Como organizar documentos, de uma vez por todas! - Cláudia Ganhão - MINIMALISMO & HÁBITOS
24 Fevereiro, 2020 2021-01-14 9:40
Papéis, documentos, correspondência, recibos, facturas publicidade, papelinhos… a nossa casa, a nossa secretária, aliás a nossa vida parece estar sempre atolada em papéis, vamos organizar documentos, de uma vez por todas e deixar de ter papéis em todo o lado!
Sabia que perdemos em média diariamente, entre 30 minutos a 2 horas (para os mais desorganizados) à procura de documentos. Quem nunca andou desesperado à procura de um documento importante? Quem nunca deixou passar um prazo porque não sabe onde está determinado papel? Quem nunca perdeu benefícios por não saber onde tem determinado comprovativo?
Acho que todos já passámos por alguma dessas situações e a realidade é que sem uma vida organizada não teremos paz, e ao contrário do que muitos pensam, organização não é desperdiçar tempo, pelo contrário!
Mas comecemos pelo início, vamos organizar os documentos que já temos em casa de uma vez por todas! Não se esqueçam que a organização só funciona com simplificação!
Começar a organizar documentos
Reunir num único local todos os papéis que estão espalhados e desorganizados, seja em gavetas, armários, carteira, secretária, móvel da entrada, etc. O importante é colocá-los todos no mesmo local e
Fazer 3 montes de documentos
Documentos que precisam de ser guardados e arquivados
Documentos que implicam resolução: tomar uma decisão, pagar, passar a outra pessoa, etc
Documentos para deitar fora
Organizar em categorias os documentos do 1º monte, ou seja, os que têm de ser guardados/arquivados, por exemplo: documentos médicos, documentos escolares, seguros, finanças, propriedades, etc
Organizar os documentos já separados nas várias categorias, em pastas, dossiers, ou caixas arquivadoras, recorrendo ao uso de etiquetas e diferentes cores
Organizar os documentos do 2º monte, os que requerem acção da nossa parte, nomeadamente: contas a pagar, convites, respostas que têm de ser dadas, informação a colocar na agenda, informação a passar a outra pessoa etc, em pasta própria. Atenção não procrastine, resolva os assuntos por ordem de importância e prioridade.
A regra número um na organização de documentos é eliminar o que não for necessário!
6 Dicas gerais para organizar documentos
Criar uma caixa de entrada, onde colocamos todos os papéis que nos chegam, antes de os organizar
Dedicar tempo com regularidade para tratar e fazer a triagem dos documentos que estão na caixa de entrada
Criar um arquivo activo, onde estão os documentos que são mais usados e que precisamos mais
No arquivo activo criar categorias e usar diferentes cores
Criar um arquivo de documentação pessoal, separado para cada elemento da família
Criar um arquivo morto, onde guardamos aquilo que tem de ser guardado, mas ao qual não recorremos com regularidade, por exemplo: contas pagas, garantias, documentos de propriedades, etc.
5 Sugestões para optimizar a organização de documentos
Criar um arquivo escolar, com documentos importantes da escola, as avaliações, etc
Organizar um arquivo de memórias afectivas, onde se pode inserir cartas, postais, desenhos, cartões, etc
Deixar à vista, ou colocar na agenda, convites e informações sobre eventos futuros
Eliminar o que não for necessário
Usar pastas organizadoras, como por exemplo: 24 divisórias sem elástico, 24 divisórias com elástico
Por fim quero relembrar-lhe que poderá recorrer às minhas Consultas de Minimalismo, onde poderei ajudá-lo a separar, categorizar e organizar toda a sua documentação, de modo a que saiba sempre onde estão todos os documentos. Envie-me um email para info@claudiaganhao.pt.