Passo 2: Abordagem do mercado
Passo 3: Investimentos e financiamento
Passo 4: Conta de exploração previsional
Passo 5: Orçamento previsional de tesouraria
Passo 6: Contabilidade pessoal
Passo 7: Um exemplo
Quando se cria uma empresa, existe uma fase prévia essencial: a elaboração de um plano de negócios. Trata-se de uma ferramenta indispensável, que serve dois objectivos principais:
proporcionar uma auto-análise dos pontos fracos e fortes do projecto e servir como linha orientadora do ponto de vista da estratégia do negócio e dos montantes envolvidos e
apresentar a futura empresa a clientes e parceiros de negócio, nomeadamente os financiadores.
O plano deve ser elaborado pelo próprio empresário potencial, se possível com a colaboração de alguns membros da futura equipa, e, quando necessário, com o apoio pontual de um consultor especializado e/ou de um especialista em contabilidade ou finanças. Esta ferramenta de trabalho permitirá, ao longo da sua elaboração, levantar uma série de questões e indicar o caminho para encontrar as respostas. Um plano de negócios deve ter um elevado nível de objectividade, estar perfeitamente adaptado à realidade do projecto que se vai desenvolver (tendo em conta o mercado-alvo) e ser capaz de transmitir para o exterior a imagem correcta das capacidades dos empreendedores e das possibilidades do negócio. Recorde-se que um dos principais objectivos do plano de negócios é "vender" a imagem do empresário e do projecto. Com isso em mente, há um conjunto de aspectos que o deverão integrar obrigatoriamente.
O plano de negócios é o primeiro veículo de contacto entre o potencial empresário e os seus interlocutores, nomeadamente os seus financiadores. Assim, deve incluir obrigatoriamente:
a descrição sintética dos objectivos da empresa a formar,
as estratégias sectoriais e de mercado,
a sua localização,
a sua forma jurídica,
As escolhas estratégicas feitas para o desenvolvimento do negócio devem ser apresentadas e justificadas de modo a transmitirem não só uma ideia clara das características do negócio e mas também a noção de que foram considerados todos os aspectos conceptuais e organizacionais para obter o sucesso empresarial.·Devem ser indicados aspectos como:
a opção entre a criação pura ou a retoma de uma empresa já existente,
a opção entre desenvolver o empreendimento sozinho, associado ou em regime de franchising,
o sector de actividade,
a localização das instalações
Na vertente de organização, é fundamental que o empresário demonstre que tem competência para assegurar todas as funções da empresa: gestão geral, contabilidade e finanças, comunicação, vendas e marketing, gestão do pessoal, etc. No caso de não possuir competências em todas estas áreas, deverá indicar quais os seus colaboradores e o seu grau de envolvimento no projecto (sócios, empregados, empresas em outsourcing, etc.). É também necessário decidir qual a forma jurídica que vai assumir a futura empresa, como, por exemplo:
Será preciso justificar a escolha feita, tendo em atenção a capacidade financeira, a partilha de riscos, a actividade, o mercado e os objectivos pessoais e empresariais. Finalmente, podem-se anexar os estatutos da empresa, caso já existam.
Depois de determinar o segmento ou nicho de mercado a atingir, quem são os potenciais clientes e como é que se poderão transformar em clientes efectivos, o futuro empresário deve descrever a sua abordagem de mercado, detendo-se com especial cuidado em aspectos como:
A identificação dos produtos e serviços a fornecer
A fixação dos preços
A publicidade e as promoções.
É neste ponto que se faz a caracterização do mercado no qual a empresa se irá inserir, se calcula a quota a atingir, e se avalia qualitativamente o produto face à concorrência. Factores como o aprovisionamento, custos e preços de venda e distribuição também se incluem neste capítulo. Com base nestes elementos, o empresário pode e deve fazer uma estimativa do seu volume de vendas, apresentando estes cálculos num anexo ao plano de negócios. A análise da clientela-alvo é um documento essencial já que vai justificar as medidas propostas no plano de marketing, outro elemento da maior importância. É nesta parte do plano que se apresentam as opções estratégicas em termos de oferta (produto ou gama de produtos) e de procura (segmentos ou nichos de mercado), assim como a imagem que se pretende promover da empresa no mercado.
Nesta rubrica, o plano de negócios deve contemplar todas as despesas de investimento relativas a:
Edifícios, adaptação das instalações
Despesas de estabelecimento.
Com base nestes elementos, o futuro empresário elabora um plano de investimento, ao qual irá corresponder um plano de financiamento. Neste último documento é feita referência à utilização de capitais próprios e alheios e no qual são indicadas as eventuais fontes de investimento. A escolha da proporção de fundos alheios sobre os fundos próprios vai ser determinante para determinar os rácios financeiros da futura empresa. O plano de investimento corresponde à inventariação e avaliação dos elementos necessários para o arranque da empresa. Os montantes incluídos no plano de investimento devem reflectir os preços reais (incluindo IVA) no momento do pagamento e correspondem, de uma forma simplificada, ao somatório das seguintes despesas:
investimento em capital fixo corpóreo
investimento em capital fixo incorpóreo e despesas plurianuais
Determinado o montante do investimento necessário, elabora-se um plano de financiamento, um mapa de origem e aplicação de fundos. Numa primeira fase, quando a empresa se encontra em constituição e arranque, todos os capitais (excepto o capital social) são alheios à empresa, que ainda não teve actividade, logo não gerou receita. Numa segunda fase, os meios de financiamento podem ser próprios da empresa (auto financiamento através da incorporação de resultados ou da constituição de reservas) ou exteriores.
Documento indispensável, a conta de exploração previsional exprime o resultado líquido da exploração normal das actividades principais da empresa num dado período, geralmente de três a cinco anos, através do registo dos proveitos e dos custos. Este documento permite prever os resultados do projecto, tornando possível aferir a sua viabilidade económica e podendo ainda funcionar como instrumento de gestão financeira após o arranque da empresa. Representa assim, simultaneamente:
os objectivos a atingir
o orçamento a respeitar.
As vendas previsionais, resultados brutos, custos e resultados líquidos devem ser apresentados de uma forma exaustiva e clara, sendo preferível apresentar os cálculos em dezenas ou centenas de euros, para uma leitura mais fácil com grau de pormenor suficiente.
Conhecida a previsão de proveitos e custos, analisam-se os fluxos de entrada e saída de dinheiro, prevendo os montantes correspondentes a recebimentos e pagamentos. O orçamento previsional de tesouraria permite ao empresário saber se a empresa vai gerar meios financeiros suficientes para liquidar as suas dívidas. É imprescindível que o futuro empresário preveja a situação de liquidez da sua empresa e que esteja informado sobre as necessidades variáveis de crédito. Esta informação deverá ser mensal e ter em conta as características da actividade que se propõe desenvolver e os eventuais prejuízos durante o arranque e primeiros meses de funcionamento da nova empresa. Este orçamento deve ser elaborado para um período mínimo de um ano de actividade. Nele se inscrevem, mês a mês ou semana a semana, o saldo financeiro inicial, todos os pagamentos a efectuar e todos os recebimentos previstos. Aqui merecem referência dois indicadores enonómico-financeiros:
o prazo médio de pagamentos (PMP) e
o prazo médio de recebimentos (PMR).
Refira-se que é normal, para uma empresa que acaba de chegar ao mercado e que portanto ainda não tem nome, que o PMP seja curto e o PMR seja alargado, o que causa constrangimentos na tesouraria que se devem antever.
A contabilidade pessoal é um aspecto relevante em determinadas situações e deve dar uma ideia clara do montante global das despesas pessoais, devidamente discriminadas e acompanhadas dos montantes que lhes correspondem, havendo a preocupação de que não excedam a parte que lhes foi consagrada, através do salário do empresário e da distribuição de resultados no final do exercício. Podem-se verificar duas situações: ou a actividade independente é uma fonte de rendimento complementar ao rendimento do trabalho por conta de outrem ou se apresenta como única fonte de rendimento do trabalho. Tratando-se da única fonte de rendimento, o empresário deverá atribuir a si próprio um ordenado (enquanto sócio-gerente da empresa) ou proceder à distribuição dos resultados apurados no final do exercício, de modo a poder cobrir os seus gastos pessoais e do seu agregado familiar. Qualquer uma destas formas tem implicações que o empresário deverá tomar em consideração.
Aqui se apresenta um exemplo do aspecto que poderá ter um plano de negócios:
Resumo executivo (com projecção das vendas, da margem e dos lucros para os primeiros três anos)
Objectivos (claramente definidos e quantificados)
Missão (concisa, em uma ou duas frases)
A fase de lançamento com indicação de
Quadro com os valores necessários (origem e aplicação de fundos)
Serviços ou produtos (breve descrição dos produtos ou serviços disponibilizados aos clientes sublinhando o seu carácter distintivo face à concorrência)
Análise do mercado e segmentação (quais os segmentos-alvo do novo negócio e o seu crescimento potencial)
Explicitação das vantagens competitivas da empresa
Estratégia comercial com a previsão mensal e anual das vendas
Resumo das linhas directoras da gestão (com o plano anual de necessidades de pessoal e respectivos custos)