O que é um Software de Gestão? — Blog WMW
Marcos Marcon, 5 anos atrás 0 12 min de leitura 2290
A quantidade de informações sobre Softwares de Gestão é imensa. Se você já passou mais de 10 minutos pesquisando sobre o assunto, percebeu que há diversas opções. São diferentes complexidades de implantação, preços e funcionalidades diversas. Essas informações mostram a grande flexibilidade de um Software de Gestão. E é exatamente por essa característica que ele pode tornar-se em uma grande ferramenta para os seus negócios.
Que tipos de Software de Gestão existem?
Dependendo do tamanho de sua empresa, o tamanho e a estrutura de um sistemas de ERP irá variar. Uma vez que a indústria de varejo é muito diversificada e pode necessitar que o software de gestão tenha habilidade de monitorar, gerenciar e aumentar a visibilidade com relação a componentes essenciais de um negócio. Seu software de Gestão precisa ser integrado com outros aspectos da operação.
1. On-promise ou local
Um sistema de ERP local consiste em uma série de servidores na localização física de uma determinada empresa. Ele fica instalado dentro das instalações físicas das empresas. Algumas empresas preferem ter a infra-estrutura no local para que possam corrigir os problemas com iniciativa própria. Além disso, alguns diretores não sentem-se confortáveis em deixar informações sensíveis em servidores de terceiros, por questões de segurança.
2. ERP baseado em nuvem
É quando uma empresa armazena todos os seus dados em uma nuvem, ou seja, uma empresa que oferece servidores via internet. Tudo é integrado, porém, hospedado por um fornecedor de nuvem. Geralmente, economiza-se no upgrade das máquinas, por exemplo. Estes valores são de responsabilidade da empresa que fornece a solução na nuvem. Opções baseadas em nuvem oferecem uma solução mais barata, porém, menos flexível. A instalação, no entanto, é muito mais rápida. Geralmente pequenos negócios iniciam por aqui.
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Para isso, você precisa dar um passo atrás e pensar sobre os vários processos que são essenciais para que um negócio funcione. Isso inclui o gerenciamento de inventário e pedidos, contabilidade, recursos humanos, CRM (Customer Relationship Management) e muito mais.
No seu nível mais básico, o Software de Gestão integra essas várias funções em um sistema completo para agilizar processos e informações em toda a organização.
Essas são algumas das funcionalidades básicas de um Software de Gestão:
A característica central de todos os sistemas ERP é um banco de dados compartilhado que suporta várias funções usadas por diferentes unidades de negócios. Na prática, isso significa que funcionários em diferentes divisões – por exemplo, contabilidade e vendas – podem confiar na mesma informação para suas necessidades específicas.
Relatórios no Software de Gestão
O Software de Gestão também oferece relatórios e automação sincronizados. Em vez de obrigar os funcionários a manter bancos de dados e planilhas separadas que devem ser mesclados manualmente para gerar relatórios. Algumas soluções de Software de Gestão permitem que a equipe extraia relatórios da mesma base de dados.
Por exemplo, com ordens de vendas que circulam automaticamente no sistema financeiro, o departamento de gerenciamento de pedidos pode processar ordens com mais rapidez e precisão, e o departamento financeiro pode fechar o caixa com maior agilidade.
Outros recursos comuns do ERP incluem um portal ou painel para permitir que os funcionários compreendam rapidamente o desempenho do negócio baseado em métricas-chave.
Vantagens no uso do ERP
Um Software de Gestão pode tornar sua empresa em um negócio mais eficiente e lucrativo. Estes softwares estão funcionando neste exato momento, em milhares de empresas ao redor do globo. Ele pode fazer o seu negócio funcionar com mais facilidade, reduzir os custos, oferecer um serviço de atendimento superior e dar aos seus gerentes uma melhor visão do que está acontecendo no negócio.
Um Software de Gestão ou Enterprise Resource Planning, é um sistema integrado que suporta vários módulos, como vendas e marketing, produção e controle de estoque, recursos humanos, finanças e contabilidade, distribuição, qualidade, compras, etc.
As vantagens na instalação de um Software de Gestão bem sucedida são tão boas , que centenas de empresas dão esse importante passo todos os meses.
Para implementar com sucesso um ERP, você precisará de várias coisas. Isso inclui uma visão clara de como o ERP vai se encaixar no seu negócio, vontade de mudar seus processos, recursos suficientes para guiá-lo através da implantação e (geralmente), ajuda especializada.
Atenção na implantação do Software de Gestão
As empresas conseguem fazer a implantação de um Software de Gestão sem assistência terceirizada, mas geralmente não é a maneira mais correta e segura de se fazer. Um profissional de TI dentro da empresa é essencial nesse momento. Os erros na hora de implantar um ERP pode custar muito caro para a saúde financeira da empresa.
É necessário enfatizar que os vários módulos do software estão integrados uns nos outros, sem duplicação de informações. Por exemplo, o estoque visualizado pelo vendedor é o mesmo estoque visualizado pelo responsável pelo estoque da empresa.
A principal motivação por trás desta integração de vários "sub-sistemas" é fornecer a informação atualizada em tempo real para a organização, de modo que uma conseqüência da mudança de decisão em um sub-sistema da empresa seja imediatamente refletida para outras partes, para que elas possam planejar suas ações efetivamente.
Softwares de Gestão para grandes e pequenas empresas
O Software de Gestão é considerado um tipo de aplicativo corporativo, que é um software projetado para ser usado por grandes empresas e muitas vezes requer equipes dedicadas para personalizar e analisar os dados e lidar com atualizações e implantação. Porém, esta não é a realidade de 100% do mercado. Há soluções para a pequena e média empresa. Assim, as necessidades do pequeno negócio nem sempre são atendidos por soluções voltadas para os grandes negócios.
Como dito anteriormente, as aplicações de ERP de pequenas empresas são soluções de software de gerenciamento de negócios leves, muitas vezes personalizadas para uma indústria de negócios específica ou vertical.
Módulos comuns nos Softwares de Gestão
O Software de Gestão normalmente consiste em vários módulos de software, que são comprados individualmente. Essa compra é feita com base no melhor atendimento às necessidades específicas e às capacidades técnicas da organização. Cada módulo de ERP é focado em uma área da empresa, como desenvolvimento de produtos, área comercial, de recursos humanos ou marketing.
Alguns dos módulos ERP mais comuns incluem aqueles para:
Planejamento de produtos;
Um negócio normalmente usará uma combinação de diferentes módulos para gerenciar atividades e tarefas de back-office, incluindo as seguintes:
Gerenciamento de processos de distribuição;
Base de conhecimento de serviços;
Facilitar um melhor planejamento de projetos;
Automatizar o ciclo de vida dos funcionários (RH);
Padronizar procedimentos comerciais críticos;
Reduzir tarefas redundantes;
Avaliar necessidades comerciais, contábeis e financeiras de forma automática;
Reduzir custo de compra;
Reduzir o gerenciamento de recursos humanos e folha de pagamento.
À medida que a metodologia ERP tornou-se mais popular, surgiram aplicações de software para ajudar os gerentes de negócios a implementar o ERP em outras atividades comerciais. É comum encontrar soluções de ERP que englobam módulos de vendas e de CRM, por exemplo.
Soluções de Software de Gestão completas
Há vantagens em utilizar um sistema completo, assim como desvantagens. Algumas empresas focam na área de RH, sendo muito boas nisso. Outras, na parte financeira. Algumas, tem know-how em ambas as áreas, mas pecam no CRM. Cada situação é única, e as necessidades do seu negócio ou empresa devem ser levados em conta para a decisão final.
Mas o objetivo do Software de Gestão sempre será o mesmo: fornecer um repositório central para todas as informações compartilhadas por todas as várias facetas da empresa, para melhorar o fluxo de dados em toda a organização.
Principais Fornecedores de Software de Gestão no Brasil
No Brasil, temos diversas empresas que oferecem soluções de ERP. Um último levantamento, mostrava as maiores empresas, de acordo com o número de clientes e faturamento no Brasil. O estudo foi feito com base em dados levantados em pesquisas feitas por institutos especializados.
As empresas de software ERP mais populares, são:
Sênior Sistemas;
Globaltec;
Microsoft (Dynamics);
Há diversas opções para o pequeno negócio, algumas delas:
Storm System;
Ema Software.
Escolha um fornecedor que conheça seu mercado
Uma das minhas histórias favoritas sobre aquisição de ERP é de um grande processador de plásticos que convidou um fornecedor genérico de ERP para uma apresentação do sistema.
A apresentação incluiu três vendedores bem vestidos, gráficos hi-tech, imagens divertidas e muito jargão tecnológico – vendedor se software adora jargões tecnológicos. Havia apenas um problema com a demonstração feita: todo Software de Gestão demonstrado era voltada para um beneficiador de arroz.
O que era para ter sido uma demonstração de sistema, rapidamente virou em uma aula de fabricação de produtos plásticos, que era a necessidade do cliente. A empresa de ERP simplesmente não conhecia os processos de uma empresa que fabricava vasilhas, tupperwares e outros utensílios feitos de plástico. Como confiar que o sistema teria uma aderência perfeita? Não haviam cases de sucesso parecidos.
Aprendizado: você pode poupar muita dor de cabeça se começar sua seleção com fornecedores de Softwares de Gestão por empresas que já tenham clientes do mesmo segmento que você em seu portifólio.
Como escolher um fornecedor de Software de Gestão?
Quando você avalia pacotes de ERP, você deve olhar para os recursos principais que se integram ao preço oferecido, bem como aqueles que podem ser adicionados à medida que sua empresa cresce.
A experiência prova que você pode reduzir seu tempo de implementação e, finalmente, ter um sistema mais produtivo se você escolher um Software de Gestão que integre os recursos que você precisa ao invés de exigir que você envolva softwares de terceiros.
Muitas histórias de terror relacionadas à implantação de ERPs começam e terminam com a obtenção de dois sistemas de software que devem conversar um com o outro. Se essa for a sua necessidade, tenha certeza de que ambos estejam homologados para conversarem. As integrações precisam ser oficiais.
Se você precisa de monitoramento de produção em tempo real, controlar a entrada e saída de estoque e controlar a equipe de vendas, certifique-se de que eles estão integrados como recursos principais da solução de ERP, nativos, ou terceirizados com empresas credenciadas.
Mais importante, certifique-se de que estão no mesmo banco de dados para que você não acabe gerenciando dois ou três conjuntos de dados separados (a WMW, por exemplo, integra a base de vendas com todas as suas parceiras de ERP, sem necessitar de dados duplicados para gerenciar a equipe de vendas).
Crie uma lista de prioridades das funções que você precisa e classifique cada fornecedor em sua capacidade de atender a essas necessidades com seus próprios produtos nativos.
Como saber se é hora de utilizar um Software de Gestão?
Mapeie todos os processos comerciais da sua empresa. Cada mapa de processo deve refletir como o processo deve funcionar, quem (em termos de títulos, não nomes) faz o que e (o mais importante), o que acontece quando o processo não pode continuar normalmente.
Esse exercício pode levar uma folha de papel para cada processo mapeado, e acredite, talvez você precise de muitas folhas de papel.
Depois de ter mapeado seus processos como estão, considere como você pode melhorá-los. Você pode eliminar ou combinar etapas? Você pode mudar os papéis para tornar o processo mais eficiente?
Se você sentiu que há, pelo menos, 50% dos processos que podem se melhorados, é hora de um Software de Gestão entrar na jogada. Este mapeamento pode servir e muito na hora de cotar soluções para a sua empresa. Esta é uma das partes mais importantes do ciclo de implementação, e requer um planejamento cuidadoso e muita contribuição de suas equipes.
Software de Gestão para tomada de decisões gerenciais
Como você pôde perceber, o Software de Gestão não é apenas um programa de computador. Ele é o responsável pelos resultados de grandes empresas da lista da Fortune 500 nos Estados Unidos. No Brasil, 100% das empresas das listas de TOP 1000 de revistas como a Valor, Exame e da própria Forbes.
Ele funciona como centralizador de todas as informações vitais dessas empresas, para organizar e para tomar decisões importantes – um verdadeiro oráculo baseado em dados reais. De folhas de pagamento à entrada e saída de mercadorias. Passando pelas estratégias comerciais e de marketing.
São soluções robustas e que podem chegar a um grau de complexidade enorme, dependendo da necessidade. Essa possibilidade de moldar o produto é a chave para o sucesso. As soluções oferecem as opções de módulos, você decide quais deve utilizar com sabedoria e sua experiência de mercado.
A WMW é fornecedora de Software para a Força de Vendas, ou seja, para a equipe de vendas de campo, externa. Não trabalhamos com a comercialização de Softwares de Gestão, mas somos homologados e integrados com mais de 60 Softwares de Gestão nacionais. Somos o parceiro oficial de empresas como Sankhya e Senior Sistemas para a automação da equipe de vendas, com integração certificada.
Se você precisa de indicações de bons ERPs, apesar de não comercializarmos estes softwares, atuamos junto com centenas de empresas há mais de 20 anos, podemos ajudar indicando empresas referência no mercado para o seu segmento. Entre em contato aqui ou envie um e-mail para info@wmw.com.br que iremos lhe ajudaremos com prazer!