajude a apresentar uma boa oportunidade para um interlocutor de interesse.
Prático e podendo ser mudado conforme a necessidade, um modelo de proposta precisa ser feito da maneira adequada para ressoar e gerar as oportunidades desejadas.
Pensando nisso, o artigo a seguir traz um passo a passo de como fazer um modelo do tipo. Não perca!
O que é um modelo de proposta?
Um modelo de proposta é um documento estruturado, padronizado e dividido em etapas que tem como principal objetivo funcionar como uma ferramenta para que uma empresa feche acordo com seus clientes, especialmente empresas.
Um modelo de proposta pode ser do tipo comercial, de investimento, de projeto e até mesmo de acordo de serviço (o chamado SLA).
Nesse caso, é fundamental que todos os passos que serão seguidos após o acordo ser firmado sejam devidamente estabelecidos no documento.
No geral, um modelo de proposta é muito utilizado por empresas que prestem serviços em forma de projetos, assim como por empresas que façam acordos comerciais e de investimento com outras empresas — ou seja, organizações do tipo B2B.
Esse modelo é constituído de informações básicas e fixas, assim como de partes que devem ser modificadas conforme a necessidade e a exigência de cada situação.
Com isso, cria-se um documento de estrutura padronizada, mas que é adaptado conforme a necessidade do negócio.
Quais os benefícios de utilizar um modelo de proposta?
A segurança para ambas as partes é uma das principais vantagens de utilizar um modelo de proposta.
Como tem validade jurídica do ponto de vista da etapa pré-contratual, um modelo de proposta que leve ao fechamento do negócio garante um nível de segurança a mais para as duas partes.
Além disso, um modelo de proposta também torna todo o processo de vendas e fechamento de negócios mais fácil.
Em vez de ser necessário elaborar um documento a cada prospecção e negociação, um modelo de proposta pode ser facilmente adaptado para cada situação.
Economia de tempo e economia de recursos surgem como vantagens, assim como aumenta o poder de persuasão em relação ao cliente.
Especialmente para pequenas e médias empresas, o modelo de proposta gera uma sensação de credibilidade e de confiança para quem recebe o documento.
Em relação a concorrentes que não utilizam um modelo estruturado, o negócio sai na frente.
Como fazer um modelo de proposta?
Embora cada modelo de proposta para uma finalidade deva observar condições específicas — um modelo de proposta de investimento para captar interessados, por exemplo, não contém o valor do projeto, mas, sim, o investimento necessário — algumas características são comuns a todos eles.
Nesse sentido, para montar um modelo de proposta as principais indicações incluem:
Sumarize o seu modelo
Quem receber a proposta do seu negócio provavelmente não terá tempo para lê-la por completo.
É bem comum que tomadores de decisão busquem os pontos mais importantes de propostas para decidir se darão ou não continuidade a todo o processo de aquisição, investimento ou parceria.
Por isso, vale a pena dividir o modelo da proposta em diferentes capítulos e criar um sumário que é apresentado logo após a capa.
Dessa forma, quem receber a proposta poderá ir diretamente para a parte que mais interessa.
Faça uma introdução e argumentação
A proposta também deve ter uma introdução adequada, o que significa que é preciso apresentar brevemente o seu negócio e direcionar a comunicação para o interlocutor de interesse.
No geral, é recomendado que seja feita uma introdução breve, apresentando os principais objetivos do documento.
Em seguida, deve constar uma argumentação que sustente a existência da proposta e também por que a proposta em questão deve ser aceita.
Essa parte é crucial para o convencimento da pessoa, mas ela não pode ser muito extensa e nem técnica demais.
Em vez disso, vale a pena focar em agregar e demonstrar o valor da proposta em questão para que haja um interesse adequado sobre o que está sendo apresentado.
Esmiúce os detalhes da proposta
Quanto mais clara for a proposta apresentada, melhor — e isso significa não deixar, tanto quanto possível, que haja margem para dúvidas.
Com isso, é preciso explicar muito bem todos os detalhes da proposta sem se alongar demais.
Se é uma proposta comercial deve-se explicar tudo o que está incluso com o fechamento do contrato, qual a necessidade de estrutura e quais as condições para entrega do serviço contratado.
O mesmo para propostas de projeto e em modelos de propostas de investimento é preciso definir quais serão os benefícios e deveres do investidor.
Todo modelo de proposta também precisa contar com um cronograma que define quando ocorrerão as principais etapas do projeto.
Embora seja sempre possível que ocorram atrasos e imprevistos, ainda assim é fundamental estabelecer, ao menos, um prazo previsto.
Isso ajuda o tomador de decisão a avaliar se a entrega daquilo que você oferece, por exemplo, é rápida o bastante para as suas necessidades.
Uma empresa de logística deve apresentar cronogramas em relação à entrega de produtos, enquanto uma proposta de investimento deve trazer um cronograma de uso dos recursos e de retorno esperado.
Assim, é conveniente que a proposta conte com um bloco exclusivo para o estabelecimento de prazos e datas em geral.
Apresente os valores da proposta
Uma das partes que mais interessam ao tomador de decisão é o valor da proposta.
Essa etapa precisa estar bem clara, com valores atualizados e que possam ser mantidos durante a validade da proposta.
É preciso tomar cuidado com a apresentação do câmbio, que deve estar bem definida, assim como os valores devem corresponder ao escopo apresentado.
Isso significa que se a proposta apresenta um projeto de duração de 6 meses, por exemplo, os valores não podem corresponder a um projeto de 3 ou de 12 meses.
Finalize o modelo
Ao final, a conclusão deve pincelar brevemente todas as informações apresentadas no documento, assim como deve estabelecer quais foram os seus principais objetivos, valores e prazos.
Ter cuidado com essa etapa é importante porque um tomador de decisão pode decidir pular diretamente para essa parte em busca de poupar tempo.
Se o seu modelo conta com uma parte bem estruturada, maiores são as chances de que ele se interesse pelo resto do documento.
Quais erros não cometer ao elaborar um modelo de proposta?
Mesmo seguindo todos os passos anteriores, ainda há alguns equívocos que podem ser cometidos e que podem comprometer toda a eficácia da proposta. No geral, os principais erros a evitar são:
Não incluir validade da proposta
O modelo precisa ter, necessariamente, uma parte destinada a estabelecer a validade da proposta.
Esse cuidado é importante porque, do contrário, você pode distribuir propostas que serão utilizadas como argumentos pelos clientes tempos depois.
Com os valores defasados, a empresa pode acabar sofrendo prejuízos.
Além disso, a validade de proposta é especialmente importante para negócios inseridos em mercados voláteis.
Uma empresa que esteja relacionada ao câmbio, por exemplo, precisa de um modelo de proposta com validade menor a partir do recebimento para absorver adequadamente as mudanças.
Deixar de lado a personalização
Não é porque se trata de um modelo de proposta que ele deve ser usado de maneira igual para todos os clientes.
Assim, um erro muito comum é o de criar um modelo que não comporta personalização.
O ideal é idealizar um documento base de forma que seja possível substituir dados importantes, como a argumentação, o direcionamento para o cliente ou investidor e os valores.
Dessa forma, a empresa economiza tempo, mas não perde em relacionamento.
Prolongar-se demais
Por mais que o modelo de proposta vá funcionar como um instrumento de convencimento para o cliente ou investidor, ainda assim ele precisa ser sucinto, direto ao ponto e muito conciso.
Informações que não sejam pertinentes à proposta apresentada e parágrafos que não agreguem valor à proposta não devem estar presentes.
Isso porque exagerar no tamanho do documento fará com que tomadores gastem mais tempo e, potencialmente, não leiam toda a proposta da maneira adequada.
Tudo o que for importante para a venda e não se encaixar perfeitamente na proposta deve ser apresentado pessoalmente em um contato de vendas mais avançado.
Usar muitos jargões técnicos
Um modelo de proposta deve ser claro e facilmente entendido por quem o lerá.
Esquecendo-se disso, muitas empresas criam documentos mergulhados em termos técnicos que mais confundem do que ajudam o cliente.
Sem ser condescendente, você deve tornar a proposta o mais didática possível, levando em conta o nível de familiaridade do interlocutor e sua posição no funil de vendas.
Esse tipo de clareza faz com que os benefícios da proposta fiquem mais óbvios e o processo de persuasão, mais efetivo.
Montar um modelo de proposta exige estruturação, divisão das informações de maneira lógica e uso de informações completas, claras e diretas.
Com isso, seja essa uma proposta de investimento, de projeto ou comercial, maiores são as chances de o seu negócio atingir o objetivo.
Quer mais dicas sobre o assunto? Então, estude nesse outro post como fazer uma proposta comercial para pequenas empresas.