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Direito Público: Controle de Contas, Transparência e Responsabilidade Disciplina: Execução, Relatório e Monitoramento em Auditoria Operacional AULA 03 Instrutor: HENRIQUE HERMES GOMES DE MORAIS Auditor Fiscal da Receita Estadual Superintendente de Auditorias e Tomadas de Contas Especiais Controladoria Geral do Estado de Minas Gerais Fevereiro/2013
2 Consolidação dos Dados
As questões padronizadas devem ser consolidadas de forma a se obter o percentual de respostas obtidas. As questões abertas devem ser estruturadas antes da consolidação das respostas, de modo a atender aos principais pontos determinados na Matriz de Planejamento e que serão respondidos na Matriz de Achados.
3 Análise dos Dados Entenda-se por método de análise de dados o modo como são organizados os dados coletados e as relações que se pretende estabelecer entre as variáveis selecionadas para responder às questões de auditoria. A descrição do método de análise é parte fundamental da auditoria de programa e deve, portanto, constar da Matriz de Planejamento de Auditoria.
4 Análise dos Dados tratamento estatístico (comportamento dos dados);
análise de conteúdo (interpretação dos dados sistematizados); triangulação (usar diferentes métodos para validar as conclusões, ex.: dados registrados em documentos com obtidos em entrevistas); representações gráficas; análise de séries temporais; avaliação das metas de desempenho (indicadores de desempenho).
5 EVIDÊNCIA Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe e devem ser: Suficientes e completas Pertinentes ao tema Relacionadas com o achado Adequadas e fidedignas (autenticidade, confiabilidade, exatidão da fonte) Compor os papéis de trabalho Organizadas e referenciadas
6 Evidência Técnica de Auditoria Física Inspeção Física Documental Exame Documental Circularização Conciliação Oral Entrevista Analítica Composição de saldo de Contas Conferência de Cálculos
7 DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO EVIDÊNCIAS
originais de ofícios, cartas, relatórios, outros documentos endereçados à equipe de auditoria; cópias de documentos internos ou externos ao órgão/entidade auditado; fotografias, fitas de vídeo ou áudio, arquivos magnéticos; extratos de entrevista; respostas a questionários; planilhas de cálculo, quadros comparativos, demonstrativos.
8 Achado de auditoria (Constatações)
Um achado de auditoria é uma descoberta do auditor que fundamentará as conclusões e recomendações da auditoria. Os achados significam a identificação de uma situação que apresenta oportunidade de melhoria para o desempenho do órgão ou programa auditado e deve atender, necessariamente, aos seguintes requisitos básicos: Relevância Fundamentação em evidências Objetividade Respaldo às propostas de encaminhamento Consistência
9 Achado de auditoria Qualquer que seja a estratégia metodológica a ser adotada, cada questão de auditoria deve ser analisada segundo os seguintes elementos que consubstanciam os achados de auditoria: Situação encontrada Critério Causa Efeito
10 Análise dos Dados Nas questões ligadas à economicidade, à eficiência e à eficácia de uma auditoria de desempenho operacional, temos: a) Critério: padrão ou indicador usado para determinar se o programa atinge, excede ou está aquém do desempenho esperado. O critério provê o contexto para se compreender os resultados da auditoria e deve ser razoável, factível e adequado à matéria sob exame, como:
11 normas ou padrões estabelecidos; opiniões de especialistas;
objetivos ou metas fixados por lei, por regulamento ou pela administração; normas ou padrões estabelecidos; opiniões de especialistas; desempenho anterior; desempenho de instituições similares, nacionais ou estrangeiras. b) Condição: a situação existente, identificada e documentada durante os trabalhos. c) Causa: as razões do mau ou bom desempenho observado. d) Efeito: as reais consequências da diferença constatada pela auditoria entre condição e critério.
12 Processo de Análise de um achado
Critério de auditoria – o que deveria ser Situação encontrada – o que é Achado – decorre da comparação de "o que é", com "o que deveria ser", comprovado por evidências. Determinar as causas e os efeitos do achado Desenvolver as conclusões e as propostas de encaminhamento Estimar o benefício das propostas de encaminhamento
13 Exemplo de um Achado: Não observância ao cronograma de execução das obras.
14 Nas questões ligadas à efetividade tratadas no âmbito de uma avaliação de programa, temos:
Critério: a natureza ou magnitude do impacto esperado com a implementação do programa. b) Condição: a situação verificada após a implementação do programa e a situação que provavelmente seria verificada sem essa implementação.
15 c) Causa: a suposição fundamental é que o programa é responsável pelas mudanças observadas. A estratégia metodológica escolhida buscará assegurar, mediante evidências plausíveis, que nenhum outro fator, além do programa, é responsável pelos efeitos constatados. d) Efeito: as mudanças, positivas ou negativas, nas condições reais que podem ser identificadas e atribuídas ao programa. Trata-se, assim, da diferença entre a situação observada após a implementação do programa e a situação que provavelmente seria observada sem essa implementação.
16 Auditoria de Programas (efetividade)
Auditoria de Desempenho Operacional (economicidade, à eficiência e à eficácia) Auditoria de Programas (efetividade) Critério Padrão ou indicador usado para determinar se o programa atinge, excede ou está aquém do desempenho esperado. A natureza ou magnitude do impacto esperado com a implementação do programa. Condição A situação existente, identificada e documentada durante os trabalhos. A situação verificada após a implementação do programa e a situação que provavelmente seria verificada sem essa implementação. Causa As razões do mau ou bom desempenho observado. O programa é responsável pelas mudanças observadas. Efeito As reais consequências da diferença constatada pela auditoria entre condição e critério. As mudanças, positivas ou negativas, nas condições reais que podem ser identificadas e atribuídas ao programa.
17 AUDITORIA EM PROGRAMAS GOVERNAMENTAIS
Em uma avaliação de programa é quase sempre necessário comparar observações sobre beneficiários ou clientes do programa auditado com observações sobre pessoas não afetadas pelo programa em questão.
18 Matriz de Achados A Matriz de Achados compila e sistematiza as várias informações levantadas durante o trabalho de auditoria, e apresenta, portanto, as informações essenciais ao Relatório de Auditoria. Sua elaboração revela-se um procedimento valioso, na medida em que permite à equipe testar a consistência lógica das informações que deverão ser incluídas no relatório.
19 Matriz de Achados Além disso, a matriz traz visibilidade para as conclusões da fase de execução e é muito útil para orientar as discussões com especialistas e gestores do órgão ou programa auditado. As informações devem ser registradas na matriz de forma sucinta, sem, contudo, prejudicar a clareza do conteúdo. A Matriz de Achados é composta basicamente de: questões de auditoria, achados principais, análises e evidências, causas, efeitos, boas práticas, recomendações e benefícios esperados.
20 MATRIZ DE ACHADOS O QUE É ?
Ferramenta de avaliação; Registro e discussão dos achados; Papel de trabalho; Finalidades: Melhorar a qualidade dos relatórios; Diminuir o tempo gasto na elaboração do relatório.
21 Matriz de Achados As questões de auditoria devem ser as mesmas da versão final da Matriz de Planejamento. Nos achados principais devem ser relacionadas as constatações de maior relevância, identificadas a partir das discrepâncias entre a situação encontrada na fase de execução e os critérios de desempenho previstos para a ação auditada.
22 Boas Práticas Deve conter a menção ao bom desempenho de gerência praticado por outros órgãos como forma de subsidiar a proposta de recomendações. O motivo é que a existência dessas boas práticas é um poderoso argumento em favor da viabilidade e da oportunidade de recomendações que tenham conteúdo semelhante. As boas práticas identificadas pela equipe podem ser usadas na formulação de recomendações, como exemplos de providências a serem disseminadas ou adotadas pelo gestor. No entanto, é oportuno ressaltar que as circunstâncias locais devem ser analisadas para se verificar se a boa prática é passível de disseminação.
23 Recomendações Devem estar alinhadas com as causas subjacentes aos achados de auditoria, isto é, devem ser elaboradas de forma a tratar a origem das deficiências e discrepâncias diagnosticadas pela equipe. A viabilidade de implementação das recomendações sugeridas deve ser objeto de análise criteriosa pela equipe de auditoria.
24 Benefícios Esperados Deve-se registrar as consequências benéficas da implementação das recomendações. Sempre que for possível, a equipe deve: a) mensurar esses benefícios, ou prever mecanismos de mensuração, no intuito de demonstrar o significado das recomendações de auditoria; b) contribuir para que seja desenvolvido um trabalho suficiente para implementar as recomendações mais importantes; c) divulgar o impacto potencial da auditoria de desempenho; d) fixar uma base para o estabelecimento de metas para o monitoramento de auditoria. Os benefícios podem ser identificados sob diversos enfoques: custo, prazo, eficiência, qualidade e equidade.
25 Matriz de Achados Achados Principais Análises e Evidências Causas
Efeitos Boas Práticas Recomendações Benefícios Esperados Constatações de maior relevância, identificadas a partir de discrepâncias entre a situação encontrada na fase de execução e dos critérios de desempenho previstos para a ação do programa. Apresenta oportunidade de melhoria para o desempenho do órgão ou programa avaliado. São registrados os métodos de análise de dados e seu emprego na produção de evidências. De forma sucinta, devem ser indicadas as técnicas utilizadas para tratar as informações coletadas durante a execução e os resultados obtidos. São registrados as causas do baixo desempenho eventualmente observados, indicando-se aquelas ligadas a operacionalização ou a concepção do objeto da avaliação, bem como aquelas que estão fora do controle ou influência do gestor, quando for o caso. Deve ser destacado que as recomendações conterão justamente as medidas consideradas necessárias para sanear as causas do problema. São registradas as conseqüências relacionadas as causas e aos correspondentes achados. É a medida de relevância do achado. São relacionadas as boas práticas identificadas na fase de execução como forma de subsidiar a proposta de recomendações. Relacionam-se aqui as recomendações, que deverão estar alinhadas com as causas subjacentes aos achados, ou seja, devem ser elaborados de forma a tratar a origem das deficiências e discrepâncias diagnosticadas pela equipe. As propostas devem ser objeto de análise criteriosa pela equipe. São relacionados os benefícios quantitativos, sempre que possível, e qualitativos, que se espera alcançar com a implementação das recomendações.
26 Programa: Habitação Popular
Matriz de Achados Programa: Habitação Popular Questão: "De que forma o programa tem proporcionado condições de participação dos beneficiários?" Achados Principais Análises e Evidências Causas Efeitos Boas Práticas Recomen- dações Benefícios Esperados Seiscentas unidades estão sendo ocupadas por famílias que não atendem ao perfil previsto pelo programa. Comprova-ção de que 600 famílias não possuem o pré-requisito definido pelo programa. Falhas no cadastra-mento das famílias. Persistência da carência habitacional para a população-alvo do programa. Utilização pela Prefeitura de assistentes sociais para cadastrar e selecionar as famílias carentes. Treinar as equipes de cadastro para identificação de famílias carentes. Espera-se que a partir da adoção da recomendação, as futuras unidades construídas sejam ocupadas por famílias de baixa renda, reduzindo o déficit habitacional.