A função helpdesk (chamadas) é para deixar registrado queixas, questões, reclamações, qualquer assunto a ser tratado pelo síndico do condomínio. O morador pode criar uma nova chamada, opcionalmente com um anexo. Ele receberá um email com o número de protocolo e o registro da chamada. A administração recebe esse email também.
Pelo sistema de gestão, tem a opção Chamadas. Clique neste opção para gerenciar todas as chamadas. É possível definir vários filtros. Por padrão o sistema mostra todas as chamadas em aberto. Cada resposta armazenada é enviada por email para o morador também.
Para cada resposta da administração, pode optar para deixar como finalizado, ou pode colocar uma data prevista da solução do problema.
No sistema de gestão a administração pode definir prioridades para cada assunto é só clicar na celula e um campo permite alterar a prioridade.
Você pode clicar em cada coluna para ordenar, assim clicando na coluna "prioridade" o sistema irá ordenar todas as chamadas em orden de importância.
Nos emails enviados para o morador tem um link, com que ele pode abrir a chamada imediatamente, sem precisar logar.
Eventuais anexos nas chamadas, são sempre anexados também no email, para facilitar a comunicação.
Existe a possibilidade de criar grupos de atendimento, e cada grupo tem o próprio administrador (sub-síndico).
Você pode configurar isso da seguinte forma:
Cria os grupos em gerenciamento > grupos. Por exemplo, cria um grupo "Torre I" e outro grupo "Torre II".
Cria um usuário em gerenciamento > usuarios , um para cada grupo, por exemplo subsíndico A e subsindico B. Escolhe o grupo correto para cada usuário. É importante o campo email que deve ser preenchido para que as notificações de chamadas serão encaminhadas para o responsável.
Configure os contatos de cada grupo. Você pode fazer uma seleção de contatos usando as teclas CTRL e SHIFT, clicar com botão direito e selecionar grupos.
Quando uma nova chamada é inserida, o sistema verifique os grupos do morador que incluiu a chamada (por exemplo, um morador X é de Torre I). Dos grupos encontrados, o sistema verifique se existe um usuário do mesmo grupo. Neste caso encontre Subsíndico A. O sistema enviará a notificação para Subsíndico A com informações da chamada.
Quando nenhum grupo é encontrado (que é o padrão), as notificações serão enviadas para o endereço configurado para o condomínio.