SPED Fiscal: o que é e como evitar seus principais problemas - Myrp
O pagamento de impostos é um assunto que sempre requer muita atenção por parte das empresas. São diversos tipos de obrigações que podem ou não incidir sobre um negócio, dependendo do seu ramo de atuação e tipo de produto/serviço oferecido.
Para simplificar esse processo, as informações sobre o valor do pagamento dessas contribuições e integração dos dados entre os fiscos federal, estadual e municipal, o governo lançou uma solução tecnológica que automatiza as operações. É o SPED.
O que é SPED – Sistema Público de Escrituração Digital?
O SPED é um sistema disponibilizado pela Receita Federal que unifica todas as atividades referentes a livros e documentos que integram a escrituração fiscal e contábil das empresas num formato digital específico e padronizado.
O objetivo do SPED é minimizar os custos dos cumprimentos das obrigações acessórias com o armazenamento de documentos.
Sete grandes subprogramas constituem o SPED:
– Escrituração Contábil Digital – ECD.
– Escrituração Fiscal Digital – EFD.
– Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.
– Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e.
– Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e.
– E-Lalur.
– Central de Balanços.
O SPED Fiscal é como é chamada internamente a Escrituração Fiscal Digital (EFD). É através dele que a Receita e demais órgãos fazendários estaduais recebem as informações sobre ICMS e IPI dos contribuintes.
O SPED Fiscal simplifica todo o processo de entrega de documentação para os fiscos, trazendo benefícios para os dois lados: para as empresas, o envio de apenas um arquivo contendo as informações fiscais; para o governo, a burocracia de envio é diminuída e facilita a fiscalização.
Como o SPED Fiscal funciona?
Todos os meses, a empresa contribuinte deve gerar o arquivo contendo toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos estaduais e da Receita Federal. Para isso, ele deve extrair essas informações do seu sistema de gestão e utilizar um programa para importá-las e validá-las. Esse programa é o Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pela Receita em seu site no link http://www.receita.fazenda.gov.br/Sped/Download/SpedFiscal/SpedFiscalMultiplataforma.htm.
Depois que o arquivo é validado pelo PVA, o contribuinte precisa assinar o arquivo digitalmente. Para fazer isso, é preciso utilizar um certificado digital (e-CNPJ) do tipo A1 ou A3 emitido por uma autoridade certificadora credenciada pela infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Entrega do SPED Fiscal: principais problemas que podem acontecer.
Por ser um sistema relativamente novo, é normal cometer alguns erros no envio do SPED Fiscal. Veja como evitar os mais comuns:
– A falta de Notas Fiscais emitidas contra o CNPJ na escrituração do SPED
Muitos contadores têm problemas na hora do recebimento das notas emitidas contra uma empresa – as relacionadas a compras de insumos e produtos. A não escrituração de uma nota pode acarretar erros na apuração dos impostos e nos registros do arquivo. Também cria problemas não utilizar a Nota Fiscal Eletrônica.
Como evitar: receba as notas emitidas pelos fornecedores do cliente no prazo certo e em formato digital. E não esqueça de armazenar esses arquivos com segurança por cinco anos fiscais – prazo que a Receita tem para auditar o SPED.
– Informações inexatas no Cadastro de Terceiros e Clientes e a comercialização com empresas inaptas
As informações do Cadastro de Terceiros (Fornecedores e Clientes) normalmente são antigas e, se não forem devidamente atualizadas, gerarão erros e multas por parte da Receita. Fazer negócios com empresas inaptas também causa problemas e é considerado errado enviar para o Fisco uma informação que não deveria existir.
Como evitar: sempre atualize a sua base de dados. Uma boa solução é automatizar todo o processo de conferência de dados do Cadastro de Terceiros.
– A escrituração de Notas com erros na emissão (CFOP, CST e impostos por produto)
Seja por inexperiência do funcionário da empresa responsável por emitir notas ou por erros de cálculo e parametrização nos sistemas ERP, muitas Notas acabam emitidas com erros primários. Isso faz com que acumulem pontos no sistema de auditoria do Fisco e acabem gerando multas.
Como evitar: a utiliza de sistemas pré-auditoria e é a melhor solução, sempre lembrando de dar um feedback para o cliente para evitar que os problemas se repitam.
Conhecer o SPED Fiscal é obrigatório para qualquer contador. Para manter-se atualizado no assunto e oferecer as melhores soluções, o ideal é trabalhar com um sistema auxiliar. Com o myrp, você facilita sua vida, ajudando no preenchimento da sua parametrização tributária, pré-configuração de tributos e é claro, com a declaração do seu SPED Fiscal.